KORJAUS- JA HUOLTOPAVELUT TKS119

Transkriptio

1 KORJAUS- JA HUOLTOPAVELUT TKS119 Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia erialisista korjaus- ja huoltopalveluista Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupungeille sekä Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kunnille. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy

2 2 (12) Sisältö 1 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Hankinnan kohde Hankintamenettely Hankinnan vaatimukset Hankinnan arvo Sopimuskausi*** Osatarjoukset*** Vaihtoehtoiset tarjoukset*** Palveluvaatimukset*** Palvelun tilaaminen Vasteaika*** Viivästyssakko ja virhe palvelussa*** palvelun hinnoittelu*** Palvelumaksu*** Lisät ja kulut*** Maksuehto*** Laskutus*** Tarjoukset*** Tarjousten voimassaoloaika*** Alihankkijat*** Tarjouksen sisältö*** Tarjoajan kelpoisuus*** Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet Sopimusehdot Tarjousten palautus*** Lisätiedot Allekirjoitus Liitteet... 12

3 3 (12) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Asiakas) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien (jäljempänä Kehyskunnat) omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa julkisia hankintapalveluja. Asiakas on hankintalain 11 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat Kehyskuntien tarvitsemat erilaiset korjaus- ja huoltopalvelut. Palveluiden tarkempi määrittely on tämän tarjouspyynnön kohdassa 9 Palveluvaatimukset*** sekä tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinta on jaettu seuraaviin osiin: Osa 1: Osa 2: Osa 3: Osa 4: Osa 5: Osa 6: Kiinteistöjen jäähdytyskoneiden ja ilmalämpöpumppujen huollot ja korjaukset Keittiöiden jäähdytyslaitteiden (kylmiöt, pakastimet, jääkaapit ym.) huollot ja korjaukset Suurtalouskeittiölaitteiden korjaukset ja huollot Kodinkoneiden ja pyykkihuollon koneiden korjaukset (myös esim. yleisten saunojen kiukaat ja päiväkotien kuivauskaapit) Siivouskoneiden korjaukset Hoiva/sairaalasänkyjen huollot ja korjaukset 3 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta (hankintalain 16 ) on julkaistu HILMA -palvelussa ( HANKINNAN VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavien Tuotteiden ja palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 5 HANKINNAN ARVO Hankinnan ennakoitu arvo on euroa/vuosi (alv 0 %). Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on noin euroa (alv 0 %) mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Hankinnan arvioitu arvo jakautuu vuositasolla osien mukaan seuraavasti:

4 4 (12) Osa 1: /vuosi Osa 2: /vuosi Osa 3: /vuosi Osa 4: /vuosi Osa 5: /vuosi Osa 6: /vuosi 6 SOPIMUSKAUSI*** vuoden optio. Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Asiakkaan ja tarjouskilpailun voittaneen / voittaneiden tarjoajan / tarjoajien (jäljempänä Palveluntuottaja) kesken mennessä. Mikäli optiokausi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin saakka. Osassa 6 sopimus koskee Kangasalan, Pirkkalan ja Vesilahden kuntia sekä Nokian ja Ylöjärven kaupunkeja. 7 OSATARJOUKSET*** Tarjoaja voi tarjota osia 1, 2, 3, 4, 5 ja/tai 6. Osissa 1 ja 2 tarjoaja voi tehdä kuntakohtaisen tarjouksen. Osissa 3 5 tarjoajan tulee tarjota kyseessä olevaa palvelua kaikille Kehyskunnille. Osassa 6 tarjoajan tulee tarjota palvelua Kangasalle, Nokialle, Pirkkalalle, Vesilahdelle ja Ylöjärvelle. Osat 1 ja 2 vertaillaan erillisinä kunta/kaupunkikohtaisesti ja osat 3 6 vertaillaan erillisinä osakohtaisesti. 8 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 9 PALVELUVAATIMUKSET*** Palvelulla tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä Palveluntuottajan suorittamaa määräaikaishuoltopalvelua tai korjauspalvelua. Osien 1, 2 ja 3 osalta Palveluntuottajan vastuulla on Tilaajan laitekannan kartoitus sopimuskauden alussa ja laiterekisterin ylläpito koko sopimuskauden. Laiterekisteristä Tilaajan tulee saada tiedot laitteiden korjaushistoriasta ja -kustannuksista.

5 5 (12) Palveluntuottajan tulee nimetä yhteyshenkilö joka vastaa Kehyskuntien korjaus- ja huoltopalvelusta. Palveluntuottajalla tulee olla riittävät resurssit Palvelun suorittamiseen myös loma-aikoina. Tilaajalle tulee lähettää sähköisesti tai tekstiviestillä tieto työn aloituksesta, arvioidusta aikataulusta, kustannusarviosta sekä työn valmistumisesta. Palveluntuottajan tulee toimittaa käyntikohtainen raportti sähköisesti viimeistään 48 tunnin kuluttua Palvelun suorittamisesta. Tilaajan kanssa sovitaan kohdekohtaisesti kenelle raportit toimitetaan. Palveluntuottajan tulee raportoida Kehyskuntakohtaisesti vuosittain. Raportissa tulee käydä ilmi vähintään seuraavat asiat: o käyntikerrat kohteittain o kokonaiskustannukset kohteittain (kiinteistöittäin) ja koko Kehyskunnan alueella yhteensä. Kaiken Palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomenkielellä. 10 PALVELUN TILAAMINEN Tämän tarjouskilpailun perusteella Kehyskuntien eri toimipisteet tai vastaavat (Tilaajat; Tilaajina voivat toimia myös Kehyskuntien määräysvallassa olevat Oy:t, säätiöt ja muut yhteisöt) tilaavat tarvitsemansa tässä tarjouspyynnössä kilpailutetut osien vaatimusten mukaisen Palvelun suoraan tarjouskilpailun perusteella valitulta Palveluntuottajalta/Palveluntuottajilta. Tilaukset tehdään puhelimella tai sähköpostilla. Hätäpäivystyskäynneistä on sovittava erikseen Tilaajan kanssa tilauksen yhteydessä. 11 VASTEAIKA*** Osakohtaiset vasteaikavaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä VIIVÄSTYSSAKKO JA VIRHE PALVELUSSA*** Jos palvelu viivästyy Palveluntuottajasta johtuvasta syystä, Tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon. Tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että Palveluntuottajan viivästyksestä olisi aiheutunut Tilaajalle vahinkoa. Ellei toisin ole sovittu, viivästyssakko on suuruudeltaan viisi (5) prosentti viivästyneen Palvelun arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta 24 tunnilta pituiselta ajanjaksolta, jolla Palveluntuottaja ylittää sovitun vasteajan. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) vuorokaudelta. Jos Palvelussa on virhe, Palveluntuottaja omalla kustannuksellaan selvittää virheen syyn ja korjaa sen viivytyksettä. Palveluntuottaja vapautuu vastuusta

6 6 (12) osoittamalla, ettei virhe johdu Palveluntuottajan vastuulla olevasta seikasta. Tällöin Palveluntuottaja on oikeutettu veloittamaan virheen selvitys- ja korjaustyöstä tavanomaisen hinnoittelunsa mukaisesti. 13 PALVELUN HINNOITTELU*** Tarjottavan korjaus- ja huoltopalvelun hinnoittelu on ilmoitettava euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) tarjouspyynnön liitteellä 1. Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Liitteessä 1 on tarkemmat ohjeet korjaus- ja huoltopalvelun hinnoittelun ilmoittamiselle. Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää tarjouspyynnön kohdassa 14 Palvelumaksu*** määritelty Asiakkaalle tilitettävä palvelumaksu. Palveluhintojen hintojen tulee olla kiinteät vähintään sopimuskauden kaksi (2) ensimmäistä vuotta. Tämän jälkeen Palveluntuottajalla on mahdollisuus ehdottaa hinnanmuutosta enintään yhden (1) kerran vuodessa, mukaan lukien optiokausi. Hinnanmuutosehdotus tulee esittää kirjallisesti Asiakkaalle ja siinä on selvitettävä perusteet hinnanmuutokselle. Hinnanmuutos astuu voimaan aikaisintaan yhden (1) kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hinnanmuutos on Asiakkaan puolelta hyväksytty. Asiakkaan on ilmoitettava kantansa hinnanmuutosehdotukseen kuukauden kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta. Mikäli kuitenkin kiinteän hintakauden aikana alan yleisessä hintatasossa tapahtuu oleellisia muutoksia, jotka eivät olleet Palveluntuottajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoitellessa, on Palveluntuottajalla tarvittaessa mahdollisuus neuvotella hinnanmuutoksista Asiakkaan kanssa. Ensimmäinen hinnanmuutosehdotus voidaan tehdä aikaisintaan PALVELUMAKSU*** Asiakas aloittaa palvelumaksun perimisen Palveluntuottajalta sopimuksen ensimmäisestä voimassaolo päivästä. Palvelumaksun suuruus on 1,0 prosenttia (+ alv 24 %) Palveluntuottajan Palvelun arvonlisäverottomasta kokonaismyynnistä Kehyskunnille. Kaikkien tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää tässä kohdassa kuvattu palvelumaksu. Palveluntuottaja maksaa Asiakkaalle palvelumaksun yksi (1) kertaa vuodessa. Palvelumaksu maksetaan Asiakkaalle jälkikäteen laskutusjakson päätyttyä. Palveluntuottaja lähettää sopimuskauden aikana suoritetusta Palvelusta Asiakkaalle kerran vuodessa yhteenvetoraportin, josta näkyy laskutusjakson aikana tilattu Palvelu ja kokonaismyynti (alv 0 %) Kehyskunnittain.

7 7 (12) 15 LISÄT JA KULUT*** Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut, myös kohdan 14 Palvelumaksu*** aiheuttamat kustannukset. Toisin sanoen laskutus-, tai muita vastaavia lisiä, matkakorvauksia, hallinto- ja toimistokuluja sekä palvelumaksulisiä ei hyväksytä. Liitteellä 1 on ilmoitettu hinnoittelussa sallitut poikkeukset. 16 MAKSUEHTO*** 21 päivää netto Palvelun hyväksytystä suorittamisesta ja laskun saapumisesta. 17 LASKUTUS*** Tarjoajalla on oltava mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta sekä laskujen kohdentamisesta Tilaajittain sovitaan Palveluntuottajan kanssa Kehyskunnittain. 18 TARJOUKSET*** Tarjoukset tulee tehdä tarjotun Palvelun osalta liitteenä 1 olevalla tarjouslomakkeella ja tarjoukseen tulee liittää kaikki tarjouslomakkeella sekä Kohdassa 21 vaaditut selvitykset / liitteet. 19 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa vähintään asti. 20 ALIHANKKIJAT*** Tarjouksessa on ilmoitettava, minkä osan sopimuksesta Tarjoaja aikoo antaa alihankintana kolmannelle taholle sekä nimettävä mahdolliset sopimusaikana käytettävä alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. 21 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjoukseen on liitettävä: - tarjouspyynnön liite 1 täydennettyinä Tarjoajan tiedoilla - tarjoukseen on liitettävä palvelukuvaus Tarjoajan resursseista (Palvelua suorittavan henkilöstön määrä), varahenkilöjärjestelmästä (esim. miten loma-aikoina sijaisuudet hoidetaan), ammattitaidosta ja tarvittavista luvista - tarjoukseen on liitettävä kuvaus Tarjoajan toimintatavasta reklamaatioiden vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja korjaavien

8 8 (12) toimenpiteiden suorittamiseksi (esim. miten toimitaan jos korjauksessa on aiheutunut vika tai korjattu laite hajoaa heti niin miten toimitaan) - Tarjoajan sähköpostiosoite hankintapäätöksen lähettämistä varten Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa alla vaaditut todistukset tai Tilaajavastuu.fi sivuilta tulostetut tilaajavastuu raportit, joista käy ilmi vähintään vastaavat tiedot: - verovelkatodistus - ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta Edellä mainitut selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. 22 TARJOAJAN KELPOISUUS*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajalla tulee olla lakien ja asetusten veloittamat oikeudet suorittaa sähköja muita asennus/korjaustöitä. Tarjoajalla tulee olla Sähkötyönjohtaja ja riittävät oikeudet omaavat asentajat, joita aiotaan käyttää Palvelun suorittamisessa Kehyskunnissa. Tarjoajalla tulee olla vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Vakuutuksen on korvattava vahingot vähintään euroon saakka. Tarjoajalla on oltava riittävästi palvelukykyä, jotta se pystyy toteuttamaan hankinnan vaaditulla tavalla. Tarjoajan palvelukykyä arvioidaan annetun palvelukuvauksen perusteella. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken tarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. Palveluntuottajan tulee esittää Asiakkaalle ennen sopimuksen allekirjoitusta sillä hetkellä voimassa olevan Tilaajavastuulain 5 :n mukaiset selvitykset.

9 9 (12) 23 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Tarjoukset vertaillaan osittain. Osat 1 ja 2 vertaillaan kunta/kaupunkikohtaisesti. Vertailuperusteena on hinnaltaan halvin tarjous. Alla on esitetty osakohtaisesti vertailuhinnan laskentakaavat. OSA 1: Kehyskuntakohtaisen vertailuhinnan laskenta: Ilmalämpöpumppujen (sis. 1 ulko- ja sisäyksikön) huolto /laite + lisäsisäyksiköiden huollon hinta /kpl + muiden jäähdytyskoneiden (ilmalauhdutteinen) huolto /laite + muiden jäähdytyskoneiden (vesilauhdutteinen) huolto /laite + Korjauspalvelun (vasteaika arkisin 48 h) hinta /h + Koneiden ja laitteiden kartoitus ja huoltoaikataulun suunnittelun hinta = Vertailuhinta OSA 2: Kehyskuntakohtaisen vertailuhinnan laskenta: Huoltohinta /laite + Korjauspalvelun hinta (vasteaika arkisin 24 h) /h = Vertailuhinta OSA 3: Vertailuhinnan laskenta: Huoltoaikataulun mukainen huoltohinta /laite + Korjauspalvelun hinta (vasteaika arkisin 8 h) /h + Hätäpäivystyksen hinta (vasteaika 2 h) arkena klo 8-18 /h = Vertailuhinta Edellä esitetyllä kaavalla lasketut kehyskuntakohtaiset vertailuhinnat lasketaan yhteen ja saadaan osan lopullinen vertailuhinta. OSA 4: Vertailuhinnan laskenta: Korjauspalvelun hinta (vasteaika arkisin 48 h) /h + Korjauskäynnin hinta (sis. ajoajan ja kilometrit yms. kustannukset) /kpl = Vertailuhinta Edellä esitetyllä kaavalla lasketut kehyskuntakohtaiset vertailuhinnat lasketaan yhteen ja saadaan osan lopullinen vertailuhinta.

10 10 (12) OSA 5: Vertailuhinnan laskenta: Korjauspalvelun hinta (vasteaika arkisin 48 h) /h + Korjauskäynnin hinta (sis. ajoajan ja kilometrit yms. kustannukset) /kpl = Vertailuhinta Edellä esitetyllä kaavalla lasketut kehyskuntakohtaiset vertailuhinnat lasketaan yhteen ja saadaan osan lopullinen vertailuhinta. OSA 6: Vertailuhinnan laskenta: Määräaikaishuolto / h + Korjauspalvelun hinta (vasteaika arkisin 48 h) /h + Korjauskäynnin hinta (sis. ajoajan ja kilometrit yms. kustannukset) /kpl = Vertailuhinta Edellä esitetyllä kaavalla lasketut kehyskuntakohtaiset vertailuhinnat lasketaan yhteen ja saadaan osan lopullinen vertailuhinta. 24 SOPIMUSEHDOT Hankinnassa noudatetaan liitteen 3 mukaisia julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1-3) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää

11 11 (12) hintatietoa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 25 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava viimeistään klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Suupantie 2 Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Korjaus- ja huoltopalvelut TKS119. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Asiakkaalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien Asiakkaan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. 26 LISÄTIEDOT Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjousten laadintaa ja tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään mennessä sähköpostilla alla mainittuun osoitteeseen. Sähköpostin otsikkona tulee olla "Lisätietopyyntö: Korjaus- ja huoltopalvelut TKS119". lisatiedot@kuhaoy.fi Kaikki Asiakkaalle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa Asiakkaan internet-sivuilla mennessä osoitteessa: ja ovat näkyvillä tarjousten viimeiseen jättöpäivään asti. 27 ALLEKIRJOITUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Kaisa Kokkonen hankinta-asiantuntija

12 12 (12) 28 LIITTEET Liite 1: Tarjouslomake Liite 2: Kehyskuntien keittiöt Liite 3: JYSE Palvelut (2014)