Varausjärjestelmä Resurssit tehokkaaseen käyttöön! NettiTieto Oy

Transkriptio

1 Varausjärjestelmä Resurssit tehokkaaseen käyttöön!

2 Varausjärjestelmä Vapauttaa yrityksen tärkeät resurssit tehokkaaseen käyttöön. Voi toimia julkisena tai henkilökunnan sisäisenä varauspalveluna. Helppo ylläpitää sekä yrityksen nettisivujen kautta toimivaa varauspalvelua, että esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse saatujen varausten hallintaa.

3 Varausjärjestelmä Voidaan ylläpitää mitä tahansa varattavia kohteita: - Neuvotteluhuoneet - Mökit ja huoneistot - Henkilöresurssit - Ajoneuvot - Videotykit, kamerat ym. laitteet - Treenivuorot - Pesutupa - Kurssit - Retket - Papit, kirkolliset toimitukset, kappelit..ja paljon muuta!

4 Varausjärjestelmän etuja Nopeuttaa ja tehostaa eri kohteiden varaamista. Joustava ja nopea varaustoiminta poistaa kaikki turhat ja aikaa vievät kommunikointiongelmat. Selkeän varauskalenterin avulla palvelun käyttäjät näkevät varaustilanteen yhdellä silmäyksellä. Ei vaadi ohjelmistoasennuksia. Varauksia voi tehdä ympäri maailmaa 24/7.

5 Varausjärjestelmän etuja Varausten maksu käy kätevästi verkkopankkitunnuksilla. Ylläpitäjä voi hallintaliittymän kautta vahvistaa varauksia, muokata tietoja ja määritellä varattavia kohteita. Rekisteröintipalvelu varmistaa varauksien turvallisen ylläpidon. Voidaan toteuttaa joko yrityksen julkisille nettisivuille liitetyn lomakerajapinnan avulla tai pelkästään yrityksen sisäisenä palveluna. Varausjärjestelmä on räätälöitävissä täysin asiakkaan tarpeiden mukaan.

6 Varausjärjestelmän ominaisuudet Kohteet ja kohderyhmät Käyttöoikeustasot Varaustilanne ja kalenteri - Päivänäkymä - Arkipäivänäkymä - Viikkonäkymä - Kuukausinäkymä Varauspyyntöjen / varausten tekeminen Varausten paketointi / lisävaraukset Toistuvaisvaraukset Varaustyypit Hallittavat sivut Muistio Asiakasrekisteri Mobiilikäyttö (rajatut toiminnot) - Mobiililaitteelle optimoitu ulkoasu - Käyttäjän omat varaukset

7 Varausjärjestelmän ominaisuudet Käyttöoikeustasot Julkinen - Varaustilannenäkymä - Varauspyyntöjen tekeminen Henkilöstö Julkisen tason lisäksi: - Varausten tekeminen - Omien varausten hallinta - Omien tietojen hallinta - Henkilökohtainen muistio Ylläpitotaso Henkilöstötason lisäksi: - Kaikkien varausten hallinta - Kohteiden hallinta - Kohderyhmien hallinta - Varaustyyppien hallinta - Sivujen hallinta - Käyttäjien hallinta - Asiakasrekisterin hallinta - Raportit (varauslistat, varausaste) - Järjestelmän asetukset Mukautettu - Varausten oikeudet kohderyhmittäin

8 Varausjärjestelmän käyttö Järjestelmää voidaan käyttää kirjautuneena tai kirjautumattomana. Kirjautumaton käyttäjä voi tarkistaa varaustilanteen ja lähettää varauspyynnön. Vasempaan laitaan avautuu käyttöoikeustason mukainen valikkorakenne. Oikealla näkyy etusivunäkymä, jossa on heti nähtävillä ajankohtaiset tiedotteet. Varaustilanne-sivulta voi yhdellä silmäyksellä nähdä kaikkien varausten tilanteen kuukausitasolla.

9 Varausjärjestelmän käyttö Sivun yläosan toimintopalkista voidaan: Tarkistaa joko päivä-, arkipäivä-, viikko- tai kuukausikohtainen varaustilanne kohteittain. Tehdä uusi varaus tai lähettää varauspyyntö.

10 Käyttöoikeustasot 1. Taso Ylläpito - Käytössä kaikki järjestelmän toiminnot 2. Taso Henkilöstö - Ei Ylläpito-valikkoa - Omien varausten tarkemmat tiedot - Omien varausten muokkaus ja poisto - Mahdollisuus nähdä sisäisten ja julkisten kohteiden kalenterit ja tehdä varauksia 3. Taso Julkinen - Ei rekisteröitymistä eikä kirjautumista - Ei ylläpito-valikkoa - Mahdollisuus nähdä kokonaisvaraustilanne, ei tarkempia tietoja - Varauspyyntöjen tekeminen Järjestelmää voidaan käyttää myös sisäisesti jolloin 3. taso ei ole toiminnassa ja sisäänkirjautuminen on kaikille varauskalenteria käyttäville pakollista.

11 Sivujen hallinta Hallittava etusivu antaa mahdollisuuden luoda helposti ilmoituksia ja tiedotteita jotka myös huomataan. Sivua voi hallita ylläpitäjä tai käyttäjä käyttäjäoikeuksien mukaan Hallittavia sivuja esimerkiksi tiedotteet, etusivu, tilausehdot Sivun hallinta onnistuu helposti editorilla Editori näyttää suoraan valmiin sivun Myös kuvien ja linkkien lisääminen onnistuu käden käänteessä Varausten tulostus kalenteri- tai listamuotoisina -> varauksia voidaan tulostaa kaikista kohteista tai vain valituista kohteista halutulla ajanjaksolla Varausten, kohteiden ja kategorioiden hallinta Ylläpito-oikeudet hallitseva henkilö voi lisätä käyttäjiä, muokata käyttäjien tietoja ja poistaa käyttäjiä Henkilökalenterin käyttöönotto

12 Varausjärjestelmä Pro Kehitetty suurten konsernien ja esimerkiksi keskusvaraamoiden tarpeisiin. Järjestelmän avulla saadaan hallintaan laajankin organisaation resurssit, kun vastuuhenkilöt näkevät koko konsernin varaustilanteen yhdestä liittymästä. Eri yksiköiden ja aliyritysten välinen kommunikointi helpottuu, kun tiedonkulku virtaviivaistuu, eikä tieto jää pelkästään ihmismuistin varaan tai muistilapulle. Edesauttaa hyvän palvelutason ylläpitämistä ja vapauttaa yrityksen tärkeät resurssit tehokkaaseen käyttöön. Soveltuu erityisen hyvin esimerkiksi laaja-alaisen matkailukonseptin tarpeeseen -> Järjestelmässä on huomioitu muun muassa kohdekohtaiset huoltajatiedot, jolloin esimerkiksi mökin omistaja näkee järjestelmän kautta milloin varaus päättyy ja tilat täytyy siivota seuraavaa käyttäjää varten. Liitettävissä saumattomasti laskutus- ja kassajärjestelmiin -> kaikki asiakkaan nettivaraukset ja kassamyynnit saadaan samalle laskulle.

13 Varausjärjestelmä Pro Varausjärjestelmän perusominaisuuksien lisäksi Varausjärjestelmä Pro tarjoaa seuraavat ominaisuudet: Veloitustuotteet, tuoteryhmät ja niiden ylläpito Veloitusrivit laskutus- ja kassajärjestelmiin integroimiseksi Hintakausien hallinta ja kohteiden hinnoittelu kausittain Laajennetut käyttöoikeustasot Varausten arkistointi Varausvahvistukset asiakkaille (PDF) Laajennetut varaustiedot henkilökunnalle (PDF) Laajennettu asiakasrekisteri Kohdetyyppikohtaiset tietojen hallinnat, esim. etäisyyksien hallinta lähellä oleviin palveluihin Kohdetyyppikohtaiset varusteiden /ominaisuuksien ylläpito Rajapinnat laskutusjärjestelmiin Laajat raportit, mm. käyttöaste, varaustuotot

14 Referenssi Sotkamon seurakunta Olemme Sotkamon seurakunnassa ottaneet varausjärjestelmän osaksi tehokasta sisäistä ja ulkoista viestintää. Julkisella puolella kuka tahansa voi tehdä tila ja pitopalveluvarauksia. Käyttö ei ole sidottu aikaan eikä paikkaan, vaan tilavarauksia voi tehdä vaikka suoraan lomamatkaltaan. Myös ylläpitäjä voi täydentää varauskohteiden infotietoja milloin vain. Eri käyttöoikeustasot mahdollistavat järjestelmän monipuolisen hyödyntämisen. Julkisen toiminnon lisäksi varausjärjestelmä toimii seurakuntamme työntekijöiden sisäisenä viestintäkanavana. Työntekijät voivat antaa järjestelmän kautta palautetta ja he näkevät järjestelmästä omat työvuoronsa. Järjestelmästä löytyvät kaikki kirkolliset toimitukset jumalanpalvelusvuoroista kauneimpiin joululauluihin. Varausjärjestelmä on linkitetty seurakunnan kotisivuille, ja kun esimerkiksi kirkollinen ilmoitus on kerran syötetty järjestelmään, saadaan se sieltä kopioitua suoraan eri tarkoituksiin. Järjestelmä on toiminut luotettavasti ja niin työntekijät kuin seurakuntalaisetkin ovat olleet siihen erittäin tyytyväisiä. Erkki Marin, kirkkoherra, Sotkamon seurakunta

15 Varausjärjestelmä- Keskitettyä ajan ja resurssien hallintaa NettiTieto Oy Yritysmyynti: