Salpausselän kuntajakoselvitys Talous- ja henkilöstötyöryhmä ICT-toiminnot alatyöryhmä

Transkriptio

1 Salpausselän kuntajakoselvitys Talous- ja henkilöstötyöryhmä ICT-toiminnot alatyöryhmä Nykytilan yhteenveto ja tunnistetut kehittämiskohteet Alustava, tiedot voivat vielä muuttua -

2 Aikataulu maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu 0. Projektinhallinta - Projekti- ja työsuunnitelma Nykytilan kuvaaminen - Tietojen keruupohjat - Tietojen kerääminen - Yhteenveto 2. Nykytilan analyysi 3. Vaihtoehtoiset toimintamallit: - Kuvauspohja ja ehdotus - Kuvauksen laatiminen 4. Vaihtoehtojen arviointi 5. Toteutuksen suunnittelu - Kuvauspohja ja ehdotus - Kuvauksen laatiminen 6. Yhdistymisselvitys/ICT - Kuvauspohja ja ehdotus - Kuvauksen laatiminen Projekti käynnistyy Nykytilan kuvauksen Vaihtoehdot valmiit valmiina Ohry talous- ja henkilöstöryhmän ohry Ohry Alustava Projekti päättyy toteutussuunnitelma Ohry (pvm täsmentyy) Työpaja tai RoundTable Ohjausryhmän kokous Tarkistuspiste Kuluva viikko

3 Sisältö 1 ICT-ympäristön nykytila 2 ICT:n organisointi nykytilassa 3 Tunnistettuja kehityskohteita

4 Nykytilan kuvauksen sisältö ja tämänhetkinen tilanne Johdanto Nykytilan kuvauksen tärkein lopputuotos oli ICT-kustannusten kartoittaminen sekä sopimussalkun muodostaminen. Alla on kuvattu muita nykytilakuvauksessa tuotettuja tai analysoituja lopputuotoksia. Projektisalkku Sisältää yhteensä 60 projektia, jotka jakautuvat eri vaiheisiin seuraavasti: 13 ideointi 21 valmistelu tai suunnittelu 25 toteutus 8 tuotantoonsiirto 1 jäädytetty 1 siirretty Kunnan peruspalvelut Listaus peruspalveluista, Kärkölän tiedot puuttuvat Tietoturvaohjeet Kuvattu seuraavissa: Lahden kaupunki, Nastola, Hämeenkoski, Hollola Kokonaisarkkitehtuurikuvaus Yhdessäkään kunnassa ei ollut kattavia ja ajantasaisia kuvauksia

5 Seudun ICT-ympäristön tärkeimmät osat Järjestelmän perässä olevan numero, kertoo kuinka monessa seudun kunnassa ratkaisu on käytössä Päätelaitteet Työasema 6400 Kannettava (Mac) Tabletti 1000 Puhelin 800 (älyp), 1250 (matkap.) Sovellukset Toimiala- ja hallintosovellukset KÄYTTÄJÄSOVELLUKSET SOTE SIVISTYS TEKNINEN Effica 3 Opetus Kirjastot Tekla GIS 4 Pegasos 1 Primus 6 ATP Origo 2 KuntaNet 2 Commit 1 Kurre 6 Ms EES 1 3D-Win 2 Winhit 1 Wilma 6 Varhaiskasvatus Vesihuolto Peda.net 2 Effica 4 Vesikanta 2 Muut CPU Kassa 3 Pro Consona 2 Xpipe 1? SF Net 1 Sähköposti Ms Exchange Ruoka ja siivous Aromi, Eväs 2 Jamix 1 ATOP 1 Toimistosovellukset Ms Office HALLINTO Personec 2 Basware 2 SAP ERP 1 Päijät-Tili Rondo 5 Populus 5 Raindance 5 Talous ja HR Ms Sharepoint Palkka 1 Datwin 1 InTime 1 Pikaviestintä ja kollaboraatio Dokumenttien ja asianhallinta Dynasty 2 Doris 1 Kuntatoimisto 3 Tweb 1 Ms Sharepoint 3 emedia CMS 1 Ms Lync Työajanseuranta ja työvuorosuunnittelu Hedsam 1 Timecon 1 Titania 3 Muut Proveca 1 Efecte 1 Aastra MX-ONE 1 Infrapalvelut Työasemien, käyttäjien ja palvelinten hallinta Integraatiot Tietoturva Portaalit ja sähköinen asiointi MS SCCM VMWare Integraatiot F-Secure Portaalit Kuntalaistili 1 Ms Active Directory Palomuurit MobiOn 1 IBM Lotus Notes 1 Kapasiteettipalvelut Palvelimet: Windows 320 kpl, Linux 34 kpl (myös joitakin AIX, VMWare ESX 5.x, VMS) Kuntien omia konesaleja ja laitetiloja 5, DNA:lta palveluna 4 Tietoverkot, levytila, tietokannat, varmistukset, valvonnat, tulostuspalvelut

6 ICT-kustannusten jakautuminen kunnittain Henkilöstö- ja taloushallinnon ICTkustannukset eivät sisälly lukuihin, koska palveluita tuottavien Calpron ja Päijät- Tilin kustannuksista ei ole mahdollista erotella ICT:n osuutta Iitin ja Nastolan sosiaali- ja perusterveydenhuollon ICT-kustannukset puuttuvat, koska PHSOTEY:n kuntakohtaisista ICT-kuluista ei ollut käytettävissä tietoa ICT-kustannukset per asukas ovat todellisuudessa korkeammat ICT-kustannukset kunnittain 3 % 2 % 1 % 9 % 85 % Lahden kaupunki Hollola+Kärkölä Nastola Iitti Hämeenkoski Hollola tuottaa Kärkölän kunnan ICTpalvelut. Kärkölän osuus ei ollut eroteltavissa Hollolan sopimussalkun kustannuksista, joten kunnat on esitetty yhtenä kokonaisuutena Kunta ICT-kustannukset yhteensä Tietohallintohenkilöstöä Kunnan asukasluku Kustannukset per asukas Lahden kaupunki K 55, Hollola+Kärkölä K 3, Nastola 380 K 3, Iitti 300 K 2, Hämeenkoski 146 K 1, K 65,

7 ICT-kustannukset ICT-ympäristön osa-alueittain Hallinnon ja toimialojen asiakassovellukset kattavat yhteensä n. kolmasosan ICT-kustannuksista Muut kustannukset sisältävät mm. henkilöstö- ja tilakustannuksia Kaikki muut luvut ovat ostopalveluita yrityksiltä tai LTT:ltä Muu palvelut sisältävät mm. konsultointia ja poistoina kirjattuja kehittämiskustannuksia ICT-kustannukset ICT-ympäristön osa-alueittain Asiakassovellukset (toimiala) Muu kustannus 5 % 5 % HelpDesk 5 % 21 % Asiakassovellukset (hallinto) Päätelaitteet 9 % Tietoliikenne (myös puhe) Muu palvelu Runkoinfra 10 % 14 % Käyttäjäsovellukset Sovellusinfra 10 % 10 % 11 %

8 ICT-kustannukset toimialoittain Sosiaali- ja terveyspalvelut kattavat kolmasosan kustannuksista Iitin ja Nastolan PHSOTEY:n ICTkustannukset puuttuvat luvuista, joten todellisuudessa osuus on vielä suurempi Jakamattomissa on mukana mm. kuntien päätelaite-, runko- ja sovellusinfrakustannuksia, joita ei ole kunnissa jyvitetty eri toimialoille ICT-kustannukset toimialoittain 17 % 14 % 33 % Sosiaali ja terveys Jakamattomat Sivistys Hallinto Tekninen ja ympäristö Hallinnon osuus on 17% Päijät-Tilin ja Calpro Oy:n henkilöstö- ja taloushallinnon ICTkustannukset eivät sisälly lukuihin, joten osuus on todellisuudessa hieman suurempi 17 % 19 %

9 Sisältö 1 ICT-ympäristön nykytila 2 ICT:n organisointi nykytilassa 3 Tunnistettuja kehityskohteita

10 Ryhmätyö 1. Kuntien tietohallinnon organisoinnin täydentäminen Tietohallintomalli Hollola Kärkölä* Hämeenkoski Tietohallintopäällikkö Talousjohtaja Kunnan sihteeri Kunnanjohtaja Kunnanjohtaja LIIKETOIMINTA- YHTEISTYÖ Vastaa tietohallintomallin eri osa-alueista Konsernipalveluiden ja tietohallinnon johtaminen Vastaa tietohallinnon eri osaalueista Kunnan ja hallinnon johtaminen Kunnan ja hallinnon johtaminen STRATEGIA JA HALLINTO ATK-tuki Vastaa tietohallintomallin eri osa-alueista HANKINNAT JA TOIMITTAJA- YHTEISTYÖ Toimialat Vastaavat omista hankinnoistaan, tietohallinto konsultoi Toimialat Vastaavat omista hankinnoistaan, tietohallinto konsultoi Toimialat Vastaavat omista hankinnoistaan, tietohallinto konsultoi PROJEKTIEN JOHTAMINEN Tietohallinto vastaa yhteisistä hankinnoista Tietohallinto vastaa yhteisistä hankinnoista Tietohallinto vastaa yhteisistä hankinnoista PALVELUIDEN JOHTAMINEN * Hollolan kunta vastaa suurelta osin Kärkölän kunnan ICT-palveluiden tuotannosta

11 Ryhmätyö 1. Kuntien tietohallinnon organisoinnin täydentäminen Tietohallintomalli Nastola Iitti LIIKETOIMINTA- YHTEISTYÖ Hallintojohtaja Kunnan ja hallinnon johtaminen Kunnanjohtaja Kunnan ja hallinnon johtaminen STRATEGIA JA HALLINTO IT-asiantuntija Vastaa tietohallintomallin eri osa-alueista Hallinto- ja talousjohtaja Vastaa tietohallintomallin eri osa-alueista HANKINNAT JA TOIMITTAJA- YHTEISTYÖ PROJEKTIEN JOHTAMINEN Toimialat Vastaavat omista hankinnoistaan, tietohallinto konsultoi Tietohallinto vastaa yhteisistä hankinnoista Toimialat Vastaavat omista hankinnoistaan, tietohallinto konsultoi Tietohallinto vastaa yhteisistä hankinnoista PALVELUIDEN JOHTAMINEN IT-tuki (2 hlö) Työasemapalvelut ATK-vastuuhenkilö ICT-palvelutuotanto

12 Lahden tietohallinnon ja LTT:n välinen tehtäväjako (Tietohallintomalli 2012) Toimintayhteistyö Päivitetään Tietohallinto (kopa) LTT - taseyksikkö Strategia ja hallinto Toiminnan kehittäminen Tavoitteet, mittarit ja viestintä Strategia hallinto- ja toimintamallit Organisointi ja kyvykkyyksien johtaminen Arkkitehtuuri ja rakennemuutosten hallinta Tietoturva, riskienhallinta ja laadunvarmistus Taloussuunnittelu ja seuranta Hankinnat ja toimittajayhteistyö Ekosysteemien hallinta Konseptien kehittäminen Hankinta- ja toimittajastrategia Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Neuvottelut, sopimukset ja päätöksenteko Toimittajasuhteet, sopimustenhallinta ja markkinaanalyysit Projektien johtaminen Prosessien kehittäminen Projektisalkun hallinta Valmistelu ja business-case Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Koulutus ja käyttöönotto Päätös ja hyötyjen realisointi Palveluiden johtaminen Perustiedon hallinta Jatkuvuuden hallinta Palveluiden suunnittelu Palveluiden käyttöönotto Palvelustrategia Palvelutuotanto Palvelun jatkuva kehittäminen

13 Sisältö 1 ICT-ympäristön nykytila 2 ICT:n organisointi nykytilassa 3 Tunnistettuja kehityskohteita

14 Tunnistettuja kehityskohteita ICT-ympäristön osa-alueilta Kehityskohteiden arviointi: Sote-perusjärjestelmien kehittäminen Kuvaus Kiireellisyys Hyödyt kunnan toiminnalle Hyödyt kuntalaisille Sote-sektorin perusjärjestelmät ovat kuntajakoselvityksen toiminta-alueella erilaiset. Kuntajakoselvityksessä joudutaan ottamaan kantaa sote-sektorin perusjärjestelmään, sillä perusjärjestelmiä on sekä selvityksessä mukana olevissa kunnissa (Lahti), Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymässä että Hollolan kunnan Oiva-liikelaitoksessa. Oiva liikelaitos tuottaa palveluita muillekin kuin selvityksessä mukana oleville kunnille. Sote-sektorin kustannukset ovat kokonaisuudessaan kasvussa ja muodostavat jo tällä hetkellä reilun puolet jokaisen kunnan talouden menoista. Lisäksi maakunnan tasolla perusjärjestelmät vaihtelevat perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välillä sekä järjestelmänimikkeiden (Pegasos ja Effica) että samojen järjestelmien (eri organisaatioiden Efficat) installaatioiden välillä. Tämä aiheuttaa hankaluutta tietojen näkyvyydessä ja tietojen siirtymisessä eri organisaatioiden välillä. Nykyiset järjestelmät ovat lisäksi elinkaarensa loppuvaiheessa, joten järjestelmien kokonaisuudistaminen on lähivuosina ajankohtainen. Tehokkuuden kasvaminen, organisaatioiden välisten toimintojen tehostuminen, päällekkäisen työn väheneminen Palvelun parantuminen, tietojen hyvin järjestetty ja joustava yhteiskäyttö parantaa asiakaskokemusta Toteutuksen vaativuus Hanke on erittäin laaja, vaativa ja ajallisesti pitkäkestoinen Sopimuksellisesti kaikilla toimijoilla on oma sopimus omien ohjelmistotuottajiensa kanssa. Sopimusten laajentamista koskemaan uutta kuntaa ei ole tutkittu. Keskeisimmät riskit tämän hankkeen osalta ovat 1) rahallisen panostuksen riittävyys, 2) Laajan järjestelmähankkeen läpivientiin liittyvän osaamisen riittävyys sekä laadullisesti että määrällisesti. Lisätietoja Asiaan vaikuttavat lisäksi valtakunnallisen Kanta-ratkaisun toiminnallisuus sekä juuri tehdyn valtakunnallisen Sote-alueratkaisun toteutuminen. Lisäksi alueella käytävä ERVA-keskustelu (HUS vs. TAYS) vaikuttaa asiaan. Käynnissä oleva ns. Kiila-hanke, joka tuottaa vaatimusmäärittelyn sote-sektorin tietojärjestelmäratkaisusta.

15 Tunnistettuja kehityskohteita ICT-ympäristön osa-alueilta Kehityskohteiden arviointi: Järjestelmäkentän yhtenäistäminen Kuvaus Kiireellisyys Hyödyt kunnan toiminnalle Hyödyt kuntalaisille Toteutuksen vaativuus Lisätietoja ICT-esiselvityksen perusteella kuntarakenneselvityksessä mukana olevien kuntien järjestelmäkartassa on jossain määrin eroavaisuuksia. Työryhmän linjaus järjestelmäkartan yhtenäistämiseksi on, että ensimmäisenä toteutetaan parhaiden käytäntöjen levittäminen uuden kunnan toimintoihin ja kiireellisyysjärjestyksessä toisena on järjestelmien konsolidointi yhtenäiseksi kokonaisuudeksi so. samanmerkkisten eri järjestelmäasennusten yhdistäminen yhteen asennukseen. Kolmantena kokonaisuutena on kokonaan uusien järjestelmien hankinta ja niiden järjestelmien, jotka ovat vain osittain käytössä, levittäminen koko uuden kunnan alueella. 1) Hyvät käytännöt - Lahden dokumenttien ja asianhallintajärjestelmäratkaisu sekä sähköinen arkistointi 2) Järjestelmien konsolidointi - Teknisen toimen järjestelmien yhdistäminen, tietojen yhdistäminen ja tietojen laadun parantaminen - Intranet-järjestelmän yhtenäistäminen - Opetustoimen tietojärjestelmien yhdistäminen - Kirjastojärjestelmien yhdistäminen - Sopimusten yhdistämien 3) Osittain käytössä olevien järjestelmien käytön laajentaminen / uusien järjestelmien hankinta - Uuden kunnan www-sivusto - Lisäksi merkittävä määrä yksittäisiä tietojärjestelmiä, jotka ovat käytössä vain Lahdessa Kiireellinen, osittain oltava jo valmis uuden kunnan syntyessä Toiminnallisten prosessien yhtenäistyminen Palveluiden yhdenvertaisuus mahdollistuu koko uuden kunnan alueella Toteutuksen vaativuutta kasvattaa toiminnan prosessien yhtenäistäminen ja sen muutoshallinta/johtaminen. Jokaisella kunnalla omat sopimuksensa tietojärjestelmistä. Merkittävimmät riskit ovat resurssien riittävyys (raha, henkilöt), järjestelmien keskinäisten riippuvuuksien tunnistaminen sekä muutosjohtamisen onnistuminen Toteutus edellyttää yhteisen tietoteknisen infrastruktuurin olemassaoloa

16 Tunnistettuja kehityskohteita ICT-ympäristön osa-alueilta Kehityskohteiden arviointi: Yhteisen ICT-infrastruktuurin rakentaminen Kuvaus Työryhmä on määritellyt yhteiset ict-peruspalvelut: - Tietoliikenne - Palvelinkapasiteetti - Työasemien elinkaaripalvelut (hankinta, hallinta, ylläpito) - Mobiilipäätelaitteet (hankinta, hallinta, ylläpito) - Käyttäjien hallinta - Käyttäjien tukipalvelu (Helpdesk ja lähitukipalvelut) - Perusohjelmistot - Tietoturva Ict-peruspalvelut ovat toimiala- ja kuntariippumattomia, jolloin niiden yhteinen ja yhtäläinen käyttö on perusteltua. Kiireellisyys Hyödyt kunnan toiminnalle Hyödyt kuntalaisille Toteutuksen vaativuus Suunnittelu ja toteutus aloitettava välittömästi, kun on tieto uuden kunnan syntymisestä, koska oltava valmiina uuden kunnan syntyhetkellä Päällekkäisyydet saadaan karsittua pois (taloudellinen hyöty). Voidaan tukea yhtenäisiä toimintatapoja uudessa kunnassa. Mahdollistetaan henkilöstön liikkuvuus (samat työkalut käytössä). Kustannushyödyt ja asiointipalveluiden yhdenmukaisuus Vaativa tekninen projekti, hallinnollisesti vaativa. Vaatii vahvan johdon tuen ja hyvän muutosjohtamisen. Lisätietoja Hankkeen toteutuminen on edellytyksenä muiden järjestelmähankkeiden toteuttamiselle.

17 Tunnistettuja kehityskohteita ICT-ympäristön osa-alueilta Kehityskohteiden arviointi: Talous ja henkilöstö yhteinen toimittaja ja järjestelmä Kuvaus Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen palveluiden käyttöönotto (CalPro oy ja PäijätTili oy). CalPro tuottaa tällä hetkellä palveluita Lahden kaupungille ja Päijät-Tili Hollolalle, Hämeenkoskelle, Kärkölälle ja Nastola. Iitti tuottaa palvelut itse.calpro Oy ja Päijät-Tili oy fuusiotuvat vuoden 2014 aikana. Kiireellisyys Nykyisten suunnitelmien mukaisesti vuoden 2014 aikana Hyödyt kunnan toiminnalle Toimintatapojen yhdenmukaistuminen talous- ja henkilöstöpalveluiden alueella. Hyödyt kuntalaisille Toteutuksen vaativuus Keskeisinä riskeinä on tunnistettu työnjaon onnistuminen palvelukeskusyhtiön ja sen asiakkaiden välillä sekä palvelukeskuksen sisäisten järjestelmien konsolidoinnin onnistuminen. Lisätietoja CalpPron toimitusjohtaja vastaa hankkeen toteutumisesta.

18 Tunnistettuja kehityskohteita ICT-ympäristön osa-alueilta Kehityskohteiden arviointi: Uuden kunnan tietohallinnon ja ICTpalvelutuotannon organisointi ja toimintatavat Kuvaus Kiireellisyys Hyödyt kunnan toiminnalle Hyödyt kuntalaisille Toteutuksen vaativuus Lisätietoja Organisoinnin toteuttaminen edellyttää johdon linjausta ainakin palveluiden tuottamisen suhteen (ulkoistus vs. oma toiminta). Lisäksi linjattava, mikä on toimialan asema (itsenäisyys ja päätösvalta) tietohallinto/ict-asioissa. Linjausten tekemiseksi organisoidaan johdon työpaja toukokuun aikana.