Lempäälän kunnan henkilöstöetuudet (kulttuuri-, liikunta- ja lounasedut)

Transkriptio

1 Lempäälän kunnan henkilöstöetuudet (kulttuuri-, liikunta- ja lounasedut) Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia henkilöstöetujen maksukorttiratkaisusta Lempäälän kunnalle. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy

2 2 (9) SISÄLTÖ 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY HANKINNAN KOHDE VAATIMUKSET HANKINTAMENETTELY SOPIMUSKAUSI*** HANKINNAN ARVO HANKITTAVA PALVELU*** OSATARJOUKSET*** VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** HINNOITTELU*** LISÄT JA KULUT*** LASKUTUS JA MAKSUEHTO*** TARJOUKSET*** TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** TARJOAJAN KELPOISUUS*** HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET HANKINTAPÄÄTÖS SOPIMUSEHDOT ASIAKIRJOJEN JULKISUUS TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** TARJOUSTEN PALAUTUS*** LISÄTIEDOT ALLEKIRJOITUS LIITTEET... 9

3 3 (9) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Kilpailuttaja) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa osakkailleen julkisia hankintapalveluja. Kilpailuttaja on hankintalain 4 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö. Tällä tarjouspyynnöllä Kilpailuttaja kilpailuttaa henkilöstöetujen maksamisratkaisun erillisenä toimeksiantona Lempäälän kunnalle (jäljempänä Tilaaja). 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Lempäälän kunnan henkilöstön käyttöön tuleva henkilöstöetuuksien maksukorttiratkaisu. Henkilöstöeduilla tarkoitetaan tässä kulttuuri- ja liikuntaetua sekä lounasetua. Edellä mainitut edut ovat Lempäälän kunnan henkilöstölle henkilökohtainen etu ja joiden käyttö toteutetaan maksukorttiratkaisulla. Hankittava palvelu on määritelty tarkemmin tämän tarjouspyynnön kohdassa 7, hankittava palvelu. 3 VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavan palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 4 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on jätetty julkaistavaksi HILMA -palvelussa ( SOPIMUSKAUSI*** vuoden optiot. 6 HANKINNAN ARVO Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin euroa (alv 0 %) mukaan lukien mahdollinen optiokausi.

4 4 (9) Hankinnan edellytyksenä on, että Lempäälän kunnan valtuusto hyväksyy vuosittain marras-joulukuussa budjetin maksettavien henkilöstöetuuksien osalta. Tulevan sosiaali- ja terveyspalvelu uudistuksen arvioidaan laskevan henkilöstöetuuksien määrää 1/3 verran vuodelle Tämä on huomioitu laskettaessa hankinnan arvioitua kokonaisarvoa. 7 HANKITTAVA PALVELU*** Tilaajan henkilöstöstä noin 900 henkilöllä on oikeus kulttuuri- ja liikuntaetuun. Edun arvo on 30 euroa/henkilö/vuosi. Lounasetuun oikeutettuja henkilöitä on noin 500. Lounasetu on käytössä tällä hetkellä 35 henkilöllä ja sen suuruus on 6,40 euroa/päivä. Lounasetua voi hakea 20 päivälle/kuukausi, 11 kuukautena vuodessa. Tilaaja maksaa edusta 25 % ja työntekijä 75 %. Lounasetu on otettu käyttöön vasta vuoden 2017 alusta eli lounasedun käyttäjien määrä voi nousta tämän hetkisestä. Palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset: Yksi (1) maksukortti, johon on mahdollista ladata kulttuuri- ja liikuntaedun sekä lounasedun saldo. Palveluntuottajalla tulee olla sähköinen järjestelmä, jossa henkilöstöetuihin oikeutettu käyttäjä itse ilmoittautuu käyttäjäksi ja tilaa itselleen maksukortin. Maksukortti toimitetaan käyttäjän kotiosoitteeseen. Tilaajan tulee olla mahdollista lähettää henkilöstöetuihin oikeutetulle henkilöstölleen sähköpostilla linkki Palveluntuottajan järjestelmään, käyttäjäksi ilmoittautumista varten. Maksukortille ladattu saldo tulee olla käytettävissä vähintään 12 kuukautta ja käyttämätön saldo tulee palautua Tilaajan tilille kokonaisuudessaan. Tilaajan mahdolliset henkilöstön palkitsemiset ym. lisämaksut/tilaukset ovat samanhintaisia muun sopimuksen kanssa. Palveluntuottajalla tulee olla paljon käyttöpaikkoja Pirkanmaalla. Käyttöpaikkaluettelo on oltava netissä käyttäjien nähtävillä. Tilaaja edellyttää, että maksukortilla tulee olla mahdollista maksaa esim. Pirkan opiston palveluita.

5 5 (9) Palveluntuottajalla tulee olla suomenkielinen asiakaspalvelu arkipäivisin vähintään klo 8:30 16:00 välisenä aikana. Tilaajan tulee olla mahdollista itse hakea järjestelmästä raportteja esim. suosituimmista käyttökohteista sekä henkilöstöetuuksien käyttömääristä (käytetyt ja käyttämättä olevat etuudet). 8 OSATARJOUKSET*** Osatarjouksia ei hyväksytä. 9 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 10 HINNOITTELU*** Tarjoajan tulee liitteellä 1 ilmoittaa veloittamansa maksukorttien kappalehinta sekä palvelu-/provisiomaksut (prosentteina) käyttäjille ladattavasta edun määrästä. Ilmoitettujen palvelu-/ provisiomaksujen tulee kattaa kaikki Palvelusta aiheutuvat kustannukset, eikä Tilaajalta peritä muita maksuja Palvelun suorittamisesta. Kaikki liitteellä 1 ilmoitetut hinnat ovat kiinteitä koko sopimuskauden ajan mukaan lukien mahdolliset optiovuodet. 11 LISÄT JA KULUT*** Laskutus- hallinnointi tai muita vastaavia lisiä ja toimistokuluja ei hyväksytä. 12 LASKUTUS JA MAKSUEHTO*** Palveluntuottaja laskuttaa Tilaajaa korteille tilattujen saldojen mukaan. Maksuehto laskulle on 21 päivää netto palvelun hyväksytystä suorittamisesta ja laskun saapumisesta. 13 TARJOUKSET*** Tarjoukset tulee tehdä tarjouspyynnön liitteellä TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot.

6 6 (9) Tarjoukseen on liitettävä: Tarjouspyynnön liite 1 täydennettynä tarjoajan antamilla tiedoilla Palvelukuvaus Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. 15 TARJOAJAN KELPOISUUS*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. Valituilta Toimittajilta tullaan tarkastamaan tarjouspyynnössä esitettyjen kelpoisuusvaatimusten täyttyminen ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta. 16 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Hankintasopimuksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyy alla esitetyillä arviointiperusteilla ja painoarvoilla. Vertailupisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Vertailuhinta painoarvo 90 % Sopimuspaikat painoarvo 5 % Asiakaspalvelu painoarvo 5 % Vertailuhinta: Maksukortti /kpl x 900 kpl x vaihtokerroin* 1 + Kulttuuri- ja liikuntaedun palvelu-/provisiomaksu x 3 vuotta* 2 + Lounasedun palvelu-/provisiomaksu x 3 vuotta* 2 = Vertailuhinta * 1 Vaihtokerroin tulee siitä kuinka monta kertaa kortit joudutaan uusimaan kolmen (3) vuoden aikana. Esimerkiksi jos kortti on voimassa kaksi (2) vuotta, joudutaan kortti uusimaan yhden (1) kerran sopimuskauden aikana. Vaihtokerroin on silloin kaksi (2), koska Tilaaja joutuu maksamaan maksukorttien hinnan kaksi (2) kertaa sopimuskauden aikana. * 2 Palvelu-/provisiomaksu lasketaan kolmen (3) vuoden arvioiduista maksettavien etujen määrästä. Kulttuuri- ja liikuntaetu /3 vuotta ja lounasetu /3 vuotta.

7 7 (9) Halvin tarjottu kokonaishinta saa 90 pistettä. Muiden tarjousten vertailuhintojen painoarvot lasketaan seuraavasti: halvin tarjottu vertailuhinta / tarjouksen vertailuhinta x 90 pistettä. Sopimuspaikat: Palveluntuottaja saa vertailussa yhden (1) pisteen kustakin alla mainitusta ruokapaikasta Lempäälän kunnan alueella, jos palveluntuottajan lounasetukortilla on mahdollista maksaa kyseisessä paikassa: Neste Lempäälä Mantunkulma, Manttaalitie 2, Lempäälä Mamman keittiö, Ratatie 17, LEMPÄÄLÄ Leipomo Ståhlberg Oy, Tampereentie 12, Lempäälä Vaihmalan Hovi, Vaihmalantie 144, Lempäälä Liisan leipomo, Kukonkorventie 2, Lempäälä Asiakaspalvelu: Palveluntuottaja saa vertailussa viisi (5) pistettä jos Tilaajan pääkäyttäjän soittaminen Palveluntuottajan asiakaspalveluun on ilmaista. Tarjouksen vertailupisteet saadaan kun vertailuhinnasta, sopimuspaikoista ja asiakaspalvelusta saadut pisteet lasketaan yhteen. 17 HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätöksen tekee henkilöstöjohtaja Lempäälän kunnan hallintosäännön 5 luku 8 mukaisesti. Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. 18 SOPIMUSEHDOT Hankinnassa noudatetaan liitteen 2 mukaisia julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT päivitysversio huhtikuu 2017). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1-2) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi.

8 8 (9) 19 ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää kokonaishintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan Kilpailuttajan on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 20 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa vähintään asti. 21 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava viimeistään klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Suupantie Pirkkala Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Lempäälän kunnan henkilöstöetuudet Myöhässä saapuneita tarjouksia ei voida ottaa huomioon. Kilpailuttajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien tämän tarjouspyynnön ehtoja. 22 LISÄTIEDOT Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla mennessä osoitteeseen lisatiedot@kuhaoy.fi, sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö / Lempäälän kunnan henkilöstöetuudet. Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan Kilpailuttajan verkkosivuilla osoitteessa: viimeistään mennessä ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti.

9 9 (9) Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun määräaikaan mennessä. 23 ALLEKIRJOITUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Kaisa Kokkonen hankinta-asiantuntija 24 LIITTEET Liite 1: Tarjouslomake Liite 2: JYSE 2014 PALVELUT, päivitysversion huhtikuu 2017