Tarjouspyyntö 1 / HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1 / 6 KOTIATERIAPALVELU JA ATERIOIDEN KOTIINKULJETUSPALVELU 1. HANKINNAN KOHDE Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjousta kotihoidon asiakkaille kylmänä toimitettavista kotiaterioista Vesilahden kunnan alueella. Hankinnan kohteena on kotiateriapalvelu, joka sisältää kylmänä toimitettavat ateriat sekä niiden kuljetuksen Vesilahden kunnan alueella kodeissaan asuville kotihoidon asiakkaille. Jäljempänä kylmänä toimitettavista aterioista käytetään sanaa tuotteet. Tuote sisältää pääraaka-aineen (liha, siipikarja, kala, makkara, sisäelimin, kasvikset tms.), kasvislisäkkeen, energialisäkkeen (peruna, perunasose, riisi, ohra, pasta tms.) ja jälkiruuan. Tuote ei sisällä ruokajuomaa eikä leipää. Mikäli tuote on keittoateria, tulee tuotteen sisältää myös jälkiruoan ja leivän (vähintään 1 siivu) ja levitteen leivälle. Tilaaja määrittelee palvelun piiriin kuuluvien asiakkaiden kodit (jäljempänä pudotuspaikat) ja asiakkaat sopimuskauden aikana. Asiakkaat määrittelevät tilaamiensa tuotteiden määrät. Arvioidut tuotemäärät ja pudotuspaikat löytyvät tarjouspyynnön liitteeltä 1. Palvelutarpeen määrä voi vaihdella sopimuskauden aikana pudotuspaikkojen asiakasmäärän mukaisesti. 2. HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus kynnysarvon alittavasta hankinnasta on jätetty julkaistavaksi HILMA-palvelussa ( VAATIMUKSET 4. SOPIMUSKAUSI*** Tarjouksen ja tarjottavan palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen Pirkkalan kunta PL 1001 Puhelin (03) Y-tunnus Pirkkala kirjaamo@pirkkala.fi etunimi.sukunimi@pirkkala.fi

2 2 (6) 5. PALVELUN VAATIMUKSET*** Tarkempi sisältökuvaus palvelulle sekä sille asetetut ehdottomat vaatimukset on sisällytetty tarkemmin ja yksityiskohtaisemmin tarjouspyynnön liitteelle TILAAMINEN*** Tämän tarjouskilpailun perusteella tilaaja tilaa tässä tarjouspyynnössä kilpailutetun palvelun suoraan tarjouskilpailun perusteella valitulta palveluntuottajalta. 7. TOIMITUSAIKA JA TOIMITUSPAIKAT*** Katso tarjouspyynnön liite 1 (Toimituspaikat liite 1; kohta 2 ja Toimitusaika liite 1; kohta 9.1). 8. TOIMITUSEHTO*** TOP tilaajan ilmoittama osoite perille sisätiloihin (Finnterms FIN01). Palvelun tuotteet toimitetaan perille sisätiloihin asiakkaan osoittamaan paikkaan. Tuotteiden toimitus pudotuspaikkoihin tapahtuu tarpeen mukaan vähintään kaksi (2) kertaa viikossa ma - pe klo Tuotteiden toimituksesta ja toimituspäivistä sovitaan osapuolten (ks. liite 1 kohta 9.1) kesken tarkemmin sopimuskauden alkamiseen mennessä. Toimituspäiviä ei voi muuttaa ilman tilaajan hyväksyntää. 9. VIIVÄSTYSSAKKO*** Palvelun toimituksen viivästyessä tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan sellaisenaan palvelun tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa käyttöön, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakot palveluntuottajalle tapahtuvista maksusuorituksista. 10. TARJOTTAVA PALVELU Tilaaja korostaa, että palveluntarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan palvelua, jota se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti tuottamaan sovittujen ehtojen mukaisesti.

3 3 (6) Tilaaja ei sitoudu ostamaan kiinteää määrää palvelua palveluntuottajalta sopimuskauden aikana, vaan palvelua ostetaan tarpeen mukaan tämän kilpailutuksen ehdoin. 11. OSATARJOUKSET*** Osatarjouksia ei hyväksytä. 12. VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 13. KOTIATERIAPALVELUN HINNOITTELU*** 14. LISÄT JA KULUT*** Tarjottavan palvelun hinnat tulee ilmoittaa euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 2. Sopimuskauden aikana voidaan lisätä tai poistaa asiakkaita ilman kustannusvaikutuksia palvelun hinnoitteluun, mikäli lisäys ja / tai poisto ei vaikuta merkittävästi reitin pituuteen tai ylitä aikataulutusta. Palvelun hintojen tulee olla kiinteät sopimuskauden ajan ( ). Mikäli alan yleisessä hintatasossa tapahtuu kuitenkin sopimuskauden aikana oleellisia muutoksia, jotka eivät olleet palveluntuottajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoitellessa, on palveluntuottajalla tarvittaessa mahdollisuus neuvotella hinnanmuutoksista tilaajan kanssa kerran varsinaisen sopimuskauden aikana. Mahdollinen hinnanmuutosehdotus tulee esittää tilaajalle kirjallisesti mennessä ja siinä on selvitettävä perusteet hinnanmuutokselle. Mikäli tilaaja hyväksyy hinnanmuutoksen, se astuu voimaan aikaisintaan Palveluntarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut eli laskutus- tai muita vastaavia lisiä, matkakorvauksia, hallinto- ja toimistokuluja ei hyväksytä. 15. MAKSUEHTO*** Laskun maksuehto on 21 päivää netto. Jos tilaaja ei maksa hyväksyttävää laskua viimeistään eräpäivänä, on palveluntuottajalla oikeus periä korkolain mukaista viivästyskorkoa. Palveluntarjoajalla tulee olla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen.

4 4 (6) 16. LASKUTUS*** Palvelu laskutetaan kuukauden välein koontilaskuna jälkikäteen. Koontilaskussa tulee olla eriteltynä toimitetut tuotemäärät asiakaskohtaisesti sekä kuljetusmaksut. Mikäli samassa osoitteessa (pudotuspaikassa) asuu useampia asiakkaita, palveluntuottaja saa laskuttaa vain yhden pudotusmaksun. Mikäli johonkin pudotuspaikkaan ei ole tuotteiden toimituksia, palveluntuottajalla ei ole oikeutta laskuttaa pudotusmaksua kyseiseltä kerralta. 17. PALVELUNTARJOAJAN SOVELTUVUUS*** Palveluntarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 3. Palveluntarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Palveluntarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken palveluntarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. 18. ALIHANKINTA*** Palveluntuottaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviä alihankkijalla. Alihankkijaa koskevat samat velvollisuudet kuin palveluntuottajaa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijansa työstä niin kuin omastaan. Mikäli palveluntuottaja vaihtaa alihankkijaa sopimuskauden aikana, tulee vaihdokselle saada tilaajan kirjallinen hyväksyntä. 19. TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa vähintään saakka. 20. TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä vähintään: tarjouspyynnön tarjouslomake (liite 2) täydennettynä palveluntarjoajan antamilla tiedoilla Tarjouspyynnön liite 3 täydennettynä palveluntarjoajan antamilla tiedoilla

5 5 (6) 6-8 viikon esimerkki viikkoruokalista ja yhden viikkoruokalistalta valitsemansa tuotteen aineosaluettelo ja ravintosisältölaskelma (ks. Liite 1, Kohta 5.1) alustava kuvaus tuotekuljetuksen kuljetuskalustosta (ks. liite 1, kohta 7) esitys menettelystä, jolla palveluntarjoaja varmistuu siitä, että ateria säilyy koko kuljetuksen ajan alle +6 asteen lämpötilassa (ks. liite 1, kohta 7.1) kuvaus palveluntarjoajan sähköisestä tuotteiden tilausjärjestelmästä (ks. Liite 1, Kohta 8) alustava kuvaus tuotekuljetuksen reitityksestä; kuljetustiheydestä ja kuljetus ajankohdasta (ks. liite 1, Kohta 9.1). 21. HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Hankintasopimuksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyy sen mukaan, mikä tarjous on vertailuhinnaltaan halvin. 22. SOPIMUSEHDOT*** 23. HANKINTAPÄÄTÖS Palveluntarjoajan vertailuhinta muodostuu, kun tarjouslomakkeella (liite 2) Palveluntarjoajan ilmoittamat positiokohtaiset nettohinnat kerrotaan positiokohtaisella palveluntarpeen määräarviolla ja näin saadut positiokohtaiset vertailuhinnat lasketaan yhteen. Alimman vertailuhintojen yhteishinnan saanut valitaan palveluntuottajaksi. Jos epäselvyys koskee tuotetta (kylmä ateria), sopimukseen sovelletaan JYSE 2014 TAVARAT (liite 4) sopimusehtoja. Muussa tapauksessa Palveluun sovelletaan JYSE 2014 PALVELUT (liite 5) sopimusehtoja. Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1-5) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Palveluntarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen palveluntarjoajan tarjouksessaan ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Palveluntarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää.

6 6 (6) 24. TARJOUSTEN PALAUTUS*** Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, palveluntarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää kokonaishintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 11 ). Palveluntarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. Tarjoukset on palautettava viimeistään klo mennessä sähköpostitse osoitteeseen Sähköpostiviestin otsikkona tulee olla Tarjous: Vesilahden kotiateriapalvelu. Hankintayksikkö ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Hankintayksiköllä on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia hankintayksikön esittämiin tarjouspyynnön ehtoihin. 25. LISÄTIEDOT Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjousten laadintaa ja tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään mennessä sähköpostilla osoitteeseen Sähköpostin otsikkona tulee olla "Lisätietopyyntö: Vesilahden kotiateriapalvelu". Kaikki hankintayksilölle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa Pirkkalan kunnan internet-sivulla mennessä osoitteessa: ja ovat näkyvillä tarjousten viimeiseen jättöpäivään asti. 26. LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Palvelun vähimmäisvaatimukset ja palvelunkuvaus Tarjouslomake Tarjoajan soveltuvuus JYSE 2014 TAVARAT JYSE 2014 PALVELUT