TyövuoroVelholla selkeyttä ympärivuorokautisen toiminnan suunnitteluun

Transkriptio

1 CASE: Helmiina TyövuoroVelholla selkeyttä ympärivuorokautisen toiminnan suunnitteluun Pienryhmäkoti Helmiina Oy Pienryhmäkoti Helmiina Oy on Mäntässä, Pohjois-Hämeen alueella sijaitseva yksityinen lastensuojelulaitos. Helmiina on erikoistunut tukemaan vuotiaita lapsia ja nuoria. Toimintaa on kolmessa yksikössä. - Helmiinassa on noin 14 työntekijää, jotka toimivat kolmessa eri yksikössä. Töitä tehdään kolmessa vuorossa, ympärivuorokautisesti, kasvatusjohtaja Mika Patana kuvaa yrityksen työvuorosuunnittelutarpeita. Helmiina otti TyövuoroVelhon käyttöön keväällä Suunnittelimme vuorot aiemmin käsin, ja kaipasimme helpotusta työvuorosuunnitteluun. Kuulimme TyövuoroVelhosta tuttavalta, joka suositteli ohjelmaa meille. Ohjelma vaikutti erittäin toimivalta, ja siitä lähtien olemmekin suunnitelleet työvuoromme Työvuoro- Velholla, Patana kertoo TyövuoroVelhoon siirtymisestä.

2 TYÖVUOROSUUNNITTELU NOPEUTUNUT HUOMATTAVASTI Patana kokee työvuorosuunnittelun helpottuneen TyövuoroVelhon ansiosta. - Työvuorosuunnittelumme on ennen kaikkea nopeutunut ohjelman käytön myötä. Myös ohjelmiston nettipohjaisuus on loistava asia, sillä sen ansiosta työvuorosuunnittelu ei ole paikkasidonnaista. Hän kertoo TyövuoroVelhon toimivan erinomaisesti yrityksessä, jossa on useampiakin yksiköitä. - Työntekijämme vaihtelevat eri yksiköiden välillä. Näemme ohjelmasta, kuka on milloinkin missä yksikössä. - Tase-ominaisuus on myös tärkeä, Patana kiittelee ohjelman työaikapankki- ja aikahyvitysominaisuuksia. Hän pitää työehtosopimuspohjia tärkeinä apuvälineinä suunnittelussa. - On tärkeää, että suunnittelija pystyy varmistamaan työntekijöille työehtosopimuksen mukaisen yhtäjaksoisen viikkolevon, Patana viittaa viikkolevon tarkistus-mahdollisuuteen. Patanan mielestä ohjelma soveltuu erinomaisesti lastensuojelualan vuorosuunnittelutarpeisiin. - TyövuoroVelho on toimiva juttu paikoille, joissa tehdään kolmivuorotyötä. Kasvatusjohtaja Mika Patana.

3 CASE: Marjan Koti Oy TyövuoroVelho helpottaa työajan hallintaa Marjan Koti Oy on yksityinen kehitysvammaisten hoitokoti Kinnulassa, Keski-Suomen alueella. Yritys työllistää noin seitsemän henkilöä. Keskeisiä arvoja ovat yksilöllinen hoito ja huolenpito siten, että asiakas voisi elää mahdollisimman laadukasta ja täysipainoista elämää. Marjan Koti otti TyövuoroVelhon käyttöön vuoden 2006 alkupuolella. - Sitä ennen olimme suunnitelleet työvuorot ihan käsin. Se oli kuitenkin erittäin aikaa vievää, ja tuntien laskeminen oli vaikeaa. Eräs kollega suositteli TyövuoroVelhoa, ja sitä kautta päätimme itsekin ryhtyä käyttämään ohjelmaa, toimitusjohtaja Marja-Liisa Hytönen muistelee käyttöönottopäätöstä. Hytönen on tyytyväinen TyövuoroVelhoon. - Ohjelman ansiosta työvuorosuunnittelumme on paljon nopeampaa kuin ennen. Lisäksi työntekijöiden tietojen tallennus ohjelmaan on kätevää. Ohjelma myös laskee työajan ja työehtosopimuksen mukaiset vuorolisät valmiiksi, eikä meidän tarvitse enää käsin laskea, Hytönen viittaa automaattisiin lisien ja pyhien laskentatoimintoihin. VAHVUUKSIEN SEURANTA SUUNNITTELUN TUKENA Hoitokodissa on tärkeää varmistaa, että yrityksessä on ympäri vuorokauden riittävä miehitys. - Ohjelma soveltuu erinomaisesti ympärivuorokautiseen työvuorosuunnitteluun. Marjan Kodissa tehdään työtä kolmessa vuorossa, ja ohjelman avulla pystymme kätevästi seuraamaan, kuinka monta työntekijää on milloinkin vuorossa, Hytönen viittaa TyövuoroVelhosta löytyvään vahvuuksien seurantaan. - Suunnittelua helpottaa myös se, että pystyn suunnitellessani näkemään edellisen työvuorolistan viimeiset päivät. - TyövuoroVelhossa parasta on nopeus. Tosi hyvä ohjelma, Hytönen vahvistaa. Hän myös suosittelee ohjelmaa mielellään. - Olen suositellut TyövuoroVelhoa jo hoitoalan yrittäjälle, joka myös otti ohjelman käyttöön. Aion suositella ohjelmaa jatkossakin. Marjan Koti Oy

4 CASE: Mummon Turva Oy Laajentuneen yritystoiminnan työvuorosuunnitteluun selkeyttä ja nopeutta TyövuoroVelhon avulla Mummon Turva Oy on Ylä-Karjalassa, Pohjois- Savossa ja Joensuun seudulla toimiva, sosiaalija terveysalan palveluja vanhuksille tarjoava perheyritys. Etenkin yöaika on monille vanhuksille ongelmallinen turvattomuuden tunteen tai sairauden vuoksi. Yöpartiopalveluillaan Mummon Turva torjuu vanhusten yksinäisyyden tunnetta ja antaa heille lisäturvaa, antaen myös vanhusten omaisille mielenrauhan. Yritys työllistää vakituisesti 49 henkilöä, ja lisäksi noin kymmenen tuntityöntekijää. - Tutustuimme moniin eri ohjelmavaihtoehtoihin. Yritystuttavamme, joka jo käytti TyövuoroVelhoa, suositteli ohjelmaa meille. Tutustuttuamme TyövuoroVelhoon huomasimme sen vastaavan hyvin myös meidän yrityksemme tarpeita. Saimme opastusta TyövuoroVelhon henkilökunnalta, ja keskustelimme heidän kanssaan, mitkä ohjelman ominaisuuksista olivat meille tärkeitä. TyövuoroVelhon sisäänvienti onnistui mainiosti, ja ohjelma oli erittäin helppo ottaa käyttöön, Hartikainen kuvaa TyövuoroVelhon käyttöönottoa. SÄHKÖINEN PROSESSI VÄHENTÄÄ TURHIEN PAPEREIDEN MÄÄRÄÄ - Ennen TyövuoroVelhon käyttöönottoa teimme työvuorot omalla Excel-pohjaisella järjestelmällä. Toimintamme laajentuessa aloimme kaivata työvuorosuunnitteluumme lisää nopeutta ja käytettävyyttä, yrittäjä Jorma Hartikainen kertoo. Mummon Turva otti TyövuoroVelhon käyttöön syksyllä Hartikainen kokee yrityksen työvuorosuunnittelun parantuneen Työvuoro- Velhon käyttöönoton myötä. Isossa yrityksessä myös tarpeettomien tulosteiden määrä on vähentynyt huomattavasti. - Paperimäärä on selkeästi vähentynyt. Enää

5 emme joudu tulostamaan jokaiselle työntekijälle omia työvuorolistoja, vaan työntekijät voivat käydä katsomassa vuoronsa ohjelmasta omilla tunnuksillaan. Hän kiittelee myös työvuorosuunnittelun ja raportoinnin sähköisyyttä. - TyövuoroVelhon myötä koko prosessi työvuorosuunnittelusta palkanlaskentaan hoituu sähköisesti. Palkanlaskija hakee palkanlaskentaan tarvittavat tiedot suoraan TyövuoroVelhosta omilla tunnuksillaan. Hartikainen kertoo Mummon Turvan käyttävän ohjelman etusivua myös yrityksen sisäisessä viestinnässä. - Käytämme TyövuoroVelhon etusivua sisäisenä ilmoitustauluna. Työntekijämme saavat sitä kautta omilla tunnuksillaan tietoa yrityksemme ajankohtaisista asioista. Henkilöstöpäällikkö Eija Hartikainen Velhon parissa. OLETUSPOHJIEN AVULLA NOPEUTTA TYÖVUOROJEN SUUNNITTELUUN Jos työvuorot pysyvät yrityksessä samoina tai kiertävät säännöllisesti, niitä ei tarvitse suunnitella aina alusta asti uudelleen. TyövuoroVelhoon voi tallentaa erilaisia oletuspohjia, joita hyödyntämällä hyvin tehtyä suunnitelmaa voi halutessaan toistaa jaksosta toiseen. - TyövuoroVelhon ansiosta työvuorosuunnittelumme on nopeutunut huomattavasti. Oletuspohjia hyödyntämällä suunnitteluun kuluu selkeästi vähemmän aikaa kuin ennen. Meillä on 17 toimipistettä yhdeksällä paikkakunnalla, ja jokaisella oma oletuspohja, Hartikainen kuvailee. Hän kehuu myös ohjelmiston selainpohjaisuutta. - Nettipohjaisuuden ansiosta tiedot pysyvät tallessa vaikka kone hajoaisi. Lisäksi ohjelmaan pääsee mistä tahansa missä vain on internet-yhteys - vaikka kesämökiltä. Hartikainen on erittäin tyytyväinen TyövuoroVelhoon ja kokee ohjelman toimineen odotusten mukaisesti. - Suosittelisin TyövuoroVelhoa erityisesti hoiva- ja palvelualoille. Erittäin hyvä systeemi, Hartikainen tiivistää mielipiteensä.

6 CASE: Tuulikello TyövuoroVelho helpottaa Tuulikellon vuorosuunnittelun haasteita Hoitokoti Tuulikello on Etelä-Pohjanmaalla toimiva, asumis- ja hoitopalveluita vanhuksille ja vammaisille tarjoava hoitokoti. Tuulikello pyrkii toiminnassaan kodinomaisuuteen ja viihtyisyyteen. Hoitomuodoissaan se suosii yksilöllisiä, pehmeitä vaihtoehtoja. Yritys aloitti toimintansa vuonna 1997, ja on vuosien varrella laajentunut kattamaan kolme toimipistettä Koskenkorvalla ja Kurikassa. Toiminnan onnistumisen takeena Tuulikellossa on noin 25 työntekijää. Työntekijämäärä, eri toimipisteet ja ympärivuorokautinen hoito asettavat kaikki omat haasteensa yrityksen työvuorosuunnittelulle. - Ennen TyövuoroVelhon käyttöönottoa tein työvuorosuunnitelmat omilla Excel-taulukoilla. Ne eivät kuitenkaan olleet kovin monipuolisia, ja kaipasimme selkeyttä työvuorosuunnitteluun, toimitusjohtaja Jani Karvonen sanoo. Työvuorosuunnittelu helpottui merkittävästi Tuulikellon otettua käyttöön TyövuoroVelhon 2005 vuoden lopulla. - Koko työvuorosuunnitteluprosessi on selkeytynyt huomattavasti TyövuoroVelhon ansiosta, Karvonen kiittelee. VAHVUUKSINA SELAINPOHJAISUUS JA TYÖEHTOSOPIMUS Ohjelman monipuolisuus ja hyödylliset ominaisuudet tulevat ilmi Karvosen kertoessa TyövuoroVelhon eduista. - Tietojen arkistointi on erittäin tärkeää, ja TyövuoroVelhon ansiosta vanhatkin tiedot ovat kätevästi haettavissa. Myös raportit ovat helposti luotavissa ohjelman avulla. Lisäksi ohjelma helpottaa monien dokumenttien laadinnassa, Karvonen viittaa TyövuoroVelhosta löytyviin työsopimuspohjiin ja muihin lomakkeisiin.

7 Hän kehuu erityisesti ohjelmiston selainpohjaisuutta. - Yrittäjä on yrittäjä 24 tuntia vuorokaudessa. Siksi pidänkin erinomaisena, että pääsen suunnittelemaan työvuoroja etätyönäkin missä tahansa missä internet-yhteys toimii, kuten jopa kesämökillä. On tärkeää, että minun ei tarvitse olla aina saman koneen äärellä, vaan TyövuoroVelhon verkkopohjaisuuden ansiosta työvuorosuunnittelun työkalut ovat aina mukanani missä vain on internet-yhteys. Kunnon työkalulla virheiden mahdollisuus vähenee. - TyövuoroVelhon työehtosopimuspohjat toimivat erinomaisesti suunnittelun tukena ja helpottavat siten suunnittelijan työtä. Ohjelma varoittaa, jos olen epähuomiossa suunnittelemassa jollekin työntekijälle työehtosopimuksen vastaisia työvuoroja, Karvonen viittaa ohjelman viikkolevon ja työvuorojen välisten aikojen tarkistusmahdollisuuteen. työvuorotoiveita. Tämä vähentää huomattavasti turhaa soittelua ja siten myös tehostaa ajankäyttöä, koska työnantaja voi katsoa suoraan ohjelmasta, koska esimerkiksi opiskelijalla olisi mahdollisuus tulla töihin. Suosittelisinkin ohjelmaa erityisesti hoiva- ja ravintola-aloille, ja yleensäkin yrityksille, jotka työllistävät opiskelijoita ja sijaisvoimia. - Kokonaisuudessaan työvuorosuunnittelumme laatu ja avoimuus ovat huomattavasti parantuneet TyövuoroVelhon käyttöönoton myötä. Ohjelman ansiosta pystymme myös katsomaan vuorosuunnittelussa pidemmälle tulevaisuuteen. En antaisi ohjelmaa pois, Karvonen summaa tyytyväisyytensä. "EN ANTAISI OHJELMAA POIS" Karvonen kertoo ohjelmiston edistäneen myös Tuulikellon työvuorosuunnittelun tehokkuutta ja suunnitelmallisuutta. - TyövuoroVelhon ansiosta olemme pystyneet ottamaan löysät pois työvuorosuunnitelmista siten, että turhia päällekkäisyyksiä ei esiinny, ja samalla kuitenkin varmistamaan, että meillä on aina oikeaan aikaan oikea määrä työntekijöitä paikalla. Ohjelman ansiosta tietty kierto on järkevästi hoidettavissa, ja olemme saaneet koko prosessista suunnitelmallisempaa. Karvosen mielestä ohjelma parantaa myös työvuorosuunnittelijan mahdollisuuksia ottaa huomioon työntekijöiden työvuorotoiveita. - Ohjelman avulla työntekijät voivat jättää Toimitusjohtaja Jani Karvonen.

8 CASE: Konstan Koti ja Koulu Oy Pretax Yhtiöt, vuosijulkaisu 2007 Velho on helpottanut ja selkeyttänyt työvuorosuunnitteluamme aivan oleellisesti. TyövuoroVelholla eroon laskuvirheistä Vielä reilu vuosi sitten nuorten ryhmäkotia pitävä lahtelainen Konstan Koti ja Koulu Oy hoiti työvuoroasiat käsipelillä. Tämä oli varsin työlästä, sillä ryhmäkoti työllistää kahdessa toimipisteessä vakituisesti tai osa-aikaisesti kolmisenkymmentä henkilöä, kuten opettajia, koulunkäyntiavustajia, talonmiehen ja keittäjän. Yhtiö laajeni, ja aloimme kyllästyä siihen, kuinka työlästä työvuorojen hallinnoiminen oli. Selvitimme, miten asiaa voisi hoitaa tietotekniikan avulla, ja päädyimme Pretaxin tarjoamaan TyövuoroVelhoon, henkilöstövastaava Mikko Ikäläinen Konstan Koti ja Koulu Oy:stä sanoo. Ikäläisen mukaan päätös oli hyvä. Parannuksen huomaa yksinkertaisesti siitä, että laskuvirheitä ei enää tapahdu, kun laskemisen hoitaa ihmisen sijaan kone. Kumppanuus Pretaxin kanssa vapauttaa meidät tekemään varsinaista työtämme. Ikäläisen mukaan nettipohjaisuus on eräs TyövuoroVelhon ehdottomista eduista. Järjestelmää voi käyttää netin avulla missä vain, ja järjestelmän mahdolliset päivitykset ja ylläpitotoimet hoituvat ilman että meidän tarvitsee tietää niistä mitään, henkilöstövastaava Mikko Ikäläinen kiittelee Pretaxin työvuorosuunnitteluohjelmaa. Mikko Ikäläinen.