SÄHKÖINEN AVUSTUSTEN HAKU VANTAALLA

Transkriptio

1 SÄHKÖINEN AVUSTUSTEN HAKU VANTAALLA

2 Tämä ohjedokumentti kertoo, miten sähköisiä avustushakemuksia haetaan Oma Vantaa - palvelussa. Ohje koskee yhdistyksiä, työ- ja toimintaryhmiä, yrityksiä sekä yksityishenkilöitä. Avustusten haku Oma Vantaalla kehittyy vuosien 2018 ja 2019 aikana, joten ohjeista kannattaa aina valita viimeisin julkaistu versio. Ongelmatilanteissa ole yhteydessä Vantaa-infoon: omavantaatuki@vantaa.fi. Hakemuksen sisältöön liittyviin kysymyksiin vastaa parhaiten hakemuksen vastuuhenkilö, joiden tiedot löydät avustuslajin sivuilta Vantaa.fi-sivustolla. SISÄLLYSLUETTELO Kirjautuminen ja rekisteröityminen... 3 Uuden toimijan lisääminen... 5 Edustusoikeuden hyväksyminen Toimijan Valinta Avustushakemuksen täyttäminen Profiilin vaihtaminen Avustushakemuksen valinta Hakemuksen täyttäminen Hakemuksen tallentaminen keskeneräisenä Hakemuksen lähettäminen Hakemuksen allekirjoittaminen Lähetetyn hakemuksen seuraaminen asiointikansiossa Valmistelijan lähettämät viestit Miten toimia ongelmatilanteissa

3 KIRJAUTUMINEN JA REKISTERÖITYMINEN Oma Vantaa -palvelu löytyy osoitteesta Aloita palvelun käyttö kirjautumalla järjestelmään painamalla Kirjaudu sisään -painiketta oikeassa yläkulmassa (kuva 1). Palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sirullisella henkilökortilla. Palvelu ei tue Katso-tunnistetta. Kuva 1. Palvelun käyttö aloitetaan painamalla Kirjaudu sisään -painiketta. 3

4 Jos käytät palvelua ensimmäistä kertaa, tunnistautumisen jälkeen sinun tulee rekisteröityä palveluun antamalla sähköpostiosoitteesi (pakollinen) ja puhelinnumerosi (vapaaehtoinen) sekä hyväksyä Oma Vantaa -palvelun tietosuoja painamalla Rekisteröidy ja jatka palveluun - painiketta (kuva 2). Kuva 2. Uuden käyttäjän rekisteröityessä tulee syöttää toimiva sähköpostiosoite. 4

5 UUDEN TOIMIJAN LISÄÄMINEN Jos edustamaasi yritystä, yhdistystä tai työ- tai toimintaryhmää (myöhemmin viitattu yleisnimellä toimija ) ei vielä ole lisätty Oma Vantaa -palveluun voit lisätä toimijan omasta nimestäsi avautuvasta valikosta valitsemalla + Lisää toimija. Kuva 3. Uuden toimijan lisääminen löytyy kirjautuneen nimen kohdalta avautuvasta valikosta. Lisää toimija -näkymässä voit lisätä yhdistyksesi tai työ- tai toimintaryhmäsi järjestelmään. Valitse ensin avautuvassa näkymässä toimijatyyppi, jota olet lisäämässä (kuvat 4 ja 5). Toimijatyyppejä ovat Työryhmä tai toimintaryhmä Yhdistys, järjestö tai seura Yritys Kuva 4. Avaa valikko valitaksesi toimijatyyppi. 5

6 Kuva 5. Paina Lisää -painiketta lisätäksesi valitsemasi toimijatyyppi. Täytä sen jälkeen lomake kenttäkohtaisten ohjeiden mukaisesti. Pakolliset kentät on merkitty tähdillä. Kuvassa 6 näet eri tavat edetä lomakkeella. Varmistathan, että lisätessäsi toimijoita (kuva 7) merkitset heille oikeat ja toimivat sähköpostiosoitteet. Lisäämiesi toimihenkilöiden tulee vielä hyväksyä edustusoikeutensa sähköpostiinsa saapuvan linkin kautta, jotta he voivat asioida toimijan puolesta Oma Vantaa -palvelussa (kts. tarkemmin ohjeen kohta Edustusoikeuden hyväksyminen ). Tallenna uusi toimija painamalla Tallenna -painiketta lomakkeen viimeisellä sivulla (kuva 7). Tämän jälkeen saat varmistuksen, kun uusi toimija on tallennettu (kuva 9). Huomaathan, että keskeneräistä toimijan lisäämistä ei voi tallentaa. Jos poistut lomakkeelta, syöttämäsi tiedot katoavat. Voit kuitenkin täydentää toimijan tietoja myöhemmin. 6

7 Kuva 6. Voit edetä lomakkeella joko painamalla alareunan Seuraava -painiketta tai sivun yläreunan kautta). 7

8 Kuva 7. Tarkista, että merkitset lisäämillesi toimihenkilöille toimivat sähköpostiosoitteet. 8

9 Kuva 8. Paina Tallenna -painiketta tallentaaksesi uuden toimijan. Kuva 9. Uusi toimija on nyt lisätty. 9

10 EDUSTUSOIKEUDEN HYVÄKSYMINEN Jos joku muu on lisännyt toimijan tiedot Oma Vantaa -palveluun, täytyy toimihenkilöiden vielä hyväksyä, että haluavat edustaa toimijaa. Toimijan tiedoissa oleville toimihenkilöille lähetetään tästä sähköpostikutsut. Kutsun saaneiden tulee vahvistaa jäsenyytensä, jotta he voivat asioida toimijan puolesta Oma Vantaa -palvelussa. Jäsenyyden vahvistaminen edellyttää tunnistautumista pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, sekä rekisteröitymistä Oma Vantaa -palveluun. Näin vahvistat jäsenyyden: 1. Tunnistaudu ja rekisteröidy Oma Vantaa -palveluun 2. Siirry vahvistamaan jäsenyys sähköpostilla saamastasi linkistä 3. Vahvista jäsenyys Hyväksy edustusoikeus -painikkeella (kuva 10) (Jos et näe Hyväksy edustusoikeus -painiketta Siirry vahvistamaan jäsenyys -linkin painamisen jälkeen, varmista että olet kirjautuneena Oma Vantaa -palveluun ennen linkin painamista.) Kuva 10. Edustusoikeuden hyväksyminen tunnistautumisen ja rekisteröitymisen jälkeen. 10

11 TOIMIJAN VALINTA Hyväksyttyäsi edustusoikeuden voit valita toimijasi omasta nimestäsi avautuvasta valikosta (kuva 11). Kun olet valinnut edustamasi toimijan, sen nimi näkyy keltaisessa palkissa oman nimesi sijaan (kuva 12). Avustushakemuksen perustietoihin liitetään automaattisesti valitun toimijan tiedot, joten muista valita kenen puolesta olet tekemässä hakemusta ennen avustushakemuksen valintaa. Pääset takaisin henkilökohtaiseen näkymääsi samasta valikosta valitsemalla listasta oman nimesi (kuva 13). Kuva 11. Valitse toimija nimesi kohdalta avautuvasta valikosta. Kuva 12. Asioidessasi toimijan puolesta toimijan nimi näkyy keltaisella taustalla (kaikissa näkymissä) oman nimesi sijaan. Kuva 13. Voit lopettaa toimijan puolesta asioimisen valitsemalla oman nimesi valikosta. 11

12 AVUSTUSHAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN PROFIILIN VAIHTAMINEN Valitse ensin oletko tekemässä hakemusta yksityishenkilönä vai toimijan edustajana. Näet tällä hetkellä valittuna olevan profiilin oikeasta yläkulmasta Kirjaudu ulos -napin alta, jossa lukee oma nimesi sinisellä taustalla tai toimijan nimi keltaisella taustalla. Nimeä klikkaamalla avautuvasta valikosta voit vaihtaa profiilia (kuva 11 ja 12). AVUSTUSHAKEMUKSEN VALINTA Oma Vantaa -palvelun etusivulla on kohta Avustusten hakeminen, josta pääset avustushakemusten etusivulle (kuva 14). Tässä näytetään kaikki avustushakemukset, joiden hakuaika on tällä hetkellä avoinna (kuva 15). Huom. Sähköiset avustushakemukset otetaan Oma Vantaassa asteittain käyttöön syksyllä 2018 ja keväällä 2019, joten kaikkia avustuksia ei välttämättä voi vielä hakea sähköisesti. Tiedot kaikista avustuksista ja tarkemmat ohjeet avustusten hakemiseen löydät Vantaan kaupungin sivuilta. Valittuasi hakemuksen pääset hakemuksen kansilehdelle (kuva 16). Kansilehdellä kerrotaan mitä tietoja tarvitset hakemuksen täyttämiseen, joten se kannattaa lukea ennen hakemuksen täyttämistä. Varsinaiselle hakemukselle voit siirtyä painamalla Täytä hakemus -painiketta. 12

13 Kuva 14. Avustusten hakeminen löytyy Oma Vantaa etusivulta. Kuva 15. Haettavan avustuksen voit valita hakemuksen nimestä. 13

14 Kuva 16. Esimerkki hakemuksen kansilehdestä. Lue kansilehti huolella, sillä siinä kerrotaan mitä tietoja hakemuksen täyttämiseen tarvitaan. 14

15 HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN Hakemuksen ensimmäisellä sivulla tarkistetaan aina hakijan perustiedot, eli tiedot, jotka on syötetty lisättäessä toimija Oma Vantaa -palveluun. Perustietoja ei voi muokata hakemuksella (ne näkyvät harmaalla taustalla), mutta voit tarvittaessa muokata niitä Omat tiedot -linkistä, kun toimijan profiili on valittuna (kuva 18). Valitse hakemuksen yhteyshenkilö ja merkitse tarkistaneesi perustiedot, kun tiedot on oikein. Seuraavilla hakemuksen sivuilla kysytään hakemuskohtaisia tietoja. Täytä tiedot kenttäkohtaisten ohjeiden mukaisesti. Tähdellä merkityt tiedot on pakollista täyttää. Mikäli hakemuksella on ei-pakollisia osioita, jotka voi lisätä +lisää -napista voit poistaa osion vasemmassa reunassa olevan nuolen alta avautuvasta valikosta (17). Mikäli osio on pakollinen, näkyy poista vaaleanharmaalla eikä sitä voi valita. Kuva 17. Osassa hakemuksia on osioita, joita ei ole pakollista täyttää. Voit poistaa osion nuolesta avautuvasta valikosta. 15

16 Tuo-aa harrastusmahdollisuuksia Kurssit, leirit, harrastusryhmät Kuva 18. Tarkista ensin hakemuksen perustiedot ja valitse hakemuksen yhteyshenkilö. 16

17 HAKEMUKSEN TALLENTAMINEN KESKENERÄISENÄ Voit tallentaa hakemuslomakkeen keskeneräisenä painamalla Tallenna ja keskeytä - painiketta sivun alareunassa (kuva 18). Keskeneräisenä tallennettu lomake löytyy asiointikansiosta (kuva 19, varmista, että hakijan profiili on valittuna). Voit jatkaa hakemuksen täyttämistä Jatka täyttöä -painikkeesta. Myös joku toinen toimijan toimihenkilö voi jatkaa keskeneräisen hakemuksen täyttämistä. Huom! Vain yksi henkilö kerrallaan voi muokata hakemusta. Usealla henkilöllä ei siis saa olla sama keskeneräinen hakemus yhtäaikaisesti muokattavana. 17

18 Kuva 19. Voit tallentaa keskeneräisen lomakkeen Tallenna ja keskeytä -napista. Kuva 20. Keskeneräisen hakemuksen täyttöä voi jatkaa Asiointikansiossa painamalla Jatka täyttöä -painiketta. HAKEMUKSEN LÄHETTÄMINEN Täytettyäsi kaikki hakemuksessa vaaditut tiedot tarkista vielä esikatselunäkymässä, että tiedot ovat oikein ja paina sitten Lähetä -nappia. Jos kaikkia pakollisia tietoja ei ole täytetty, et vielä pääse lähettämään hakemusta, joten klikkaa Palaa muokkaukseen - nappia. HAKEMUKSEN ALLEKIRJOITTAMINEN Hakemuksen täyttäjä allekirjoittaa automaattisesti hakemuksen tunnistautuessaan vahvasti Oma Vantaa -palveluun pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella. Mikäli yritys tai yhdistys, jonka puolesta asioit, vaatii hakemuksille useamman allekirjoittajan tulee hakemukseen liittää vaadittava määrä allekirjoituksia esim. hakemuksen liitteisiin liitettynä kuvana. Allekirjoitusliitteessä tulee olla päivämäärä, hakemuksen ja yhdistyksen nimi, allekirjoitus sekä allekirjoittajan nimi ja rooli selvennettyinä. Oma Vantaa -palveluun on tulossa sähköinen allekirjoitus -toiminnallisuus, jonka jälkeen allekirjoitukset pyydetään automaattisesti toimijan tietoihin liitetyiltä allekirjoitusoikeudellisilta yhdistyksen tai yrityksen toimihenkilöiltä. 18

19 LÄHETETYN HAKEMUKSEN SEURAAMINEN ASIOINTIKANSIOSSA Keskeneräisten hakemusten lisäksi myös lähetetyt hakemukset näkyvät asiointikansiossa. Lähetetty hakemus näkyy odottaa -tilassa kunnes valmistelijat ovat ottaneet hakemuksen käsittelyyn, joka jälkeen se muuttuu tilaan käsittelyssä (kuva 20). Pääset tarkastelemaan lähettämääsi hakemusta myöhemminkin valitsemalla hakemuksen nimen asiointikansiossa (kuva 21) ja klikkaamalla sinisen ikonin alla olevaa nuolta (kuva 22). Tarkemmista tiedoista (kuva 23 löytyvät hakemuksen vaiheet sekä tarkastele tietoja - linkki, josta näet hakemuksen sisällön. Kuva 20. Lähetetyt hakemukset näkyvät asiointikansiossa. 19

20 Kuva 21. Klikkaa hakemuksen nimeä päästäksesi hakemuksen tarkempiin tietoihin :44 Kuva 22. Sinisen ikonin alla olevasta nuolesta avautuvat hakemuksen vaiheet tarkemmin sekä lähetetyn hakemuksen tiedot. 20

21 VALMISTELIJAN LÄHETTÄMÄT VIESTIT Hakemuksen valmistelijoilla on mahdollisuus lähettää hakijalle viestejä kysyäkseen esim. tarkentavia kysymyksiä. Viesti tulee hakijan asiointikansioon ja uudesta viestistä lähetetään myös sähköposti hakijalle tai yhdistyksen toimihenkilöille. Uusi viesti on suoraan näkyvissä kun menet hakijan asiointikansioon (kuva 23a). Kun viesti on kertaalleen luettu tulee hakemuksen tarkemmat tiedot ensin avata otsikkoa klikkaamalla, jotta näet viestin (kuva 23b). Vain hakemusta valmisteleva Vantaan kaupungin käsittelijä voi aloittaa viestittelyn hakijan kanssa, mutta mikäli valmistelija pyytää vastausta voi viestiin vastata ja myös lisätä tarvittaessa liitetiedoston (kuva 24). Kuva 23a. Hakemuksen valmistelija voi lähettää viestejä hakemukseen liittyen. Viestin saa kokonaisuudessaan auki klikkaamalla otsikkoa. Kuva 23b. Kun viesti on kertaalleen luettu, se näkyy avaamalla hakemuksen tarkemmat tiedot.

22 Kuva 24. Valmistelijan niin toivoessa voit vastata viestiin ja lähettää myös liitetiedoston. 22

23 MITEN TOIMIA ONGELMATILANTEISSA Jos et tiedä millaisia tietoja hakemukseen tulisi täyttää, tarkista avustuksen hakuohjeet vantaa.fi-sivuilta ( Teknisissä ongelmissa tai jos sinulla on vaikeuksia käyttää Oma Vantaa -palvelua ota yhteyttä Vantaa-infoon chatissa, sähköpostilla puhelimitse ( ) tai käymällä paikan päällä ( 23

24