Kotitalon kotisivut Taloyhtiosivut.fi palveluna omalle taloyhtiölle

Transkriptio

1 Kotitalon kotisivut Taloyhtiosivut.fi palveluna omalle taloyhtiölle Helsinki Hallitusforum Timo Tossavainen Kiinteistöliiton järjestöpäällikkö Taloyhtio.netin päätoimittaja

2 Kotitalon kotisivut Taloyhtiosivut.fi palveluna omalle taloyhtiölle Internetin yleisin käyttöpaikka on koti Yhä varttuneempi väki käyttää nettiä Internet on edullinen ja nopea tiedotuskanava Tieto asukkaille suoraan kotiin vrt. portaikon ilmoitustaulu Tiedot sähköisessä arkistossa ajasta ja paikasta riippumatta saatavilla

3 Taloyhtiöiden kotisivujen haasteet Sisällön päivitys ja tuoreus => ajantasalla pitäminen ilman isoja kustannuksia ja työkuormaa vuodesta toiseen? Salasanat karkottavat käyttäjiä jos asukkaat ei käytä, ei sivuista ole hyötyä!!! salasanojen hallinta melko työlästä Luotettavuus ja jatkuvuus onko teknisen alustan toteuttaja pystyssä 2013? toimiiko ylläpidon tukipalvelut ja jatkuuko kehitystyö?

4 Taloyhtiosivut.fi kenelle ja miksi? Asukkaille tiedonsaamisen parantamiseksi (avoimuus ja luottamus). Tietoa taloyhtiön ja asukkaan tehtävistä ja vastuista => turhien kiistojen ehkäisy Sijoittajaosakkaille tiedonsaamisen parantamiseksi Taloyhtiön hallitukselle tiedonvälitykseen (viestintäkynnys matalaksi => tietoa asukkaille, talon imagon ja arvon nosto) Isännöitsijälle tiedonvälityksen tehostamiseksi (helppous, nopeus ja edullisuus; yksi vaihtoehto isännöitsijätoimiston viestinnän työkaluksi)

5 Taloyhtiosivut.fi Kiinteistöliiton tavoitteet Kiinteistöliitto haluaa parantaa asukaskeskeisyyttä taloyhtiöissä sekä lisätä asukkaiden tietoa ja taitoja toimia omassa taloyhtiössä (vaikutusmahdollisuudet) sekä hoitaa omaa asuntoa Kiinteistöliitto haluaa lisätä avoimuutta taloyhtiöiden asioiden käsittelyssä, koska avoimuus lisää luottamusta ja se parantaa asuintalon ilmapiiriä ja viihtyisyyttä Kiinteistöliitto haluaa tarjota jäsentaloille sähköisen jäsenpalvelun sekä samalla nostaa taloyhtiön kotisivujen tasoa koko Suomessa

6 Taloyhtiosivut.fi sisältöä usealla tavalla Etusivulle uusimmat taloyhtiön omat ja isännöitsijän tiedotteet sekä talon valokuva => tärkeät yhtiön omat asiat heti esillä Talon oma päivittäjä voi lisätä tiedotteita, kuvia ja asiakirjoja sekä räätälöidä omalle talolle sopiviksi erilaisia tekstipohjia Taloyhtiön perus- ja yhteystiedot automaattisesti Kiinteistöliiton jäsenrekisteristä Kiinteistöliitto tarjoaa sivuille tietoa ja oppaita: Hallinto-opas ja Asumisopas, asiakirjojen selitykset sekä Taloyhtio.net -uutispalsta

7 Taloyhtiosivut.fi avoimuus lähtökohtana Taloyhtiön asukkaat pääsevät sivuille ilman salasanaa => helppokäyttöisyys => sivuja käytetään enemmän => sivuista enemmän hyötyä taloyhtiön tiedottamiselle Taloyhtiön hallitukselle on oma osio, joka edellyttää salasanaa ja kirjautumista Hallituksen sivuille, jossa mm. mahdollisuus asiakirjojen ja sopimusten säilyttämiseen tietoa Kiinteistöliiton jäsenpalveluista ja jäsentiedotteista tieto Suomen Kiinteistölehden saajista lakitietoa ja muuta hyötytietoa hallitukselle (valmisteilla) Taloyhtiön oma päivittäjä luo ja jakaa salasanan hallituksen osioon

8 Taloyhtiosivut.fi käyttöönotto verkkopalvelussa Taloyhtiön hallitus valitsee päivittäjän, joka ryhtyy ylläpitämään oman taloyhtiön sivuja (esim. hallituksen jäsen tai pari) Päivittäjäksi ryhtyvä henkilö hakee oman taloyhtiön tiedot osoitteesta kirjoittamalla hakukenttään talon nimen ilman AsOy-osiota eli esim. Kirkkokatu 13 -> Klikkaamalla hakutuloslistasta haluttua taloa avautuu lomake, johon tulee syöttää jäsennumeron ja omat tiedot. -> Jos talolla on jo päivittäjä, hänen nimi näkyy sivulla Päivittäjän antamaan sähköpostiin tulee vahvistuslinkki, jonka klikkaamisen jälkeen päivittäjä saa salasanan ja käyttöohjeet sekä avaustiedotteen pohjan.

9 Taloyhtiosivut.fi mitä päivittäjältä edellytetään? Jäsennumero, henkilön oma nimi ja toimiva sähköpostiosoite (nämä tiedot vaaditaan päivittäjän rekisteröitymiseen) Päivittäjän selaimena joko Internet Explorer (5.5 tai uudempi) tai Firefox. Safari- tai Opera-selainten tukea palvelu ei tarjoa. Päivittäjälle riittää normaalit tietokoneen käyttötaidot, ohjelmointi- tai vastaavaa erityisosaamista ei tarvita! Päivittäjille on puhelintukea tarjolla työaikana (arkisin 8-16) Päivittäjiin pidetään yhteyttä sähköpostilla (käyttöohjeita, vinkkejä toteutuksista sekä palvelun uusista toiminnoista ja sisällöistä).

10 Taloyhtiosivut.fi tärkeät osoitteet Palvelun pääsivun kautta voi rekisteröityä päivittäjäksi ja hakea taloyhtiöiden sivuja osoitteesta: Yksittäisen taloyhtiön kotisivujen suora osoite on muotoa: esimerkiksi Päivittäjät kirjautuvat taloyhtiönsä sivujen ylläpitoon osoitteessa:

11 Taloyhtiosivut.fi tietoa taloon ja kauemmaksi Asukkaille tietoa nettiin esim. korjaushankkeen valmistelusta, etenemisestä ja vaikutuksesta asukkaan arkeen => turhien kiistojen ennaltaehkäisy ja asukkaiden opastus Sijoittajaosakkaille tiedonsaamisen parantamiseksi => muualla asuvat osakkaat saavat tietoa netin kautta hyvin Taloyhtiön hallitukselle tiedonvälityksen työkalu => viestintäkynnys matalaksi => tietoa asukkaille => avoimuus ja luottamus vähentävät kitkaa Isännöitsijälle nopea ja edullinen tiedotekanava

12 Taloyhtiosivut.fi remonttitiedotus nopeaksi Tiedotteet etusivulle: talon oma päivittäjä ja/tai isännöitsijä - uusimmat ja tärkeimmät heti nähtäville sivuille mennessä Päivittäjät voivat lisätä taloyhtiön sivuille tiedotteita nopeasti korjaushankkeen valmistelun ja korjausten aikana - muuttuvat tilanteet ja aikataulujen täsmennykset/korjaukset Valokuvia, piirustuksia ja muita asiakirjoja taloyhtiösivujen päivittäjä voi laittaa sivuille liitteinä. Osin avoimeen osioon, osin hallituksen sivuille (salasanan takana) Korjaushankkeesta oma osio esim. Putkiremontti-sivu ja sille haluttu määrä alasivuja.

13 Taloyhtiosivut.fi sähköinen tiedotepalvelu Kotitalon kotisivut yksi tapa sähköiseen viestintään taloyhtiöissä Katsotaan nettisivuilta kuinka sivut otetaan käyttöön omalle talolle millaisia asioita eri talojen sivuilla on tehty miten tiedotteet, sisältösivut, kuvat, liitteet ja linkit lisätään oman talon sivuille