Tarjouspyyntö Lappajärven kuntakonsernin vuosien hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista

Transkriptio

1 Lappajärven kunta Hallintotoimi Tarjouspyyntö Lappajärven kuntakonsernin vuosien hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista Lappajärven kunta pyytää tarjousta kunnan ja sen tytäryhteisöjen kuntalain (410/2015) 14. luvun mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosille Kunnanvaltuusto ei ole vielä päättänyt toimikauden pituutta, vaan se viedään valtuustolle ratkaistavaksi tilintarkastajan valinnan yhteydessä. Lisäksi tarjousta pyydetään muista tarkastuspalveluista, joita ovat: 1) tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät 2) erityistehtävien tai -hankkeiden tarkastus Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma ilmoituskanavalla ja kunnan kotisivuilla ( 1. Tarkastuspalvelujen ostaja Lappajärven kunta Osoite: Maneesintie Lappajärvi 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Lappajärven kunnan asukasluku oli noin Kunnan palveluksessa oli yhteensä 88 ns. vakituisessa palvelussuhteessa olevaa palkansaajaa. Lisätietoja kunnasta osoitteesta Kunnan toiminta käsittää yleishallinnon, sivistys- ja vapaa-aikatoimen, elinkeinotoimen, rakennusvalvonnan, ympäristönsuojelun ja teknisen toimen. Lappajärven kunta tuottaa talous- ja velkaneuvonnan sekä edunvalvonnan palvelut Kauhavan kaupungille sekä Evijärven ja Lappajärven kunnille. Sosiaali- ja terveystoimen palvelut tuottaa Kuntayhtymä Kaksineuvoinen. Ympäristöterveydenhuollosta sekä palo- ja pelastustoimesta on sopimukset Seinäjoen kaupungin kanssa. Ensihoidon järjestää Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Maaseututoimen ja lomituspalvelut hoitaa Kauhavan kaupunki yhteistoimintasopimuksen mukaisesti. Edellä mainitut tehtävät siirtynevät uudelle maakuntahallinnolle vuoden 2019

2 alusta lukien. Kauhavan kaupunki tuottaa varhaiskasvatuksen palvelut sopimuksen mukaisesti. Palkanlaskennan ja taloushallinnon palvelut kunta hankkii Järvinet Oy:ltä. Lappajärven kuntakonserniin kuuluvat seuraavat tytäryhteisöt: - KOY Lappajärven Vuokratalot Oy, 100 %, jonka tytäryhteisö Timontaavi Oy, 100 % - Lappajärven Virastotalo Oy, 62,84 % - Lappajärven Lomagolf Oy, 26,9 %, äänistä 74,8 % - Lappajärven Lämpö Oy, 100 %. Valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Tarjoukset ja ehdotukset valittavasta tilintarkastajasta toimitetaan edelleen tytäryhteisöille. Tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajan valinnassa. Valintapäätöksen tekee tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toimielin ao. yhteisölaissa tai yhtiöjärjestyksessä taikka säännössä määrätyksi toimikaudeksi. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on yhdeksän (9) tarkastuspäivää vuodessa. Tarkastuspäiviin sisältyy kuntakonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tarkastus. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään yhden kirjallisen väliraportin Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät pitää 6-8 kokousta vuodessa. Yhden kokouksen kesto on noin kaksi tuntia. Kokousten ja arviointikertomuksen valmistelusta vastaa JHT/JHTT-tilintarkastaja. Arvion mukaan valmistelun ja sihteerintehtävien laajuus on yhteensä noin 40 työtuntia vuodessa. Laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan on siten 40 työtuntia vuodessa. Työtunteihin sisältyy kuntakonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tarkastus. Ilmoitetut työtunnit ovat suuntaa-antavia, ei tilaajaa sitovia. Mikäli tilintarkastustunteja tarvitaan vähemmän tai enemmän, on tilintarkastustunnin hinnan oltava sama kuin se, mikä tarjouksessa on ilmoitettu. Sihteerin tehtäviin kuuluu esim. esityslistan/kokouskutsun lähettäminen, asiantuntijoiden kutsuminen kokouksiin, pöytäkirjan pitäminen sekä arviointikertomuksen kokoaminen Erityistehtävien ja hankkeiden tarkastus EU-hankkeen tai muun erityisen tarkastustehtävän laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on noin 15 työtuntia vuodessa. JHT/JHTT-tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa - työhuone - liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon - kopiointipalvelut Kunnan tiloja voidaan käyttää niin sovittaessa myös yhtiöiden tarkastuksiin.

3 4. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset Tilintarkastajan tulee olla tilintarkastusyhteisö, joka voi olla myös JHTT-yhteisö. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT- tai JHTT-tilintarkastaja. Julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuksesta annettu uusi laki (1142/2015) tuli voimaan Uuden tilintarkastuslain (1141/2015) voimaantulon jälkeen myös kaikki HTM- ja KHT-yhteisöt ovat tilintarkastus-yhteisöjä. Kuntalain :n mukaan kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Uuden tilintarkastuslain mukaan JHT-tilintarkastaja voi toimia tilintarkastajana niissä tytäryhteisöissä, joihin ei edellytetä KHT-tilintarkastajaa. Lisäksi tilintarkastusyhteisöiltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa asiakirjassa - tilintarkastajalla on tarkastuskokemusta ja muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. 5. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein ja prosentuaalisin painoarvoin: - kokonaishinta sopimuskaudelle, siinä laajuudessa kuin tarjouspyynnön kohdissa on esitetty kuntalain mukaiset tarkastuspäivät, sihteeritehtävien työtunnit ja erityistehtävien työtunnit 70 %. - vastuunalaisen JHT/JHTT-tilintarkastajan koulutus ja julkisyhteisöjen tilintarkastuskokemus 10 % - tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmä 5 % - tilintarkastajan kokemus EU-hankkeiden tarkastuksesta 5 % - kokemus kunnallisen tytäryhteisön tarkastuksesta 10 % 6. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta tilaajan ja palveluntuottajan välille. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimaantulo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee vuosien tarkastusta. 8. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät kahden ensimmäisen

4 9. Alihankinta vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistus neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotuspaineet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on yli 5 %. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella. Maksuehto 14 vrk netto. Viivästyskorko korkolain mukainen. Laskutusosoite: Lappajärven kunta PL Alajärvi verkkolaskutusosoite: , verkkolaskuoperaattori Cgi, välittäjätunnus Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle asetettuja vaatimuksia. 10. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolille mahdollisimman pian. Sopimuksen irtisanominen sopimuskauden aikana Sopimus voidaan irtisanoa kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Muut ehdot Sen lisäksi mitä JIT 2015 Yleiset -ehtojen luvussa 18 on sovittu, toimittaja noudattaa rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön edellyttämiä velvoitteita. Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon tietojärjestelmien oletusarvoisen ja sisäänrakennetun tietosuojan. Toimittaja huolehtii käsittelemiensä tietojen asianmukaisesta suojaamisesta varmistaakseen tilaajan aineiston luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden. 11. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Tarjous on annettava suomen kielellä. Myös kaikki palvelut ja dokumentointi tulee saada suomen kielisenä. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:

5 Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot - valtuuston toimikautta vastaavien vuosien lakisääteisen tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tiedot avustavien tarkastajien sekä alihankkijoina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa - selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista Tarkastuslautakunnan sihteeritehtäviin liittyvät tiedot - tarkastuslautakunnan toimikautta vastaavien vuosien sihteeritehtävien kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - sihteeritehtävien tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, johon tarjottu kokonaishinta perustuu Erityistehtävien tai - hankkeiden tarkastukseen liittyvät tiedot - EU-hankkeiden tai muiden erityisten tarkastustehtävien valtuuston toimikautta vastaavan ajan kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kulut. Tytäryhteisöjen talous ja hallinto - tytäryhteisöjen tilintarkastuksen kokonaishinta vuodessa eriteltynä tytäryhteisöittäin sisältäen matka- ja muut kustannukset - tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään asti. Tarjouksen liitteet - JHT/JHTT-pätevyyden omaavien tarkastajien osuus JHT/JHTT-yhteisön koko tarkastushenkilöstön määrästä - kuvaus tarkastuksen laadunvarmistuksen järjestelmästä - kuvaus siitä, minkälaista erityisosaamista yhteisöllä on tilintarkastuksessa käytettävissään - ulkoisen tarkastuksen prosessikuvaus - kuvaus tilintarkastusjärjestelmästä - tilintarkastusyhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta - referenssit - tilaajavastuulain mukaiset asiakirjat: -- tiedot ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin merkitsemisestä

6 -- kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot -- verovelkatodistus -- todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta -- sovellettava työehtosopimus -- selvitys työterveyshuollosta Tiedot eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. 12. Tarjousten jättäminen 13. Lisätiedot Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina Lappajärven kunnan tarkastuslautakunnalle viimeistään klo mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Lappajärven kunta Maneesintie Lappajärvi Kuoren päälle merkintä: "Tilintarkastustarjous". Lisätietoja antaa tarvittaessa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Ville Väkeväinen, puh tai ville.vakevainen@lappajarvi.fi. Lappajärven kunnan tilinpäätös 2015, talousarvio 2017 tai hallintosääntö toimitetaan tarjoajille pyydettäessä. Pyynnöt toimistosihteeri Liisa Finnilälle tai Anu Vähälälle, sähköpostilla etunimi. sukunimi@lappajarvi.fi. LAPPAJÄRVEN KUNTA Ville Väkeväinen tarkastuslautakunnan puheenjohtaja