Espoon kaupungin hankintapalvelut PALVELUHANKINTOJEN 1 (6) TARJOUSPYYNTÖ Dnro 3556/ /2011 Päiväys

Transkriptio

1 Espoon kaupungin hankintapalvelut PALVELUHANKINTOJEN 1 (6) HELMET-KIRJASTOJEN AINEISTON PERINTÄPALVELUJEN HANKINTA Espoon kaupungin hankintapalvelut järjestää tarjouskilpailun HelMet-kirjaston perintäpalvelusta Espoon, Vantaan sekä Kauniaisten kaupungin puolesta. Helsingin kaupunki on valtuuttanut Espoon hoitamaan kilpailutuksen. Yhteinen tarjouspyyntö perustuu Espoon, Vantaan ja Kauniaisten solmimaan sopimukseen yhteishankinnoista ja Helsingin Espoolle antamaan valtuutukseen kilpailuttaa Helmet- kirjastojen aineiston perintäpalvelu. Kilpailutuksen perusteella solmitaan sopimus yhden toimittajan kanssa. 1. Hankinnan kohde ja kuvaus Kilpailutettavalla perintäpalvelulla tarkoitetaan palvelua, jossa perintätoimisto perii HelMet -kirjastoihin palautumattoman aineiston. Kilpailutettavaan perintäpalveluun kuuluu tarpeen mukaan myös Espoon ja Kauniaisten osalta velkajärjestelyiden maksuohjelmien seuraaminen. Hankinnan kohde on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnön liitteellä 1. Liitteessä kuvataan myös perinnän volyymilukuja. Kaupungit eivät sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin arvioihin hankintamääristä. 2. Sopimuskausi Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevaksi. Irtisanomis- ja purkuehdot on määritelty liitteenä 4 olevassa hankintasopimuksessa. 3. Hankintapäätös Espoo, Vantaan ja Kauniaisten puolesta hankintapäätöksen tekee Espoon kaupungin hankintapalvelujen johtaja. Helsinki tekee erikseen samansisältöisen hankintapäätöksen kuin em. kaupungit. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. 4. Hankintasopimus Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus kaupunkien ja valitun toimittajan kesken. Hankintasopimuksen allekirjoittaa Espoon,

2 Espoon kaupungin hankintapalvelut PALVELUHANKINTOJEN 2 (6) Vantaan ja Kauniaisten puolesta hankintapäätöksen tekijä. Helsinki tekee ja allekirjoittaa valitun toimittajan kanssa erikseen samansisältöisen sopimuksen kuin Espoo, Vantaa ja Kauniainen yhdessä tekevät. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokkaat tai tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi. Valitun toimittajan ja kaupunkien välille syntyy sitova sopimus vasta, kun kaikki hankinnan osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. 5. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä, hankintalain liitteen B mukainen hankinta. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus Hilma -tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen. 6. Tarjousten käsittely 7. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: tarjoajien kelpoisuuden arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan liitteessä 2 kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. Jos tarjoaja ei täytä kelpoisuusehtoja, se suljetaan pois tarjouskilpailusta. 8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 9. Tarjousten vertailu Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen valintaperusteena on halvin hinta.

3 Espoon kaupungin hankintapalvelut PALVELUHANKINTOJEN 3 (6) 10. Tarjouksen hintatiedot Halvin hinta määräytyy liitteessä 3 yksilöityjen perusteiden mukaisesti. Vertailu on jaettu kolmeen eri ryhmään sisällöllisesti ja eri painotuksin HelMet -kirjastojen toiminnan kannalta perustellulla tavalla. Jokaisesta ryhmästä saadut painotetut hintapisteet lasketaan tarjoajittain yhteen ja parhaat hintapisteet saanut tarjoaja valitaan toimittajaksi Tarjoushinnat on ilmoitettava kiinteinä ilman arvonlisäveroa (ALV 0%) tarjouspyynnön liitteenä 3 olevalla hintalomakkeella. Hintalomaketta ei saa muuttaa millään tavoin. Tarjoushintoihin tulee sisältyä kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset (esim. matkakuluista aiheutuvat kustannukset). Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa asti. Tarjoajaa tulee liittää tarjoukseensa palveluhinnastonsa. 11. Perustietolomake Tarjoajan tulee täyttää ja palauttaa liitteenä 4 oleva perustietolomake. 12. Sopimusehdot Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti liitteen 5 sopimusehtoihin. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Hankinnoissa noudatetaan liitteenä olevien sopimusehtojen lisäksi täydentävin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 palvelut. Mainitut yleiset hankintaehdot ovat löydettävissä internetistä osoitteesta: Hankintasopimusehtoja tullaan tarvittaessa muuttamaan perintälain mukaisiksi, mikäli saatavien perintää koskeva laki (513/1999) muuttuu. 13. Muut ehdot Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

4 Espoon kaupungin hankintapalvelut PALVELUHANKINTOJEN 4 (6) Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 14. Maksuehto 15. Asiakirjojen julkisuus 16. Tarjouksen voimassaoloaika Maksuehdon on oltava vähintään 21 päivää netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta määrätään tarkemmin kaupunkikohtaisilla liitteillä. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liikesalaisuuksia, on tarjoajan ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä, jonka ylälaitaan tulee merkitä teksti "SALAINEN". Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Asianosaisella on kuitenkin aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tarjousten vertailussa käytetystä tekijästä. Tarjouksen on oltava voimassa saakka. 17. Tiedottaminen Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on toimitettava mennessä osoitteeseen: hankinta.sito@espoo.fi Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot, tarjouspyynnön numero ja viite 3556/ /2011 HelMet- kirjastojen perintäpalvelujen hankinta. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä.

5 Espoon kaupungin hankintapalvelut PALVELUHANKINTOJEN 5 (6) Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti osoitteessa viimeistään Tarjouspyynnön mahdollisista täydennyksistä ja/tai selvennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa internet-osoitteessa Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset täydennykset ja selvennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. 18. Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava suomenkielisenä paperiversiona 2 kappaleena sekä tiedostoversiona 1 kappaleena CD-levyllä tai USBtikulla osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Mikäli paperimuotoisen tarjouksen ja tiedostomuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen. Tarjousten on oltava perillä klo mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Kuoreen tulee laittaa merkintä: 3556/ /2011 HelMet - kirjastojen aineiston perintäpalvelujen hankinta. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt liitteellä 4 (perustietolomake) yhteystietoineen. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Espoossa (pvm) Marjo Ojala vs. hankintapalvelujen johtaja

6 Espoon kaupungin hankintapalvelut PALVELUHANKINTOJEN 6 (6) LIITTEET 1. Hankinnan yksilöinti 2. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 3. Hintalomake 4. Tarjoajan perustietolomake 5. Keskeiset sopimusehdot