VUODEN 2017 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO JA SEURANTA

Transkriptio

1 UTAJÄRVEN KUNTA Khall Hallintopalvelut VUODEN 2017 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO JA SEURANTA 1. Yleistä Kuntalain mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Tytäryhtiöiden talousarviot ja suunnitelmat ovat kunnan talousarvion ja suunnitelman erillisiä osia. Valtuusto on hyväksynyt vuoden 2017 talousarvion ja taloussuunnitelman vuosille Vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpanossa ja toteutuksessa on noudatettava valtuuston hyväksymää talousarviota ja sen perusteluja sekä hallintosäännön määräyksiä ja muita talousohjeita sekä tässä asiakirjassa esitettyjä talousarvion täytäntöönpanoohjeita. Sitovat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet on hyväksytty osastotasolla ja ne sitovat toimialueita, viranhaltijoita ja henkilöstöä. Kuntalaki säätelee talousarvion käsittelyä, hyväksymistä, velvoittavuutta, sisältöä ja rakennetta sekä talousarvioperiaatteita. Talousarvio on talouden ja toiminnan valvonnan väline. 2. Talousarvion sitovuus Talousarvion 2017 hyväksymisen yhteydessä valtuusto on päättänyt tytäryhtiöiden, kunnanhallituksen ja muiden toimielimien sitovista tavoitteista ja määrärahoista. Sitovat tavoitteet on johdettu Utajärven kunnan hyväksytystä strategiasta. Kunnanhallituksen tulee vastata, että valtuuston asettama tilikauden tulostavoite toteutuu. Valtuuston talousarviossa asettamat toimintaa ja taloutta koskevat tavoitteet ovat toimielimiä ja työntekijöitä sitovia. Sitovuustason määrärahoihin tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Toimielin ei ole velvollinen käyttämään määrärahaa kokonaisuudessaan, mikäli asetetut tavoitteet saavutetaan muutoinkin tai toiminta supistuu, eikä vaadi talousarviossa määriteltyjä taloudellisia resursseja. Talousarviomuutokset tulee esittää valtuustolle talousarviovuoden aikana heti lisämäärärahatarpeen ilmetessä. Toimialojen sitoviksi esittämät toiminnalliset tavoitteet tulee määritellä siten, että ne ovat mitattavissa. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin. 3. Talousarvion käyttösuunnitelmat Toimielinten on laadittava talousarvion määrärahojen käyttösuunnitelmat ja käsiteltävä ne helmikuun 2017 loppuun mennessä. Käyttösuunnitelmilla toimialueet jakavat määrärahat vähintään tulosyksiköittäin ja asettavat samalla valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet. Käyttösuunnitelma on sitova. 4. Talousarvion seuranta Toimielimeltä edellytetään, että tulosyksiköt seuraavat aktiivisesti määrärahojen käyttötilannetta kuukausittain. Toimielin itse päättää ja toteuttaa talousarviossa pysymisen edellyttämät

2 toimenpiteet. Mikäli valtuuston hyväksymä määräraha uhkaa ylittyä tai tulot merkittävästi alittua, on toimielimen talousarvion vastuuhenkilön ensisijaisena tehtävänä ryhtyä etsimään kate omasta toiminnastaan. Tämä merkitsee toimintamenojen karsimista hyväksyttyyn käyttösuunnitelmaan verrattuna. Tämän lisäksi talousarvion toteutumista seurataan kuukausiraporteissa, jotka tuodaan toimielimelle ja toimialueille tiedoksi. 5. Menotositteiden käsittely Laskulla tulee olla ennen maksatusta vähintään kaksi käsittelijää, asiatarkastaja ja hyväksyjä. Laskujen hyväksyjä on vastuussa hankinnan, työsuorituksen tai palvelun laskun oikeellisuudesta ja maksukelpoisuudesta sekä määrärahan riittävyydestä. Asiatarkastaja tarkastaa mahdollisuuksien mukaan, että laskussa mainittu tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu ja on tilauksen mukainen. Asiatarkastaja tarkastaa myös, että lasku on muodollisesti oikein ja että laskulla on oikea tiliöinti. Hyväksyjä on kuitenkin vastuussa tiliöinnin oikeellisuudesta. Kunnanhallituksen on vuosittain määrättävä tositteiden hyväksyjät ja laskujen vastaanottajat siten, että toimivalta- ja vastuusuhteet ovat selkeät ja tarkoituksenmukaiset. Tositteiden hyväksymisoikeus on sidottu tehtävään ja asemaan. Hyväksyjäksi on määrättävä henkilö, jolla on tosiasialliset mahdollisuudet vastata talousarviosta ja varojen käytöstä ja valvonnasta. Kunnanhallituksessa hyväksytty nimilista on toimitettava mahdollisimman pian päätöksenteon jälkeen kuntapalvelutoimiston talouspalveluihin. Kukaan ei saa hyväksyä kuluja eikä maksuja itselleen. Toimialajohtajien kululaskut ja maksettavat muut maksut hyväksyy kunnanjohtaja. Kunnanjohtajan laskut hyväksyy kunnanhallituksen puheenjohtaja. Kestitysten/tarjoilujen laskun yhteydessä täytyy esittää kestityksen kohde/osallistujat. Kunnanjohtaja/ hallintojohtaja voi hyväksyä maksuja talousarvion kaikille toimialueille, jos maksun kiireellisyys varsinaisen hyväksyjän ollessa estynyt välttämättä sitä edellyttää. 6. Virkojen ja työsopimussuhteiden täyttö ja palkkaus Sijaisten ja määräaikaisten työntekijöiden käyttö on minimoitava. Sijaisuuksissa on selvitettävä tehtäväjärjestelyt ja sisäiset siirrot ulkopuolisen työvoiman palkkaamisen välttämiseksi. Määräaikaisiin työsopimuksiin ja virkamääräyksiin tulee ehdottomasti merkitä määräaikaisuuden peruste. Viran ja työsopimussuhteen täyttämisessä ja palkkauksesta päätettäessä tulee noudattaa hallintosäännön määräyksiä ja mahdollisia kunnanhallituksen erikseen antamia ohjeita. Palvelussuhteen alkamisesta ja päättymisestä tehdään ilmoitus Web-tallennuksella. Web-tallennusta käytetään myös ilmoitettaessa henkilöstön virkavapaat/työlomat, vuosilomat ja koulutuksiin osallistumiset sekä muut muutokset palvelusuhteessa. 7. Hankinnat Hankinnoissa on noudatettava julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä ja kunnan vuonna 2017 päivitettävää hankintaohjeen määräyksiä. Voimassa olevan hankintaohjeen mukaan kaikista vuosisopimuksista ja kertahankinnoista on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, josta on

3 tiedotettava hankintalain mukaisesti sekä asetettava julkisesti nähtäville. Kansallisen kynnysarvon alittavat yli 2000 euron hankinnat on kilpailutettava ja niistä on tehtävä kirjallinen hankintapäätös. Teknisen toimen osalta pienhankintaraja on 5000 euroa. Kaikissa hankinnoissa on noudatettava tasapuolisuutta, syrjimättömyyttä ja hankinnan tarkoituksenmukaisuutta. Utajärven kunta on mukana hankintayhteistyössä Oulun seudun kuntien kanssa. Asiasta on vahvistettu hankintasopimus ja hankintayhteistyön toimintasääntö. Hankintayksikkönä toimii Monetra Oy. Pääsääntöisesti Utajärven kunnan hankinnat kilpailutetaan Monetra Oy:n kautta ja hankinnat tehdään Monetra Oy:n kilpailuttamilta toimittajilta. Hankinnat kiertäviltä edustajilta on ehdottomasti kielletty. Yksittäiset puhelimet, tietokoneet, projektorit, muut atk-laitteet ja kopiokoneet hankitaan IT-asiantuntija Juha Aitamurron kautta. Yli euron hankinnat kilpailutetaan. Utajärven kunta on tehnyt Oulunkaaren kuntayhtymän kanssa sopimuksen 3StepIT:n kanssa leasing-rahoituksesta. Rahoituksella hankitaan pääsääntöisesti IT-laitteet. Myös muita laitteita tai kalusteita voidaan hankkia leasing-rahoituksella, mutta niistä tulee pyytää erillinen tarjous 3StepIT:ltä. Hallintojohtaja vastaa leasing-rahoituksen käytöstä ja Oulunkaaren kuntayhtymä sopimusten allekirjoittamisesta. Utajärven kunnassa hankinnoista ja hankintapäätösprosessista saa lisätietoa hallintojohtajalta. Viranhaltijoiden hankintarajat: Hankintarajat ovat vuonna 2017 seuraavat (summat verottomia): alle :n hankinta viranhaltijapäätös toimialueen johtaja toiminnallisen vastuualueen esimies yli :n hankinta kunnanhallituksen päätös paitsi palveluhankinnoissa toimialueen päätös silloin, kun tarkoitukseen on varattu määräraha Teknisten palveluiden urakkaraja uudisrakennus- ja peruskorjaustoiminnassa on (veroton hinta). Hankinnoissa siirrytään Cloudia kilpailutus järjestelmän ja Cloudia Pienhankinnat ohjelman käyttöön pääsääntöisesti 2017 aikana. 8. Lainanotto Talousarvioon on merkitty pitkäaikaisen lainan määrä. Kunnanhallitus on määritellyt kuntatodistusten (lyhytaikainen kassalaina) enimmäismääräksi 4 milj. euroa. 9. Investoinnit Investoinneista vastaa Tekniset palvelut. Investointien suunnitteluun ja toteutukseen tulee ottaa mukaan investointien käyttäjän edustaja.

4 10. Projektit/hankkeet Hankkeeseen osallistumisesta päättää kunnanhallitus. Hanketta ei saa käynnistää ennen kuin rahoituksesta on varmuus ja hankkeesta on saatu rahoittajan sitova rahoituspäätös. Hankehakemukset allekirjoittaa henkilö, jolla on kunnan nimenkirjoitusoikeus. Sähköisten hakemusten osalta allekirjoittajaksi riittää yksi nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö, mikäli järjestelmä ei hyväksy useampia allekirjoittajia. Utajärven kunnan projektitoiminnan yleisohjeet löytyvät taskusta. Projektitoimintaa ohjeistaa lisäksi rahoittajien sivuilta löytyvät ohjeet. EU-projekteissa arvonlisäveron käsittely vaihtelee. Projektikohtaisesti on verotoimistosta pyydettävä mahdollinen ohjauspyyntö arvonlisäveron käsittelylle. Lisäksi on rahoittajan (pplo, ely yms.) ohjeista tarkistettava hyväksyvätkö he arvonlisäveron projektin kuluksi. 11. Sisäinen valvonta Kunnanhallitus on hyväksynyt Utajärven kunnan sisäisen valvonnan ohjeen. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla johdonmukaisesti pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen ja edistämiseen, kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen, erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn sekä varojen ja muun omaisuuden huolellisen hoidon turvaamiseen. Tarkoituksena on varmistaa, että toiminnassa noudatetaan lakeja, sopimuksia, sääntöjä ja ohjeita. Esimiehet organisaation kaikilla tasoilla vastaavat siitä, että sisäisen valvonnan menetelmät ovat käytössä ja sisältyvät päivittäisiin toimintarutiineihin. Toimialueen/tulosyksikön ja konserniyhtiöiden johtaja/päällikkö järjestää, hoitaa ja valvoo johtamansa yksikön sisäisen tarkkailun. Hän vastaa toiminta- ja tietoriskien tunnistamisesta ja hallinnasta sekä henkilö- ja omaisuusvahinkojen ennaltaehkäisystä. 12. Vakuutusturva Utajärven kunnan vakuutusturva on päivitetty vuonna Koko henkilöstöä ja asiakaskuntaa koskevista vakuutuksista vastaa tekninen johtaja. Muiden vakuutettavien kohteiden tietojen muutosten ilmoittamisesta ja yksittäin otettavista erikoisvakuutuksista vastaavat toimialat. Muutostarpeet ilmoitetaan kulloinkin kuntaan sopimussuhteessa olevalle vakuutusmeklarille, ei suoraan vakuutusyhtiöön. 13. Omistajaohjaus Omistajaohjauksella tarkoitetaan kunnan edustajien päätösvallan käyttöä, käytön ohjaamista yhtiökokouksessa tai vastaavissa toimielimissä sekä muita toimenpiteitä, joilla kunta omistajana myötävaikuttaa yhtiön tai yhteisön hallintoon ja toimintaperiaatteisiin. Kunnan konserniohjauksella tarkoitetaan tytäryhteisöjen valvontaan koskevien ohjeiden antamista kunnan omille toimielimille tai viranhaltijoille Omistajaohjauksella otetaan kantaa myös omistusriskien hallintaan sekä tehtävien ja vastuiden jakoon kunnan omistajapolitiikan toteutuksessa. Omistajapolitiikka on johtamisen väline, jossa on kyse omistajastrategian valinnasta ja sen onnistuneisuuden arvioinnista. Omistajapolitiikan lähtökohtana ovat kunnan kehittämistavoitteet ja palvelustrategia. Omistajapolitiikka määrittelee, millaista omaisuutta kunta hankkii ja missä tehtävissä ja hankkeissa kunta on mukana omistajana ja sijoittajana. Omistajapolitiikassa konserniohjaus perustuu omistukseen liittyvään määräysvallan käyttöön. Samalla määritellään omistukselle asetettavat tuotto- ja muut tavoitteet, pääoman käytön ja palvelutuotannon tuotantovälineiden hankinnan periaatteet sekä kuka omaisuuden käytöstä vastaa ja miten seuranta ja raportointi on järjestetty.

5 Utajärven kunnan konserniohjeen päivitetään 02/2017. Talousarviossa valtuusto päättää kunnan omistajapoliittisista linjauksista. Linjaukset on tarkoitettu ohjeeksi kunnan luottamushenkilöille ja henkilöstölle sekä tytär- ja osakkuusyhteisöille tulevien yksittäisten päätösten pohjaksi. Utajärven kunnassa omistajaohjaus kuuluu kunnanhallitukselle ja on yksi kunnanjohtajan avaintehtäviä. Konsernivalvonnalla tarkoitetaan tytäryhteisöjen toiminnan tuloksellisuuden ja taloudellisen aseman seurantaa, analysointia ja raportointia. Konsernivalvonnalla seurataan valtuuston tytäryhteisöille asetettujen tavoitteiden toteutumista ja konserniohjeiden noudattamista ja riskienhallintajärjestelmän toimivuutta tytäryhteisöissä. Omistajaohjaukseen liittyvänä konkreettisena asiana: 1. tytäryhtiöiden kokousten esityslistat ja pöytäkirjat toimitetaan kunnanjohtajalle kunnanhallituksen puheenjohtajalle, joilla on puhe- ja läsnäolo-oikeus tytäryhtiöiden hallituksen kokouksissa 2. toimitusjohtajien kuuleminen vuosittain kunnanhallituksessa 3. merkittävät toiminnan muutokset (mukaan lukien suuret investoinnit) on ilmoitettava kunnanhallitukselle ennen päätöksentekoa Arja Rantanen Hallintojohtaja LIITTEET Budjettiluvut kustannuspaikoittain 2017 Ostolaskujen asiatarkistajat ja hyväksyjät -lista Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen liite JAKELU Toimialueiden johtajat ja esimiehet Oulunkaaren kuntapalvelutoimisto (palkanlaskenta, kirjanpito, ostoreskontra) Hallintotiimi Tytäryhtiöt