T Henkilöstöturvallisuus ja fyysinen turvallisuus, k-04

Transkriptio

1 T Henkilöstöturvallisuus ja fyysinen turvallisuus, k-04 Ilkka Kouri Henkilöstöturvallisuus : Osaaminen ja avainhenkilöt Rekrytoinnin tarkistuslista... lähde: Oliko uuden työntekijän tarve, tehtävät ja osaamisvaatimukset selvitetty? Työntekijän sopivuus organisaatioon, onko tarvetta tehtävien muutoksiin? Oliko rekrytointitapa paras/tuloksellinen? Suoritettiinko taustan sekä työ- ja tutkintotodistusten tarkistuksia? T Kouri 2 Ilkka Kouri 1

2 ... rekrytoinnin tarkistuslista Arvioitiinko sopivuus testeillä? Osuiko oikeaan? Tarkistettiinko terveydentila ja sopivuus työhön? Laadittiinko työsopimukset kirjallisina? Onko koeaika normaali käytäntö? Miten työntekijä perehdytetään työhön, työyhteisön toimintaan ja käytänteisiin? T Kouri 3 Osaaminen Osaamisen arviointi henkilötasolla - ammatillinen osaaminen ja työssä tarvittava erityisosaaminen - työtä tukeva osaaminen (atk-taidot, kielitaito) - johtamistaidot - työkokemuksen myötä karttunut hiljainen taitotieto - yleissivistys ja sosiaalisuus T Kouri 4 Ilkka Kouri 2

3 Muu sopivuus Mahdolliset lain edellyttämät pätevyysvaatimukset Sopivuuden muu arviointi tehtävään - luottotietojen ja maksuhäiriöiden tarkistus - yrityskytkentöjen tarkistus Salassapitosopimukset tehtävän mukaisesti - juridisesti sitovia (ajan kohtuullisuus) - henkilökohtainen vaitiolositoumus - selvitettävä sisältö ja velvoitteet - yritysten väliset salassapitosopimukset T Kouri 5 Ihminen tietovarastona Ihmisten muistissa on paljon tietoa - mikä on hiljaisen tiedon merkitys - miten se kertyy - asian tiedostaminen Salassapidon toteutuminen - tietojen luokittelu (classification) - henkilöiden luokittelu (clearance) - esim valtionhallinnossa turvaluokitus T Kouri 6 Ilkka Kouri 3

4 Perehdyttäminen ja koulutus On henkilöstöturvallisuuden yksi kulmakivi Perehdytetään/koulutetaan: - organisaatioon, työyhteisöön ja esimiehiin - työturvallisuuteen ja kulunhallintaan - tietokoneen ja tietojärjestelmien käyttöön, tietoturvallisuuteen ja turvallisuusohjeisiin - työhön ja työhön liittyviin turvallisuusohjeisiin - omaisuuden hallintaan ja rahan käyttöön T Kouri 7 Uran kehittyessä Vaativimpiin tehtäviin siirtyvästä tarkistukset soveltuvin osin uudestaan Ajoittain myös kehityskeskusteluissa - osaamistaidon kartoitus - henkilökohtaiset elämänmuutokset huomioon - monitaitoisuuden selvittäminen - koulutustarpeen arviointi T Kouri 8 Ilkka Kouri 4

5 Osaamisen kehittäminen Toimintaympäristön muutokset - seurataanko, onko huomioitu Henkilöstöhallinnon toiminta - tiedonhankinnan ja kouluttautumisen tukeminen - henkilöstön sitoutuminen, mukana suunnittelussa - palautteen antaminen - aloitetoiminnan järjestäminen T Kouri 9 Ulkopuolinen osaaminen Kaikkea ei kannata tehdä itse Verkostoituminen hyödynnettävä Ulkopuolisten asiantuntijoiden valinta - rekrytointia soveltaen - maine, referenssit, pätevyys, kokemus - luotettavuus Tilapäisen työvoiman käyttö - ammattitaidon selvittäminen - perehdyttämisongelmia? T Kouri 10 Ilkka Kouri 5

6 Osaamisen tarkistuslista... lähde: Yritystasolla: Ammattitaidon ja koulutuksen riittävyys - johto, esimiehet, erikoisosaaminen, työntekijät - monitaitoisuus ja työtä tukeva osaaminen Työn muutosten vaikutus osaamiseen - uudet työmenetelmät, uusi teknologia - lainsäädännön muutokset - asiakkaiden vaatimukset T Kouri osaamisen tarkistuslista Ammattitaidon kehittäminen - henkilöstön täydennyskoulutus - omaehtoinen kouluttautuminen - omiin työtehtäviin vaikuttaminen - hiljaisen tiedon hyödyntäminen Ulkopuolisen asiantuntemuksen käyttö - onko yhteistyötahot tiedossa - onko alihankintatoiminnan riskit tiedossa T Kouri 12 Ilkka Kouri 6

7 Avainhenkilöt Avainhenkilöt ovat tehtävässään vaikeasti korvattavissa Henkilöllä voi olla monta vastuualuetta, pitkä kokemus tai tietty erikoisosaaminen Avainhenkilö ei välttämättä ole johtotasoa Myös ulkopuolisissa sidosryhmissä voi olla avainhenkilöitä T Kouri 13 Avainhenkilöt Shannon P.Prat (Business Valuation Discounts and Premiums, 2001) Erikoisominaisuuksia - erinomaiset suhteet tavarantoimittajiin - hyvät ja luottamukselliset suhteet asiakkaisiin - alaisten lojaalisuus - ainutlaatuinen kyky markkinoinnin alueella - ainutlaatuinen teknologinen tai tuoteinnovaatiokyky - erikoisen hyvät johto- ja esimiestaidot Henkilö, jonka poistuminen vaikuttaa varmasti yhtiön tuottotasoon T Kouri 14 Ilkka Kouri 7

8 Avainhenkilöriskit... Liiketoiminnan jatkuvuus ja / tai tuottavuus kärsii - henkilön menettäminen äkillisesti Pienissä ja pk-yrityksissä suurempi riski - yrittäjävetoisuus - riippuvuus muutaman henkilön ydinosaamisesta T Kouri avainhenkilöriskit Avainroolit eivät saisi muodostua liian vahvoiksi Yritys on haavoittuva, jos liian paljon riippuu yhdestä tai kahdesta henkilöstä Avainroolista voi tulla henkilölle myös rasite - työmäärä, vastuut, velvoitteet, uupuminen Vahva avainrooli voi heikentää työilmapiiriä ja yhteishenkeä T Kouri 16 Ilkka Kouri 8

9 Tutkimus USA:ssa 1996 Senior management tason henkilön erouutisen vaikutus yhtiön pörssikurssiin - pk-yritysten keskiarvopudotus oli 8,65 % - suuryritysten 4,83 % Eroaminen julkistettiin - eron syyllä ei ollut merkitystä T Kouri 17 Avainhenkilöiden tunnistaminen... Mitä pienempi yritys sitä tärkeämpää on tunnistaa avainhenkilöt Yrityksen osaamiskartoitus -mitätehtäviäkullekinkuuluu - mitä siinä tulee osata - mitä erityisosaamista vaaditaan - kuka muu osaa ko tehtävät - mitä tapahtuu, jos henkilö menetetään T Kouri 18 Ilkka Kouri 9

10 ... avainhenkilöiden tunnistaminen Tunnistetaan toimialoittain tai toiminnoittain yrityksen toiminnan kannalta kriittiset tehtävät Listataan kriittisiin vaiheisiin liittyvät henkilöt Kirjataan heidän osaamisensa ja erityisosaamisensa Todetaan sijaisuusmahdollisuudet ja puutteet T Kouri 19 Avainhenkilön arvon määrittäminen (P.Prat) Kustannusten mittaaminen - lasketaan avainhenkilön panos liiketoimintaan - lasketaan tulos ilman avainhenkilöä - erotus on prosentuaalisesti on henkilön arvo Laskelmiin liittyy suuria epävarmuustekijöitä - voidaan vain hahmottaa avainhenkilön arvoa T Kouri 20 Ilkka Kouri 10

11 Avainhenkilöiden työmotivaatio Sitoutuminen; työn mielekkyys ja tärkeys Vastuun ja vallan määrittäminen Oikeudenmukainen palkitsemisjärjestelmä Kehittämis- ja kehittymismahdollisuudet Hyvä työilmapiiri ja henkilösuhteet Asianmukaiset työvälineet Taloudelliset edut kilpailukykyiset Osakkuus, bonukset T Kouri 21 Varautuminen menetykseen Yrityksen avaintehtävien hallinta useamman vastuulle esim. - järjestelmien käyttö, asiakassuhteet Varahenkilöjärjestelmä - lomat, sairaslomat jne Työtehtävien suunnitelmallinen kierrätys Työohjeiden ja menetelmien dokumentointi - rekisterit ajan tasalla T Kouri 22 Ilkka Kouri 11

12 Osaamisen hallinta on osa henkilöstöturvallisuutta Tavoitteena on saada sopiva ja osaava henkilö työtehtävään Varmistaa henkilön luotettavuus ja käytettävyys myös kriittisiin tehtäviin Varmistaa henkilön pysyvyys ja kehittyminen työyhteisössä Yrityksen kilpailukyvyn parantaminen T Kouri 23 Ilkka Kouri 12