TARJOUSPYYNTÖ. Lapin ammattikorkeakoulu Oy. Tilausajot. Viite: 07/2014/TIL Petri Ronkainen Versio 0.1 Hankintapalvelut.

Transkriptio

1 Viite: 07/2014/TIL Lapin ammattikorkeakoulu Oy TARJOUSPYYNTÖ Tilausajot Lapin ammattikorkeakoulu Oy Jokiväylä 11 C, Rovaniemi

2 Sisältö 1 TILAUSAJOT Hankinnan kohde Yleiset vaatimukset Hankintamenettely Hankinnan aikataulu Osatarjoukset Vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen sisältö Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjousten käsittely Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Tarjoajien valinta- ja tarjousten vertailuperusteet Muut tiedot Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen ja palveluiden kieli Laskutus- ja maksuehdot Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu Hankintasopimuksen solmiminen Sopimuskausi Tarjouksen jättäminen Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus (9)

3 3.9 Muut ehdot Lisätiedot ja kysymykset (9)

4 1 TILAUSAJOT Lapin ammattikorkeakoulu Oy / hankintapalvelut pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön mukaisesti tilausajoista, joita ovat mm. opiskelijoiden ja henkilöstön liikkumiset toimipaikkojen välillä, sekä muut mahdolliset tilausajot. Hankintalain tarkoittama hankintayksikkö on Lapin ammattikorkeakoulu Oy (Y-tunnus ) ja tarjouspyynnön kohteena oleva hankinta koskettaa koko Lapin ammattikorkeakoulun toimipaikkoja Hankinnan kohde Tarjouspyynnön kohteena ovat tilausajot, joiden suorittamiseen käytetään linja-autoa (45 asiakaspaikkaa vähintään). 1.2 Yleiset vaatimukset Hankinnan toteuttajalla tulee olla riittävä pätevyys ja luvat toimia tilausajojen palveluiden suorittajana, sekä ajanmukainen kalusto (ks. Liite 5). 1.3 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon alle jäävä ja hankintailmoitus on julkaistu Lapin ammattikorkeakoulun kotisivuilla Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, lain muutos 321/2010) ja hankinta-asetusta (614/2007) sekä hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014, Palvelut) ellei toisin ole ilmoitettu tässä tarjouspyynnössä. 1.4 Hankinnan aikataulu Hankinnan tavoitteellinen aikataulu: mennessä hankintailmoitus Lapin AMKn kotisivuilla tarjousten jättöaika päättyy klo 15: tarjousten avaustilaisuus (ei avoin tilaisuus) arvioitu päätöksen tekopäivä 4 (9)

5 1.5 Osatarjoukset Osatarjoukset hyväksytään ja myös yhteistarjoukset ovat mahdollisia, mutta tarjouksessa tulee olla selvästi ilmoitettu kuka on päävastuullinen palveluntuottaja ja ketkä ovat alihankkijoita. Kaikilta tarjouksen osapuolilta tulee olla liitteiden mukaiset asiakirjat toimitettuna tarjouksen mukana. 1.6 Vaihtoehtoiset tarjoukset Ei hyväksytä. 2 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjous kootaan alla olevan luettelon mukaisesti kansioon ja siihen tulee sisältyä seuraavat selvitykset: 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot (Liite 1) - Rahoituksellisesta ja taloudellisesta tilanteesta - Tarjoajan riskiluokituksesta (Suomen Asiakastiedo Oy:n mukainen riskiluokitus) o Riskiluokitus 1-3, tarjoajan riskiluokka on hyväksyttävä o Riskiluokka 4, tarjoajan tulee antaa luotettava selvitys luottokelpoisuuden parantamistoimenpiteistä o Riskiluokka 5, tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta - Vastuuvakuutus ja vakuutusmaksut - Vakuutus muista vaadituista selvityksistä 2. Yhteyshenkilö - Yhteyshenkilön osalta tulee täyttää henkilötietolomake (Liite 2) ja muutoksista yhteyshenkilön osalta tulee toimittaa tieto hyvissä ajoin, sekä vastaava henkilötietolomake - Yhteyshenkilön tulee osata suomen kieli sekä suullisesti että kirjallisesti hyvin, kommunikaatio tilaajien ja toimittajan välillä käydään suomen kielellä 3. Alihankkijoiden käyttäminen - Alihankkijaa käytettäessä tulee ilmoittaa, mikä osa tullaan teettämään alihankintana (alihankkija / alihankinnan kohde), (Liite 3) - Alihankkijan osalta tulee tarjoajan vakuuttaa, että alihankkija on merkattu sijoitusmaassaan ammatti- ja elinkeinorekisteriin, sekä on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa Suomen tai sijoitusmaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut 4. Tarjouksen hintatiedot (Liite 4) - Tarjouksen hintatiedot tulee esittää arvonlisäverottomina (alv 0%) nettohintoina liitteen mukaisin erittelyin - Hinnat ovat kiinteät saakka 5. Laadulliset tekijät ja yhteydenotot (Liite 5) - Linja-autojen varustelutaso ja EURO -luokat - Yhteydenottomahdollisuudet 6. Mahdollisten liike- ja ammattisalaisuuksien ilmoittaminen - Tarjouspyynnön kohdan 3.7 mukaisesti 7. Tarjouksen voimassaoloaika - Tarjouksen tulee olla voimassa saakka 8. Muut ehdot 9. Muu mahdollinen informaatio 10. Sähköinen tiedoksiantaminen (Liite 6) 11. Tarjouksen päiväys ja allekirjoitus. 5 (9)

6 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina (alv 0 %) tarjouslomakkeen liitteellä 4. Tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä saakka. 2.2 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan seuraavissa vaiheissa: 1. tarjoajien soveltuvuuden toteaminen 2. tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen 3. tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Tarjoajan soveltuvuus määritellään tämän tarjouspyynnön kohdassa tarjouspyynnön sisältö kohdassa 1 pyydettyjen tietojen ja selvitysten sekä tarjouspyynnön liitteellä 1 esitettyjen yksilöintitietojen perusteella. Tarjouspyynnön sisältökohdassa tai erillisellä liitteellä kysyttyjen tietojen puuttuminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Tarkistetaan, että tarjouksessa on esitetty kaikki tarjouspyynnössä edellytetyt tiedot. Tämä tarkoittaa sekä tarjouspyynnön liitteillä että itse tarjouspyynnössä yksilöityjä tietoja. Puutteelliset tarjoukset hylätään Tarjoajien valinta- ja tarjousten vertailuperusteet Arviointi suoritetaan siten, että hyväksyttävistä tarjouksista toimituksen kokonaishinta, laatu ja yhteydenotot pisteytetään erikseen. Pisteytys tehdään siten, että jokaisen kriteerin osalta parhaalle tarjoajalle annetaan maksimipisteet ja muille suhteessa tähän ellei toisin ole mainittu painoarvon osalta. Mikäli jokin tarjouspyynnössä eritellyistä toiminnallisuuksista on sellainen, ettei tarjoaja itse sitä pysty tuottamaan, pitää tarjouksesta kuitenkin käydä ilmi miten ja millä hinnalla tarjoaja palvelun järjestää. Tarjouksista tullaan hyväksymään kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi osoittautunut tarjous seuraavassa esitetyin vertailuperustein / painoarvopistein (maks. 80 pts) Hinta, painoarvo 60 pts, Liite 4 - Edullisin saa maksimipisteet ja seuraavat suhteellisesti (edullisin tarjous / vertailtava tarjous * 60 pts) - Hintavertailu tehdään paikkakunnittain / linja-automäärä / reitti. Esim. kokonaishinta yhdellä linjaautolla Kemissä kaikki matkat yhteenlaskettuna, kokonaishinta 2-4 linja-autolla Rovaniemellä kaikki matkat yhteenlaskettuna, jne - Hinnat ilmoitetaan euroissa per linja-auto jokaisessa kohdassa riippumatta linja-autojen määrästä - Vertailua tehtäessä lasketaan km-pohjaisille hinnoille kertoimet seuraavasti: lähialueen hinta * 70 ja muu alue * 210 Laatu ja yhteydenotot, painoarvo 20 pts, Liite 5 - Pisteytys liitteen mukaisesti - Taajama kohdassa maksimipainoarvo on 10 pts 6 (9)

7 3 MUUT TIEDOT 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli Kaikissa tarjouksen asiakirjoissa tulee käyttää suomenkieltä (lukuunottamatta esitteet). Mahdolliset sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä. 3.3 Laskutus- ja maksuehdot Hankinnan maksuehto on 14 pv netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa oleva Suomen Pankin vahvistama viivästyskorko. Laskutus tulee tehdä verkkolaskutuksena ensisijaisesti. Laskutusoikeus syntyy kun tilausajo on päättynyt ja se on hyväksytty suoritetuksi. 3.4 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on 1. Sopimus (Tilaus) 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoista (JYSE2014, Palvelut) 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijaosapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Rovaniemen käräjäoikeus. 3.5 Hankintasopimuksen solmiminen Hankintapäätös (tilaus) voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus (tilaus) valitun tavarantoimittajan kanssa ja se astuu voimaan kummankin sopijaosapuolen allekirjoitettua sen. 3.6 Sopimuskausi Sopimuskausi on yhden vuoden pituinen ja sitä voidaan jatkaa ilman erillistä kilpailutusta vuodella. Alustavat sopimuskaudet ovat ja optiokausi Optiokaudesta on sovittava kaksi kuukautta ennen optiokauden alkua. Mahdolliset muutokset palvelunhinnassa sovitaan ennen optiokauden alkua ja jos toinen osapuolista ei hyväksy muutoksia uusi sopimuskausi ei astu voimaan kyseiseltä osin vaan kilpailutetaan tilaajan toimesta. 3.7 Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo 15:00 mennessä osoitteeseen. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Petri Ronkainen Tietokatu KEMI 7 (9)

8 Kuoreen on merkittävä tunnus Tarjous: TIL Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei käsitellä. 3.8 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat kaikille julkisiksi niiltä osin, kuin ne eivät ole salassa pidettäviä silloin, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin välttämätöntä, pyydetään liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittamaan erillisellä liitteellä, joka pyydetään merkitsemään selkeästi. Liitteessä pyydetän myös ilmoittaman lyhyt perustelu siitä, mihin perustuen kyse on liike- ja ammattisalaisuudesta. Tuotteen hintaa tai alennusprosenttia ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 3.9 Muut ehdot Tilaajalla on oikeus hylätä tai rajata tarjoukset / hankinta tarpeisiinsa tai määräraharaameihinsa sopimattomina. Myös tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset, sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä hylätään. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjouksen antaja on sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla vastuussa siitä, että se kykenee toimimaan tarjouksen mukaisesti Lisätiedot ja kysymykset Hankinnan valmistelija on Petri Ronkainen / hankintapalvelut. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@lapinamk.fi viimeistään klo Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: TIL Vastaukset ovat luettavissa verkko-osoitteessa: viimeistään Tarjouspyynnön liitteet on saatavissa excel-formaatissa hankintapalvelut@lapinamk.fi sähköpostiosoitteesta, mainitse otsikkokentässä Liitteet: TIL Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Tilaaja ei vastaa muille kuin edellä mainittuun osoitteeseen toimitettuihin kysymyksiin. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Petri Ronkainen koordinaattori LIITTEET Tarjouslomakkeet 1 7 (palautettava tarjouksen mukana allekirjoitettuna) 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot 2. Yhteyshenkilö 8 (9)

9 3. Alihankkijoiden käyttäminen 4. Tarjouksen hintatiedot 5. Laatu ja yhteydenotot 6. Sähköinen tiedoksiantaminen 7. Painoarvojen yhteenvetotaulukko 9 (9)