TARJOUSPYYNTÖ URJALAN KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUS- PALVELUISTA. 2. Hankinnan kuvaus Urjalan kunnan tarkastuslautakunta pyytää tarjousta:

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ URJALAN KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUS- PALVELUISTA 1. Tarkastuspalvelun hankkija Urjalan kunta PL Urjala 2. Hankinnan kuvaus Urjalan kunnan tarkastuslautakunta pyytää tarjousta: 1) kuntalain mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta 2) tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävien hoitamisesta 3) erityistehtävien ja/tai hankkeiden tarkastuksesta. Urjalan kunnassa oli asukkaita vuoden 2016 lopussa Yhteistyö muiden kuntien kanssa ilmenee konserniohjeesta. Akaan kaupunki järjestää Urjalan kunnan perusterveydenhuollon ja vammaishuollon sekä vanhustenhuollon palvelut. Yhteistoiminnan hallinnosta vastaa Akaan kaupunki isäntäkuntana ja yhteistoiminnan järjestämistä varten on perustettu yhteiseksi toimielimeksi perusturvalautakunta. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 14 vastuullisen tilintarkastajan tarkastuspäivää vuodessa. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteuttamisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista lautakunnan päättämin määräajoin. JHT-tarkastajalla on käytettävissä: - työhuone - liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon - kopiointipalvelut 3.2. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät Tarkastuslautakunta pitää noin 7 kokousta vuodessa. Kokouskutsut ja esityslistat tarkastuslautakunnan jäsenille laatii tarkastuslautakunnan sihteeri ja ne välitetään sähköisesti kunnan hallintokeskuksen toimesta ja sihteerin laatimat pöy- 1

2 täkirjat allekirjoitetaan sähköisesti ja julkaistaan yleisessä tietoverkossa tarkastuslautakunnan päätösten mukaisesti niin ikään hallintokeskuksen toimesta. Kokousten ja arviointikertomuksen valmistelun sihteeritehtävien laajuus on 18 tuntia vuodessa, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan Erityistehtävien tai -hankkeiden tarkastus Erikseen sovittavien erityistehtävien ja muiden hankkeiden osalta pyydetään ilmoittamaan JHT-tilintarkastajan ja avustavan tarkastajan veloitus, siten kuin tarjouslomakkeessa pyydetään. 4. Tarjoajan soveltuvuus Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä päävastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. JHT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjasssa. - tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta kuntien talouden ja hallinnon tarkastuksesta sekä EU-hankkeiden tarkastuksesta. 5. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan liitteessä 2 mainituin perustein. 6. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintailmoitus julkaistaan Hilma -hankintailmoitusjärjestelmässä ja Urjalan kunnan verkkosivuilla Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Kokonaishinta (vertailuhinta) ei voi olla liikesalaisuus. Tarjouksen tekijän tulee merkitä toimittamaansa liiteaineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Hankintayksikkö harkitsee 2

3 tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksina esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, hankintayksiköllä on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. 7. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Mikäli tarjoaja tai tarjous ei täytä liitteen 1 ehtoja tai tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, tarjousta ei oteta huomioon tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta vertailtaessa. Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus keskeyttää hankintamenettely missä vaiheessa tahansa. Tarjouskäsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1) Tarjousten avaaminen 2) Tarjoajien soveltuvuutta koskevien vastausten tarkistaminen 3) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4) Tarjousvertailu 5) Parhaan tarjouksen valinta ja pakollisten poissulkemisperusteiden selvittäminen tarjouskilpailun voittajan osalta 6) Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto kaikille tarjoajille 7) Hankintasopimuksen tekeminen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Palveluntuottajaksi valitun on esitettävä alkuperäiset todistukset liitteen 1 edellyttämistä seikoista ennen sopimuksen allekirjoittamista. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. 3

4 8. Tarjouksen sisältö Tarjous on tehtävä liitteenä olevalla tarjouksen liitelomakkeella 2, jossa on eritelty tarjouspyynnössä edellytetyn palvelun sisältö. Lisäksi tarjoukseen liitetään liitelomake 1. Mahdollisia omia esitteitä yms. voi myös liittää tarjoukseen. Tarjouksen ja kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjous on tehtävä tarjouspyynnön mukaisesti. Siitä poikkeavia tai ehdollisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouslomakkeen sisältöä ei saa muuttaa. 9. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kaikki tarjoushinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina. Hintahaitareita tai muita tarjouspyynnöstä poikkeavia hintaehtoja ei hyväksytä. Tarjouksessa esitetyn hinnoittelun tulee olla voimassa määräaikaisen sopimuskauden ajan saakka, jonka jälkeen hintoja voidaan lähtökohtaisesti muuttaa JYSE 2017 Palvelut ehdoissa säännellyllä tavalla enintään kerran kalenterivuodessa. Mikäli hinnanmuutoksista ei päästä yksimielisyyteen, on molemmilla osapuolilla oikeus irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisaikana noudatetaan voimassa olevaa hinnoittelua. 10. Toimituksen viivästymissanktio Jos palvelu tai sen osa viivästyy sovitusta, on kunnalla oikeus saada viivästyksen aiheuttamat viivästys- ym. kulut korvauksena palveluntuottajalta. 11. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Osatarjouksia, vaihtoehtoisia tai rinnakkaistarjouksia ei oteta huomioon. 12. Tarjousten arviointikriteerit, pisteytys ja ratkaisuperusteet Hankinnan ratkaisuperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjousten arviointikriteerit, pisteytys ja hankinnan ratkaisuperusteet on eritelty liitteessä Hankintapäätökset, -sopimukset, sopimuskausi, sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään kirjallinen päätös. 4

5 Sopimuskausi alkaa tai kun hankintasopimus on allekirjoitettu ja jatkuu vähintään saakka tai mikäli optiovuodet päätetään käyttää voi sopimus jatkua tai saakka. Päätös optiovuosien käyttämisestä tehdään vuoden 2021 aikana. Hankintasopimus laaditaan tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. 14. Sähköinen tiedonanto Hankintapäätös annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Päätös valinnasta toimitetaan sähköisesti. Tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan sähköpostiosoite, johon päätös toimitetaan. Sähköpostin häiriötön toiminta ja saapuvien viestien seuranta on tarjoajan vastuulla. 15. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen tekemisessä noudatetaan sopimusasiakirjojen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2017 Palvelut: 0-f238-40aa-be5d-0b5bb9ddc440) niiltä osin kun ne eivät ole ristiriidassa edellisten kanssa 4. Toimittajan tarjous liitteineen Sopimusta ei voi siirtää kolmannelle osapuolelle ilman kummankin osapuolen kirjallista suostumusta, paitsi milloin siirto liittyy joko liikkeenluovutukseen tai jommankumman sopimuspuolen toiminnan sisäiseen uudelleen järjestämiseen. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus kesken sopimuskauden, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteistaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Sopimuksesta johtuvat mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti osapuolten välisissä neuvotteluissa. Mikäli neuvotteluissa ei päästä yhteisymmärrykseen, ratkaistaan erimielisyydet Pirkanmaan käräjäoikeudessa. 5

6 16. Hankinnan muut ehdot Kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 17. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 18. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 90 päivää tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. 19. Tarjouksen jättäminen Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa allekirjoitettuina vaadittuine liitteineen suljetussa kuoressa klo mennessä yhtenä (1) kappaleena. Kuoreen tarjoustunnus: Tarjous tarkastuspalveluista. Tarjousten toimitusosoite on: Urjalan kunta Tarkastuslautakunta (Terhi Källi) PL Urjala Käyntiosoite: Tampereentie Urjala Tarjouksista tulee lisäksi toimittaa sähköinen versio em. määräaikaan mennessä osoitteeseen terhi.kalli@urjala.fi tarjoustunnus Tarjous tarkastuspalveluista otsikkona. 20. Lisätiedot Tarjouspyynnöstä ja hankinnasta voi kysyä lisätietoja. Kysymykset ja tietopyynnöt tulee toimittaa kirjallisena sähköpostitse osoitteella terhi.kalli@urjala.fi 6

7 viimeistään klo 15 mennessä otsikolla: Lisätietopyyntö tarkastuspalveluiden kilpailutukseen. Tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysymykset on esitettävä ja niihin vastataan suomen kielellä. Hankintayksikkö lähettää koosteen esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista kaikille sähköpostiosoitteensa ilmoittaneille tarjoajille Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: o Tarjouspyyntö o Liitelomake 1, Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuusvaatimukset o Liitelomake 2, Hintalomake (Hankinnan vertailuperusteet) Oheismateriaalina internetistä: o Konserniohje: Konserniohje_1_6_2017.pdf o Tilinpäätös-ja toimintakertomus 2016: Toiminta_ja_tilinpaatoskertomus_2016.pdf o Organisaatiorakenne: Urjalassa Tarkastuslautakunta 7