1.2. Teatterikorkeakoulun päättämät muut ohjesäännöt, joissa määrätään taloussääntöön liittyvistä asioista

Transkriptio

1 Teatterikorkeakoulun taloussääntö Hallituksen hyväksymä 1. LUKU: Yleistä 1.1. Taloussäännön soveltamisala Tätä taloussääntöä noudatetaan kaikessa Teatterikorkeakoulun taloudellisessa toiminnassa ja se koskee kaikkia yliopistossa työskenteleviä henkilöitä, joilla on taloudellisiin asioihin liittyviä tehtäviä tai jotka ovat vastuussa taloudellisista asioista. Tämän taloussäännön soveltamisalaan kuuluvat toiminnan valvonta, taloushallinto-organisaatio, toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta, maksuliike ja kassanhallinta, sijoitustoiminta, menojen ja tulojen käsittely, kirjanpitokokonaisuus sekä omaisuuden hallinta. Teatterikorkeakoulun taloudellisessa toiminnassa noudatetaan lisäksi yliopistoja koskevia erillissäädöksiä, kirjanpitoa ja verotusta koskevia säädöksiä sekä muissa laeissa ja asetuksissa annettuja säädöksiä Teatterikorkeakoulun päättämät muut ohjesäännöt, joissa määrätään taloussääntöön liittyvistä asioista Teatterikorkeakoulun yksikkörakenteesta ja niiden keskinäistä suhteista sekä esimiesten tehtävistä ja vastuista säädetään hallintojohtosäännössä ja hallinto- ja tukipalveluyksikön työjärjestyksessä. Teatterikorkeakoulun käytännön taloudenhoitoa koskevat tarkentavat ohjeet ja määräykset vahvistaa hallintojohtaja ja niiden laatimisesta vastaa hallinto- ja tukipalveluyksikkö. Tilivirastona toimineen teatterikorkeakoulun antamat ohjeet ovat voimassa kunnes uudet ohjeet on vahvistettu. Hallitus vahvistaa keskeiset strategiset taloussääntöä täydentävät ohjeet, joissa säädellään Teatterikorkeakoulun omaisuuden hallintaa tai säädetään hallituksen toimivaltaan kuuluvista asioista Sisäinen valvonta Sisäinen valvonta on Teatterikorkeakoulun itsensä toteuttama valvonnan kokonaisuus, jonka tarkoituksena on osaltaan varmistaa, että yliopiston resurssit ovat tarkoituksenmukaisessa käytössä yliopiston tavoitteiden saavuttamiseksi. Varsinainen valvonta tapahtuu Teatterikorkeakoulun omissa toimintaprosesseissa, jotka on kuvattu Teatterikorkeakoulun laadunhallintajärjestelmässä. Hallitus vastaa sisäisen valvonnan rakenteen asianmukaisuudesta ja tehokkuudesta. Sisäisen valvonnan keskeinen periaate on riskien hallinta, joka jakaantuu riskien tunnistamiseen ja arviointiin sekä riskeihin vastaamiseen. Sisäinen valvonta määritellään dynaamiseksi, integroiduksi toimintoketjuksi, jota hallitus, johto ja muu henkilöstö toteuttavat. Valvontaprosessin on tarkoitus tuottaa kohtuullinen varmuus seuraavien tavoitteiden toteuttamisesta: 1) toimintojen tuloksellisuus, tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus 2) resurssien menetysten estäminen ja ehkäisy 3) johdon taloudellisen ja muun informaation luotettavuus sekä 4) lakien, sääntöjen ja sisäisten toimintaperiaatteiden noudattaminen 1

2 Teatterikorkeakoulun toimiva johto ja muut, jotka ovat vastuussa toiminnan tavoitteiden saavuttamisesta, ovat vastuussa myös näihin toimintoihin liittyvistä valvontaprosesseista. Yksikön johtajat vastaavat siitä, että toiminnassa noudatetaan sisäisen valvonnan menettelyjä Sisäisen valvonnan keskeiset välineet ja kohdentaminen Sisäisen valvonnan keskeisiä välineitä ovat dokumentointi, selkeät toimivaltasuhteet ja valtuutukset, tehtävien eriyttäminen ja toimiva työnjohto. Sisäisen valvonnan kohdentamisessa käytetään apuna sisäisen tarkastuksen ja tilintarkastuksen tuottamaa riskianalyysia. Valvonnassa painotetaan niitä toimintoja, joissa taloudelliset riskit ovat suurimpia. Sisäisen valvonnan tehokasta toteutumista voidaan edistää seuraavilla toimenpiteillä: 1) Valta- ja vastuusuhteet on selvästi määritelty yliopiston sisäisissä johtosäännöissä ja ohjeissa ja valtuudet on dokumentoitu. Vain henkilöt, joilla on riittävä toimivalta, voivat toteuttaa ja hyväksyä tapahtumia. Toimivallan mahdollisen delegoinnin on tapahduttava kirjallisesti 2) Yksiköiden toiminnasta vastuussa olevien on varmistettava henkilöstön riittävä ammatillinen osaaminen ja työnjohto siten, että sisäisen valvonnan tavoitteet saavutetaan. 3) Kaikki rekisteröintiä vaativat tapahtumat on kirjattava viivytyksettä annettujen ohjeiden mukaisesti Vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä ja toimenpiteisiin ryhtyminen Teatterikorkeakoulun kunkin yksikön johtajan tulee yksikkönsä toiminnan järjestelyssä ja valvonnassa ottaa huomioon sisäisen valvonnan näkökohdat ja huolehtia myös vastuualueensa valvonnan kannalta tarpeellisten tarkastusten suorittamisesta. Yksikön johtaja vastaa siitä, että sisäisen valvonnan tuottaman tiedon pohjalta ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastuksen tehtävänä on tuottaa Teatterikorkeakoulun ylimmän johdon tarpeisiin tietoa siitä, että organisaatiosta saatu tieto on oikeaa ja riittävää. Lisäksi sen tehtävänä on varmistaa, että toiminta ja taloudenhoito on ollut tarkoituksenmukaista, tuloksellista ja laillista. Sisäinen tarkastus valvoo, että omaisuuden turvaaminen on järjestetty asianmukaisesti. Sisäinen tarkastus suorittaa johdon apuna hallinnollisten prosessien tarkastusta ja arviointia sekä valvoo, että voimassa olevia määräyksiä noudatetaan. Sisäisestä tarkastuksesta voidaan antaa erilliset ohjeet. Teatterikorkeakoulu voi hankkia sisäisen tarkastuksen palvelut ostopalveluna. 2. LUKU: Taloushallinto-organisaatio Teatterikorkeakoulun ylintä taloudellista päätäntävaltaa käyttää hallitus, joka päättää Teatterikorkeakoulun strategiasta, vuotuisesta talousarviosta sekä laatii tilinpäätöksen. Hallitus vastaa yliopiston varallisuuden hoidosta ja käytöstä rehtorin kanssa määritetyn työnjaon mukaisesti. Hallitus huolehtii Teatterikorkeakoulun kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan järjestämisestä. Hallitus hyväksyy Teatterikorkeakoulun toiminnan kannalta merkittävät, eli omarahoitusosuudeltaan yli euron suuruiset yhteistyö- ja muut sopimukset sekä tekee vastaavan suuruiset menopäätökset. Toimivalta tätä pienemmistä sopimuksista säädellään erillisellä päätöksellä. Hallitus päättää Teatteri- 2

3 korkeakoulun pankkitilien avaamisesta ja niiden käyttöoikeuksista. Hallitus päättää Teatterikorkeakoulun hakeutumisesta joiltain toimintansa osilta arvonlisäverovelvolliseksi. Rehtori vastaa Teatterikorkeakoulun tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta, ja että Teatterikorkeakoulun kirjanpito on lain mukainen, ja että varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Rehtori voi delegoida taloudellista toimivaltaa hallintojohtajalle ja yksiköiden johtajille erillisillä päätöksillä. Yliopistokollegio valitsee Teatterikorkeakoulun tilintarkastajat sekä vahvistaa tilinpäätöksen ja myöntää vastuuvapauden hallitukselle ja rehtorille. Taloushallintoon kuuluvista tehtävistä ja niiden kehittämisestä vastaa hallinto- ja tukipalveluyksikkö. Maksuliikkeen ja kirjanpidon käytännön tehtävät voidaan hankkia ostopalveluina. Ostettujen palvelujen oikeellisuuden ja laadun valvonnasta vastaa hallinto- ja tukipalveluyksikkö. Hallinto- ja tukipalveluyksikkö päättää käyttöoikeuksien myöntämisestä taloushallinnon seurantaja raportointijärjestelmiin. 3. LUKU: Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta Teatterikorkeakoulun toiminnan ja talouden suunnittelu perustuu hallituksen hyväksymään strategiaan. Hallituksen vuosittain vahvistamalla strategian toteuttamissuunnitelman tarkoituksena on yliopiston toimintatavoitteiden ja voimavarojen yhteensovittaminen sekä keskipitkän aikavälin (1-4 vuoden) tavoitteiden määrittely ja kehityksen ennakoiminen. Toiminnan ja talouden suunnittelu perustuu Teatterikorkeakoulun ja opetusministeriön välillä solmittuun tulossopimukseen. Hallitus vahvistaa Teatterikorkeakoulun kullekin tilikaudelle talousarvion ennen tilikauden alkua. Teatterikorkeakoulun yksiköt laativat oman vuosittaisen budjettinsa rehtorin niille osoittaman rahoituksen puitteissa. Keskeisin seuranta-asiakirja on yliopiston tilinpäätösasiakirja siihen sisältyvine toimintakertomuksineen. Muu seuranta-aineisto määritetään Teatterikorkeakoulun laadunhallintajärjestelmässä. 4. LUKU: Maksuliike ja kassanhallinta 4.1. Pankkitilit Teatterikorkeakoulun maksuliike hoidetaan keskitetysti avattujen Teatterikorkeakoulun nimissä olevien pankkitilien kautta. Pankkitilien avaamisesta päättää rehtori, käyttöoikeudet maksuliikejärjestelmiin myöntää hallintojohtaja Suoraveloitukset Hallintojohtaja voi tehdä yliopiston maksuliikettä hoitavien pankkien kanssa suoraveloitus- ja muita sopimuksia. 3

4 4.3. Käteiskassat Kassojen ja alakassojen perustamisesta päättää talouspäällikkö, joka antaa myös määräykset kassoissa pidettävien varojen enimmäismäärästä sekä erillisen kassaohjeen. Hallinto- ja tukipalveluyksikkö pitää Teatterikorkeakoulun pääkassaa Maksuaikakortit Hallintojohtaja päättää Teatterikorkeakoulun maksuaikakorttien hankinnasta ja henkilöistä, joilla on oikeus käyttää maksuaikakorttia. Korttien hakumenettelyistä vastaa hallinto- ja tukipalveluyksikkö, joka ohjeistaa korttien käytön ja pitää luetteloa yliopiston maksukorteista ja niiden käyttäjistä sekä huolehtii, että maksuaikakortin haltijat sitoutuvat noudattamaan niiden erillisiä käyttöehtoja. Maksukorttia saa käyttää vain Teatterikorkeakoulun menojen maksamiseen toisaalla tässä taloussäännössä annettujen ohjeiden mukaisesti. Menon hyväksyjä valvoo, ettei maksuaikakortteja käytetä yksityisluonteisten menojen maksamiseen Maksuvälineiden hyväksyminen Rahasuorituksena voidaan ottaa vastaan pankkikortti ja sekki. Ilman katteen varmistamista voidaan pankkikorttimaksu ja varmentamaton sekki vastaanottaa vain siihen määrään, mistä pankit ovat yleisesti sitoutuneet vastaamaan. Sekit on toimitettava välittömästi pääkassaan. Maksuvälineenä hyväksytään myös seuraavat luottokortit: Visa, VisaElectron, Eurocard, MasterCard ja Maestro Verkkokaupan maksutavat Teatterikorkeakoulu voi myydä palveluitaan ja tuotteitaan sekä vastaanottaa lahjoituksia ylläpitämällä verkkokauppaa, jolloin tuotteen ja palvelun luovuttamisen ehtona on, että niitä koskeva suoritus on sitä ennen saapunut Teatterikorkeakoululle. Teatterikorkeakoulun maksuaikakortteja voidaan käyttää maksuvälineenä verkkokaupassa, tällöin on varmistuttava siitä, että kortin tiedot annetaan vain riittävän suojattua yhteyttä käyttäen. Teatterikorkeakoulun kaikkea verkkokauppaa koskevat tässä taloussäännössä hankintatoimesta annetut määräykset Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen Teatterikorkeakoulun maksamien menojen pankkiyhteystiedot tulee saada kirjallisesti maksunsaajalta. Toimittajatietoja ylläpidetään taloushallinnon tietojärjestelmässä palvelukeskuksen toimesta. Maksunsaajarekisteri on suojattu käyttöoikeusmäärittelyin ja salasanoin. Palvelukeskus vastaa maksunsaajarekisterin tietojen tietoturvallisuudesta 4.8. Kassavarojen sijoittaminen Teatterikorkeakoulun maksuliikettä varten avatulla pankkitilillä ei tule pitää ylimääräisiä varoja, vaan ne tulee sijoittaa tuottavasti. Talouspäällikkö vastaa Teatterikorkeakoulun kassanhallinnan kokonaisuudesta ja tekee kassanhallintaoperaatiot. 4

5 5. LUKU: Sijoitustoiminta 5.1. Päätöksenteko ja valtuudet Teatterikorkeakoulun varallisuuden sijoittamisesta ja tuottojen käytöstä säädetään tarkemmin erillisessä hallituksen vahvistamassa sijoituspolitiikassa. Hallitus päättää sijoituspolitiikasta, hyväksyy sijoitussuunnitelman ja nimeää tarvittaessa sijoitusryhmän, jossa on hallituksen ja toimivan johdon edustus. Rehtori tekee sijoitusryhmän suosituksesta sijoitustointa koskevat sopimukset ja päätökset. Talouspäällikkö toteuttaa sijoituspäätökset Ulkopuolisen palveluntuottajan käyttö Hallitus päättää ulkopuolisen varainhoitajan käytöstä. 6. LUKU: Menojen käsittely 6.1. Yleiset hankintaperiaatteet Teatterikorkeakoulun hankinnoissa noudatetaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä ja erikseen annettua Teatterikorkeakoulun hankintaohjetta. Hankintojen kilpailutuksella pyritään samaan Teatterikorkeakoululle kustannussäästöä. Hankintaohjeen laatimisesta vastaa talouspäällikkö. Hallitus päättää Teatterikorkeakoulun investointipolitiikasta. Teatterikorkeakoulun hankinnoista päättää hallintojohtaja tai hänen valtuuttamansa. Päivittäisiä yksikön kulutustarvikkeita voivat hankkia myönnettyjen määrärahojen puitteissa menopäätösten tekijät. Hankinnat suoritetaan Teatterikorkeakoulun kannalta edullisimmalla tavalla. Hankinnoista tehtävä sopimus tai tilaus laaditaan kirjallisesti. Ehdoiltaan yksinkertaisessa hankinnassa voidaan käyttää tilausmenettelyä. Mahdollisista suullisistakin tilauksista on pidettävä asianmukaista luetteloa. Tilatusta ja vastaanotetusta tavarasta tai muusta suorituksesta on vaadittava lasku. Teatterikorkeakoulun henkilökuntaan kuuluville voidaan erityisistä syistä myöntää hankintaennakkoa, ellei kiireellisten ja välttämättömien menojen maksaminen muuten ole käytännössä mahdollista. Ennakkopyyntö on tehtävä kirjallisesti. Ennakkopyyntöön on liitettävä selvitys maksettavista menoista ja ennakkopyyntöön tekee asiatarkastuksen menon hyväksyjä. Ennakon maksamisesta päättää talouspäällikkö. Menopäätökset sekä menoihin sitovat sopimukset on tehtävä Teatterikorkeakoululle kokonaistaloudellisesti mahdollisimman edullisilla maksuehdoilla Menoon sitoutuminen sekä menojen tarkastaminen ja hyväksyminen Menopäätösten tekijöitä ovat hallitus, rehtori, hallintojohtaja sekä hallintojohtosäännön mukaisten laitosten, keskusten ja yksiköiden johtajat sekä muut hallintojohtajan kirjallisesti valtuuttamat. Ennen menoon sitoutumista on menopäätöksen tekijän varmistettava menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus sekä rahoituksen riittävyys. Hallituksen, rehtorin ja hallintojohtajan väliset vastuut yliopistoa koskevien sopimusten tekemisessä on säädelty hallintojohtosäännössä. 5

6 Tavaraa tai palvelusta vastaanotettaessa on suoritettava vastaanottotarkastus, jossa on todettava, että vastaanotettu tavara tai palvelus on tehdyn tilauksen tai muun sitoumuksen mukainen. Vastaanottotarkastuksen suorittaa tavaran tai palvelun vastaanottaja. Menon numerotarkastuksessa on todettava, että menotositteesta ilmenee, mistä meno on aiheutunut ja että maksettavaan määrään johtavat laskutoimitukset ovat oikein ja palvelun myyjä on merkitty ennakkoperintärekisteriin. Teatterikorkeakoulun käyttämä tilitoimisto suorittaa numerotarkastuksen ennen menotositteen lähettämistä asiatarkastajalle. Asiallisessa tarkastuksessa on todettava, että numerotarkastus on suoritettu ja että menoa vastaava tavara tai palvelus on vastaanotettu määrältään, lajiltaan ja laadultaan oikeana sekä että laskelma, lasku tai muu tositteena oleva asiakirja on yliopistoa sitovan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen. Matkamenojen osalta varmistetaan, että työmatka on asianmukaisesti suoritettu ja matkamenot on dokumentoitu. Koneellista tietovälinettä käytettäessä asiatarkastus tehdään koneellisesti ilman elektronista allekirjoitusta. Asiatarkastuksen tekijän nimen tulee näkyä järjestelmässä selväkielisenä. Ennen menon maksamista on tähän tehtävään määrätyn henkilön hyväksyttävä meno. Hyväksyjän on varmistuttava siitä, että menoon on olemassa rahoitus, ja että meno on tehdyn menopäätöksen mukainen sekä siitä, että tositteessa ovat asianmukaiset tarkastus- ja vastaanottomerkinnät. Hyväksyminen on päivättävä ja allekirjoitettava, minkä lisäksi hyväksymismerkinnästä tulee käydä ilmi kirjanpidon tilit, joille meno kirjataan. Menon asiallisen tarkastajan ja hyväksyjän on oltava eri henkilö. Menojen hyväksyjät määrää hallintojohtaja erillisellä päätöksellä. Hallinto- ja tukipalveluyksikkö pitää hyväksyjistä ja heidän sijaisistaan luetteloa nimikirjoitusnäytteineen. Luettelosta tulee myös ilmetä, mitä menoja kukin henkilö on oikeutettu hyväksymään. Koneellista tietovälinettä käytettäessä tositteen hyväksymismerkinnän tulee sisältää allekirjoittajan nimi selväkielisenä tai selväkieliseksi saatettavissa oleva henkilökohtainen tunnus sekä toimenpiteen ajankohdan yksilöivä aikaleima. Hyväksyminen allekirjoitetaan elektronisesti. Elektroninen allekirjoitus todentuu henkilökohtaisen salasanan avulla. Hallintojohtajan valtuuttamana voidaan sopimukseen perustuvia ja määrältään toistuvia menoja (kuten laitteiden leasingvuokrat ja puhelinlaskut) hyväksyä keskitetysti. Yksiköiden päälliköiden tulee valvoa myös näistä menoista syntyvää kustannuskertymää oman yksikkönsä osalta Maksutoimeksiannot Maksutoimeksiantoja voidaan tehdä vain asianmukaisesti hyväksytyille menoille. Teatterikorkeakoulun käyttämä tilitoimisto vastaa Teatterikorkeakoulun maksutoimeksiannoista ja niiden oikeellisuudesta Matkamenot Teatterikorkeakoulun työmatkojen osalta noudatetaan voimassaolevaa työehtosopimusta ja hallintojohtajan antamia tarkentavia ohjeita. Muille kuin yliopiston oman henkilökuntaan kuuluville maksettavissa matkakorvauksissa noudatetaan näitä sääntöjä soveltuvin osin. Opiskelijoille ei voida maksaa päivärahaa, vaan matkamenoja voidaan tarvittaessa korvata matka-apurahalla. 6

7 Kaikista työmatkoista on tehtävä matkasuunnitelma matkahallintajärjestelmässä, perustellusta syystä matkasuunnitelma voidaan hyväksyä myös suullisesti. Matkasuunnitelman hyväksyy matkustajan esimies. Myös ulkopuolisen tahon maksamaa työmatkaa varten on aina oltava hyväksytty matkasuunnitelma, jossa matka hyväksytään työmatkaksi. Matkalasku tulee laatia välittömästi työmatkan päättymisen jälkeen ja sen hyväksyy matkasuunnitelman hyväksyjä. Yli kaksi kuukautta matkan päättymisen jälkeen laadittujen matkalaskujen perusteella ei suoriteta korvauksia muuten kuin hallintojohtajan päätöksellä erityisen painavista syistä. Matkasuunnitelma ja -lasku allekirjoitetaan koneellisesti käyttämällä matkahallintajärjestelmän käyttäjätunnusta ja salasanaa. Matkalaskujen maksatukseen hyväksynnän yhteydessä tarkastetaan matkalaskut numerollisesti. Maksatukseen hyväksynnän tekee talouspäällikön määräämä henkilö. Numerotarkastuksen suorittajan on myös tarkastettava, että matkalasku vastaa Teatterikorkeakoulun matkustuksesta antamaa ohjeistusta Matkaliput ja majoituspalvelut tulee hankkia kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla pääsääntöisesti käyttämällä sitä matkatoimistosta, jonka kanssa Teatterikorkeakoululla on sopimus. Mahdolliset matkaennakot haetaan, käsitellään ja hyväksytään matkahallintajärjestelmässä. Matkaennakkohakemus on tehtävä kymmenen arkipäivää ennen työmatkaa ja ennakot maksetaan ainoastaan pankkitilille. Uutta matkaennakkoa ei makseta, jos edellisiä matkaennakoita on tilittämättä. Yliopiston henkilökuntaan kuulumattomille ulkomaalaisille vierailijoille voidaan maksaa päivärahat matkaennakkona matkanhallintajärjestelmän ulkopuolella kassasta kirjallisen tositteen perusteella. Yksikön päällikkö voi antaa pidempiaikaisen oman auton käyttöoikeuden, jolloin auton käytöstä on pidettävä ajopäiväkirjaa. Oman auton käyttöluvan myöntämisperusteissa on erityisesti kiinnitettävä huomiota oman auton käytön edullisuuteen verrattuna julkisten kulkuneuvojen käyttöön. Tilapäisluonteisesta oman auton käytöstä ei edellytetä ajopäiväkirjanpitoa, mutta oman auton käyttötarve tulee perustella matkasuunnitelmassa. Matkalaskusta tulee tällöin ilmetä riittävällä tarkkuudella ne tiedot, joita kilometrikorvauksen suorittaminen edellyttää. Taksin käyttö työmatkan suorittamiseen on sallittua ainoastaan perustellusta syystä. Taksin ja Teatterikorkeakoulun taksikorttien käytöstä on annettu erillinen ohje Edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot Teatterikorkeakoulun varoja voidaan käyttää edustustarkoituksiin vain tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi. Edustusmenoista ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvista menoista Teatterikorkeakoulussa on annettu erillinen ohje. Yksiköiden esimiesten tulee huolehtia, että yksiköiden edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot pysyvät kohtuullisina Kulukorvaukset Teatterikorkeakoulun henkilökuntaan kuuluvalle voidaan perustellusta syystä erikseen sovittaessa maksaa korvaus oman omaisuuden, käyttöoikeuden tai palvelun käytöstä työtehtävien hoitoon. Maksettavasta korvauksesta ja sen perusteista tekee päätöksen hallintojohtaja. Kulukorvaus hyväksytään kuten muutkin menot. 7

8 6.7. Apurahat Apurahoja voidaan myöntää opintoihin liittyvien matkakulujen maksamiseen, tieteellisen tai taiteellisen työn tekemiseen taikka jatko-opintojen harjoittamiseen. Apurahoilla voidaan tukea erityisesti kansainvälistä liikkuvuutta. Apurahaa ei saa käyttää korvaamaan palvelussuhdetta, eikä apurahan saajalta voi edellyttää muuta työtä kuin mihin apuraha on myönnetty. Apurahan myöntää yksikön päällikkö ja rehtorin apurahat rehtori. Jos henkilölle saman vuoden aikana myönnettävien apurahojen kokonaissumma ylittää euroa, myöntäminen edellyttää hallintojohtajan hyväksymistä Palkkamenot ja työnantajamaksut Henkilöstöpäällikkö vastaa palkanlaskennasta. Teatterikorkeakoulun palkanmaksupäivät ovat kunkin kuukauden 15. ja viimeinen päivä. Palkat maksetaan suoraveloitusmenettelyä hyväksikäyttäen saajan määräämään rahalaitokseen. Konekielinen maksatusaineisto menee Teatterikorkeakoulun maksuja välittävälle rahalaitokselle suoraan palkkojen käsittelystä vastaavasta palvelukeskuksesta. Ennen palkka-aineiston maksutoimeksiantoa on aineisto asiatarkastettava ja hyväksyttävä. Teatterikorkeakoulun maksuja välittävälle rahalaitokselle annettavasta valtuudesta suoraveloitukseen päättää hallintojohtaja. Palkanlaskennan perusteet ja niissä tapahtuvat muutokset sekä muut palkkaukseen vaikuttavat tekijät on ilmoitettava laskentaa suorittavalle palvelukeskukselle kirjallisesti. Palkkioista ja lyhytaikaisista tilapäisistä tehtävistä on kirjoitettava palkkiolasku, mistä tulee käydä ilmi laskuttaja, työn suoritusaika ja maksuperuste. Palkkiolaskut tarkastetaan ja hyväksytään tulosyksikössä samalla tavalla kuin mitä menon hyväksymisestä on määrätty. Ilmoitukset palkoista ja palkkioista vero- tai muita viranomaisia varten hyväksyy henkilöstöpäällikkö tai hänen määräämänsä henkilö. Palkkauspäätöksen hyväksyjä vastaa siitä, että menon maksuperuste ja kirjanpitokirjaukset ovat oikeat ja että rahoitus on riittävä. Teatterikorkeakoulussa maksettavista palkoista ja palkkioista pidettävässä palkkakirjanpidossa noudatetaan ennakkoperintälain ja ennakkoperintäasetuksen säädöksiä kirjanpitovelvollisen suorituksen maksajan palkkakirjanpidosta. Palkka-aineistoa tarkistettaessa on todettava, että palkkalistan, muuttuneiden tapahtumien luettelon ja muiden tietojen sisältö on sekä asiallisesti että numerollisesti oikea. Palkkalistan tarkistuksesta vastaa henkilöstöpäällikkö tai hänen määräämänsä henkilö. Kaikki palkkalistat hyväksyy hallintojohtaja. Teatterikorkeakoulun henkilökunnan ja opiskelijoiden vakuuttamisessa noudatetaan yliopistojen yhteisessä kilpailutuksessa sovittuja menettelyjä. Vakuutuspalvelut hankitaan kilpailutuksessa valituilta palveluntuottajilta. Henkilöstöpäällikkö määrää työterveyshuollon laskujen tarkastajat ja laskut hyväksyy hallintojohtaja. Työterveyshuollon laskujen liitteet säilytetään hallintoryhmässä siten, että tietosuoja- ja tietoturvallisuusvelvoitteita noudatetaan Verotili Teatterikorkeakoulun käyttämä tilitoimisto vastaa Teatterikorkeakoulun verotilille toimitettavien tietojen oikeellisuudesta ja verotiliin liittyvistä maksusuoritusten toteuttamisesta. 8

9 7. LUKU: Tulojen käsittely 7.1. Hinnoittelumenettelyt Yksiköiden, jotka perivät tuottamistaan palveluista maksuja yliopistolle, tulee tuottaa asianmukaiset hinnoittelulaskelmat. Elinkeinotoimintaan liittyvät palvelut tulee hinnoitella niin, että niistä muodostuu riittävä taloudellinen ylijäämä. Yhteisrahoitteisten hankkeiden osalta tulee hinnoittelun avulla varmistaa, ettei Teatterikorkeakoululle aiheudu hankkeista omarahoitusosuutta ylittäviä kustannuksia. Hinnat päättää ja hinnastot vahvistaa yksikön johtaja. Tehdyistä hinnastoista on toimitettava kopiot hallinto- ja tukipalveluyksikköön. Esitystoiminnan lippujen hinnoittelun periaatteet päättää rehtori Laskutusmenettelyt Syntynyt saaminen on viipymättä laskutettava. Laskutus tulee tehdä heti kun laskutusperuste on syntynyt eikä sitä tule lykätä. Laskua ei kuitenkaan ole tarpeen käyttää, jos kyseessä on käteissuoritus kassaan tai jos peritään määräaikoina toistuvia tuloja, jotka on sovittu vaatimatta maksettaviksi, taikka jos maksu perustuu sitoumukseen tai päätökseen, josta ilmenevät maksuvelvollisuus ja maksun suorittamiseen tarvittavat tiedot. Myyntilaskujen maksuaikana on pääsääntöisesti 14 vuorokautta. Laskutuksesta huolehtii se tulosyksikkö, jonka toimintaan lasku liittyy ja hyväksytty laskutuspyyntölomake toimitetaan Teatterikorkeakoulun käyttämään tilitoimistoon, joka huolehtii laskutuksen toteutuksesta sekä saatavareskontrasta ja sen täsmäytyksestä Yhteisrahoitteiset hankkeet Yhteisrahoitteisen toiminnan sopimuksenteosta ja hyväksymismenettelystä on säädetty Teatterikorkeakoulun hallintojohtosäännössä. Yhteistoimintaan sitoutuneen yksikön johtaja vastaa sopimusehtojen mukaisesta varojen käytön seurannasta sekä valvonta- ja raportointimenettelyistä EU-rahoitus Euroopan Unionin rahoittamien hankkeiden kirjanpidossa ja maksuliikkeessä noudatetaan yleisten menettelyjen lisäksi EU:n mahdollisesti antamia erilisiä säädöksiä ja määräyksiä. Sopimusten solmimisoikeuksia koskevat säädökset on annettu Teatterikorkeakoulun johtosäännössä Tulot yhteistyökumppaneilta Mahdollisen yritysyhteistyörahoituksen tai vastaavasta yhteistyökumppaneilta tulevan rahoituksen vastaanotosta päättää rehtori. Sopimukset on tehtävä kirjallisesti noudattaen hallintojohtosäännön mukaisia toimivaltasäädöksiä Lahjoitusvarat Teatterikorkeakoulun saamien lahjoitusten on perustuttava lahjakirjaan tai vastaavaan asiakirjaan ja lahjoitusvarat on käytettävä lahjakirjassa osoitettuun tarkoitukseen, mikäli lahjoituksen käyttötarkoitus on yksilöity. Käyttötarkoitukseltaan kohdistamattoman lahjoituksen tai lahjoituksen tuoton käytöstä päätetään Teatterikorkeakoulun normaalin toiminnanohjausjärjestelmän mukaisesti. 9

10 Merkittävät lahjoitukset hyväksyy rehtori. Lahjoituksen ehtojen liittyessä Teatterikorkeakoulussa annettavan opetuksen suuntaamiseen, päättää lahjoituksen hyväksymisestä hallitus Perintätoimet Saatavien perintä ja sen valvonta on järjestettävä siten, että kaikki saatavat tulevat ajallaan ja asianmukaisesti perityksi. Mikäli saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, on velallista kirjeitse kehotettava maksamaan velkansa viivästyskorkoineen määräajassa. Jos saatavaa ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu, on asiassa ryhdyttävä perimistoimenpiteisiin. Toimenpiteistä huolehtii talouspalveluita tuottava palvelukeskus, Teatterikorkeakoulun päätöksellä saatava voidaan siirtää perintätoimiston perittäväksi Tileistä poistaminen Päätökset saatavien poistamisesta tekee talouspäällikkö. Hyvityslaskut laaditaan vastaavalla menettelyllä kuin myyntilaskutkin. 8. LUKU: Kirjanpito 8.1. Teatterikorkeakoulun kirjanpitokokonaisuus Teatterikorkeakoulun kirjanpidossa sovelletaan kirjapitolakia sekä opetusministeriön ja yliopistojen kanssa yhteistyössä laadittua uudistuvien yliopistojen taloushallinnon koodistoa. Tuloslaskelma laaditaan aatteellisen yhteisön ja säätiön tuloslaskelman kaavaa käyttäen. Teatterikorkeakoulu pitää kirjanpidossaan toisistaan erillään valtion rahoituksella ylläpidetyn toiminnan ja elinkeinotoiminnan. Hallitus päättää Teatterikorkeakoulun varojen mahdollisesta rahastoinnista. Kirjanpito käsittää ulkoisen ja sisäisen kirjanpidon sekä tarvittavat apukirjanpidot, joita ovat ostoja myyntireskontrat, laskutusjärjestelmä ja käyttöomaisuuskirjanpito. Kirjanpidon yleisvalvonnasta huolehtii talouspäällikkö, jonka tulee huolehtia siitä, että kirjanpitoa hoidetaan säädösten, määräysten ja annettujen ohjeiden mukaisesti. Kirjanpidon laillisuudesta vastaa rehtori ja kirjanpidon valvonnasta hallitus Osakirjanpitojen valvonta Teatterikorkeakoulun käyttämä tilitoimisto täsmäyttää osakirjanpidot (paperittoman kirjanpidon järjestelmä, matkanhallintajärjestelmä, käyttöomaisuus, reskontrat) kirjanpitoon kerran kuukaudessa. Samoin tilitoimisto täsmäyttää siirron palkanlaskennan tietojärjestelmästä kirjanpitojärjestelmään ja vastaa muista menettelyistä, joilla varmistetaan, että osakirjanpitojen ja pääkirjanpidon välisten tiedonsiirtojen kirjausketjut (audit trail) pystytään vaivatta toteamaan. Yksikkö, joka laskuttaa yliopiston sisäisesti menoja, vastaa sisäisen laskutuksen täsmäämisestä alkuperäiseen menolaskuun Kirjanpidon tilit Tilijärjestelmän perustana ovat ns. järjestökaavan mukaiset tilit sekä suunnittelu- ja seurantajärjestelmän edellyttämät tilipuitteet. Hallintojohtaja vahvistaa kunakin tilivuonna käytettävät tilit. Hallinto- ja tukipalveluyksikkö antaa tilien käyttöä koskevat yleiset ohjeet ja tekee niiden soveltamista 10

11 koskevat päätökset. Tililuettelo säilytetään tilinpäätösaineiston liitteenä. Yliopiston kirjanpitokirjat tuotetaan ja arkistoidaan tilitoimistossa Tilinpäätöksen laatiminen, käsittely ja allekirjoittaminen Yliopiston tilinpäätös laaditaan tilitoimistossa sekä hallinto- ja tukipalveluyksikössä palvelusopimuksessa määritellyn vastuunjaon mukaisesti. Teatterikorkeakoulun tilinpäätöksen laatimisesta vastaa ja sen hyväksyy sekä allekirjoittaa yliopiston hallitus. Tilinpäätös on laadittava viimeistään tilivuotta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä. Hallinto- ja tukipalveluyksikkö antaa yliopiston sisäiset tilinpäätösohjeet. Tilinpäätöksen liitetietojen tuottamisesta vastaa sekä tilinpäätöskokonaisuuteen kuuluvan toimintakertomuksen laatii hallinto- ja tukipalveluyksikkö. Hallintojohtaja määrää tase-erittelyjen laatijat, jotka allekirjoittavat tase-erittelyt. Teatterikorkeakoulun käyttämä tilitoimisto allekirjoittaa laatimansa tase-erittelyt Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen Yliopistokollegio vahvistaa Teatterikorkeakoulun tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapauden myöntämisestä rehtorille ja hallituksen jäsenille tilivuotta seuraavan kesäkuun loppuun mennessä saamansa tilitarkastuskertomuksen perustella. Yliopistokollegio päättää tarvittaessa vahingonkorvauskanteen nostamisesta rehtoria tai hallituksen jäsentä vastaan. 9. LUKU: Omaisuuden hallinta 9.1. Yleiset määräykset Teatterikorkeakoulun hallitus vahvistaa erillisen investointipolitiikan. Investoinnit suunnitellaan osana muuta vuotuista toiminnan suunnittelua. Hallitus vahvistaa strategiakauden investointien tason, vuotuiset investointipäätökset valmistelee investointiryhmä ja toteuttaa hankintaryhmä. Teatterikorkeakoulun omaisuuden hallintaan kuuluvat omaisuuden hankkiminen, varastointi, korjaus ja huolto, käyttöomaisuuden rekisteröinti ja kirjanpito, käytöstä poistaminen sekä valvonta. Omaisuuden hallintaa koskevia määräyksiä ja ohjeita antaa hallinto- ja tukipalveluyksikkö Omaisuuden osoittamisesta Teatterikorkeakoulun yksikön käyttöön päättää hallintojohtaja. Yksikön käyttöön osoitetun omaisuuden hoidosta vastaa yksikön johtaja. Omaisuus on pidettävä kunnossa ja sitä on käytettävä taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Omaisuutta ei saa jättää alttiiksi sää-, varkaus- ym. vahingoille. Hallinto- ja tukipalveluyksikön tehtävänä on valvoa, että yliopiston omaisuutta hoidetaan ja käytetään asianmukaisesti sekä taloudellisesti. Opetusvälineiden ja muun käyttöomaisuuden käytössä tulee edistää eri toimintayksiköiden välistä yhteistoimintaa, jotta omaisuus olisi mahdollisimman tehokkaassa käytössä. Kaluston kunnossapito tulee järjestää siten, että sen käytettävyys säilyy jatkuvasti ja että kunnossapitokustannukset pysyvät pieninä Käyttöomaisuuden hallinta Teatterikorkeakoululle hankitusta omaisuudesta pidetään käyttöomaisuuskirjanpitoa, johon viedään euron tai enemmän arvoinen käyttöomaisuudeksi määritelty omaisuus. Käyttöomaisuuden 11

12 inventointi suoritetaan joka vuosi. Tulosyksikön päällikkö vastaa, että inventointi suoritetaan hallintoryhmän antamien ohjeiden mukaisesti Irtaimistorekisteri Teatterikorkeakoulun irtaimistosta pidetään erillistä irtaimistorekisteriä, jossa on käyttöomaisuuden lisäksi koko muu Teatterikorkeakoulun omistama irtaimisto. Rekisteri sisältää omaisuutta koskevat nimet, tuntomerkit, määrät, hankintahinnat ja -ajankohdat, teknisen käyttöiän, sijaintipaikat sekä rekisteristä poistamiset. Rekisterissä olevan teknisen käyttöikätiedon perusteella tuotetaan ennakoivaa tietoja Teatterikorkeakoulun tulevien vuosien hankintojen suunnittelemiseksi Vakuuttaminen Teatterikorkeakoulun omaisuuden vakuuttamisen periaatteista päättää Teatterikorkeakoulun hallitus, joka vastaa Teatterikorkeakoulun omaisuuden hoidosta ja käytöstä Omaisuuden luovutus Teatterikorkeakoulun omaisuus on poistettava käyttöarvoa vailla olevana, mikäli vanhentunut omaisuus haittaa tehokasta toimintaa, sen korjaaminen on epätaloudellista, se ei ole muuttuneiden olosuhteiden johdosta enää tarpeellinen toiminnalle, sen käyttöaste on muuttunut epätaloudelliseksi tai sitä ei työturvallisuuden vuoksi tai muusta syystä voida käyttää tarkoitetulla tavalla. Talouspäällikkö päättää omaisuutta hallinneen yksikön esimiehen esityksestä omaisuuden myynnistä ja poistetun omaisuuden käytöstä. Inventoinnin yhteydessä voidaan romutettu omaisuus poistaa yhtenä kokonaisuutena Muut omaisuuden hallintaan ja käyttöön liittyvät määräykset Teatterikorkeakoulun omistamia autoja saa käyttää ainoastaan työtehtävien hoitamiseen ja ajosta on tehtävä merkintä ajopäiväkirjaan. Autoja hallinnoi hallinto- ja tukipalveluyksikkö. Autojen käytöstä Teatterikorkeakoulussa on annettu erillinen ohje. Teatterikorkeakoulun henkilöstö sitoutuu Teatterikorkeakoulun hallinnassa olevan matkapuhelimen ja liittymän osalta käyttämään puhelinta ainoastaan työtehtävien hoitamiseen tai käyttämään yksityispuheluissaan laskujakajaa, jolloin yksityispuheluiden menot laskutetaan suoraan käyttäjältä. Mikäli Teatterikorkeakoulun muuta omaisuutta luovutetaan henkilöstön käyttöön, on koneen tai laitteen hallinnasta vastaavan yksikön päällikön ja työntekijän tehtävä asiasta kirjallinen sopimus. Yksikön päällikkö vastaa vuokratun tai leasing-omaisuuden luetteloinnista ja käytöstä. Hallinto- ja tukipalveluyksikkö vastaa keskitetysti leasing-laitteiden rekisterin ylläpidosta. 10. LUKU: Voimaantulo Tämä taloussääntö tulee voimaan lukien. 12