TARJOUSPYYNTÖ HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1(7) TARJOUSPYYNTÖ HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA 1. Tarkastuspalvelun ostaja 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Pyydämme tarjoustanne Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän kuntalain 14 luvun mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta valtuuston toimikautta vastaavilta vuosilta. Lisäksi tarjoustanne pyydetään tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävien hoidosta ja tytäryhteisöjen tarkastuspalveluista. Osatarjoukset eivät ole mahdollisia. Alihankintapalvelujen käyttö ei ole mahdollista. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankintailmoitus julkaistaan HILMA-tietokannassa ja kuntayhtymän kotisivuilla Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Tarkastuslautakunta Perämiehentie Porvoo Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän omistaa yhdeksän jäsenkuntaa. Suurin jäsenkunnista on Porvoon kaupunki. Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä ylläpitää Porvoon Ammattiopistoa ja aikuiskoulutuskeskus Edupolia, joiden yhteinen opiskelijamäärä on noin opiskelijaa. Lisäksi kuntayhtymään kuuluu Itä-Uudenmaan oppisopimuskeskus. Oppisopimusten määrä on vuosittain noin 700. Koulutuskuntayhtymällä on seuraavat toimipisteet: - Amisto Perämiehentie 6 Porvoo - Amisto Aleksanterinkatu 20 Porvoo - Amisto Johtajantie 12 Loviisa - Amisto Helkamäentie 32 Monninkylä - Edupoli Ammattitie 1 Porvoo - Edupoli Virnatie 5 A Vantaa - Edupoli Lämmittäjänkatu 2 A Helsinki - Edupoli Kumitehtaankatu 5 B Kerava

2 TARJOUSPYYNTÖ 2(7) 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus 3.2. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät Kuntayhtymän toimintatuotot ovat noin 31 milj. euroa. Vuoden 2016 tulos on euroa ylijäämäinen. Taseen loppusumma on 34 milj. euroa. Kuntayhtymällä ei ole merkittäviä investointipaineita; kuntayhtymän investointimenot vuonna 2016 olivat euroa. Kuntayhtymän henkilöstömäärä on 382 henkilöä, joista opetushenkilöstöä 261. Henkilöstökulut vuonna 2016 olivat 20 milj. euroa. Kuntayhtymäkonserniin kuuluvat Kiinteistö oy Edupolis, Kiinteistö oy Loviisan Amisto ja Edupoli Oy. Lisätietoja löytää kuntayhtymän internet-sivuilta ja Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 14 tarkastuspäivää vuodessa. Tarkastuspäiväksi katsotaan 7 tuntia 30 minuuttia/päivä, johon ei sisälly matka-aikoja. Tarkastuspäivän hintaan sisältyy alla mainittu raportointi. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan kirjallisesti tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmastaan. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan kirjallisen väliraportin tarkastustyön kulusta ja tehdyistä havainnoista tarkastuslautakunnalle vähintään kaksi kertaa vuodessa. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtäviin kuuluu kokouskutsu/esityslistan laatiminen, pöytäkirjan pitäminen ja arviointikertomuksen kokoaminen. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät hoitaa kokonaisuudessaan JHTTtarkastaja. Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän tarkastuslautakunta pitää 5-6 kokousta vuodessa. Sihteeritehtävien laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 30 työtuntia vuodessa Kuntakonsernin tytäryhteisöjen tilintarkastus Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän tytäryhteisöjen tarkastuspäivien määränä tarjouksessa ja vertailussa käytetään 3 päivää vuodessa.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3(7) 4. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla sertifioitu laatu- ja ympäristöjärjestelmä. 5. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin: - kokonaishinta sopimuskaudelle sisältäen kuntalain mukaisen tilintarkastuksen, tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät ja tytäryhteisöjen tarkastuspalvelut tarjouspyynnössä ilmoitetussa laajuudessa 60 % pisteytys seuraavasti: edullisin kokonaishinta = maksimipisteet 120 pistettä muu tarjottu hinta = 120 pistettä * edullisin hinta / ao. hinta - vastuullisen JHTT-tarkastajan työn osuus kuntalain mukaisesta tilintarkastuksesta, prosentteina 20 % vähintään 80 % = maksimipisteet 40 pistettä 70 % -79 % = 30 pistettä 60 % - 69 % = 20 pistettä 50 % - 59 % = 5 pistettä 0 % - 49 % = 0 pistettä - vastuullisen JHTT-tilintarkastajan kokemus kuntien ja/tai kuntayhtymien tarkastuksesta, vuosina 20 % yli 20 vuotta = maksimipisteet 40 pistettä vuotta = 30 pistettä vuotta = 20 pistettä 5 9 vuotta = 15 pistettä 0 4 vuotta = 0 pistettä Maksimipistemäärä on 200 pistettä ja arviointikriteereistä suurin painoarvo 60 % on hinnalla. 6. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimuskausi on valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuskausi.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4(7) 7. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät kahden ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella sähköisenä verkkolaskuna. Kuntayhtymän operaattorina on TietoEnator Oyj. Laskut otetaan vastaan mieluiten xml-muotoisena verkkolaskuna osoitteeseen TE Maksuehto 14 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukaan. 8. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaiset organisaatiomuutokset) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Tilintarkastusyhteisö voi perustellusta syystä muuttaa sopimuskauden kuluessa määräystään vastuunalaisesta tilintarkastajasta. Muutoksesta on neuvoteltava etukäteen tarkastuslautakunnan kanssa. Sopimus voidaan irtisanoa 12 kuukauden irtisanomisajalla molemmin puolin. Tarkastuspalveluista laadittua sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Itä-Uudenmaan käräjäoikeudessa. 9. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5(7) Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: Kuntalain mukainen tilintarkastus - valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset. - laskutuksessa sovellettava vastuullisen JHTT-tilintarkastajan tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - vastuullisen JHTT-tilintarkastajaksi ehdotetun nimi, yhteystiedot ja tiedot tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta kuntien ja/tai kuntayhtymien tarkastuksesta - vastuullisen JHTT-tarkastajan työn osuus kuntalain mukaisesta tilintarkastuksesta - laskutuksessa sovellettava avustavan tilintarkastajan tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - avustavaksi tilintarkastajaksi ehdotetun nimi, yhteystiedot ja tiedot tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät - tarkastuslautakunnan toimikautta vastaavien vuosien sihteeritehtävien kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - sihteeritehtävien tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, johon tarjottu kokonaishinta perustuu. Tytäryhteisöjen tilintarkastus - valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset. - laskutuksessa sovellettava vastuullisen JHTT-tilintarkastajan tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa asti.

6 TARJOUSPYYNTÖ 6(7) Tarjouksen liitteet Tarjouksen liitteinä tulee olla - JHTT-yhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta - todistus sertifioidusta laatu- ja ympäristöjärjestelmästä 10. Tarjoajan liike- tai ammattisalaisuudet 11. Tarjousten jättäminen Tarjoajan ei tule sisällyttää tarjoukseensa liike- tai ammattisalaisuuksia. Tarjousten vertailussa käytettävät tiedot, kuten esimerkiksi hinta, eivät voi olla tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjoajan tarjousasiakirjat kuitenkin sisältävät liike- tai ammattisalaisuuksia, tulee tarjous toimittaa kahtena eri versiona: 1. tarjous, joka on kaikilta osilta julkinen 2. tarjous, joka sisältää em. salassa pidettäviä tietoja merkinnällä SALAINEN Tarjoukset pyydetään toimittamaan klo mennessä sähköpostiosoitteella maija.penttila@iukky.fi. Tarjousten sähköpostiviestin aiheeksi tulee merkitä Tarkastuspalvelut Päätöksenteko ja päätöksestä tiedottamien Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän johtava rehtori tekee päätöksen tarkastuspalveluiden hankinnasta. Hankintapäätös ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon hankintapäätös lähetetään. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 13. Sopimus ja tilaajavastuulaki Kirjallinen sopimus palveluhankinnasta laaditaan sen jälkeen, kun päätös on saanut lain voiman. Ennen hankintasopimuksen tekemistä valitun toimittajan on annettava lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (tilaajavastuulaki 1233/2006) mukaiset selvitykset: - selvitys siitä, että tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisävelvolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä että mahdollista verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty

7 TARJOUSPYYNTÖ 7(7) - todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta ja selvitys siitä, että mahdollisia erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskevat maksusopimukset on tehty - selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Tiedot eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. 14. Lisätiedot Hankintaa koskevat tiedustelut tulee esittää mennessä sähköpostiosoitteeseen maija.penttila@iukky.fi. Tarjoajan tulee seurata avointa tarjouspyyntöä sivulla Mikäli tarjouspyyntöön tulee tarkennuksia, ne julkaistaan ao. sivulla. ITÄ-UUDENMAAN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ TARKASTUSLAUTAKUNTA Pirkko Buddas puheenjohtaja