Kemin kaupunki / Tarkastuslautakunta: Hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut

Transkriptio

1 1 KEMIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Kemin kaupunki / : Hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut Kemin kaupungin tarkastuslautakunta kilpailuttaa tällä tarjouspyynnöllä Kemin kaupungin ja kaupunkikonsernin tilintarkastuspalvelut vuosille Optiona on lisäksi kahden (2) vuoden lisähankintamahdollisuus (1+1 vuotta), josta päätetään vuosittain 6 kk ennen sopimuskauden päättymistä. Tilintarkastuspalveluilla tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä määriteltyjä Kemin kaupungin lakisääteisiä hallinnon ja talouden tarkastuspalveluita, Kemin kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen lakisääteisiä tilintarkastuspalveluita, erikseen sovittavia tarkastuksia, sekä erilaisia hanketarkastuksia (esim. EUrahoitteiset hankkeet.) Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö on esitetty tarjouspyynnössä. Tilintarkastajalla on käytettävissä Kemin kaupungintalolla työhuone, IT- liityntä- ja kopiointimahdollisuus. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA-palvelussa, osoitteessa 1. Tarkastuspalvelun ostaja Kemin kaupunki/, tai Kemin kaupunkikonserniin kuuluva tytäryhteisö/-t. 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Liitteenä Kemin kaupungin tilinpäätös vuodelta 2016 (LIITE 1) ja yhteenvedot tytäryhteisöistä (LIITE 2). 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1 Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjousta pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 40 tarkastuspäivää vuodessa (á 7 h 30 min). Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään kaksi (2) kirjallista raporttia. Auktorisoitujen tarkastajien (vastuullinen JHT, KHT, HT) edellytetään hoitavan kohdan 3.1 tarkastustehtävistä 100 %.

2 2 3.2 Erityistehtävien ja EU hankkeiden tarkastus EU- hankkeiden ja / tai muiden erityistehtävien laajuus, josta tarjousta pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 5 tarkastuspäivää vuodessa (á 7 h 30 min). 3.3 Tilintarkastuslain mukainen tilintarkastus Tilintarkastuslain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjousta pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on yhteensä 20 tarkastuspäivää vuodessa (á 7 h 30 min) seuraavissa tytäryhteisöissä: Lisäksi Kemin Matkailu Oy:n tytäryhtiöksi on perustettu Sea Kemi Oy vuoden 2017 aikana. Kohtien 3.1 ja 3.2 tarkastukset sitovat ostajaa (Kemin kaupunki), mutta tytäryhteisöjen osalta (kohta 3.3) ei sitouduta esitettyihin hankintamääriin, vaan tällä kilpailutuksella valitaan yllä mainitulle sopimuskaudelle tilintarkastusyhteisö myös tytäryhteisöjen käyttöön. Tytäryhteisö voi lisäksi ostaa tilintarkastuspalveluita kolmansilta osapuolilta. Jokainen tytäryhteisö päättää itse tilintarkastajan / tilintarkastusyhteisön valinnasta, mutta Kemin kaupungin tytäryhteisöjen konserniohjeen luvun 12. mukaan kaupunkikonsernissa noudatetaan yhtäläistä tilintarkastustapaa. Tilintarkastus kilpailutetaan kaupungin toimesta. Kaupunginhallitus nimeää tilintarkastajaehdokkaan kaupungin tytäryhteisöihin.

3 3 Palveluntuottajan tulee sitoutua tuottamaan tämän kilpailutuksen mukaiset palvelut myös Kemin kaupungin tytäryhteisöille. Tytäryhteisöjen mahdollisesti ostamiin tilintarkastuspalveluihin ja hanketarkastuksiin sovelletaan tämän kilpailutuksen perusteella tehtävän hankintasopimuksen ehtoja sellaisenaan, vaikka yhteisöt valitsevat palveluntuottajat omalla erillispäätöksellään. 4. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa eri vaiheessa: - tarjoajien soveltuvuuden arviointi - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu 4.1 Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjoajien soveltuvuutta arvioidaan tässä kohdassa ja liitteessä 3 ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. Kemin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalveluita tarjoavan yhteisön tulee olla julkishallinnon- ja talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä JHTT-yhteisö. JHTT-yhteisöllä tulee olla viimeisen neljän vuoden ajalta vähintään 1 referenssikohde kunnasta, jossa yhteisö on suorittanut kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut. JHTT-yhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. Tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. 4.2 Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä edellytettyjä vaatimuksia. Mikäli tarjous on tarjouspyynnön, sen liitteiden tai esitettyjen edellytysten vastainen, tarjous hylätään. Jokaiseen tehtävään on nimettävä henkilö, jonka tulee täyttää alla edellytettävät vaatimukset Kemin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastus Vastuullinen tilintarkastaja Tarjoajan on nimettävä Kemin kaupungin vastuulliseksi tilintarkastajaksi ja hänen varahenkilökseen henkilöt, joilla on vähintään: - JHT-tutkinto - 3 vuotta auktorisoinnin jälkeen hankittua kokemusta vastuullisen tilintarkastajan tehtävistä kuntien tai kuntayhtymien lakisääteisissä JHTT-tilintarkastuksissa ja

4 4-50 tarkastuspäivän (7h 30min) kokemus kuntien tai kuntayhtymien vastuullisena tilintarkastajana lakisääteisissä JHTT-tilintarkastuksissa laskettuna alkaen. Muut tilintarkastajat Mikäli vastuullinen tilintarkastaja ei yksin suorita kaikkia tarkastuspäiviä, tulee tarjoajan nimetä Kemin kaupungin muiksi tilintarkastajaksi henkilö(t), jolla on vähintään: - JHT, KHT tai HT-auktorisointi - 1 vuoden kokemus kuntien tai kuntayhtymien tilintarkastajana lakisääteisissä JHTT-tilintarkastuksissa ja- 50 tarkastuspäivän (7h 30 min) kokemus kuntien tai kuntayhtymien tilintarkastuksissa laskettuna alkaen Kemin kaupungin tytäryhteisöjen tilintarkastus Tarjoajan on nimettävä Kemin kaupungin tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi henkilö, jolla on vähintään: - KHT- tai HT tutkinto yrityksen vaatimuksen mukaisesti - 3 vuotta auktorisoinnin jälkeen hankittua kokemusta tilintarkastajan tehtävistä osakeyhtiöiden lakisääteisissä tilintarkastuksissa. Kokemukseen tulee sisältyä myös tilintarkastajan tehtäviä kunnallisista energia- ja kiinteistöyhtiöistä. 4.3 Tarjousten vertailu Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin pisteytysperustein (arviointikriteerit): Hintapisteet Kokonaishinta sopimuskaudelle sisältäen kuntalain, EU-hankkeiden ja muiden erityistehtävien sekä tilintarkastuslain mukaiset tarkastuspalvelut, antaa max. 60 pistettä. Pisteet lasketaan kaavalla: halvin tarjottu kokonaishinta / vertailtava kokonaishinta x 60 pistettä Laatupisteet Vastuullisen JHT-tilintarkastajan työn osuuden on kohdan 3.1 kuntalain mukaisesta tilintarkastuksesta oltava vähintään 30 tarkastuspäivää vuodessa. Vastuullisen JHT-tilintarkastajan ja muiden auktorisoitujen tilintarkastajien (JHT, KHT ja HT) yhteenlaskettu työn osuus kohdan 3.1 kuntalain mukaisesta tilintarkastuksesta on oltava 100 % (40 tarkastuspäivää). Tarkastuskohteessa tehtävän työn osuuden on kohdan 3.1 kuntalain mukaisesta tilintarkastuksesta oltava vähintään 30 tarkastuspäivää vuodessa.

5 5 a) Vastuullisen JHT-tilintarkastajan työn osuus kohdan 3.1 kuntalain mukaisesta tilintarkastuksesta antaa 1 pistettä / päivä 30 päivää ylittävältä osalta (eli 0-10 pistettä). b) Kohdan 3.1 tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus laskutettavasta työajasta antaa 1 pistettä / päivä 30 päivää ylittävältä osalta (eli 0-10 pistettä) c) Vastuullisen JHT-tilintarkastajan kokemus (täydet vuodet) kuntien tai kuntayhtymien vastuullisena tilintarkastajana lakisääteisissä JHTT-tarkastuksissa kohdassa esitetyn minimivaatimuksen (3 v.) ylittävältä osalta antaa 0-10 pistettä. Min 3 vuotta / 5-6 vuotta 3 pist./ 7-9 vuotta 6 pist./ 10 vuotta -> 10 pist. d) Vastuullisen JHT-tilintarkastajan kokemus (päivää) kuntien tai kuntayhtymienvastuullisena tilintarkastajana lakisääteisissä JHTT-tilintarkastuksissa kohdassa esitetyn minimivaatimuksen (50 tarkastuspäivää alkaen) ylittävältä osalta antaa 0-10 pistettä. Min 50 päivää / 50pv 0p - 550pv 10p. (0,02pistettä/pv). 5. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille sähköpostitse ja tätä varten tarjoajan on ilmoitettava sähköpostiosoitteensa, johon päätös toimitetaan. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 6. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee tilivuosien tarkastusta. Optiovuosien käytöstä (1+1 vuotta) päätetään 6 kk ennen sopimuskauden loppumista. Mikäli sopimuskaudella toteutuu kuntaliitos, sopimus purkautuu ilman erillistä irtisanomista mahdollisen kuntaliitoksen astuttua voimaan. SOTE/maakuntauudistuksen vaikutukset tarkastuspäivien lukumäärän vähenemiseen ei anna tarjouksen tekijälle oikeutta muuttaa tarkastuspäivän yksikköhintaa. 7. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien yksikköhintojen on oltava kiinteät perussopimuskauden (2 vuotta) ajan. Tarjouksen mukainen tarkastuspäivän yksikköhinta vuoden 2018 tarkastukselle sidotaan palvelujen tuottajahintaindeksi/hallinto- ja tukitoiminta indeksiin 3/2017 (kolmas neljännes). Yksikköhintojen indeksitarkastus suoritetaan optiovuosille ennen kyseisen vuoden tarkastustyön aloittamista edellisen vuoden kolmannen neljänneksen indeksin perusteella.

6 6 Laskutus ja maksuehdot Laskutus tehdyn työn perusteella. Kemin kaupungilla on käytössään sähköinen verkkolaskutus. Osalla tytäryhteisöistä on käytössään paperilaskutus. Palveluntuottajilla on oltava mahdollisuus sekä sähköiseen verkkolaskutukseen että paperilaskutukseen. Maksuehto 21 pv netto. Viivästyskorko korkolain mukaan. 8. Alihankinta Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa tilaajavastuulain mukaisesti myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarjouspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. 9. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan olennaisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimuksen erimielisyydet Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Kemi-Tornion käräjäoikeudessa. Sopimuksen irtisanominen Tämä sopimus voidaan sopimuskauden aikana irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla. 10. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuuden arvioimiseksi on täytettävä LIITE 3. Tarjoushinnat on annettava TARJOUSLOMAKKEELLA (LIITE 4) tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja tarjouspyynnössä esitetyssä laajuudessa. Tarjous on annettava suomen kielellä. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0%). Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: - alihankkijoina toimivien tilintarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta

7 7 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa asti. Tarjouksen liitteet JHTT-yhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta. Tilaajavastuulain mukaiset tiedot rekisteröinnistä kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Verohallinnon todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista. 11. Tarjousten jättäminen ja lisätiedot Sitovat suomenkieliset tarjoukset tulee jättää klo 15 mennessä. Tarjoukset toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen otsikolla Tarjous Kemin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden hankinta. Kysymykset ja vastaukset: Kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse klo 12 mennessä osoitteeseen otsikolla Kysymykset Kemin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden hankinta. Vastaukset julkaistaan osoitteessa Tämän jälkeen hankinnasta ei enää lisätietoja saa. Tarjouksen vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjoajan tulee tarkistaa, onko tarjouspyyntöön tullut tarkennuksia ja sen myötä huolehtia siitä, että tarjous tulee jätetyksi mahdolliset tarkennukset huomioiden. 13. Liikesalaisuudet Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuden sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on siitä erikseen mainittava. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. 14. Tarjouspyynnön liitteet LIITE 1 Kemin kaupungin tilinpäätös 2016 LIITE 2 Yhteenvedot tytäryhteisöistä LIITE 3 Tarjoajan soveltuvuuden arvioiminen LIITE 4 TARJOUSLOMAKE