OPPIKIRJAT KLT401 Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 OPPIKIRJAT KLT401 Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia oppikirjoista Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupungeille sekä Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kunnille. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy

2 2 (11) Sisältö 1 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Hankinnan kohde Hankintamenettely Hankinnan vaatimukset Sopimuskausi*** Hankinnan arvo Osatarjoukset*** Vaihtoehtoiset tarjoukset*** Palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset*** Toimituspaikat ja toimitusehto Tilaaminen Toimitusaika*** Jälkitoimitukset*** Lisätilaukset*** Viivästyssakko*** Tuotteiden hinnoittelu ja alennusprosentti*** Lisätuotteet Palvelumaksu*** Lisät ja kulut*** Maksuehto*** Laskutus*** Tarjoukset*** Tarjottavat tuotteet Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet Tarjouksen sisältö*** Tarjoajan kelpoisuus*** Sopimusehdot Tarjousten voimassaoloaika*** Tarjousten palautus*** Lisätiedot Allekirjoituus Liitteet... 11

3 3 (11) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Asiakas) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien (jäljempänä Kehyskunnat) omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa osakkailleen julkisia hankintapalveluja. Asiakas on hankintalain 11 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö. 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat opetuskäytön P- ja K-oppikirjat. Tarjouskilpailun perusteella Kehyskuntien koulut, päiväkodit tai muut vastaavat yksiköt tilaavat tarvitsemansa P- ja K-oppikirjat sekä niihin liittyvät AV-aineistot suoraan tarjouskilpailun perusteella valitulta Toimittajalta. P-oppikirjojen osuus kokonaishankinnasta on noin 98 %. Liitteellä 1 (tarjouslomake) Tarjoajan on mahdollista tarjota myös lisätuotteita (yleistä kirjallisuutta, sähköisiä oppimateriaaleja sekä oppikirjojen muovituspalvelua), jotka voidaan katsoa muiksi sopimustuotteiksi, mikäli Kohdan 17 ehdot täyttyvät. 3 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta (hankintalain 16 ) on julkaistu HILMA -palvelussa ( HANKINNAN VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavien tuotteiden ja palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 5 SOPIMUSKAUSI*** vuoden optio.*** Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Asiakkaan ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (jäljempänä Toimittaja) kesken Mikäli optiokausi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin saakka.

4 4 (11) 6 HANKINNAN ARVO Hankinnan arvioitu arvo on noin euroa/vuosi (alv 0 %). Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin euroa (alv 0 %) mukaan lukien mahdollinen optiokausi. 7 OSATARJOUKSET*** Osatarjouksia ei oteta huomioon ***. 8 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 9 PALVELULLE ASETETUT EHDOTTOMAT VAATIMUKSET*** Tarjoajalla tulee olla sähköinen tilausjärjestelmä. Virheellinen tilaus tulee voida palauttaa ja palautettavista kirjoista ei laskuteta kuntaa/kaupunkia tai jo maksettu lasku hyvitetään tai virheellisesti tilatut kirjat voidaan vaihtaa toiseen tuotteeseen. Tilaajalla on kuitenkin velvollisuus maksaa palautuksesta aiheutuneet toimituskustannukset mikäli Tilaaja on tehnyt virheellisen tilauksen. Tarjoajan tulee tarvittaessa järjestää koulutusta sähköisen tilausjärjestelmän käytöstä. Koulutus järjestetään Tilaajan toimipisteessä sopimuskauden alussa. Koulutus on maksutonta. Tarjoajalla tulee puhelinpalvelu, josta Tilaajat saavat ohjeistusta ja apua tilausten tekemiseen ym, arkipäivisin klo välisenä aikana. Reklamaation läpikäynti ja suoritetun korjaavan toimenpiteen raportointi Tilaajalle saa kestää enintään kaksi (2) arkipäivää. Tarjoaja nimeää vastuuhenkilön Kehyskunnille. 10 TOIMITUSPAIKAT JA TOIMITUSEHTO TOP, Kehyskuntien koulut, esikoulut tai muut vastaavat yksiköt FIN01. Tuotteet toimitetaan perille sisätiloihin Tilaajan osoittamaan paikkaan. Jälkitoimitusten sekä lisätilausten toimitusehto on sama kuin perustilauksissa. 11 TILAAMINEN Tämän tarjouskilpailun perusteella Kehyskuntien eri yksiköt tai vastaavat (jäljempänä Tilaajat) tilaavat tarvitsemansa tässä tarjouspyynnössä kilpailutetut oppikirjat sähköisestä tilausjärjestelmästä. Tarjoajan tulee

5 5 (11) ilmoittaa tarjouksessaan mihin päivään mennessä perustilaus on jätettävä Tarjoajalle. 12 TOIMITUSAIKA*** Perustilaukset toimitetaan kustantajien valtakunnallisen yhteisjakeluaikataulun mukaisesti, joka ilmoitetaan Tilaajalle. Lisätilausten toimitusaika on Tilaajan tekemästä tilaushetkestä enintään viisi (5) arkipäivää. 13 JÄLKITOIMITUKSET*** Mikäli perustilauksesta jää oppikirjoja jälkitoimitukseen on Tarjoajan ensi tilassa ilmoitettava siitä Tilaajalle ja annettava näiden oppikirjojen uusi toimituspäivä Tilaajalle. Mikäli jälkitoimitus viivästyy Tarjoajasta johtuvasta syystä enemmän kuin viisi (5) arkipäivää on Tilaajalla oikeus saada kohdan 15 mukaista viivästyssakkoa toimitukselle. 14 LISÄTILAUKSET*** Lisätilaukset toimitetaan kouluohjehinnaston (KOH) mukaisella virallisella hinnalla vähennettynä Tarjoajan myöntämä alennusprosentilla (liitteen 1 mukaan). Lisätilausten määrä on noin 5 % koko toimitusten määrästä. 15 VIIVÄSTYSSAKKO*** Toimituksen viivästyessä Toimittajasta johtuvasta syystä Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan viisi (5) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan sellaisenaan tuotteen tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa käyttöön, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista. 16 TUOTTEIDEN HINNOITTELU JA ALENNUSPROSENTTI*** Tarjoaja ilmoittaa alennusprosentit kaikille pyydetyille oppikirjoille Liitteellä 1 (Tarjouslomake). Oppikirjojen sopimushinta saadaan kun kustantajan voimassa olevien kouluohjehinnastojen (KOH) mukaisista

6 6 (11) virallisista hinnoista vähennetään tarjouslomakkeella annettu alennusprosentti. Alennusprosentti ei voi olla 0 %. Tarjouslomakkeella annettujen Alennusprosenttien on oltava kiinteät koko sopimuskaudelle mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Toimittajan on syytä huomioida alennusprosentteja tarjotessaan, että Toimittaja tilittää Asiakkaalle kohdan 18 Palvelumaksu *** mukaisen palvelumaksun Kehyskunnilta laskutetusta kokonaismyynnistä. Toimittajan tulee taata, että sopimustuotteiden sopimushinnat eivät missään tilanteessa saa olla korkeammat kuin samanaikaisesti voimassa oleva kustantajien virallinen kouluohjehinnasto (KOH) tai virallinen kampanjahinta. 17 LISÄTUOTTEET Tarjoajan on mahdollista tarjota P- ja K-oppikirjojen lisäksi tarjouspyynnön liitteellä 1 esitettyjä lisätuotteita. Nämä lisätuotteet voidaan katsoa muiksi sopimustuotteiksi, mikäli Tarjoajan niille antama alennusprosentti ei ole nolla, pois lukien muovituspalvelu, jolle on annettava hinta tarjouspyynnön liitteellä 1 määritellyllä tavalla. 18 PALVELUMAKSU*** Asiakas aloittaa palvelumaksun perimisen Toimittajalta Palvelumaksun suuruus on 1,0 prosenttia (+ alv 24 %) Toimittajan oppikirjojen arvonlisäverottomasta (alv 0 %) kokonaismyynnistä Kehyskunnille. Toimittaja maksaa Asiakkaalle palvelumaksun kolme (3) kertaa vuodessa. Palvelumaksu maksetaan Asiakkaalle jälkikäteen laskutusjakson päätyttyä. Toimittaja lähettää sopimuskauden toimituksista Asiakkaalle kolme (3) kertaa vuodessa yhteenvetoraportin, josta näkyy laskutusjakson tilatut oppikirjat / kokonaismyynti (alv 0 %) Kehyskunnittain. 19 LISÄT JA KULUT*** Tarjoajan tarjoamilla alennusprosenteilla laskettujen oppikirjahintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut, myös kohdan 18 Palvelumaksu*** aiheuttamat kustannukset. Toisin sanoen toimitus-, laskutus-, pakkaus-, kuljetus- tai muita vastaavia lisiä ja toimistokuluja sekä palvelumaksulisiä ei hyväksytä.

7 7 (11) 20 MAKSUEHTO*** 21 päivää netto tavaran hyväksytystä vastaanotosta ja laskun saapumisesta. 21 LASKUTUS*** Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta sovitaan Toimittajan kanssa Kehyskunnittain. Laskussa on oltava oppikirjat eriteltynä lähetyslistan mukaisessa järjestyksessä. 22 TARJOUKSET*** Tarjoukset tulee tehdä tarjouspyynnön liitteellä 1 (Tarjouslomake). 23 TARJOTTAVAT TUOTTEET Asiakas korostaa, että tarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan tuotteita, joita se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Tämä ei kuitenkaan estä Toimittajaa tekemästä innovatiivisia ratkaisuja, esimerkiksi parantamalla ja kehittämällä sopimustuotteita. Mikäli valitun Toimittajan tuotevalikoima muuttuu sopimuskauden aikana, tulee uusien tuotteiden olla ominaisuuksiltaan vähintään vastaavia kuin tarjouksen tuotteet. 24 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Vertailuperusteena on hinnaltaan halvin tarjous. Vertailu suoritetaan Tarjoajan antamien alennusprosenttien perusteella, alla esitetyillä painotuksilla. Perustilaukset, P- ja K-oppikirjat (painoarvo 95 %): P-oppikirjat: Sanoma Pro, 60 % (maksimipisteet 60 pistettä) Otava, 34 % (maksimipisteet 34 pistettä) Muut kustantajat, 5 % (maksimipisteet 5 pistettä) K-oppikirjat: Kaikki kustantajat, 1 % (maksimipisteet 1 pistettä) P- ja K-oppikirjojen kustantajakohtaiset vertailupisteet lasketaan kaavalla: tarjouksen alennusprosentti / suurin tarjottu alennusprosentti x kustantajakohtainen maksimipistemäärä. Tarjoajan saamat kustantajakohtaiset pisteet lasketaan yhteen. Eniten perustilausten

8 8 (11) alennusprosenteista pisteitä saanut tarjoaja saa vertailussa 95 pistettä ja muut suhteessa siihen. Lisätilaukset, P-oppikirjat (painoarvo 5 %): Sanoma Pro, 61 % (maksimipisteet 61 pistettä) Otava, 34 % (maksimipisteet 34 pistettä) Muut kustantajat, 5 % (maksimipisteet 5 pistettä) Kustantajakohtaiset vertailupisteet lasketaan kaavalla: tarjouksen alennusprosentti / suurin tarjottu alennusprosentti x kustantajakohtainen maksimipistemäärä. Tarjoajan saamat kustantajakohtaiset pisteet lasketaan yhteen. Eniten lisätilausten alennusprosenteista pisteitä saanut tarjoaja saa vertailussa 5 pistettä ja muut suhteessa siihen. Tarjoajan perus- ja lisätilausten kustantajakohtaisista alennusprosenteista saadut pisteet lasketaan yhteen ja näin saadaan vertailun yhteispisteet. Vertailusta eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan tarjouskilpailun voittajaksi. 25 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä: tarjouspyynnön liitteet 1 (Tarjouslomake) täydennettynä tarjoajan antamilla tiedoilla. Lyhyt kuvaus sähköisestä tilausjärjestelmästä Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa alla vaaditut todistukset tai Tilaajavastuu.fi sivuilta tulostetut tilaajavastuu raportit, joista käy ilmi vähintään vastaavat tiedot: - verovelkatodistus - ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta Edellä mainitut selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. 26 TARJOAJAN KELPOISUUS*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin.

9 9 (11) Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken tarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. Tarjoajalla on oltava sähköinen tilausjärjestelmä ja tarjoajan on nimettävä vastuuhenkilö Kehyskunnille. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. 27 SOPIMUSEHDOT Hankinnassa noudatetaan liitteen 3 mukaisia julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1 3) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen

10 10 (11) tarjousvertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 28 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään asti. 29 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava viimeistään klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Suupantie Pirkkala Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Oppikirjat KLT401. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Asiakkaalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien Asiakkaan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. 30 LISÄTIEDOT Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjousten laadintaa ja tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään mennessä sähköpostilla alla mainittuun osoitteeseen. Sähköpostin otsikkona tulee olla "Lisätietopyyntö: Oppikirjat KLT401". lisatiedot@kuhaoy.fi Kaikki Asiakkaalle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa Asiakkaan internet-sivuilla mennessä osoitteessa: ja ovat näkyvillä tarjousten viimeiseen jättöpäivään asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun määräaikaan mennessä.

11 11 (11) 31 ALLEKIRJOITUUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Kaisa Kokkonen hankinta-asiantuntija 32 LIITTEET Liite 1: Liite 2: Liite 3: Tarjouslomake Koulujen ja esiopetuksen yhteystiedot JYSE 2014 TAVARAT