Klubin erinomaisuusprosessi Lite Osallistujan työkirja

Transkriptio

1 CLUB EXCELLENCE Lite PROCESS Klubin erinomaisuusprosessi Lite Osallistujan työkirja

2 Hyvä KLP-workshopin osallistuja, Lions Clubs Internationalin henkilökunta on iloinen klubinne osallistumisesta Klubin laatuprosessin (KLP) Lite-versioon. KLP liittyy omaan klubiinne - miten se palvelee, kommunikoi, kasvaa, säilyttää jäsenet ja kehittää johtajia. KLP on yksi nopeimmin kasvavista ja tärkeimmistä LCI:n aloitteista. Tämän työkirjan tarkoitus on auttaa sinua näissä neljässä vaiheessa. Workshopin lopussa voit täyttää arviointilomakkeen, joka löytyy työkirjan lopusta ja lähettää sen omalle koordinaattorillesi. On tärkeää muistaa, että KLP on prosessi. Se ei lopu workshopin loppuessa. Kaikkien tulee tehdä töitä KLP:ssä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi kauan sen jälkeen kun workshop on loppunut yhdessä muiden jäsenten, klubin KLP-koordinaattorin ja mahdollisesti piirin GMT- ja GLT-koordinaattorien kanssa. LCI toivottaa kaikkea parasta kun suoritatte Klubin erinomaisuusprosessin. Jos sinulla on kysyttävää, otathan yhteyttä meihin. Ystävällisin terveisin, Membership and New Club Development Department CEP@lionsclubs.org

3 KLUBIN LAATUPROSESSI YLEISKATSAUS Yleiskatsaus ohjelmaan Klubin laatuprosessi (KLP) on workshop-mallinen ohjelma, jossa parannetaan jäsenten kokemusta ja palvellaan paikkakuntaa paremmin. KLP-workshop voidaan järjestää kahdella eri tavalla: KLP Lite tai KLP Pro. KLP Pro on ohjaajan vetämä workshop ja KLP Lite on itsenäisesti suoritettava workshop, jossa klubin jäsen toimii koordinaattorina. Molemmissa tavoissa osallistuva klubi tutkii paikkakunnan tarpeita, analysoi jäsenten kokemuksia, tunnistaa klubin ja LCI:n resurssit ja kehittää toimintasuunnitelmia tulevaisuutta varten. Tässä yleiskatsauksessa käsitellään sekä KLP Pro että KLP Lite. Klubin laatuprosessi on neljävaiheinen prosessi, joka voidaan järjestää yhdessä - neljässä istunnossa. Workshopit soveltuvat pidettäväksi missä tahansa klubin yhteistapahtumassa, kuten jäsenkokouksessa. KLP:n osallistujat suorittavat useita harjoituksia työkirjassa, jonka voi ladata LCI:n verkkosivuilta tai tilata LCI:sta. Osana KLP:tä klubien tulee täyttää Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyt. Ohjaaja voi pyytää suorittamaan nämä tehtävät joko ennen workshopia, sen jälkeen tai sen aikana. Tässä nopea vilkaisu asioihin joita laatuprosessiin osallistuva lion tulee suorittamaan workshopin aikana. Vaihe 1: Miksi olemme täällä? (45-60 minuuttia) Tunnistetaan lionien saavutukset Keskustellaan mitä klubinne voi saada aikaan tulevaisuudessa Tunnistetaan paikkakunnan tarpeet Harkitaan Paikkakunnan tarveanalyysin suorittamista Vaihe 2: Mikä tekee klubista erinomaisen? (75-90 minuuttia) Täytetään Klubin arvosanat -kysely Määritellään erinomaisen klubin ominaisuudet Tunnistetaan esteet erinomaisen klubin saavuttamiselle Analysoidaan klubin tehokkuutta parantavia asioita Vaihe 3: Miten voimme määritellä tarpeemme? (45-60 minuuttia) Käydään läpi Paikkakunnan tarvearviointi Käsitellään Klubin arvosanat -kyselyn tulokset Tunnistetaan klubin ja LCI:n resurssit Vaihe 4: Mitä voimme tehdä seuraavaksi? (45-60 minuuttia) Asetetaan tavoitteet tulevaisuudelle Laaditaan toimintasuunnitelma tavoitteiden saavuttamiseksi Osallistujan työkirja 3

4 KLP LITE AIKATAULU VAIHE WORKSHOPIN PÄIVÄMÄÄRÄ Vaihe 1: Miksi olemme täällä? Vaihe 2: Mikä tekee klubista erinomaisen? Vaihe 3: Miten voimme määritellä tarpeemme? Vaihe 4: Mitä meidän pitäisi tehdä seuraavaksi? MUITA TÄRKEITÄ PÄIVÄMÄÄRIÄ TEHTÄVÄ ERÄPÄIVÄ Täytetään Paikkakunnan tarpeiden arviointi (Käytiin läpi vaiheessa 3) TäytetäänKlubin arvosanat -kysely (Käytiin läpi vaiheessa 3) 4 Klubin laatuprosessi Lite

5 VAIHE 1 TEHTÄVÄ: MIKSI OLEMME TÄÄLLÄ? Vaiheen 1 tavoitteet: Määritellään miksi klubimme on täällä Keskustellaan mitä voimme saavuttaa Keskustellaan paikkakunnan tarpeista ja miten vastata niihin Harjoitus 1: Määritellään miksi klubimme on täällä 1a. Keskustellaan miksi olemme täällä Klubin laatuprosessi on suunniteltu auttamaan klubiamme saavuttamaan sen täyden potentiaalin parantamalla jäsenten kokemusta ja palvelemalla paremmin paikkakuntaa. On monia syitä siihen, miksi klubimme on päättänyt suorittaa tämän prosessin. Käy läpi alla listattuja syitä ja lisää listalle omia syitä. Oppia lisää ja toimia paremmin lioneina Vahvistaa paikkakuntaamme palvelun avulla Pitää hauskaa Antaa hätäapua ja vastata paikkakunnan tarpeisiin Miten meidän klubimme voi siis saada jäsenet tyytyväisemmiksi ja paikkakunnan vahvemmaksi? Meidän pitää aloittaa esittämällä kysymyksiä siitä missä olemme klubina ja paikkakunnalla ja mitä voimme tehdä tulevaisuudessa molempien parantamiseksi. 1b. Listaa tavoitteet ja odotukset KLP Litelle Mikä on yksi tavoite tai odotus, joka sinulla on Klubin laatuprosessiin liittyen? Osallistujan työkirja 5

6 Harjoitus 2: Keskustellaan mitä voimme saavuttaa Harjoitus 2a: Keskustellaan mitä klubimme on saavuttanut ja mitä voidaan tehdä tulevaisuudessa Paikkakunnallamme on monia tarpeita ja meiltä odotetaan, että autamme vastaamaan tarpeisiin. On tärkeää, että katsomme huolellisesti palveluprojektejamme ja harkitsemme mitä vaikutusta jäsenillä on kykyymme suorittaa palvelua ja vastata tarpeisiin. eri mieltä samaa mieltä Oletko huomannut: Klubinne antaman palvelun kasvua? Klubinne jäsenmäärän kasvua? f f f f f f f f f f f f Huomautuksia: Harjoitus 2b: Mieti jos kaikki jäsenet olisivat erittäin tyytyväisiä jäsenyyskokemukseen. Kutsuisivatko useammat jäsenet muita mukaan? Kyllä Ei En ole varma Osallistuisivatko he useammin projekteihin ja kokouksiin? Kyllä Ei En ole varma Olisivatko jäsenet todennäköisemmin pidempään lionjäseninä? Kyllä Ei En ole varma Huomautuksia: 6 Klubin laatuprosessi Lite

7 Harjoitus 2c: Listaa 3-5 palveluprojektia, jotka klubimme on suorittanut viime vuoden aikana: Harjoitus 2d: Mieti nyt miten palveluprojektimme olisivat erilaiset, jos klubillamme olisi 10-20% enemmän jäseniä tänä vuonna: Mihin muihin tarpeisiin pystyisimme vastaamaan? Miten paljon enemmän rahaa voisimme kerätä? Miten paljon useampia ihmisiä voisimme auttaa? Mitä uusia palveluprojekteja voisimme toteuttaa, jos klubin jäsenmäärä kasvaisi? Osallistujan työkirja 7

8 Harjoitus 3: Keskustellaan paikkakunnan tarpeista Harjoitus 3a: Paikkakunnan tarpeisiin vastaaminen Listaa kolme tarvetta, joita meillä on paikkakunnalla: Tarve 1: Tarve 2: Tarve 3: Mistä tiedät, että nämä tarpeet ovat olemassa? (Tiedätkö asian henkilökohtaisesti? Luitko lehdestä?) Harjoitus 3b: Paikkakunnan tarveanalyysin suorittaminen Yksi tehokkaimmista tavoista olla enemmän esillä paikkakunnalla ja antaa tehokasta palvelua on kysyä paikkakunnan asukkailta mitä he tarvitsevat. Voimme tehdä tämän täyttämällä Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyn. Paikkakunnan tarvearviointi -kysely on arvokas resurssi klubillemme, koska: Se antaa täydellisemmän kuvan paikkakunnasta kun vastauksia kerätään alueen eri johtajilta. Siinä ei kysytä pelkästään, mitä tarpeita paikkakunnalla on, vaan myös miten vastaajan mielestä tarpeet voitaisiin parhaiten täyttää. Siinä kysytään, onko tarvittavassa palvelussa aukkoja tai päällekkäisyyksiä. Se auttaa meitä paremmin arvioimaan antamaamme palvelua. Siinä kysytään, tiedetäänkö paikkakunnalla tarjotuista palveluista. Se vaatii klubiamme osallistumaan sekä arvion suunnitteluun että analysoimiseen. Huomaa: Vaikka klubi olisi järjestänyt Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyn aikaisemmin, tätä työkalua tulisi käyttää silloin tällöin (1-3 vuoden välein) ohjelmien ja annetun palvelun arvioimiseksi. 8 Klubin laatuprosessi Lite

9 Vaiheet Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyyn vastaamiseen: Kyselyä käytetään, kun tapaat jonkun paikkakunnan johtajan. Yksityiskohtaiset ohjeet kyselyyn vastaamiseen löytyvät itse Paikkakunnan tarvearvioinnista, mutta tässä mainitaan perusvaiheet: Vaihe 1: Esittele paikkakunnan tarvearviointityökalu hallitukselle hyväksyttäväksi. Vaihe 2: Nimitä toimikunta, joka ottaa yhteyttä paikkakunnan johtajiin vastatakseen Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyyn. Vaihe 3: Laadi kysely ja liitekirje. Vaihe 4: Päätä keneen paikkakunnalla tulisi ottaa yhteyttä. Vaihe 5: Harkitse yhteyden ottamista henkilöihin, jotka olet tunnistanut. Vaihe 6: Analysoi kyselyn tulokset (vaiheessa 3). Vaihe 7: Kerro tuloksista klubin jäsenille (vaiheessa 3). Vaihe 8: Ota yhteyttä kyselyyn osallistuneihin. Osallistujan työkirja 9

10 VAIHE 2 TEHTÄVÄ: MIKÄ TEKEE KLUBISTA ERINOMAISEN? Vaiheen 2 tavoitteet: Täytetään Klubin arvosanat -kysely Määritellään erinomaisen klubin ominaisuudet Keskustellaan kompastuskivistä, jotka estävät erinomaisuuteen pääsemisen Keskustellaan tavoista parantaa klubin tehokkuutta Harjoitus 1: Miten Klubin arvosanat -kysely voi auttaa klubiamme? Harjoitus 1a: Kuunnelkaa jäseniä ja täyttäkää Klubin arvosanat -kysely Jäsenten kuunteleminen Klubin arvosanat -kyselyn kautta voi antaa klubille uusia ideoita ja tunnistaa alueita, joita pitää parantaa. Jokaisella jäsenellä on mahdollisuus kertoa omista huomioista ja mielipiteistä kun kaikki täyttävät Klubin arvosanat -kyselyn. Tämä kysely auttaa meitä arvioimaan paremmin klubimme toimintaa, kun korostamme vahvuuksiamme ja selvitämme miten parantaa klubin toimintaa. TEHTÄVÄLISTA: TÄYTETÄÄN Klubin arvosanat -kysely Tulokset käsitellään koko klubin voimin vaiheessa 3 KLP Lite prosessissa. 10 Klubin laatuprosessi Lite

11 Harjoitus 2: Keskustellaan erinomaisen klubin ominaisuuksista Harjoitus 2a: Mikä tekee klubista erinomaisen? Kaikki lionit haluavat, että heidän klubinsa on mahdollisimman vahva ja terve. Haluamme kaikki muuttaa maailmaa palvelun kautta. Haluamme, että meidät tunnetaan paikkakunnalla siitä hyvästä työstä, jota teemme. Haluamme olla jäseninä erinomaisessa klubissa. Jotta voimme saavuttaa erinomaisuuden, meidän tulee ensin määritellä se. Listaa viisi ominaisuutta, jotka mielestäsi määrittelevät erinomaisen klubin: Harjoitus 2b: Miten erinomaisuus voidaan määritellä? Kirjoita ylös LCI:n erinomaisen klubin ominaisuudet, jotka KLP-koordinaattori kertoo teille. Käytä sen jälkeen seuraavaa taulukkoa ilmoittamaan onko klubissanne nämä ominaisuudet Eri mieltä Samaa mieltä f f f f f f 2. f f f f f f 3. f f f f f f 4. f f f f f f 5. f f f f f f Osallistujan työkirja 11

12 Harjoitus 2c: Katsotaan seuraavaksi näitä erinomaisuuden ominaisuuksia: Mitä tarkoittaa olla palveluhaluinen? Miksi on tärkeää olla palveluhaluisia? Miten määrittelet hyvän viestinnän? Miksi on tärkeää, että klubillamme on hyvä viestintä? 12 Klubin laatuprosessi Lite

13 Mitä vahvan jäsenhankintaohjelman perustaminen mielestäsi merkitsee? Miksi on tärkeää säilyttää nykyiset jäsenet? Millaisia keinoja voimme käyttää jäsenten säilyttämiseen? Mitä tehokkaat johtamiskoulutusmahdollisuudet ja klubitoiminnot tarkoittavat? Osallistujan työkirja 13

14 Harjoitus 3: Tunnistetaan omat vahvuutemme ja syyt, jotka estävät erinomaisuuden Harjoitus 3a: Mitkä ovat meidän klubimme vahvuudet? Klubillamme on monia syitä olla ylpeä. Mietitään ryhmänä mitä näistä erinomaisuuden ominaisuuksista näemme klubissa. Anna myös esimerkkejä. Mitä erinomaisuuden ominaisuuksia klubillamme on? Anna esimerkki ominaisuudesta klubissamme. Hyvän palvelun antaminen Hyvä viestintä Vahvan jäsenyysohjelman perustaminen Jäsenten säilyttäminen Tehokas johtajakoulutus ja klubitoiminta 14 Klubin laatuprosessi Lite

15 Harjoitus 3b: Mikä estää klubiamme saavuttamaan erinomaisuuden? Kaikki klubit kohtaavat haasteita matkalla erinomaiseen toimintaan. Tärkeintä on tunnistaa nämä haasteet, jotta voidaan etsiä tapoja niiden ylittämiseen. Kirjoitetaan ryhmänä lista esteistä, jotka estävät klubiamme saavuttamasta erinomaisuuden. Mikä estää meitä saavuttamasta kunkin ominaisuuden? Kuvaile klubimme kohtaamia esteitä. Hyvän palvelun antaminen Hyvä viestintä Vahvan jäsenyysohjelman perustaminen Jäsenten säilyttäminen Tehokas johtajakoulutus ja klubitoiminta Osallistujan työkirja 15

16 Harjoitus 4: Parannetaan klubin tehokkuutta Harjoitus 4a: Miten klubini voi parantaa sen tehokkuutta? Nyt kun olemme tutkineet syitä, jotka estävät meitä olemasta erinomaisia, mietitään tapoja korjata tilanne: Tapoja parantaa palveluprojekteja: Tapoja parantaa viestintää: Tapoja parantaa jäsenkasvun ohjelmia: Tapoja parantaa jäsenten säilyttämistä: Tapoja parantaa johtajakoulutusta ja klubitoimintoja: 16 Klubin laatuprosessi Lite

17 VAIHE 3 TEHTÄVÄ: MITEN VOIMME MÄÄRITELLÄ TARPEEMME? Vaiheen 3 tavoitteet: Käydään läpi Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyn tulokset Käydään läpi Klubin arvosanat -kyselyn tulokset Tutustutaan saatavilla oleviin resursseihin erinomaisuuden saavuttamiseksi Harjoitus 1: Käy läpi suoritetut tehtävät vaiheissa 1 ja 2. Harjoitus 1a: Käydään läpi erinomaisuuden ominaisuudet Ennen kuin aloitamme, katsotaan vielä erinomaisuuden viittä ominaisuutta kuten ne on kuvattu vaiheessa 3: Palveluhaluisuus Hyvä viestintä Vahva jäsenohjelma Jäsenien säilyttäminen Tehokas johtajuus ja klubin toiminta Harjoitus 1b: Käy läpi Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyn tulokset Kun olette käsitelleet tulokset, vastaa seuraaviin kysymyksiin: Mitä tärkeitä tarpeita tunnistettiin Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyssä? Osallistujan työkirja 17

18 Onko olemassa tarpeita, joihin klubimme pystyy ja haluaa vastata? Mainittiinko yhtään klubin projekteista menestyksellisinä? Jos kyllä niin mitä se osoittaa? Mitä muuttaisit klubimme nykyisissä hankkeissa, jotta täyttäisimme paikkakunnan tarpeet entistä paremmin? Mihin tärkeisiin tarpeisiin klubimme voisi alkaa vastaamaan välittömästi? Klubin laatuprosessi Lite

19 Harjoitus 1c: Käsitellään Klubin arvosanat tulokset Kun olette käsitelleet tulokset, vastaa seuraaviin kysymyksiin: Mitkä kolme asiaa opimme klubin kyselystä? Mitä vahvuuksia jäsenet tunnistivat klubissamme? Mitä parannuskohteita kysely paljasti? Mitä klubimme voi tehdä vastatakseen parannusta vaativiin alueisiin? Osallistujan työkirja 19

20 Harjoitus 2: Luetaan lisää resursseista, joita klubi voi käyttää tehokkuuden lisäämiseksi Harjoitus 2a: Lue Klubin laatuprosessin resurssilista Lista on täydellinen yleiskatsaus LCI:n resursseista, joita klubit voivat käyttää. Resurssit -listalla voit valita haluamasi resurssit laittamalla rastin ruutuun. Kirjoita ylös kaikki resurssit, jotka valitsit Resurssit -listalta: LCI:n resurssien lisäksi sinun tulisi miettiä mitä klubin ja piirin tarjoamia resursseja voitte myös käyttää. Paikallisia resursseja voivat olla: Klubin tai piirin julkaisut lioneille ja ei-lioneille Lionien johtajat, kuten piirin GMT- ja GLT-koordinaattorit Kirjoita ylös klubin tai piirin resurssit, jotka voivat auttaa klubiamme: 20 Klubin laatuprosessi Lite

21 Miten klubimme hyötyy, jos tiedämme mitä resursseja on olemassa? TEHTÄVÄLISTA: TUTKITAAN olemassa olevia resursseja (ihmisiä tai materiaaleja) Mietitään miten ne voivat auttaa vastaamaan Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyssä esille tulleisiin asioihin. KÄYDÄÄN LÄPI olemassa olevat resurssit Päätetään miten klubi pystyy parhaiten käyttämään näitä resursseja. Vinkki: Voit ottaa yhteyttä piirikuvernööritiimiin tai GMT/GLT-koordinaattoreihin avun saamiseksi näiden resurssien löytämiseksi. Osallistujan työkirja 21

22 KLUBIN LAATUPROSESSI RESURSSILISTA Seuraava resurssilista on hyödyksi klubeille, jotka osallistuvat Klubin laatuprosessiin. Jokaisessa kohdassa on resurssit, niiden kuvaukset ja vinkit mistä nämä löytyvät verkkosivulta Nämä resurssit voivat auttaa vastaamaan haasteisiin, jotka löytyivät Klubin arvosanat -kyselyn kautta. Ne ovat myös arvokkaita työkaluja, jotka voivat auttaa saavuttamaan klubin tavoitteet ja toteuttamaan KLP:ssa laaditut toimintasuunnitelmat. Muista, että nämä arvokkaat resurssit auttavat klubia kauan Klubin laatuprosessin suorittamisen jälkeenkin. Tarkista tämä lista silloin tällöin uusien ideoiden saamiseksi sekä kun klubi tarvitsee apua. HYÖDYLLISIÄ VINKKEJÄ Alla on mainittu joitakin hyvin tapoja varmistaa, että klubi toimii parhaalla mahdollisella tavalla: 1. Tehkää yhteistyötä klubin puheenjohtajien kanssa. Jokaisella klubilla tulisi olla yksi puheenjohtaja palveluun liittyvissä aktiviteeteissa; yksi puheenjohtaja jäsenkasvuun/ säilyttämiseen; yksi tai kaksi puheenjohtajaa viestintään (PR-johtaja viestintään ei-lionien kanssa ja uutislehden toimittaja klubin jäsenten kanssa kommunikoimiseen) ja klubisihteeri, joka tarkkailee eroamisia, uusia jäseniä ja hoitaa muut raportointitehtävät klubiin liittyen. 2. Käsitelkää ja ottakaa käyttöön muita jäsenten kehittämisideoita. Julkaisu 30 markkinointi-ideaa löytyy kirjoittamalla MK-97 halulaatikkoon Lions Clubs Internationalin verkkosivulla ( Sivuilla voi lukea lisätietoja uusien jäsenten hankkimisesta markkinoinnin, henkilökohtaisten yhteydenottojen ja markkinointitutkimuksen avulla. Voitte oppia lisää miten luoda uusien jäsenten kutsumisstrategian. 3. Laatikaa klubille materiaalikansio. Kansio voi olla hyödyllinen klubille. Materiaaleja tarvitsevat jäsenet voivat etsiä niitä kansiosta tai ottaa niistä kopioita sen sijaan että he etsivät niitä verkosta. Klubin kansion kokoaminen: a. Kerätkää klubiin liittyvää materiaalia (uutiskirjeet, kokouspöytäkirjat, virkailijoiden yhteystiedot, jne.). b. Yhdistäkää klubin omat materiaalit ja LCI:n resurssit. Esimerkiksi palkintotiedot, kuten Membership Key -palkintoesite (ME-36)tai ohjelman osa-alueet kuten Perhejäsenyysohjelman todistuslomake. c. Laittakaa kaikki materiaalit läpinäkyviin kansiotaskuihin 22 Klubin laatuprosessi Lite

23 Valinta ( ) PALVELUPROJEKTIEN MATERIAALIT Resurssi Kuvaus Löydä resurssi verkossa (kirjoita hakusanat hakulaatikkoon LCI:n verkkosivulla) Paikkakunnan tarvearviointi (MK-9) Kysely paikkakunnan tarpeiden, ratkaisujen ja nykyisten palvelujen arvoimiseksi. Järjestetään 1-3 vuoden välein. Hakusana = MK9 Lionien oppimiskeskus Kurssi - Paikkakunnan palvelu Resurssit, jotka auttavat projektien asettamisessa tärkeysjärjestykseen. Opas projektin suunnitelman ja mainosmateriaalien luomiseksi. Hakusana = Lionien oppimiskeskus g Valitse Yhteisön palveleminen -kurssi. Käsittelee LCI:n hyväksyttyjen ohjelmien seitsemän luokkaa: Lions Clubs Internationalin hyväksytyt palveluohjelmat (IAD 223) Paikkakunnan palvelu Diabetestiedotus Ympäristönsuojelupalvelut Kuulo- ja puhetoiminta ja yhteistyö kuulovammaisten kanssa Kansainväliset suhteet Tilaisuudet nuorisolle Näönsuojelu ja yhteistyö sokeiden kanssa Hakusana = IAD-223 Klubiprojektien kehitysopas (TK-10) Vaihe vaiheelta etenevät ohjeet palvelun toteuttamiseksi ja mainostamiseksi. Hakusana = TK-10 Osallistujan työkirja 23

24 Valinta ( ) VIESTINTÄMATERIAALIT Resurssi Kuvaus Löydä resurssi verkossa Syötä hakusana hakulaatikkoon sivulla Lionien koulutuskeskuksen kurssi: PR-toiminta Laadi hissipuhe jolla voit kertoa ei-lioneille klubista. Opi miten saada media kiinnostumaan tapahtumistanne tai jäsenistänne. Hakusana = Lionien oppimiskeskus g Valitse PR -kurssi. PR:n lehdistötiedotteiden mallit Valitse klubin tapahtuma ja vastaava lehdistötiedotteen malli lähetettäväksi median edustajille. Hakusana = Esimerkki lehdistötiedotteesta TV- ja radiossa esitettävät julkiset tiedotukset (PSA) Katso esimerkkejä PSA-tiedotuksista ja lähetä linkit paikalliselle medialle. Hakusana = PSA Painetut mainokset Ladattavat sanomalehtimainokset paikalliselle medialle. Hakusana = Mainokset E-klubitalo Ilmainen verkkosivujen pohja, jota klubi voi käyttää sen oman verkkosivun laatimiseen Hakusana = e-klubitalo 24 Klubin laatuprosessi Lite

25 Valinta ( ) KLUBIN KEHITTÄMISMATERIAALIT Resurssi Kuvaus Löydä resurssi verkossa Syötä hakusana hakulaatikkoon sivulla Klubin arvosanat -ohjelma Klubin kyselylomake (ME-15b) auttaa jäseniä arvioimaan klubien kokouksia, jäsenkokemusta ja palvelua. Hallinto-opas (ME-15) auttaa klubeja arvioimaan heidän jäsentensä vastauksia. Hakusana = ME-15 & ME-15B Lionien jäseneksiottamisohjelma (ME-22) Jäseneksiottamismateriaalit uusille jäsenille. Hakusana = ME-22 Lionien perehdytysohjelma Opas uusien jäsenten toivottamiseksi tervetulleiksi, perehdyttämiseksi ja kaikkien ottamiseksi mukaan. Hakusana = jäsenen perehdytys Lionien mentoriohjelma Opas miten saattaa yhteen kokeneet lionit uusien jäsenten kanssa. Hakusana = mentoriohjelma Virkailijoiden virkaanasettaminen Uusien virkailijoiden virkaanasettaminen. Hakusana = LE-1 MyLCI:n verkkosivut Virkailijoiden koulutus: Jäsenen lisääminen, erottaminen, siirtäminen ja uudelleen ottaminen. Miten katsoa laskutusta, päivittää klubin yhteystiedot ja perhejäsenten lisääminen perhejäsenyysohjelmaan. Erilaisten jäsenraporttien tulostaminen. 1) Klikkaa Toimita raportit LCI:n verkkosivulla (sijaitsee jokaisen sivun oikeassa yläkulmassa). 2) Klikkaa Lionvirkailijat sisäänkirjautuminen. 3) Kirjaudu sisään tai luo käyttäjätunnus ja salasana aktiviteettien täyttämiseksi (listattu vasemmalla puolella). Klubivirkailijoiden käsikirja (LA-15) Lue klubivirkailijan, hallituksen ja toimikuntien vastuista. Hakusana = LA-15 Lionien oppimiskeskus Esitelmiä auttamaan uusia ja kokeneita klubivirkailijoita kehittämään heidän taitojaan Jäsenten moninaisuuden arvostamisesta Johtamiskoulutukseen ja Tavoitteiden asettamiseen. Hakusana = Lionien oppimiskeskus Jäsenten tyytyväisyysopas (uutta huhtikuussa 2013) Opas uusien jäsenten rekrytoimiseen ja nykyisten jäsenten pitämisessä tyytyväisinä klubikokemukseen. Hakusana = ME-301 Osallistujan työkirja 25

26 Valinta ( ) JOHTAJAKOULUTUKSEN JA TEHOKKAAN KLUBITOIMINNAN MATERIAALIT Resurssi Kuvaus Löydä resurssi verkossa Syötä hakusana hakulaatikkoon sivulla Vaalipiirien aluefoorumit Osallistu johtamiskoulutuksen esitelmiin ja seminaareihin. Hakusana = Lions Clubs Internationalin foorumit Lionien oppimiskeskus Jäsenten moninaisuuden arvostamisesta Johtamiskoulutukseen ja Tavoitteiden asettamiseen, Lionien oppimiskeskus tarjoaa useita esitelmiä auttamaan uusia ja kokeneita klubivirkailijoita kehittämään heidän taitojaan. Hakusana = Lionien oppimiskeskus Esitelmät PowerPoint -kalvoja tavoitteiden asettamisesta, uusien klubien auttamisesta, palveluohjelmista, tehokkaista klubin jäsenyystiimeistä, jne. Hakusana = esitelmät Lionien johtajakoulutusinstituutit Opi lisää erilaisista johtajakoulutusinstituutin tarjoamista koulutusmahdollisuuksista. 1) Klikkaa Jäsenkeskus -valikkoa LCI:n kotisivulla 2) Klikkaa Kehitä johtamistaitoja. 3) Valitse Kehitysohjelmat. Virkailijoiden virkaanasettaminen Virkailijoiden virkaanasettaminen pian nimittämisen jälkeen. Hakusana = LE-1 MyLCI:n verkkosivut (Katso kuvaus MyLCI:sta Klubin kehittämismateriaalit - osiossa resurssilistalla.) (Katso kuvaus MyLCI:sta Klubin kehittämismateriaalit - osiossa resurssilistalla.) Klubivirkailijoiden käsikirja (LA-15) Lue klubivirkailijan, hallituksen ja toimikuntien vastuista. Hakusana = LA-15 Lionien oppimiskeskus Esitelmiä auttamaan uusia ja kokeneita klubivirkailijoita kehittämään heidän taitojaan Jäsenten moninaisuuden arvostamisesta Johtamiskoulutukseen ja Tavoitteiden asettamiseen. 1) Klikkaa Jäsenkeskus -valikkoa LCI:n kotisivulla 2) Valitse Johtajakoulutus. 3) Klikkaa Lionien oppimiskeskus. 26 Klubin laatuprosessi Lite

27 VAIHE 4 TEHTÄVÄ: MITÄ MEIDÄN PITÄISI TEHDÄ SEURAAVAKSI? Vaiheen 4 tavoitteet: Asetetaan tavoitteet Luodaan toimintasuunnitelmat Hyödynnetään mitä on opittu Harjoitus 1: Tavoitteiden asettaminen klubillemme Harjoitus 1a: Käydään läpi tavoitteiden asettaminen Tavoitteiden asettaminen on ensimmäinen vaihe toimintasuunnitelman laatimiseksi. Tavoitteiden tulee liittyä erinomaisuuden viiteen ominaisuuteen ja perustua Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyjen tuloksiin sekä vaiheessa 3 mainittuihin resursseihin. Jokaisen tavoitteen tulisi olla järkevä. Järkevä tavoite sisältää seuraavat osatekijät: Tarkka Mitattavissa oleva Toteutettava Realistinen Aikaan sidottu Kun laadimme järkevät tavoitteet, varmistamme että klubin tavoitteet ovat selvät, konkreettiset ja mahdolliset saavuttaa. Alla on joitakin järkeviä tavoitteita, jotka liittyvät erinomaisuuden viiteen ominaisuuteen, jotka auttavat meidän omien tavoitteiden määrittelemisessä: Palvelu Toteutetaan uusi palveluhanke kesäkuussa. Viestintä Laaditaan ja jaetaan lehdistötiedotteet kolmesta klubitapahtumasta viimeistään 1. toukokuuta. Jäsenten tyytyväisyys Vuoden loppuun mennessä otamme yhteyttä viimeisten viiden vuoden aikana eronneisiin entisiin jäseniin ja selvitämme syyt miksi he erosivat klubista. Jäsenkasvuohjelma Rekrytoidaan viisi uutta jäsentä 15. huhtikuuta mennessä. Johtajakoulutus ja klubitoiminta Jokaisessa kokouksessa tulee olla asialista ja koulutetaan uudet klubivirkailijat ennen kuin he aloittavat virassa. Osallistujan työkirja 27

28 Harjoitus 1b: Laaditaan tavoitteet jokaiselle parantamista vaativalle alueelle, jotka huomattiin Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyissä. Laaditaan tavoitelausunto jokaiselle parantamista vaativalle alueelle, jotka huomattiin Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyissä. Parantamista vaativat alueet (vaiheesta 3) Tavoitelausunto Nyt kun meillä on lista tavoitteista, meidän pitää miettiä mihin tärkeysjärjestykseen haluamme asettaa ne. Mitkä tavoitteet ovat tärkeimmät? Mitkä tavoitteet ovat kiireellisimmät? Mitkä tavoitteet ovat helpoimmat saavuttaa? Kun laadimme toimintasuunnitelman, pystymme paremmin ymmärtämään mitä tarvitaan kunkin tavoitteen saavuttamisessa. 28 Klubin laatuprosessi Lite

29 Harjoitus 2: Laaditaan toimintasuunnitelma jokaiselle klubin tavoitteelle Harjoitus 2a: Laaditaan toimintasuunnitelmat kullekin tavoitteelle, joka tunnistettiin harjoituksessa 1b. Toimintasuunnitelman laatiminen auttaa meitä tunnistamaan kuka tekee mitä, milloin he tekevät sen ja miten. Kun toimintasuunnitelma on laadittu, meillä pitää olla selvät vaiheet tavoitteiden saavuttamiseksi sekä tehokkaat työkalut edistymisen mittaamiseksi sekä tavoitteiden saavuttamisen tunnistamiseksi. Jotta voimme auttaa klubiamme saavuttamaan sen tavoitteet, laadimme nyt toimintasuunnitelman kullekin harjoituksessa 1 mainitulle tavoitteelle. Alla olevalla suunnittelulomakkeella on mainittu esimerkki. KLP-TOIMINTASUUNNITELMA Mitä? Kuka? Resurssit? Milloin? Tulokset? Rekrytoi viisi uutta jäsentä Kaikki lionit Esitteet jaetaan 15. huhtikuuta Viisi ihmistä palauttaa hakemukset Osallistujan työkirja 29

30 Harjoitus 3: Sovittujen toimintasuunnitelmien viimeistely Harjoitus 3a: Päätetään klubissa, mitkä tavoitteet ja vastaavat toimintasuunnitelmat ovat toteutettavissa. Tämä on Klubin laatuprosessin viimeinen vaihe. On aika käyttää oppimaamme ja viimeistellä sovitut tavoitteet ja toimintasuunnitelmat. Ensin meidän täytyy: Päättää klubissa, mitkä tavoitteet ja vastaavat toimintasuunnitelmat ovat toteutettavissa. Jos emme pysty sopimaan kaikista tavoitteista ja toimintasuunnitelmista tässä workshopissa, meidän pitää ehkä keskustella niistä seuraavassa klubikokouksessa. Asetamme toimintasuunnitelmat tärkeysjärjestykseen, jotta klubille annetaan selvä suunta. Jos saavutamme tavoitteemme, paikkakuntamme on vahvempi, jäsenemme tyytyväisempiä ja klubimme on lähempänä erinomaista toimintaa. Muista jokainen workshop on vain prosessin alku. Meidän vastuullamme on varmistaa, että prosessi jatkuu saavuttamalla asetetut tavoitteet ja pyrkimällä joka päivä saavuttamaan erinomaisuuden. TEHTÄVÄLISTA: TÄYTETÄÄN KLP-osallistujan kysely ja palautetaan se workshopin koordinaattorille. TOTEUTETAAN toimintasuunnitelma klubin tavoitteiden saavuttamiseksi. ANNETAAN tavoitteet ja toimintasuunnitelmat KLPkoordinaattorille ja piirin GMT/GLT-koordinaattoreille. Pyydä apua tarvittaessa. KÄYTETÄÄN klubin, piirin ja LCI:n resursseja tavoitteiden saavuttamiseksi. MUOKATAAN tavoitteita tarpeen mukaan. VIITATAAN usein Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyjen tuloksiin. JÄRJESTETÄÄN Klubin arvosanat -kysely uudelleen puolen vuoden kuluttua jäsenten tyytyväisyyden arvioimiseksi. JÄRJESTETÄÄN Paikkakunnan tarvearviointi silloin tällöin (1-3 vuoden välein), jotta huomaamme paikkakunnan tarpeiden muutokset. 30 Klubin laatuprosessi Lite

31 KLUBIN LAATUPROSESSI LITE Workshopin arviointi Ohjeet Täytä seuraava arviointi liittyen omaan kokemukseesi KLP Lite -workshopista ja palauta se omalle KLP-koordinaattorille. Käytä mustaa tai sinistä kynää ja ympyröi numero joka parhaiten kuvaa mielipidettäsi kustakin väittämästä. Käytä annettua tilaa kommenttien antamiseen. VALMISTAUTUMINEN ENNEN WORKSHOPIA Väittämä Vahvasti eri mieltä Vahvasti samaa mieltä Sain tietoja hyvissä ajoin ennen workshopin järjestämispäiviä Ymmärsin workshopin tarkoituksen ja syyt, miksi minun pitäisi osallistua Tiesin istuntojen päivämäärät ja ajat Klubillani oli tarpeeksi aikaa täyttää Klubin arvosanat -kysely ja Paikkakunnan tarvearviointi -kysely ennen workshopin alkamista Olin mielestäni hyvin valmistautunut workshopiin VAIHEET 1-4 Väittämä Vahvasti eri mieltä Vahvasti samaa mieltä Vaiheet sisälsivät tietoa, joka oli käytännöllistä Asetetut oppimistavoitteet saavutettiin Opin eri vaiheissa uutta tietoa, jota voin käyttää klubini parantamiseen Vaiheet olivat hyödyllisiä Ohjaaja vastasi osallistujien kysymyksiin ja ohjasi keskustelua Osallistujan työkirja 31

32 WORKSHOPIN JÄLKEEN Väittämä Vahvasti eri mieltä Vahvasti samaa mieltä Klubillani on selvä käsitys mitä tarvitaan erinomaisuuden saavuttamiseksi Klubillani on (tai pystyy laatimaan) saavutettavat tavoitteet toiminnan kehittämiseksi Klubillani on (tai se pystyy laatimaan) toimintasuunnitelmat tavoitteiden saavuttamiseksi Klubini tunnistaa nyt ne resurssit, joita se tarvitsee tavoitteiden saavuttamiseksi Uskon, että klubini tulee seuraamaan laadittuja suunnitelmia ja käyttämään olemassa olevia resursseja tavoitteiden saavuttamiseksi Kommentit 32 Klubin laatuprosessi Lite

33 Jäsenyys- ja uusien klubien kehittämisosasto 300 W 22nd St Oak Brook IL USA Sähköposti: cep@lionsclubs.org Puhelin: CEP-4 FI 6/13