Nokianvirran 10 luokka, noin 256 m2 Yrittäjäkatu 11, Nokia. Keskusurheilukentän huoltorakennus, n. 200 m2 Hinttalankatu 6, Nokia

Transkriptio

1 1 Nokian kaupunki Tekninen keskus Siivousyksikkö TARJOUSPYYNTÖ NOKIAN KAUPUNGIN LIIKUNTATILOJEN SIIVOUSPALVELUT HANKINNAN KOHTEET Hankinnan kohteena on Nokian kaupungin (jäljempänä Tilaaja) tilojen ylläpito- ja perussiivouspalvelut tämän tarjouspyynnön mukaisesti (jäljempänä siivouspalvelu). Hankinnan urakka-alueet on kuvattu tarkemmin alla siten, että niistä ilmenee ylläpito ja perussiivouspalvelun sisältävät siivottavat kohteet, osoitteet ja siivottavat kokonaispinta-alat. Nokianvirran 10 luokka, noin 256 m2 Yrittäjäkatu 11, Nokia Keskusurheilukentän huoltorakennus, n. 200 m2 Hinttalankatu 6, Nokia Menkalankentän huoltorakennus, noin 185 m2 Ketolanmäenkatu, Nokia Yrittäjänkadun voimailutila, noin 554 m2 Yrittäjäkatu 9-11, Nokia Yrittäjänkadun budotila, noin 593 m2, palveluntarve asti Yrittäjäkatu 9-11, Nokia VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavien tuotteiden ja palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. HANKINTAMENETTELY Kyseessä on EU:n kynnysarvoin alittava hankinta, jolloin hankintaan sovelletaan kansalliseen lainsäädäntöön. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA -palvelussa (

2 2 SOPIMUSKAUSI*** vuoden optio (Yrittäjänkadun budotilan palveluntarve saakka.) Option käytöstä sovitaan yhdessä Tilaajan ja palveluntuottajan kanssa 3 kk ennen sopimuksen päättymistä. HANKINNAN ARVO OSATARJOUKSET*** Hankinnan arvioitu vuosiarvo on noin euroa (alv 0 %). Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin euroa (alv 0 %), sisältäen mahdollisen optiovuoden. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoajan on tarjottava kaikkia tässä tarjouspyynnössä olevia kohteita. VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. SIIVOUSPALVELUN VAATIMUKSET*** 1.1 Hankittava Siivouspalvelun sisältö Palveluntarjoajalla tulee olla käytettävissään palvelun toteuttamiseen soveltuvat varusteet, aineet, koneet ja laitteet. Kiinteistöjen siivoustilat ja -kaapit ovat Palveluntuottajan yksinoikeudellisessa käytössä ja vastuulla. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan kunnan turvallisuusmääräyksiä tiloissa liikkumisen, avaintenhallinnan jne. suhteen. Hankittava palvelu sisältää ylläpito- ja perussiivouksen liitteen 2 palvelukuvausten mukaisesti. Ylläpitosiivous suoritetaan arkisin, pääsääntöisesti urakka-alueiden toiminta-aikojen ulkopuolella ja soveltuvin osin toiminta-aikana. Harvemmin tehtävät perussiivoukset ajoitetaan toiminta-aikojen ulkopuolelle. Nokianvirran koulun 10 luokan tilat siivotaan koulupäivinä, noin 9,5 kk / vuodessa. Tilat siivotaan joko aamulla ennen koulun toiminnan alkua tai iltapäivällä toiminta-ajan ulkopuolella (ei yöaikana klo 22 6 välillä). Perussiivoukset ja harvemmin tehtävät työt tehdään koulujen lomaaikoina. Tiloissa ei ole iltatoimintaa. Kenttien huoltorakennukset ovat käytössä ympäri vuoden. Keskusurheilukenttä siivotaan viitenä päivän viikossa (ma, ti, ke, to, la).

3 3 Menkalan huoltorakennus siivotaan kesäkautena välillä viitenä päivänä viikossa (ma, ti, ke, to, la) ja talvikautena välillä kaksi kertaa viikossa (ma, to). Siivous näihin kohteisiin voidaan tehdä päivällä tilojen toiminta huomioon ottaen. Perussiivoukset tehdään kesäkauden päätyttyä. Budotilat ovat käytössä ympäri vuoden ja niiden siivous suoritetaan ennen toiminnan alkua kolmena päivänä viikossa (ma, ke, pe). Kesäkuukausina tilat siivotaan kerran viikossa keskiviikkoisin. Toimita tiloissa iltapäivä ja ilta painotteinen. Tilat siivotaan toimintaajan ulkopuolella (ei yöaikana klo 22 6 välillä). Voimailutilat ovat käytössä ympäri vuoden, poikkeuksena kesällä viikon sulkuaika ja ne ovat avoinna päivittäin klo Siivous suoritetaan viitenä päivänä viikossa (ma, ke, pe). Tilat siivotaan toiminta-ajan ulkopuolella (ei yöaikana klo 22 6 välillä). Perussiivoukset tehdään kesän sulkuviikolla. Kohteista on liitteinä siivouspalvelukuvaukset (liite 2) ja suunta-antavat pohjakuvat, jotka saa pyydettäessä. Palveluntuottaja laatii tilakohtaiset työsuunnitelmat huomioiden tilojen käytön luonteen mukaiset muuttuvat toimintaolosuhteet. Saniteettipaperit, käsipyyheliinat ja pesunesteet hankkii Tilaaja varastoonsa, Palveluntuottaja täydentää ja puhdistaa annostelijat. Siivouspalveluun kuuluu myös urakka-alueissa olevien jäteastioiden tyhjennys ja puhdistus sekä jätteiden poiskuljetus urakka-alueiden ulkopuolella oleviin jätteidenkeräyspisteisiin. 1.2 Työnjohto Toiminnasta vastaavalla henkilöllä (palveluesimies tai vastaava, joka on vastuussa työstä sopimuksen kohteen kiinteistöissä) tulee olla riittävä, alalle soveltuva koulutus. Tarjoajan tulee nimetä tarjouksessaan henkilö, joka vastaa kokonaisvaltaisesti kaikesta tarjoajan toiminnasta Tilaajalle. Siivoushenkilöstö Siivoojan oman ammattitaidon lisäksi vaadittavia perustaitoja ovat hyvät asiakaspalvelutaidot sekä riittävä suomenkielentaito. Tarjoajan työntekijöillä tulee olla tunnistamiseen mahdollistavat henkilökortit ja yrityksen tunnuksilla varustetut työvaatteet. 1.3 Laadun seuranta ja ylläpito Palveluntuottajalta edellytetään toimivaa laadunseurantajärjestelmää, jolla Tilaajalle raportoidaan tarvittaessa ja vähintään 2 kertaa vuodessa (tammi- ja kesäkuussa) seuraavat asiat: oman työn laadun arviointi Palveluntuottajan toimesta 1x kk

4 4 - reklamaatiot ja niiden reagointi (kpl määrä ja toimenpiteet) - Palveluntuottajan henkilöstön koulutus ja perehdytys kohteisiin - kohteiden harvemmin tehtävien töiden ja perussiivouksien suunnitelmat ja toteutukset - siivouksissa käytettävien siivousaineiden tuotetiedot Edellä mainitut asiat käydään Tilaajan ja Palveluntuottajan kanssa yhdessä läpi puolivuosittain pidettävässä palaverissa. Tarvittaessa ja laatupoikkeamien esiintyessä palavereita pidetään useammin. Tilaaja voi käyttää myös ulkopuolista laaduntarkkailijaa. 1.4 Reklamaatiot Toiminnasta vastaavalla henkilöllä on mahdollisuus käydä kohteessa samana päivänä ilmoituksesta tarkistuskäynnillä. Vasteaika reklamaatioihin alle 2 h. Korjaavat toimenpiteet heti toteamisen jälkeen. 1.5 Ympäristönäkökohtien huomioiminen palvelun toteuttamisessa Palveluntuottajan tulee huomioida palvelussaan ympäristönäkökohdat ja suorittaa Siivouspalvelu mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittavilla siivousaineilla. SIIVOUSPALVELUN PALVELUSANKTIOT*** Mikäli palvelun laatu ei vastaa sopimuksen mukaisia vaatimuksia, on Tilaajalla kahden huomautuksen jälkeen oikeus pidättää laadullisista tai muista laiminlyönneistä 200,00 (alv 0 %) per kerta. Palvelutyö ja sen poikkeamien sanktiointi tullaan tarkemmin määrittelemään hankintasopimuksessa Palveluntuottajan kanssa. Mikäli laadulliset tai muut laiminlyönnit ovat toistuvia, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus. SIIVOUSPALVELUN HINNOITTELU*** Siivouspalvelun hinnat tulee ilmoittaa euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden desimaalin tarkkuudella. Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteen 1 tarjouslomakkeella. Tarjoushintojen tulee sisältää: - työssä käytettävät siivousaineet, -välineet, -koneet sekä vakuutukset ja mahdolliset muut siivouksesta aiheutuvat kustannukset - saniteettituotteiden ja pesunesteiden täydennykset annostelijoihin

5 5 - työnjohtajan/palveluesimiehen työpanos kohteiden siivoustöiden organisointiin - kohteissa toimivien siivoojien alku- ja jatkoperehdytykset - asiakastapaamiset Tilaajan ja Palveluntuottajan sopimalla tiheydellä, kuitenkin vähintään 2 kertaa vuodessa - harvemmin tehtävien töiden ja perussiivouksien suunnitelmallinen aikatalutus, toteutus ja dokumentointi Hintojen tulee olla kiinteät koko sopimuskaudelle. Mahdollisten optiovuoden hinnoittelusta voidaan tarvittaessa neuvotella erikseen Tilaajan ja Palveluntuottajan kesken optioneuvottelujen yhteydessä. LISÄT JA KULUT*** Laskutus-, pakkaus-, toimitus-, pientoimitus, kuljetus- tai muita vastaavia lisiä ja toimistokuluja ei hyväksytä. MAKSUEHTO*** 21 päivää netto kun Siivouspalvelu on hyväksytysti suoritettu ja laskutusosoitteeseen on toimitettu lasku. LASKUTUS*** Siivouspalvelun laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen palvelun suorittamisesta. Sähköisestä laskutuksesta sovitaan erikseen Toimittajan ja Tilaajan kesken. TARJOUKSET*** Tarjoukset tulee tehdä Siivouspalvelun hinnoittelun osalta liitteessä 1 olevaan taulukkoon. HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin tarjous. TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä:

6 6 Tarjouspyynnön liitteet 1 täydennettynä tarjoajan antamilla tiedoilla. tarjoajan sähköpostiosoite hankintapäätöksen lähettämistä varten Seuraavat selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia: verovelkatodistus ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta TARJOAJAN KELPOISUUS*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan työhön sovellettavaa työehtosopimusta tai keskeiset työehdot. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken tarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. TOIMINNAN VASTUUVAKUUTUS*** Palveluntuottajalla tulee olla viimeistään sopimuskauden alkaessa riittävä toiminnan vastuuvakuutus, joka kattaa Siivouspalvelun suorittamisessa Tilaajalle, kolmannelle osapuolelle tai tämän omaisuudelle aiheutuneet mahdolliset vahingot. Todistus vastuuvakuutuksesta on toimitettava Tilaajalle ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta. ALIHANKKIJAT*** Palveluntuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palvelusta alihankintana. Tarjoajan on ilmoitettava mahdollisesti käyttämänsä alihankkijat tarjouksessaan. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja alihankkijoita koskevat samat tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin Palveluntuottajaa. Palveluntuottajan

7 7 alihankkijan vaihtaminen toiseen sopimuskauden aikana vaatii Tilaajan hyväksynnän. SOPIMUSEHDOT Hankinnassa noudatetaan liitteen 3 mukaisia julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1-4) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätöksen Siivouspalvelun hankinnasta tulee tekemään Nokian kaupungin tekninen lautakunta. Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa viisi kuukautta sisäänjättöpäivästä lukien.

8 8 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava viimeistään ma klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Nokian kaupunki Tekninen keskus Harjukatu 21, Nokia Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Nokian kaupungin liikuntatilojen siivouspalvelut. Tilaaja ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Tilaajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien Tilaajan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. TARJOUSPYYNNÖN KATSELMOINTI JA URAKKA-ALUEISIIN TUTUSTUMINEN Tilaaja järjestää tarjoajille tarjouspyynnön katselmoinnin sekä urakkaalueisiin tutustumisen ti klo 9.00 alkaen Nokiavirran koulun 10 luokan tiloista osoitteessa Yrittäjäkatu Tällöin tarjoajat voivat esittää kysymyksiä koskien tarjouspyyntöä sekä urakkaalueita. LISÄTIEDOT Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla viimeistään ke osoitteeseen sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö / Siivouspalvelu. Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan Tilaajan verkkosivuilla osoitteessa: ti ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun määräaikaan mennessä. ALLEKIRJOITUS Nokian kaupunki

9 9 Tarja Käkelä Siivouspalveluesimies LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Tarjouslomake siivouspalveluista Palvelukuvaukset JYSE 2014 PALVELUT