1 Ohjeita käsikirjan lukijalle

Transkriptio

1 Palkanlaskenta Ohjeita käsikirjan lukijalle 1 PALKANLASKENTA Tämä palkanlaskentakäsikirja sisältää kolme osaa. Lyhyen esittelyn jälkeen on pikaopas, josta saa nopeasti käsityksen ohjelmiston luonteesta ja sen jälkeen on yksityiskohtainen ohjelmiston käsikirja, jossa syvennytään jokaiseen aiheeseen tarkemmin. Katso myös Ecom 3 ohjelmiston yleisosaa, jossa on kerrottu Ecomin yleisistä ominaisuuksista, joista on hyötyä myös palkanlaskentaohjelmistoa käytettäessä. 1 Ohjeita käsikirjan lukijalle Luet nyt käsikirjan palkanlaskentakäsikirjaa, jossa käsitellään palkanlaskentaohjelmiston ominaisuuksia. Jokaisesta Ecom 3 ohjelmasta on olemassa oma erillinen osionsa, joka koostuu pikaoppaasta ja varsinaisesta käsikirjasta. Sen lisäksi on vielä erillinen aloitus/yleisopas, johon kannattaa myös tutustua. Palkanlaskennan pikaoppaan avulla ohjelmasta saa hyvän ensivaikutelman ja sen perustoiminnot tulevat tutuksi. Varsinaisessa ohjekirjassa ohjelman toimintaa käydään läpi yksityiskohtaisemmin pala palalta. 1.1 Käsikirjan eri tasot Ohjelman normaalitoiminnon lisäksi kerrotaan erilaisten erikoistilanteiden ja monimutkaisempien toimintojen hallintaa. Nämä ovat toimintoja, joita kaikki käyttäjät eivät tarvitse jokapäiväisessä työssään, mutta jotka ovat välttämättömiä toisille käyttäjille. Siksi käsikirjaan on tehty eri tasoja käyttäjän tarpeiden ja osaamisen mukaan. Useimmat käsikirjan kappaleet on merkitty kirjaimin sisällön vaativuustason mukaan Taso A on tarkoitettu kaikille käyttäjille Mikäli kuvassa ei ole mitään vaikeustasoa kuvaavaa symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat tutustumassa ohjelman käyttöön. Pikaopas on aina A-käyttäjätason tietoa. Se on tarkoitettu kertausoppaaksi ja ohjelmistoon tutustuville Taso B vaatii kokemusta Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kokemusta Ecomista, jotta kappaleen käsittelemä aihe saadaan myös käytännössä hyödynnettyä. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. 1

2 1.1.3 C -taso on jo lähes ammattilainen Palkanlaskenta Ecom palkanlaskennan ominaisuuksia C-tason sivu on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa tai erittäin hyvää perehtymistä aiheeseen Kahvipaussi on tärkeä osa oppimista Kahvipaussi-merkki vaatii aina käyttäjältä laajempaa syventymistä aiheeseen. Tämän merkin kohdalla on hyvä miettiä, mitä hyötyä teidän yrityksellenne voisi olla, jos kyseinen toiminta otettaisiin käyttöön. Merkkiä käytetään yleensä sellaisissa käsikirjan kohdissa, joihin kannattaa paneutua, sillä sen avulla ohjelmiston käytössä pääsee uudelle tasolle ja ohjelmistosta saa enemmän hyötyä. 2 Ecom palkanlaskennan ominaisuuksia Ecom 3 palkanlaskenta eroaa monella tavalla perinteisestä palkanlaskentaohjelmasta. Sen edistyksellinen rakenne muuttaa palkanlaskemisen luonnetta niin paljon, että voidaan puhua jopa uuden sukupolven palkanlaskentaohjelmistosta. Seuraavassa osiossa on lueteltu lyhyesti ohjelman ominaisuuksia. Koko palkanlaskenta suoritetaan yhdessä ikkunassa Ohjemiston toiminta perustuu ajatukseen, jossa ohjelmaa käytetään yhden toimintaikkunan kautta. Näin ohjelmiston käyttö on erittäin tehokasta ja sen toiminta on helppo omaksua. Palkat reaaliajassa Ecom 3 palkanlaskenta laskee palkat reaaliajassa. Esimerkiksi palkkatietoja syötettäessä ohjelmisto laskee heti palkkalaskelman valmiiksi. Tämä helpottaa palkanlaskijaa, kun lopputulos on välittömästi nähtävillä. Kaikki palkkalaskelmat helposti esille ja selattavissa Kaikki henkilölle tehdyt palkat ovat nähtävissä Palkanlaskenta-ikkunassa. Periaatteena on, että ohjelmisto näyttää palkanlaskijan kuluvan vuoden lasketut palkat ohjelmaikkunassa. Myös aiempien vuosien palkat saa esille haluttaessa. Näin palkanlaskija saa helposti esille minkä tahansa palkkalaskelman ja pystyy tarkistamaan sen tiedot vaivattomasti. Keskiansion laskenta Keskiansiota käytetään mm. tuntipalkkalaisten lomien laskentaan. Ohjelmisto hallitsee eri alojen keskiansioiden laskentatapoja. Ohjelmisto hallitsee myös erilaisten toimialojen keskiansion käyttöön liittyvät erikoisuudet, kuten esimerkiksi korotetun keskiansion käytön. Lomien hallinta on kätevää Lomien hallinta tarkoittaa yksinkertaisuudessaan sitä, että ohjelmisto tietää, paljonko lomia on vietetty ja paljonko niitä on vielä käyttämättä. Ecom hallitsee tämän sekä vuosilomien että työajan lyhennysten (pekkasten) kohdalla. Se myös kerryttää palkansaajan ansaitut lomat palkanlaskennan yhteydessä ja näyttää tulostetussa palkkalaskelmassa käytettävissä olevien lomien määrät. Palkansaajat palkkaryhmän mukaan järjestykseen Palkansaajat voidaan asettaa järjestykseen palkkaryhmän mukaan. Esimerkiksi kuukausipalkkalaiset voidaan asettaa peräkkäin, jolloin heidän palkanmaksu on nopeampaa, eikä unohduksia pääse syntymään. Tämä nopeuttaa palkanlaskentaa ja helpottaa palkanlaskennan hallintaa. Kumulatiivinen - ja portaikkoverokortti Ohjelmisto käyttää verottajan suosittelemaa laskentamallia kumulatiivisen ennakkoveron laskennassa. Sen avulla ohjelmisto laskee jokaiselle palkalle optimaalisen verotuloksen pyrkien lopullisen verotuksen mukaiseen ihannetulokseen, eli palkansaajalle ei tulisi jälkiveroja eikä liioin veropalautuksiakaan. Myös portaikkoverokortin käyttö on mahdollista. 2

3 Palkanlaskenta Ecom palkanlaskennan ominaisuuksia Palkansaajalle automaattiset palkkalajit Palkansaajalle voidaan määritellä automaattisia palkkalajeja, joiden avulla voidaan henkilön palkanlasku automatisoida lähes kokonaan. Esimerkiksi kuukausipalkkalaisen palkanlaskenta tapahtuu yhdellä painikkeen painalluksella, jonka jälkeen koko palkanlaskenta tapahtuu itsestään. Monipuoliset tulosteet Jokaisen palkanlaskennan tulosteen voi esikatsella ruudulla. Tulosteet voi tulostaa kirjoittimelle, tekstinkäsittelyyn, taulukkolaskentaan, jatkossa myös sähköpostiin tai vaikkapa internetin HTML-muotoon. Näin tulosteita voidaan käyttää hyvin monipuolisesti omien käyttötarpeiden mukaan. Palkanmaksuaineiston voi siirtää suoraan pankkiohjelmalle, joka välittää ne automaattisesti eteenpäin palkansaajille. Erillisessä palkanlaskennan Raportit -valikossa on ryhmitelty erikseen Palkanmaksu-, Kuukausi- ja Vuodenvaihderaportit, sekä muut tulosteet. Tämä ryhmittely ohjaa palkanlaskijaa ottamaan automaattisesti oikeat tulosteet. Maksetun palkan peruminen Ecomissa avoimen, eli maksamattoman palkan tietoja voi muokata niin kauan, kunnes se on määritelty maksetuksi, jolloin sen tiedot lukkiutuvat. Tämänkin jälkeen palkan voi palauttaa maksamattomaksi ja muuttaa haluttuja tietoja. Ecomissa on myös paljon muita hyödyllisiä ominaisuuksia, joihin tutustut tämän käsikirjan avulla. 3

4 3 Palkanlaskennan käynnistys Palkanlaskenta Palkanlaskennan käynnistys Palkanlaskenta käynnistetään joko Windowsin työpöydältä löytyvästä Ecom 3 logosta tai sitten sen voi käynnistää Käynnistä-painikeen alta ohjelmat ja sen alta Ecom 3, josta löytyy Ecom ohjelmisto. Ecom 3 valikon alta löytyvät myös kaikki Ecom 3 ohjeet selkeästi. 4

5 4 Palkka-asetukset Palkanlaskenta Palkka-asetukset Ecom palkanlaskentaohjelmassa on määritelty valmiiksi kaikki yleisimmät palkkalaskenta-asetukset, jotta ohjelmiston käyttöönotto olisi mahdollisimman helppoa. Ne kannattaa kuitenkin käydä läpi ja tarkistaa oletuksena olevat määritykset yrityksen tarpeita vastaaviksi. Näiden asetusten läpikäymisellä moni toiminta voidaan täysin automatisoida. 4.1 Palkanlaskenta asetusten avaus ja niiden toiminta Pikaohje: Palkanlaskennan asetukset avataan kaukosäätimestä valitsemalla ensin Asetukset ja sen alta Palkanlaskenta. Palkanlaskennan asetukset avataan kaukosäätimestä valitsemalla hiirellä ensin kaukosäätimen yläosasta Ohjelmat -puoli. Kaukosäätimen alaosasta löytyy Asetukset -valintapainike (ellei sitä ole jo valittu aktiiviseksi). Kun asetukset on valittu, näkyy sen alla kaikki asetusvalinnat. Palkanlaskennan asetukset avautuu painamalla Palkanlaskenta-valinta auki. Näppäimistön kautta palkanlaskennan perusasetukset saa esille ylävalikon Ohjelmat- valikon alta kohdasta Asetukset ja sen alta Palkanlaskenta. 5

6 4.2 Perusasetukset Perusasetukset ovat palkanlaskenta-asetuksissa ylimpänä. Perusasetukset saa esille painamalla kyseistä otsikkoa hiirellä). Perusasetuksien alla on kaksi valintaa, johon syötetään tiedot. Sosiaaliturvamaksu-kenttään syötetään voimassaoleva sotuprosentti. Se syötetään oikealle ilmestyvään kenttään Palkanlaskenta Palkka-asetukset Yrityksen käyttämä sosiaaliturvamaksun kirjanpitotili syötetään seuraavaan kenttään. 6

7 4.3 Palkkajaksot ja -ryhmät Palkkaryhmät -otsikon alla ovat palkkajaksojen ja palkkaryhmien oletustiedot. Palkanlaskenta Palkka-asetukset Palkkajaksot Palkkajaksoihin on asetettu valmiiksi kaikki yleisimmät palkkajaksot oletuksena. Näitä tietoja ohjelmisto käyttää kumulatiivisessa verokortissa käytettävien palkanmaksukausien määrittämiseen. Näitä asetuksia ei yleensä tarvitse eikä kannata muuttaa, ellei ole varma, mitä tekee. Esimerkki: kuukausipalkkalaiselle maksetaan vuodessa kaksitoista palkkaa kuukausien lukumäärän mukaan. Kumulatiivisessa verokortissa vuosi on jaettu 364 päivään, joka jaetaan kuukausien määrällä, jolloin yhden kuukauden palkassa on 30,33 veropäivää Palkkaryhmät Palkkaryhmään määritellään valmiiksi kaikki yleisimmät palkanmaksutavat, kuten kuukausipalkkalaiset ja kerran kahdessa viikossa palkkaa saavat. Jos yrityksessä on käytössä useampi kuukausipalkkaryhmä (jos esimerkiksi osalle maksetaan kuun alussa ja osalle kuukauden puolessa välissä), kannattaa ne kaikki luoda omaksi palkkaryhmäksi ja nimetä omilla tunnistettavilla nimillä. Palkkatyhmien avulla voidaan suodattaa palkkalajit niin, että näytöllä näkyvät kaikki kuukausipalkkalaiset järjestyksessä peräkkäin, jolloin palkanlaskijan työ helpottuu oleellisesti ja unohduksia sattuu vähemmän. Palkkaryhmille voidaan määritellä valmiit palkkalajit, jotka sitten kopioituvat automaattisesti uudelle palkansaajalle. Ecomissa valmiina olevat palkkaryhmät ovat esimerkinomaisia, ja nämä kannattaakin muokata mahdollisimman lähelle omien palkansaajien tarpeita. Esimerkki: Kuukausipalkkalaisen palkkalaskelmassa on yleensä kuukausipalkka-tieto jokaisessa maksettavassa palkassa. Tämä kuukausipalkkatieto voidaan asettaa palkkaryhmin valmiiksi jo tässä vaiheessa, jolloin tieto kopioituu automaattisesti palkansaajan henkilökohtaiseksi palkkalajiksi. Siinne voidaan määritellä kuukausipalkan suuruus ja muita tietoja valmiiksi. Näin tiedot kopioituvat automaattisesti myös jokaiseen palkkalaskelmaan mukaan, jolloin palkanlaskutapahtuma voi olla täysin automaattinen. 7

8 Palkkaryhmä-ikkunan toiminta Palkanlaskenta Palkka-asetukset Avautuvan ikkunan yläosassa näkyvät valmiit palkkaryhmät. Pieni musta kolmio yläikkunan palkkaryhmän edessä näyttää valitun palkkaryhmän. Alaosassa näkyvät yläikkunassa valittuu palkkaryhmään valitut palkkalajit. Yläosan Ensimmäisessä kentässä on palkkaryhmän numero, toisessa on palkkaryhmän nimi ja kolmannessa kentässä on palkkaryhmän käytössä oleva palkkajakson numero. Palkkajakson perässä on palkkajaksotiedoista kopioituva nimi. Alaosassa on palkkaryhmään valitut automaattiset palkkalajit. Kuvassa kuukausipalkkalaiselle on asetettu kuukausipalkkalaji valmiiksi Tähän palkkalajiin voi antaa tiettyjä oletusarvoja, jotka voidaan muuttaa tarvittaessa palkansaajakohtaisesti henkilön Henkilökohtaiset palkkalajit - välilehdellä. Aina mukana määritys tuo tämän palkkalajin kuukausipalkkalaiselle jokaiseen palkkaan automaattisesti. Se voidaan kuitenkin poistaa palkansyöttövaiheessa, mikäli sitä ei kyseisessä palkkalaskelmassa tarvita. Varoitusraja varoittaa palkanlaskijaa, mikäli palkkalaskelmassa ylitetään varoitusrajaksi määritetty arvo. Sitä on hyvä käyttää esimerkiksi tuntipalkkalaisen ylitöiden seurantaan. Ohjelma varoittaa palkkalaskelman palkkalajitsivun otsikossa punaisella värillä, jos palkkalajin yhteissumma tulee täyteen. Kun palkanlaskun palkkalajit-kentän valitsee, värittää ohjelma myös rajan ylittäneen palkkalajin punaiseksi. Kuukausipalkkalaisille varoitusrajaan voi antaa arvon yksi. Ohjelma varoittaa, mikäli samaan palkkaan on tullut esimerkiksi kaksi kuukausipalkkaa. Määräkenttään annetaan palkkalajille oletusmäärä, joka on kuukausipalkkalaisella yksi. Yksikköhinta annetaan yleensä henkilötasolla, mutta se voidaan antaa myös suoraan palkkaryhmään, jolloin ohjelma ehdottaa annettua arvoa aina uuden kuukausipalkkalaisen luonnin yhteydessä henkilökohtaiseen palkkalajiin, johon arvon voi tarvittaessa muuttaa. 8

9 Uuden palkkaryhmän teko Palkanlaskenta Palkka-asetukset Uuden palkkaryhmän teko tapahtuu painamalla hiirellä ikkunan yläosassa olevaa plus-painiketta. Ohjelma avaa uuden rivin palkkaryhmiin ja antaa sille automaattisesti uuden palkkaryhmän numeron. Nimi-kenttään annetaan palkkaryhmää hyvin kuvaava nimi (kuvassa on määritetty keskellä kuukautta maksettaville kuukausipalkkalaisille uusi palkkalaji). Sen jälkeen palkkaryhmälle valitaan palkkajakso, joka kertoo sen, kuinka usein tälle ryhmälle maksetaan palkkoja. Se tapahtuu painamalla kaukosäätimen Näytä palkkajaksot -painiketta. Seuraavaksi valitaan haluttu palkkajakso, jonka jälkeen uuden palkkaryhmän yläikkunan tiedot ovat valmiina. Kuvassa näkyy uusi palkkaryhmä. Mikäli palkkaryhmälle halutaan lisätä palkkalajeja, tapahtuu se painamalla kaukosäätimestä lisää palkkalaji-, ja heti perään näytä palkkalajit -painiketta, jonka jälkeen valitaan hakuikkunasta haluttu palkkalaji ja annetaan siihen liittyviä määrityksiä.kuvaan on lisätty aina mukana valinta päälle, annettu varoitusraja ja yksikkömäärä. Nämä tiedot kopioituvat nyt myös sellaiselle palkansaajalle, jolle tämä palkkaryhmä valitaan. Palkkaryhmän poisto tapahtuu valitsemalla haluttu palkkaryhmä hiirellä ja poistamalla se ylävalikon Poistapainikkeella. Ohjelmisto ei anna poistaa sellaista palkkaryhmää, joka on käytössä jollakin henkilöllä. Palkkaryhmä-ikkunan saa kiinni painamalla ohjelmaikkunan yläosassa olevaa Sulje-painiketta. 9

10 4.4 Palkkalajien toiminnasta Palkanlaskenta Palkka-asetukset Jokainen palkka koostuu palkkatapahtumista, eli palkkalajeista. Ecomissa kaikki palkkatapahtumat ovat palkkalajeja ennakonpidätys mukaan lukien. Palkkalajien määritykset tehdään tässä ikkunassa. Ecom palkanlaskennassa on yleisimmät palkkalajit valmiina jo asennusvaiheessa, jottei niiden määrityksiin kuluisi turhaa aikaa. Palkkalajien toiminnan ymmärtäminen on erittäin tärkeää, sillä näiden asetusten avulla voidaan määritellä hyvinkin monimutkaisia toimintoja automaattisiksi, jonka jälkeen varsinainen palkkalaskelman teko on erittäin nopeaa ja helppoa. Jos jokin palkkalaji ei toimi halutulla tavalla, voidaan sen asetuksia muuttaa tämän ikkunan kautta sellaiseksi, kuin se tulisi omassa yrityksessä olla. Palkkalajit avautuvat palkanlaskenta-asetuksista. Mikäli palkanlaskenta-asetuksia ei ole valittu, avataan kaukosäätimen Ohjelmat-valikko ja sen alta Asetukset- painikkeen painalluksen jälkeen Palkanlaskenta, josta avautuu palkanlaskennan asetukset ikkuna. Avautuneesta palkanlaskenta-asetuksista valitaan palkkalajit-otsake, jolloin Ecom avaa ikkunan, jossa näkyy ensimmäinen palkkalaji. 10

11 Palkanlaskenta Palkka-asetukset Palkkalajit ovat numeroittain järjestyksessä. Niitä voi selata yksitellen tai halutun palkkalajin voi hakea esiin Etsi-painikkeen avulla. Palkkalajit kannattaa aina tulostaa. Se tapahtuu painamalla tulosta-painiketta, jonka jälkeen ne ovat esikatseltavina ruudulla ja tulostettavissa paperille painamalla tulosta-painiketta. Palkkalajien selaus tapahtuu joko selauspainikkeiden avulla tai painamalla haku-painiketta, jolloin haku on tehokkaampaa. Palkkalajeihin määritettyjä muutoksia ei tarvitse hyväksyä erikseen, vaan annetut määritykset astuvat heti voimaan, kun ne on tehty. Kun tarvittavat muutokset on tehty, painetaan sulje-painiketta, jolloin ikkuna sulkeutuu Hintapohjainen palkkalaji Hintapohjaiset palkkalajit ovat nimensä mukaan sellaisia palkkalajeja, joille annetaan jokin hinta. Ohjelma laskee palkan annetun hinnan mukaan palkkalaskelmaan, jossa kyseistä arvoa voi vielä muuttaa tarpeen mukaan. Tällaisia palkkalajeja ovat Esimerkiksi Kuukausipalkka, Tuntipalkka, kilometrikorvaus jne. Näiden käsittelyyn ei yleensä liity suurempaa hankaluutta. Seuraavaksi tutustutaan ensimmäisenä esiin tulevaan palkkalajiin, joka on tuntipalkka, joka on rahapalkkaa. 11

12 Palkanlaskenta Palkka-asetukset Hintapohjainen rahapalkka. Tuntipalkka ja kuukausipalkka ovat tyypillisiä hintapohjaisia rahapalkkoja. Ne kerryttävät palkansaajan rahapalkkaa eli bruttopalkkaa sen arvon mukaan, mitä palkkalaskelmaan on annettu. Kuvan palkka on tuntipalkka- palkkalaji, joka on oletuksena ensimmäinen esiin tuleva palkkalaji. Ensimmäisessä kentässä on palkkalajin numero ja toisessa kentässä on palkkalajin nimi. Nämä tiedot tulostuvat palkansaajan palkkalaskelmaan. Palkkalajiluokka kertoo, että kyseessä on rahapalkka, joka siis kerryttää bruttopalkkaa. Ohjelma antaa syöttää palkkalaskelmaan suoraan halutun hinnan, kun tyypiksi on valittu Hinta-valinta. Tuoteala ja tuote -kentät eivät ole toistaiseksi käytössä. Tiliin kirjataan yrityksen kirjanpidollinen tilinumero. Minimimäärään annetaan nimensä mukaisesti oletuksena tuleva minimimäärä, jota nyt ei tarvitse määritellä. Varoitusrajaan voidaan antaa oletuksena esimerkiksi kahden viikon palkkakauden normaali tuntimäärä, jonka ylityksestä ohjelma ilmoittaa. Näin esimerkiksi ylitöiden maksatus helpottuu. Desimaaleja annetaan yleensä kaksi ja pyöristys -valintaan annetaan pyöristys, jolloin tässä palkkalajissa on normaalit pyöristyssäännöt voimassa. Ecom-koodi on tehty tulevaisuutta silmällä pitäen, jolloin yleisesti samalla tavalla käytössä olevia palkkalajeja voi päivittää suoraan internetin yli esimerkiksi vuoden vaihteessa, kun päivärahatiedot muuttuvat. Tuntipalkka tuskin kuuluu tämän piiriin. Periaate kuitenkin on, ettei näitä Ecom koodeja kannata yleensä vaihtaa toiseksi. Hinta-kenttään voidaan antaa palkkalajikohtainen yleisimmin käytössä oleva hinta. Kun ikkunassa on nyt esillä tuntipalkka, voidaan tähän kenttään antaa yleisesti käytössä oleva tuntipalkka. Sitä ei kuitenkaan yleensä anneta tähän, vaan se määritetään palkansaajakohtaisesti henkilökohtaisiin palkkalajeihin. Oikealla näkyviin rastitusvalintoihin ei yleensä tarvitse koskea. Korkeintaan Eritellään raporteissa -valinnan voi asettaa päälle. Aina mukana -valintaa ei kannata asettaa päälle, sillä sitten tämä palkkalaji tulee oletuksena mukaan myös esimerkiksi kuukausipalkkalaiselle. 12

13 Keskiansio-palkkalajin määrittäminen Palkanlaskenta Palkka-asetukset Tietyillä toimialoilla on käytössä keskiansio joka tunnetaan myös keskituntiansio -nimellä. Tätä palkkalajia käytetään yleensä tuntipalkkalaisten erilaisten korvauksien määrittämiseksi. Tyypillisesti keskiansiota käytetään lomakorvausten määrittämiseen. Keskiansio on eräänlainen keskiarvo edellisen lomanmääräytymisvuoden tienisteistä. Varsinainen keskiarvon laskentatapa, eli se miten tiettyyn arvoon on päädytty, käsitellään erikseen tässä käsikirjassa myöhemmin omassa osiossaan. Palkkalajiin annetaan siis valmis lopputulos, eli se markkamääräinen tuntihinta, millä voidaan laskea esimerkiksi henkilön lomapalkka. Keskiansio on siis apuväline, jota ei näy sellaisenaan palkkalaskelmassa, mutta jonka arvoa muut palkkalait käyttävät hyväksi. Esimerkiksi loma-ajan palkka näkyy palkkalaskelmassa, mutta ei keskiansiota, vaikka se on ollut pohjana loma-ajan palkan laskemisessa. Keskiansio saadaan esiin joko selaamalla seuraava-painiketta niin kauan, kunnes se ilmestyy ikkunaan. Sen voi hakea esiin myös haku-painikkeella. Esiin tulevaan haluikkunan nimi-hakuun on annettu arvo ke, jolloin ohjelma on hakenut ikkunaan kaikki kealkuiset palkkalajit. Keskiansio saadaan esiin palkkalaji-ikkunaan painamalla oikeassa alareunassa olevaa okpainiketta tai näppäimistöltä painamalla Enter-painiketta. 13

14 Palkanlaskenta Palkka-asetukset Kuvassa näkyvä palkka on keskiansio-palkkalaji. Ensimmäisessä kentässä on palkkalajin numero ja toisessa kentässä on palkkalajin nimi. Palkkalajiluokka kertoo, että kyseessä on rahapalkka. Keskiansio on lajiltaan tavallinen hintapohjainen palkkalaji, jota ei varsinaisesti tule näkyviin palkkalaskelmaan, vaan muut palkkalajit käyttävät tätä palkkalajia hyödykseen. Tyyppi-valintana on hinta, joka mahdollistaa yksikköhinnan antamisen tälle palkkalajille. Minimimäärää eikä varoitusrajaa tarvitse määritellä. Desimaaleja annetaan yleensä kaksi ja pyöristys -valintaan annetaan pyöristys, jolloin tässä palkkalajissa on normaalit pyöristyssäännöt voimassa. Hinta-kenttään voidaan antaa palkkalajikohtainen yleisimmin käytössä oleva hinta. Kun ikkunassa on nyt esillä keskiansio, voidaan tähän kenttään antaa yleisesti käytössä oleva keskiansio. Sitä ei kuitenkaan yleensä anneta tähän, vaan se määritetään palkansaajakohtaisesti henkilökohtaisiin palkkalajeihin. Oikealla näkyviin rastitusvalintoihin ei yleensä tarvitse koskea Luontoisetu Hintapohjaiset luontoisedut eroavat rahapalkka-pohjaisista palkkalajeista siinä, että ne eivät lisää henkilön nettopalkkaa, eli käteen jäävän palkan määrää. Luontoisedut lisäävät ainoastaan laskennallista bruttopalkkaa, jonka mukaan lasketaan ennakonpidätys. 14

15 . Palkanlaskenta Palkka-asetukset Seuraavaksi haetaan Ateriakorvaus-palkkalaji esiin, Se on luonteeltaan luontoisetu. Se saadaan parhaiten esiin haku-painikkeella. Hakuikkunan nimikenttään kirjoitetaan Ateria, valitaan eteen tulevasta listasta ateriaetu ja painetaan OK-painiketta. Eteen tuleva ikkuna sisältää Ateriaedun tiedot. Kuvassa näkyvä palkka on Ateriaetu-palkkalaji. Palkkalajiluokka kertoo, että kyseessä on luontaisetu, joka siis kerryttää bruttopalkkaa, mutta ei nettopalkkaa. Se on palkkalaji joka lisää bruttosummaa ja otetaan huomioon ennakonpidätystä laskettaessa. Tyyppi-valintana on hinta, joka mahdollistaa yksikköhinnan antamisen tälle palkkalajille Prosenttipohjainen palkkalaji Prosenttipohjainen palkkalaji on aina prosenttia jostain toisesta palkkalajista tai palkkalajiryhmästä. Sen tulos siis perustuu johonkin toisen palkkalajin arvoon. Tyypillisiä prosenttipohjaisia palkkalajeja ovat ylityöt, joiden hinta 15

16 Palkanlaskenta Palkka-asetukset määräytyy suhteessa työntekijän tuntihintaan. Myös ennakonpidätys on prosenttia, mutta se on erilainen siinä suhteessa, että se on prosenttia useammasta palkkalajista. Seuraavaksi käsitellään erilaisia prosenttipohjaisia palkkaryhmiä Prosenttipohjainen palkkalaji Kuvassa on prosenttipohjainen palkkalaji, eli vuorokautinen ylityö. Sen tyyppinä on prosentti ja alhaalla olevissa kentissä on määritelty säännöt miten kyseistä palkkalajia käytetään. Kun vuorokautista ylityöpalkkalajia käytetään, kannattaa kaikki perustunnit ensin kirjata tuntityö-palkkalajiin. Näin kokonaistuntimäärä näkyy tuntityö-kentästä ja ylityöt omastaan. Tähän kenttään kirjautuu siis vain ylityön osuus ja perustunnit näkyvät tuntityö-kentässä. Tämä järjestely helpottaa m. tilastojen tekoa jatkossa. huomioi, että tietyillä aloilla ylityöt ja muutamat muut palkkalajit eivät edes perustu tuntipalkkaan, vaan keskiansioon tai jopa korotettuun keskiansioon. Kyseinen prosenttipohjainen palkkalaji on määrityksiltään seuraava: Sen arvoksi tulee 50 % yhden palkkalajin, eli tuntityön arvosta. Palkanlaskennassa ohjelma ottaa tuntityön á-hinnan arvon perusoletukseksi ja ottaa omaksi á-hinnaksi puolet siitä. Ja kun palkkalaskelmassa annetaan vuorokautisten 50 % ylitöiden määrä, laskee ohjelma yhteishinnan automaattisesti. Mikäli laskennan pohjana oleva palkkalaji halutaan vaihtaa toiseksi, voidaan se vaihtaa antamalla haluttu palkkalaji Prosenttia palkkalajista -kenttään. Sen voi myös hakea painamalla kentän perässä olevalla hakupainikkeella. 16

17 Ketjutettu prosenttipohjainen palkkalaji Palkanlaskenta Palkka-asetukset Ketjutettu prosenttipohjainen palkkalaji on sellainen, joka on prosenttia jostain prosenttipohjaisesta palkkalajista, joka vuorostaan on prosenttia jostain toisesta palkkalajista. Eli palkkalajit voidaan ketjuttaa valmiiksi, jolloin niiden käyttö on helpommin hallittavissa. Tällaista ketjutettua palkkalajia käytetään esimerkiksi sähköurakointialalla, jossa tietyt palkkalajit lasketaan korotetulla keskiansiolla. Ensin palkansaajalle on määritelty keskiansio, jota tarvitaan määriteltäessä hänen lomakorvaus. Sitten on olemassa muita palkkalajeja, joissa on käytössä korotettu keskiansio, joka on joitakin prosentteja korkeampi, kuin normaali keskiansio. Ohjelmaan luodaan ensin tämä korotettu keskiansio, jota nostetaan tietyllä prosenttilukumäärällä ja sitten viitataan tähän korotettuun keskiansioon niissä palkkalajeissa, missä korotettu keskiansio on käytössä. Esimerkki: Jos palkansaajan keskiansio on 10 ja hän haluaa viettää työajan lyhennysloman, joka lasketaan hänen keskiansiosta korotettuna neljällä prosentilla. Hänelle on määritelty tämä 10 keskiansio hänen henkilökohtaiseksi palkkalajiksi. Tällöin kannattaa luoda uusi palkkalaji (jos ei ole vielä luotu), joka on 104 % keskiansiosta. Sen jälkeen otetaan esille Työajan lyhennys-palkkalaji ja viitataan tähän korotettuun keskiansioon, jolloin se on vuorostaan 100 % korotetun keskiansion arvosta, eli sama arvo. Molemmat muutokset tehdään täällä palkkalajit -asetuksissa. Kun nämä palkkalajit ketjutetaan tällä tavoin, hoitaa ohjelmisto automaattisesti lopun laskemisen. Jos henkilön keskiansio muuttuu, ei tarvitse muuttaa kuin hänen keskiansionsa arvoa ja muut palkkalajit ovat automaattisesti kunnossa. Ja jos vastaavasti korotetun keskiansion prosenttimäärä muuttuu, muutetaan vain kyseistä prosenttia, ja kaikki muu on valmiina. 17

18 Palkanlaskenta Palkka-asetukset Palkkalaji on prosenttia koko palkkalajiryhmästä On olemassa joitain palkkalajeja, jotka laskevat yhdestä tai useammasta palkkalajiryhmästä halutun prosenttiosuuden kerralla. Tällaisille palkkalajeille on oma valinta, joka hoitaa kyseisen laskennan. TT:n työttömyysvakuutusmaksu on palkkalaji, joka laskee prosenttiosuuden useammasta palkkalaskelmassa esiintyvästä palkkalajista kerralla. Se on prosenttipohjainen palkkalaji, joka vähentää tietyllä prosentilla palkansaajan ansioita. Se kuuluu tästä syystä vähennykset palkkalajiluokkaan. Koska tämä palkkalaji vähentää palkansaajan palkkaa, tietyllä prosentilla, on annettu prosenttimäärä miinusmerkkinen. Prosenttityyppinä on palkkalajiluokka, jolloin se vähentää valistusta palkkalajista ja kaikista sitä ennen esiintyvistä palkkalajiluokista annetun prosentin. Prosenttia palkkalajiluokasta -kenttään on valittu luontoisedut. Sen perässä olevassa painiketta painettaessa näkyvät kaikki palkkalajiluokat siinä järjestyksessä, kuin ne ovat myös palkanlaskentaa laskettaessa. Rahapalkka on ennen luontoisetuja ja siihen palkkalajiryhmään kuuluvat palkkalajit ovat myös mukana TT:n työttömyysvakuutusmaksua laskettaessa. Eli suomeksi ohjelma laskee kaikki rahapalkat ja luontoisedut mukaan laskiessaan työttömyysvakuutusmaksun summaa. Koska palkkalaji on pakollinen kenttä, ei sitä voi poistaa palkkalaskelmasta. Tämä valinta voidaan kuitenkin ohittaa palkansaajakohtaisesti (ei siis tässä ikkunassa) henkilökohtaisissa palkkalajeissa ottamalla kentästä aina mukana -valinnan pois päältä. 18

19 4.4.3 Koostepalkkalaji. Koostepalkkalaji on sellainen palkkalaji, johon palkansaaja voi itse valita ne palkkalajit, jotka kuuluvat kyseisen laskennan piiriin. Ecomissa on valmiina uksi tällainen palkkalaji, eli TT:n työeläkemaksu. Se on prosenttipohjainen palkkalaji aivan kuin muutkin palkkalajit yhtä poikkeusta lukuun ottamatta. Lopputilin lomakorvauksesta ei makseta TT:n työeläkemaksua. Ilman tätä poikkeusta tämäkin palkkalaji voitaisiin laskea palkkalajiluokkakohtaisella valinnalla. Koostepalkkalajin tunnistaa tyyppi-kentästä, jossa on valintana kooste. Palkanlaskenta Palkka-asetukset Koostepalkkalaji on luonteeltaan prosenttipalkkalaji, joka laskee valitulla prosentilla osansa palkkalaskelmassa. Työeläkemaksun ollessa kyseessä vähentää se määritetyllä prosenttiosuudella laskettua palkkaa. Erikoisuus on siinä, että valitut palkkalajit on valittu erikseen muokkaa -painikkeen alta omassa toiminnossaan. Painamalla Muokkaa-painiketta ohjelma avaa uuden ikkunan jossa voi valita laskelmaan mukaan tulevat palkkalajit. Muokkaa-painikkeen painallus tuo eteen ensin varmistuksen, josta pääsee eteenpäin painamalla kyllä-valintaa. 19

20 Palkanlaskenta Palkka-asetukset Koostepalkkalajin muokkausikkunassa valitaan oikeaan ikkunaan ne palkkalajit, jotka vaikuttavat laskennan tulokseen ja vasemmalla on ne painikkeet, jotka eivät vaikuta siihen. Kun ikkunassa on valittuna TT:n työeläkemaksu, on tässä syytä noudattaa erityistä varovaisuutta. Jos jokin tietty palkkalaji halutaan siirtää puolelta toiselle, käy se painamalla keskellä olevia nuoli-painikkeita. Jos taas halutaan siirtää kaikki palkkalajit, painetaan silloin tuplanuoli-painikkeita, jolloin kaikki palkkalajit siirtyvät haluttuun suuntaan. Mikäli ei ole aivan varma siirtojen vaikutuksista, voi tästä ikkunasta poistua peruuta-painikkeella. Tallenna-painike vuorostaan tallettaa tehdyt muutokset. Kun kyseessä on TT:n työeläkemaksu ja luot uusia rahapalkka- tai luontoisetupohjaisia palkkalajeja, tallentuvat ne automaattisesti valittuihin palkkalajeihin, eikä se vaadi mitään muutoksia silloin tähän ikkunaan. Lopputilin lomakorvaukset on uusissa verioissa määritetty automattisesti TT-työeläkemaksun piiriin uusille asiakkaille. Muutos tehdään tässä ikkunassa, jossa palkkalajit siirretään tässä ikkunassa valitsemattomista palkkalajeita valittujen puolelle. 20

21 4.5 Palkkalajiasetusten kenttäkohtaiset määritykset Palkanlaskenta Palkka-asetukset Seuraavaksi käydään läpi alla näkyvän ikkunan kentät yksi kerrallaan. Jokainen otsikko viittaa kuvan johonkin kenttään. Kuvassa on palkanlaskenta-asetusten palkkalajit valinta Palkkalajinumero Jokaisella palkkalajilla tulee olla oma yksilöllinen numeronsa. Ecomissa kaikki palkkalajit on järjestetty omiin ryhmiinsä myös numeron mukaan. Tähän numerointiin kannattaa tutustua esimerkiksi tulostamalla kaikki valmiit palkkalajit tämän ikkunan kautta ylhäällä olevan tulosta-painikkeen avulla. Selkeä numerointi helpottaa palkanlaskijaa löytämään nopeasti haluttu palkkalaji. Ecom ei myöskään anna tehdä uutta palkkalajia samalle numerolle Palkkalajinimi Palkkalajin nimi kannattaa olla mahdollisimman selkeä, sillä se tulostuu palkkanumeron kanssa myös palkkalaskelmaan. Se on myös yksi hakutapa, jolloin selkeä nimi auttaa sekä löytämään oikean palkkalajin että käyttämään sitä oikein Palkkalajiluokat Palkkalajiluokalla kerrotaan palkkalajin käyttötarkoitus, eli onko se rahapalkkaa, luontoisetua, vähennyksiä tai verottomia korvauksia. Jokainen palkkalajiluokka käyttäytyy eri tavoin esimerkiksi ennakonpidätystä laskettaessa. Seuraavaksi käsitellään palkkalajiluokat määrityksineen. Palkkalajiluokka valitaan tämän kentän perässä olevasta alasvetovalikosta. Palkkalajiluokka määritellään palkkalajin lisäyksen yhteydessä. Jokainen palkkalaji kuuluu johonkin palkkalajiluokkaan sen mukaan, mitä sillä tehdään. 21