Hankinnan kuvaus

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunta ERITYISTARKASTUSPALVELUN HANKINTA TARLAU 79 Hankinnan kuvaus Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan antanut tarkastuslautakunnan tehtäväksi vihreiden ja vasemmistoliiton valtuustoryhmien aloitteessa esitetyn erityisen tarkastuksen teettämisen ulkopuolisella tilintarkastusyhteisöllä v helmikuun loppuun mennessä. Tarkastuslautakunnan tulee määrittää selvityksen laajuus ja selvitettävät asiat sekä kilpailuttaa selvityksen tekeminen. Tarkastuslautakunnan tulee saattaa selvityksen perusteella laatimansa raportti kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi. Erityistarkastuksen tulee olla valmis v helmikuun loppuun mennessä. Tavoitteellinen työn aloittamisaika on v joulukuussa. Tarkastustyön laskutus tapahtuu vuoden 2012 puolella. Vuoden 2012 talousarvioon sisältyy euron määrärahaesitys erityistarkastuspalvelujen hankintaa varten. Hankintamenettely Tarjoukset on pyydetty julkisista hankinnoista annetun lainsäädännön mukaisesti avoimena hankintamenettelynä. Kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus Hilma-ilmoituspalveluissa osoitteessa: " Tarkastuslautakunta on kokouksessaan hyväksynyt tarjouspyynnön erityistarkastuspalveluista. Tarjouspyyntö liitteineen on myös lähetetty 6 tilintarkastusyhteisölle. Tarjoukset on pyydetty toimittamaan tarkastuslautakunnalle mennessä. Tarjouspyyntö ja siihen kuuluva liiteaineisto on liitteenä A. Tarjoukset Tarjousten jättöaika päättyi Määräaikaan mennessä saatiin kaksi (2) tarjousta. Tarkastuslautakunta on kokouksessaan suorittanut tarjousten avauksen.

2 Tarjouksen määräaikaan mennessä ovat jättäneet Deloitte & Touche Oy ja Ernst & Young Oy. Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut. Tarjousten avauspöytäkirja on liitteenä B. Hankintalain mukaisesti tarjousten käsittely toteutetaan kolmessa eri vaiheessa seuraavasti: Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Tarjoajan soveltuvuus Tarjouspyynnön kohdassa 4. oli todettu tarjoajan soveltuvuusvaatimukset: JHTT- KHT- tai HTM pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa tarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä ao. toimialaan kuuluvan tytäryhteisön tarkastuksessa. Samalla pyydetään ilmoittamaan tarkastajan/tarkastajien nimet. Sellainen palveluntuottaja, joka on tai on ollut kaupungin tai jonkin selvitettävän yhtiön tilintarkastaja (jääviys) ei voi tarjota ko. palvelua. Molemmat tarjoajat täyttivät esitetyt soveltuvuusehdot. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Hankintalain 46 :n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Lainkohdan mukaan tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. Kyseinen linjaus on todettu myös oikeuskäytännössä, jonka mukaan hankintayksiköllä ei ole pelkästään oikeutta, vaan myös velvollisuus hylätä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset.

3 Hankintamenettelyn lähtökohtana on tehtyjen tarjousten lopullisuus. Tarjouspyynnössä (kohdat 5, 8 ja 11) on pyydetty ilmoittamaan erityistarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistuksessa todettiin, että Ernst & Young Oy:n tarjouksessa tarjoushintaa ei ole annettu yksiselitteisesti kokonaishintana vaan tarjoushinta on annettu palkkioarviona seuraavasti: "Palkkioarviomme Palkkiomme määräytyy käytetyn ajan perusteella ja palkkioperusteemme on 200,00 euroa/h. Palkkioarviomme tarjouspyyntönne perusteella tulee olemaan ,00 euroa (alv 0%). Palkkiomme on laskettu siten, että tarkastukseen käytetään aikaa 7,5 h/pv a 200 euroa/h sekä matkakulut 200 euroa/pv ja yhteensä 20 päivää. Lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matkakustannukset on JHTT, HTM tilintarkastajan osalta euroa/päivä ja KHT, JHTT tilintarkastajan ja/tai lakimiehen osalta euroa/päivä. Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella. Maksuehto 14 vrk netto. Viivästyskorko korkolain mukaan." Näin ollen Ernst & Young Oy:n tarjous tulee hylätä ja sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen. Tarjouspyynnössä on selvästi edellytetty, että tarjoaja esittää tarjouksessaan kiinteän kokonaishinnan. Ernst & Young on kuitenkin tarjouksessaan ilmoittanut vain arvion hinnoittelustaan ja näin ollen varannut itselleen yksipuolisen oikeuden korottaa hintaa sopimuskauden aikana. Tarjouksen sisältämä hintavarauma tarkoittaa, ettei hankintayksikön tiedossa ole varmuudella, mikä olisi tarjoajan kanssa tehtävän sopimuksen lopullinen hinta sopimuskaudella. Hankintayksiköllä ei tarjouksen perusteella olisi myöskään selvää tietoa siitä, millaisissa olosuhteissa arvioon tehtäisiin muutoksia ja mikä lopullinen hinta tulisi olemaan. Tarjous ei näin ollen täytä tarjouspyynnön ehtoa tarjoajaa sitovasta kokonaishinnasta. Hintavarauman johdosta tarjoaja ei ole ilmoittanut tarjouksensa hintaa tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla. Hintavaraumassa on kysymys tarjouksen sisältöön ja vertailukelpoisuuteen vaikuttavasta seikasta.

4 Lisäksi todettiin myös, että Deloitte & Touche Oy:n tarjous täytti tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjouskilpailun ratkaisuperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteita olivat erityistarkastuksen kokonaishinta, painoarvo 40 % ja laatu, painoarvo 50 % (arviointikriteereinä: auktorisoidun KHT/HTM -tarkastajan työn osuus, auktorisoidun JHTT -tarkastajan työn osuus, kokemus kunnan/kunnallisen tytäryhteisön erityistarkastuksesta sekä muiden kuin kunnallisten yhtiöiden erityistilintarkastuksesta ja tarkastussuunnitelman sisältö). Deloitte & Touche Oy:n tarjouksessa tarjoushinta on annettu tarjouspyynnön mukaisesti seuraavasti: " Hintatiedot Erityistarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset on ,00 euroa ilman arvonlisäveroa. Asiantuntijapalveluissa päivän kesto on 7,5 työtuntia. Tarjoukseen sisältyy päiviä 36 ja työtunteja 270. Päiväkohtainen hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset on 1.080,00 euroa, joka on sama myös lisätarkastuspäiviltä." Koska jäljellä oleva tarjous täytti tarjouspyynnön ehdot ja asetetut laadulliset vaatimukset, esitetään, että Deloitte & Touche Oy:n tarjous hyväksytään edellä mainitulla kokonaishinnalla. Tp Tarkastuslautakunta päättää hylätä Ernst & Young Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena hintaan liittyvän varauman vuoksi esittelytekstissä mainituin perustein hyväksyä Deloitte & Touche Oy:n tarjouksen erityistarkastuspalveluista kokonaishintaan ,00 ilman arvonlisäveroa. Tarkastuslautakunta päättää oikeuttaa lautakunnan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja tarkastuspäällikön hy-

5 väk sy mään so pi mus valitun tilintarkastusyhteisön kanssa. Lisäksi lautakunta päättää tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa. Tarlau Hyväksyttiin.