Hyvinvointia työstä. Työterveyslaitos

Transkriptio

1 Hyvinvointia työstä

2 Tietotekninen toiminnanohjaus kotihoidossa - kehittämishaasteet esimiestyössä Työhyvinvointi ja johtaminen kotihoidossa Helsinki Congress Paasivuori Seppo Tuomivaara, erikoistutkija, PsT, Työterveyslaitos

3 Toiminnanohjausjärjestelmä, Tiedon integraatio: Useita erillisiä järjestelmiä tiedon yhdistäminen ERP, integroivat ja päätöksentekoa tukevat järjestelmät Järjestelmätiedon hyödyntäminen tarpeen mukaan: oikea tieto, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan Kotihoidon toiminnanohjaus: toiminnanohjausjärjestelmä = asiakastietojärjestelmä + mobiililaitteet + sähköinen oven avaus + työvuorosuunnittelu + työajan jakautumisen seuranta + matkanhallinta + äänentunnistus + kauppatilaukset + optimointi + tilastot + Tuomivaara

4 Toiminnanohjausjärjestelmän tarkastelun tasot (vrt. Botta-Genoulaz & Millet, 2005.) Strategisella tasolla järjestelmät tuovat tietoa organisaatiomuutosten ja evoluution ohjaamiseen. Taktisella tasolla järjestelmiä käytetään eri operatiivisten yksikköjen säätelyyn paremman integraation saavuttamiseksi toimintojen välillä. Operatiivisella tasolla tuotannon ja sitä kuvaavan datan välittämisen ja käsittelyn välineinä yksikköjen toiminnan säätelyssä. Tuomivaara

5 Järjestelmän käytölle asetetut tavoitteet asiakastyön organisoinnin tuki, kodinhoidon tiedonkulun parantaminen, toiminnan yhtenäistäminen, palvelun laadun parantaminen, resurssien optimaalinen käyttö, reagoivuus, tasa-arvo työnjaossa ja työhyvinvointi. Tuomivaara

6 Tuomivaara 2012 Optimointi, työn suunnittelu ja toteutus Tekninen optimointi Esimiehen tekemä työn suunnittelu Työntekijän/työyhteisön työn toteutus Peruslistat - kertaluonteinen - suunnittelun taustaksi - tarvittavien vuorojen määrä Ajanvarauskirjat - reitit Muutosten Optimoitavat asiat: - työpäivän rakenne - 4 h välitön asiakastyö - tasaiset viikot - tasa-arvo - aikakriittisyys - maantieteellinen läh. Resurssitarve Työvuorosuunnittelu Optimoitavat asiat: - riittävästi työntekijöitä - toivelistat (vp, loma, vuoro) - vuosikierto - työjakson pituus - koulutuspäivät - muut tehtävät Olemassa oleva resurssi Toteutettavat listat Optimoitavat asiat: - osaaminen - hoitajan oma varaus - monta käyntiä - hoitoisuus - omahoitajuus - autot/reitit - erityisvaatimukset Resurssin ja tarpeen yhteen sovittaminen Listojen toteutus kirjaaminen ja toteuttaminen -kuka ottaa vastaan, kirjaa, päättää, toteuttaa? Optimoitavat asiat: - käyntiajan riittävyys/ käyntijärjestys - osaaminen > vaihdot - asiakastarve > siirto - oman listan aukkopaikan täyttäminen - asiakastarpeen seuraaminen - optim. kriteerien soveltaminen Käytetty resurssi+tarve= palvelu

7 Toiminnanohjausorganisaation esimerkki Haetaan uutta ja järjestelmän kanssa yhteensopivaa, laadukkaat ja taloudelliset sekä tehokkaat palvelut mahdollistavaa työn organisoinnin ja työnjaon kokonaisuutta. Järjestelmä: optimoi reitit ja vuorot, varastoi ja välittää tiedot Kotihoidon ohjaaja: seuraa ja ohjaa talouden ja resurssien käyttöä, toimii muutosjohtajana, Palveluohjaaja: seuraa ja ohjaa palvelun toteutumista ja laatua Työnjakaja: toj:n, kotihoidon ohjaajan sekä palveluohjaajan tukemana jakaa työt Palvelun toteuttajat: Kodinhoitajat, kotisairaanhoitajat, jne. Tukiyksikkö: rekrytointi, tilastot, toimintatapojen yhtenäistäminen Varahenkilöjärjestelmä: työskentely eri alueilla, tiimeissä Muut palvelun tuottajat: tilaukset ja toteutus Tuomivaara

8 Tietojärjestelmän käyttöönoton vaikutusten toteutuminen (esimiehet) Toteutuu vasta pitkän ajan kuluttua - virheet minimoituvat oppimisen tuloksena Järjestelmän käyttöönotto itsessään tuottaa hyvän tuloksen - palvelun laatu nousee - asiakkaan toimintakyvyn arviointi paranee - asiakkaan tiedot käytettävissä,turvallisuus paranee - joustavuutta työntekoon - rahaa säästyy päällekkäisyydet vähenee - työhyvinvointi lisääntyy, sairauspoissaolot vähenee Toteutuakseen hyvä tulos vaatii johtamisen ja/tai lähijohtamisen toimenpiteitä - tilastointi - ovien aukaisu lisää välitöntä työaikaa - asiakkaiden asioiden hoito nopeutuu - asiakaslähtöisyys, asiakas osallistuu enemmän - reitittäjän työkuorma helpottuu Toteutuu nopeasti Tuomivaara & Valtanen 2013

9 Käytön ja käyttöönoton haasteita esimiestyössä (Tuomivaara & Eskelinen 2012) Yleisiä haasteita esimiesten näkökulmasta ovat: hallinnollisten tehtävien korostuminen lisääntyneen tietotekniikan myötä kehittämiskäytäntöjen epäjatkuvuus alaisten motivointi ja auttaminen tietojärjestelmien käytössä Toiminnanohjaus tietojärjestelmätiedon varassa: organisaatiorakenne ja palveluprosessit <=> tietojärjestelmät järjestelmissä olevan tiedon hyödyntäminen ja hyödynnettävyys kerätyn tiedon hyötykäyttö, liiallinen tieto, tietoa oikeista asioista työn laatua ja vaikuttavuutta kuvaavia mittareita kaivataan asiakastyön vaikuttavuus tuotannon ja talouden valvonta ja seuranta edellä => tiedon soveltaminen arjen työn kehittämiseen ("mikroinnovaatioiden" toteutuminen) prosessien läpinäkyvyys - tilastoidun tiedon tulkitseminen Tietotekniikan käytettävyys haasteena: keskeneräiset, päällekkäiset tai toimimattomat järjestelmät tiedon kerääminen useasta järjestelmästä => käsityö vaikeakäyttöiset järjestelmät (asiakastietojärjestelmän monimutkaisuus ja riittämätön ohjaavuus) => työprosessin sujumattomuus Tuomivaara

10 Käytön ja käyttöönoton haasteita esimiestyössä (Tuomivaara & Eskelinen 2012) Tehokkuutta tietotekniikalla? henkilöstön suorittamat kirjaukset järjestelmiin työnjako järjestelmien käytössä organisaation käytännöt tietojärjestelmien hyödyntämisessä Työn mieli esimiestyössä: ihmisten johtaminen ja asiakastyö motivoivat esimiehiä eniten. Henkilöstön tukeminen tulee olla erittäin keskeisessä asemassa. Esimiehet vierastavat ajatusta siitä, että he pelkästään tietojärjestelmän kautta ohjaisivat työtekijöitä. Pelko työn kuvan kaventumisesta: logistikko Huoli ylhäältä alas johtamisesta ja keskinäisen vuorovaikutuksen vähenemisestä. Tuomivaara, Valtanen & Saari

11 ICT:n käyttöönoton vaiheet Suunnittelu ja valmistautuminen käyttöönottoprojekti: tekninen ja sisällöllinen osaaminen, koulutus, resurssointi, käyttäjälähtöisyys Käyttöönottotapahtuma sekaannuksen välttäminen ja palvelun jatkuminen, toimiva järjestelmä Uuden version käytön vakiintuminen ja toiminnan kehittäminen uusi versio uudenlaiset käyttötottumukset vanhojen ajattelutottumusten haastaminen esim. uusi tapa ajatella kirjaamisesta/rakenteinen kirjaaminen (ydintiedot: hoidon/hoivan tarve, toiminnot, tulokset, hoitoisuus, yhteenveto) Käytön arviointi palvelun toteuttamisessa selvitetään muun muassa käytetäänkö järjestelmää yhdenmukaisesti, onko tieto laadukasta, ohjaako tallennettu tieto toimintaa, jne. voi sisältyä laatujärjestelmään Tuomivaara

12 Tietotekninen muutos ja osaamisen kehittäminen Tekninen hallinta Järjestelmän käyttöönotto tekninen käyttö, perusosaaminen, tietää ja löytää operaatiot Suunnittelu ja valmistautuminen Vakiintuminen Arviointi ja kehittäminen Käyttöprosessin hallinta järjestelmän ja laitteen soveltaminen käyttötilanteessa Sisällön hallinta järjestelmätodellisuus: tiedon tuottaminen järjestelmään ja tiedon käyttäminen Palveluprosessin hallinta järjestelmätiedon merkityksen hahmottaminen ja sen kytkentöjen ymmärtäminen Tuomivaara 2013

13 Tuomivaara

14 Toiminnanohjausjärjestelmät innovatiivisten liiketoimintamallien, organisointitapojen ja työkokonaisuuksien edistäjinä - tavoitteena tuottavuus ja työhyvinvointi Toimialat - Vanhustenpalvelut - Rahoitus - Puuhuolto - Varastologistiikka TEKES -rahoitus Haetaan tutkimuskohteita ja hyödyntäjiä: - Vanhusten kotihoito - Järjestelmätoimittaja - Muut

15 Kiitos! Yhteydenotot: Tuomivaara