PÄÄKÄYTTÄJÄN OHJEISTUS, VERSIO Tiedote ja käyttöohjeet WinHIT-päivityksessä tuleville muutoksille

Transkriptio

1 PÄÄKÄYTTÄJÄN OHJEISTUS, VERSIO Tiedote ja käyttöohjeet WinHIT-päivityksessä tuleville muutoksille 2014

2 2 / 36 SISÄLLYSLUETTELO 1. ALKUSANAT AJANVARAUSTA EI SAA ENÄÄ KÄYTTÄÄ MUISTILAPPUNA SANASTOA MUUTOKSET PÄÄKÄYTTÄJILLE HENKILÖKUNTATIETOJEN MUUTOKSET POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY YHTEYDENOTTO- JA HOIDON TARPEEN ARVIO -IKKUNA AJANVARAUS JA ASIAKASJONOT KÄYNNIN KUITTAUS KÄYNNIN KORJAUS ASIAKKAAN TAPAHTUMAHISTORIA PALKKIOLASKELMIEN AJO JA RAPORTOINTI HENKILÖKUNTATIETOJEN MUUTOKSET HENKILÖKUNNAN TYÖNIMIKE REKISTERÖINTITUNNUS AJANVARAUSHENKILÖKUNNAN KÄYTÖN OHJAUS ASIAKASHAKU ASIAKASREKISTERISTÄ ASIAKASHAKU KUN ASIAKAS EI OTA YHTEYTTÄ POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY -IKKUNAN KÄYTTÖ YHTEYDENOTTO- JA HOIDON TARPEEN ARVIO - IKKUNA Yhteydenoton täyttäminen AJANVARAUKSEN MUUTOKSET AJANVARAUKSEN TEKOHETKI AJANVARAUKSEEN LIITTYVÄN YHTEYDENOTON KATSOMINEN AJANVARAUKSEN PERUMINEN Ajanvarauksen poistaminen ASIAKASJONOJEN MUUTOKSET HOITOTAKUUN PIIRISSÄ -JONON MUUTOKSET AJANVARAUSTA ODOTTAVAT -JONO KÄYNNIN KUITTAUS Käynnin kuittauksen tietojen muuttaminen KÄYNNIN KUITTAUKSEN MUISTILISTA SUORITTAJILLA Hammaslääkäri Suuhygienisti Hammashoitaja KÄYNTISYYT Diagnoosin lisäys ja muutos KÄYNNIN TOTEUTUMINEN Yhteystapa, miten ja missä hoito/palvelu tapahtui Kävijäryhmä, keneen/keihin hoito kohdistui Hoidon kiireellisyys Käynnin luonne Ensikäynti KUITATUN KÄYNNIN MUUTOS TAI KORJAUS TOIMENPITEEN LISÄYS JATKO-KOODIN KANSSA EI ENÄÄ SALLITTUA KÄYNNIN KORJAUKSEN AVAAMINEN Käynnin korjauksen ohjeistus ASIAKKAAN TAPAHTUMAHISTORIA TAPAHTUMAN TIETOJEN KATSELU RAPORTOINNIN KÄYTTÖLIITTYMÄ RAPORTOINNIN KÄYTTÖLIITTYMÄ RAPORTTIEN OHJEET RAPORTTIEN AJAMINEN Raportin tulostuskohde PALKKIORAPORTOINTI PALKKIOLASKELMAN AJAMINEN HAMMASLÄÄKÄREILLE Ohjausparametri: Laske yli 30 kliinisen tunnin palkkiot lisätyönä Ohjausparametri: Paikallinen sopimus PALKKIOLASKELMAN ERITTELY Välivuosipalkkioiden erittely PALKKIOLASKELMAN KUUKAUSIYHTEENVETO KÄYNTIRAPORTIT HOITOJAKSON KESKIMÄÄRÄINEN KÄYNTIMÄÄRÄ Ohjausparametri: Raporttiryhmä Ohjausparametri: Ohitetaan kandien kuittaamat käynnit Ohjausparametri: Ohitetaan kesken-hoitojakso Ohjausparametri: Näytetään käyntien osuus hoitojaksosta lukumääränä Ohjausparametri: Näytetään käyntien osuus hoitojaksosta prosentteina Ohjausparametri: Näytetään hoitojakson kesto (päivälukumäärä) TOIMENPIDETILASTO Ohjausparametri: Tehdään vain yhteenveto Ohjausparametri: Jätä tyhjä arvo merkitsemättä Ohjausparametri: Saraketyyppi Ohjausparametri: Ikäsarakkeet (x, x, x ) KÄYNNIT KUNNITTAIN... 24

3 3 / KÄYNTIPÄIVÄKIRJA Ohjausparametri: Laske tyhjät käynnit käynneiksi Ohjausparametri: Laske laskutuksen tilanne valittuna päivänä Ohjausparametri: Raporttiryhmä Ohjausparametri: Tehdään vain yhteenveto KÄYNTIMAKSUTILASTO Ohjausparametri: Laske tyhjät käynnit käynneiksi Ohjausparametri: Käyntimaksutilaston keskiarvot Valittu raporttiryhmä Ohjausparametri: Jätä tyhjä arvo merkitsemättä LIITE POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY LIITE YHTEYDENOTON JA HTA:N SISÄLTÖ YHTEYDENOTTO Yhteystapa Yhteydenoton syy Lisätiedot HOIDON TARPEEN ARVIOINTI Arviointi Hoidon kiireellisyys Käynnin luonne Ensikäynti Hoidon tarpeen arvion tulos LIITE ICD-10 KOODISTO LIITE ICPC-2 KÄYNTISYYKOODIT LIITE SPAT JATKOHOITOKOODIT... 36

4 4 / ALKUSANAT Pidät kädessäsi (tai katsot ruudulta) WinHITin uuden ohjelmistoversion käyttöohjetta. Version käyttöönoton myötä WinHIT alkaa lähettää AvoHILMO-tietoja joka ilta THL:lle. Muutoksista johtuen tämä käyttöohje pitää sisällään paljon asiaa ja pyydämmekin, että tutustut siihen huolella, jotta uuden version käyttöönotto menee osaltasi ilman ongelmia. Ohjeistuksen sisältö vaihtelee käyttäjän roolin mukaisesti: Pääkäyttäjille (sisältää kaiken) Hoitohenkilökunnalle (typistetty yhteydenoton käsittely) Ajanvaraushenkilökunnalle (ei sisällä käynnin kuittausta ja käynnin korjausta) Ei kuitenkaan huolta! Käytännön muutokset eivät paljon näy hoitotyöskentelyssä Ajanvarausta ei saa enää käyttää muistilappuna Asiakkaille ei saa enää tehdä soittopyyntö- tai muistilappuajanvarauksia, ellei ajanvarausta kuitata. Ajanvarauksesta muodostuu heti AvoHILMO-palvelutapahtuma. Käytä työajanvarausta tai sisäistä viestiä Sanastoa Termi Selite Palvelutapahtuma Tapahtuma, jonka aikana potilas/asiakas saa hoitoa/palvelua. Perinteisesti suun terveydenhuollossa asiakas tulee hoitolaan, mutta hoito/palvelu voi myös tapahtua puhelinsoittona asiakkaalle, käyntinä asiakkaan kotona tai muulla tavoin. Käynnin korjaus Hoitotiedon muuttaminen sen jälkeen, kun käynnin suorittaja on kuitannut käynnin ja hyväksynyt hoitotiedon oikeelliseksi. Hoitotietojen korjauksesta jälkikäteen on pääsääntöisesti vastuussa pääkäyttäjä. Yhteydenotto Hoidon tarpeen arvio Hetki, jolloin asiakas ottaa yhteyttä organisaatioon. Tästä hetkestä alkaa hoitoon pääsyn seuranta. Ammattihenkilön tekemä arvio potilaan vaatimasta hoidosta. HTA:n saa tehdä vain terveydenhuollon ammattihenkilö. HTA määrittää, kuinka nopeasti asiakas tarvitsee hoitoa. Hoitotakuu-jono Jono asiakkaista, joille pitää lain puitteissa tarjota tarkastus- tai muu hoitoaika, mutta joille ei ole voitu vielä antaa sellaista. Normaalisti hoitotakuu-jonossa on kiireettömiä tarkastuksia (HTA 3kk tai 6 kk). Ajanvarausta odottavat-jono Jono asiakkaista, jotka odottavat ajanvarausta esimerkiksi siksi, että heillä on hoito kesken, mutta heille ei ole voitu antaa vielä hoitoaikaa jostakin syystä. Myös asiakkaat, jotka ovat kieltäytyneet heille tarjotusta hoitotakuun piirissä olevasta hoitoajasta, mutta tarvitsevat/haluavat silti hoitoajan, voidaan laittaa tähän jonoon.

5 5 / MUUTOKSET PÄÄKÄYTTÄJILLE 2.1. Henkilökuntatietojen muutokset Henkilökunnan hallinnassa on muutoksia työnimikkeissä. Mikäli henkilökunnan jäsen ei ole suun terveydenhuollon ammattilainen, se pitää näkyä työnimikkeessä. Käytön ohjauksessa voidaan määritellä, että henkilökunnan jäsen on ajanvarauskäsittelijä. Henkilökunnalla tulee olla rekisteröintitunnus merkittynä Potilastietojen katselun syy Oletusarvoisesti pääkäyttäjän tehtävissä potilastietojen avaus vaatii syyn kirjaamisen. Mikäli pääkäyttäjä tekee hoitotyötä, kysyy järjestelmä potilastietojen katselun syyn vain jos hoitosuhdetta ei ole määritetty. Pääkäyttäjät, jotka tarkistavat aktiivisessa hoidossa olevan oman potilaansa tietoja muussa kuin hoitoon liittyvässä asiassa, merkitsevät tarkastelun syyn asiakaskortin kautta Yhteydenotto- ja hoidon tarpeen arvio -ikkuna Uudistunut yhteydenotto- ja hoidon tarpeen arvion ikkuna tarkoittaa, että ajanvaraushenkilökunta pystyy nyt käsittelemään asiakkaan yhteydenoton hyvin tarkasti. Pääkäyttäjien olisi hyvä tutustua yhteydenoton ja HTA:n toimintaan ainakin yleisellä tasolla. Yhteydenotto-ikkuna tarjoaa mahdollisuuden merkitä myös tilanne, jossa yhteydenotto tapahtuu suun terveydenhuollosta asiakkaaseen päin Ajanvaraus ja asiakasjonot Ajanvaraukseen ja asiakasjonoihin on tullut pienempiä muutoksia helpottamaan ajanvaraushenkilökunnan työtä Käynnin kuittaus Käynnin kuittaukseen on tullut muutoksia käyntisyyn ja käynnin toteutumisen määrittelyyn Käynnin korjaus Käynnin korjaus on päivitetty vastaamaan uutta tietosisältöä. Mikäli vanhaa käyntiä muutetaan, muuttuvat AvoHILMO-palvelutapahtuman tiedot samalla. Palvelutapahtuma lähetetään THL:lle uudestaan. Hoitokäyntien muutokset ja korjaukset tulisi mennä jatkossa pääkäyttäjän kautta, jos kyseessä on laskutettu käynti tai muu kuin samana päivänä tehtävä muutos/korjaus Asiakkaan tapahtumahistoria Entinen yhteydenottohistoria on saanut uuden nimen tapahtumahistoria. Tapahtumahistoria kerää kaikki asiakkaan ei-hoitoon liittyvät tapahtumat samaan käyttöliittymään.

6 6 / Palkkiolaskelmien ajo ja raportointi Palkkiot ja käyntimaksuraportit ovat saaneet uuden käyttöliittymän. Käyttöliittymä helpottaa huomattavasti raporttien ajamista ja uusitut raportit myös toimivat nopeammin.

7 7 / HENKILÖKUNTATIETOJEN MUUTOKSET Henkilökuntatietoihin on tullut pieniä lisäyksiä Henkilökunnan työnimike Henkilökuntatietoihin on lisätty työnimikkeitä sellaisille henkilöille, jotka eivät ole suun terveydenhuollon ammattilaisia. Työnimike tulee olla merkittynä kaikille henkilöille. Mikäli sopivaa työnimikettä ei ole listassa, käytetään Toimistotyöntekijä-nimikettä. Ryhmäkoodia ei tarvitse merkitä henkilöille, jotka eivät ole hoitohenkilökuntaa Rekisteröintitunnus Kaikilla terveydenhuollon ammattihenkilöillä tulee olla merkittynä rekisteröintitunnus (hammaslääkäreille merkitään myös SV-koodi) Ajanvaraushenkilökunnan käytön ohjaus Pääasialliselle ajanvaraushenkilökunnalle merkitään Ajanvarauskäsittelijä-käyttöoikeus. Heillä potilastietojen katselun syy on esiaseteltu käytön nopeuttamiseksi.

8 8 / ASIAKASHAKU ASIAKASREKISTERISTÄ Kun asiakas haetaan asiakasrekisterin kautta, WinHIT olettaa aina, että kyseessä on asiakkaan yhteydenotto. Ohjelma avaa aina yhteydenottokaavakkeen hoitosuhteen varmistuksen jälkeen Asiakashaku kun asiakas ei ota yhteyttä Mikäli asiakas haetaan asiakasrekisteristä muusta syystä kuin asiakkaan yhteydenoton takia, klikkaa Kirjataan asiakkaan yhteydenotto -ruksi pois päältä.

9 9 / POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY Henkilökunnan tulee oletusarvoisesti aina antaa syy potilastietojen katselulle kun katselu tapahtuu muussa kuin hoitosuhteessa. Katso liite Potilastietojen katselun syyt. Jos kirjautuneella käyttäjällä on aktiivinen hoitosuhde potilaaseen, ohjelma ei kysy potilastietojen katselun syytä. Aktiivinen hoitosuhde on: enintään 3 kuukautta viimeisimmästä hoitokäynnistä tai potilaalla on tulevia hoitokäyntejä suorittajalle. Hoidon avustaja (=hammashoitaja) ei oletusarvoisesti ole hoitosuhteessa potilaaseen: avustajan pitää määritellä potilastietojen avaamisen syy potilaan tietoja katsottaessa. Kun avustaja on kerran kuitattu potilaan käynnille, hoitosuhde säilyy 3 kuukautta käynnistä. Jos tarkistat aktiivisessa hoidossa olevan potilaasi tietoja muussa kuin hoitoon liittyvässä asiassa, merkitse tarkastelun syy asiakaskortin kautta Potilastietojen katselun syy -ikkunan käyttö Mikäli järjestelmä ei tunnista hoitosuhdetta potilaaseen, avaa ohjelma Potilastietojen katselun erityinen syy -ikkunan. Katselun syyn voi kirjata myös asiakaskortin kautta. 1. Valitse katselun syy listalta. Lista avautuu mistä tahansa sen päältä klikkaamalla. Voit pitää hiirtä syyn päällä nähdäksesi syyn käyttöohjeen. Ajanvaraus-henkilökunnalla on oletussyynä hoidon järjestäminen. 2. Anna kirjallinen selitys, mikäli katselun syy on opetus, tieteellinen tutkimus tai muu syy. 3. Jatka potilastietojen katseluun painamalla Tallenna. Mikäli et halua avata potilaan tietoja, paina Peruuta.

10 10 / YHTEYDENOTTO- JA HOIDON TARPEEN ARVIO -IKKUNA Uuden yhteydenoton saa auki asiakaskortilta ja hoitopuun alareunasta painamalla Kirjaa yhteydenotto. Katso liite Yhteydenoton ja HTA:n tiedot Yhteydenoton täyttäminen 1. Valitse ensin Yhteydenoton syy. 2. Täytä Lisätiedot. Tähän kenttään laitetaan yhteydenottoon liittyviä tietoja, esimerkiksi asiakkaan kertomus tai muita huomioita yhteydenotosta ja hoidon tarpeen arviosta. 3. Voit piilottaa yhteydenoton potilaan tietojen katsomisen/muuttamisen ja ajanvarauksen teon ajaksi. Yhteydenotto aukeaa ajanvarausta tallennettaessa tai asiakasta vaihdettaessa. 4. Mikäli teet samalla hoidon tarpeen arvion, valitse Arviointi-listalta asiakkaan hoidon tarve. 5. Ohjelma ehdottaa hoidon tarpeen arvion tulosta, voit vaihtaa sitä tarvittaessa (jos esimerkiksi asiakas ei voi ottaa vastaan ensimmäistä vapaata aikaa). 6. Tallenna yhteydenotto lopuksi.

11 11 / AJANVARAUKSEN MUUTOKSET 7.1. Ajanvarauksen tekohetki Tulevissa ajanvarauksissa on nähtävissä ajanvarauksen tekohetki ajanvaraajan nimen perässä Ajanvaraukseen liittyvän yhteydenoton katsominen Mikäli ajanvaraukseen liittyy yhteydenotto, saa sen auki avaamalla ajanvarauksen ja painamalla Näytä yhteydenotto-painiketta Ajanvarauksen peruminen Käynnin perumisen yhteydessä on nyt lisätietoja käynnistä ja siihen mahdollisesti liittyvästä yhteydenotosta Ajanvarauksen poistaminen Ajanvarauksen poistaminen tekee kyseisen ajanvarauksen palvelutapahtumalle Tekninen peruutus -merkinnän, jolloin se poistetaan AvoHILMO-tietojen seurannasta.

12 12 / ASIAKASJONOJEN MUUTOKSET 8.1. Hoitotakuun piirissä -jonon muutokset Hoitotakuun piirissä -jonoon on lisätty uusia sarakkeita, jotka helpottavat jonon käsittelyä ja asiakkaiden aikojen järjestelyä. Tiedot näkyvät vain uudella versiolla tehdyissä jonoliitoksissa. Sarake Kuvaus Hoitotakuu Asiakkaan hoitotakuun raja (3 kk / 6 kk) Umpeutuu Mihin mennessä hoito pitää viimeistään järjestää Omalääkäri Asiakkaan oma hammaslääkäri asiakaskortin mukaan Omahoitola Asiakkaan oma hoitola asiakaskortin mukaan Uudet sarakkeet ovat asiakaslistan oikeassa reunassa. Asiakkaan valinta jonosta vaatii potilastietojen tarkastelun syyn antamisen. Valittuna olevan asiakkaan vanhoja yhteydenottoja voi katsoa Tapahtumahistorian kautta Ajanvarausta odottavat -jono Ajanvarausta odottavat -jono (entinen hoitotakuun ulkopuoliset -jono) on tarkoitettu asiakkaille, joille on luvattu hoitoaika, mutta jota ei ole vielä pystytty antamaan. Asiakkaat, joiden hoitoaika on syystä tai toisesta jouduttu perumaan hoitolan puolesta, mutta joille ei ole voitu vielä antaa uutta aikaa, voidaan lisätä tähän jonoon. Tällainen tapaus on esim. hammaslääkärin sairastumisen johdosta tehty peruutus. Asiakkaat, jotka ovat itse kieltäytyneet hoitotakuun sisällä olevasta hoitoajasta, eivät kuulu hoitotakuun piiriin. Usein he tarvitsevat kuitenkin hoitoajan. Mikäli asiakkaalle ei käy mikään hoitoaika, mutta hän on valmis odottamaan aikaa, hänet lisätään tähän jonoon. Organisaatiossa olisi hyvä sopia, jos ja miten ajanvarausta odottavat -jonoa käytetään, jotta asiakkaat eivät unohdu sinne.

13 13 / KÄYNNIN KUITTAUS THL vaatii hyvin tarkan tilastoinnin palvelutapahtuman (=käynnin) toteutumisesta. WinHIT esitäyttää tiedot aina kun mahdollista, mutta vastuu tietojen tarkistamisesta on käynnin kuittaajalla. Tämä ohje käy käynnin kuittauksen yksityiskohtaisesti läpi, mutta käynnin toteutumisen tietoja muutetaan vain tarvittaessa. ICD-10 diagnoosin lisäys tapahtuu nyt käynnin kuittauksen yhteydessä (Muuta ICD10). ICPC-2 käyntisyyn listalla on muutama yleinen hoitoon hakeutumisen syy. Niitä voidaan käyttää, jos asiakas hakeutui kyseisen syyn takia hoitoon. SPAT jatkohoitokoodi pitää merkitä jokaiselle käynnille. Ohjelma ehdottaa oletuksena SPAT 1339 jatkohoitoaika tai recall -koodia. Liitteet (ICD-10, ICPC-2 ja SPAT) auttavat käyntisyyt-koodien kanssa. Käynnin toteutumisen valinnoissa voi muuttaa käynnin toteutumisen tietoja. Ohjelma ehdottaa oletuksia, mutta esimerkiksi päivystyskäynnillä tietoja pitää muuttaa. Yhteystapa kertoo, miten tai missä hoito/palvelu annettiin. Kävijäryhmä kertoo, oliko kyseessä yksilökäynti vai ryhmäkäynti Käynnin kuittauksen tietojen muuttaminen Voit klikata mistä tahansa kohtaa listaa kun haluat muuttaa esimerkiksi jatkohoitokoodia (listoissa ei tarvitse tähdätä pieneen nuoleen).

14 14 / Käynnin kuittauksen muistilista suorittajilla Hammaslääkäri 1. Merkitse diagnoosit (Muuta ICD-10 -painike), tärkein diagnoosi ensimmäisenä 2. Valitse tarvittaessa ICPC-2 käyntisyy (ohjelma saattaa ehdottaa ICPC-2 koodia valmiiksi) 3. Tarkista SPAT jatkohoitokoodi 4. Tarkista käynnin toteutumisen tiedot (oletukset ovat yleensä oikein) 5. Päivystyksessä tarkista hoidon kiireellisyys Suuhygienisti 1. Valitse ICPC-2 käyntisyy 2. Tarkista SPAT jatkohoitokoodi 3. Tarkista käynnin toteutumisen tiedot (oletukset ovat yleensä oikein) Hammashoitaja 1. Valitse ICPC-2 käyntisyy 2. Tarkista SPAT jatkohoitokoodi 3. Tarkista kävijäryhmä (yksilökäynti vai yhteisötilaisuus?) ja muut käynnin toteutumisen tiedot 9.3. Käyntisyyt Valinta ICD-10 diagnoosi ICPC-2 käyntisyy Käyttöohje taudin määritys ja/tai käyntisyy (Katso liite ICD-10 diagnoosit) ICPC2-koodilla kerrotaan, miksi asiakas omasta mielestään tai hoitohenkilökunnan mielestä hakeutui hoitoon. Toistaiseksi käytössä on vain muutama valinta. (Katso liite ICPC-2 käyntisyyt) SPAT jatkohoitokoodi SPAT jatkohoitokoodi kertoo, miten asiakkaan hoito etenee kuitattavan käynnin jälkeen. Oletuksena on jatkohoitoaika tai recall. Jos kunnalla ei ole jatkohoitovastuuta, käytetään koodia Ei jatkotoimenpidettä. (Katso liite SPAT jatkohoitokoodit) Diagnoosin lisäys ja muutos Diagnoosit lisätään ja niitä muutetaan Muuta ICD10 -painikkeen kautta. Käynnin pääasiallinen diagnoosi on aina ensimmäisenä. 1. Kirjoita ICD-koodin tai diagnoosin nimen osa hakukenttään 2. Voit lisätä diagnoosin käynnille tuplaklikkaamalla diagnoosiriviä (nopeampi tapa) tai valitsemalla rivin ja painamalla Lisää asiakkaalle. Voit poistaa diagnoosin käynniltä tuplaklikkaamalla sitä alemmasta listasta. Voit muuttaa diagnoosien järjestystä valitsemalla diagnoosin alemmasta listasta ja siirtämällä sitä ylös tai alas.

15 15 / Käynnin toteutuminen Käynnin toteutumisen tiedoissa voidaan tarvittaessa muuttaa oletustietoja Yhteystapa, miten ja missä hoito/palvelu tapahtui Yhteystapa kertoo, missä tai miten hoito tapahtui. Suun terveydenhuollossa palvelutapahtuma tarkoittaa yleensä käyntiä vastaanotolla, mutta tarvittaessa yhteystapa pitää vaihtaa. Valinta Käynti vastaanotolla Kotikäynti Käyttöohje Tämä on aina oletusvalinta käynnin kuittauksessa. Jos hoitokäynti on ollut asiakkaan kotona, hoitokodissa, jne. Työpaikkakäynti Jos käynti on ollut asiakkaan työpaikalla esim. koulussa, päiväkodissa tapahtuva yksilöllinen harjausopetus tms. Sairaalakäynti Mikäli ammattihenkilö käy asiakkaan luona vuodeosastolla, merkitään yhteystavaksi Sairaalakäynti. sähköinen yhteydenotto Kirje Konsultaatio Sähköpostin, tekstiviestin, internetin kautta tapahtuva sähköinen yhteydenotto jonka perusteella asiakkaalle kuitataan palvelutapahtuma. Kirjeellä tai faksilla tullut yhteydenotto jonka perusteella asiakkaalle kuitataan palvelutapahtuma. Ammattihenkilö on käynyt esim. konsultoimassa toisessa hoitohuoneessa toista ammattihenkilöä. Ei Palvelutapahtumalla ei ollut asiakaskontaktia (tähän ei kuulu sähköinen yhteys asiakaskontaktia eikä kirje). Tällaisia ovat esimerkiksi tutkimustulosten tulkinta, reseptin kirjoittaminen, lähetteen, todistuksen tai lausunnon kirjoittaminen, hoitosuunnitelman laatiminen Kävijäryhmä, keneen/keihin hoito kohdistui Valinta Yksilökäynti Ryhmäkäynti Perhekäynti Yhteisötilaisuus Käyttöohje Asiakas oli yksin (asiakkaalla voi olla avustaja mukana) Asiakkaita oli useita, kirjaus jokaiselle asiakkaalle Hoitoon osallistuu asiakkaan lisäksi perheen jäseniä Lapsiryhmät ja koululuokat yms. merkitään yhteisötilaisuutena. Keinotekoiselle henkilötunnukselle.

16 16 / Hoidon kiireellisyys Hoidon kiireellisyys pitää vaihtaa varsinkin päivystyskäynneillä, kun ajanvarauksen yhteydessä ei ole tehty hoidon tarpeen arviota. Oletus on ei-kiireellinen hoito, jos HTA:ta ei ole tehty. Valinta Välitön hoidon tarve Kiireellinen hoidon tarve E-kiireellinen hoidon tarve Käyttöohje Hoidon tarve on välitön, jos hoito on aloitettava kahden tunnin sisällä. Hoidon tarve on kiireellinen, jos hoito on aloitettava vuorokauden sisällä. Hoidon tarve ei ole kiireellinen, jos hoidon aloitus voi odottaa yli vuorokauden Käynnin luonne Käynnin luonteella tarkoitetaan asiakkaan asian ensisijaista kohdistumista joko jo ilmenneeseen terveysongelmaan tai terveyden edistämiseen, terveyden ylläpitämiseen tai sairauksien ennaltaehkäisyyn. Tieto käynnin luonteesta vaihdetaan tarvittaessa käynnin kuittauksen yhteydessä. Valinta Terveydenhoito Sairaanhoito Esimerkkejä: Käyttöohje Terveydenhoidolla tarkoitetaan kansanterveystyön osa-aluetta, jonka tarkoituksena on terveyden edistäminen sekä sairauksien ja tapaturmien ehkäisy. Sairaanhoidolla tarkoitetaan tässä yhteydessä tutkimista, toimenpiteitä ja muuta hoitamista sekä kuntouttamista oireen, sairauden, vian tai vamman vuoksi. Jos taustalla on sairaus ja potilaalle annetaan ravinto- tms. neuvontaa, käynnin luonne on sairaanhoito. Jos samalla käynnillä hoidetaan sairautta ja annetaan terveysneuvontaa, käynnin luonne on se, mihin tarkoitukseen aika on varattu. Jos todistuskäynti tehdään terveydentilan toteamiseksi, on kyse terveydenhoidosta Ensikäynti Ensikäynti-tieto kertoo, tuleeko asiakas hoitoon uuden vaivan takia, vai onko kyseessä olemassa olevan hoitojakson käynti. Valinta Käyttöohje Ei, hoitojakson käynti Saman ongelman tai asian vuoksi tapahtuvat seuraavat käynnit /uusintakäynnit Kyllä, vaiva on uusi Kun ongelma tai vaiva on uusi, pitkäaikaisen ongelman paheneminen.

17 17 / KUITATUN KÄYNNIN MUUTOS TAI KORJAUS Mikäli jo kuitatussa käynnissä havaitaan virhe, voi peruskäyttäjä tehdä käynnin korjauksen saman päivän aikana (organisaatiokohtainen raja). Mikäli käynti on jo laskutettu ja virhe kohdistuu toimenpiteeseen, hammasnumeroon tai pintaan, tulee vanha lasku mitätöidä, jos asiakkaan laskutulosteella oleva tieto muuttuu. Asiakkaalle tulee lähettää uusi lasku korjatuilla tiedoilla. Mikäli korjattava tieto kohdistuu vain käynnin toteutumisen tietoihin, ei laskua tarvitse mitätöidä Toimenpiteen lisäys Jatko-koodin kanssa ei enää sallittua Asiakkaalle ei saa enää merkitä unohtunutta toimenpidettä uudelle käynnille Jatkotoimenpiteen kanssa. Unohtuneet toimenpiteet pitää merkitä käynnin korjauksen kautta, jotta ne tulevat mukaan AvoHILMO-tietoihin Käynnin korjauksen avaaminen Valitse Hoitohuone-ohjelman Ylläpito-ylävalikko ja sieltä Käynnin korjaus. Voit avata käynnin korjauksen myös suoraan Hoitojakso-näkymässä. Paina hoitojakson päällä oikeaa hiirennappia ja valitse Käynnin korjaus Käynnin korjauksen ohjeistus WinHITin nettihelpistä löydät ohjeet käynnin korjaukselle. Paina Hoitohuoneessa F1-painiketta ja valitse lyhytoppaista Käynnin korjaus.

18 18 / ASIAKKAAN TAPAHTUMAHISTORIA Tapahtumahistoria-näkymän (näkymä oli ennen yhteydenotot) kautta voi käydä tarkastelemassa asiakkaan yhteydenottoja, tietojenluovutuksia sekä palvelutapahtumia. Tapahtumahistoriaan pääset asiakaskortin ja asiakas-ylävalikon kautta. Tapahtumahistoriassa ovat: Yhteydenotot Luovutusloki Palvelutapahtumat Tapahtuman tietojen katselu Saat tapahtuman auki tuplaklikkaamalla haluamaasi riviä.

19 19 / RAPORTOINNIN KÄYTTÖLIITTYMÄ Uusi raportointikäyttöliittymä löytyy Hoitohuoneen ja Ajanvarauksen Raportit-ylävalikosta Raportoinnin käyttöliittymä Käytettävissä olevat raportit ovat raporttipuussa käyttöliittymän vasemmassa laidassa. Useimmissa raporteissa voit valita hoitoloita ja/tai suorittajia listalta. Raportointi kohdistuu valittuihin resursseihin. Suorittajarajaus-napilla voit tehdä esirajauksia näytettäviin suorittajiin. Valinnat tehdään ctrl- ja shift-näppäimiä käyttämällä. Ohjausparametrit ovat raporttikohtaisia, ne vaikuttavat raportin sisältöön. Osa ohjausparametreista on organisaatiokohtaisia, osa taas yleisiä. Voit lisäksi valita raportointivälin (esim. kuukausi tai vuosi) ja tulostuskohteen. CSV-aineisto on helposti taulukkolaskentaohjelmalla käsiteltävä aineisto Raporttien ohjeet Tietoja raportista -painike avaa raporttien ohjesivuston, josta voi tarkistaa raportin ohjeet ja tietosisällön kuvauksen.

20 20 / Raporttien ajaminen Kaikki raportit ajetaan samalla tavalla, mutta joissain tapauksissa niiden sisältöön voi vaikuttaa ohjausparametreilla. 1. Valitse haluamasi raportti. 2. Valitse haluttu hoitola / hoitolat listalta. Kaikissa raporteissa hoitolavalinta ei ole mahdollista, raportti tehdään kaikista hoitoloista. 3. Valitse halutut suorittajat listalta. Suorittajarajaus-napilla voit ohjata listalla näkyviä suorittajia. 4. Tarvittaessa voit muuttaa raportin ohjausparametreja. 5. Valitse raportointiväli (vuosi, neljännesvuosi, kuukausi, päivämääräväli), jonka haluat raportoida. 6. Valitse tulostuskohde, mikäli raportti sallii sen. 7. Paina Aloita. Raportin tulostuskohteesta riippuen raportti saattaa kysyä, minne haluat tallentaa raportin tulokset. Lopuksi raportti avautuu valitsemasi tulostuskohteen mukaisesti. Voit jatkokäsitellä raporttia haluamallasi tavalla (Tulostaa, liittää sähköpostiin, kopioida Exceliin tai vain sulkea raportin) Raportin tulostuskohde PDF-dokumentti on tulostukseen ja sähköpostijakeluun HTML-dokumentti on nopeaan katseluun tai esimerkiksi sähköpostiin liittämiseen CSV-aineisto on taulukkolaskentaohjelmassa jatkokäsittelyä varten

21 21 / PALKKIORAPORTOINTI Palkkiolaskelman ajaminen hammaslääkäreille Palkkiolaskelma sisältää hammaslääkärin VES:n mukaiset palkkiot valitulta ajanjaksolta. Palkkiolaskelma ajetaan yleensä kuukausiraporttina. Jos ajetaan korjaus-/tarkistusajoja aikaisemmilta kuukausilta, tulee sopimusjakso tarvittaessa vaihtaa. Esim. tammikuun 2014 palkkioajoon valitaan sopimusjaksosta Ves2013, raportointivälistä vuosi 2014 ja kuukausi Valitse Palkkiolaskelma-raportti 2. Valitse Hoitola-kohdasta Kaikki hoitolat 3. Valitse halutut suorittajat listalta. Suorittajarajaus-napilla voit vaihtaa näkyviä suorittajia. 4. Valitse kuukausi, jonka palkkiot lasketaan. Voit ajaa palkkiot tarvittaessa myös päivämäärävälillä. 5. Paina Aloita 6. Palkkiolaskelmat avautuvat PDF-dokumenttina, suorittajan palkkiot ovat aina omalla sivullaan. Voit tulostaa palkkiolaskelmat suoraan. Ohjelma avaa myös seurantadokumentin, jossa on palkkioihin vaikuttavia huomioita. Ne voi tulostaa tarvittaessa Ohjausparametri: Laske yli 30 kliinisen tunnin palkkiot lisätyönä Mikäli yli 30 kliinisen työtunnin palkkiot halutaan laskea lisätyönä, valitaan tähän ohjausparametriin arvoksi kyllä Ohjausparametri: Paikallinen sopimus Mikäli organisaatiolla on käytössä paikallinen sopimus, on tässä arvona kyllä Palkkiolaskelman erittely Palkkiolaskelman erittely sisältää yksityiskohtaisen erittelyn suorittajan VES:n mukaisista palkkiotapahtumista valitulta ajanjaksolta. Raportti laskee erittelyt ja avaa ne PDF-dokumenttina. Voit tarvittaessa tulostaa erittelyn Välivuosipalkkioiden erittely Välivuosipalkkioiden erittely sisältää suorittajan kaikki välivuosipalkkiotapahtumat.

22 22 / Palkkiolaskelman kuukausiyhteenveto Palkkiolaskelman kuukausiyhteenveto sisältää yhteenvedon valittujen suorittajien palkkioista, mikäli ne on jo ajettu palkkiolaskelmina ulos. Kyseessä on siis listaus valittujen suorittajien palkkioiden loppusummista.

23 23 / KÄYNTIRAPORTIT Hoitojakson keskimääräinen käyntimäärä Raportti laskee kaikkien tai valitun suorittajan asiakkaiden käyntien ja hoitojaksojen lukumäärän, keskimääräisen käyntimäärän jaksossa ikävuosittain. Raportti laskee myös 1- yli 10 käynnin hoitojaksojen lukumäärän, niiden osuuden ja keskimääräisen keston (vrk). Hoitolavalinta ei ole käytettävissä Ohjausparametri: Raporttiryhmä Oletuksena Tar-ryhmä. Muita valittavia ovat Trk- ja Tas-ryhmät Ohjausparametri: Ohitetaan kandien kuittaamat käynnit Tämä ohjausparametri on oletuksena päällä Ohjausparametri: Ohitetaan kesken-hoitojakso Tämä ohjausparametri on oletuksena päällä. Raportti ottaa mukaan vain valmiit hoitojaksot Ohjausparametri: Näytetään käyntien osuus hoitojaksosta lukumääränä Tämä ohjausparametri on oletuksena pois päältä Ohjausparametri: Näytetään käyntien osuus hoitojaksosta prosentteina Tämä ohjausparametri on oletuksena päällä Ohjausparametri: Näytetään hoitojakson kesto (päivälukumäärä) Tämä ohjausparametri on oletuksena päällä Toimenpidetilasto Toimenpidetilasto sisältää kaikki tärkeät raportoitavat tiedot toimenpiteistä suorittajittain, suorittajaryhmittäin, työaikalajeittain sekä asiakkaiden ikävalinnalla Hoitolavalinta ei ole käytettävissä. Oletuksena on valittuna kaikki suorittajat. Suorittajarajaus-painikkeella voi rajata suorittajaikkunassa näkyvät suorittajat. Jos näkymästä ei valita suorittajia erikseen, raporttiin tulee mukaan kaikki joilla on ko. raportointivälillä tapahtumia valintojen mukaan Ohjausparametri: Tehdään vain yhteenveto Tämä ohjausparametri määrittää, tehdäänkö raportista vain yhteenveto, vai tuleeko raporttiin tiedot myös suorittajatasolla. Tämä ohjausparametri on oletuksena päällä.

24 24 / Ohjausparametri: Jätä tyhjä arvo merkitsemättä Tämä ohjausparametri jättää tyhjäksi kentät, joille ei tulisi arvoa raportissa. Mikäli parametrin ottaa pois päältä, raportti merkitsee myös nolla-arvot näkyviin. Ohjausparametri on oletuksena päällä Ohjausparametri: Saraketyyppi Tämän parametrin valintoina on: Suorittajaryhmä Ikäjako Työaika Suorittajaryhmä-valinnalla toimenpiteiden lukumäärä saadaan lajiteltua suorittajaryhmän mukaan (saraketietona) Ikäjako-valinnalla ikäsarakkeet- parametri näyttää ko. parametrin ensimmäisen valinnan. Työaika-valinnalla toimenpiteet jaotellaan sarakeotsikoiden mukaan perus-, lisä-, normaali päivystys- ja korotettu päivystystyöaikaan ja kaikki yhteensä Ohjausparametri: Ikäsarakkeet (x, x, x ) Ikäsarakkeet-vaihtoehtoja voi olla korkeintaan neljä erilaista ja ne määritellään parametreihin (Hoitohuone/ Ylläpito/Perustiedot/Parametrit). Esim. Numero: Arvo: Ikäjaottelu THL Selite: 0-5, 6-17, 18-45, 46-64, 65-74, Raporttinäkymässä ikäsarakkeen tiedon voi vaihtaa kaksoisklikkaamalla ko. riviä tai valitsemalla rivi aktiiviseksi ja painamalla Muuta-painiketta jolloin aukeaa valintaikkuna jossa on valittavissa järjestelmään luodut ikäparametrit Käynnit kunnittain Raportti ei ole vielä käytössä tämän käyttöliittymän kautta. Aja raportti laskutuksen kautta Käyntipäiväkirja Käyntipäiväkirja sisältää kaikki tärkeät raportoitavat tiedot laskutuksen osalta. Ohjausparametreilla ohjataan raporttiin laskettavia tietoja. Käyntipäiväkirja tulostuu pdf-tiedostoon.

25 25 / Ohjausparametri: Laske tyhjät käynnit käynneiksi Tämä ohjausparametri on oletuksena päällä. Raporttiin otetaan mukaan myös sellaiset käynnit, joille ei ole merkitty toimenpidettä Ohjausparametri: Laske laskutuksen tilanne valittuna päivänä Oletuksena parametri ei ole päällä. Kyllä-valinnalla voi määritellä laskutuksen tarkkailupäivän Ohjausparametri: Raporttiryhmä Tämä ohjausparametri on oletuksena päällä Ohjausparametri: Tehdään vain yhteenveto Tämä ohjausparametri määrittää, tehdäänkö raportista vain yhteenveto, vai tuleeko raporttiin tiedot myös suorittajatasolla. Tämä ohjausparametri on oletuksena päällä Käyntimaksutilasto Käyntimaksutilasto sisältää kaikki tärkeät raportoitavat tiedot asiakasmääristä, käyntimääristä, työtunneista ja asiakasmaksuista. Hoitolavalinta ei ole käytettävissä. Oletuksena on valittuna kaikki suorittajat. Suorittajarajaus-painikkeella voi rajata suorittajaikkunassa näkyvät suorittajat. Jos näkymästä ei valita suorittajia erikseen, raporttiin tulee mukaan kaikki joilla on ko. raportointivälillä tapahtumia valintojen mukaan. Ohjausparametreilla ohjataan raporttiin laskettavia tietoja. Raportin ajon jälkeen aukeaa joko html- tai csv-näkymä sen mukaan mikä on valittu tulostuskohteeksi. Käyntimaksutilasto tekee automaattisesti sekä suorittajakohtaisen että hoitolakohtaisen listauksen. Mikäli haluat käyttää ajettuja raportteja myöhemmin, tallenna tiedostot esim. omaan kotihakemistoon. Oletuskansioon tallentuvat tiedostot poistuu kun ohjelma suljetaan Ohjausparametri: Laske tyhjät käynnit käynneiksi Tämä ohjausparametri on oletuksena päällä. Raporttiin otetaan mukaan myös sellaiset käynnit, joille ei ole merkitty toimenpidettä Ohjausparametri: Käyntimaksutilaston keskiarvot Käyntimaksutilastoon saa mukaan keskiarvolaskelmat kun ohjausparametrin Käyntimaksutilaston keskiarvot laittaa Kyllä-tilaan. Käyntimaksutilastossa näytetään: Laskutus / Kuitatut tunnit Laskutus / Suunniteltu työaika Laskutus / Suunniteltu kokonaistyöaika

26 26 / 36 Laskutus / käynti Keskimääräinen vastaanottoaika / käynti Keskimääräinen vastaanottoaika / asiakas Kliininen prosentti Valittu raporttiryhmä Tällä ohjausparametrilla voi valita, seurataanko raportissa jotakin toimenpideryhmää. Eri raporteissa voi olla seuravanana eri toimenpideryhmiä. Toimenpideryhmä koostuu yhdestä tai useammasta toimenpidekoodista. Ohjausparametri on oletuksena päällä. Raporttiin kuuluu tällä hetkellä Trk-raporttiryhmä, johon kuuluu yleensä SAA02, SAA03, SAB01 ja SAB02 toimenpidekoodit Ohjausparametri: Jätä tyhjä arvo merkitsemättä Tämä ohjausparametri jättää tyhjäksi kentät, joille ei tulisi arvoa raportissa. Mikäli parametrin ottaa pois päältä, raportti merkitsee myös nolla-arvot näkyviin. Ohjausparametri on oletuksena päällä.

27 27 / LIITE POTILASTIETOJEN KATSELUN SYY Valinta Hoidon tarpeen arviointi tai hoidon järjestäminen Tekniset ylläpitotehtävät Käyttöohje Potilaan hoidon tarpeen arviointiin tai hoidon järjestämiseen (esim. hoidontai ajanvaraukseen) liittyvä potilastietojen katselu silloin, kun hoitosuhteen teknisen varmistuksen mahdollistavaa potilashallinnon merkintää (esim. ajanvarausta tai erikoissairaanhoitoon saapuneen lähetteen kirjaamista) ei ole ehditty muodostaa tai merkinnän on tehnyt tietoja katsova henkilö. Potilastietoja katsottaessa perusterveydenhuollon hoidontarpeen arviointitietojen kirjauksen yhteydessä ohjelma voi tuottaa erityisen syyn kirjauksen automaattisesti. Potilastiedon katselu, kun on kyse pääkäyttäjän tehtävien suorittamisesta (esim. tietoteknisten ongelmien selvitys). Asiakirja- ja Potilastiedon katselu, kun on kyse asiakirjojen tulostuksesta tai tietojen arkistohallinnolliset luovutuksesta asiakirjatilauksen tai tiedonsaantipyynnön perusteella tai tehtävät asiakirjojen yhdistämisestä toimintayksikköjen yhdistyessä. Lausunto Hätähaku Potilaan hoitotilanne Hoitopuhelu Konsultaatio Potilasasiakirjan tarkastus, täydennys tai korjaus Hoidon laadun seuranta Opetus Tieteellinen Potilastiedon katselu silloin, kun on kyse lausuntojen tekemisestä jälkikäteen (esim. erillisestä pyynnöstä) eikä hoitosuhdetta voida varmistaa. Potilastietojen katselu hätätilanteessa, kun hoitosuhdetta ei pystytä automaattisesti varmistamaan. Koodi on ohjelman automaattisesti tuottama eikä se ole käyttäjän erikseen valittavissa. Potilastietojen katselu hoitokontaktissa silloin, kun potilaasta ei ole ehditty tehdä hoitosuhteen teknisen varmistuksen mahdollistavaa potilashallinnon merkintää (esim. kun potilas saapuu kiireellisenä päivystystapauksena) tai hoitoon osallistuu poikkeuksellisesti henkilö, jonka hoitosuhdetta potilaaseen ei pystytä määriteltyjen käyttöoikeuksien puitteessa ohjelmallisesti päättelemään (esim. pääasiallisesti toisessa yksikössä toimiva hoitaja). Potilastietojen katselu silloin, kun potilas soittaa hoitavalle terveydenhuollon ammattilaiselle ja hoitosuhteen tekninen varmistus palvelutapahtuman perusteella ei ole enää voimassa tai hoitosuhteen teknisen varmistuksen mahdollistavaa potilashallinnon merkintää ei ole ehditty tehdä. Ei tarkoita yhteydenottoa hoidon tarpeen arvioimiseksi. Konsultaatioon liittyvä potilastietojen katsominen silloin, kun konsultaation yhteydessä ei ole ehditty tehdä hoitosuhteen teknisen varmistuksen mahdollistavaa potilashallinnon merkintää tai merkinnän on tehnyt tietoja katsova henkilö (esim. puhelinkonsultaatio). Potilastietojen katselu silloin, kun potilasasiakirjaa täydennetään, korjataan tai sen oikeellisuutta tarkastetaan jälkikäteen, eikä hoitosuhteen perustella hoitosuhteen teknistä varmistusta voida enää tehdä. Potilastietojen katselu hoidon seurannan vuoksi (esim. hoidosta vastaavan seurantavelvollisuuden tai laaduntarkkailun vuoksi) silloin, kun katsovalla henkilöllä ei ole hoitosuhdetta potilaaseen tai hoitosuhde on vanhentunut. Potilastietojen katselu, kun on kyse tiedon hausta oppimis- tai opetustarkoituksessa. Vaatii tekstimuotoisen selitteen potilaan suostumuksesta erilliseen selitekenttään. Potilastietojen katselu, kun on kyse tiedon hausta tieteelliseen tutkimukseen.

28 28 / 36 Valinta tutkimus Valvonta tai tarkastusoikeuden käyttö Muu syy Käyttöohje Vaatii tutkimusnumeron tai tutkimuksen nimen erilliseen selitekenttään. Potilastiedon katselu, kun on kyse tiedon hausta kantelu- ja valitusasioissa, tietosuojaselvityksen tekoa varten tai potilaan käyttäessä tarkastusoikeuttaan. Potilastietojen katselu muusta syystä. Vaatii aina tekstimuotoisen selityksen erilliseen selityskenttään.

29 29 / LIITE YHTEYDENOTON JA HTA:N SISÄLTÖ Perusterveydenhuollon hoitoonpääsy (hoitotakuu) Perusterveydenhuollon kiireettömästä hoitoonpääsystä säädetään terveydenhuoltolain (1326/2010) 51 :ssä. Hoitoonpääsyn keskeisesti liittyviä käsitteitä ovat: Välitön yhteydensaanti: Asiakkaan on saatava arkipäivisin virka-aikana yhteys terveyskeskukseen joko puhelimella tai henkilökohtaisesti terveyskeskukseen menemällä. Hoidon tarpeen arviointi: Terveydenhuollon ammattilaisen on selvitettävä asiakkaan yhteydenoton syy, ongelma, sairauden oireet, niiden vaikeusaste sekä tarvittavan palvelun kiireellisyys asiakkaan antamien tietojen perusteella. Arviointi on toteutettava kolmen arkipäivän kuluessa yhteydenotosta. Yleensä hoidon tarve arvioidaan puhelimessa Yhteydenotto Asiakkaiden yhteydenotot tulee kirjata potilastietojärjestelmään. Käynnin kuittauksen yhteydessä muutetaan tarvittaessa oletustekstejä Yhteystapa Yhteystapa kuvaa, miten palvelutapahtuman vuorovaikutus ammattihenkilön ja asiakkaan välillä toteutetaan. Uutta yhteydenottoa kirjattaessa oletuksena on puhelinyhteys. Tarvittaessa se muutetaan sen mukaan mikä on yhteydenottotapa. Valinta Käynti vastaanotolla Kotikäynti Käyttöohje Asiakas tulee lääkärin tai muun ammattihenkilön luokse saamaan palvelua. Käynti vastaanotolla voi perustua ennalta varattuun aikaan tai tapahtua ilman ajanvarausta. Asiakkaan asuinpaikassa toteutuva palvelu Kotikäynniksi kirjataan myös käynti esim. vanhainkodissa, palvelutalossa tai asuntolassa, mikäli asiakas asuu pääsääntöisesti em. paikassa. Työpaikkakäynti Asiakkaan työpaikalla, oppilaitoksessa tai vastaavassa toteutuva palvelu Esimerkiksi ammattihenkilön päiväkodissa tai koulussa toteuttama palvelu. Sairaalakäynti Asiakkaan hoitojakson aikana toteutuva yksittäinen avohoidon palvelu

30 30 / 36 Valinta Puhelinyhteys Käyttöohje Sairaalakäynniksi kirjataan hoitojaksoon kuulumattomat yksittäiset ja ennalta suunnittelemattomat tapahtumat. Esimerkiksi terveyskeskuksen päivystävän avohoidon lääkärin käynti vuodeosastopotilaan luona sen sijaan, että potilas tuotaisiin vastaanottotiloihin. Puhelimitse toteutuva palvelu Puhelinyhteys kirjataan, kun puhelimitse toteutetaan yksilöllistä terveyden- tai sairaanhoidon tutkimusta, hoitoa, neuvontaa tai palveluun ohjausta. Asiakas voi soittaa ammattihenkilölle tai ammattihenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen esimerkiksi tutkimustulosten tulkintaa ja hoito-ohjeiden antamista varten joko varattuna puhelinaikana tai ilman varausta. Palvelu voi tapahtua asiakkaan tai hänen edustajansa ja ammattihenkilön välillä. Sähköinen yhteys Sähköpostin, internetin, tekstiviestin tai videoneuvotteluyhteyden välityksellä toteutuva palvelu Kirje Sähköinen yhteys kirjataan, kun toteutetaan yksilöllistä terveyden- tai sairaanhoidon tutkimusta, hoitoa, neuvontaa tai palveluun ohjausta. Jos asiakas on ammattihenkilön vastaanotolla läsnä ja videoneuvotteluyhteys otetaan toiseen ammattihenkilöön, kirjaa se, jonka luona asiakas on, yhteystavaksi vastaanoton. Kirjeen tai faksin välityksellä toteutuva palvelu Konsultaatio Asiakirjamerkintä ilman asiakaskontaktia Muu Yhteydenoton syy Yksilöllistä terveyden- tai sairaanhoidon tutkimusta, hoitoa, neuvontaa tai palveluun ohjausta kirjeen välityksellä. Erityisosaamista omaavan ammattihenkilön toiselle ammattihenkilölle asiakkaan asiassa antama neuvonta ilman hoitovastuun siirtymistä Ammattihenkilön toteuttama asiakasta koskeva palvelu, jossa asiakas ei ole läsnä (pl. sähköinen yhteys, kirje). Voi olla esimerkiksi reseptin kirjoittaminen tai uusiminen ilman potilaan läsnäoloa tai tutkimustulosten tulkinta. Yhteystapaluokituksessa erillisenä kuvaamaton palvelun toteutumismuoto Yhteydenoton syy kuvaa, miksi asiakas ottaa yhteyttä organisaatioon. Yhteydenoton syy HTA Mitä tehdään Asiakkaalla uusi asia tai ongelma Kyllä HTA ja edetään sen tuloksen mukaan Yhteydenotto kesken olevan hoidon takia, ajan muutos tai uusi ajanvaraus Yhteydenotto ei-ammattihenkilöön, varataan aika (HTA-käynti 3 vrk:n sisällä) Asiakas tulee päivystyksenä suoraan vastaanotolle, uusi ajanvaraus Yhteydenotto recall-käynnin takia, varataan aika tai ajanvarausjonoon Ei (Kyllä) (Kyllä) Ei Ajan peruminen, siirtäminen tai uusi ajanvaraus Varataan asiakkaalle aika 3 päivän sisällä, jolloin tehdään HTA Päivystysajanvaraus, HTA tarvittaessa Varataan recall-ajanvaraus tai laitetaan ajanvarausjonoon

31 31 / 36 Yhteydenoton syy HTA Mitä tehdään Asiakas tarvitsee yleistä neuvontaa, ei tehdä HTA:ta eikä ajanvarausta Hoitolasta otetaan yhteyttä asiakkaaseen, ei tehdä HTA:ta eikä ajanvarausta Ei Ei Ei mitään Ei mitään Muu yhteydenoton syy, ei ajanvarausta Ei Ei mitään Lisätiedot Tähän kirjoitetaan asiakkaan kertomus yhteydenotosta sekä muut huomiot Hoidon tarpeen arviointi Hoidon tarpeen arvioinnilla selvitetään asiakkaan tarvitseman palvelun kiireellisyys ja luonne. Hoidon tarpeen arvioinnin voi tehdä asianmukaisen koulutuksen saanut terveydenhuollon ammattihenkilö (VnA 1019/2004) Arviointi Arviointiin määritellyn tiedon perustella ohjelma esitäyttää HTA-osion muut kohdat oletustiedoilla. Ne tulee muuttaa, mikäli tieto poikkeaa oletustiedoista. Valinta Välitön hoidon tarve Kiireellinen hoidon tarve Ei-kiireellinen hoidon tarve, hoito 3 viikon sisällä Ei-kiireellinen hoidon tarve, hoito 3 kuukauden sisällä Ei-kiireellinen hoidon tarve, hoito 6 Käyttöohje Hoidon tarve on välitön, jos hoito on aloitettava kahden tunnin sisällä. Hoidon tarve on kiireellinen, jos hoito on aloitettava vuorokauden sisällä. HTA:n mukaan hoito aloitettava kolmen viikon sisällä. Tällaisia hoitotilanteita ovat esim. lähetteellä tulevat asiakkaat, lohkeamat, vaiva/ oire jonka hoito ei voi odottaa kolmea viikkoa pidempään. HTA:n mukaan hoito aloitettava kolmen kuukauden sisällä. Tällaisia hoitotilanteita ovat esim. lohkeamat, vaiva tai oire jonka hoidon aloitus voi mennä yli kolmen viikon mutta ei yli kolme kuukautta. HTA:n mukaan hoito aloitettava kuuden kuukauden sisällä.

32 32 / 36 Valinta kuukauden sisällä, potilaan terveys ei vaarannu Käyttöohje Tällaisia hoitotilanteita ovat esim. lohkeamat, vaiva tai oire jonka hoidon aloitus voi mennä yli kolmen kuukauden mutta ei yli kuusi kuukautta ja potilaan terveys ei vaarannu. Muu hoidon järjestely Asiakkaan kanssa käydyn keskustelun perustella hänet ohjataan esim. kuin ajanvaraus, esim. päivystykseen tai hän saa osto- tai palvelusetelilähetteen. Asiakkaalle ei päivystykseen ohjaus tai varata aikaan omaan organisaatioon. palveluseteli Annettiin neuvontaa/kotihoitoohjeet, asiakas ei tarvitse ajanvarausta Tarjottu hoitoaika ei sovi asiakkaalle, varataan aika myöhempään ajankohtaan Tarjottu hoitoaika ei sovi asiakkaalle, asiakas laitetaan ajanvarausjonoon Hoidon kiireellisyys Asiakkaan kanssa käydyn keskustelun perusteella hänelle annetaan neuvontaa, kotihoito-ohjeita tms. Oletuksena käynnin luonteena on Terveydenhoito. HTA:n tuloksena ei anneta aikaa vastaanotolle. HTA:n perusteella asiakkaalle on tarjottu hoidon tarpeen mukaista aikaa mutta tarjottu aika ei sovi asiakkaalle. Aika varataan asiakkaan toivomuksesta myöhempään ajankohtaan. HTA:n tulokseen on tärkeätä merkitä jos aika joudutaan varaamaan asiakkaan toiveesta pidemmälle kuin ehdotettu aika. Tällöin hoidon saatavuuden seuranta päättyy eikä mahdollisesta hoitoon pääsyn ylityksestä tule palveluntuottajalle huomautusta. HTA:n perusteella asiakkaalle on tarjottu hoidon tarpeen mukaista aikaa mutta tarjottu aika ei sovi asiakkaalle. Asiakas laitetaan ajanvarausjonoon. HTA:n tulokseen on tärkeätä merkitä jos aika joudutaan varaamaan asiakkaan toiveesta pidemmälle kuin ehdotettu aika. Tällöin hoidon saatavuuden seuranta päättyy eikä mahdollisesta hoitoon pääsyn ylityksestä tule palveluntuottajalle huomautusta. Valinta Välitön hoidon tarve Kiireellinen hoidon tarve E-kiireellinen hoidon tarve Käyttöohje Hoidon tarve on välitön, jos hoito on aloitettava kahden tunnin sisällä. Hoidon tarve on kiireellinen, jos hoito on aloitettava vuorokauden sisällä. Hoidon tarve ei ole kiireellinen, jos hoidon aloitus voi odottaa yli vuorokauden Käynnin luonne Käynnin luonteella tarkoitetaan asiakaan asian ensisijaista kohdistumista joko jo ilmenneeseen terveysongelmaan tai terveyden edistämiseen, terveyden ylläpitämiseen tai sairauksien ennaltaehkäisyyn. Valinta Terveydenhoito Sairaanhoito Käyttöohje Terveydenhoidolla tarkoitetaan kansanterveystyön osa-aluetta, jonka tarkoituksena on terveyden edistäminen sekä sairauksien ja tapaturmien ehkäisy. Sairaanhoidolla tarkoitetaan tässä yhteydessä tutkimista, toimenpiteitä

33 33 / 36 Valinta Käyttöohje ja muuta hoitamista sekä kuntouttamista oireen, sairauden, vian tai vamman vuoksi. Tieto käynnin luonteesta tulee olla sekä HTA:n tietona että käynnin tietona. Tieto voi olla erilainen eri yhteydessä Ensikäynti Valinta Käyttöohje Ei, hoitojakson käynti Saman ongelman tai asian vuoksi tapahtuvat seuraavat käynnit /uusintakäynnit Kyllä, vaiva on uusi Hoidon tarpeen arvion tulos Kun ongelma tai vaiva on uusi, pitkäaikaisen ongelman paheneminen. Jos hoidon tarpeen arvioinnin yhteydessä potilas ohjataan päivystykseen, joka järjestetään muualla kuin omassa organisaatiossa, katsotaan hoito järjestetyksi ja valintana on muu hoidon järjestely kuin ajanvaraus, samoin jos hoito järjestetään antamalla palveluseteli. Valinta Ajanvaraus Muu hoidon järjestely kuin ajanvaraus Annettu neuvontaa / kotihoito-ohjeet Hoito tarpeellista, aikaa ei voida antaa, asiakas laitetaan hoitojonoon Tarjottu aika ei sovi asiakkaalle, ajanvaraus tarjottua myöhempään ajankohtaan Tarjottu aika ei sovi asiakkaalle, asiakas laitetaan ajanvarausjonoon Käyttöohje Asiakkaalle varataan vastaanottoaika. Muu hoidon järjestely tarkoittaa asiakkaan ohjaamista jonkin muun palvelujen tarjoaman hoidon piiriin, esimerkiksi kotikuntaansa tai asiakas ohjataan maksusitoumuksella yksityisen sektorin palveluun. Asiakkaan henkilökohtainen tilanne on selvitetty ja todettu, että asia voidaan hoitaa kotioloissa annettujen neuvojen ja kotihoito-ohjeiden avulla eli ei ole tarvetta terveydenhuollon ammattihenkilön antamaan hoitoon. On tehty HTA ja hoito todettu tarpeelliseksi, mutta aikoja ei ole annettavissa palveluntarjoajasta johtuvista syistä. Asiakas laitetaan hoitotakuun piirissä -jonoon odottamaan hoitoon pääsyä. Aika varataan asiakkaan toivomuksesta tarjottua myöhempään ajankohtaan. Asiakas ei ota hoitotakuun piirissä olevaa aikaa vastaan, mutta hänet laitetaan ajanvarausjonoon.

34 34 / LIITE ICD-10 KOODISTO Ohjeellinen ICD-10 koodiston jaottelu ja muistilista. Hakemalla esim. K02 diagnoosi-ikkunassa löydät kaikki karies-diagnoosit. Koodi K02 K Diagnoosin nimi / kuvaus Karies-diagnoosit Hampaiden kuluminen, resorptio K Hampaiden pintamuutokset, ankyloituminen, kovakudossairaudet K K K06 K07 K08 K09 K10 K11 K12 K13 K14 L M Pulpaa, apexia ympäröivien kudosten sairaudet(pulpiitti, periapik.parodontiitti) Hampaan kiinnityskudossairaudet (gingiviitti, parodontiitti, perikoroniitti) Muut ikenen, alveoliharjanteen muutokset, sairaudet Purentaan, puremaelimistöön liittyvät muutokset, tilat Muut hampaiston ja tukikudosten sairaudet Muut suun alueen kystat Leukojen sairaudet (alveoliitti) Sylkirauhasten sairaudet Suutulehdustilat Huulisairaudet, muutokset, tilat Kielisairaudet, muutokset, tilat Pemfigus, rakkulat, punajäkälä + muita limakalvosairauksia Niveltulehdukset, nivel/lihaskiputilat, Sjögren, luusairaudet O26.80 Raskauteen liittyviä ongelmia Q R S Synnynnäiset epämuodostumat, kielijänne Verenvuoto, suuhengitys, kuorsaus, tunto/makumuutokset, päänsärky Vammat, murtumat, myrkytykset pään, kasvojen, suun alueella S Hampaan murtuma S Leukanivelten, hampaiden luksaatiot T80 T Infuusion, transfuusion tai hoitotarkoituksessa annetun injektion komplikaatiot Toimenpidekomplikaatiot T81.50 Amalgaamin aiheuttama värjäytymä T84 T84.9 Implantteihin liittyvät tulehdukset Y Z Määritellyn toimenpiteen yhteydessä vahingossa syntynyt vamma Tutkimukset, hoitokäynnin ja terveydentilan määritykset, jälkikontrollit; implantit, ompeleet Z76.0 Reseptin uusiminen Z Yliherkkyydet lääkeaineille Z87.1 Täytteen/paikan irtoaminen Z53.8 Toimenpiteen tekemättä jättäminen muusta syystä

35 35 / LIITE ICPC-2 KÄYNTISYYKOODIT AvoHILMOn palvelutapahtumalla tulisi olla kirjattuna mitä asiaa, ongelmaa tai ongelmia asiakkaan käynti koski. ICPC-2-käyntisyykoodilla kerrotaan, miksi asiakas omasta mielestään tai hoitohenkilökunnan mielestä hakeutui hoitoon. Toistaiseksi käytössä on vain muutama valinta. ICPC-2 käyntisyykoodit A97 Ei sairautta Vastaa ICD-koodeja Z00, Z02 Mukaan lukien: mitään sairautta / tautia ei käsitelty kontaktin yhteydessä Pois lukien: terveyden ylläpito / sairauden ennaltaehkäisy A98 Huom.: Potilaan vastaanotolle hakeutumisen syy ei perusterveyden huollon ympäristössä ole aina esitettävissä diagnoosin muodossa. Näissä tapauksissa käytetään koodia A97 osoittamaan sitä, että syy vastaanotolle tuloon on sellainen, mihin ei voida ammatillisesti vastata muutoin kuin toteamalla asian olevan näin. A98 Terveyden ylläpito/sairauden ennaltaehkäisy Vastaa ICD-koodeja Z01, Z10-Z13, Z23-Z27, Z29, Z31.5, Z40, Z70 Pois lukien: ei sairautta A97 Mukaan lukien: lääketieteellinen toimenpide/neuvottelu ennaltaehkäisevässä tarkoituksessa, sisältäen perinnöllisyysneuvonnan D19 Hampaiden/ikenien oire/vaiva Vastaa ICD-koodeja K00.7, K08.8, Z46.3 Mukaan lukien: hammaskipu, hammasongelma, hampaan puhkeaminen, ikenen tulehdus/verenvuoto Pois lukien: hammasmätä D82 D20 Suun/kielen/huulen oire/vaiva Vastaa ICD-koodeja K13.1, K13.7, K14.5 K14.9, R19.6, R68.2 Mukaan lukien: arka suu, halitoosi, kuiva suu, kuolaaminen, pahanhajuinen hengitys, peitteinen kieli, rohtuneet huulet, turvonneet huulet Pois lukien: hampaiston/ikenen ongelma D19; huulien sierettyminen D83; makuhäiriö N16; dehydraatio T11 D82 Hampaiden/ikenien sairaus Vastaa ICD-koodeja K00.0 K00.6, K00.8, K00.9, K01- K10 Mukaan lukien: hammasmätä, hammas-/ienpaise, ientulehdus, karies, leukanivelen häiriö, purentavika Pois lukien: hampaiden tulon / purennan ongelma D19; hampaiden/ikenen vamma D80; Vincentin angiina D83