Käyttöopas KUNTAREKRY Rekrytointi- ja sijaisrekisterimoduulin asetukset

Transkriptio

1 Käyttöopas KUNTAREKRY 6.10 Rekrytointi- ja sijaisrekisterimoduulin asetukset Elbit Oy/ FCG Kuntarekry Oy 2016 Page 1 of 48

2 Päivämäärä: Heinäkuu 2016 Tekijänoikeus 2016 Elbit Oy Ohjelmisto: "Elbit Skills versio 6.10" Huomautus Elbit Oy varaa oikeuden muutoksiin ohjelmistossaan ja tässä dokumentissa ilman ennakkoilmoitusta. Luottamuksellisuus Tämä dokumentti on luottamuksellinen ja tarkoitettu asiakkaan sisäiseen käyttöön. Dokumenttia tai sen osaa ei saa julkaista tai luovuttaa kolmannelle osapuolelle ilman Elbit Oy:n kirjallista suostumusta Ohjelmistolisenssi Elbit Skills ohjelmistoa saa käyttää ainoastaan lisenssiehdoissa määritetyllä tavalla. Ohjelmistoon ei saa tehdä muutoksia ilman Elbit Oy:n kirjallista lupaa. Takuu ja vastuu Elbit Oy ei takaa Elbit Skills ohjelmiston eikä käsikirjan laatua tai toimivuutta mihinkään erityiseen. Ohjelmisto lisensioidaan käyttöön sellaisenaan. Elbit Oy tai sen valtuuttama jälleenmyyjä eivät vastaa ohjelmiston käytöstä mahdollisesti aiheutuvista vahingoista. Tekijänoikeus Tämä käsikirja on tekijänoikeuslain alainen. Sitä ei saa edes osittain kopioida ilman Elbit Oy:n kirjallista lupaa muuhun kuin Elbit Skills ohjelmistolisenssin omistavan organisaation sisäiseen koulutuskäyttöön. Tavaramerkit Microsoft ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä tai tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Muut tuotteet ja tuotenimet voivat olla tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä, jotka kuuluvat omistajilleen. Page 2 of 48

3 Sisällysluettelo 1 Rekrytointimoduulin asetukset (vain Valssi -asiakkaille, ei käytössä Steppi-asiakkaille) Organisaatiokohtaiset ja järjestelmäkohtaiset asetukset Kentät, jotka eivät ole käytössä Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot Lupahakemustoiminnon käyttöönotto Työpaikkailmoituksen liittäminen lupahakemukseen Rekrytointisuunnitelman liittäminen lupahakemukseen Täyttölupahakemuksen ja rekrytoinnin hallinnollisten tietojen valinta Tietokenttien pakollisuus ja lukittuminen Rekrytoinnin hallinnollisten tietojen tietokenttien kuvaus Perustiedot Rekrytoivan organisaation kuvaus Tehtävänkuvaus Tehtävän vaatimukset Palvelussuhteen tiedot Hakeminen Liitteet Päätöstiedot Rekrytointisuunnitelma Työpaikkailmoituksen kentät Kenttien käyttöönotto Tietokenttien pakollisuus Tiedon näkyminen avoimet tehtävät -listalla Työpaikkailmoituksen tietokentät ja tietojen kopioituminen lupahakemuksen ja hallinnollisten tietojen kentistä TE-PALVELUT.FI -julkaisun asetukset Rekrytoinnin työavain Valintaesitys Palkkaus Hakulomakkeen kentät Kenttien käyttöönotto Tietokenttien pakollisuus Uusi hakemus -ilmoituksessa Hakulomakkeen kentät Perustiedot Osaamiset Page 3 of 48

4 Työkokemus Tutkinnot Opettajan koulutus Lääkärin koulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisätiedot Osaamiset (ei käytössä Kuntarekryssä) Omat osaamiset (ei käytössä Kuntarekryssä) Liitetiedosto Hakemuksen säilytys Kiinnostus Kiitos hakemuksesta -viesti Parametrit Parametrien hallinta teknisenä toteuttamisena Hakulomakkeen -välilehden parametrit Hallinnollisten tietojen parametrit (organisaatiokohtaiset) Rekrytoinnin tilat Hakijoiden soveltuvuus Ammattialat ja tehtävänimikkeet välilehden kiinnostusalueet Rekrytoinnin hallinnan ohjeet Ohjetekstit Ohjedialogien linkit Sijaisrekisterin viestintäasetukset Perusasetukset Sijaisten käsittelyyn ja tekstiviesteihin liittyvät asetukset Sähköpostiviesti ja tekstiviesti kiinnityksestä: Sähköpostiviesti ja tekstiviesti usean henkilön kiinnityksestä Sähköpostiviesti, kun sijaista ei löydy SMS tai sähköpostiviesti hakijalle osittain kiinnityksestä: SMS tai sähköpostiviesti hakijalle kiinnityksestä: Viesti Tekstiviesti sijaistarpeesta valituille sijaisehdokkaille Tekstiviesti valituksi tulleelle sijaiselle Tekstiviesti ei-valituille Tekstiviesti haun vanhenemisesta Tekstiviesti hakutuloksesta kun löytyi sijainen Tekstiviesti hakutuloksesta kun ei löydy Sähköpostiviesti SMS-haun kiinnityksestä:viesti Sähköpostiviesti kun SMS-haulla ei löydy sijaista: Viesti Tekstiviesti haun peruutuksesta sijaisehdokkaalle Tekstiviesti haun peruutuksesta kaikille sijaisehdokkaille Sähköpostiviesti SMS-haun keskeytyksestä: Viesti Kiinnitys vapautettu viesti työnantajalle Page 4 of 48

5 Kiinnitys vapautettu viesti hakijalle Sähköpostiviesti tai tekstiviesti sijaisuuden julkaisemisesta keikkakalenteriin: Viesti Sähköpostiviesti tai tekstiviesti ilmoittautumisesta sijaistarpeeseen: Viesti Sijaisrekisterin muut asetukset Page 5 of 48

6 1 Rekrytointimoduulin asetukset (vain Valssi -asiakkaille, ei käytössä Steppi-asiakkaille) Rekrytointimoduulin asetuksissa hallinnoidaan sitä, mitä toiminnallisuuksia rekrytointimoduulissa on käytössä, mitä tietokenttiä rekrytointimoduulin eri näkymissä on käytössä sekä mitkä ovat eri näkymissä olevien valintavaihtoehtomuotoisten tietokenttien valintavaihtoehdot eli parametrit. Lisäksi asetuksissa määritetään rekrytoinnin hallinnan organisaatiokohtaiset ohjeet. Rekrytointimoduulin asetuksiin päästään Rekrytointi- ja Sijaisrekisterimoduulien etusivun linkistä Rekrytointimoduulin asetukset ja Sijaisrekisterin asetukset. Rekrytoinnin asetukset näkymän vasemmalla palstalla on nk. toimintopuu, josta valitsemalla saadaan halutut asetukset muokattavaksi. Alla kuva asetusnäkymästä. Page 6 of 48

7 1.1 Organisaatiokohtaiset ja järjestelmäkohtaiset asetukset Osa rekrytointimoduulin asetuksista on järjestelmäkohtaisia ja osa organisaatiokohtaisia. Valssi-käyttäjät näkevät ja voivat muokata vain organisaatiokohtaisia asetuksia. Asetusten muokkausoikeus on käyttäjätunnuksen käyttöoikeustasoilla Organisaation pääkäyttäjä ja Rekrytoinnin pääkäyttäjä. Asetuksia saavat muokata vain käyttäjät, jotka ovat saaneet joko FCG Kuntarekry Oy:n tai Elbit Oy:n pääkäyttäjäkoulutuksen (Valssi-käyttäjät), jossa koulutetaan asetusten muokkaaminen. FCG Kuntarekry Oy:n maksuton asiakastukipalvelu ei sisällä asetusten muokkaamisen peruskoulutusta, eikä asetusten muokkauksesta johtuvia korjaustoimenpiteitä jos asetuksia on muokattu ilman em. pääkäyttäjäkoulutusta. 1.2 Kentät, jotka eivät ole käytössä Osa järjestelmän tietokentistä on nimetty Muokattava valinta, tai Ei käytössä, -tyyppisesti. Ne ovat kenttiä, jotka Kuntarekryn henkilöstö voi nimetä uudelleen. Jos järjestelmästä ei löydy organisaatiossasi tarvittavaa tietokenttää lainkaan, voit esittää toiveen FCG Kuntarekry Oy:n asiakastukeen jonkin tällaisen kentän uudelleen nimeämiseksi. Kenttä on muutoksen jälkeen järjestelmässä kaikkien asiakkaiden käytettävissä uuden nimisenä. Tällainen järjestelmässä esiintyvien termien kieleistys ei ole tehtävissä organisaatiokohtaisesti. 1.3 Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot -osiossa määritetään seuraavia asetuksia Lupahakemustoiminnon käyttöönotto Liitetäänkö työpaikkailmoitus lupahakemukseen Liitetäänkö rekrytointisuunnitelma osaksi lupahakemusta Mitä tietokenttiä on organisaatiolla käytössä o lupahakemuslomakkeella o rekrytoinnin hallinnolliset tiedot -näkymässä Mitkä käytössä olevista tiedoista ovat pakollisia Mitkä käytössä olevista tiedoista lukittuvat lupahakemuksen yhteydessä Lupahakemustoiminnon käyttöönotto Lupahakemustoiminnon käyttöönotto tapahtuu yksinkertaisesti laittamalla rasti ruutuun Täyttölupahakemus - toiminto käytössä. Page 7 of 48

8 Lupahakemuksen käyttöönotto vaikuttaa seuraaviin asioihin: Rekrytoinnin hallintanäkymän ensimmäiseksi näkymäksi tulee täyttölupahakemusnäkymä Rekrytointia ei voi järjestelmän kautta julkaista ennen kuin lupa on saatu tai lupahakemus on ohitettu Työpaikkailmoituksen liittäminen lupahakemukseen Työpaikkailmoituksen liittäminen lupahakemukseen tapahtuu merkitsemällä rasti vastaavaan ruutuun. Mikäli toiminto otetaan käyttöön, vaikuttaa se seuraaviin asioihin: Lupahakemuslomakkeelle tulee linkki, josta voidaan tehdä työpaikkailmoitus. Linkistä avautuva työpaikkailmoituksen tekonäkymä on täsmälleen sama, kuin jos työpaikkailmoitus tehtäisiin erikseen rekrytoinnin hallinnassa. Kun työpaikkailmoitus on tehty, jää lupahakemuslomakkeelle linkki tehtyyn ilmoitukseen. Lupahakemuksen käsittelijät näkevät lomakkeella saman linkin ja sen kautta näkevät rekrytointiin suunnitellun työpaikkailmoituksen Rekrytointisuunnitelman liittäminen lupahakemukseen Rekrytointisuunnitelman liittäminen lupahakemukseen tapahtuu merkitsemällä rasti vastaavaan ruutuun. Mikäli toiminto otetaan käyttöön, vaikuttaa se seuraaviin asioihin: Lupahakemuslomakkeelle tulee osio: Rekrytointisuunnitelma. Tämä osio on sama näkymä, kuin rekrytoinnin hallinnan vastaava näkymä Lupahakemuksen käsittelijät näkevät myös lomakkeella tämän osion ja siihen kirjoitetut tiedot Rekrytointisuunnitelmanäkymä on edelleenkin yksi rekrytoinnin hallinnan näkymistä Täyttölupahakemuksen ja rekrytoinnin hallinnollisten tietojen valinta Tietokenttien valitseminen tapahtuu merkitsemällä rasti ruutuun joko Hallinnolliset tiedot -sarakkeeseen tai Täyttölupahakemus -sarakkeeseen. Tietokentät on moduuliasetuksissa ryhmiteltynä samalla samojen pääotsikoiden alle kuin miten ne näkyvät rekrytoinnin hallinnan vastaavissa näkymissä. Sama kenttä voi olla käytössä molemmissa näkymissä, jos se koetaan tarpeelliseksi. Joitain tietokenttiä ei puolestaan voi valita kuin jommallekummalle näytölle. Mikäli lupahakemustoiminto ei ole käytössä, lupahakemukseen valituilla tietokentillä ei ole mitään merkitystä Tietokenttien pakollisuus ja lukittuminen Mikäli merkitään pakollisiksi tietokenttiä, jotka ovat lupahakemuksessa ja lupahakemustoiminto on käytössä, lupahakemusprosessia ei voi käynnistää ennen kuin nämä pakolliset kentät on täytetty. Lupahakemuksen voi kuitenkin ohittaa ilman, että pakolliset kentät on täytetty. Rekrytointia ei kuitenkaan voi julkaista ennen kuin kaikki pakolliset kentät on täytetty. Page 8 of 48

9 Mikäli merkitään pakollisiksi kenttiä, jotka ovat hallinnollisissa tiedoissa, rekrytointia ei pysty julkaisemaan ennen kuin nämä kentät on täytetty. Mikäli tietokenttä merkitään lukittuvaksi, tarkoittaa se sitä, että tietoa ei pysty enää muokkaamaan lupahakemuksen käynnistämisen jälkeen. Mikäli lupahakemus hyväksytään, tietokentät pysyvät lukittuna, mutta mikäli lupahakemus hylätään, purkautuvat lukitukset ja tietoja pystytään jälleen muokkaamaan. Mikäli lupahakemusprosessi ohitetaan, lukituksilla ei ole vaikutusta. Mikäli lupahakemustoiminto ei ole käytössä, niin lukittumista ei tapahdu Rekrytoinnin hallinnollisten tietojen tietokenttien kuvaus Alle olevissa kappaleissa on kuvattu, mitä tietokenttiä lupahakemuksessa ja hallinnollisissa tiedoissa voi olla käytössä. Tiedot, joita rekrytoinnista voi järjestelmässä olla on jaettu osioihin. Nämä osiot ovat: Perustiedot Rekrytoivan organisaation kuvaus Tehtävänkuvaus Tehtävän vaatimukset Palvelussuhteen tiedot Hakeminen Liitteet Päätöstiedot Otettaessa tietokenttiä käyttöön rekrytointimoduulin asetuksissa, kannattaa merkitä muistiin, mikäli otetaan käyttöön valintavaihtoehtokenttiä (nämä kentät merkitty keltaisella alla olevaan taulukkoon), joissa on organisaatiokohtaiset parametrit, koska näille kentille täytyy asettaa myös parametrit. Tämä helpottaa suunnattomasti myöhemmin tapahtuvaa parametrien asettamista. HUOM! Tässä dokumentissa tietokentät ovat nimetty oletusasetusten mukaisesti. Kentissä saattaa olla tehty pieniä kieleistysmuutoksia Perustiedot Tietokenttä Lisätietoja Otetaanko käyttöön Rekrytoinnin luoja Automaattisesti se, joka rekrytoinnin luo järjestelmään. Ei voi muokata. Ei voi ottaa lupahakemukseen. Täyttöluvan hakija Kuka hakee lupaa ja saa viestit lupahakuprosessin etenemisestä Kyllä, jos lupahakutoiminto päällä Täyttöluvan Organisaation sisäinen informatiivinen tieto voimassaoloaika Ovatko määrärahat Vastaus vaihtoehdot valitaan valikosta. Vastausvaihtoehdot budjetissa Täyttölupahakemuksen perustelut Täyttöluvan ohituksen perustelut Täyttöluvan ohituksen perustelut ja lisätietoja Yhteys henkilöstösuunnitelmaan Onko rekrytointi suunniteltu organisaatiokohtaisia. Yleensä yksinkertaisesti Kylllä/Ei Tekstikenttä, johon kirjoitetaan perustelun luvan hakemiselle Vastausvaihtoehdot valitaan valikosta. Vastausvaihtoehdot organisaatiokohtaisia Tekstikenttä, johon voi ohituksen syyn kirjoittaa. Yleensä käytetään vaihtoehtoisena edellisen kanssa. Tekstikenttä, johon kirjoitetaan asiasta tarvittavat tiedot Vastausvaihtoehdot valitaan valikosta. Vastausvaihtoehdot organisaatiokohtaisia Kyllä, jos lupahakutoiminto päällä Jompikumpi tai molemmat ohituksen perusteluista, jos lupahakutoiminto päällä Jompikumpi tai molemmat ohituksen perusteluista, jos lupahakutoiminto päällä Page 9 of 48

10 Myöhästyneiden hakemusten lukumäärä Numerokenttä, johon kirjoitetaan hakuajan jälkeen myöhästyneiden hakemusten määrä. Ei voi ottaa lupahakemukseen Rekrytoivan organisaation kuvaus Tietokenttä Lisätietoja Otetaanko käyttöön Rekrytoiva yksikkö Organisaatiorakenteesta valittava yksikkö. Suositellaan otettavaksi Ehdoton suositus käyttöön, koska raportointia tehdään tämän mukaan Kustannuspaikka Tekstikenttä, johon voi kirjoittaa kustannuspaikan numeron/tunnuksen Työnantaja Tarkoitetaan juridista työnantajaa. Vastausvaihtoehdot valitaan Ehdoton suositus valikosta. Vastausvaihtoehdot organisaatiokohtaisia. Vaihtoehdoiksi asetetaan esim. konserniyhtiöt, jotka voivat toimia juridisena työnantajana työnhakijoille. Rekrytoiva esimies Organisaatiorakenteesta valittava henkilö. Usein sama henkilö, kun luvanhakija, kun lupahakutoiminto on käytössä Työnantajakuvaus Tekstikenttä, johon voi kirjoittaa kuvauksen organisaatiosta. Suositus Toimialakuvaus Tekstikenttä, johon voi kirjoittaa kuvauksen toimialasta. Yksikkökuvaus Tekstikenttä, johon voi kirjoittaa kuvauksen yksiköstä. Internet -linkki työpaikan Kenttä, johon voi kirjoittaa linkin organisaation nettisivulle. esittelysivuille Rekrytoivan esimiehen varahenkilöt Organisaatiorakenteesta valittavat henkilöt. Voi valita useamman Tehtävänkuvaus Tietokenttä Lisätietoja Otetaanko käyttöön Tehtävänimike Tekstikenttä Ehdoton suositus Työpaikkojen lukumäärä Numerokenttä, johon merkitään, miten monta työpaikkaa tällä Suositus yhdellä luvalla (sama tehtäväkuvaus, rekrytoiva organisaatio ja vaatimukset jne.) haetaan, tai miten monta henkilöä tämän yhden rekrytoinnin hakijoista palkataan. Tätä tietoa käytetään myös raportoinnissa, joten suositetaan ottamaan käyttöön.. Paikkakunta Vastausvaihtoehdot valitaan valikosta. Vastausvaihtoehdot organisaatiokohtaisia Ei suositella käytettäväksi, koska järjestelmässä on erikseen sijainnin kertova kenttä jäljempänä. Maa Vastausvaihtoehdot valitaan valikosta. Vastausvaihtoehdot organisaatiokohtaisia. Ei suositella käytettäväksi, koska järjestelmässä on erikseen sijainnin kertova kenttä jäljempänä. Vakanssi- Tekstikenttä /tehtävänumero Diaarinumero Tekstikenttä Tehtävän lisätieto Tekstikenttä Tehtäväkuvaus Tekstikenttä Ehdoton suositus Työpaikan tiedot Tekstikenttä. Tähän kirjoitetaan työpaikan osoite tai muuta tietoa, joka kertoo tarkemmin, missä työpiste sijaitsee Tehtävän vaatimukset Tietokenttä Lisätietoja Otetaanko käyttöön Kelpoisuusvaatimukset Tekstikenttä Lisäksi edellytetään Tekstikenttä Eduksi luetaan Tekstikenttä Vaaditut todistukset Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot organisaatiokohtaisia Vaaditut luvat ja Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot organisaatiokohtaisia sertifikaatit Vaaditut osaamiset Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot organisaatiokohtaisia Page 10 of 48

11 Palvelussuhteen tiedot Tietokenttä Lisätietoja Otetaanko käyttöön TVA-taso Tekstikenttä Muokattava tekstikenttä Tekstikenttä, ei käytössä (Palkkaluokka) Rekrytointimenetelmät Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot organisaatiokohtaisia Palvelussuhteen tyyppi Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot järjestelmäkohtaisia: Ehdoton suositus (Vakituinen, Määräaikainen). Tietoa käytetään raportoinnissa, joten suositellaan otettavaksi käyttöön. Palvelussuhteen suunniteltu aloituspvm Päivämääräkenttä, johon kirjoitetaan (tai valitaan kalenterista) suunniteltu aloitusaika Palvelussuhteen suunniteltu päättymispvm (jos määräaikainen) Päivämääräkenttä, johon kirjoitetaan (tai valitaan kalenterista) suunniteltu päättymisaika Määräaikaisuuden perusteen lisätietoja Koeaika Koeajan pituus Hinnoittelukohta Tehtäväkohtainen palkka Palkka Luontaisedut Tarjoamme sinulle Palvelussuhteen laji Palvelussuhteen tyypin tarkenne Määräaikaisuuden peruste Työaikamuoto Työn luonne (ilmoituksen luokitus Kuntarekry.fi:ssä) Palkkaluokka Sopimusala Onko selvitetty, löytyykö uudelleensijoitettavaa (terveydelliset syyt)? Tehtäväalue Kunta Tekstikenttä, johon voi kirjoittaa määräaikaisuuden syyn, käytetään vaihtoehtona tai lisäselvityskenttänä valikkomuotoisen määräaikaisuuden peruste -kentän kanssa Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot järjestelmäkohtaisia: (esim. TESin mukainen, muu) Tekstikenttä, johon voi tarkentaa koeajan tietoja Tekstikenttä, yleensä käytetään yhdessä tai vaihtoehtona kenttien: Tehtäväkohtainen palkka, Palkka, Palkkaluokka -kanssa Tekstikenttä, yleensä käytetään yhdessä tai vaihtoehtona kenttien: Hinnoittelukohta, Palkka, Palkkaluokka -kanssa Tekstikenttä, yleensä käytetään yhdessä tai vaihtoehtona kenttien: Hinnoittelukohta, Tehtäväkohtainen palkka, Palkkaluokka -kanssa Tekstikenttä Tekstikenttä Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot järjestelmäkohtaisia: (Työsuhde, Virkasuhde). Tietoa käytetään raportoinnissa, joten suositellaan otettavaksi käyttöön. Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot järjestelmäkohtaisia: (Kesätyö, Sijainen, Harjoittelu jne.), Kenttä on tarkoitettu kuvaamaan määräaikaisuutta yleisemmällä tasolla. Tietoa käytetään raportoinnissa, joten kentän käyttöönottoa suositetaan Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot järjestelmäkohtaisia. Tämän valikon vaihtoehdot enemmän esim. TESin mukaisia määräaikaisuuden perusteita, kuin edellisen kentän määräaikaisuuden tyypit. Käytetään usein yhdessä tai vaihtoehtona tekstimuotoisen määräaikaisuuden peruste -kentän kanssa. Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot järjestelmäkohtaisia: (Kokoaikainen, osa-aikainen, vuorotyö) Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot järjestelmäkohtaisia. Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot organisaatiokohtaisia Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot organisaatiokohtaisia Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot järjestelmäkohtaisia: Hierarkkinen ammattiala tehtäväalue -valinta, jolla merkitään, minkä tehtäväalueen rekrytoinnista on kysymys. Tietoa käytetään raportoinnissa, joten suositetaan ottamaan käyttöön. Järjestelmäkohtaiset vaihtoehdot. Suositus Suositus Suositus Suositus Page 11 of 48

12 Hakeminen Tietokenttä Lisätietoja Otetaanko käyttöön Suunniteltu hakuaika Aika jolloin ajatellaan, että hakuilmoitus on julkaistuna (huom! varsinainen ja lopullinen julkaisuajankohta määritetään toisaalla, tähän kirjoitettu tieto ei siis millään tavalla määritä sitä, milloin työpaikkailmoitus on julkaistuna) Lisätietojen antajat Tekstikenttä Ohjeita hakemuksen Tekstikenttä jättämiseen Kirjaamo Tekstikenttä Hakemuksen jättäminen Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot organisaatiokohtaisia: (esim.: Sähköpostilla kirjaamoon, Järjestelmän kautta, Paperihakemuksetkin hyväksytään tms.) Liitteet Tietokenttä Lisätietoja Otetaanko käyttöön Liitetiedostot 1-3 Rekrytoinnin tietoihin voidaan liittää max kolme kappaletta liitetiedostoja. Yleisimmin näihin liitetään esimerkiksi tehtäväkuvauksia, mikäli niitä hallinnoidaan esim. intranetissä tms. Tällöin ei itse rekrytoinnin tietoihin tarvitse kirjoittaa niin tarkalla tasolla tehtävän kuvauksia ja kelpoisuusvaatimuksia Päätöstiedot Tietokenttä Lisätietoja Otetaanko käyttöön Päätöksen kirjaaja Järjestelmä merkitsee automaattisesti henkilön, joka päätöstiedot kirjaa (=lupahakemusprosessin viimeinen henkilö) Kyllä, jos lupahakutoiminto päällä Päätöksen kirjauspvm Järjestelmä merkitsee automaattisesti päivän jolloin tiedot kirjattiin Kyllä, jos lupahakutoiminto päällä Päätöstiedot Tekstikenttä Kyllä jompikumpi tai molemmat päätöstietokentät, jos lupahakutoiminto päällä Päätöstiedot Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot organisaatiokohtaisia Kyllä jompikumpi tai molemmat päätöstietokentät, jos lupahakutoiminto päällä Page 12 of 48

13 1.4 Rekrytointisuunnitelma Moduuliasetusten rekrytointisuunnitelma -näkymässä valitaan, mitä onko Vaiheet -taulukko käytössä sekä mitä tietokenttiä rekrytointisuunnitelmanäkymässä on käytössä, vastuuhenkilötaulukon lisäksi. Mikäli tietokenttiä merkitään pakollisiksi ja rekrytointisuunnitelma on osana lupahakemusta, lupahakemusprosessia ei voi käynnistää ennen kuin nämä pakolliset kentät on täytetty. Lupahakemuksen voi kuitenkin ohittaa ilman, että pakolliset kentät on täytetty. Rekrytointia ei kuitenkaan voi julkaista ennen kuin kaikki pakolliset kentät on täytetty. Mikäli tietokenttiä merkitään pakollisiksi ja rekrytointisuunnitelma ei ole osana lupahakemusta, rekrytointia ei pysty julkaisemaan ennen kuin nämä kentät on täytetty, mutta lupahakemuksen pystyy suorittamaan. Mikäli tietokenttä merkitään lukittuvaksi ja rekrytointisuunnitelma on osana lupahakemusta, tarkoittaa se sitä, että tietoa ei pysty enää muokkaamaan lupahakemuksen käynnistämisen jälkeen. Mikäli lupahakemus hyväksytään, tietokentät pysyvät lukittuna, mutta mikäli lupahakemus hylätään, purkautuvat lukitukset ja tietoja pystytään jälleen muokkaamaan. Mikäli lupahakemusprosessi ohitetaan tai jos rekrytointisuunnitelma ei ole osana lupahakemusta, lukituksilla ei ole vaikutusta. Rekrytointisuunnitelman valittavissa olevat tietokentät on kuvattu alla Tietokenttä Lisätietoja Otetaanko käyttöön Kanava Vaihtoehdot valitaan valikosta. Vaihtoehdot organisaatiokohtaisia Rekrytointi alkaa Päivämääräkenttä, johon suunnitellaan rekrytoinnin aloituspäivä Rekrytointi päättyy Päivämääräkenttä, johon suunnitellaan rekrytoinnin päättymispäivä Rekrytointibudjetti Tekstikenttä, johon voi syöttää tietoa rekrytointibudjetista Page 13 of 48

14 1.5 Työpaikkailmoituksen kentät Kenttien käyttöönotto Työpaikkailmoituksen kentät -näkymässä valitaan, mitä tietokenttiä organisaatiossa on käytössä rekrytoinnin hallinnan työpaikkailmoitus -näkymässä. Tietokentät otetaan käyttöön merkitsemällä rasti ruutuun käytössä sarakkeeseen Tietokenttien pakollisuus Halutut tietokentät voidaan rekrytoinnin asetuksissa merkitä pakollisiksi. Tällöin jokaisen rekrytoinnin työpaikkailmoitukseen on otettava kyseinen kenttä käyttöön ja siihen on syötettävä tietoa työpaikkailmoitusta tehtäessä (eli järjestelmä estää julkaisemisen ja herjaa, mikäli kenttään ei rekrytointia tehtäessä syötetä tietoa). Tehtävänimike -kenttä on aina pakollinen. Pakollisuusmäärityksellä ei ole vaikutusta sijaisrekrytoinnin työpaikkailmoituksessa Tiedon näkyminen avoimet tehtävät -listalla Tällä valinnalla määritetään näkyykö kyseinen tietokenttä työnhakijan omalla Kuntarekryn työpöydällä Hakemukseni listauksessa yhtenä listausnäkymän sarakkeena. Tähän on hyvä valita kenttä Työnantaja Page 14 of 48

15 1.5.4 Työpaikkailmoituksen tietokentät ja tietojen kopioituminen lupahakemuksen ja hallinnollisten tietojen kentistä Kun rekrytoinnin hallinta -osiossa ollaan luomassa uutta rekrytointia ja työpaikkailmoitus -vaiheessa tehdään Uusi ilmoitusteksti, kopioituu ilmoitukseen tietoja lupahakemuksesta ja/tai hallinnollisista tiedoista. Alla olevassa taulukossa on listattu työpaikkailmoituksen tietokentät sekä kerrottu, mistä lupahakemuksen tai hallinnollisten tietojen kentistä tietoja kopioituu ja miten tiedot kopioituvat, mikäli kopioitumisessa on jotain erityistä. Kenttänimi Työavain Tehtävänimike Tehtäväkuvaus Lisätietojen antajat (nimet, yhteystiedot, ajankohta, muuta) Työ alkaa Palvelussuhteen tyyppi Palkka Ilmoituksen luokitus Kuntarekry.fi:ssä (älä ota käyttöön) Työn luonne Tehtäväalue Organisaatio Työnantaja Kunta Maa Kopioituminen lupahakemuksesta tai hallinnollisista tiedoista Työavain Tehtävänimike Kopioituu kentistä: Tehtäväkuvaus <kappalejako> Kelpoisuusvaatimukset <kappalejako> Lisäksi edellytetään <kappalejako> Eduksi luetaan <kappalejako> Vaaditut todistukset <kappalejako> Vaaditut luvat ja sertifikaatit <kappalejako> Vaaditut osaamiset <kappalejako> Tarjoamme sinulle <kappalejako> Työpaikan tiedot HUOM! Jos jokin kenttä on hallinnollisissa tiedoissa tyhjä, niin tähän ei kopioidu ylimääräisiä kappalejakoja Kopioituu kentistä: Lisätietojen antajat <kappalejako> Ohjeita hakemuksen jättämiseen <kappalejako> Hakemuksen jättäminen <rivivaihto> Kirjaamo HOX1: Hakemuksen jättäminen -kenttä ja Kirjaamo -kenttä saavat myös kenttänimen ja kaksoispisteen. HOX2: jos jokin kenttä on hallinnollisissa tiedoissa tyhjä, niin tähän ei kopioidu ylimääräisiä kappalejakoja Palvelussuhteen suunniteltu aloitus ja päättymisajankohta Palvelussuhteen tyyppi Palkka Älä ota käyttöön Työn luonne Tehtäväalue Rekrytoiva yksikkö (kenttään kopioituu koko yksikköpolku, ei pelkästään alin, valittu yksikkö) Työnantaja Kunta Page 15 of 48

16 Työnantajakuvaus Linkki työpaikan esittelysivuille Julkaisu alkaa Kopioituu kentistä: Organisaatiokuvaus <kappalejako> Toimialakuvaus <kappalejako> Yksikkökuvaus HOX: jos jokin kenttä on hallinnollisissa tiedoissa tyhjä, niin tähän ei saa kopioitua ylimääräisiä kappalejakoja Internet -linkki työpaikan esittelysivulle Tässä kohdassa pystytään vain valitsemaan, näkyvätkö tiedot julkaisupaikan työpaikkalistauksessa ei kopioitumista Julkaisu päättyy Tässä kohdassa pystytään vain valitsemaan, näkyvätkö tiedot julkaisupaikan työpaikkalistauksessa ei kopioitumista Julkaisijan brändi Ei käytössä Ilmoituksen kuva Ei käytössä Linkki työpaikan esittelysivuille Internet -linkki työpaikan esittelysivulle Linkki videoon Linkki esim. Youtube tai DreamBroker-videoon. Video näkyy suoraan ilmoituksessa, ei pelkkänä linkkinä. Lähiosoite Työpaikan lähiosoite, näyttää paikan kartalla ilmoituksen yhteydessä. Postinumero Työpaikan postinumero, näyttää paikan kartalla ilmoituksen yhteydessä. Page 16 of 48

17 1.6 TE-PALVELUT.FI -julkaisun asetukset Mikäli organisaatio haluaa julkaista työpaikkoja TE-palvelut.fi -sivustolle, tulee organisaation tehdä julkaisusta sopimus TE-palveluiden kanssa (paikallisessa TE-toimistossa). Organisaatio saa sieltä työnantajatunnuksen, joka tulee syöttää tässä näkyvään kenttään. Lisäksi organisaation tulee laittaa rasti kohtaan TE-palvelut.fi julkaisu käytössä. Tämän jälkeen rekrytoinnin pystyy julkaisemaan myös TEpalveluiden sivustolle. Julkaisun yhteydessä tulee järjestelmään erikseen antaa TE-palveluiden vaatimat lisätiedot julkaisuun liittyen. TE-palvelut.fi -julkaisussa on huomioitava, että ilmoitustekstit siirtyvät julkaisurajapinnan avulla TE-oalvelut.fi -sivustolle ajastetusti, tietyin aikavälein, eli rajapinta ei ole nk. on-line -rajapinta. Lisäksi on huomioitava, että TE-palvelut.fi -sivusto hakee ainoastaan uudet ilmoitukset. Mikäli TE-palvelut.fi -sivustolla olevia ilmoitustekstejä on tarve muokata jälkeenpäin, tapahtuu tämä TE-palvelut.fi:n ylläpitosivuston kautta. Jokainen organisaatio, joka tekee sopimuksen työpaikkojen julkaisusta TE-toimiston kanssa, saa tunnukset TE-palvelut.fi - ylläpitosivustoon. Lisäksi TE-palvelut.fi -julkaisussa huomioitavaa on, että ilmoitus ei poistu heidän sivustoltaan täsmälleen sinä kellonaikana, joka tässä on määritetty. Ilmoitus poistuu sieltä yleensä ko. vuorokauden aikana. Työnhakija ei kuitenkaan pysty jättämään hakemustaan julkaisussa valitun kellonajan jälkeen. Mikäli esimerkiksi julkaisu on merkitty päättyväksi 1.6. klo 15:45 ja joku hakija klikkaa TE-palvelut.fi:n sivustolla olevan työpaikkailmoituksen Hae tehtävää -linkkiä klo 16:00, hakija ei pääse hakulomakkeelle, vaan hänelle kerrotaan, että hakuaika on päättynyt. Työpaikkailmoituksen kentästä TE-palvelut.fi:ssa näkyvät seuraavat kentät: Rekrytoinnin ID Tehtävänimike Tehtäväkuvaus Lisätietojen antajat Työ alkaa Palkka Näkyy TE-palvelut.fi - ilmoituksessa työnantajan viitteenä Näkyy TE-palvelut.fi -ilmoituksessa tehtävänimikelistauksissa Näkyy TE-palvelut.fi - ilmoituksessa Tiedot Näkyy TE-palvelut.fi - ilmoituksessa kohdassa Yhteystiedot. Mikäli tätä tietoa ei rekrytointijärjestelmässä ole, näkyy ilmoituksessa ko. kohdassa viiva. Näkyy tekstitietona TE-palvelut.fi - ilmoituksessa kohdassa työ alkaa. Tässä voi olla päivämääriä tai vapaata tekstitietoa. Mikäli tätä tietoa ei Kuntarekryssä ole laitettu, näkyy ilmoituksessa ko. kohdassa viiva. Näkyy TE-palvelut.fi - ilmoituksessa kohdassa Palkkaus Page 17 of 48

18 1.7 Rekrytoinnin työavain Rekrytointimoduulin asetuksissa on osio Rekrytoinnin työavain. Tästä kuva alla. Organisaation oma työavain otetaan käyttöön merkitsemällä rasti kohtaan Rekrytoinnin työavain käytössä. Työavaimen ollessa käytössä kaikkialla järjestelmässä rekrytoinnin tunnisteena näytetään organisaation oma työavain. Oma työavain näytetään rekrytoinneille, jotka on perustettu järjestelmään työavain -toiminnon käyttöönoton jälkeen. Ennen oman työavaimen käyttöönottoa perustettujen rekrytointien työavaimena on järjestelmän antama juokseva numerokoodi. Työavain koostuu neljästä osasta: 1) Organisaatiotunnus annetaan kenttään Organisaation tunnus. Suositeltavaa on, että tunnus olisi 2-3 merkkiä pitkä. Järjestelmä mahdollistaa 10 merkkiä pitkän tunnuksen. Organisaatiotunnus on pakollinen, mikäli työavain on käytössä. Järjestelmä ei salli kahta samanlaista tunnusta eri organisaatioille. 2) Toimialatunnukset -kohdassa on kenttä jokaiselle organisaatiopuun päähaaralle. Näille jokaiselle voidaan antaa kaksinumeroinen luku. Eri toimialoilla voi olla sama tunnus. Mikäli jollain toimialalla (=organisaatiopuun päähaara) ei ole tunnusta ja työavain on käytössä, tälle toimialalle ei voi järjestelmään tehdä rekrytointeja. HUOM! mikäli työavaimen käyttöönoton jälkeen tehdään organisaatiopuuhun uusia päätasoja, tulee niille muistaa rekrytoinnin asetuksissa tehdä toimialatunnukset, jotta niihin voidaan tehdä rekrytointeja. 3) Juokseva numero: Työavaimen kolmas osa on juokseva numero. Numero on toimialatunnuskohtainen ja se alkaa alusta aina vuoden alussa. 4) Työavaimen neljäs osa on rekrytointivuoden kaksi viimeistä numeroa. Työavaimen ollessa käytössä rekrytoinnin luonnin ja kopioinnin yhteydessä kysytään toimiala, johon rekrytointia tehdään. Toimialaksi voi valita jonkin niistä toimialoista, joille toimialatunnus on annettu. Rekrytoinnin täyttölupahakemuksessa tai hallinnollisissa tiedoissa valittava Rekrytoiva organisaatio -tieto on valittava tältä toimialalta. Page 18 of 48

19 1.8 Valintaesitys Tässä asetusnäkymässä määritetään, onko valintaesitystoiminto käytössä. Mikäli toiminto on käytössä, näkyy hakemusten käsittelyosiossa Valintaesitys -painike, jolla työnhakijasta voi tehdä valintaesityksen. Valintaesityksen tietoihin määritetään Valintaesitys -parametrilistan mukainen valintaesitysjärjestys. Yllä olevassa kuvassa näkyy ehdotus siitä, millaisia nämä parametrit voisivat esimerkiksi olla. Parametreja pystytään tekemään lisää Uusi -painikkeella. Lisäksi parametreja pystytään nimeämään uudelleen ja poistamaan. HUOM! Mikäli parametri nimetään uudelleen, näkyy nimimuutos takautuvasti kaikissa valintaesityksissä, joissa ko. parametria on käytetty. Jos parametria on käytetty, ei sitä pystytä poistamaan täältä. Parametreja voidaan järjestää nuolipainikkeilla haluttuun järjestykseen, tai ne voidaan aakkostaa nousevaan tai laskevaan järjestykseen. 1.9 Palkkaus TÄTÄ ASETUSTA EI TEHDÄ KUNTAREKRYSSÄ. TÄMÄ LIITTYY MUIHIN ELBIT OY:N SKILLS- TUOTTEIDEN OMINAISUUKSIIN. Page 19 of 48

20 1.10 Hakulomakkeen kentät Hakulomakkeen kentät -osiossa hallinnoidaan työnhakulomakkeella käytettäviä tietokenttiä Kenttien käyttöönotto Hakulomakkeen kentät -osiossa valitaan, mitä tietokenttiä organisaatiossa on käytössä rekrytoinnin hallinnan hakulomake -näkymässä. Muistetaan, että hakulomakkeita tehtäessä voidaan vielä rekrytointikohtaisesti tässä käyttöönotetuista kentistä valita, mitä juuri siinä rekrytoinnissa halutaan käyttää. Tietokentät otetaan käyttöön merkitsemällä rasti ruutuun Käytössä -sarakkeeseen Tietokenttien pakollisuus Halutut tietokentät voidaan rekrytoinnin asetuksissa merkitä pakollisiksi. Tällöin jokaisen rekrytoinnin hakulomakkeelle on otettava kyseinen kenttä käyttöön ja työnhakijan on syötettävä siihen tietoa hakulomaketta täyttäessään Uusi hakemus -ilmoituksessa Järjestelmässä on mahdollisuus ottaa käyttöön toiminnallisuus, joka lähettää rekrytoinnin vastuuhenkilöille sähköpostia uusista hakemuksista. Tässä määritetään, mitä hakijan tietoja sähköpostissa lukee Hakulomakkeen kentät Tässä on listattu hakulomakkeella käytettävissä olevat kentät sekä kerrottu niistä lisätietoja. Hakulomakkeen kentissä on vielä useampi kenttä, jota ei ole nimetty. Tällaisia kenttiä voidaan myöhemmin ottaa käyttöön ja nimetä ne haluttuun käyttötarkoitukseen Perustiedot Perustiedot sisältävät hakijan henkilö-, yhteys- ja lisätietoja. Perustiedot ovat järjestelmässä hakijakohtaisia, eli mikäli hakija muuttaa niitä missä tahansa hakemuksessa, jota on järjestelmään jättämässä, päivittyvät tiedot myös muihin hakemuksiin. Tiedot päivittyvät myös takautuvasti sellaisiinkin hakuihin, joissa hakuaika Page 20 of 48

21 on jo päättynyt. Kun työnhakija aloittaa täyttämään uutta hakemusta ja hän on jo aiemmin järjestelmän avulla jättänyt jonkin hakemuksen, hän näkee perustietonsa hakulomakkeella valmiina. Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Henkilötiedot Perustiedot Sukunimi Henkilötiedot Perustiedot Etunimi Lisätietoja Henkilötiedot Perustiedot Syntymäaika (pp.kk.vvvv) Valitaan kalenterista tai syötetään käsin Henkilötiedot Perustiedot Sukupuoli Valitaan valikosta Henkilötiedot Perustiedot Henkilötunnus EI ole virallinen henkilötunnuskenttä, vaan tekstikenttä, johon tieto syötetään Yhteystiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 1) Yhteystiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 2) Yhteystiedot Perustiedot Matkapuhelin Matkapuhelin -kenttään kirjoitettua tietoa käytetään esim. sijaisrekisterin puolella älytekstiviestien lähettämiseen Yhteystiedot Perustiedot Muu puhelinnumero Yhteystiedot Perustiedot Osoite Yhteystiedot Perustiedot Postinumero Yhteystiedot Perustiedot Postitoimipaikka Yhteystiedot Perustiedot Lääni Yhteystiedot Perustiedot Maa Lista kaikista maailman maista Yhteystiedot Perustiedot Sähköpostiosoite Kenttään vaaditaan ja. Mikäli siihen on jotain syötetty. Mikäli näitä ei ole annettu, hakemusta ei voi lähettää. Kenttään voi kirjoittaa vain yhden sähköpostiosoitteen. Yhteystiedot Perustiedot Kotisivujen/portfolion tms. osoite Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 4) Lisätiedot Perustiedot Kansalaisuus Lisätiedot Perustiedot Siviilisääty Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 5) Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 6) Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 7) Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 8) Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 9) Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 10) Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, Page 21 of 48

22 perustiedot vara 11) Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 12) Lisätiedot Perustiedot Äidinkieli Valitaan valikosta Lisätiedot Perustiedot Asuinkunta Valitaan valikosta, jossa suomen kunnat Lisätiedot Perustiedot Tilanne työelämässä Valitaan valikosta Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 13 pvmkenttä) Lisätiedot Perustiedot Ei käytössä (Hakulomake, perustiedot vara 14 numero-kenttä) Lisätiedot Perustiedot Kielitaito (työkielet) Valitaan valikosta Lisätiedot Perustiedot Sähköinen tiedoksianto Valitaan valikosta Osaamiset Osaamistiedot sisältävät tietoa hakijan todistuksista, luvista sertifikaateista ja osaamisesta. Kun työnhakija aloittaa täyttämään uutta hakemusta ja hän on jo aiemmin järjestelmän avulla jättänyt jonkin hakemuksen, hän näkee hakulomakkeella valmiina rastit niissä kohdissa, joihin hän on niitä aiemmin laittanut. Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Lisätietoja Osaamiset Osaamiset Vaaditut todistukset Hakulomaketta tehtäessä valitaan listasta ne, joita halutaan hakijalta kysyä. Hakija merkitsee hakulomakkeella rastin niiden kohtaan, jotka hänellä on Osaamiset Osaamiset Vaaditut luvat ja sertifikaatit Hakulomaketta tehtäessä valitaan listasta ne, joita halutaan hakijalta kysyä. Hakija merkitsee hakulomakkeella rastin niiden kohtaan, jotka hänellä on Osaamiset Osaamiset Vaaditut osaamiset Hakulomaketta tehtäessä valitaan listasta ne, joita halutaan hakijalta kysyä. Hakija merkitsee hakulomakkeella rastin niiden kohtaan, jotka hänellä on osion tiedot ovat tehtäväkohtaisia. Kun työnhakija aloittaa täyttämään uutta hakemusta niin vaikka hän on jo aiemmin järjestelmän avulla jättänyt jonkin hakemuksen, niin tämä välilehti on aina tyhjä. Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Vapaamuotoinen hakemuksesi Mitä odotat hakemaltasi tehtävältä? Lisätietoja Iso tekstialuekenttä Iso tekstialuekenttä Page 22 of 48

23 Vahvuutesi hakemaasi Iso tekstialuekenttä? Kerro lyhyesti itsestäsi Iso tekstialuekenttä Mahdolliset suosittelijat ja heidän yhteystietonsa Iso tekstialuekenttä Oma avoin kysymys 1 Tietokentän nimi, eli hakijalta kysyttävä kysymys muokataan jokaiseen rekrytointiin erikseen hakulomakkeen määritysvaiheessa Oma avoin kysymys 2 Tietokentän nimi, eli hakijalta kysyttävä kysymys muokataan jokaiseen rekrytointiin erikseen hakulomakkeen määritysvaiheessa Oma avoin kysymys 3 Tietokentän nimi, eli hakijalta kysyttävä kysymys muokataan jokaiseen rekrytointiin erikseen hakulomakkeen määritysvaiheessa Oma avoin kysymys 4 Tietokentän nimi, eli hakijalta kysyttävä kysymys muokataan jokaiseen rekrytointiin erikseen hakulomakkeen määritysvaiheessa Oma avoin kysymys 5 Tietokentän nimi, eli hakijalta kysyttävä kysymys muokataan jokaiseen rekrytointiin erikseen hakulomakkeen määritysvaiheessa Oma monivalintakysymys Tietokentän nimi ja parametrit, eli 1 hakijalta kysyttävä kysymys sekä vastausvaihtoehdot muokataan jokaiseen rekrytointiin erikseen hakulomakkeen määritysvaiheessa. Lisäksi hakulomakkeen luontivaiheessa voidaan määrittää, ovatko vastausvaihtoehdot Oma monivalintakysymys 2 Tehtävän vaatimuksia vastaava kokemus yhteensä (vuotta) Kuvaus tehtävän vaatimuksia vastaavasta kokemuksesta monivalintaisia vai ei. Tietokentän nimi ja parametrit, eli hakijalta kysyttävä kysymys sekä vastausvaihtoehdot muokataan jokaiseen rekrytointiin erikseen hakulomakkeen määritysvaiheessa. Lisäksi hakulomakkeen luontivaiheessa voidaan määrittää, ovatko vastausvaihtoehdot monivalintaisia vai ei. Numerokenttä, johon voidaan tehdä raportoinnissa esim. suurempikuin-pienempikuin - hakuja Iso tekstialuekenttä Page 23 of 48

24 Milloin voit aloittaa? Päivämääräkenttä Mihin saakka voit työskennellä? Palkkatoiveesi tähän? (numeroina, ilman välilyöntejä) Päivämääräkenttä Numerokenttä, johon voidaan tehdä raportoinnissa esim. suurempikuin-pienempikuin - hakuja Irtisanomisaikasi? Pieni tekstikenttä Tehtäväkohtaiset lisätiedot 2 Pieni tekstikenttä Tehtäväkohtaiset lisätiedot Pieni tekstikenttä 3 Tehtäväkohtaiset lisätiedot Pieni tekstikenttä 4 Tehtäväkohtaiset lisätiedot Pieni tekstikenttä 5 Ylin koulutustasosi? Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden Keskimääräinen Valintakenttä, josta hakija voi opintomenestyksesi? valita yhden Oletko tällä hetkellä Valintakenttä, josta hakija voi hakemaasi paikkaa valita yhden vastaavissa tehtävissä? Työkokemuksesi yhteensä hakemaasi paikkaa vastaavissa tehtävissä? Oletko aiemmin ollut organisaatiomme palveluksessa? Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden Toiveesi työn suhteen? Valintakenttä, josta hakija voi valita useamman Oletko työsuhteessa Valintakenttä, josta hakija voi organisaatiomme valita useamman varahenkilöstössä? **Monivalinta 3 (nimi mietittävä) **Monivalinta 4 (nimi mietittävä) Mistä kuulit tästä tehtävästä? Toimipisteet, joissa haluaisin työskennellä Tehtävät, joista olen kiinnostunut Liitetiedosto 1 Liitetiedosto 2 Liitetiedosto 3 Liitetiedosto 4 Liitetiedosto 5 Valintakenttä, josta hakija voi valita useamman Valintakenttä, josta hakija voi valita useamman Valintakenttä, josta hakija voi valita useamman Kaksitasoinen hierarkkinen valintakenttä, josta hakija voi valita useamman vaihtoehdon Kaksitasoinen hierarkkinen valintakenttä, josta hakija voi valita useamman vaihtoehdon Page 24 of 48

25 Työkokemus Työkokemusvälilehti pitää sisällään tietoja hakija työkokemuksesta. Hakija merkitsee hakulomakkeella erikseen myös viimeisimmän/tämänhetkisen työkokemuksensa. Kun työnhakija aloittaa täyttämään uutta hakemusta, on hänellä hakulomakkeella valmiina aiemmin kirjoittamansa työkokemukset, mikäli hän on aiemmin jo jättänyt jonkin toisen hakemuksen. Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Esimieskokemus Työkokemus Esimieskokemukseni yhteensä (vuotta) Esimieskokemus Työkokemus Kuvaus esimieskokemuksestani Työkokemus Työkokemus Työnantaja Työkokemus Työkokemus Tehtävänimike Työkokemus Työkokemus Aloituspvm. Työkokemus Työkokemus Päättymis pvm. Lisätietoja Numerokenttä, johon voidaan tehdä raportoinnissa esim. suurempikuin-pienempikuin - hakuja Iso tekstialuekenttä Työkokemus Työkokemus Kesto Järjestelmä laskee keston automaattisesti, vaikka hakija ei sitä tekisikään tai vaikka tämä kenttä ei olisi hakulomakkeella ollenkaan Työkokemus Työkokemus Tehtäväkuvaus Työkokemus Työkokemus Lisätietoja Työkokemus Työkokemus Ammattiala Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden Työkokemus Työkokemus Tyyppi Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden. Työkokemus Työkokemus Opettajakokemus Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden. Oletuksena vastausvaihtoehdot Kyllä/Ei. Tällä tavoitellaan sitä, että hakija merkitsee, onko hänen lisäämänsä työkokemus hänen mielestään opettajakokemusta vai ei. Työkokemus Työkokemus Suosittelijan nimi Työkokemus Työkokemus Suosittelijan yhteystiedot Page 25 of 48

26 Tutkinnot Tutkinnot -välilehti pitää sisällään tietoja hakija koulutuksesta/tutkinnoista. Hakija merkitsee hakulomakkeella erikseen myös ylimmän tutkintonsa. Kun työnhakija aloittaa täyttämään uutta hakemusta, on hänellä hakulomakkeella valmiina aiemmin kirjoittamansa tutkinnot, mikäli hän on aiemmin jo jättänyt hakemuksia. Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Tutkinnot Tutkinnot Oppilaitos Lisätietoja Tutkinnot Tutkinnot Tutkintoala Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden Tutkinnot Tutkinnot Tutkintonimike Tutkinnot Tutkinnot Opintomenestys Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden Tutkinnot Tutkinnot Oppiaineet / suuntautumisala Tutkinnot Tutkinnot Sivuaineet / syventävät opinnot Tutkinnot Tutkinnot Valmiusaste (%) Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden Tutkinnot Tutkinnot Opintojen laajuus numeroina Numerokenttä, johon voidaan tehdä raportoinnissa esim. suurempikuin-pienempikuin - hakuja Tutkinnot Tutkinnot Op/Ov/Osp Valintakenttä, josta valitaan onko opintojen laajuus ilmoitettu op, ov vai osp Tutkinnot Tutkinnot Koulutustaso Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden Tutkinnot Tutkinnot Aloituspvm. Tutkinnot Tutkinnot Päättymis pvm Opettajan koulutus Opettajan koulutukseen liittyvät tietokentät sisältyvät työnhakulomakkeella Tutkinnot välilehdelle. Näiden kysymysten avulla halutaan kartoittaa erityisesti opettajien koulutustietoja ja niitä kannattaakin käyttää pelkästään opettajarekrytointien hakulomakkeilla. Kun työnhakija alkaa täyttämään uutta hakemusta, on hänellä hakulomakkeella valmiina aiemmin kirjoittamansa opettajakoulutustiedot, mikäli hän on aiemmin jo jättänyt hakemuksen, jossa niitä on kysytty. Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Opettajan/ Rehtorin kelpoisuuteen liittyviä opintoja Opettajan/ Rehtorin kelpoisuuteen liittyviä opintoja Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Lisätietoja Tutkinnot Opinnot Valintakenttä: Rekrytointikohtaista hakulomaketta tehtäessä valitaan, mitä opintoja halutaan kysyä ja hakija vastaa hakulomakkeella jokaiseen näistä erikseen. Tutkinnot Suoritustapa Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden. Hakija merkitsee suoritystavan erikseen jokaiselle hakulomakkeelle valitulle Page 26 of 48

27 Opettajan/ Rehtorin kelpoisuuteen liittyviä opintoja Opettajan/ Rehtorin kelpoisuuteen liittyviä opintoja Lisätietoja kelpoisuuteen liittyvistä opinnoista Aineenopettajien opetusaineet ja luokanopettajan erikoistumisopinnot Aineenopettajien opetusaineet ja luokanopettajan erikoistumisopinnot Aineenopettajien opetusaineet ja luokanopettajan erikoistumisopinnot Aineenopettajien opetusaineet ja luokanopettajan erikoistumisopinnot Aineenopettajien opetusaineet ja luokanopettajan erikoistumisopinnot Aineenopettajien opetusaineet ja luokanopettajan erikoistumisopinnot Aineenopettajien opetusaineet ja luokanopettajan erikoistumisopinnot Aineenopettajien opetusaineet ja luokanopettajan erikoistumisopinnot Aineenopettajien opetusaineet ja luokanopettajan erikoistumisopinnot Muut opettajan opinnot Muut opettajan opinnot opinnolle Tutkinnot Suorituspäivä Hakija merkitsee suorituspäivän erikseen jokaiselle hakulomakkeelle valitulle Opettajan/ Rehtorin kelpoisuuteen liittyvälle opinnolle Tutkinnot Lisätietoja Hakija merkitsee lisätietoja erikseen jokaiselle hakulomakkeelle valitulle Opettajan/ Rehtorin Tutkinnot Lisätietoja kelpoisuuteen liittyvistä opinnoista kelpoisuuteen liittyvälle opinnolle Iso tekstikenttä, johon hakija voi kommentoida kaikkia yllä esitettyjä opettajan/ Rehtorin kelpoisuuteen liittyviä opintoja Tutkinnot Aine Valintakenttä, josta hakija valitsee yhden. Hakija voi lisätä itselleen useita opetusaineita Tutkinnot Aine, muu mikä? Kenttä, johon hakija voi täsmentää opetusaineen, mikäli on edelliseen kenttään valinnut Muu aine Tutkinnot Pätevyys hankittu Valintakenttä, josta hakija valitsee yhden. Hakija merkitsee tiedon jokaisen valitsemansa Tutkinnot Opintojen laajuus (numeroina) aineen kohtaan. Hakija merkitsee tiedon jokaisen valitsemansa aineen kohtaan. Tutkinnot Op/ov/osp Hakija valitsee onko opintomäärien yksikkö opintoviikkoja, opintopisteitä vai osaamispisteitä. Tutkinnot Arvosana Valintakenttä, josta hakija valitsee yhden. Hakija merkitsee tiedon jokaisen valitsemansa aineen kohtaan. Tutkinnot Suoritustaso. Valintakenttä, josta hakija valitsee yhden. Hakija merkitsee tiedon jokaisen valitsemansa aineen kohtaan. Tutkinnot Suorituspäivä Hakija merkitsee tiedon jokaisen valitsemansa aineen kohtaan. Tutkinnot Lisätietoja Hakija merkitsee tiedon jokaisen valitsemansa aineen kohtaan. Tutkinnot Aine Tekstikenttä, johon hakija kirjoittaa opetusaineensa. Hakija voi lisätä itselleen useita opetusaineita Tutkinnot Oppilaitos Hakija merkitsee tiedon jokaisen aineen kohtaan. Page 27 of 48

28 Muut opettajan opinnot Muut opettajan opinnot Muut opettajan opinnot Muut opettajan opinnot Muut opettajan opinnot Muut opettajan opinnot Muut opettajan opinnot Muut opettajan opinnot Tutkinnot Suoritustapa Valintakenttä, josta hakija valitsee yhden. Hakija merkitsee tiedon jokaisen aineen kohtaan. Tutkinnot Opintojen laajuus (numeroina) Hakija merkitsee tiedon jokaisen aineen kohtaan. Tutkinnot Op/ov/osp Hakija valitsee onko opintomäärien yksikkö opintoviikkoja, opintopisteitä vai osaamispisteitä. Tutkinnot Arvosana Valintakenttä, josta hakija valitsee yhden. Hakija merkitsee tiedon jokaisen aineen kohtaan. Tätä ei pidä ottaa käyttöön, sillä järjestelmään ei ole määritelty tämän kysymyksen tarvitsemia valtakunnallisia parametreja. Tutkinnot Suoritustaso. Valintakenttä, josta hakija valitsee yhden. Hakija merkitsee tiedon jokaisen aineen kohtaan. Tätä ei pidä ottaa käyttöön, sillä järjestelmään ei ole määritelty tämän kysymyksen tarvitsemia valtakunnallisia parametreja. Tutkinnot Suorituspäivä Hakija merkitsee tiedon jokaisen aineen kohtaan. Tutkinnot Lisätietoja Hakija merkitsee tiedon jokaisen Tutkinnot Muita lisätietoja opettajaopintoihin aineen kohtaan. Iso tekstikenttä, johon hakija voi kommentoida kaikkia opettajakokemuksiaan Lääkärin koulutus Lääkärin koulutukseen liittyvät tietokentät sisältyvät työnhakulomakkeella Tutkinnot välilehdelle. Näiden kysymysten avulla halutaan kartoittaa erityisesti lääkäreiden koulutustietoja ja niitä kannattaakin käyttää pelkästään lääkärirekrytointien hakulomakkeilla. Kun työnhakija aloittaa täyttämään uutta hakemusta, on hänellä hakulomakkeella valmiina aiemmin kirjoittamansa lääkärikoulutustiedot, mikäli hän on aiemmin jo jättänyt hakemuksen, jossa niitä on kysytty. Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Lisätietoja Lääkärin kelpoisuudet Tutkinnot Oppiarvo/Koulutustieto Valintakenttä: Rekrytointikohtaista hakulomaketta tehtäessä valitaan, mitä koulutustietoja halutaan kysyä ja hakija vastaa hakulomakkeella jokaiseen näistä erikseen. Lääkärin kelpoisuudet Tutkinnot Tila Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden. Hakija merkitsee tilan erikseen jokaiselle hakulomakkeelle valitulle koulutustiedolle Lääkärin kelpoisuudet Tutkinnot Vuosi Hakija merkitsee vuoden kokonaislukuna erikseen Page 28 of 48

29 jokaiselle hakulomakkeelle valitulle koulutustiedolle Lääkärin kelpoisuudet Tutkinnot Lisätietoja Hakija kirjoittaa lisätietoja erikseen jokaiselle hakulomakkeelle valitulle koulutustiedolle Lisäkoulutusohjelmat Tutkinnot Koulutusohjelma Hakija kirjoittaa lisäkoulutusohjelmatiedon Lisäkoulutusohjelmat Tutkinnot Vuosi Hakija kirjoittaa vuoden kokonaislukuna Lisäkoulutusohjelmat Tutkinnot Yliopisto Hakija kirjoittaa yliopistotiedon Lisäkoulutusohjelmat Tutkinnot Laajuus Hakija kirjoittaa laajuuden desimaalilukuna Lisäkoulutusohjelmat Tutkinnot Op/Ov/Osp Hakija valitsee, mitataanko ko. koulutuksen laajuutta opintoviikkoina, opintopisteinä vai osaamispisteinä. Lisäkoulutusohjelmat Tutkinnot Lisätietoja Hakija kirjoittaa lisätietoja Erikoistuvan lääkärin tarvittava työkokemus Erikoistuvan lääkärin tarvittava työkokemus Erikoistuvan lääkärin tarvittava työkokemus Erikoistuvan lääkärin tarvittava työkokemus Erikoistuvan lääkärin tarvittava työkokemus Erikoistuvan lääkärin tarvittava työkokemus Erikoistuvan lääkärin tarvittava työkokemus Tutkinnot Työnantaja Hakija kirjoittaa työnantajatiedon Tutkinnot Erikoisala / Reunakoulutus Hakija kirjoittaa erikoisalan Tutkinnot Alkamispvm Hakija kirjoittaa päivämäärän Tutkinnot Päättymispvm Hakija kirjoittaa päivämäärän Tutkinnot Kesto Hakija kirjoittaa keston desimaalilukuna Tutkinnot Palvelualue Valintakenttä, josta hakija valitsee mihin palvelualueeseen ko. työkokemus kuuluu EI hakulomakkeella, vain hakemusten käsittelyosion CVnäkymässä Työkokemuksen kestot palvelualueittain Hakijan CV-näkymässä näytetään työnantajalle hakijan työkokemusten kestot palvelualueittain. Kestot lasketaan hakijan hakulomakkeella antamista arvoista Opinto-oikeus erikoislääkärikoulutukseen Tutkinnot Yliopisto Hakija kirjoittaa yliopistotiedon Opinto-oikeus Tutkinnot Erikoisala Hakija kirjoittaa erikoisalan erikoislääkärikoulutukseen Opinto-oikeus Tutkinnot Päivämäärä Hakija kirjoittaa päivämäärän erikoislääkärikoulutukseen Tieteelliset julkaisut Tutkinnot Kotimaiset vertaisarvioidut, määrä Hakija kirjoittaa tiedon desimaalilukuna Tieteelliset julkaisut Tutkinnot Kotimaiset vertaisarvioidut, pisteet Hakija kirjoittaa tiedon desimaalilukuna Tieteelliset julkaisut Tutkinnot Ulkomaiset vertaisarvioidut, määrä Hakija kirjoittaa tiedon desimaalilukuna Page 29 of 48

30 Tieteelliset julkaisut Tutkinnot Ulkomaiset vertaisarvioidut, pisteet Hakija kirjoittaa tiedon desimaalilukuna Lisä- ja täydennyskoulutus Tämä välilehti pitää sisällään tietoja hakija lisäkoulutuksista/kursseista. Kun työnhakija aloittaa täyttämään uutta hakemusta, on hänellä hakulomakkeella valmiina aiemmin kirjoittamansa tiedot, mikäli hän on aiemmin jo jättänyt hakemuksen järjestelmän kautta. Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Lisätietoja Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Lisä- ja täydennyskoulutus Koulutus/kurssi Järjestäjä/Kouluttaja Kuvaus Aloituspvm. Päättymis pvm. Kesto Kesto (pv) Luokitus 1 Luokitus 2 Tekstimuotoinen kenttä. Tähän voi esimerkiksi kirjoittaa kestosta jotain tietoa Numerokenttä, johon voidaan tehdä raportoinnissa esim. suurempikuin-pienempikuin - hakuja Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden Valintakenttä, josta hakija voi valita yhden Lisätiedot Tämä välilehti pitää sisällään lisätietoja hakijasta. Kun työnhakija aloittaa täyttämään uutta hakemusta, on hänellä hakulomakkeella valmiina aiemmin kirjoittamansa tiedot, mikäli hän on aiemmin jo jättänyt hakemuksen järjestelmän kautta. Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Lisätietoja Lisätietoja Lisätietoja Lisätietoja Iso tekstialuekenttä Lisätietoja Lisätietoja Harrastukset Iso tekstialuekenttä Lisätietoja Lisätietoja Luottamustehtävät Iso tekstialuekenttä Page 30 of 48

31 Osaamiset (ei käytössä Kuntarekryssä) Näitä kysymyksiä voi käyttää Elbit Oy:n muissa Skills-tuotteissa, kuin Kuntarekry -rekrytointijärjestelmässä Omat osaamiset (ei käytössä Kuntarekryssä) Näitä kysymyksiä voi käyttää Elbit Oy:n muissa Skills-tuotteissa, kuin Kuntarekry rekrytointijärjestelmässä Liitetiedosto Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Liitetiedosto Lisätietoja Liitetiedosto 1 Liitetiedosto Lisätietoja Liitetiedosto 2 Liitetiedosto Lisätietoja Liitetiedosto 3 Liitetiedosto Lisätietoja Liitetiedosto 4 Liitetiedosto Lisätietoja Liitetiedosto 5 Lisätietoja Perustiedot Perustiedot Kuva Hakija voi liittää kuvatiedoston Hakemuksen säilytys Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Hakemuksen säilytys Hakemuksen säilytys Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Hakemuksen säilytys Hakemuksen säilytys Tietokentän nimi tani voidaan käyttää myös muissa rekrytoinneissa Kuinka kauan hakemustani voidaan käyttää muissa rekrytoinneissa. Lisätietoja Valintaruutu jonka voi rastittaa. Päivämäärä, jonka hakija valitsee ja joka määrää sen, miten kauan hakijan CV näkyy avoimena hakemuksena järjestelmässä Kiinnostus Tämä välilehti pitää sisällään tietoja siitä, missä hakija on kiinnostunut työskentelemään. Tiedot ovat hakijakohtaisia ja päivittyvät järjestelmässä aina, kun hakija niitä missä tahansa hakulomakkeella muokkaa. Varsinkin avoimissa hauissa ja sijaishauissa on erittäin tärkeää että nämä kysymykset ovat mukana ja vähintään Kunta ja tehtäväalue molemmat yhdessä tai sitten näiden tilalla organisaatiokenttä on pakollisena. Nämä hakijan antamat tiedot vaikuttavat siihen, kuka näkee ko. hakijan järjestelmässä. Organisaatio näkee hakijan järjestelmässä, jos: Hakija on ollut kiinnostunut organisaatiosta Hakija on ollut kiinnostunut niistä kunnista ja ammattialoista, joissa organisaatio toimii Hakija on jättänyt hakemuksensa organisaation julkaiseman hakulomakkeen kautta Page 31 of 48

32 Välilehti rekrytoinnin hallinnassa Välilehti hakulomakkeella työnhakuportaalissa Tietokentän nimi Kiinnostus Kiinnostus Alue/kunta, jossa haluan työskennellä Lisätietoja Hierarkkinen valintakenttä, jossa erikseen määritellyt parametrit. Kiinnostus Kiinnostus Tehtäväalueet/tehtävät, joista olen kiinnostunut Hierarkkinen valintakenttä, jossa erikseen määritellyt parametrit. Kiinnostus Kiinnostus Työnantajaorganisaatiot, joista olen kiinnostunut Lista järjestelmän organisaatioista (organisaation ylimmän tason yksiköt) Kiinnostus Kiinnostus Luokka-asteet, joita minua kiinnostaa opettaa Kiinnostus Kiinnostus Aineet, joita minua kiinnostaa opettaa Kiinnostus Kiinnostus Palvelussuhdetyypit, joista olen kiinnostunut Kiinnostus Kiinnostus Palvelussuhdelajit, joista olen kiinnostunut Kiinnostus Kiinnostus Työaikamuodot, josta olen kiinnostunut Valintakenttä, josta hakija voi valita useamman Valintakenttä, josta hakija voi valita useamman Valintakenttä, josta hakija voi valita useamman Valintakenttä, josta hakija voi valita useamman Valintakenttä, josta hakija voi valita useamman 1.11 Kiitos hakemuksesta -viesti Organisaatio voi ottaa käyttöön rekrytointikohtaisen Kiitos hakemuksesta viestitoiminnallisuuden. Tämä otetaan käyttöön organisaatiokohtaisesti rekrytointimoduulin asetusten kohdassa Kiitosviesti hakijalle. ja klikkaamalla ruksi kohtaan Rekrytointikohtainen kiitosviesti käytössä Tästä kuva alla. Jos tuota kohtaa ei ruksata, tulee tämä asetuksissa oleva kiitosviesti automaattisesti kaikkiin rekrytointeihin, eikä sitä voi rekrytointikohtaisesti muokata. Page 32 of 48

33 Tässä asetusnäkymässä määritetään organisaatiokohtaisesti kiitosviesti, joka lähtee hakijalle hänen jätettyään hakemuksen järjestelmään. Viestin voi kirjoittaa suomeksi ja ruotsiksi valitsemalla haluamansa kielen kielivalikosta ja tämän jälkeen kirjoittamalla viestin ko. kielellä. Viestissä voidaan käyttää tageja #title ja #organisation, mutta tagien tulee olla viestikentässä (ei otsikossa) Parametrit Rekrytointimoduulin eri osioiden tietokentät pitävät sisällään valintavaihtoehtokenttiä. Moduuliasetusten parametrien hallintaosioissa määritetään, mitkä ovat näiden tietokenttien valintavaihtoehdot, eli parametrit Parametrien hallinta teknisenä toteuttamisena Alla on kuva parametrien hallintatyökalusta. Uuden parametrin syöttäminen tapahtuu Uusi -painikkeen avulla. Mikäli parametri halutaan nimetä uudelleen tai poistaa, valitaan haluttu parametri listalta ja painetaan vastaavaa painiketta. Parametrit voi syöttää niillä kielillä joilla järjestelmää käytetään. Tämä tapahtuu siten, että valitaan ensin kieli, jolla parametrit halutaan aluksi syöttää järjestelmään. Tämän jälkeen valitaan toinen kieli, jolloin parametrit edelleenkin näkyvät aluksi syötetyllä kielellä, mutta nyt ne voidaan Nimeä uudelleen -toiminnon avulla kääntää toiselle kielelle. Parametrit näkyvät käyttäjälle sillä kielellä, millä hän on kirjautunut sisään järjestelmään. Mikäli käyttäjä on kirjautunut esimerkiksi ruotsiksi sisään, mutta parametrit on annettu vain suomeksi, näkyvät ne tälle käyttäjälle suomeksi. Parametrit voidaan järjestää aakkosiin joko laskevaan tai nousevaan järjestykseen niiden oikealla puolella olevilla aakkostuspainikkeilla tai ne voidaan laittaa haluttuun muuhun järjestykseen oikealla puolella olevilla Page 33 of 48

34 nuolipainikkeilla. Tällöin valitaan listalta haluttu parametri ja siirretään sitä nuolipainikkeen avulla haluttuun kohtaan listalla. HUOM! Kun parametri nimetään uudestaan, tulee uusi nimi voimaan kaikkialla järjestelmässä. Uusi parametrinimi muuttuu myös aiemmin järjestelmään syötettyihin tietoihin. Näin ollen parametria ei kannata uudelleen nimetä siten, että sen merkitys muuttuu. HUOM! Jos parametria on käytetty, ei sitä pysty poistamaan asetuksista Hakulomakkeen -välilehden parametrit Nämä parametrit liittyvät työnhakulomakkeen -välilehden kenttiin Hallinnollisten tietojen parametrit (organisaatiokohtaiset) Tämän otsikon alta löytyvät kaikkien rekrytoinnin hallinnollisten tietojen (=kentät täyttölupahakemuksessa tai rekrytoinnin hallinnollisissa tiedoissa) organisaatiokohtaiset parametrit sekä rekrytointisuunnitelmanäkymän parametrit (=rekrytointikanava ja rekrytoinnin vaiheet) HUOM! Rekrytoinnin vaiheet ja rekrytoinnin sisäinen tila käyttävät samoja parametreja Rekrytoinnin tilat Tämän otsikon alta löytyvät parametrit tietokentille Hakijan tila rekrytoinnissa sekä Rekrytointi: Julkinen tila. Ensimmäistä käytetään hakijoiden käsittelyvaiheessa määrittämään, missä tilassa tai vaiheessa hakija on tietyssä rekrytoinnissa ja toinen on tieto, joka näkyy työnhakijoille julkisesti työnhakuportaalissa työnhakijan Oma työpöytä -> Hakemukseni -näkymässä. Alla esimerkkikuva näistä. Page 34 of 48

35 Hakijoiden soveltuvuus Tämän otsikon alta löytyvät parametrit tietokentälle Hakijoiden soveltuvuus. Tätä käytetään hakijoiden käsittelyvaiheessa hakijan luokittelussa. Tämä ei ole hakijan kelpoisuusluokitus, vaan vapaamuotoisempi arviointi hakijan soveltuvuudesta/hyvyydestä/tms. Alla esimerkkikuva Ammattialat ja tehtävänimikkeet Tässä näkymässä valitaan millä ammattialoilla organisaatio toimii. Tämän lisäksi tässä näkymässä määritetään Ammattiala Tehtäväalue hierarkian kolmas taso Tehtävät, jotka ovat organisaatiokohtaisia tehtävänimikkeitä. Alla kuva näkymästä. Ammattialat -valinnat vaikuttavat yhdessä järjestelmäkohtaisesti määritettävien organisaation toimintaalueiden kanssa siihen, millaisia hakijoita organisaation käyttäjät löytävät esimerkiksi sijaishakemusten joukosta. Jotta hakija näkyy käyttäjälle Etsi sijaisrekisteristä -toiminnolla tehtävässä haussa ja haussa avoimista hakijoista, täytyy hakijan: Olla kiinnostunut niistä ammattialoista JA niistä maantieteellisistä kunnista, joissa käyttäjän organisaatio on määritetty toimivaksi TAI Olla kiinnostunut siitä organisaatiosta, johon käyttäjä kuuluu TAI Olla jättänyt hakemuksensa rekrytointiin, joka on luotu organisaatiossa, johon käyttäjä kuuluu Tässä näkymässä rakennetaan myös Ammattiala tehtäväalue tehtävä -hierarkian kolmas, organisaatiokohtainen tehtävätaso. Tässä määritettävää tehtävä -tietoa käytetään esimerkiksi sijaishakijoiden kelpoisuuden arvioinnissa (sijaishakijat merkitään kelpoisiksi tai ei-kelpoiseksi tässä määritettyihin tehtäviin) tai sijaistarpeen kirjaamisessa (sijaista haetaan tässä määritettyihin tehtäviin). Page 35 of 48

36 Tehtävien syöttäminen tapahtuu siten, että kun ammattiala -kenttään on valittu ne ammattialat, joissa organisaatio toimii, ilmestyvät tallentamisen jälkeen Tehtäväalue -ikkunaan valittuihin ammattialoihin liittyvät tehtäväalueet. Tämän jälkeen valitaan tehtäväalue -ikkunasta haluttu tehtäväalue ja syötetään Uusipainikkeesta sille tehtävät (tehtävänimikkeet) välilehden kiinnostusalueet Tässä näkymässä määritetään valintavaihtoehdot hakulomakkeen -välilehden kaksitasoisiin hierarkkisiin valintavaihtoehtokenttiin Toimipisteet, joissa haluaisin työskennellä sekä Tehtävät, joista olen kiinnostunut sekä määritetään näiden parametrien välinen hierarkia. alla kuva näkymästä. Page 36 of 48

37 Esimerkki: Kaksi ensimmäistä kenttää ovat: Toimialue ja toimipiste. Näihin on annettu yllä olevassa kuvassa olevat parametrit. Tämän jälkeen klikataan parametrien hallintakenttien alla olevaa Päivitä Parametrit -painiketta, jolloin tehdyt muutokset päivittyvät. Seuraavaksi yhdistetään halutut toimipisteet haluttuihin toimialueisiin siten, että valitaan vasemmasta kentästä esim. Etelä-Suomi ja siirretään oikealla puolella olevista toimipisteistä siihen Hämeenlinna ja Vantaa. Esimerkistä kuva alla Rekrytoinnin hallinnan ohjeet Ohjetekstit Rekrytoinnin hallintaosion jokaisessa näkymässä on yläosan harmaan toimintopalkin oikeassa reunassa Ohje painike (Kysymysmerkin kuva). Alla esimerkkikuva työpaikkailmoitusnäkymästä. Page 37 of 48

38 Kun Ohje -painiketta klikkaa, avautuu ikkuna, jossa näkyy ohjetekstiä. Näissä rekrytoinnin hallinnan näkymissä näkyvät ohjetekstit syötetään tässä osiossa. Alla esimerkkikuva lupahakemusnäkymän ohjeiden syöttämisestä. Monster -julkaisun tiedot -kohta on tarpeeton, sillä Kuntarekrystä ei voi tehdä julkaisua Monster.fi:iin. Page 38 of 48

39 Ohjedialogien linkit Varsinaisten ohjetekstien lisäksi rekrytoinnin hallintaosion ohjeisiin on saatavissa linkkejä, esim. intrassa sijaitseviin organisaatiokohtaisiin ohjeisiin. Linkit tehdään rekrytoinnin asetuksissa, toimintopuun otsikon Ohjedialogin linkit kohdalla. Linkit ovat samat kaikissa ohjedialogeissa: eli vaikka itse ohjeteksti voi vaihtua kun siirrytään rekrytoinnin hallinnassa näkymästä toiseen, pysyvät linkit jokaisessa ohjeikkunassa samoina. Alla kuva ohjelinkkien tekonäkymästä. Ohjelinkkejä tehtäessä linkille annetaan nimi, joka näkyy käyttäjälle rekrytoinnin hallinnan ohjedialogeissa sekä itse osoite, johon linkki osoittaa. Yllä olevat linkit näkyvät ohjedialogissa alla olevan kuvan mukaisesti. Page 39 of 48

40 1.14 Sijaisrekisterin viestintäasetukset Perusasetukset Sijaisrekisterin viestintäasetusten perusasetuksiin kuuluvat seuraavat asiat: Lähettäjän sähköpostiosoite Lähettäjän nimi Pääkäyttäjän sähköpostiosoite Alla kuva yllämainittujen asioiden asetusnäkymästä. Page 40 of 48

41 Lähettäjän nimeä ja sähköpostiosoitetta järjestelmä käyttää lähettäessään automaattisesti hälytyksiä. Tässä määritellään myös viestikohtaisesti, mihin osoitteeseen lähtee hälytysviesti esim. perutusta sijaistarpeesta. Sähköpostiviesteissä voidaan käyttää seuraavia tageja: Sijaistarpeen ID: #id# Sijaistarpeen tehtävänimike: #task# Sijaistarpeen yksikkö: #department# Sijaistarpeen ajankohta: #time# Sijaistarpeen tarkenne: #extension Mikäli asetuksissa on määritetty Uusi sijaistarve -hälytyksen asetukset, lähtee jokaisesta uudesta järjestelmään tehdystä sijaistarpeesta sähköposti-ilmoitus asetuksissa määrättyyn osoitteeseen. Mikäli sähköpostihälytyksiä uusista sijaistarpeista ei haluta, jätetään asetukset määrittämättä. Asetuksissa määritetään 1) Sähköpostiosoite, johon hälytys menee, 2) Sähköpostiviestin otsikko sekä 3) sähköpostiviestin sisältö. LISÄKSI muistettavaa: Sijaistarvelistanäkymän alaosan toimintopalkin oikeassa reunassa käyttäjä pystyy rastittamaan Lähetä minulle sähköpostia oman yksikön uusista sijaistarpeista. Mikäli käyttäjä on merkinnyt tähän rastin, saa hän aina ilmoituksen sähköpostiinsa, kun hänen omaan yksikköön (=se yksikkö, jossa käyttäjä on organisaatiopuussa) tehdään sijaistarve. Viesti, jonka käyttäjä saa, on sama kuin asetusten tässä kohdassa on määritetty. Mikäli asetuksissa on määritetty Sijaistarve peruutettu -hälytyksen asetukset, lähtee jokaisesta peruutetusta sijaistarpeesta sähköposti-ilmoitus asetuksissa määrättyyn osoitteeseen. Mikäli sähköpostihälytyksiä peruutuksista ei haluta, jätetään asetukset määrittämättä. Asetuksissa määritetään 1) Sähköpostiosoite, johon hälytys menee, 2) Sähköpostiviestin otsikko sekä 3) sähköpostiviestin sisältö. Mikäli asetuksissa on määritetty Kiireellinen sijaistarve -hälytyksen asetukset, lähtee jokaisesta kiireellisestä sijaistarpeesta sähköposti-ilmoitus asetuksissa määrättyyn osoitteeseen. Mikäli sähköpostihälytyksiä kiireellisistä sijaistarpeista ei haluta, jätetään asetukset määrittämättä. Asetuksissa määritetään 1) Sähköpostiosoite, johon hälytys menee, 2) Sähköpostiviestin otsikko sekä 3) sähköpostiviestin sisältö. Kiireelliseksi sijaistarve luokitellaan, jos sijaistarpeen alkamisajankohta on saman tai seuraavan vuorokauden sisällä. Hälytykset kiireellisistä sijaistarpeista lähetetään joka päivä klo 9: Sijaisten käsittelyyn ja tekstiviesteihin liittyvät asetukset Sähköpostiviesti ja tekstiviesti kiinnityksestä: Kun sijaistarpeeseen kiinnitetään manuaalisesti jokin hakija ja kiinnityksen yhteydessä valitaan, että kiinnityksestä lähetetään sähköpostia, niin näihin kenttiin määritetään tämän viestin otsikko ja viestin sisältö. Viestissä voidaan käyttää seuraavia tageja: #id# = sijaistarpeen ID #task# = tehtävänimike, jolla sijaista haettiin #extension#= tarkenne-kentässä oleva teksti #department# = yksikkö, johon sijaista haettiin #time# = aikaväli, jolle sijaista haettiin #substitute_name# = valituksi tullut sijainen #substitute_phone# = valituksi tulleen sijaisen puhelinnumero Page 41 of 48

42 Esimerkkiviesti: Otsikko: Sijainen löytynyt Sijaisuuteen #id# #task#, yksikköön: #department#, ajalle #time#, #extension#, on kiinnitetty sijaiseksi #substitute_name#, jonka puhelinnumero on #substitute_phone# Sähköpostiviesti ja tekstiviesti usean henkilön kiinnityksestä Tätä viestiä käytetään, kun tallennetaan usean henkilön kiinnitykset sekä tilanteissa, joissa saavutetaan sijaistarpeeseen merkitty ajankohta Mihin mennessä sijainen tulee löytää ja sijaistarve on tilassa Osittain täytetty. Viestissä voidaan käyttää edellisten lisäksi seuraavia tageja: #substitute_start_time# = vuoron alkamisajankohta #substitute_end_time# = vuoron päättymisajankohta #substitute_name# = vuoroon kiinnitetyn sijaisen nimi #substitute_phone# = vuoroon kiinnitetyn sijaisen puhelinnumero Esimerkkiviestissä valituista sijaisista kertovat tagit on laitettu pystyviivojen sisälle. Tällöin järjestelmän lähettämistä viesteissä näytetään jokainen vuoro ja siihen kiinnitetty henkilö erikseen. Esimerkkiviesti: Otsikko: Sijaisia on kiinnitetty Sijaisuuteen #id# #task#, yksikköön: #department#, #extension# ajalle #time# on valittu sijaiset seuraavasti: #substitute_start_time# - #substitute_end_time#, #substitute_name#, #substitute_phone# Sähköpostiviesti, kun sijaista ei löydy Kun sijaistarpeeseen on kirjattu, että sijaisen kiinnityksestä halutaan sähköpostiviesti, niin näihin kenttiin määritetään viestin otsikko ja viestin sisältö tilanteessa, jossa sijaista ei annetun ajan puitteissa löytynyt. Viestissä voidaan käyttää seuraavia tageja: #id# = sijaistarpeen ID #task# = tehtävänimike, jolla sijaista haettiin #department# = yksikkö, johon sijaista haettiin #extension#=tarkenne #time# = aikaväli, jolle sijaista haettiin Esimerkkiviesti: Otsikko: Sijaista ei ole löytynyt Sijaisuuteen #id# #task#, yksikköön: #department#, #extension#, ajalle #time# ei ole löytynyt sijaista SMS tai sähköpostiviesti hakijalle osittain kiinnityksestä: Esimerkkiviesti: Otsikko: Sinut on kiinnitetty työvuoroihin Sinut on kiinnitetty sijaistarpeen #id# #task#,yksikköön: #department#, #extension#, vuoroihin: #substitute_time#. Page 42 of 48

43 SMS tai sähköpostiviesti hakijalle kiinnityksestä: Viesti Esimerkkiviesti: Otsikko: Sinut on kiinnitetty Sait sijaisuuden #task# #department# #time#, #extension#, ORGANISAATION NIMI Kun sijaistarpeeseen käynnistetään automaattinen tekstiviestihaku, niin viestissä voidaan käyttää seuraavia tageja: #task# = tehtävänimike, jolla sijaista haettiin #department# = yksikkö, johon sijaista haettiin #time# = aikaväli, jolle sijaista haettiin #extension# = tarkenne-kentässä oleva teksti #extrainfo# = viestin lähetyksen yhteydessä voidaan kirjoittaa lisätietoja, jotka sijoittuvat viestissä tämän tagin kohdalle #expire# = päivämäärä ja kellonaika, jolloin vastausaika automaattiseen tekstiviestihakuun loppuu (=hakuaika) #smsid# = ID-numero, jolla hakija vastaa halutessaan sijaisuuden. HUOM. tämä pitää aina sisällyttää viestiin Tekstiviesti sijaistarpeesta valituille sijaisehdokkaille Esimerkkiviesti: Sijaisuus tarjolla: #task#, #department#, #extension#, #time# #extrainfo#. Jos haluat sijaisuuden, vastaa viimeistään #expire#. Ensimmäisenä vastannut saa paikan. Kirjoita vastausviestiin pelkästään: #smsid# Tekstiviesti valituksi tulleelle sijaiselle Sijaishakija, joka ensimmäisenä ehtii vastaamaan myöntävästi viestiin, kiinnitetään sijaisuuteen automaattisesti. Tässä määritetään se viesti, joka ko. henkilölle lähtee kiinnityksen jälkeen. #contact_info# #contact_name# #contact_number# Tähän kohtaan tulee teksti, joka tekstiviestihakua käynnistettäessä kirjoitettiin kohtaan Muuta lisätietoa# Tähän kohtaan tulee teksti, joka tekstiviestihakua käynnistettäessä kirjoitettiin kohtaan Lisätietojen antajan nimi Tähän kohtaan tulee teksti, joka tekstiviestihakua käynnistettäessä kirjoitettiin kohtaan Lisätietojen antajan puhelinnumero Esimerkkiviesti: Sait sijaisuuden #smsid# #task# #department# #time#, #extension#. #contact_info#. Lisätietoja antaa #contact_name# #contact_number# Page 43 of 48

44 Tekstiviesti ei-valituille Kun tekstiviestihaulla on löytynyt sijainen, tämä tekstiviesti lähtee niille sijaisehdokkaille, jotka myös lähettivät viestin, että he haluaisivat ko sijaisuuden, mutta jotka eivät sitä saaneet. Esimerkkiviesti: Sijaisuus: #smsid# #task#:#department# #time#, #extension#, on jo täytetty. Kiitos mielenkiinnostasi Tekstiviesti haun vanhenemisesta Tämä tekstiviesti lähetetään niille, jotka vastaavat tekstiviestihaun voimassaolon jälkeen myöntävästi sijaisuustarjoukseen. Esimerkkiviesti: Hakuaika sijaisuuteen: #smsid# #task# #department# #time#, #extension#, on päättynyt #expire#. Kiitos mielenkiinnostasi Tekstiviesti hakutuloksesta kun löytyi sijainen Tämä tekstiviesti lähetetään siihen puhelinnumeroon, joka kirjattiin tekstiviestihakua käynnistettäessä kohtaan tekstiviesti sijaisen kiinnittämisestä. Huom. tässä viestissä tekstiviestivälityspalvelimen toiminto korvaa _NAME_ ja _PHONE_ -tekstit. Kyseisiä tietoja, eli tarpeeseen tekstiviestillä itsensä kiinnittäneen henkilön nimeä ja puhelinnumeroa, ei tähän toimintoon voida hakea tagien avulla. Esimerkkiviesti: Sijaisuuteen: #smsid# #task# #department# #time#, #extension#, on valittu _NAME_(_PHONE_) Tekstiviesti hakutuloksesta kun ei löydy Tämä tekstiviesti lähetetään tekstiviestihaun voimassaolon jälkeen siihen puhelinnumeroon, joka kirjattiin tekstiviestihakua käynnistettäessä kohtaan tekstiviesti sijaisen kiinnittämisestä. Esimerkkiviesti: Sijaisuuteen #smsid# #task#:#department# #time#, #extension#, ei löytynyt sijaista hakuajan puitteissa Sähköpostiviesti SMS-haun kiinnityksestä:viesti Kun sijaistarpeeseen käynnistetään automaattinen tekstiviestihaku ja sitä käynnistettäessä on kirjattu, että sijaisen kiinnityksestä halutaan sähköpostiviesti, niin näihin kenttiin määritetään tämän viestin otsikko ja viestin sisältö. Viestissä voidaan käyttää seuraavia tageja: #id# = sijaistarpeen ID #task# = tehtävänimike, jolla sijaista haettiin #department# = yksikkö, johon sijaista haettiin #extension#=tarkenne #time# = aikaväli, jolle sijaista haettiin #substitute_name# = valituksi tullut sijainen #substitute_phone# = valituksi tulleen sijaisen puhelinnumero Esimerkkiviesti: Page 44 of 48

45 Otsikko: Sijainen löytynyt SMS-haulla Sijaisuuteen no #id# #task#n yksikköön #department#, #extension#, ajalle #time# on kiinnitetty sijaiseksi #substitute_name# jonka puhelinnumero on #substitute_phone# Sähköpostiviesti kun SMS-haulla ei löydy sijaista: Viesti Kun sijaistarpeeseen käynnistetään automaattinen tekstiviestihaku ja sitä käynnistettäessä on kirjattu, että sijaisen kiinnityksestä halutaan sähköpostiviesti, niin näihin kenttiin määritetään viestin otsikko ja viestin sisältö tilanteessa, jossa sijaista ei tekstiviestihakuun annetun ajan puitteissa löytynyt. Esimerkkiviesti: Otsikko: Sijaista ei ole löytynyt SMS-haulla Sijaisuuteen #id# #task#, yksikköön #department#, #extension#, ajalle #time#, ei hakuajan puitteissa ilmoittautunut ketään Tekstiviesti haun peruutuksesta sijaisehdokkaalle Mikäli automaattinen tekstiviestihaku keskeytetään ja siihen on jo kiinnitetty henkilö, tämä viesti lähtee sille henkilölle, joka sijaistarpeeseen on kiinnitetty. Esimerkkiviesti: Valitettavasti sijaisuus: #smsid# #task# #department# #time#, #extension# on peruutettu Tekstiviesti haun peruutuksesta kaikille sijaisehdokkaille Mikäli automaattinen tekstiviestihaku keskeytetään sen voimassaoloaikana, tämä viesti lähtee niille henkilöille, joille sijaisuutta tarjottiin. Esimerkkiviesti: Aiemmin saamassanne tekstiviestissä ilmoitettu sijaisuus #smsid# #task# #department# #time#, #extension# on peruutettu Sähköpostiviesti SMS-haun keskeytyksestä: Viesti Kun sijaistarpeeseen käynnistetään automaattinen tekstiviestihaku ja sitä käynnistettäessä on kirjattu, että sijaisen kiinnityksestä halutaan sähköpostiviesti, niin näihin kenttiin määritetään viestin otsikko ja viestin sisältö tilanteessa, jossa tekstiviestihaku keskeytettiin. Viestissä voidaan käyttää seuraavia tageja: #id# = sijaistarpeen ID #task# = tehtävänimike, jolla sijaista haettiin #department# = yksikkö, johon sijaista haettiin #extension#=tarkenne #time# = aikaväli, jolle sijaista haettiin Esimerkkiviesti: Otsikko: SMS-haku on keskeytetty Sijaisuuden #id# #task#, yksikköön #department#, #extension#, ajalle #time#, haku on keskeytetty. Page 45 of 48

46 Kiinnitys vapautettu viesti työnantajalle Esimerkkiviesti: Otsikko: Sijaisen kiinnitys on peruttu Sijaistarpeesta #id# #task#, yksikköön: #department#, sijaiset: #substitute_time# #extension#, on vapautettu seuraavat kiinnitetyt Kiinnitys vapautettu viesti hakijalle Esimerkkiviesti: Otsikko: Kiinnityksesi sijaistarpeeseen on peruttu Sinut oli kiinnitetty sijaistarpeeseen #id# #task#, #extension# yksikköön: #department# ajalle #substitute_time#. Tämä kiinnitys on nyt sovitusti peruttu Sähköpostiviesti tai tekstiviesti sijaisuuden julkaisemisesta keikkakalenteriin: Viesti Kun sijaistarve julkaistaan keikkakalenteriin, voidaan kaikille niille henkilöille, jotka näkevät sijaistarpeen keikkakalenterissa, lähettää viesti. Näihin kenttiin määritetään tämän viestin otsikko ja viestin sisältö. Sekä tekstiviestissä että sähköpostissa käytetään tätä samaa viestiä Viestissä voidaan käyttää seuraavia tageja: #id# = sijaistarpeen ID #task# = tehtävänimike, jolla sijaista haettiin #department# = yksikkö, johon sijaista haettiin #extension#=tarkenne #time# = aikaväli, jolle sijaista haettiin Esimerkkiviesti: Otsikko: Sijaisuus tarjolla Sinulle olisi tarjolla seuraava sijaisuus: Tehtävä ja yksikkö #task#, #department#, #extension#, ORGANISAATION. NIMI Ajankohta: #time# Jos haluat, voit käydä ilmoittautumassa Kuntarekry-järjestelmän keikkakalenterissa! Sähköpostiviesti tai tekstiviesti ilmoittautumisesta sijaistarpeeseen: Viesti Kun sijaistarpeeseen ilmoittautuu joku keikkakalenterin kautta ja sijaistarpeen tietoihin on merkitty, että ilmoittautumisesta halutaan viesti, niin näihin kenttiin määritetään tämän viestin otsikko ja viestin sisältö. Sekä tekstiviestissä että sähköpostissa käytetään tätä samaa viestiä Viestissä voidaan käyttää seuraavia tageja: #id# = sijaistarpeen ID #task# = tehtävänimike, jolla sijaista haettiin Page 46 of 48

47 #department# = yksikkö, johon sijaista haettiin #extension#=tarkenne #time# = aikaväli, jolle sijaista haettiin #substitute_name# = valituksi tullut sijainen #substitute_phone# = valituksi tulleen sijaisen puhelinnumero Esimerkkiviesti: Otsikko: Ilmoittautuminen tullut sijaistarpeeseen #id# Seuraava ilmoittautuminen on tullut keikkakalenterin kautta: Yksikköön #department# sijaisuus #id# #task# ajalle #time#, #extension#, ilmoittautunut henkilö: #substitute_name# puhelin: #substitute_phone# 1.15 Sijaisrekisterin muut asetukset Sijaisrekisterin asetukset -näkymässä voidaan kytkeä kaksi toimintoa päälle/pois päältä: 1) Onko käytössä sijaisen mahdollisuus kiinnittää itsensä sijaistarpeeseen keikkakalenterin kautta ja 2) Onko sijaistarpeen syy pakollinen kenttä. Mikäli on käytössä toiminto: Sijainen voi kiinnittää itsensä sijaistarpeeseen, ilmestyy sijahakijoiden kelpoisuusmerkinnät ja tarkastus -näkymään valintavaihtoehto, jolla sijaisen tietojen tarkastaja voi antaa sijaiselle mahdollisuuden kiinnittää itsensä sijaistarpeeseen. Asetuksissa päälle kytketty toiminto ei siis automaattisesti anna kaikille sijaishakijoille tätä mahdollisuutta, vaan jokaiselle sijaiselle tämä oikeus annetaan erikseen esim. haastattelun yhteydessä. Alla kuva. Page 47 of 48

48 Mikäli sijaistarpeen syy on merkitty pakolliseksi kentäksi, tulee sijaistarvetta kirjatessa aina antaa sijaistarpeen syy. Sijaistarpeen syyn pakollisuutta kannattaa vakavasti harkita, koska sijaistarpeiden syistä saadaan tilastollisia raportteja ja mikäli syy ei ole pakollinen ja se jää tämän vuoksi antamatta sijaistarvetta kirjattaessa, eivät myöskään raportit kuvaa tarkasti sijaistarpeiden syitä. Page 48 of 48