Kari J Keinonen Microsoft PowerPoint 2013 EDISTYNYT KÄYTTÖ

Transkriptio

1 Kari J Keinonen Microsoft PowerPoint 2013 EDISTYNYT KÄYTTÖ

2 Käyttöoikeustiedot Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E- kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset e-kirjaan. E-kirjan hankkijalle (organisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakelemaan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Jakelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitoksissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E-kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen ja taiton suunnittelu Urpo Jalava Copyright - Ornanet Koulutus. 1. painos: ISBN Ornanet Koulutuksen e-kirjat Olemme tuottaneet seuraavia e-oppikirjoja tietojenkäsittelystä osin sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista ja 7- Käytön perusteet Windows 8 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Office 2010 ja ohjelmista - Edistynyt yhteiskäyttö Microsoft Project 2007 ja 2010 ja Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1, 9.0, X tai XI) (SF kuvin) Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Edulliset e-kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia elibriksestä: Napsauta tätä linkkiä! Apu- ja harjoitustiedostot Löydät Office 2013 e-kirjojen aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän e-kirjaan liittyvät tiedostot löydät PowerPoint-2013-ab-s-aputiedostot-kansiosta. Microsoft PowerPoint

3 Sisällysluettelo Käyttöoikeustiedot... 2 Ornanet Koulutuksen e-kirjat... 2 Apu- ja harjoitustiedostot... 2 Sisällysluettelo... 3 Johdanto... 8 Mikä on PowerPoint?... 9 Mitä on esitysgrafiikka?... 9 Esityksen tuottamisperiaate Esitysgrafiikka kuvana Millainen on hyvä esitys? Miten suunnittelet esityksen? Ota esitys hallintaasi Esiintymistaito Esittäminen PowerPointilla Videotykki Miten arvioit esitystä? Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen Ohjelman lopettaminen Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Ikkunan pääosat ja toiminnot Tiedosto (File) -valikko Muut ikkunan osat Valintanauha ja välilehdet Valintaikkunat Valikoimat Reaaliaikainen esikatselu Pikavalikko ja pikavalikoima Näkymät Normaali (Normal) -näkymä Muistiinpanosivu (Notes Page) -näkymä Outline (Jäsennys)-näkymä Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymä Lukunäkymä (Reading View) Diaesitys (Slide Show) -näkymä Tiedoston luominen Uusi esitys Tiedoston avaaminen Ohjelmasta toiseen siirtyminen Tiedoston sulkeminen Microsoft PowerPoint

4 Tulostus Esikatselu (Print Preview) Tulostus (Print) Tulostuksen asetukset Tallennus (Save) Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Tallennus PowerPoint-diaesitykseksi Tallennus CD-paketiksi Tallennus RTF- ja PDF-muotoon Tallennus kuvatiedostoon Sisällön tuottaminen Tärkeää kirjoitettaessa Erikoismerkit Merkistö (Character Map) Luettelomerkit Tekstin valitseminen Paikkamerkin varjostus Lisäystila Tekstin poistaminen ja korvaaminen Ylä- ja alatunnisteen luominen Oikeinkirjoitus Tavutus Tarkistus kirjoitettaessa Koko esityksen tarkistus Oikeinkirjoituksen asetukset Automaattisen korjauksen asetukset Synonyymisanasto Tekstin muotoileminen Kirjasinten muotoilu Merkkitason muuttaminen Kirjasinvärin muuttaminen Kappaleiden muotoilu Sisennysten asettaminen Miten esityksen kappale sisennetään? Tasauksen asettaminen Sarkainten asettaminen Palstat Palstan luominen Rivi- ja kappaleväli Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä Muotoilun poistaminen Kumoa - Toista toiminnot Kumoa (Undo) Tee uudelleen (Redo) Toista (Repeat) Microsoft PowerPoint

5 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Office Leikepöytä Kopioiminen (Copy) Leikkaaminen (Cut) Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Tekstin kopioiminen tai siirtäminen Kuvan kopioiminen ja siirtäminen Etsi - Korvaa toiminnot Etsi (Find) Korvaa (Replace) Korvaa fontit Valinta (Select) Teemat Perustyylin luominen Mikä on perustyyli? Perustyylin luonti Miten perustyyliä muokataan? Perustyylin käyttäminen Perustyylin taustan ohittaminen kalvolla Objektien käyttäminen esityksessä Valokuvien lisääminen Valokuvan muokkaaminen Kuvien pakkaaminen Office.com -piirtokuvan lisääminen Piirto-objektin muokkaaminen Viivakuvan osien piilottaminen Piirrettyjen muotojen tuottaminen Kuvaobjektin piirtäminen Muodon ominaisuudet Kuvaobjektien käsittely Usean kuvaobjektin käsittely WordArt-kuvien tuottaminen Matemaattisten kaavojen tuottaminen Taulukon tuottaminen Taulukon luominen Taulukon muokkaaminen Taulukon muuntaminen kuvaksi Taulukon poistaminen Laskentataulukon luominen Kaavioiden tuottaminen Kaavion muokkaaminen Kaavion muuntaminen kuvaksi Kaavion poistaminen SmartArt-kuvien tuottaminen Organisaatiokaavio Internet-sivun objektien käyttäminen Microsoft PowerPoint

6 Multimediaelementit Äänet esityksessä Videokuva esityksessä Animaatiot Kalvojen vaihtuminen Kaavion animaatiot Mukautetut animaatiot Kalvosisällön esitysjärjestys Ajastus Ajastuksen tekeminen Jatkuva esitys Pitkät esitykset Yhteenvetodia Kommentti Tekstitiedon tuominen Dian tuominen toisesta esityksestä Kahden esityksen yhdistäminen Esityksen tiedostokoon pienentäminen Mukautetut esitykset Mukautetun esityksen luominen Mukautetun esityksen muokkaaminen Mukautetun esityksen näyttäminen Linkit Toimintopainikkeet (Action Buttons) Toimintopainikkeiden luominen, toiminto valmiina Toimintopainikkeiden luominen, toiminnon määrittely Hyperlinkit Hyperlinkin luominen Internet-sivulle Hyperlinkki sähköpostiosoitteeseen Linkin värin vaihtaminen Mallit Mikä tällainen malli on? Miksi malli? Missä mallia käytetään? Esitysmallin luominen Mallin tallentaminen Mallin käyttäminen Uusi esitys mallia käyttäen Mallin muuttaminen PDF-muunnos Mikä on PDF-tiedosto? PDF-tiedoston tuottaminen PDF-tiedostoksi tulostaminen PowerPoint-ohjelmasta PDF-tiedostoksi julkaiseminen Meta- ja tunnistetiedot Makrot Suojausasetukset Esityksen suojaus Microsoft PowerPoint

7 Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelmistotason asetukset Ohjelman oletusasetukset Tiedostoasetukset Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen PowerPointin asetukset Valintanauhan mukauttaminen Pikatyökalurivin mukauttaminen Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Näytön zoomaaminen Tilarivin mukauttaminen Tiedostoasetusten mukauttaminen Ohjelmien yhteiskäyttö Eri tallennusmuotojen avaaminen Eri tallennusmuotoon tallentaminen Esityksen vieminen muihin ohjelmiin Yhteiskäyttö Tiedon upottaminen Tiedon linkitys PowerPoint tiedostojen linkitys Linkitys muiden ohjelmien tiedostoihin Ohje-toiminto Hakemisto Microsoft PowerPoint

8 Johdanto!!!! Kädessäsi on PowerPoint-koulutuksen opintomateriaali. Tämä e-kirja on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. E-kirjaa käyttäen voit kerrata PowerPointin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä e-kirjaa. E-kirja on suunniteltu oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempiäkin kursseja. Liilalla huutomerkillä (kuva vasemmalla) on tähän e-kirjaan merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun tulee omaksua. Sinisellä on korostettu joitain huomautuksia, toimivia linkkejä ja hyperlinkkejä. Ennen PowerPoint-opiskelua sinun on syytä perehtyä Windowsin perusteisiin. Aiheesta löytyy Ornanet Koulutuksen tuottamat oppikirjat - kysy. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeätä. Opiskellessasi PowerPointin käyttöä etsi tekstistä keskeisiä asioita ja kirjaa ne muistiin. Tämä e-kirja on tehty "kulumaan" käytössä. Tietokoneella kalvojen laatiminen ei vastaa tusseilla ja kalvoarkeilla toteutettavaa kalvojen piirtämistä! Esitysgrafiikkaohjelmalla on paljon helpompi muokata, lisätä, kopioida, poistaa ja jäsentää sisältöä tai korjata virheitä kuin kalvoilla. Opiskellessasi PowerPointia pyri siihen että opit PowerPointin perusteet (sivu 11) ja saat kunnollisen kokonaiskuvan (sivu 10) ohjelman toiminnasta. Aseta tavoite oppimisellesi. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin perusteellisesti. PowerPoint -koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki PowerPointia. Työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän e-kirjan avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja. Näistä työtavoista luot vähitellen oman työskentelykäytäntösi. PowerPoint on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Microsoft PowerPoint

9 Mikä on PowerPoint?! PowerPoint on esitysgrafiikkaohjelma, jolla voit laatia kaikki itsellesi ja työyhteisöllesi tärkeät ja tarpeelliset esityskokonaisuudet. Käytä kuvia esityksissä, ne vahvistavat puhuttua ja kirjoitettua kieltä. PowerPointissa sinun on mahdollista käyttää valmiita valokuvia, viivapiirroksia ja piirtää kuvia. Laadukkaan esityksen tuottamista helpottavia lisätoimintoja ovat myös oikoluku, taulukko-ominaisuus, mallit sekä WordArt, SmartArt ja Office.com palvelun tarjoama ammattilaisten luoma piirtokuvien ja valokuvien kokoelma. PowerPointissa on myös oma makrojen ohjelmointikieli - VBA. Mitä on esitysgrafiikka? Esitysgrafiikalla tarkoitetaan julkaisuja joissa sanallinen viestintä on tiivistettyä ja graafisia objekteja käytetään paljon. Esitysgrafiikka PowerPointilla on esitystä tukevien materiaalien tuottamista, muotoilemista ja esittämistä. Esitysgrafiikkaohjelma on parhaimmillaan kun tuotat usein toistuvia kalvosarjoja tai piirroksia. Kirjoittaminen ja kuvien laatiminen tapahtuu työarkille eli -pohjalle. Työarkki muistuttaa kalvoa ja tätä pohjaa käytät kuin kalvoa. Usean sivun esityskokonaisuus syntyy kun yhdistät erilaisia tietojoukkoja kuten tekstiä, kuvia tai taulukoita ja tallennat ne lopuksi tiedostona. Tulostettujen kalvojen esittäminen voi tapahtua piirtoheittimellä, se tosin on jo hyvin harvinaista. Nykyisin esitykset esitetään sähköisillä apuvälineillä, kuten mikrotietokoneella, tabletilla, videotykillä tai televisioruudulla. Microsoft PowerPoint

10 Esityksen tuottamisperiaate PowerPointissa yhtä esityskalvoa kutsutaan diaksi, tässä e-kirjassa useimmiten kalvoksi. Esitysgrafiikkaohjelmalla luot kalvosarjan tarpeeseen. Kalvoille syötät tekstiä tai tuot valmista tekstiä muista tiedostoista. Muokkaat ja muotoilet tekstiä sekä jäsennät kirjoitetun tekstin haluamaasi järjestykseen. Aiemmin kirjoittamaasi tekstiä et kirjoita uudelleen, vaan kopioit sen uudelle kalvolle tai kalvosarjaan.! maation Kuva 1 PowerPoint elementit Kuvassa näet PowerPoint-objektit joilla toimiva esitys syntyy. Aluksi tuotat rakennusosat; merkit joista muodostuu sanoja, sanoista muodostuu virkkeitä ja niistä kokonaisia kalvoja. Sitten jäsennät tekstin rakenteen oikeaan järjestykseen, hierarkkisesti oikeille otsikkotasoille, helppolukuiseksi ja muotoilet selkeän ulkoasun. Lopuksi rakennat esitykseen tarvittavan auto- (makrot, aliohjelmat, toimintopainikkeet ja hyperlinkit) ja liität esitykseen kuvat. Microsoft PowerPoint

11 Esitysgrafiikka kuvana Kuva 2! Esityksen tuottamisen orientaatio Kuvassa esitetään PowerPointin käytön kokonaiskuva. Esityksen tuottaminen tapahtuu kuvassa ylhäältä alaspäin. Microsoft PowerPoint

12 Millainen on hyvä esitys? Sinua on pyydetty pitämään esitys jostain aiheesta. Tehtävän sait, koska esitettävä asia on sinulle tuttu ja sinulla on siitä enemmän tietoa kuin useimmilla muilla. Esityksen pitäminen on siis kunnia-asia, hoida se kunniakkaasti. Esitystä kannattelee kolme tukipilaria; suunnittelu ja testaus, asian hallinta ja arviointi. Suunnittelu on kunnollisten esitysten edellytys. Testaus tarkoittaa esityksen testaamista etukäteen ajankäytön ja esityksen toimivuuden osalta. Esityksen hallintaa auttaa huolellinen suunnittelu. Hallintaa on rauhalliset ja vakuuttavat työmenetelmät sekä asian hallinta, asiantuntijuus. Arviointi tapahtuu saadun palautteen pohjalta. Arviointi on apuväline seuraavan esityksen kehittämisessä. Miten suunnittelet esityksen? Selvitä aluksi tarkemmin esityksen aihe ja esitykselle asetetut rajaukset. Hyvä esitys on suunniteltu kuulijoilleen, selvitä siis kuulijakuntasi. Tutustu esityspaikkaan ja esitettävään asiaan. Huolellinen suunnittelu ja tutustuminen esitykseen vaikuttaviin seikkoihin helpottavat esityksen pitämistä. PowerPointilla tehty esityskokonaisuus on esityksesi oleellinen osa, jos esityksen voi pitää tietokoneella. Esityksesi runkona ovat diat, kalvot. Hyvin laaditut kalvot tukevat esitystäsi ja sinua, saat itsellesi punaisen langan, jota seuraat esitystä pitäessäsi. Esityksen pitäminen on aina aloitusaikaan sidottu. Laadi esitys hyvissä ajoissa ennen sovittua alkamisajankohtaa. Esityksesi pituus on myös aina sovittu ja tuossa ajassa sinun on pysyttävä. Tila Selvitä ennakkoon esityspaikan olosuhteet, käytettävissä olevat laitteet ja niihin asennetut ohjelmat sekä ohjelmien versiot. Onko esitystila auditorio vai tavallinen huone, miten suuri tila on ja minkälainen akustiikka siellä on? Näihin kysymyksiin saat usein vastauksen vain käymällä paikalla ja tutustumalla tilaan. Samalla voit tutustua käytettäväksesi tarkoitettuihin laitteisiin. Selvitä millainen on tilan valaistus, ilmastointi ja miten niitä säädetään. Valaistus vaikuttaa kalvojen taustaväritykseen. Suositukseni on valkoinen (vaalea) kalvopohja ja musta kirjasin. Ilmastointi taas vaikuttaa kuulijoiden oleskelumukavuuteen, etenkin oikeain tehdyt säädöt. Vetoinen, liian kylmä tai kuuma kokoustila tyhjenee nopeasti eikä sinulla pian ole kuulijoita. Tilan kalusteet ja laitteet kannattaa katsastaa. Suuressa tilassa pitää olla toimivat äänentoistolaitteet. Selvitä itsellesi miten niitä käytetään. Microsoft PowerPoint

13 Laitteet Et voi pitää esitystä PowerPointilla ellei esityspaikalla ole oikeita laitteita - tai ellet niitä itse paikalle kanna. Suuressa tilassa tarvitset enemmän apuvälineitä kuin pienessä.! Useimmissa esitystiloissa on valmiina tietokone ja videotykki, paljon harvinaisemmaksi on käynyt piirtoheitin. Tietokoneessa tulee olla oikea käyttöjärjestelmä ja sopivat ohjelmat, jotta se toimii ja palvelee esitystäsi. Tietokoneessa tulee olla joko CD-asema, levykeasema tai USB-portteja, jotta voit kopioida esityksesi laitteelle. Laitteessa on hyvä olla Internet-yhteys, sitä saatat tarvita milloin hyvänsä. Kun Internet-yhteys on ja toimii, voit ladata esityskalvot joltain serveriltä tai omasta sähköpostistasi. Esitys kannattaa tallentaa aina CD-paketiksi (lisätietoa aiemmin) ja pariin muuhun tallennusmuotoon. Näin esitys ei jää pitämättä tarvittavien ohjelmien puuttumisen vuoksi. Tallenna esityksesi kahdelle eri medialle, polta CD-levylle ja/tai kopioi levykkeelle ja/tai USB-muistitikulle. Voit myös lähettää esityksen ennakkoon omaan ja/tai tilaajan edustajan sähköpostiin näin tiedosto on paikan päällä saatavissa. Voit kuljettaa esitystilanteisiin mukana omaa kannettavaa tietokonettasi ja kevyttä videotykkiä. Muista kuitenkin että suureen tilaan kevyt ja edullinen videotykki ei riitä, sen valoteho riittää vain pieniin tiloihin. Kuulijat Selvitä esityksen tilaajalta ketkä ovat kuulijoinasi, millainen asiantuntemus heillä on, mitä sukupuolta he edustavat ja mikä on kuulijakunnan ikärakenne. Näillä kaikilla seikoilla on merkitystä niin esityksen sisällön kuin esityksen pitämisenkin yhteydessä. Iäkkäämmät ja vähemmän asiaasi osaavat kuuntelevat sujuvammin esitystä, jossa on vähemmän ammattislangia ja asiat selvitetään perusteellisemmin. Yleensä yleisö oppii parhaiten kuvista, piirroksista ja kaavioista - laadi esitykseesi riittävästi sitä tukevia kuvia. Esityksen aiheeseen liittymättömät kuvat taas vievät kuuntelijoiden keskittymisen vääriin asioihin. Yleisön kulttuurinen tausta vaikuttaa siihen mitä voit sanoa, miten voit sen sanoa ja millä väreillä voit esittää asiat kalvoilla. Kulttuuri määrää jo kielen jolla sinun tulee pitää esityksesi. Yhä yleisempää on että Suomalaiset pitävät esityksiä muilla kielillä, etenkin englanniksi ja ruotsiksi. Huomioi kielivaade jo esitystä suunnitellessasi. Kalvosuunnittelu Edustaessasi jotain organisaatiota on sinulla oltava valtuutus siihen. Silloin myös käyttämiesi kalvojen teeman eli käytetyn ulkoasun tulee olla oman organisaatiosi mallin mukainen. Henkilökohtaisen esityksen voit suunnitella hieman vapaammin. Esitys on ajallisesti ja sisällöllisesti rajattu. On tärkeää että suunnittelet esityksen näiden rajoitteiden puitteissa. Laadi diat loogisessa järjestyksessä joko ajallisesti tai asiallisesti. Asiallisella tarkoitan, että kerrot ensin kokonaisuudet ja sitten yksityiskohdat. Jokaisen esityksen tarkoitus tulee olla käsiteltävän asian kertominen, selventäminen ja/tai opettaminen. Hyvä esitys sisältää kohtuullisen määrän kalvoja. Kalvojen kokonaismäärän tulee lyhyessäkin esityksessä olla vähemmän kuin yksi minuutissa. Kalvojen tulee olla yksinkertaisia ja vähäeleisiä. Esityksesi Microsoft PowerPoint

14 varsinainen sisältö ei saa hukkua erilaisiin oheistoimintoihin. Sisällytä esitykseesi muutakin kuin kalvoja, esimerkiksi poikkea välillä asiaan kuuluvilla Internet-sivuilla.! Kuvien avulla ilmennät esittämääsi parhaiten. Piirrä kalvoillesi yksinkertaisia orientaatiokuvia, selventäviä kuvia joista kuulija oivaltaa käsiteltävän asian ja saa kokonaiskuvan aiheesta. Käytä kaikissa kalvoissa samaa periaatetta kuvissa, myös samoja värejä ja tehokeinoja. Muista kalvoissa yleisesti sovitut värikoodit. Värien merkitys vaihtelee kulttuurista riippuen, mutta yleisesti kannattaa huomioida seuraava: Punainen väri Vaaraa ilmaiseva, seis, kuuma väri Keltainen Huomio, varoitus, aktiivinen väri Vihreä Hyväksyntä, turvallinen väri Sininen Käyttäjän huomioon, taustaväri, viileä väri Harmaa Neutraali, usein käyttöliittymien taustaväri Valkoinen Hyväksytty kirjoitusalue kalvoissa Musta Yleinen merkkien väri Käytä värejä harkiten ja vain kolmea värisävyä yhdellä dialla. Ole johdonmukainen ja käytä samoja värejä kaikissa dioissa. Korosta luettavia kohtia isolla kontrastilla ja esitä taustatekijät vähäisellä kontrastilla. Huomioi värisokeat joita väestöstä on noin neljä prosenttia. Erinomaisia värejä kalvoilla ovat valkoinen tausta ja musta tekstisisältö. Kalvolla on yleensä pääotsikko ja muutama aliotsake. Suosittelen aliotsikkotasojen määräksi kolmea. Älä kirjoita kalvoja liian täyteen. Käytä kappaleiden välissä tyhjää tilaa. Käytä riittävän suuria kirjasinkokoja. Diojen pääotsikoiden fonttikoon tulee olla pistettä. Otsikko kirjoitetaan groteskilla kirjasintyypillä (lisätietoa myöhemmin sivulla 70). Dialla olevan sisältötekstin koko on aina vähintään 24 pisteen suuruista. Leipätekstin pituus on korkeintaan kolme riviä. Leipätekstitasoisia luettelokohtia saa kalvolla olla kolme. Leipäteksti kirjoitetaan antiikvalla kirjasintyypillä (lisätietoa sivulla 70).! Esityksen testaaminen Kokeile esityksen pitämistä. Testauksessa sinun on seurattava esitysaikaa ja verrattava sitä sinulle annettuun aikaan. Koeta löytää esityksellesi arvostamasi kuulija. Useat meistä pitävät kenraaliharjoituksen kotona, esittävät asian aviopuolisolle. Kuulijan tehtävä on arvioida esitystä ja sinun uskottavuuttasi. Täysin ulkopuolinen ja asiaan vihkiytymätön voi antaa hyvää palautetta sisällöstä. Kuuntele ja kestä ankarakin kritiikki. Kirjaa kritiikki muistiin ja korjaa kaikki tekemäsi virheet. Tee myös itsearviointia koe-esityksestä. Sinun on arvioitava ammatillisen sanomasi ammattimaisuus. Microsoft PowerPoint

15 Ota esitys hallintaasi Hyvän esityksen tunnusmerkkejä ovat esittäjän innostuneisuus, esittäjä osaa - hän tietää mistä puhuu ja on uskottava. Esittäjällä on katsekontakti kuulijoihinsa. Esitys ei ylitä sille määrättyä aikaa ja on sisällöltään tilaajan toivoma.! Kalvoja esityksessäsi ei saa olla liikaa. Kalvoillasi on vähän tekstiä, värejä tai animaatiota. Kuvat ja kaaviot ovat yksinkertaisia mutta tukevat aihetta. Esiintymistaito Amerikkalaisen tutkimuksen mukaan 41 % amerikkalaisista pelkää julkista esiintymistä, et siis ole ainoa. Esiintymisjännitys on fysiologisesti positiivinen olotila ja se ei näy ulkopuolelle, siis kuulijoillesi. Mikä sitten tekee joistakin ihmisistä hyvän puhujan? Se ei ole helposti selitettävissä, sillä niin monet asiat vaikuttavat esitykseen, esiintyjään ja kuulijaan. Eräs tärkeä asia on esiintyjän pukeutuminen. Pukeudu miellyttävästi ja siististi niin sinut otetaan esiintyjänä vakavammin kuin farmareihin pukeutuneena ja/tai epäsiistinä. Puhujalle voidaan antaa seuraavia ohjeita: Vältä huutamista, kirkumista tai liian voimakasta äänen käyttöä. Vältä liian nopeasti ja turhaan puhumista. Vältä kuiskaamista esimerkiksi flunssaisena. Yritä puhua tällöin kevyesti ja vaivattomasti, anna äänesi levätä. Lopeta tupakointi, vältä oleskelua tupakansavussa. Opettele hengittämään nenän kautta. Opettele vaihtelemaan ääntäsi elävästi puhuessasi. Monotoninen äänenkäyttö rasittaa kurkunpäätä ja kuulijat tylsistyvät. Opettele ja etsi itsellesi luonteva ja hyvä ryhti. Suuntaa katseesi hieman katsojien ylitse. Käytä esityksen aikana muitakin havaintovälineitä ja esittele asioita Internetistä. Äänenkäyttöä voi harjoitella toistaen vaikka lausahduksia: Vielä viemme hienot kielot Lievestuoreelle. Pieni sieni kielon vieressä. Nuori hieno työmies. Medeken-bedeken-ledenen (lausutaan lallattaen). Microsoft PowerPoint

16 Esittäminen PowerPointilla PowerPoint esityksen käynnistäminen tapahtuu joko painamalla F5-näppäintä tai Diaesitys (Slide Show) -välilehden Alusta (From Beginning) -painiketta. Näillä esitys alkaa ensimmäisestä kalvosta. Diaesitys (Slide Show) -välilehdellä on myös Nykyisestä diasta (From Current Slide) -painike jolla voit aloittaa työn alla olevasta, käsiteltävästä kalvosta. Nykyisestä diasta voit aloittaa esityksen myös painamalla Vaihto (Shift) + F5 -näppäinyhdistelmää. Esityksen pitämiseen tapahtuu Diaesitys (Slide Show) -näkymässä, josta löydät lisätietoa myöhemmin sivulta 39. Kuva 3 Aloituskalvo Paina F5-näppäintä ja PowerPoint esitys valtaa kuvaruudun, olet esitystilassa. Näyttölaitteena on joko tietokoneen näyttö, televisio tai videotykki. Esitystilassa pidät esityksen, siirryt kalvosta toiseen. Esityksen voit keskeyttää haluamasi kalvon kohdalla painamalla Esc-näppäintä. Jatkat esitystä saman kalvon kohdalta painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto (Shift) + F5. Kesken esityksen saat näytölle mustan kalvon painamalla näppäimistön b-näppäintä ja esitykseen palaat painamalla uudelleen samaista b-näppäintä. Microsoft PowerPoint

17 Videotykki Esitysten ja koulutusten pitäminen on yleistynyt. Tietokone ja videotykki ovat yleisiä laitteita luento-, kokous- ja auditoriotiloissa. Videotykin lamppu on kallis lisäosa ja lampun käyttötunnit ovat rajalliset. Jatkuva lampun sytyttäminen ja sammuttaminen rasittaa lamppua. Lampun säästämiseksi onkin tärkeää, ettet sammuta tykkiä jatkuvasti, etkä pidä sitä liian pitkään päälläkään.! Videotykkien kaukosäädöissä on kaksi hyvää toimintoa joilla voit hallita esitystäsi: Freeze-toiminnolla voit jäädyttää käsiteltävänä olevan kalvon tykin lähettämäksi. Samalla voit itse tehdä omia toimiasi tietokoneen näytöllä. Blank-toiminnolla tykki lähettää mustan sivun näyttökankaalle. Tällöin kuulijat keskittyvät sinun esitykseesi, eivätkä kuvaan. Microsoft PowerPoint

18 Miten arvioit esitystä? Palaute Häiriöitä Viestin lähettäjä Kanava Viestin vastaanottaja Kuva 4 Häiriöt viestinnässä Onnistuneessa viestintätapahtumassa vastaanottaja ymmärtää lähettäjän viestin oikein häiriöistä riippumatta. Täydelliseen viestintätilanteeseen liittyy aina palaute vastaanottajalta viestin lähettäjälle. Arvioinnin tulee tapahtua aina välittömästi esityksen jälkeen. Esitystä itsearvioidaan ja kuulijoilta kerätään esityksen lopuksi palautetta. Arviointitiedon työstäminen on kehitysapuväline jolla valmistaudut seuraavaan esitykseen. Esityksen arvioinnin tueksi laaditaan usein arviointilomake jonka kuulijat täyttävät esityksen loputtua. Samaa lomaketta käyttäen voit itsekin arvioida onnistumistasi. Lomakkeella saa olla korkeintaan kaksi sivua kysymyksiä ja arviointiasteikon tulee olla ymmärrettävä. Lomake varustetaan usein vastausvaihtoehdoilla ja vaihtoehdoille annetaan numeroarvot. Numeroilla mitattavat vastaukset ovat tilastollisesti käsiteltäviä ja vertailukelpoisia samantyyppisten esitysten aiempiin arvioihin. Esityksessä arvioitavia asioita ovat: puhujan ammattitaito, asiantuntemus, esityksen luontevuus ja sujuvuus, ajankohtaisuus ja ymmärrettävyys sekä asiasisältö. Arvioinnissa tulee saatuja tuloksia verrata asetettuihin tavoitteisiin. Arviointituloksista kannattaa nostaa esiin aina muutama kehitysnäkökohteita. Hieman kehittyneemmillä tilastollisilla (DCA-metodi tms.) menetelmillä käsitellystä palautteesta nuo kehityskohteet on helppo löytää. Muillakin menetelmillä kerätystä palautteesta kehityskohteet kuitenkin löytyvät, kunhan paneudut palautteeseen. Seuraavassa esityksessä sinun on otettava huomioon kehityskohteet ja korjattava asioita joita olet päättänyt korjata. Kehitä omia esityksiäsi saadun arviointitiedon pohjalta. Näin olet jonkin ajan kuluttua laajemmaltikin tunnettu, arvostettu ja haluttu puhuja. Microsoft PowerPoint

19 Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen Avaat kaikki Windows-ohjelmat samalla tavalla. Ala kirjoittaa ohjelman nimeä Aloitus (Start) -valikossa. Kun olet kirjoittanut nimen näet Sovellukset (Apps) lohkossa kaikki ne ohjelmat, jotka laitteestasi löytyvät. Ellei näytölle ilmesty hakemasi ohjelman kuvaketta, ei ohjelmaa ole asennettu koneeseesi, etkä sitä näin ollen voi käyttääkään. Haulla löytyneet ohjelmat, valittu eli aktiivinen on kehystetty Laitteeseen asennetut ohjelmat Kuva 5 Ohjelman avaaminen Search (Hae) - valikon avulla Hakutoiminnolla on löytynyt yksi PowerPoint-sanalla (merkeillä) alkava ohjelmalaattaa, ohjelman kuvake. Jos kuvakkeita on useita, voit siirtää aktiivisuuden kuvakkeesta toiseen nuoli-näppäimillä. Avaa ohjelma painaltamalla Enter-näppäintä tai viemällä hiirellä kursorin laatan kohdalle ja napsauttamalla laattaa. Microsoft PowerPoint

20 Ohjelman lopettaminen Tarpeettomat ohjelmat kannattaa lopettaa, etteivät ne hidasta tietokoneen käyttöä ja muilla ohjelmilla työskentelyä. Takaisin (Back) -painike Tiedosto (File) -valikko Asetukset (Options) -painike! to Kuva 6 Tiedosto (File) - valikko (Backstage) Avoinna olevan tiedoston voit sulkea Tiedosto (File) -valikon Sulje (Close) -komennolla. Ohjelman lopetat napsauttamalla otsikkorivin oikeassa yläkulmassa näkyvää Sulje (Close) -painiketta tai painamalla Alt + F4 -näppäinyhdistelmää. Ohjelmaa lopettaessasi se kysyy muutetusta tiedostosta, että Haluatko tallenta tiedostoon Xxxx.xxx tekemäsi muutokset? (Want save your changes to Xxxxx.xxx), vastaa napsauttamalla Kyllä (Yes) -painiketta. Microsoft PowerPoint

21 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Käyttäjän huomio pyritään suuntaamaan asiakirjaan. Microsoftilla on pyritty luomaan työtila jossa käyttäjät voivat mahdollisimman tehokkaasti ja keskeytyksittä keskittyä tuottavaan työhön. Käyttöliittymä on kuitenkin toteutettu melko valjuin värein, joten se hieman hankaloittaa eri toimintojen löytymistä. Tiedosto-valikko Välilehtien valitsimet Otsikkorivi Ikkunoiden hallintapainikkeet Pikatyökalurivi Valintanauha (Ribbon) Ohje-painike Pystyviivain Vaakaviivain Dia-ruutu Nuoliosoitin Dian tai kalvon pienkuva Diat (kalvot) -luettelo Sovita ikkunaan Vieritysjana ja vieritysruutu Muistiinpanoruutu Tilapalkki Näkymä-painikkeet Zoomaus-liukusäädin Kuva 7 PowerPointin käyttöliittymä PowerPoint avautuu siten, että valintanauhassa (Ribbon) on esillä kuvassa näkyvä Aloitus (Home) -välilehti ja sen painikkeet (komennot, toiminnot). Valintanauhan välilehti liittyy aina työn alla olevan asiakirjan luomiseen. Valintanauhassa olevaa välilehteä voit vaihtaa valitsinta napsauttamalla. Esiin tulee uusi välilehti ja sen toiminnot. Tilapalkki eli tilarivi (Status Bar) on eräs keskeisimmistä ohjelman apuvälineistä. Microsoft PowerPoint

22 Ikkunan pääosat ja toiminnot Tiedosto (File) -valikko Tiedosto (File) -valikko yhdistää Office-järjestelmän ominaisuudet yhdeksi käyttöliittymän aloituskohdaksi. Tiedosto (File) -painike on ohjelmaikkunan vasemmassa yläkulmassa (sivu 21). Painikkeella esiin tuodussa valikossa on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot, näin sinun on helppo löytää nämä hyödylliset ominaisuudet. Tiedot (Info) -välilehti aktiivisena Ominaisuudet (Properties) -pudotusvalikko Tulosta (Print) -välilehdelle Painike uuteen välilehteen Asetukset (Options) -valintaikkunaan Kuva 8 Tiedosto (File) - valikko (Backstage) Valikosta löydät Lopeta (Close) -painikkeen, jolla suljet avoinna olevan laskentataulukon. Asetukset (Options) -painikkeella taas siirryt muokkaamaan ohjelman käyttöön vaikuttavia asetuksia. Tiedot (Info) -välilehden oikeassa laidassa näet tiedostolle määritetyt metatiedot. Microsoft PowerPoint

23 Muut ikkunan osat Näet kuvan PowerPoint-käyttöliittymästä sivulla 21. Sinne on merkitty seuraavat alla mainitut ikkunan osat. Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) sisältää eri työvaiheissa tarvittavat komennot. Ohjelma-asennuksen jälkeen siellä ovat Tallenna (Save), Kumoa (Undo) ja Toista (Repeat) tai Tee uudelleen (Redo) -komennot. Pikatyökaluriviä voit mukauttaa, siitä lisätietoa myöhemmin (sivu 177). Otsikkorivillä näet esityksen oletusnimen ja ohjelman nimen. Oletusnimi tarkoittaa sitä, että esitystä ei ole vielä tallennettu. Ikkunan hallintapainikkeilla voit pienentää tai suurentaa ikkunaa tai sulkea ikkunan. Ohjelman voit lopettaa Sulje (Close) -painikkeella tai Alt + F4 -näppäimillä. Valintanauhassa (Ribbon) näet tilanteeseen sopivan välilehden ja komennot. Kunkin välilehden komennot liittyvät tietyn tyyppiseen tehtävään, näin Windows 8 ja Office 2013 lähestymistapa työhön onkin tehtäväkeskeinen. Diat (Slides) ja Jäsennys (Outline) -ikkunoiden painikkeet ovat pikatoimintoja diaesityksen katseluun eri näkökulmista. Osoitin (Cursor) on hiirellä siirrettävä työkalu, sillä voit valita objekteja, siirtää tai kopioida niitä. Kursorin ulkonäkö muuttuu sen sijainnista riippuen. Paikkamerkkeihin laadit kalvojen sisällön, kirjoitat tai tuot kuvia. Vieritysjanat (eivät näy kuvassa) mahdollistavat ikkunan rullaamisen ylös, alas, vasemmalle tai oikealle. Tilapalkissa (Status Bar) näet ohjelman käyttöä helpottavia tietoja, seuraa tilarivin viestejä. Tilarivin ohjausviestien määrä on käyttäjän mukautettavissa. Muistiinpano-ruutu on tarkoitettu esityksen huomautuksille ja muistiinpanoillesi. Näkymä (Views) -painikkeilla pääset katselemaan esitystä eri näkökulmista. Microsoft PowerPoint

24 Valintanauha ja välilehdet Valintanauha ja siinä näytettävät välilehdet ovat oletuksena näkyvillä. Voit minimoida valintanauhan sen pikavalikon Pienennä valintanauha (Minimize the Ribbon) -komennolla. Sen jälkeen näet näytön ylälaidassa vain välilehtien valintapainikkeet. Aloitus (Home) Kuva 9 Aloitus (Home) - välilehti Ohjelman avautuessa on valintanauhassa oletuksena Aloitus (Home) -välilehti. Välilehti sisältää toiminnot, jotka auttavat esityksen laatimisessa ja muokkaamisessa. Lisää (Insert) Kuva 10 Lisää (Insert) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit lisätä asiakirjaan kuvia, taulukoita ja muita objekteja. Rakenne (Design) Kuva 11 Rakenne (Design) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla vaikutat esityksen ulkoasuun, kuten teemaan ja sivun asetuksiin. Microsoft PowerPoint

25 Siirtymät (Transitions) Kuva 12 Siirtymät (Transitions) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla lisäät esitykseen siirtymäanimaatioita. Animaatiot (Animations) Kuva 13 Animaatiot (Animations) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla lisäät esitykseen animaatioita ja ajastat esityksen. Diaesitys (Slide Show) Kuva 14 Diaesitys (Slide Show) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla esität esityksen tai nauhoitat esitykselle selostuksen. Tarkista (Review) Kuva 15 Tarkista (Review) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla tarkistat esityksen oikeinkirjoituksen, kommentoit tai suojaat esityksen. Microsoft PowerPoint

26 Näytä (View) Kuva 16 Näytä (View) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla käsittelet ja katselet näkymiä sekä järjestelet ikkunoita. Kehitystyökalut (Developer) Kehitystyökalut (Developer) -välilehti on näytöllä vain jos se on asetettu voimaan asetuksella Kehitystyökalut (Developer). Asetuksen löydät Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -valintaikkunasta Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehdeltä. Kuva 17 Kehitystyökalut (Developer) - välilehti Välilehti sisältää kehittyneet toiminnot, kuten ohjelmointieditorin (VBE) ja makrotyökalut. Tilannekohtaiset välilehdet Eri objektien muokkaamiseen tarvittavat tilannekohtaiset välilehdet (Contextual tabs) näytetään valintanauhassa vasta kun valitset kyseisen objektin ja/tai napsautat valintapainiketta. Kuva 18 Rakenne (Design), tilannekohtainen välilehti Kun olet valinnut taulukon näet Taulukkotyökalut (Table Tools) -ryhmän Rakenne (Design) ja Asettelu (Layout) -valintapainikkeet. Napsauttamalla haluamaasi painiketta, näet valintanauhassa joko taulukon käsittelyyn (Design) tai muotoiluun (Layout) tarkoitetun välilehden toiminnot.! Jotkin toimintopainikkeet (asetukset) jäävät voimaan niitä kaksoisnapsauttamalla, esimerkiksi Muotoilusivellin (Format Painter). Tämän jälkeen voit toistaa tehtyä toimintoa. Maalaa aluksi alue jonka ulkonäön haluat periytyvän useaan alueeseen. Kaksoisnapsauta Muotoilusivellin (Format Painter) -painiketta. Maalaa vuorottain jokainen alue johon haluat kopioida muotoilun. Keskeytä painikkeen (toiminnon) käyttäminen painamalla Esc-näppäintä. Microsoft PowerPoint

27 Valintaikkunat Microsoft Office -ohjelmista löytyvät perinteiset Windows-valintaikkunat (Dialog box). Valintaikkunoissa voit tehdä useita yksityiskohtaisempia toimintoja ohjaavia asetuksia. Esiin tulevan valintaikkunan kuvaus Kuva 19 Avainpainike (Dialog box launcher) Viemällä osoittimen valintanauhassa olevan ryhmän alakulman avainpainikkeen (Dialog box launcher) kohdalle näet kuvauksen painikkeella avattavasta valintaikkunasta. Napsauttaessasi avainpainiketta pääset valintaikkunaan muokkaamaan asetuksia. Aktiivinen eli valittu välilehti Tehosteet (Effects) -ryhmä ja sen asetukset Kuva 20 Fontti (Font) - valintaikkuna Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muokata asetuksia. Valintaikkunassa voi olla useampi välilehti. Tee mieleisesi valinnat ja hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Ellet halua muokkausten astuvan voimaan napsauta Peruuta (Cancel) -painiketta tai näppäimistön Esc-näppäintä. Microsoft PowerPoint

28 Valikoimat Näet usein välilehtien toimintopainikkeiden vieressä oikealla painikkeen jossa on musta kärki alaspäin näyttävä kolmio. Kolmion napsautus tuo näkyviisi valikoiman (Galleries). Valikoima sisältää vaihtoehtoisia toimintoja joista voit valita haluamasi. Valikoimat ovat olennainen osa uudistettua käyttöliittymää. Teeman fonttivalikoima Fontin ulkoasu esikatselukuvana Kaikki asennetut fontit Kuva 21 Fontti (Font) - valikoima Napsauta valikoimasta voimaan haluamasi asetus, valinta joka vaikuttaa aktiiviseen merkkijonoon. Siirtäessäsi hiirellä osoitinta eri luettelokohtiin näet samaan aikaan valitussa kappaleessa asetuksen vaikutuksen. Tämä siksi että PowerPointissa on oletuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu (Live Preview). Asiasta saat lisätietoa sivulta (sivu 29). Microsoft PowerPoint

29 Reaaliaikainen esikatselu Asiakirjaa muotoillessasi on oletusasetuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu (Live Preview). Liikuttaessasi osoitinta muotoilukomentojen päällä näet asiakirjassa heti "mahdollisen" valinnan muutoksen aiheuttaman vaikutuksen. Valittu tekstikehys, paikkamerkki Kuva 22 Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Osoittimen liikkuessa valikoimassa näet muutoksen valitun alueen ulkonäössä reaaliaikaisesti.! Reaaliaikaisen esikatselun poistat käytöstä Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevassa ikkunassa Yleiset (General) -välilehdellä. Napsauta Ota reaaliaikainen esikatselu käyttöön (Enable Live Preview) -asetus pois voimasta - suosittelen poistamista ainakin vanhemmissa tietokoneissa (tietoa sivulla 175). Microsoft PowerPoint

30 ! Pikavalikko ja pikavalikoima PowerPoint 2013 tuo mukanaan pikavalikon (Context menu) ja sen lisäksi pikavalikoiman (Mini toolbar). Pikavalikon ja usein myös pikavalikoiman saat esiin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi objektia. Pikavalikko ja -valikoima ovat keskeisiä ohjelman työkaluja, opettele niiden käyttö. Osoitin Aktiivinen tekstikehys, paikkamerkki Kuva 23 Pikavalikoima ja pikavalikko Hiiren kakkospainikkeella saat esiin pikavalikoiman (ylempi painikerivi) ja pikavalikon (pudotusvalikko). Pikavalikko sisältää valitun objektin käsittelytyökaluja. Pikavalikoima taas sisältää tekstimuotoiluissa tarvittavia perustyökaluja. Osoittaessasi jotain valittua tekstikokonaisuutta näkyy pikavalikoima läpikuultavana ja voit napsauttaa siitä muotoilun voimaan. Microsoft PowerPoint

31 Näkymät Normaali (Normal) -näkymä Oletuksena PowerPoint käynnistyy Normaali (Normal) -näkymään, se on tarkoitettu esityksen tarkasteluun ja tuottamiseen. Näkymässä näet suunnilleen sen, miltä esitys näyttää tulostettaessa. Normaali (Normal) -näkymässä näet koko esityksen vierittämällä näyttöä. Viivain otettu esiin Viivain (Ruler) -valinnalla Vieritysruutu Diat (Slides) -luettelo Diat (Slides) -ruutu Paikkamerkki Rullausjana Kuva 24 Normaali (Normal) - näkymä Näkymään palaat napsauttamalla tilarivillä olevaa Normaali (Normal) -painiketta. Kalvoja selaat napsauttamalla Diat (Slides) -luettelossa kalvoa tai Dia-ruudussa rullausjanan vieritysruutua rullaamalla. Paikkamerkit osoittavat käytössä olevan diarakenteen ja napsauttamalla kohdistimen merkkiin voit kirjoittaa kyseiselle tasolle tarkoitetun asiasisällön. Valitun (aktiivisen) paikkamerkin poistaat Del-näppäimellä. Sisällön poistat valitsemalla tekstin (objektin) ja painamalla Del-näppäintä. Näkymässä voit käyttää kalvojen tuottamisen apuvälineenä viivainta. Viivaimen saat esiin valitsemalla voimaan Viivain (Ruler) -asetuksen. Välilehdellä voit asettaa avuksesi myös magneettiset tartuntapisteet asettamalla voimaan Ruudukko (Gridlines) -asetuksen. Microsoft PowerPoint

32 Kalvojen lisääminen Kalvon lisääminen esitykseen tapahtuu helposti Normaali (Normal) -näkymässä. Kalvon haluamallasi rakenteella lisäät esitykseen Aloitus (Home) -välilehden Uusi dia (New Slide) -painikkeella esiin tulevasta valikoimasta napsauttamalla kyseisen rakenteen painiketta. Osan ylätunniste diarakenne Vain otsikko (paikkamerkki) Kaksipalstainen diarakenne Otsikollinen kuva Kuva 25 Uusi dia (New Slide) - valikoima Valikoimassa on valittavissa useita diarakenteita. Kun teet aloituskalvoa, valitse Otsikkodia (Title Slide). Tehdessäsi peruskalvoa kirjoitetulla sisällöllä voit tehdä Otsikko ja sisältö (Title and Content) -valinnan. Tyhjän (perustyylin mukainen tausta) kuville ja piirroksille sopivan kalvon luot Tyhjä (Blank) -valinnalla. Uusi kalvo syntyy vallitun kalvon alapuolelle (kuvassa viimeiseksi), voit tosin vaihtaa kalvojen järjestystä hiirellä vetämällä. Dian rakenteen voit muuttaa myöhemmin Aloitus (Home) -välilehden Asettelu (Layout) -painikkeella esiin tulevasta valikoimasta. Valikoima on sama kuin yllä olevassa kuvassa Uusi dia (New Slide) -painikkeella esiin tuleva ja rakenteen vaihdat napsauttamalla kyseisen rakenteen painiketta Dian suunnan muuttaminen vaakasuuntaisesta pystysuuntaiseksi onnistuu Rakenne (Design) -välilehdellä Dian suunta (Slide Orientation) -pudotusvalikosta vaihtamalla Vaaka (Landscape) -asetus Pysty (Portrait) -asetukseen.! Kalvojen selaaminen näppäimistön avulla Viimeiseen kalvoon pääset End-näppäimellä. Esityksen alkuun pääset Home-näppäimellä. Seuraavaan kalvoon pääset Page Down -näppäimellä. Edellisen kalvoon pääset Page Up -näppäimellä. Microsoft PowerPoint

33 Kalvojen poistaminen Valitun kalvon tai useamman poistat Diat (Slides) -luettelosta painamalla näppäimistön Del-näppäintä tai valitsemalla pikavalikosta Poista dia (Delete Slide) -komennon. Sivun asetukset -valintaikkuna Valintaikkunaan pääset Rakenne (Design) -välilehden Sivun asetukset (Page Setup) -ryhmän Sivun asetukset (Page Setup) -painikkeella. Ikkunan avulla voit määrittää sivun ulkonäköön vaikuttavia asetuksia, kuten sivun koon ja tulostussuunnan. Dian tulostussuunta Tiivistelmä- ja muistiinpanosivun tulostussuunta Kuva 26 Sivun asetukset (Page Setup) - valintaikkuna Valintaikkunassa pääset muokkaamaan kalvojen tulostusasetuksia. Dian esitystapa (Slides sized for) -pikavalikosta löydät valmiina koot 35 mm:n diat (35mm slides) A4 arkille ja kuvassa näkyvä Näytössä katseltava esitys (16:9) (On-screen Show (16:9)) -esitys. Leveys (Width) ja Korkeus (Height) -askelluspainikkeilla voit muuttaa tulostusarkin kokoa portaattomasti. Microsoft PowerPoint

34 Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Muistiinpanosivu (Notes Page) -näkymä Muistiinpanot (Notes Page) -näkymä on tarkoitettu esityksen pitäjän omille muistiinpanoille. Tällöin näyttölaitteita on usein kaksi, toisessa näkyy esitys ja toisessa muistiinpanot. Muistiinpanot voivat olla esittäjällä myös tulosteena. Muistiinpanot (Notes Page) -näkymään pääset Näytä (View) -välilehden Esitysnäkymät (Presentation Views) -ryhmän Muistiinpanosivu (Notes Page) -painikkeella. Muistiinpanoruutu Kuva 27 Muistiinpanoruutu ja muistiinpanonäkymä Lyhyet muistiinpanot kannattaa kirjoittaa Normaali (Normal) -näkymässä muistiinpanoruutuun. Tarvitessasi pidemmät muistiinpanot voit kirjoittaa ne Muistiinpanosivu (Notes Page) -näkymässä arkin alaosassa olevaan muistiinpanotilaan. Microsoft PowerPoint

35 Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Outline (Jäsennys)-näkymä Jäsennys (Outline) -näkymä on tarkoitettu esityksen jäsentämiseen. Jäsentäminen tarkoittaa tietojen siirtämistä loogiseen järjestykseen. Näkymässä käsittelet tehokkaimmin kalvoja, kappaleita ja niiden alikappaleita. Jäsennyksen aikana epäolennaisen voit piilottaa kaksoisnapsauttamalla kalvon kuvaketta, näin on helppo järjestää keskeiset asiat. Jäsentäminen ja järjestäminen tapahtuvat vetämällä. Kalvon kuvake Kuva 28 Jäsennys (Outline) - näkymä Näkymään pääset napsauttamalla Jäsennys (Outline) -painiketta. Tässä näkymässä on helppo jäsentää ja järjestää esitystä. Microsoft PowerPoint

36 Työskentely Jäsennys-näkymässä Jäsennys (Outline) -näkymässä voit tehdä hiirellä seuraavia jäsennystoimia: Kalvon kuvaketta napsauttamalla aktivoit koko kalvon sisällön. Kaksoisnapsauttamalla kalvon kuvaketta piilotat kalvon sisällön. Jos sisältö on piilotettu, saat sen esiin kaksoisnapsauttamalla. Kalvon tai kappaleen kuvaketta (luettelomerkkiä) vetämällä voit siirtää otsikon uuteen kohtaan, muuttaa objektien järjestystä. Kalvon tai kappaleen kuvaketta vasemmalle tai oikealle vetämällä voit siirtää sisällön uudelle otsikon jäsennystasolle. Näkymässä voit näppäimistön avulla tehdä seuraavia jäsennystoimia: Kappaleen sisennystasoa voit muuttaa pienemmäksi napsauttamalla kohdistimen kappaleen eteen ja painamalla Sarkain-näppäintä. Kappaleen sisennystasoa voit suurentaa napsauttamalla kohdistimen kappaleen eteen ja painamalla Vaihto (Shift) + Sarkain -näppäinyhdistelmää. Microsoft PowerPoint

37 Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymä Kalvojen järjestyksen muuttaminen on helppoa tehdä Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä. Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymään pääset View (Näytä) -välilehden Dialajittelu (Slide Sorter) -painikkeella. Näkymässä käsittelet tehokkaimmin kokonaisia kalvoja. Järjestäminen tarkoittaa kalvojen siirtämistä loogiseen järjestykseen vetämällä. Kalvon pienkuva Kalvon sivunumero Kuva 29 Dialajittelu (Slide Sorter) - näkymä Näkymässä on helppo järjestää esityksen kalvoja, poistaa niitä ja ajastaa esitys sekä laatia animaatioita. Usean kalvon monivalinnan teet joko Vaihto (Shift) + napsauttamalla tai Ctrl + napsauttamalla. Kalvoja voit kopioida esityksen sisällä Ctrl + vetämällä. Vetäessäsi näet leveän pystyviivan joka liikkuu vetämisen suuntaan. Kun pystyviiva on oikeassa kohdassa, voit vapauttaa hiiren painikkeesta ja kopioidessa viimeksi Ctrlnäppäimestä. Aktiivisen kalvon poistat painamalla Delete-näppäintä. Microsoft PowerPoint

38 Kalvon piilottaminen Varmistaaksesi riittävän kalvomäärän voit tehdä muutaman ylimääräisen dian, jotka piilotat. Valitut diat piilotat Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä. Piilottaminen tapahtuu dian pikavalikon Piilota dia (Hide Slide) -komennolla. Esityksen aikana voit näyttää piilotetun kalvon valitsemalla sen käsiteltävän dian pikavalikon Siirry diaan (Go to Slide) -alivalikosta. Piilotetun dian tunnistat siitä, että sen nimi on kirjoitettu sulkujen sisään. Kuva 30 Kalvon pikavalikko Kalvon piilotat napsauttamalla pikavalikon viimeistä Piilota kalvo (Hide Slide) -komentoa. Kalvon voit poistaa napsauttamalla pikavalikon Poista kalvo (Delete Slide) -komentoa. Lukunäkymä (Reading View) PowerPoint 2013 ohjelmassa on uusi näkymä kalvojen selailuun, Lukunäkymä (Reading View). Kuva 31 Lukunäkymä (Reading View) - näkymä ja Valikko (Menu) - pudotusvalikko Näkymässä voit selailla valmiita kalvoja Edellinen (Previous) ja Seuraava (Next) -painikkeita napsauttamalla tai Valikko (Menu) -valikon komentojen avulla. Microsoft PowerPoint

39 Diaesitys (Slide Show) -näkymä Diaesitys (Slide Show) -näkymä on esityksen pitämiseen, kun näyttölaitteena on näyttö tai videotykki. Näkymässä siirryt kalvosta toiseen, korostat esitettäviä asioita ja käytät linkkejä. Lisätietoa esittämisestä saat e-kirjasta sivulta 16. Kuva 32 Tilarivin painikkeet Diaesitys (Slide Show) näkymään pääset napsauttamalla Diaesitys (Slide Show) -painiketta, painamalla F5-näppäintä tai napsauttamalla Diaesitys (Slide Show) -välilehden Alusta (From Beginning) -painiketta. Näillä keinoin esitys alkaa ensimmäisestä kalvosta. Diaesitys (Slide Show) -välilehdellä on myös Nykyisestä diasta (From Current Slide) -painike, jolla voit aloittaa työn alla olevasta, käsiteltävästä kalvosta. Nykyisestä diasta esitys alkaa myös painamalla Vaihto (Shift) + F5 -näppäinyhdistelmää. Mustan kalvon saat näkyviin näppäimistön b-näppäimellä ja esitykseen palaat b-näppäimellä. Korostus-valikko Esitys-valikko Esityspainikkeet Kuva 33 Esitystila Tässä näkymässä pidät esityksen, käytät korostusvalikon työkaluja korostaaksesi tärkeää tietoa ja siirryt kalvoissa eteen - taakse. Kun olet esityksessä, et näe tilariviä. Esityksen keskeytät Esc-näppäimellä tai Esitys-valikon Lopeta diaesitys (End Show) -komennolla. Microsoft PowerPoint

40 ! Kalvojen selaaminen esityksen aikana Viimeiseen kalvoon pääset End-näppäimellä. Esityksen alkuun pääset Home-näppäimellä. Seuraavaan kalvoon pääset Page Down -näppäimellä, alas tai oikealle näyttävällä nuoli-näppäimellä tai välilyönti-näppäimellä. Eteenpäin liikkuminen onnistuu myös napsautuksella. Edellisen kalvoon pääset Page Up -näppäimellä, ylös tai vasemmalle näyttävällä nuoli-näppäimellä. Haluamaasi kalvoon pääset Esitys-valikon Siirry diaan (Go to Slide) -komennolla. Microsoft PowerPoint

41 Tiedoston luominen Uusi esitys Uuden esityksen luot helposti näppäinyhdistelmällä Ctrl + N. Tällainen uusi esitys saa ulkoasunsa ohjelman oletusteemasta. Teema on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu; toistuvaa vakiotietoa ja muotoiluja sisältävä esityksen kokonaisuus. Teemat on tallennettu malleina ja oletusmalli vastaa käyttäjän asetuksissa annettuja määrityksiä. Mallien luomisesta, käyttöönotosta ja teemoista saat lisätietoa myöhemmin (sivu 85). Esityksen luot käyttäen valmista mallia, se tapahtuu napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -komentoa. Uusi (New) -valintaikkunasta voit valita mallin Office.com -palvelusta. Malleja luotuasi saat omasi käyttöön Henkilökohtaiset (Personal) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. PowerPointtia avatessasi käytät tyhjän esityksen pohjana perusmallia, joka on tallennettu kansioon: C:\Users\"K-tunnus \AppData\Roaming\Microsoft\Mallit Paluu ohjelmaikkunaan Kuva 34 Uusi (New) - valintaikkuna Löydät valintaikkunasta Office.com -palvelussa olevia malleja. Mallin voit avata napsauttamalla mallin laattaa. Oma malli tallennetaan yleensä käyttäjäprofiiliin tähän tarkoitukseen ohjelma-asennuksen aikana perustettuun oletuskansioon. Organisaation verkossa mallit pääsääntöisesti tallennetaan keskitetysti pääkäyttäjän asettamaan kohteeseen verkon palvelimelle. Mallin tallennusmuoto on PowerPoint-malli (PowerPoint Template) (tiedostotyypin tunniste POTX) tai Makrot salliva PowerPoint-malli (PowerPoint Macro-Enabled Template) (tunniste POTM). Microsoft PowerPoint

42 Tiedoston avaaminen Kuva 35 Tiedoston avaaminen ja Avaa (Open) - valintaikkuna! Kun avaat ohjelman, voit avata aiemmin luodun tiedoston Viimeisimmät (Recent) -ryhmän komentoriviä napsauttamalla tai Avaa Esitykset (Open Other Presentations) -komennolla. Avaa (Open) -valintaikkunan avulla etsit tiedostoa levyiltä napsauttamalla Tietokone (Computer) -painiketta ja sitten Selaa (Browse) -painiketta. Avaa (Open) -valintaikkunassa voit etsiä tiedostoa levyiltä selaamalla tai kirjoittamalla tiedoston nimen Haku (Search) -kenttään, haku alkaa välittömästi. Jos muistat tiedoston sijainnin, selaile levyjä. Levyn alla näet hakemistorakenteen. Puurakenteesta avaat haluamasi levyn ja kansion. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa (Open). Avaa (Open) -valintaikkunaa voit mukauttaa Järjestä (Organize) ja Lisää asetuksia (More options) -pudotusvalikkojen komennoilla. Voit avata tai tuoda eri tallennusmuotoista (RTF, ODP ja HTML) tietoa PowerPointiin. Avaaminen onnistuu edellisen kuvan valintaikkunassa kun vaihdat ensin Tiedostomuodoksi haluamasi. Etsi sitten kyseistä muotoa oleva tiedosto levyltä. Microsoft PowerPoint

43 Ohjelmasta toiseen siirtyminen Windows 8 on moniajoympäristö. Moniajo tarkoittaa sitä, että voit käyttää (ajaa) useaa ohjelmaa ja tiedostoa yhtaikaa. Esimerkiksi tulostat suurta tiedostoa tekstinkäsittelyohjelmasta ja työskentelet samalla taulukkolaskentaohjelmalla. Tehtäväpalkki on eräs tapa liikkua eri ohjelmien ja avoimien tiedostojen välillä. Nopeampi tapa liikkua työpöydällä ohjelmien välillä on Alt + Sarkain (Tabulator) -näppäinyhdistelmän käyttäminen - opettele siis se. Työpöydän kuvake Kuva 36 Liikkuminen avoimissa ohjelmissa Alt + Sarkain - näppäinyhdistelmällä Voit avata useita tietokoneohjelmia yhtaikaa. Asiakirjojen välillä liikut painamalla peukalolla alas Alt-näppäimen (pidä painettuna) ja painamalla etusormella Sarkain-näppäintä kunnes näet näytön keskiosan paletissa valittuna oikean tiedoston/ohjelman. Kun olet oikeassa kohdassa, vapauta peukalo Alt-näppäimeltä niin pääset kyseiseen ohjelmaan. Kuvan valintaikkuna jää näytölle kun painallat Ctrl + Alt + Sarkain (Tabulator)-näppäimiä. Sen jälkeen voit siirtyä ohjelmasta toiseen Sarkain (Tab) -näppäimellä. Pois ikkunasta pääset Esc-näppäimen painalluksella. Tiedoston sulkeminen!! Tiedostoikkunan voit sulkea Tiedosto (File) -valikon Sulje (Close) -komennolla tai painamalla Ctrl + F4 -näppäinyhdistelmää. Tiedostoikkunaa sulkemalla et lopeta ohjelmaa. Tallenna aina muuttunut tiedosto. Muista: Kun tallennat muuttuneen asiakirjan eli tiedoston Tallenna (Save) -painikkeella korvaat tällä uudella tiedostolla aiemmin talletetun tiedoston. Voit myös sulkea tiedoston tallentamatta sitä. Sulkeminen tallentamatta palauttaa tiedostoon aiemman tilanteen. Jätä siis tallentamatta tiedosto vain, jos olet tehnyt edellisen tallentamisen jälkeen virhetoimintoja ja haluat palata alkutilanteeseen. Tässäkin tilanteessa suosittelen sinua varmuudeksi tallentamaan aikaansaadun tiedoston uudella nimellä kansioon jossa alkuperäinen tiedosto sijaitsee. Jos huomaat alkuperäistä käsitellessäsi, että jotain oikein tekemääsi ei löydy tästä tiedostosta, voit hakea sen Kopioi - Liitä -toiminnolla varmistustallennetusta tiedostosta. Microsoft PowerPoint

44 Tulostus! PowerPoint esityksen tulostaminen siististi paperiarkille aseteltuna on helppoa, ei kuitenkaan sellaisenaan suositeltavaa. Tee kalvojen tulostaminen vain, kun sinulla on tulostimessa muovikalvoja tai käytössäsi on diatulostin. Paperille kalvoista kannattaa tulostaa toisinaan pienkuvakokoelma esimerkiksi oman esityksen muistiinpanoilla varustettuna. Määritä ennen tulostamista sivun asetukset (lisätietoa sivu 45). Esikatselu (Print Preview)! PowerPoint on niin sanottu WYSIWYG -ohjelma, eli näet mitä saat ideologian tulisi toteutua tulostettaessa. Kuvaruudulla näkyvä ei aina tulostu paperille samanlaisena. Tulostamisen helpottamiseksi ohjelmassa on Esikatselu (Preview) -toiminto. Esikatselussa voit vielä muokata esityksen ulkoasua ennen tulostamista. Esikatseluikkunan näet Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikossa. Kuva 37 Tulosta (Print) - valintaikkunan esikatseluruutu Tulostus (Print) -alivalikko ja siinä tehtävät tärkeimmät asetukset eli valinnat. Ikkunassa oikealla on esikatseluruutu. Microsoft PowerPoint

45 Tulostus (Print) Tulostamaan pääset napsauttamalla Tiedosto (File) -valikosta Tulosta (Print) -alivalikon Tulosta (Print) -painiketta. Kuva 38 Tulostus ja tulostusasetukset Kuvassa näet Tulostus (Print) -alivalikon ja siinä tehtävät tärkeimmät asetukset eli valinnat. Valintaikkunassa valitset oikean tulostimen (Printer), kirjoitat halutun tulostussivumäärän (Copies) ja haluamasi sivut (Pages). Osatulostetta halutessasi kirjoita Sivut (Pages) -kenttään 1 tulostaessasi sivua yksi. Kirjoita Sivut (Pages) -kenttään 1 ja oikealla olevaan kenttään 3 tulostaessasi kaikki sivut yhdestä aina kolmeen. Tulostat napsauttamalla Tulosta (Print) -painiketta. Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -linkistä pääset tulostimen tarkempiin ominaisuuksiin (lisätietoa sivulla 46). Sivun asetukset (Page Setup) -painikkeella pääset tarkempiin sivun asetuksiin.! Muista Pikatulosta (Quick Print) -painiketta tai komentoa käyttäessäsi, että tällä toiminnolla tulostuu koko asiakirjasi (kaikki sivut) oletustulostimella. Microsoft PowerPoint

46 Tulostimen ominaisuudet Esikatselukuva Kuva 39 Asettelu (Page Setup) - välilehti Välilehdellä voit vaihtaa tulostustarkkuutta (Print quality), värirulosteen (Color) tai sivun tulostussuunnan (Orientation) (Portrait - pystysivu ja Landscape - vaakasivu). Välilehdellä Paperin lähde (Paper Source) -asetus on asetettu automaattiseksi. Tulostuslaadun Tulostuslaatu (Print quality) -asetukseksi on valittu 600 dpi. Väri (Color) -kohdan asetuksena on Väri (Color), näin tulostuu värillisiä sivuja. Suora tulostus Tulostuslaadun valinta Kuva 40 Lisäasetukset (Advanced) - välilehti Advanced (Lisäasetukset) -välilehdellä teet tulostimen asetuksiin hienosäätöä ja päätät montako samaa sivua tulostuu. Microsoft PowerPoint

47 Tulostuksen asetukset Tulostusasetuksiin voit vaikuttaa Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Yleiset asetukset Tämän esityksen asetukset Kuva 41 PowerPointin asetukset ( PowerPoint Options) - valintaikkuna Valintaikkunan Lisäasetukset (Advanced) -välilehdellä voit määrittää tulostuksen tarkemmin. Kuvassa näet oletusasetukset joita ei usein tarvitse muuttaa. Microsoft PowerPoint

48 Tallennus (Save) Sinun kannattaa tallentaa tekemäsi esitys aina sähköiseen muotoon. Aiemmin tehtyä esitystä tarvitset mitä ilmeisimmin myöhemmin. Tallennettua tiedostoa voit käyttää uudestaan pohjana jossain muussa vastaavan sisällön omaavassa esityksessä. Näin toimien vähennät työmääräsi huomattavasti. Kotona tallennus tapahtuu usein paikalliselle kiintolevylle (C:). Yrityksissä ja muissa organisaatioissa tallennus tapahtuu pääkäyttäjän tähän tarkoitukseen luomalle verkkolevylle (usein K: tai H: -asema). Tallennat napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Tallenna (Save) -komentoa tai pikatyökalurivin Tallenna (Save) -painiketta. Tallentaminen onnistuu myös painamalla Ctrl + s -näppäinyhdistelmää. Kuva 42 Tallenna nimellä (Save As) - valintaikkuna Ensimmäistä kertaa tallentaessasi ohjelma kysyy tiedostolle nimeä. Tallenna esitys oman Tietokoneen hakemistorakenteessa sopivalle levylle sellaiseen kansioon jonka nimi on aihealuetta kuvaava. Anna tiedostolle sisältöä kuvaava looginen nimi. Näin toimien löydät esityksen myöhemminkin helposti.!! Seuraavalla kerralla napsauttaessasi Tallenna (Save) -painiketta tallentuvat tiedostoon tehdyt muutokset aiemmin antamallasi nimellä kansioon johon sen alun alkaen tallensit. Näin korvaat aiemman samannimisen tiedoston alkuperäisessä sijainnissaan eli saatat tiedostoon tehdyt muutokset voimaan (päivität ajantasalle). Tallennusmuoto on PowerPoint-esitys (PowerPoint Presentation) ja tiedoston tarkenne on PPTX. Tähän muotoon sinun kannattaa tallentaa kaikki esityksesi aina. PowerPoint-esitys (PowerPoint Presentation) tallennusmuotoista tiedostoa on helppo muokata ja tarvittaessa tallentaa se sitten muihin tallennusmuotoihin. Samassa kansiossa ei voi olla kahta samannimistä tiedostoa. Microsoft PowerPoint

49 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Avatessasi aiemmin luodun esityksen malliksi (pohjaksi) uudelle esityksellesi haluat varmasti tallentaa tiedoston uuteen sijaintiinsa uudella nimellä. Power- Pointin Tiedosto (File) -valikon Tallenna nimellä (Save As) -komennolla teet sen helposti. Kuva 43 Mukautettu Tallenna nimellä (Save As) - valintaikkuna Kuvassa on korostettu tärkeitä tallennusasetuksia, huomioi ne. Etsi tiedostolle sopiva levyasema ja sieltä sopiva kansio, sijainti. Ellei kansiota ole, perusta se napsauttamalla Uusi kansio (New Folder) -painiketta. Anna kansiolle looginen nimi. Anna tiedostolle esityksen aihetta kuvaava nimi ja valitse sopiva tallennusmuoto (Save as type). Lisää ohjelman oletustallennusmuodon muuttamisesta kerrotaan sivulla 177.!! Tallentaessasi aiemman tiedoston uudella nimellä säilyy aiemmin tallennettu alkuperäisessä sijainnissaan ilman muutoksia. Tallentaessasi esitystä jossa on aliohjelmia (makroja tai VBA-koodia), tulee tiedosto tallentaa muotoon PowerPoint-esitys (makrot käytössä) (PowerPoint Macro-Enabled Presentation). Tällaisen tiedoston tarkenne on PPTM. Jos tallennat esityksen makroja sisältävänä mallina, tulee esityksen tallennusmuodon olla Makrot salliva PowerPoint-malli (PowerPoint Macro-Enabled Template). Tällöin tiedoston tarkenne on POTM. Microsoft PowerPoint

50 Tallennus PowerPoint-diaesitykseksi Harjoitustiedosto: Esitys.pptx PowerPointissa voit tallentaa esityksen suoraan esitystilassa aukeavana. Tällaisen esityksen etu se että esitystä pitäessäsi sinun ei tarvitse hallita lainkaan PowerPoint käyttöä. Huono puoli esitysmuodolle on se, että esityksen pitäminen vaatii esityslaitteeseen asennetun PowerPoint-ohjelman. Kuva 44 Tallennus esitysmuotoon Esitysmuotoon tallentaessasi sinun on valittava tiedostolle PowerPoint-diaesitys (PowerPoint Show) -tallennusmuoto. Valitse sitten tiedostolle sijoituspaikka, kansio josta sen helposti löydät. Anna tiedostolle esityksen aihetta kuvaava nimi, tässä Esitys-PowerPointilla. Napsauta lopuksi Tallenna (Save) -painiketta.!! Tallennus tapahtui PowerPoint-diaesitys (PowerPoint Show) -muotoon ja tiedoston pääte on PPSX. Voit avata kyseisen tiedoston kansiosta kaksoisnapsauttamalla tiedoston kuvaketta, näin saat esityksen suoraan käyntiin jos laitteeseen on asennettu PowerPoint. PowerPoint-diaesitys -muotoon tallentamaasi esitystä pääset muokkaamaan kun napsautat tiedostokuvakkeen pikavalikosta Avaa (Open) -komentoa. Voit myös avata tiedoston PowerPoint-ohjelmasta Tiedosto (File) -valikon Avaa (Open) -komennolla. Microsoft PowerPoint

51 Tallennus CD-paketiksi Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Koskaan et tiedä mitä ohjelmia ja niiden versioita esityksesi tilaajan tiloissa on käytössä. PowerPointissa on mahdollista tallentaa esityskelpoinen esitys kansioon, jonka voit myöhemmin polttaa CD- tai DVD-levylle tai kopioida muistitikulle. Tällaisen esityksen hyvänä puolena on se, ettet tarvitse esitystä pitäessäsi lainkaan maksullista PowerPoint-ohjelmaa.! Ilmainen PowerPoint Viewer -ohjelma kannattaa asentaa tilaajan esitystilan laitteeseen etukäteen. Pyydä siis tilaajaa ja siellä tietohallintoyksikköä tekemään asennuksen ennen esityspäivää, sillä sinulla ei todennäköisesti ole laitteella ja tilaajan verkossa asennusoikeutta. Kuva 45 CD- pakettiesittely ( Package Presentation for CD) - välilehti Napsauta aluksi Tiedosto (File) -valikon Vie (Export) -alivalikon CD-pakettiesittely (Package Presentation for CD) -painiketta.napsauta esiin tulevasta toimintoikkunasta CD-paketti (Package for CD) -painiketta luodaksesi esityspaketin. Microsoft PowerPoint

52 Kansion nimi Poltto CD-levylle Kuva 46 CD- paketti ( Package for CD) - valintaikkuna Napsauta valintaikkunassa Asetukset (Options) -painiketta. Kirjasinten upotus Kuva 47 Asetukset ( Options) - valintaikkuna Napsauta valintaikkunassa voimaan asetus Upotetut TrueType-fontit (Embedded TrueType fonts). Napsauta sitten OK-painiketta. Napsauta esiin tulevassa (edellinen kuva) valintaikkunassa Kopioi kansioon (Copy to Folder) -painiketta. Tallennuskansion polku Kuva 48 Kopioiminen kansioon ( Copy to Folder) - painiketta Napsauta Selaa (Browse) -painiketta. Etsi esiin tulevan valintaikkunan avulla esityksellesi sopiva tallennuskansio ja valitse se. Napsauta molemmissa ikkunoissa OK-painiketta. Microsoft PowerPoint

53 Kuva 49 Ilmoitusikkuna Saatat saada ilmoituksen siitä, että olet linkittänyt esitykseesi muita tiedostoja. Hyväksy ilmoitus Kyllä (Yes) -painikkeella. Saatat saada muitakin ilmoituksia, esimerkiksi siitä että olet lisännyt esitykseesi kommentteja tai makroja. Hyväksy kaikki ilmoitukset Jatka (Continue) -painikkeella. Polta suoraan CD-levylle Kuva 50 CD- paketti ( Package for CD) - valintaikkuna Sulje viimeinen valintaikkuna napsauttamalla Sulje (Close) -painiketta. Nyt määräämässäsi kansiossa on itsenäinen esitys ja kaikki siihen liittyvät tiedostot. Voit polttaa kansion CD-levylle, kopioida sen muistitikulle tai lähettää illa ja pitää esityksen, vaikka esityksen tilaajan laitteelle ei olisi asennettuna PowerPoint-ohjelmaa, kunhan PowerPoint Viewer ohjelma on. Microsoft PowerPoint

54 Tallennus RTF- ja PDF-muotoon Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Koskaan et tiedä mitä ohjelmia ja niiden versioita esityksesi tilaaja käyttää. PowerPointilla on mahdollista tallentaa moneen eri tallennusmuotoon. Käyttökelpoisimmat tallennusmuodot ovat RTF ja PDF. Tallennus tapahtuu Tiedosto (File) -valikon Tallenna nimellä (Save As) -komennolla esiin tulevan valintaikkunassa. Kuva 51 Tallennus jäsennys- tai PDF- muotoon Tiedosto (File) -valikon Tallenna nimellä (Save As) -komennolla esiin tulevan valintaikkunan Muoto (Save as type) -pudotusvalikossa on kaikki ne muodot joihin voit tallentaa. Valitse sopiva ja paina OK-painiketta. Microsoft PowerPoint

55 Tallennus kuvatiedostoon Harjoitustiedosto: Polkupyörä.pptx PowerPointista voit tallentaa kalvon useaan kuvamuotoon, esimerkiksi PNG, BMP, GIF, TIFF, WMF, EMF ja JPEG -muotoihin. Napsauta Tiedosto (File) -valikon Tallenna nimellä (Save As) -komentoa. Kuva 52 Tallenna nimellä (Save As) kuvamuodot Valitse valintaikkunassa tallennustyyppi Muoto (Save as type) -pudotusvalikosta. Napsautettuasi Tallenna (Save) -painiketta ohjelma kysyy Mitkä diat haluat viedä (Which slides do you want to export), valitse joko Kaikki diat (All Slides) tai Vain tämän yhden (Just this one) tarpeidesi mukaan. Microsoft PowerPoint

56 Sisällön tuottaminen Esitysgrafiikkaohjelmassa syötät esitykseen tekstiä näppäimistöltä. Voit myös tuoda tekstiä kopioimalla toisista ohjelmista tai aiemmista PowerPoint-tiedostoista. Sen lisäksi voit avata valmiita tekstiasiakirjoja ja tallentaa ne Power- Point-muotoon. Voit myös tuoda esitykseen tekstiä skannaamalla sitä paperilta. Skannaus vaatii maksullisen tekstintunnistusohjelman hankkimista, asentamista ja käytön opiskelua. Tärkeää kirjoitettaessa!!!! Erikoismerkit Sana on kahden välilyönnin väli. Virke on kahden pisteen väli. Kappale taas on kahden kappaleenvaihdon, Enter-painalluksen väli. Älä tee esitykseen ylimääräisiä välilyöntejä, sarkain- tai Enter-painalluksia. Kappaletta et saa aloittaa välilyönnillä tai sarkainpainalluksella. Kappale alkaa aina sisennysasetuksen kohdalta (viivaimella vasemmalla olevat kolmiot). Riviä et saa päättää Enter-painallukseen. Rivin päättyessä jatkat kirjoittamista normaalisti, Word kyllä rivittää tekstin automaattisesti. Enter-painallus vaihtaa kappaletta. Tekstin sarkainkohdat määrität tekemällä sarkainasetuksen vaakaviivaimelle. Tekstin tasaat sarkainkohtiin Sarkain-näppäimellä. Kirjoittaessasi tarvitset usein erikoismerkkejä, Merkin nimi Merkki Merkin tuotat näppäimillä Miu Mau Alt Gr + 2 Dollari -merkki $ Alt Gr + 4 Punta -merkki Alt Gr + 3 Takakenoviiva \ Alt Gr + + (plusmerkki) Tilde ~ Alt Gr +.. (kaksi pistettä painike) Copyright -merkki Ctrl + Alt + c Tavaramerkki Ctrl + Alt + t Alaindeksi H2O Ctrl + Vaihto (Shift) + 0 (nolla) Taso palautuu takaisin samoilla näppäimillä Yläindeksi m 3 Ctrl + + (plusmerkki) Taso palautuu takaisin samoilla näppäimillä Taulukko 1 Yleisimmät erikoismerkit ja miten ne tuotetaan Useat erikoismerkit voit tuottaa kirjoittamalla, kunhan muistat ulkoa näppäinoikotien. Osa taulukon merkeistä on myös merkitty näppäimistöön näppäimen oikeaan alakulmaan. Microsoft PowerPoint

57 Merkistö (Character Map) Erikoismerkkejä löydät Windows-käyttöjärjestelmän Merkistö (Character Map) -apuohjelmasta. Merkistö (Character Map) -ohjelmasta tuot merkkejä millä hyvänsä ohjelmalla laadittuun asiakirjaan Kopioi - Liitä -periaatteella. Merkistö (Character Map) -apuohjelman löydät kirjoittamalla Aloitus (Start) -valikossa Merkistö (Character Map) -termi ja sitten napsauttamalla hakutuloksessa kyseistä laattaa. 1 - Fontin valinta 2 - Merkin valinta 3 - Napsauta 4 - Napsauta Kuva 53 Merkistö (Character Map) - apuohjelma Windows-käyttöjärjestelmän Merkistö (Character Map) -apuohjelma on erinomainen väline, jolla saat erikoismerkit mihin hyvänsä ohjelmaan. Suorita ensin kuvan vaiheet numeroidussa järjestyksessä. Siirry sitten ohjelmaan johon haluat merkin. Aseta osoitin kohtaan johon merkin haluat ja napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäinyhdistelmää. Tehtävä Office-ohjelmissa on oma merkistö, joka vastaa melko tarkalleen Windowsin merkistöä, etsi se ja tutustu ohjelmaan. Microsoft PowerPoint

58 Luettelomerkit PowerPoint-esityksen kalvojen sisältö paikkamerkissä, kappale aloitetaan automaattisesti luettelomerkein. Merkkien ulkonäkö periytyy käytettävästä teemasta (perustyylistä) ja eri otsikkotasoilla käytetään melko usein eri luettelomerkkiä - ranskalainen viiva, ruutu, ympyrä, kolmio, tms. Luetteloksi aikomistasi kappaleista voit tehdä luettelon Luettelomerkit (Bullets) tai Numerointi (Numbering) -painikkeilla. Luettelomerkit teet siten että aluksi valitset kyseiset tekstikappaleet ja seuraavaksi napsautat Luettelomerkit (Bullets) tai Numerointi (Numbering) -painiketta. Voit myös aloittaa luettelon napsauttamalla ensin painiketta. Kirjoita sitten sisältö ja paina Enter-näppäintä. Näin luettelo jatkuu paikkamerkin loppuun. Luettelomerkit Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Kuva 54 Luettelomerkin valinta Kuvan luettelokappaleissa on käytetty Luettelomerkit (Bullets) -asetusta. Luettelomerkit periytyvät kayttämästäsi teemasta, mutta voit ne halutessasi vaihtaa Luettelomerkit (Bullets) painikkeen pudotusvalikosta. Kun kirjoitat monitasoista luetteloa ja haluat sisentää tekstiä alemmalle tasolle toimi kuvan ohjeen mukaan. Nostaessasi uuden kappaleen luettelotason takaisin ylemmälle tasolle paina Vaihto (Shift) + Sarkain (Tabulator) -näppäimiä. Microsoft PowerPoint

59 Numeroidut luettelomerkit Kuva 55 Numeroidun luettelomerkin valinta Kuvan luettelokappaleissa on käytetty Numeroitu (Numbering) -asetusta. Numeroidut luettelomerkit periytyvät kayttämästäsi teemasta, mutta voit ne halutessasi vaihtaa Numeroitu (Numbering) -painikkeen pudotusvalikosta. Kun kirjoitat monitasoista numeroitua luetteloa ja haluat sisentää tekstiä alemmalle tasolle paina Enter-painalluksen jälkeen Tabulaattori-näppäintä. Nostaessasi luettelotasoa paina Vaihto (Shift) + Tabulator (Sarkain) -näppäimiä. Kohdan kaksi alapuolella olevaa kappaletta on sisennetty seuraavalle, alemmalle otsikkotasolle. Uuden tason numerointi alkaa numerolla yksi. Luettelomerkkien ja numeroinnin vaihtaminen Valitse ensin kappale ja napsauta sitten Luettelomerkit (Bullets) -valikoimasta sopivaa merkkiä. Kappaleen numerointitavan voit vaihtaa Numerointi (Numbering) -valikoimasta. Microsoft PowerPoint

60 Tekstin valitseminen Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Tekstiä voit valita eli aktivoida joko hiirellä tai näppäimistöllä. Tässä käsitellään hiirellä tapahtuvia valintatapoja. Merkin ja merkkijonon valitseminen Tekstikehys, paikkamerkki Kuva 56 Merkin valitseminen Merkin tai merkkijonon valitset vetämällä tekstiosoitinta merkkien ylitse. Sanan valitseminen Tekstikehys, paikkamerkki Kuva 57 Sanan valitseminen Sana on kahden välilyönnin väli ja sanan valitset kaksoisnapsauttamalla sitä tai vetämällä sen yli. Luettelokappaleen valitseminen Tekstikehys, paikkamerkki Kuva 58 Kappaleen valitseminen Kappale on kahden Enter-painalluksen väli. Kappaleen valitset kolmoisnapsauttamalla kappaletta. Microsoft PowerPoint

61 Luettelokappaleen ja alikappaleiden valitseminen Kuva 59 Pää- ja alikappaleiden valinta Kappaleen ja kaikki sen alikappaleet voit valita napsauttamalla osoittimella ylemmän tason kappaleen luettelomerkkiä. Koko esityksen valitseminen Esityksen valitset helpoiten Dialajittelut (Slide Sorter) -näkymässä (sivu 37) painamalla Ctrl + a -näppäinyhdistelmää. Paikkamerkin varjostus Kun haluat korostaa paikkamerkkiä, esimerkiksi esitykseen mukaan otettavaa esimerkkiä, voit varjostaa kyseisen paikkamerkin. Varjostamisen teet seuraavasti. Valitse ensin paikkamerkki napsauttamalla sen reunaviivaa. Lisää sopiva väri varjostukseksi Aloitus (Home) -välilehden Piirto (Drawing) -ryhmän Muodon täyttö (Shape Fill) -valikoimasta. Microsoft PowerPoint

62 Lisäystila Harjoitustiedosto: Esitys.pptx - viimeinen kalvo Syöttäessäsi tekstiä diaan teet sen lisäystilassa. Lisäystilassa kahden tekstikokonaisuuden väliin kirjoittaminen työntää edellään kursorin oikealla puolella olevaa merkkikokonaisuutta. Lisäystila toimii kaikissa ohjelman näkymissä paitsi esitystilassa. Kirjoita seuraava kappale. Kuva 60 Virkettä korjattu lisäystilassa Napsauta kursori vilkkumaan sanan Juhannuksen edelle ja kirjoita sana koko ja yksi välilyönti. Huomaat että kyseinen sana syntyy merkkijonon väliin siten että loppuosa merkkijonosta siirtyy edellä. Tekstin poistaminen ja korvaaminen Valitun tekstin voit poistaa painamalla Poisto (Backspace) tai Del -näppäintä. Teksti poistuu alkuperäisestä paikastaan kun leikkaat sen leikepöydälle. Valitun tekstin korvaat myös joko kirjoittamalla valitun tekstin tilalle korvaavan merkkijonon tai liität kyseiseen kohtaan leikepöydällä olevan tekstin. Esityksestä poistat valitun kalvon Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä Delnäppäimen painalluksella. Teksti poistuu myös kun poistat kalvolta paikkamerkin Del-näppäimellä. Microsoft PowerPoint

63 Ylä- ja alatunnisteen luominen Ylä- ja alatunnisteeseen tulee lisätä se tieto jonka haluat toistuvan esityksen kaikissa näkyvissä kalvoissa. Tee tunnisteisiin kaikilla sivuilla toistuva tieto kuten päivämäärä, sivunumero ja oma nimesi. Päivittyvä päivämäärä Dian juokseva sivunumero Alatunnisteen kiinteä teksti Tunnisteita ei näytetä otsikkodiassa Kuva 61 Ylä- ja alatunniste (Header and Footer) - valintaikkuna Siirryt ylä- ja alatunnisteen määrittelyyn Lisää (Insert) -välilehden Ylä- ja alatunniste (Header & Footer) -painikkeella.tee Ylä- ja alatunniste (Header & Footer) -valintaikkunassa kuvaan merkityt valinnat. Aseta voimaan myös valinta Älä näytä otsikkodiassa (Don t show on title slide). Tällä asetuksella luot kaikille esityksen kalvoille, paitsi otsikkodioille, samanlaisena toistuvan ylä- ja alatunnisteen, kunhan muistat napsauttaa vielä Käytä kaikissa (Apply to All) -painiketta. Aloittavan kalvon, otsikkodian numeroksi tulee asettaa nolla. Napsauta Rakenne (Design) -välilehden Sivun asetukset (Page Setup) -painiketta. Kuvaruudulla katseltava esitys Kuva 62 Dianumeron aloitus nollasta Korjaa Diojen aloitusnumero (Number slides from) -kohtaan arvoksi nolla. Ylä- ja alatunnisteen paikkamerkkejä voit siirtää, muokata tai käsitellä perustyylissä, älä siirrä tai poista näitä paikkamerkkejä yksittäisissä kalvoissa. Microsoft PowerPoint

64 Oikeinkirjoitus! Tavutus! Kieliasun tarkistus on PowerPoint-asetuksissa oletuksena määritetty automaattiseksi. Kun kirjoitat tekstiä, ilmaistaan kirjoitusvirheet punaisella alleviivauksella. Sinun ei tule poistaa tai korvata oikein kirjoitettua tekstiä, ei ainoaakaan oikeaa merkkiä. Korjaa esityksessä olevat kirjoitusvirheet Oikeinkirjoitus (Spelling) -toiminnolla. Suomenkielisenä asennetussa PowerPointissa kieliasun tarkistus toimii kohtuullisesti. Sanasto ei sisällä kuitenkaan kaikkia suomenkielen sanoja. Voitkin lisätä puuttuvia sanoja sanakirjaan. PowerPointissa ei ole automaattista tavutusta koska tavutusta käytetään esityksissä harvoin, vältä sinäkin tavuttamasta. Tarvitessasi tavutusta sinun on kirjoitettava tavumerkki. Jos viet itse tavuttamaasi tekstiä muihin ohjelmiin ja/tai tiedostoihin kulkevat tavumerkit mukana. Ne harvoin osuvat uudessa esityksessä tai asiakirjassa tavutusalueelle, joten tavuviivat näkyvät ikävästi tulosteissa keskellä riviä. Tarkistus kirjoitettaessa Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Virheellinen sana Oikea, esitetty sana Kuva 63 Virheen pikavalikko Pikavalikossa on usein virheelliselle sanalle oikea vaihtoehto. Vaihda väärän sanan tilalle oikea napsauttamalla sanaa. Valikon komennoilla voit myös ohittaa virheen tai lisätä sanan sanastoon. Microsoft PowerPoint

65 Koko esityksen tarkistus Koko esityksen tarkistus kerralla on hyödyllinen tapa ja se on varmasti nopein tapa tarkastaa esitys. Voit etsiä mahdollisia kirjoitusvirheitä ja vahvistaa jokaisen korjauksen erikseen. Oikoluvun aloitat Tarkista (Review) -välilehden Tekstintarkistus (Proofing) -ryhmän Oikeinkirjoitus (Spelling) -painikkeella. Kielen vaihtaminen Kuva 64 Oikeinkirjoitus (Spelling) - valintaikkuna Valintaikkunan avulla voit korvata väärin kirjoitetun sanan monella tavalla: Ehdotukset (Suggestions) -listalla olevalla oikealla, valitulla sanalla ja painamalla sitten Muuta (Change) -painiketta. Voit korjata väärin kirjoitetun sanan kalvolla. Voit käyttää myös Muuta kaikki (Change All) -painiketta mutta tee se varoen ja harkiten. Office-ohjelmien suomenkielinen sanasto ei ole täydellinen. Kun kirjoittamasi sana on oikein kirjoitettu ja suomenkieltä, lisää sana sanakirjaan Lisää (Add) -painikkeella. Kuvan tilanteessa kirjoitetussa sanassa ei ole kirjoitusvirhettä. PowerPoint ei ymmärrä sanaa koska se on englanninkielinen. Ohita siis tämä kohta napsauttamalla Ohita (Ignore) -painiketta. Asetukset (Options) -painikkeella voit määrittää oikeinkirjoitus-toiminnon asetuksia. Microsoft PowerPoint

66 Oikeinkirjoituksen asetukset Oikeinkirjoituksen tarkistus auttaa esitystuotantoa ja toiminto on varsin monipuolinen. Oikoluvulle voit määrittää useita asetuksia. Asetuksiin pääset Tiedosto (File) -valikosta PowerPoint-asetukset (PowerPoint Options) -painikkeella. Asetukset löydät Tarkistustyökalut (Proofing) -välilehdellä. Kuva 65 Tarkistustyökalut (Proofing) - välilehti Valintaikkunassa voit tehdä perusasetukset. Automaattisen korjauksen asetukset (AutoCorrect Options) -painikkeella pääset asetusten tarkempaan määrittelyyn. Mukautetut sanastot (Custom Dictionaries) -painikkeella voit määrittää käyttöösi lisää sanakirjoja. Oletuksena on Custom.dic sanakirja, johon lisäämäsi sanat tallentuvat. Poista sanakirja Kuva 66 Mukautetut sanastot (Custom Dictionaries) - valintaikkuna Valintaikkunassa voit muokata sanakirjaan lisäämiäsi sanoja ja lisätä uusia sanakirjoja. Microsoft PowerPoint

67 Automaattisen korjauksen asetukset Voit nopeuttaa ja helpottaa esityksen kirjoittamista asettamalla haluamasi automaattiset korjaustoiminnot voimaan. Automaattinen korjaus -toiminto tarkkailee kirjoittaessasi aikaansaamaasi ja korjaa automaattisesti jotkin kirjoitusvirheet. Tärkeimmät asetuksista löydät Automaattinen korjaus (AutoCorrect) -välilehdeltä. Automaattisen korjauksen asetuksia pääset muuttamaan Tiedosto (File) -pudotusvalikosta Asetukset (Options) -valintaikkunassa Tarkistustyökalut (Proofing) -välilehdellä napsauttamalla Automaattisen korjauksen asetukset (AutoCorrect Options) -painiketta. Automaattinen korjaus Automaattinne korjaus (AutoCorrect) -välilehdellä ovat asetukset joilla määräät PowerPointin automaattisesti korjaamaan sille opetettuja kirjoitusvirheitä. Opetetut korjaustoimet toimivat jos olet vahingossa kirjoittanut sanalle kaksi isoa alkukirjainta, virkkeen Caps Lock -näppäin päällä tai virkkeen ensimmäisen kirjaimen pienellä. Korvaa teksti kirjoitettaessa (Replace text as you type) -kohdassa on luettelo yleisistä kirjoitusvirheistä jotka ohjelma korjaa automaattisesti kun sinä teet virhesyötön. Toimintoa voit itse käyttää hyödyksi lisäämällä sanastoon omia korvaavia tekstejä. Tällaisia voivat olla nimesi, kotiosoitteesi tai organisaatiosi nimi. Harkitse käyttöä Itse määritetty korvausmääre Poista painike Kuva 67 AutoCorrect (Automaattinen korjaus) - välilehti Kuvaan on merkitty suositeltavia asetuksia. Muodosta omille nimikirjaimillesi Korvaa teksti kirjoitettaessa (Replace text as you type) -kohdassa yksinkertainen korvaava allekirjoitus. Kirjoita Etsittävä (Replace) -kenttään nimikirjaimesi ja Korvaava (With) -kenttään koko nimesi. Napsauta vielä Lisää (Add) -painiketta ja hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Microsoft PowerPoint

68 KJK Kari J Keinonen Kuva 68 Automaattisesti korjattu teksti Kirjoita PowerPoint-esitykseen nimikirjaimesi ja nimikirjainten jälkeen välilyönti. Nyt ohjelma vaihtaa nimikirjaintesi tilalle koko nimesi. Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat As You Type) -välilehdellä ovat asetukset joilla voit muokata esityksen automaattisia muotoiluja. Ei merkitystä suomenkielellä kirjoitettaessa Oletusarvoina voimassa Kuva 69 Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa ( AutoFormat As You Type) - välilehti Valintaikkunassa näet kehystettynä suositeltavat asetukset. Ota Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä (Internet and network paths with hyperlinks) -asetus pois jos kirjoitat vain tulostettavaksi aiottua esitystä, mutta jätä asetus muulloin voimaan. Minä poistan myös Yhdysmerkit ajatusviivalla (Hyphens with dash) -asetuksen.! Toiminnot (Actions) ja Matemaattisten merkkien automaattinen korjaus (Math AutoCorrect) -välilehtien asetuksia sinun ei kannata muuttaa, tarvitset niitä harvoin ja oletusasetukset ovat pääosin hyvät. Microsoft PowerPoint

69 Synonyymisanasto Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Synonyymisanasto (Thesaurus) on valikoima sanoja ja niiden synonyymejä (samaa merkitseviä vastineita). Kirjoittaessasi tekstiä voit tarkastella ja muuttaa sanoja synonyymeiksi. Tällä toiminnolla vältät samojen sanojen liian useaa toistumista kappaleissa. Valitun sanan synonyymisanastoon pääset napsauttamalla pikavalikosta Tarkistustyökalut (Proofing) -ryhmän Synonyymisanasto (Thesaurus) -painiketta tai painamalla näppäimistöltä Vaihto (Shift) + F7 -näppäinyhdistelmää. Kuva 70 Synonyymisanasto avattuna tehtäväruudussa Tehtäväruudussa voit helposti tarkastaa onko valitsemallesi sanalle annettu sanakirjaan synonyymiä. Jos haluat korvata valitsemasi sanan vastineella valitse tehtäväruudun luettelosta vastinsana ja napsauta pudotusvalikosta Lisää (Insert) -komentoa. Näin korvaat vastineella aiemman kirjoitetun sanan. Microsoft PowerPoint

70 Tekstin muotoileminen Esityksen tekstiä muotoilet monella tavalla. Muotoilu voi kohdistua sanaan, kappaleeseen, sivuun tai koko esitykseen. Teemat ovat koko esityksen ulkoasuun vaikuttavia muotoiluja ja tyyleillä ja perustyylissä olevilla paikkamerkkien asetuksilla vaikutat kaikkiin samantasoisiin kappaleisiin. Kirjasinten muotoilu Voit muuttaa kirjasimen tyyppiä (fontti, kirjasinperhe, kirjasinleikkaus) ja kirjasimen kokoa elävöittäen näin tekstin ulkoasua. Kun haluat korostaa jotain tärkeää sanaa tai lausetta voit lihavoida tai kursivoida merkkijonon. Lisäksi kirjasimen väri on vaihdettavissa. Teet kirjasimen muotoilutoimenpiteet valitulle tekstille Aloitus (Home) -välilehden Fontti (Font) -ryhmän komennoilla. Fontti (Font) -painike Fonttikokoon vaikuttavat painikkeet Muotoilun poistaminen Korostukseen vaikuttavat painikkeet Kirjasimen värit valikoimaan Kuva 71 Font (Fontti) - ryhmän Aktiivisen tekstin voit muotoilla kuvan painikkeilla. Avainpainiketta (Dialog box launcher) napsauttamalla pääset valintaikkunaan, jossa voit tehdä muotoiluille tarkempia lisäasetuksia. Älä käytä usein tekstin lihavointia tai kursivointia, ne vaikeuttavat esityksen lukemista. Vältä alleviivauksen käyttöä, koska se on poissa muodista ja sen käyttö liittyy yleisesti sähköisesti käytettävien esitysten hyperlinkkeihin. Kirjasimet jaetaan ulkoasun mukaan seuraavasti: Antiikva (Serif - malli vieressä) M Tarkoittaa päätteellistä kirjasinta (e-kirjan kertova teksti). Groteski (SansSerif malli vieressä) M Tarkoittaa päätteetöntä kirjasinta (e-kirjan otsikot). Microsoft PowerPoint

71 Merkkitason muuttaminen Toisinaan on tarvetta muuttaa sanan tai lauseen merkkikokoa pienaakkosista suuraakkosiksi. Tällainen muutos tehdään Aloitus (Home) -välilehden Fontti (Font) -ryhmän Muuta kirjainkoko (Change Case) -pudotusvalikosta. Virkkeen kirjainkoko Kuva 72 Muuta kirjainkoko (Change Case) - pudotusvalikko Pudotusvalikon ISOT KIRJAIMET (UPPERCASE) -komennolla voit muuttaa valitun merkkijonon suuraakkosiksi. Suuraakkoset voit muuttaa pienaakkosiksi komennolla pienet kirjaimet (lowercase). Normaaliksi virkkeeksi muutat merkkijonon Virkkeen kirjainkoko (Sentence case) -komennolla. Älä käytä SUURAAKKOSIA, ne ovat poissa muodista. Suuraakkoset hidastavat ja hankaloittavat asiakirjan lukemista. Kirjasinvärin muuttaminen Toisinaan on tarpeen muuttaa sanan, lauseen tai vaikkapa otsikon kirjasimen väriä. Väriä voit vaihtaa valitsemallesi merkkijonolle. Tällainen muutos on helppo tehdä Aloitus (Home) -välilehden Fontti (Font) -ryhmän Fontin väri (Font Color) -pudotusvalikon valinnoilla. Teeman värit -ryhmä Vakiovärit -ryhmä Lisää värejä -komento Kuva 73 Fontin väri (Font Color) - pudotusvaliko Pudotusvalikon Teeman värit (Theme Colors) -ryhmässä ovat teeman sävyiltään keskenään yhteensopivat värit. Vakiovärit (Standard Colors) -ryhmässä ovat perusvärit. Lisää värejä (More Colors) -komennolla pääset määrittämään ja valitsemaan haluamasi värin 16 miljoonan sävyn joukosta. Microsoft PowerPoint

72 Kappaleiden muotoilu Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Sisennysten asettaminen Esityksen helppolukuisuutta lisäät sisentämällä automaattisella luettelotoiminnolla tehtyjä tekstikappaleita hierarkkisesti. Omassa sisennyksessä voit käyttää apuna viivainta. Ota viivain näkyviin napsauttamalla Näytä (View) -välilehden Näytä (Show) -ryhmän Viivain (Ruler) -valinta voimaan. Kuva 74 Sisennyskolmiot viivaimella Otsikkokappaleen vasemman reunan automaattinen sisennysasetus. Sisennyksen muutat viivaimen vasemmassa päässä olevilla kolmioilla. Kolmioita siirrät vetämällä. Molemmat kolmiot siirtyvät yhtaikaa suorakaiteesta vetämällä. Ylempi kolmio sisentää kappaleesi ensimmäistä riviä (luettelomerkkiä) ja alempi kolmio sisentää kaikkia muita kappaleen rivejä. Miten esityksen kappale sisennetään? Riippuva sisennys Esityksessä yleisin kappaleen sisennystapa on riippuva sisennys. Kuva 75 Sisennyskolmiot viivaimella, riippuva sisennys Riippuva sisennys syntyy automaattisesti kun teet paikkamerkkiin luettelokappaleen. Sisennystä voit muuttaa kolmioita siirtämällä. Ylemmän kolmion asetat siihen kohtaan josta kappaleen ensimmäisen rivin (luettelomerkin) tulee alkaa. Alempi kolmio määrää kappaleen muiden rivien aloituskohdan. Microsoft PowerPoint

73 Tasauksen asettaminen Kappaleen teksti tasataan Aloitus (Home) -välilehden Kappale (Paragraph) -ryhmän tasauspainikkeilla. Kuva 76 Kappaleiden tasaukset Käytä kappaleiden tasaamiseksi tasauspainikkeita. Vasemmalle tasattu kappale (ylin) on kalvoissa yleisin ja se on oletuksena kaikissa paikkamerkeissä - käytä sinäkin sitä. Muut tasaukset ovat harvinaisia. Sarkainten asettaminen PowerPointissa taulukot kannattaa tehdä taulukkotoiminnolla. Voit tasata kirjoittamasi pienet taulukot sarkaimilla. Sarkaimien käyttö tapahtuu asettamalla sarkainasetukset paikoilleen. Kuva 77 Sarkainasetukset viivaimella Sarkaimia käytät tekemällä viivaimelle sarkainasetukset. Oletuksena voimassa on Vasen sarkain. Haluamasi asetuksen voit valita viivaimen vasemmassa päässä olevaa painiketta napsauttamalla. Kun napsautat mihin hyvänsä kohtaan viivainta, aikaansaat valitsemasi sarkainasetuksen. Sarkaimia voit siirtää vetämällä. Kirjoittaessasi luetteloa siirrät kursorin sarkainkohtaan Sarkain (Tab) -näppäimellä. Microsoft PowerPoint

74 Palstat Palstojen käyttö on suositeltavaa kun vertaillaan kahden luettelon sisältöjä. Palstan luominen Harjoitustiedosto: Esitys.pptx Uuden kalvon palstojen kanssa teet napsauttamalla Aloitus (Home) -välilehden Diat (Slides) -ryhmän Uusi dia (New Slides) -valikoimasta Kaksi sisältökohdetta (Two Content) tai Vertailu (Comparison). Otsikollinen kalvo jossa ei ole muita paikkamerkkejä Tyhjä kalvo Otsikollinen kuva Kuva 78 Uusi dia (New Slides) - valikoima Napsauta Vertailu (Comparison) -painiketta niin saat kalvoon kaksi palstaa. Palstojen muokkaaminen Koon muutos -osoitin Koonsäätökahva Kuva 79 Kaksipalstainen kalvo Paikkamerkin voit siirtää vetämällä sen reunaviivasta. Valitun palstan kokoa muutat vetämällä paikkamerkin reunan tai kulman koonsäätökahvasta. Microsoft PowerPoint

75 Rivi- ja kappaleväli Rivi- ja kappalevälillä vaikutat esityksen luettavuuteen. Tutkimusten mukaan riviväli yksi on nopein lukea ja se onkin oletuksena voimassa PowerPoint-kalvojen paikkamerkeissä. Riviväli-asetusta sinun tulee kasvattaa ja/tai muuttaa varsin harkitusti. Kappaleväli määräytyy PowerPointissa automaattisesti paikkamerkin otsikkotasosta. Kappaleväli-asetuksen muuttaminen kannattaa tehdä myös harkitusti. Microsoftin taiteilijat ovat luoneet teemoihin suhteellisen onnistuneet kappalevälit. Jätä tekstikappaleiden väliin riittävästi ilmavuutta lukemisen helpottamiseksi. Kappaleväliä en suosittele kasvattamaan suuremmaksi kuin kappaleen kirjasinkoko pisteinä on. Rivi- tai Kappaleväli-asetuksia pääset muuttamaan napsauttamalla aktiivisen kappaleen pikavalikosta Kappale (Paragraph) -komentoa. Painike rivivälin muuttamiseen Painike sarkainasetuksiin Kuva 80 Kappale (Paragraph) - valintaikkuna Kappalevälin muuttaminen tapahtuu Ennen (Before) ja Jälkeen (After) askelluspainikkeilla.! Yksi ylimääräinen Enter-painallus kappaleiden välissä on esitysgrafiikan periaatteiden mukaan väärin. Jos kirjoittamasi teksti viedään sivuntaittoon tai tekstinkäsittelyasiakirjaan niin sivun ulkoasun taittaminen hankaloituu ylimääräisistä Enter-painalluksista. Tyhjä rivi kahden kappaleen välissä on useiden taiteilijoiden mielestä ulkoasullisesti aina liian suuri ja tutkimusten mukaan se hidastaa myös lukemista. Microsoft PowerPoint

76 Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä Muotoilusivellin (Format Painter) on oiva apuväline muotoilujen periyttämiseen (siirtämiseen) esityksen muihin alueisiin. Työkalu on Aloitus (Home) -välilehdellä Leikepöytä (Clipboard) -ryhmässä. Muotoilusivellintä käytät seuraavasti:! Valitse merkkijono tai tekstikappale jossa on mieleisesi muotoilu. Napsauta Muotoilusivellin (Format Painter) -painiketta. Maalaa, vedä siveltimellä yli sen alueen tai kappaleen johon haluat valitun muotoilun periytyvän. Muotoilusivellintä voit käyttää usean erillisen alueen muotoiluun kun kaksoisnapsautat painiketta. Pois päältä sen saat joko napsauttamalla painiketta tai painamalla näppäimistöltä Esc-näppäintä. Kun olet tehnyt valitulle objektille muotoilutoimen voit monistaa muotoilun uuteen samanarvoiseen valittuun objektiin pikatyökalurivin Toista (Repeat) -painikkeella tai näppäinkomennolla Ctrl + y. Muotoilun poistaminen Tekstikappaleisiin tekemäsi lisämuotoilut saat poistettua valitsemalla paikkamerkin ja napsauttamalla Poista kaikki muotoilu (Clear All Formatting) -painiketta. Muotoilun voit kumota heti kun olet sen tehnyt. Kumoamisen suoritat pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painikkeella tai näppäinkomennolla Ctrl + z. Microsoft PowerPoint

77 Kumoa - Toista toiminnot!! Kumoa (Undo) Kaikkiin tietokoneohjelmiin on rakennettu kumoa-toiminto. Kumoa-toiminto tekee tietokoneella suoritettavasta tietojenkäsittelystä huomattavasti nopeampaa ja kehittyneempää kuin kirjoituskoneella tai laskimella työskentely. Kumoa-toiminnon vastatoimi on toista-toiminto. Toimintojen käyttäminen edistää esitystuotantoa huomattavasti. Office-ohjelmissa voit kumota jopa sata edellistä toimintoa ja toisto-toimintoja voit tehdä lähes rajattomasti. Kumoa (Undo) ja Tee uudelleen (Redo) -komennoilla voit myös vertailla kahta vaihtoehtoista tilannetta. Napsauta vuoron perään Kumoa (Undo) ja Tee uudelleen (Redo) -painikkeita. Tehtyäsi virhetoiminnon voit kumota sen pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painikkeella tai painamalla Ctrl + z -näppäinyhdistelmää. Kumottavissa olevat toiminnot Kuva 81 Pikatyökalurivin Kumoa (Undo) - pudotusvalikko Pudotusvalikon komennoilla voit palata edelliseen tai sitä edelliseen toimintoon napsauttamalla kyseistä valikkokomentoa, tässä kumotaan kerralla neljä askelta. Office-ohjelmissa voit suorittaa usean toiminnon kumoamisen askel kerrallaan myös painamalla toistuvasti Ctrl + z näppäinyhdistelmää. Tee uudelleen (Redo) Toista (Repeat) Kun olet palannut kumoamalla liian monta toimintoa taaksepäin, voit Tee uudelleen (Redo) -painikkeella palata ikään kuin takaisin eteenpäin. Komennon voit suorittaa myös Ctrl + y -näppäinyhdistelmällä. Komento toimii kuten Kumoa (Undo) -komentokin, eli voit palata kumottua polkua askel kerrallaan tai pudotusvalikosta suoraan aiempaan kohtaan. Tehtyäsi toiminnon jota haluat toistaa, voit tehdä sen napsauttamalla pikatyökalurivin Toista (Repeat) -painiketta tai suorittamalla Ctrl + y -näppäinpainalluksen. Viimeisen tekemäsi toiminnon voit toistaa useamman kerran napsauttamalla Toista (Repeat) -painiketta tai painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + y yhä uudelleen ja uudelleen. Microsoft PowerPoint

78 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Office Leikepöytä Tuottaessasi esityksiä muistat usein, että kyseinen asia on jo mainittu jossain aiemmassa esityksessäsi. Haluat siirtää jonkin tekstiosan toiseen kohtaan esityksessäsi. Näiden toimenpiteiden suorittamiseksi tarvitset esitysgrafiikkaohjelmassa Kopioi - Leikkaa - Liitä -toimintoja. Nämä toiminnot vievät kopioidun tiedon (objektin) Windows'in leikepöydälle. Näin vain viimeksi leikattu tai kopioitu objekti on palautettavissa uuteen paikkaan, tosin niin monesti kuin haluat. Windowsilla, samoin esitysgrafiikkaohjelmalla työskentely on toimimista erilaisten objektien kanssa. Mikä hyvänsä kerralla valittavissa oleva osa tai kokonaisuus on objekti jos voit muuttaa kerralla sen ominaisuuksia. Objekteja ovat siis PowerPoint-ohjelmaikkuna, kirjain, sana, virke, kappale, valintapainike, komento, kalvo ja usea muu ohjelmassa käsiteltävä kokonaisuus. Voit säilyttää useita kopioituja tai leikattuja objekteja siten, että voit käyttää niistä mitä hyvänsä tarvitessasi. Tämä onnistuu Office-leikepöydän avulla. Office leikepöydän otat esiin Leikepöytä (Clipboard) -ryhmän oikean alanurkan avainpainikkeella. Office-leikepöydän tyhjentämiseen Office-leikepöydän sisältö Kuva 82 Leikepöytä (Clipboard) - tehtäväruutu Office-leikepöydän ollessa esillä tallentuu sinne 24 viimeksi kopioimaasi objektia. Asetukset (Options) -pudotusvalikosta voit Kerää näyttämättä Officen leikepöytää (Collect Without Showing Office Clipboard) -komennolla kerätä viimeksi kopioimasi objektit leikepöydälle niin, ettei leikepöytä näytetä. Nyt asetus on voimassa ja koskee kaikkia Office-ohjelmia.! On todella tärkeää oman ajankäyttösi kannalta että et kirjoita tai tuota aiemmin tekemääsi objektia uudelleen. Kopioi valmis objekti sieltä missä se jo on. Microsoft PowerPoint

79 Kopioiminen (Copy) PowerPointissa on useita tapoja kopioida. Kopiointi on koko esitysgrafiikan ja koko tietojenkäsittelyn tärkein yksittäinen toiminto. Kopioinnin hyvin hallitseva tekee vähemmän virheitä ja aiheuttaa näin harvemmin vääriä odotuksia. Valitun kappaleen tai minkä hyvänsä objektin kopioit muistiin Aloitus (Home) -välilehden Kopioi (Copy) -painikkeella tai näppäinpainalluksella Ctrl + c. Objekti menee Windowsin leikepöydälle (ja Office-leikepöydälle) josta voit sen halutessasi liittää eri kohtiin esityksessä niin monesti kuin haluat. Kopioi-toiminnolla monistat objektia. Ctrl kopioiminen Voit kopioida Office-ohjelmissa tietoa hiirellä. Ota kiinni objektista ja vedä se Ctrl-näppäin alas painettuna toiseen kohtaan. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle, mutta siitä syntyy kopio. Kun vedät tietoa toiseen tiedostoon, on se kopioimista ilman Ctrl-näppäimen painallustakin. Leikkaaminen (Cut) Valitun kappaleen tai minkä hyvänsä objektin leikkaat muistiin Aloitus (Home) -välilehden Leikkaa (Cut) -painikkeella tai näppäinpainalluksella Ctrl + x. Objekti menee muistiin Windowsin leikepöydälle (myös Office-leikepöydälle) josta voit sitä halutessasi liittää eri kohtiin esityksessä niin monesti kuin haluat. Leikkaa-toiminnolla muutat (siirrät) alkuperäisen objektin sijaintia. Siirtäminen hiirellä Tiedon siirtämisen voit tehdä myös hiirellä. Se tapahtuu niin että otat kiinni objektista ja vedät sen uuteen paikkaan. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle mutta siirtyy uuteen paikkaan. Kun siirrät tietoa toiseen esitykseen, on objektin vetäminen tehtävä Vaihto (Shift) -näppäin alas painettuna. Näin tieto poistuu alkuperäisestä esityksestä ja siirtyy uuteen. Microsoft PowerPoint

80 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Aloitus (Home) -välilehden Liitä (Paste) -painikkeella tai näppäinpainalluksella Ctrl + v voit sijoittaa leikepöydän viimeisen objektin valitsemaasi kohtaan. Liitä (Paste) -painikkeen alla olevaa nuolta napsauttamalla saat esiin pudotusvalikon. Pudotusvalikon Liitä määräten (Paste Special) -komennon avulla voit tehdä muutaman erityyppisen objektin liittämistoimen. Liitä kohteeseen Liitä kuva Kuva 83 Liitä (Paste) - pudotusvalikko Liitä määräten (Paste Special) -komennolla saat esiin valintaikkunan, jossa on joukko lisätoimintoja objektin liittämiseen.! Leikepöydälle kopioitu objekti monistuu ja leikattu siirtyy alkuperäisestä paikasta sinun valitsemaasi kohtaan. Muista Pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painike. Painikkeella peruutat eli kumoat viimeksi tekemäsi syötön tai muutoksen esityksessäsi. Komennolla voit kumota siis kopioinnin, leikkaamisen tai liittämisen. Kumoa-toiminnolla pääset palaamaan useita askelia takaisin jos olet harhaillut jo jonkin aikaa oikeasta suunnasta. Microsoft PowerPoint

81 Tekstin kopioiminen tai siirtäminen Voit siirtää tai kopioida tekstiä saman asiakirjan sisällä tai asiakirjasta toiseen. Kopiointi ja siirtäminen tapahtuvat asiakirjasta toiseen samoin kuin asiakirjan sisälläkin. Kopiointi tapahtuu aina muun muassa seuraavalla tavalla: valitse tekstikokonaisuus napsauta Kopioi (Copy) -painiketta tai paina Ctrl + c -näppäimiä (siirry asiakirjaan johon haluat tekstin) siirry asiakirjassa kohtaan johon haluat tekstin ja napsauta kursori vilkkumaan kyseiseen kohtaan napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäimiä. Siirtäminen tapahtuu seuraavalla tavalla: valitse tekstikokonaisuus napsauta Leikkaa (Cut) -painiketta tai paina Ctrl + x -näppäimiä (siirry asiakirjaan johon haluat tekstin) siirry asiakirjassa kohtaan johon haluat tekstin ja napsauta kursori vilkkumaan kyseiseen kohtaan napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäimiä Kuvan kopioiminen ja siirtäminen Voit siirtää tai kopioida kuvia saman asiakirjan sisällä tai asiakirjasta toiseen. Kopiointi ja siirtäminen tapahtuvat asiakirjasta toiseen samoin kuin asiakirjan sisälläkin. Kopiointi tapahtuu aina muun muassa seuraavalla tavalla: valitse kuvaobjekti napsauta Kopioi (Copy) -painiketta tai paina Ctrl + c -näppäimiä (siirry asiakirjaan johon haluat kuvan) siirry asiakirjassa kohtaan johon haluat kuvan ja napsauta kursori vilkkumaan kyseiseen kohtaan napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäimiä. Siirtäminen tapahtuu esimerkiksi seuraavalla tavalla: valitse kuvaobjekti napsauta Leikkaa (Cut) -painiketta tai paina Ctrl + x -näppäimiä (siirry asiakirjaan johon haluat kuvan) siirry asiakirjassa kohtaan johon haluat kuvan ja napsauta kursori vilkkumaan kyseiseen kohtaan napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäimiä Microsoft PowerPoint

82 Etsi - Korvaa toiminnot Aloitus (Home) -välilehden Muokkaaminen (Editing) -ryhmässä on työkalut tietojen etsimiseen, usein toistuvan kirjoitetun tiedon korvaamiseen, fonttien korvaamiseen ja erilaisten valintojen tekemiseen. Kuva 84 Muokkaaminen (Editing) - ryhmä Ryhmässä on Etsi (Find), Korvaa (Replace) ja Valitse (Select) -painikkeet. Näillä toiminnoilla voit selailla esityksen tietoja, etsiä tai korvata merkkijonoja ja fontteja sekä tehdä valintoja. Etsi (Find) Napsauta Etsi (Find) -painiketta niin voit nopeasti selailla läpi esityksessä ne kohdat, joissa haluamasi tieto on kirjoitettu. Painike korvauskomennon käyttöön siirtymiseksi Kuva 85 Etsi (Find) - valintaikkuna Kirjoita Etsittävä (Find What) -kenttään haettava merkkijono. Napsauta muut tarvittavat asetukset voimaan. Napsauta lopuksi Etsi seuraava (Find Next) -painiketta. Napsauttaessasi uudelleen Etsi seuraava (Find Next) -painiketta pääset selailemaan kohtia, joissa sama merkkijono toistuu. Microsoft PowerPoint

83 Korvaa (Replace) Korvaa (Replace) -pudotusvalikon Korvaa (Replace) -komennolla voit nopeasti selailla ja korvata esityksessä toistuvat saman merkkijonon sisältävät kohdat haluamallasi uudella merkkijonolla. Etsi seuraava (Find Next) -painike Kuva 86 Korvaa (Replace) - valintaikkuna Kirjoita Etsittävä (Find What) -kenttään haettava merkkijono ja Korvaava (Replace with) -kenttään korvaava arvo. Aseta muut asetusvalinnat voimaan. Napsauta Etsi seuraava (Find Next) -painiketta. Korvataksesi napsauta Korvaa (Replace) -painiketta. Etene yksi korvaus kerralla. Korvaa fontit Korvaa (Replace) -pudotusvalikossa on toinen korvaustoiminto, Korvaa fontti (Replace Font). Korvattava kirjasintyyppi Korvaava kirjasintyyppi Kuva 87 Korvaa fontti (Replace Font) - valintaikkuna Valitse ylemmästä pudotusvalikosta kirjasintyyppi jonka haluat korvata. Korvaavan fontin valitset alemmasta pudotusvalikosta. Napsauta Korvaa (Replace) -painiketta. Microsoft PowerPoint

84 Valinta (Select) Valitse (Select) -pudotusvalikosta löydät muutaman komennon, joiden avulla voit nopeasti valita esityksestä erilaisia objekteja. Kuva 88 Valitse (Select) - pudotusvalikko Pudotusvalikon Valitse kaikki (Select All) -komennolla aktivoit koko käsiteltävän kalvon sisällön. Valitse objektit (Select Objects) -komennolla saat käyttöösi valintaosoittimen jolla voit valita esityksen päällä kelluvia objekteja. Valintaruutu (Selection Pane) -komennolla valitset kalvon osia. Useita piirto-objekteja voit valita napsauttamalla ensimmäistä ja sitten Vaihto (Shift) + napsauttamalla seuraavia. Monivalinnasta on se hyöty että voit tasata tai ryhmittää objekteja. Microsoft PowerPoint

85 Teemat Teemoja käytät esitysten perusmuotoiluun, ne sisältävät myös diojen perustyylit. Microsoft kertoo teemoista seuraavaa: Teema on joukko muotoiluvalikoimia jotka voivat sisältää teeman väri joukon, teeman fonttijoukon (joukko otsikko- ja leipätekstifontteja) sekä teeman tehostejoukon (joukko viivoja ja täyttötehosteita). Teeman voit ottaa käyttöön yhdellä valinnalla. Teeman avulla teet PowerPoint -esitykselle nopeasti ammattimaisen ja modernin ulkoasun. Yllä ylisanoja ammattimaisesta ulkoasusta. Sanat voivat olla totta USA:ssa jossa teemat on luotu. Suomalaisessa esitystuotannossa on käytössä omat tavat ja meillä omat mielihalut - niitä PowerPoint-teemat eivät mielestäni viimeisen päälle toteuta. Jokaiseen PowerPoint -ohjelmalla luotuun esitykseen sisältyy aina oletusteema, myös uusiin tyhjiin esityksiin. Oletusteeman voit kuitenkin muuttaa ja se onkin suositukseni, siten esityksestäsi tulee oman näköisesi. Rakenne (Design) -välilehdellä on Teemat (Themes) -ryhmässä Lisää (More) -painike jolla saat esiin laitteelle asennetut teemat. Tässä esityksessä käytössä oleva teema, oletusteema Kuva 89 Teemat (Themes) - valikoima Valikoimasta voit ottaa käyttöön esityksen perusteeman. Teema pitää sisällään suuren joukon valmiita muotoiluja ja rakenteita jotka helpottavat esityksen luomista. Valitse mieleisin valmiista teemoista ja mukauta sitä esityksen perustyylissä. Näin saat aikaan helposti tyylikkään ja oman näköisesi esityksen joka myös toimii oikein. Muokatun teeman käyttö nopeuttaa seuraavan esityksesi luomista. Valikoimasta voit vaihtaa teeman joka vaikuttaa koko käsiteltävään esitykseen. Muuttujat (Variant) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikon Värit (Colors), Fontit (Fonts) ja Tehosteet (Effects) -painikkeilla saat vaihdettua esityksen muita muotoiluja. Microsoft PowerPoint

86 Perustyylin luominen Mikä on perustyyli? Perustyylin luonti Perustyyli on kokoelma valmiita kalvorakenteita ja muotoiluja. Perustyyli käyttää kalvojen ulkoasun lähteenä valittua teemaa. PowerPointin jokaiseen teemaan on tehty varsin kattava valikoima valmiita rakennejoukkoja ja oma perustyyli. Perustyylejä sinun on helppo käyttää ja käytät niitä kaikkien kalvojesi pohjana. Perustyylejä käyttämällä saat esityksellesi yhdenmukaisen tyylikkään ulkoasun. Perustyyli on kaiken kalvotuotannon keskeisin toiminto. Valitse teema Rakenne (Design) -välilehden Teemat (Themes) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikosta, näin käytät teemassa käytettyä perustyyliä. Miten perustyyliä muokataan? Harjoitustiedosto: Esitys-2-malli.pptx Voit muokata teeman perustyyliä mieleiseksesi napsauttamalla Näytä (View) -välilehden Dian perustyyli (Slide Master) -painiketta. Kuva 90 Perustyyli (Master View) - näkymä Valintanauhaan ilmestyy Perustyylidia (Slide Master) -välilehti. Kuvaruudun vasempaan reunaan tulee perustyylin kalvojen rakennevaihtoehdot joita muokkaamalla teet esityksestä oman näköisesi. Jos muokkaat yhtä perustyylin rakennetta, mukauta samalla kaikki kalvojen perustyylikalvot samalla periaatteella. Perustyylinäkymästä poistut napsauttamalla Sulje perustyylinäkymä (Close Master View) -painiketta. Ratkaisutiedosto: Esitys-2.pptx Perustyylidia (Slide Master) -välilehden komennoilla muutat kalvon ulkonäköä. Voit muuttaa taustan väriä, taustan graafisia elementtejä, paikkamerkkien sijoittelua ja kirjasinvalintoja sekä teemaa. Tallenna luomasi esityspohja nimellä: Microsoft PowerPoint

87 Kalvosarjan taustavärin muuttaminen Kun vasemman reunan tehtäväpaneelissa on valittuna ensimmäinen perustyylikalvo, voit vaikuttaa kerralla kaikkien kalvorakenteiden taustaväriin. Napsauta Perustyylidia (Slide Master) -valintanauhassa Taustatyylit (Background Styles) -painiketta ja saat näkyviin valikoiman josta voit vaihtaa kalvojen taustavärin. Kuva 91 Taustatyylit (Background Styles) - pudotusvalikko Napsauta valikoimassa valitsemasi värivaihtoehdon kohdalla toista hiiren painiketta. Napsauta pikavalikosta Käytä dian perustyylissä (Apply to Slide Master) -komentoa. Taustagrafiikkaan vaikuttaminen Olemassa olevaa kuviota voit muuttaa koon, värien ja sisällön osalta mieleiseksesi. Kuvion valitset napsauttamalla ja pikavalikon komennoilla voit tehdä muokkauksia. Kuva 92 Kuvion pikavalikko Kuvio on yleensä ryhmitelty ja ennen grafiikan muokkausta ryhmitys kannattaakin purkaa. Otsikkodian kuvion purat objektin pikavalikon Pura ryhmittely (Ungroup) -komennolla. Puretusta ryhmästä voit poistaa joitain osia ja vaihtaa jonkin toisen osan väriä sekä siirtää osia. Microsoft PowerPoint

88 Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kuva 93 Kalvon kuvio Poista kuviosta musta osa ja siirrä vaalean sininen lähemmäs tummansinistä. Tehtyäsi sen pääset tähän tilanteeseen. Huomaa, että otsikkodian kuvioon tehdyt muutokset eivät periytyneet muihin esityksesi diarakenteisiin, niissä sinun on muokattava grafiikka erikseen. Kuva 94 Aktiiviset paikkamerkit, alatunniste Koska muokattavana on otsikkodia, poista siitä alatunniste. Valitse alatunnisteen paikkamerkit ja poista ne Del-painikkeella. Tehtävä Muokkaa kaikki perustyylikalvot siten, että otat alaosan kuviosta pois tuon mustan kiilamaisen osan. Voiko tämän tehdä kerralla? Microsoft PowerPoint

89 Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Paikkamerkkien fonttiin vaikuttaminen Muuta perustyylissä kaikkien paikkamerkkien kirjasimeksi Verdana. Kuva 95 Fontit (Fonts) - pudotusvalikko Valitse paikkamerkit ja sitten kirjasin Fontit (Fonts) -valikoimasta. Vaihdettuasi kirjasimen perustyylissä periytyy fontti kaikkiin esityksesi kalvoihin. Microsoft PowerPoint

90 Lisätään kuva perustyyliin Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx ja logo.png Tarvitset usein esityksesi jokaiseen kalvoon saman kuvan, esimerkiksi yrityksen logon. Tällainen toistuva kuva tuodaan perustyylikalvoon. Otsikkodia Tuo otsikkodiaan yrityksen logo Lisää (Insert) -välilehden Kuva (Picture) -komennolla. Tallenna tiedosto uudella nimellä Esitys-2b.pptx. Kuva 96 Logo otsikkodian perustyylissä Pienennä alempaa paikkamerkkiä, jos kirjoitettu teksti on vaarassa tulostua logon päälle. Muut kalvot Muokkaa muiden diojen perustyyliä koska niitä enemmän käytät. Perustyylidia (Slide Master) -näkymässä ylinnä oleva dian perustyyli on se pohja jonka muokkaus vaikuttaa eniten muihinkin dioihin. Kuva 97 Logo sisältökalvon perustyylissä Mukauta ylintä dian rakennetyyliä. Lisää kalvoon yrityksen logo. Pienennä otsikon paikkamerkkiä. Napsauta lopuksi Sulje perustyylinäkymä (Close Master View) -painiketta. Tehtävä Muokkaa ylä- ja alatunnistetta. Aseta voimaan Älä näytä otsikkodiassa (Don t show on title slide) -valinta. Numerointisi alkaa nyt toisesta kalvosta ja sen numero on kaksi. Korjaa numeroksi yksi, lisätietoa aiemmin sivulla 63. Microsoft PowerPoint

91 Perustyylin käyttäminen Harjoitustiedosto: Esitys-2b.pptx Muokattuasi rakenteiden perustyylit on sinun aika käyttää rakenteita apuna kalvojen luomisessa. Esityksen luonti kannattaa aloittaa Aloitus (Home) -välilehdellä. Täytä aluksi otsikkodia. Luo sitten uusi sisältödia valitsemalla Uusi dia (New Slide) -valikoimasta sisältökalvo. Otsikkodia, aloitusdia Grafiikalle sopiva rakenne Kuva 98 Uusi dia (New Slide) - valikoima Luo uusi perustyylin rakenteisiin perustuva sisältökalvo napsauttamalla Otsikko ja sisältö (Title and Content) -painiketta. Kuva 99 Näytölle ilmestyvä dia, oikealla sama sisällön kanssa Paikkamerkkiin lisäät tekstiä napsauttamalla sitä ja sitten kirjoittamalla asiasisällön. Kalvon keskellä olevassa paikkamerkissä on painikkeita eri objektien lisäämiseen. Painikkeita napsauttamalla voit lisätä taulukon, kaavion, SmartArt-kuvan, valokuvan, vektorikuvan tai medialeikkeen. Tarpeettoman kalvon poistat kuvaruudun vasemmassa laidassa olevassa tehtäväruudussa Diat (Slides) -välilehdellä. Valittu kalvo poistetaan painamalla Del-näppäintä. Microsoft PowerPoint

92 Perustyylin taustan ohittaminen kalvolla Toisinaan et halua kalvolla näkyviin muuta kuin kyseisellä kalvolla esitetyn kuvan, kuvion, kaavion tai piirroksen. Luo uusi kalvo, voit estää perustyylin grafiikan näyttämisen kalvolla taustan pikavalikon Muotoile tausta (Format Background) -komennolla. Piilotettu grafiikka, logo Kuva 100 Kalvon taustan pikavalikko Kalvopohjan pikavalikon avulla pääset muokkaamaan yksittäisen kalvon pohjaa. Siirry Täyttö (Fill) ryhmään toimintopaneelissa. Aseta voimaan Piilota taustakuvat (Hide Background graphics) -asetus. Asetuksella estät perustyylin taustagrafiikan näkymisen käsiteltävällä kalvolla. Napsauta Sulje (Close) -painiketta. Tallenna esitys lopuksi. Täyttö (Fill) -kohdassa voit muotoilla myös taustan liukuväriä ja läpinäkyvyyttä tai lisätä taustaan materiaalikuvion. Microsoft PowerPoint

93 Objektien käyttäminen esityksessä Sinun on hyvä tukea ja elävöittää esitystäsi tekstiin liittyvällä grafiikalla, kuvat ja kaaviot selkeyttävät esitystä. Esitysgrafiikalla tarkoitetaan esitykseen piirrettyjä kuvaelementtejä, arkille tuotuja valmiita kuvia, taulukoita tai lukujen esittämistä kaavioina tai käyrästöinä. Hierarkkiset kuvat ja esimerkiksi prosesseja kuvaavat kaaviot kertovat enemmän kuin tuhat sanaa. Tuota esitysgrafiikka aina suunnitellusti. Valokuvien lisääminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Haluat asiakirjaasi yrityksen logon tai jonkin valokuvan. Word-asiakirjaan voit tuoda kuvan muista ohjelmista Kopioi - Liitä menetelmällä. Levyltä kuvan lisäät helpoiten Lisää (Insert) -välilehden Kuva (Picture) -painikkeella esiin tulevan Lisää kuva (Insert Picture) -valintaikkunan avulla. Kuva 101 Temple of the morning star - valokuva Luo uusi kalvo ja tuo sille jokin Office.com-palvelussa oleva valokuva eli pistekarttakuva. Lisääminen tapahtui Lisää (Insert) -välilehden Online-kuvat (Online picture) -painikkeella esiin tulevan Lisää kuva (Insert Picture) -valintaikkunan avulla. Valitse kuva ja napsauta Lisää (Insert) -painiketta. Microsoft PowerPoint

94 Valokuvan muokkaaminen Valokuvat ovat pistegrafiikkaa, eli bittikarttakuvia. PowerPoint ei ole varsinainen kuvankäsittelyohjelma. Ohjelmassa on rajalliset keinot valokuvien käsittelyyn. Siitä huolimatta voit muokata hieman valitsemaasi BMP, JPEG, GIF, PNG tai TIFF -kuvaa. Kaksoisnapsauta valokuvaa, niin valintanauhaan tulee Muotoile (Format) -välilehti. Kuva 102 Valokuvan Muotoile (Format) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit säätää kuvan valoisuutta ja kontrastia, muuttaa kuvatyyliä, kuvan muotoa, pakata esityksen kuvat tai voit tuoda kuvan toisen eteen tai viedä taakse. Voit myös rajata kuvaa tai muuttaa sen kokoa. Kuvaobjektin pikavalikosta taas voit siirtyä muotoilemaan kuvaa yksityiskohtaisemmin. Esiin tulevassa valintaikkunassa voit tehdä kuvasta vesileiman tai tarkentaa kuvan asetuksia. Tässä valokuvalle on valittu Kuvatyyli (Picture Style) -valikoimasta Pehmeäreunainen ovaali (Soft Edge Oval) -kuvatyyli. Läpinäkyvä väri Yrityksen logon et useinkaan halua peittävän koko pinta-alallaan esityksen taustaa. Voit muuttaa kuvan yhden värin (usein valkoisen taustan) läpinäkyväksi. Työkalun tähän löydät Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikon Lisää komentoja (More Commands) -komennon avulla. Napsauta Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) -välilehdellä Valitse komennoista (Choose commands from) -pudotusvalikosta Kaikki komennot (All Commands) -komentoa. Etsi listasta Määritä läpinäkyvä väri (Set Transparent Color) -painike ja lisää se pikatyökaluriville napsauttamalla Lisää (Insert) -painiketta. Napsauta Määritä läpinäkyvä väri (Set Transparent Color) -painiketta. Napsauta kuvan väriä jonka haluat läpinäkyväksi. Microsoft PowerPoint

95 Valokuvan värien määrä Valokuvassa on teoriassa rajaton määrä värejä. Kun puhutaan skannatuista tai digitaalikameralla kuvatuista sähköisistä täysvärikuvista, puhutaan usein käytettävissä olevista 16 miljoonasta värisävystä. Tällainen kuva saadaan aikaan tallentamalla kuva 24 bittisenä. Täysvärikuva vaatiikin paljon levytilaa ja hidastaa kalvojen vaihtumista esityksessä. Valokuvan värimäärän vähentäminen ei onnistu PowerPointilla. Värien määrän pienentäminen tai kasvattaminen onnistuu kuvankäsittelyohjelmalla. Adobe PhotoShop on ammattimaiseen käyttöön tarkoitettua kuvankäsittelyohjelma. Yksityiskäyttöön ja opiskelijoille ohjelma on ilmainen. Helppokäyttöinen PhotoFiltre -ohjelma löytyy sivustolta: Diaesityksissä käytettävissä kuvissa voi olla tarpeen kuvan värimäärän pienentäminen. Värien vähentäminen pienentää tiedostokokoa. Kun tallennat kuvan kuvankäsittelyohjelmassa 16 bittisenä, on kuvassa vielä noin värisävyä. Tallennus tehdään usein jopa 4 tai 8 bittisenä jolloin kuvan värimäärä on jo melko pieni. PhotoFiltre -ohjelmassa määräät värien määrän Kuva (Image) -valikon Muoto (Mode) -alivalikon Valinnaiset värit (Indexed color) -komennolla. Sen jälkeen kuva tulee tallentaa. Kuvamuunnos 8 bittisestä 24 bittiseksi ei muunnettaessa lisää automaattisesti kuvaan värejä. Voit lisätä värisävyjä itse piirtämällä. Valokuvan tehosteet PowerPointissa Valokuvaa voit käsitellä Muotoile (Format) -välilehden komennoilla. Kirkkaus (Brightness) ja Kontrasti (Contrast) -pudotusvalikoiden komennoilla voit käsitellä kirkkautta ja kontrastia. Muuta värejä (Recolor) -pudotusvalikon valikoimasta voit vaihtaa kuvan värit kerralla. Näytä (View) -välilehden Väri/Harmaasävy (Color/Grayscale) -ryhmän komennoilla voit vaihtaa esityksen mustavalkoiseksi, harmaasävyillä esitettäväksi tai värilliseksi. Harmaasävyiseksi voit muuntaa aktiivisen kuvan napsauttamalla Harmaasävy (Grayscale) -painiketta. Harmaasävykuvan voit kääntää käänteisillä väreille varustetuksi Käänteinen harmaasävy (Inverse Grayscale) -komennolla. PowerPointissa ei ole toimintoja kuvan sumennukseen, terävöittämiseen tai erilaisten koho- ja korkokuvien tekemiseen. Tällaiset efektit kuvaan sinun tulee tehdä esimerkiksi PhotoFiltre -ohjelman Filter (Tehosteet) -valikon komennoilla. Valokuvan tallennusmuoto Valokuvan voit tallentaa eri tallennusmuotoihin. Tallenna kuva PhotoFiltre -ohjelman Tallenna nimellä (Save As) -komennolla. Tärkeimmät tallennusmuodot ovat TIFF, JPEG, GIF, BMP ja PNG. Näistä TIFF -muoto on häviötön täysvärikuvamuoto jota ei pakata, joten sen tiedostokoko on suuri. Käytä tätä muotoa aina tallentaessasi peruskuvan. Tästä muodosta on helppo tallentaa muita muotoja. JPEG ja GIF ovat yleisiä pakattuja kuvamuotoja. Näissä muodoissa pakkaus on häviöllistä kun taas kuvan tiedostokoko on pieni. Näitä muotoja käytetäänkin Internet-sivuilla ja esityksissä. Microsoft PowerPoint

96 Kuvien pakkaaminen Esitykseen lisätyt valokuvat kannattaa pakata, etenkin kun esitys on tarkoitettu vain näytöllä katseltavaksi. Pakkaaminen tapahtuu Muotoile (Format) -välilehden Pakkaa kuvat (Compress Pictures) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Kuva 103 Pakkaa kuvat ( Compress Pictures) - valintaikkuna Tee valintaikkunassa kuvanpakkausvalinnat. Kun haluat pakata kaikki esityksen kuvat napsauta pois Käytä vain tässä kuvassa (Apply only to this picture) -valinta. Käytä tiedoston tarkkuutta (Use document resolution) -valinta tarkoittaa sitä, että kuvat esitetään 220 ppi oletustarkkuudella. Microsoft PowerPoint

97 Office.com -piirtokuvan lisääminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Office.com-palvelussa on Microsoft Office -käyttäjille ilmaiskuvakirjasto, jossa on valmiita piirros- ja valokuvaleikkeitä. Kuva 104 Office.com- kuvahakuikkuna Office.com-kuvakokoelman saat käyttöösi napsauttamalla Lisää (Insert) -välilehden Online-kuvat (Online Pictures) -painiketta. Kirjoita Etsi (Search for) -ruutuun hakemasi kuvan aihe tai *-merkki ja napsauta Etsi (Search) -painiketta. Napsauta kuvaluettelossa olevan haluamasi kuva aktiiviseksi ja napsauta sitten Lisää (Insert) -painiketta. Microsoft PowerPoint

98 Piirto-objektin muokkaaminen Jos tuomasi kuvaleike on valokuva (pistekarttakuva) muokataan sitä kuvankäsittelytyökaluilla, lisätietoa saat aiheesta tästä e-kirjassa aiemmalta sivulta 94. Office.com-palvelussa on myös paljon viivakuvia jotka ovat WMF-muotoa. Tällaisia valitsemiasi leikkeitä käsittelet hieman eri tavalla. Voit muuttaa kuvan samaa väriä olevat yksittäiset väripinnat uudeksi väriksi. Viivapiirroksen voit myös purkaa ja näin poistaa siitä osia. Kuva 105 Avaruutta tutkaileva mies Vasemman kuvan pikavalikosta on Ryhmitä (Group) -alivalikosta valittu Pura ryhmittely (Ungroup) -komento. Purettaessa kuva muuntuu Office piirto-objektiksi kun hyväksyt siitä kertovan ilmoituksen. Purkamisen joudut tekemään toisen kerran, jotta voit itse muokata hiirellä kuvaa joustavasti. Puretusta kuvasta voit valita kuvan yksittäiset elementit yksi kerrallaan. Voit poistaa haluamiasi piirto-objekteja (oikea kuva) näin uusi kuva käsitteleekin eri aihetta. Vasemman kuvan aihe on avaruutta tutkaileva mies ja oikean avaruutta tutkailevan miehen varjo. Kuvaan voit myös lisätä omia objekteja piirtämällä ne, jonka jälkeen kuvan aihe voisi olla vaikkapa avaruutta tutkaileva mies ja nainen. Yhden objektin, taustaobjektin väri on vaihdettu Kuva 106 Avaruutta tutkailevan miehen varjo Kuvan käsittelyä on jatkettu, kuvapintojen värejä on vaihdettu. Tämän teet valitsemasi kuvaobjektin pikavalikosta Muotoile muotoa (Format Shape) -komennolla. Toimintopaneelissa valitset värin Täyttö (Fill) -ryhmän Värit (Color) -valikoimasta. Muokattuasi kuvaa, valitse kuva ja ryhmitä kuva pikavalikon Ryhmitä (Group) -alivalikon Ryhmitä (Group) -komennolla. Microsoft PowerPoint

99 Viivakuvan osien piilottaminen PowerPointissa on erinomainen toiminto viivakuvan osien piilottamiseen. Edellisen sivun esimerkkikuvaa voidaan käsitellä seuraavastikin. Valitse alkuperäinen kuva ja pura se kerran Microsoft Office piirto-objektiksi. Valitse Piirtotyökalut (Drawing Tools) -ryhmästä Muotoile (Format) -välilehti. Napsauta Järjestä (Arrange) -ryhmän Valintaruutu (Selection Pane) -painiketta. Kuva 107 Valinta ja näkyvyys ( Selection and Visibility) - tehtäväruutu Tehtäväruudun luettelossa näet kaikki kuvan osaobjektit (Group 4). Objekteja voit piilottaa napsauttamalla objektin nimen oikealla puolella olevaa Näytä/Piilota (Show/Hide) -painiketta. Kuvassa olen piilottanut näkyvistä Freeform ja Freeform 60 osaobjektit. Jos haluat vaihtaa osaobjektin väriä, napsauta osaobjektin pikavalikosta Format Shapes (Muotoile muotoa) -komentoa ja tee haluamasi valinnat. Microsoft PowerPoint

100 Piirrettyjen muotojen tuottaminen PowerPointin piirtotyökalut mahdollistavat yksinkertaisten kuvien eli valmiiden muotojen piirtämisen. Lisäät kuvaan piirretyn muodon tai piirrät kuvan Lisää (Insert) -välilehden Muodot (Shapes) -pudotusvalikon työkaluilla. Viivatyökalut, myös tarttuvat viivat Piirtämisen perusmuodot Matemaattiset piirretyt merkit Puhekuplat ja tarttuvat selitekehykset Kuva 108 Muodot (Shapes) - valikoima Luo uusi kalvo ja piirrä jäätelötötterö. Muodot (Shapes) -valikoimassa on melkoinen määrä valmiita kuvioita. Valikoiman jokaisen kuvion voit piirtää ranneliikkeellä, hiirtä vetämällä. Valitse Puolivapaa piirto (Freeform) -työkalu. Microsoft PowerPoint

101 Kuvaobjektin piirtäminen Piirtäessäsi valmista muotoa tai liikuttaessasi mitä hyvänsä objektia arkilla on PowerPointissa oletuksena voimassa tarttuva ruudukko. Tämä ruudukko vetää magneettisesti puoleensa (ruutujen risteyskohtiin) sinun piirtämäsi muodon alku- ja/tai loppupistettä. Oletusruudukon jako on kaksi millimetriä. Kuvia siirtäessäsi tai niiden kokoa muuttaessasi voit ohittaa tämän ruudukon Alt-näppäinta alhaalla pitäen. Piirtäminen tapahtuu seuraavasti: Valitse valintanauhan Lisää (Insert) -välilehden Muodot (Shapes) -pudotusvalikosta sopiva muoto. Piirrä muoto arkille vetämällä alkupisteestä loppupisteeseen. Vaihto (Shift) -näppäin alhaalla vetäen pakotat muodon oikean suuntaiseksi tai tasasuhtaiseksi. Viiva piirtyy tasan 45 asteen kulmiin haluamaasi kulmaan, ellipsistä tulee tasasäteinen ympyrä ja suorakaiteesta neliö. Ctrl-näppäin alhaalla vetäen voit aloittaa usean muodon piirtämisen keskeltä, jolloin vetämällä esimerkiksi ellipsin tai suorakaiteen kuva laajenee aloitus pisteestä yhtä kauas joka suuntaan. Muodon ja kaikki muutkin kuvat voit poistaa seuraavasti: Valitse muoto kalvolta. Paina Del-näppäintä. Valmiin muodon siirtämisen teet seuraavasti: Vetämällä muotoa siirrät sitä arkilla. Vaihto (Shift) -näppäin alhaalla vetäen pakotat muodon siirtymään oikeaan suuntaan. Muoto siirtyy pysty- tai vaakasuunnassa samassa linjassa jossa oli. Ctrl-näppäin alhaalla vetäen voit monistaa valitsemaasi muotoa. Voit siirtää valittua muotoa painamalla nuolinäppäintä, muoto siirtyy arkilla ruudukon askeleen kerralla tai Ctrl + nuolinäppäimellä muoto siirtyy pienempiä askelia nuolen suuntaan. Muodon kokoon vaikutat seuraavasti: Vetämällä muodon koonsäätökahvaa alkupisteestä poispäin kasvatat muodon kokoa. Vetämällä alkupistettä kohti pienennät muotoa. Vedä Vaihto (Shift) -näppäin alhaalla koonsäätökahvasta, näin pakotat muodon pysymään samassa suhteessa kuin alkuperäinen muoto oli - ohukainen säilyy ohukaisena ja paksukainen itsenään. Ctrl-näppäin alhaalla koonsäätökahvasta vetäen muodon koko laajenee tai pienenee keskipisteestään. Microsoft PowerPoint

102 Tehtävä Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Luo uusi kalvo ja piirrä jäätelötötterö. Vapaan kierron kahva Koonsäätökahva Kuva 109 Piirretty viivakuvio Piirrettyäsi kuvion aktivoituu valintanauhaan piirtoapuvälineitä sisältävä Muotoile (Format) -välilehti. Muotoile (Format) -välilehden painikkeilla voit käsitellä kuvaa melko monipuolisesti. Työkaluilla voit kiertää kuvaa, tasata useita muotoja, ryhmittää niitä tai kääntää ne omaksi peilikuvakseen. Työkaluilla voit myös muuttaa kuvan kolmiulotteisuusvaikutelmaa. Microsoft PowerPoint

103 Muodon ominaisuudet Piirretyn muodon pudotusvalikon Muotoile muotoa (Format Shapes) -komennolla saat valintaikkunan jossa voit tehdä muodolle lisäasetuksia.!!! Muotoile (Format) -välilehden piirtotyökaluilla voit jatkaa jonkin verran aiemmin luotua valmista piirroskuvaa (vektorigrafiikka). Voit lisätä kuvaan erilaisia viivoja, suorakaiteita tai ellipsejä. Voit värittää ja varjostaa haluamiasi kuvan osia (piirto-objekteja). Voit purkaa kuvan ja ottaa siitä käyttöön vain osia. Voit kiertää ja kääntää kuvaa moneen suuntaan. Muodon väreihin vaikutat seuraavasti: Valitse muodon pikavalikosta Muotoile muotoa (Format Shape) -komento. Valintaikkunan eri välilehdillä voit asettaa reunaviivan värin, vahvuuden ja tyypin tai taustan värin ja tyypin. Muotoa voi muotoilla vielä Piirtotyökalut (Drawing Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehdellä olevilla muodon käsittelyyn sopivilla toiminnoilla. Työarkilla olevien piirrettyjen muotojen valinta voi olla välillä hankalaa hiiren avulla. Hankalaa valinta on kun muodot on tullut piirrettyä lähekkäin tai päällekkäin. Voit siirtää aktiivisuutta arkin objektista toiseen Sarkain (Tab) -näppäimen painalluksilla. Microsoft PowerPoint

104 Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kuvaobjektien käsittely Suorakaide, ympyrä ja muut suljetut kuviot muodostuvat kahdesta elementistä. Jokaisella suljetulla kuvalla on reunaviiva ja tausta. Molempiin osiin voit vaikuttaa. Napsauta valitun piirto-objektin pikavalikosta Muotoile kuvaa (Format Shape) -komentoa. Luo uusi kalvo ja sille suorakaide, suorakaiteen päälle kaksipäinen pystynuoli ja kopioi vielä suorakaide toisen alle. Kuva 110 Objektin Muotoile kuvaa (Format Shape) - toimintopaneeli Viivatyyli (Line Style) -ryhmässä näet kuvassa esitetyt asetukset. Yhdistelmätyyppi (Compound type) -valinnaksi on asetettu Paksu, ohut (Thick Thin) -viivatyyppi. Viivan väri (Line Color) -välilehdellä voit määrittää reunaviivan värin. Jos muokkaamasi kuvaobjektin ominaisuudet ovat sopivia useisiin esityksesi tuleviin kuviin, aseta kuvan muotoiluarvot muistiin. Tällainen kuvan osien värien ja ominaisuuksien muistiin tallentaminen tapahtuu kuvan pikavalikon Aseta oletusmuodoksi (Set As Default Shape) -komennolla. Nyt jokainen piirretty objekti syntyy oletusmuotoilun mukaisilla väreillä ja ominaisuuksilla. Microsoft PowerPoint

105 Kuva 111 Täyttö (Fill) - välilehti Tee toimintopaneelissa kuvassa näkyvät asetukset. Materiaalikuvio (Texture) -valinnaksi on asetettu Denim (Denim) -kuvio. Halutessasi muodolle taustaksi kuvan, voit etsiä sen Lisää kuva lähteestä (Insert picture from) -kohdan painikkeilla. Liukuväritäyttö (Gradient fill) -asetuksella määrität täytölle liukuvärin. Asetat taustan läpinäkyväksi Ei täyttöä (No fill). Kuvakoon muuttaminen Sekä viiva- että bittikarttakuvan käsittely tapahtuu samalla tavalla. Kuvia voidaan järjestellä, suurentaa, kiertää ja siirtää samoin periaattein. Koonsäätökahva Kuva 112 Kalvolle lisätty logo Tee kuvakoon muutos siten että kuvan ominaisuuksissa skaalauksella on voimassa Lukitse sivusuhde (Lock aspect ratio) -asetus. Tämä siksi että Ohukainen pysyisi venyttämisen jälkeenkin Ohukaisena. Toteutat tämän aina painamalla Vaihto (Shift) -näppäintä samalla kun vedät objektin oikean alakulman koonsäätökahvasta.! Valitun kuvan pikavalikon Koko ja sijainti (Size and Position) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa voit määrätä kuvalle millimetrimitoilla tarkan koon. Määritä Koko (Size) -välilehdellä Korkeus (Height) ja Leveys (Width) -asetusten arvot kuvalle sopiviksi. Microsoft PowerPoint

106 Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kuvan kiertäminen ja kääntäminen Viivapiirto- ja rasterikuvia voit järjestellä Muotoile (Format) -välilehden Järjestä (Arrange) -ryhmän komennoilla. Viivagrafiikkakuva Rasterigrafiikkakuva Kuva 113 Kuvien kierto keskiakselin ympäri Kuvassa viivapiirto- ja rasterikuvaa on kierretty eli tässä käännetty vaakasuunnassa peilikuvaksi. Kuvan kääntämisen teet napsauttamalla Kierrä (Rotate) -pudotusvalikon Käännä vaakasuunnassa (Flip Horizontal) -komentoa. Ja ainahan ei voi onnistua, joten käännä logo takaisin oikeaan suuntaan. Vapaakierto-piste Kuva 114 Kuvan vapaa kierto Valittua kuvaa voit kiertää haluamasi kiertokulman Vapaakierto-pistettä vetämällä. Kuvaa voit siirtää kuvakehyksestä tai kuva-aluuesta vetämällä. Microsoft PowerPoint

107 Kuvan rajaaminen Viiva- ja rasterikuvan rajaaminen on usein tarpeellinen toimenpide. Rajaus vastaa kuvan leikkaamista, kuvasta poistetaan näkyvistä osa. Rajaa (Crop) -työkalulla tehty rajaus eroaa kuvan leikkaamisesta kuitenkin siten, että rajatun kuvaosan informaatio säilyy kuvassa. Tämä vastaa tilannetta jossa kuvan osan ylle vedetään verho. Rajausviiva Kuva 115 Rajattu viivapiirtokuva Kuvan rajauksen teet Kuvatyökalut (Picture Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehden Koko (Size) -ryhmän Rajaa (Crop) -painikkeella. Osoita kuvareunan rajausviiva rajausosoittimella ja vedä osoitinta haluttuun kohtaan. Kuvan kolmiulotteiset tehosteet Kaikkiin kuviin voit lisätä kolmiulotteisia tehosteita. Käytä kolmiulotteisuutta harkiten ja samoja asetuksia koko esityksessä. Tuo uudelle kalvolle valokuva ja määritä sille kolmiulotteisuutta. Napsauta kuvan pikavalikosta Muotoile kuvaa (Format Picture) -komentoa. 3D viiste Kuva 116 Kolmiulotteinen muotoilu ( 3 - D Format) - toimintopaneeli Valitse Yläviisto (Top Bevel) -valikoimasta Vinoneliö (Cool Slant). Muuta Leveys (Width) ja Korkeus (Height) kohtien arvot kuvan mukaisiksi. Kolmiulotteinen kierto (3-D Rotation) -välilehden asetuksilla voit kiertää kuvaa kolmiulotteisella tehostevaikutelmalla. Microsoft PowerPoint

108 Kuvan varjostus Kuva 117 Varjostus (Shadow) - ryhmä Määritä valokuvalle varjoa. Valitse Esiasetukset (Preset) -valikoimasta Siirtymä vinoon alas oikealle (Offset Diagonal Bottom Right) -tehoste. Muuta asetukset kuvassa näkyviin arvoihin. Varjon värin voit vaihtaa Väri (Color) -valikoimasta. Nuolen käyttäminen Nuolta voit käyttää korostamiseen. Voit korostaa kaaviossa suurinta arvoa osoittamalla sitä nuolella. Voit myös tuoda nuolen animaatiolla osoittamaan jotain keskeistä kohtaa kuvassasi. Piirrä nuoli Lisää (Insert) -välilehden Muodot (Shapes) -pudotusvalikon Nuoli (Arrow) tai Kaksipäinen nuoli (Double Arrow) -työkalulla. Nuolen päitä voit käsitellä nuolen pikavalikon Muotoile muotoa (Format Shape) -komennolla esiin tulevan valintaikkunan Viivatyyli (Line Style) -välilehden asetuksilla. Samalla tavalla toimivat Kulmanuoliyhdysviiva (Elbow Arrow Connector), Kaareva nuoliyhdysviiva (Curved Arrow Connector) ja muutkin vastaavat nuolimuodot. Microsoft PowerPoint

109 Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kuva läpinäkyvänä Läpikuultava, läpinäkyvä kuva on usein tarpeen. Kalvoissa voi olla vesileima tai jokin kuva ei saa täysin peittää taustalla olevaa asiaa. Napsauta kuvan pikavalikosta Muotoile kuvaa (Format Shape) -komentoa. Esiin ilmestyy Muotoile kuvaa (Format Shape) -valintaikkuna. Kuva Kuva 118 Täyttö ( Fill) - välilehti Tässä on määritetty kalvolla oleva piirto-objekti läpinäkyväksi. Valintaikkunassa voit määrätä kuvan läpinäkyväksi kun ensin määrität kerran puretulle viivakuvalle asetuksen Tasainen täyttö (Solid fill) ja valitset sitten täyttövärin Color (Väri) -valikoimasta. Asetuksen teet Läpinäkyvyys (Transparency) -liukusäätimellä. Muoto-objekti Kuva 119 Läpinäkyvä kuvio Tässä on määritetty kalvolle piirretty muoto läpinäkyväksi. Valintaikkunassa voit määrätä muodon läpinäkyväksi vetämällä Läpinäkyvyys (Transparency) -liukusäätimen sopivaan kohtaan (tässä 65 %). Valokuvan yhden värin voit määrätä läpinäkyväksi Määritä läpinäkyvä väri (Set Transparent Color) -työkalulla. Työkalun käytöstä kerrotaan tässä e- kirjassa hieman aiemmin (sivu 94). Microsoft PowerPoint

110 Kuvan sijainti koordinaatistossa Kuva voidaan sijoittaa dialle mittatarkasti käyttäen koordinaatistoa. Tarkan kohdistuksen koordinaatistossa määräät valitun kuvan pikavalikon Koko ja sijainti (Size and Position) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Vasemman yläkulman sijoituskohta Kuva 120 Sijainti ( Position) - välilehti Napsauta Sijainti (Position) -ryhmä auki. Muuta Vaakasijainti (Horizontal position) ja Pystysijainti (Vertical position) -asetusten arvot sopiviksi. Etäisyys ilmoitettaan arkin vasemman yläkulman suhteen, ellet muuta arvoa arkin keskelle. Microsoft PowerPoint

111 Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kuvaobjektin oletustyylin muuttaminen Määritettyäsi yhden muodon ulkoasun mieleiseksesi, voit periyttää kyseiset asetukset kaikkiin uusiin tässä esityksessä piirtämiisi kuvioihin. Pikavalikoima Pikavalikko Valittu muoto Kuva 121 Oletuskuvamuotoilun määritys Valitun piirto-objektin pikavalikon Aseta oletusmuodoksi (Set as Default Shape) -komennolla saat määritettyä kuvan muotoilut seuraavien piirrettävien muotojen oletusominaisuuksiksi. Microsoft PowerPoint

112 Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Usean kuvaobjektin käsittely Usean kuvaobjektin kokonaisuutta voit käsitellä valitsemalla ne Vaihto (Shift) + napsautuksella. Sen jälkeen voit tasata niiden keskinäisen välistyssuhteen tai tasata ne keskenään reunojen tai keskikohdan suhteen. Napsauta Piirtotyökalut (Drawing Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehden Järjestä (Arrange) -ryhmän Tasaa (Align) -pudotusvalikosta tarvittavia komentoja. Kuva 122 Kuvien keskinäinen tasaaminen Valitse ensimmäinen objekti napsauttamalla. Valitse sitten muut objektit Vaihto (Shift) + napsauttamalla. Valitse pudotusvalikosta Tasaa keskikohdat vaakasuunnassa (Align Middle) -komento. Suorita samasta pudotusvalikosta vielä Jaa vaakasuunnassa (Distribute Horizantally) -komento, näin objektit asettuvat yhtä kauas toisistaan. Microsoft PowerPoint

113 Kuvaosien järjestys Kun piirrät kuvan osia teet uusia ja uusia muoto-objekteja. Jokainen objekti syntyy "seuraavalle uudelle tasolle", uusin ylimmälle tasolle. Kuva 123 Kuvaosien asemointi Vasemmalla kuvassa nuoliobjekti on alimmaisena. Siirrä nuoli suorakaiteiden päälle nuoli-objektin pikavalikon Tuo eteen (Bring to Front) -alivalikon Tuo eteen (Bring to Front) -komennolla. Sen jälkeen näet objektit kuten ne ovat kuvassa oikealla. Siirrä eteenpäin (Bring Forward) -komennolla valittu objekti siirtyy askeleen kerrallaan eteenpäin, tasoissa ylöspäin. Vie taakse (Send to Back) -komennolla valittu kuvaobjekti siirtyy kaikkein taaimmaksi. Siirrä taaksepäin (Send Backward) -komennolla valittu objekti siirtyy askeleen kerrallaan taaksepäin, alaspäin. Microsoft PowerPoint

114 Kuvaosien ryhmittäminen Kun piirrät polkupyörän, koskee sitä samat säännöt kuin Turun Tunturin tekemää polkupyörää, se kootaan (ryhmitetään). Pikavalikoima Pikavalikko Kuva 124 Kuvaosien ryhmittäminen Valitse kaikki kuvaobjektit ja sitten pikavalikosta Ryhmitä (Group) -alivalikosta Ryhmitä (Group) -komento. Nyt objektit on koottu yhdeksi kuvaksi. Tällaista kuvaa voit käsitellä kuten mitä hyvänsä yhtä kuvaa, esimerkiksi sen kokoa muuttaa. Microsoft PowerPoint

115 WordArt-kuvien tuottaminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx WordArt-apuohjelmalla voit luoda näyttäviä tekstikuvioita ja oman vesileiman. Luo uudelle kalvolle oma nimesi pyöreänä vesileimana. Vapaakierto-piste WordArt-objektin kehys Kuva 125 WordArt- valikoima WordArt-objektin luot valitsemalla Lisää (Insert) -välilehden Teksti (Text) -ryhmän WordArt-valikoimasta sopivan tekstityylin. Valitse aluksi valikoimasta Liukuväritäyttö - Harmaa (Gradient Fill - Gray). Kirjoita objektin kehykseen sulku c sulku ( -merkki) ja oma nimesi. Valitse käyttöön mieleisesi fontti. Lisättyäsi objektin kalvolle näet samalla Piirtotyökalut (Drawing Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehden. Välilehden komennoilla voit jatkaa muodon käsittelyä. Microsoft PowerPoint

116 Kuva 126 Tekstitehosteet (Text Effects) - pudotusvalikko Napsauta pudotusvalikon Muunna (Transform) -alivalikosta muotoa Ympyrä (Circle). Tee kuviosta pyöreä vetämällä koonsäätökahvoista. WordArt-objekti Kahva muodon käsittelemiseksi Kuva 127 Pyöreä nimiobjekti vesileimana Muutat objektin vesileimaksi Tekstitäyttö (Text Fill) -ryhmän komennoilla. Muokkaa tekstin väri mustaksi. Voit muokata muodon ominaisuuksissa tekstitäytön läpinäkyvyyttä haluamaksesi. WordArt-objekti on tavallinen upotettu objekti. Microsoft PowerPoint

117 Matemaattisten kaavojen tuottaminen Harjoitustiedosto: Esitys-2b.pptx PowerPointissa voit tuottaa matemaattisia kaavoja. Kaavan tuotat olemassa olevien mallien avulla Lisää (Insert) -välilehden Symbolit (Symbols) -ryhmän Kaava (Equation) komennolla. Kuva 128 Kaavat ( Equation) pudotusvalikoima Valitse valikoimasta Toisen asteen yhtälön kaava (Quadratic Formula). Kaavan tuotettuasi näet valintanauhassa Kaavatyökalut (Equation Tools) -ryhmässä Rakenne (Design) -välilehden. Tehtävä Kirjoita seuraava kaava uudelle kalvolle. Kuva 129 Oma matemaattinen kaava Voit valita eri painikkeiden pudotusvalikoista matemaattiset merkit, joilla kaavaan kirjoitat. Normaalit merkit, kuten y, a, 3, + ja = kirjoitat näppäimistön avulla. Matemaattinen kaava on tavallinen upotettu kehysobjekti. Napsauttamalla kaavan merkkijonoa pääset tekemään tarvittavia muutoksia kaavaan. Microsoft PowerPoint

118 Taulukon tuottaminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Esitä taulukolla kaikki ne luettelot joissa on asiasisällöllisesti samalla otsikolla varustettuja sarakkeita ja samanarvoisia rivejä (yhden yksikön tietoja yhdellä rivillä). Lukuarvojen esittäminen taulukoissa tekee esityksen lukemisen helpommaksi (vertailu ja hahmottaminen). Taulukon luominen Taulukko on kokoelma rivejä ja sarakkeita, joiden risteyskohtaa kutsutaan soluksi tai kentäksi. Tehdessäsi taulukkoa määritä heti aluksi mahdollisimman oikea sarakemäärä, näin taulukon käyttäminen on helppoa. Rivimäärällä ei ole tässä vaiheessa niin väliä sillä uusia rivejä taulukkoon teet painamalla viimeisessä solussa Sarkain-painiketta. Kuva 130 Taulukko (Table) - valikoima Napsauta Lisää (Insert) -välilehden Taulukko (Table) -painiketta. Vedä osoitin sen solun kohdalle, joka antaa taulukolle sen oikean koon. Kuvassa osoitin on viety toiselle riville ja viidenteen sarakkeeseen. Napsauta hiiren painiketta, näin kalvolle syntyy taulukko. Microsoft PowerPoint

119 Taulukon muokkaaminen Kun taulukko syntyy, ilmestyy valintanauhaan Taulukkotyökalut (Table Tools) ryhmä ja sinne kaksi välilehteä; Rakenne (Design) ja Asettelu (Layout). Välilehdiltä löydät kaikki taulukon käsittelyyn tarpeelliset toiminnot. Kuva 131 Teeman ulkoasun mukainen taulukko Siirry solusta toiseen Sarkain-näppäimellä ja syötä taulukkoon arvot. Tasaa lukuarvoja sisältävät sarakkeet oikealle. Muuta sarakeleveydet otsikoille sopiviksi. Vie kursori sarakeviivan päälle. Osoittimen muuttuessa kaksipäiseksi vasen-oikea näyttäväksi nuoliosoittimeksi voit muuttaa taulukon sarakeleveyttä vetämällä. Kaksipäisellä pystyyn -alas nuoliosoittimella voit muuttaa taulukon rivikorkeutta. Taulukon muuntaminen kuvaksi Ellei taulukossa olevia arvoja tarvitse myöhemmin muuttaa, kannattaa harkita taulukon muuttamista kuvaksi. Valitse taulukko ja kopioi se leikepöydälle. Kuva 1 32 Liitä ( Paste) - valikoima Liitä leikepöydällä oleva taulukko kalvolle Liitä (Paste) -pudotusvalikon Kuva (Picture) -komennolla. Kalvolle syntyy taulukon kuva ja halutessasi voit poistaa aiemman taulukon. Taulukon poistaminen Taulukon poistaminenkin voi olla joskus tarpeen. Helpoimmin poistat valitun taulukon painamalla Del-näppäintä. Microsoft PowerPoint

120 Laskentataulukon luominen PowerPointin taulukko ei ole varsinainen laskennallinen taulukko. Tee esitykseen laskentaa vaativat taulukot upotettuina Excel-objekteina. Upotettu Excel-taulukko Harjoitustiedosto: Tuloslaskelma.xlsx ja Esitys-2b.pptx PowerPoint-esitykseen luot laskentataulukon upottamalla siten, että ensiksi valitset ja kopioit Excelissä laskentataulukosta sen osan jonka haluat Power- Point-kalvolle. Liitä taulukko PowerPointiin Liitä (Paste) -pudotusvalikon Upotettu (Embed) -komennolla. Kuva 133 Liitä ( Paste) - valikoima Kun olet tuottanut upotetun taulukko-objektin, ilmestyy valintanauhaan Piirtotyökalut (Drawing Tools) -ryhmä ja sinne Muotoile (Format) -välilehti. Objekti on siis kalvon päällä kelluva kuva jota voit käsitellä samalla tavalla kuin piirroskuvaa.! Pääset käyttämään kelluvan objektin laskennallisia ominaisuuksia kun kaksoisnapsautat objektia. Laskiessasi Excel taulukko-objektissa on sinun osattava käyttää Exceliä. Käsitellessäsi objektin sisällä olevaa tietoa näet Power- Pointissa Excel-valintanauhan, koko Excel-ohjelma kelluu PowerPoint-ohjelmassa. Napsauttaessasi taulukon ulkopuolella siirryt takaisin kohdeohjelmaan. Siinä vaiheessa voit käsitellä taulukkoa taas kuin kuvaa. Valittu kelluva objekti voidaan poistaa Del-näppäimen painalluksella. Microsoft PowerPoint

121 Kuva 134 Excel- valintanauha ja kaavarivi PowerPointissa Pääset muokkaamaan upotetun objektin sisältöä, kun kaksoisnapsautat objektia. Siinä vaiheessa olet Excel-ohjelmassa. Takaisin pääset napsauttamalla objektin ulkopuolella. Linkitetty Excel-taulukko Linkitetty taulukko on tarpeen, kun alkuperäisiä arvoja muutetaan Exceltiedostossa usein ja kalvolla halutaan näyttää uusimmat arvot. Kuva 135 Liitä määräten ( Paste Special) - valintaikkuna Valitse luettelosta Objekti: Microsoft Excel -laskentataulukko (Microsoft Excel Worksheet Object) rivi. Valitse sitten Liitä linkki (Paste Link) -asetus koska tuotamme linkitetyn taulukon. Hyväksy valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta.! Pääset käyttämään linkitettyä objektia kun kaksoisnapsautat taulukkoa. Siirryt Excel-ohjelmaan, jossa voit suorittaa lähtöarvojen muutokset ja laskennan. Takaisin PowerPoint-ohjelmaan pääset lopettamalla Excelin, tallenna samalla taulukkoon tehdyt muutokset. Sen jälkeen taulukko kelluu kalvon päällä kuvana ja voit sitä kuvana käsitellä. Valittu Excel taulukko voidaan poistaa Del-näppäimen painalluksella. Microsoft PowerPoint

122 Kaavioiden tuottaminen Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Tarvitset toisinaan esityksessä myös lukuja kuvaavia kaavioita. Valitun kaaviotyypin esikatselukuva Kuva 136 Lisää kaavio (Insert Chart) - valintaikkuna Tuotat kaavion napsauttamalla Lisää (Insert) -välilehdellä Kaavio (Chart) -painiketta. Seuraavaksi pääset valitsemaan kaaviotyypin. Valitse kaaviotyyppi ja napsauta OK-painiketta. Kalvolle ilmestyy kaavio ja Excel-ohjelma avautuu jos se on asennettu. Excelissä voit muuttaa kaavion tietoalueen kokoa, lähtöarvoja ja otsikoita. Kelluva kaavio-objekti Kuva 137 Kaavion määrittely Nyt näet kalvolla kelluvan kaavion ja sen yllä lähtöarvotaulukon. Tartu laskentatatulukon koon säätökahvaan ja pienennä taulukko 3 (saraketta) * 4 (riviä) suuruiseksi. Taulukossa voit muokata lähtöarvot kuntoon. Kirjaa seuraavassa kuvassa näytetyt tiedot kaavioon. Kun olet kirjoittanut kaikki arvot taulukkoon, sulje taulukko. Microsoft PowerPoint

123 Selite Kuva 138 Kelluva kaavio- objekti Muotoile pylväskaavio-objektia haluamallasi tavalla. Kaavio voi näyttää vaikka yllä kuvatulta. Kaaviossa on tehty Rakenne (Design) -välilehden Virhepalkit (Error Bars) -valikoimasta Standardivirhe (Standard error) -valinta. Microsoft PowerPoint

124 Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Kaavion muokkaaminen Kaavioita muokataan ulkoasun ja esitystavan osalta. Muokkaustoimia ovat kaaviolajin vaihtaminen, kaavioalueen muotoilu tai akseliarvojen muutos. Kaaviolajin vaihtaminen Muutetaan edellisen sivun pylväskaavion kaaviolajiksi viivadiagrammi. Kuva 139 Vaihda kaaviolaji (Change Chart Type) - valintaikkuna Kaaviolajin muuttaminen tapahtuu valitun kaavion Kaaviotyökalut (Chart Tools) -ryhmän Rakenne (Design) -välilehden Vaihda kaaviolaji (Change Chart Type) -komennolla.valitse valintaikkunan vasemmasta reunasta Viiva (Line) -välilehti ja napsauta sitten Viiva (Line) -ryhmästä sopivaa viivadiagrammia. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Upotettu kaavio-objekti Selite Kuva 140 Kelluva viivadiagrammi- objekti Nyt näet kalvolla viivakaavion. Kaaviossa on voimassa Vakiovirheen sisältävät virhepalkit (Error bars with standard error) -asetus koska se tehtiin pylväskaavioon aiemmin. Tämä kaavio ei ole yhtä informatiivinen kuin pylväskaavio. Napsauta Kumoa (Undo) -painiketta kumotaksesi tehty muutos. Microsoft PowerPoint

125 Kaavioalueen muotoileminen Kaavioalue sisältää paljon erilaisia objekteja. Napsauta Kaaviotyökalut (Chart Tools) -ryhmän Muotoilu (Format) -välilehden Kaavion osat (Chart Elements) -pudotusvalikko auki. Pystyakseli Kuva 141 Kaavion osat (Chart Elements) - pudotusvalikko Valitse luettelosta käsiteltäväksi aiottu kaavion osa. Nyt voit käyttää muotoilussa Muotoile (Format) -välilehden Muotoile valintaa (Format Selection) -painiketta.! Muista, että kaikkialla PowerPoint -ohjelmassa helpoin tapa päästä käsiksi minkä hyvänsä objektin tai sen osan muotoiluominaisuuksiin on pikavalikon Muotoile Xxxx (Format Xxxx) -komento. Tasainen täyttö Väri valikoima Kuva 142 Muotoile kaavioaluetta (Format Chart Area) - toimintopaneeli Elementtien Muotoile Xxxx (Format Xxxx) -toimintopaneelissa on eri määrä välilehtiä ja valittuun objektiin sopivat muotoilukomennot. Tässä on valittu muotoiltavaksi Kaavioalue (Chart Area) -osa. Aseta Täyttö (Fill) -välilehdessä täytölle voimaan Turkoosi, Korostusväri 1, Vaaleampi 60 % (Turquoise, Accent 1, Lighter 60 %) -väri. Määritä Tehosteet (Effects) -ryhmän Kolmiulotteinen muotoilu (3-D Format) -välilehdellä Viisto (Bevel) Yläviistous (Top bevel) -valinnalle voimaan Vinoneliö (Cool Slant) -asetus. Microsoft PowerPoint

126 Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Akselien muotoileminen Y-akseli Napsauta Kaaviotyökalut (Chart Tools) -ryhmän Muotoilu (Format) -välilehden Kaavion osat (Chart Elements) -pudotusvalikosta Pysty (Arvo) -akseli (Vertical (Value) Axis) -komentoa. Valituksi tulee pysty- eli y-akseli. Valitse Muotoilu (Format) -välilehden Muotoile valinta (Format Selection) -komento. Akselin maksimiarvo Akselin pääyksikkö Kuva 143 Akselin muotoileminen (Format Axis) - toimintopaneeli Toimintopaneelin Akselin asetukset (Axis Options) -välilehdellä ovat muotoilukomennot. Komennoilla voit muuttaa akselin suurinta yksikköä (maximum), pienintä yksikköä (minimum), pääyksikköä (major unit) ja näytöllä näytettävää yksikköä (display units). Tässä on näyttöyksiköksi (Display units) valittu Ei mitään (None), koska lähtöarvot ovat pieniä, eikä esimerkiksi tuhat erotinta ole tarpeen käyttää. Tutustu myös muiden välilehtien asetusmahdollisuuksiin. Luku (Number) -välilehdellä voit määrittää numeroissa käytettävien desimaalien määrän ja valuuttasymbolin käytön. Samalla välilehdellä voit määrätä numeroarvojen muotoilun periytymisen lähdetaulukosta Linkitetty lähteeseen (Linked to source) -asetuksella. Tasaus (Alignment) -välilehdellä voit muuttaa akselin numeroarvojen tasauksen pystyasentoon Kierrä koko tekstiä 270 (Rotate all text 270 ) -asetuksella. Microsoft PowerPoint

127 X-akseli Napsauta Kaaviotyökalut (Chart Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehden Kaavion osat (Chart Elements) -pudotusvalikosta Vaaka (Luokka) -akseli (Horizontal (Category) Axis) -komentoa. Valituksi tulee vaaka- eli x-akseli. Valitse Muotoile (Format) -välilehden Muotoile valinta (Format Selection) -komento. Kuva 144 Akselin muotoileminen (Format Axis) - toimintopaneeli Toimintopaneelin Akselin asetukset (Axis Options) -välilehdellä ovat muotoilukomennot. Komennoilla voit määrätä akselilla esitettävien selitteiden määrän suhteessa pylväisiin Jakoviivojen väli (Interval between unit) -asetuksella. Akselilla näytettävät selitteet on määritetty akselin alapuolelle Akselin sijainti (Label Position) -kohdan Akselin vieressä (Next to Axis) -asetuksella. Tutustu myös muiden välilehtien asetusmahdollisuuksiin. Luku (Number) -välilehdellä on oletusarvoisesti määritetty selitteiden periytyminen lähdetaulukosta Linkitetty lähteeseen (Linked to source) -asetuksella.! Tasaus (Alignment) -välilehdellä voit muuttaa akselin selitteiden tasauksen pystyasentoon Kierrä koko tekstiä 270 (Rotate all text 270 ) -asetuksella. Asetus on melko usein tarpeellinen vaaka-akselilla kun pylväitä on useita ja ne ovat yhdessä sarjassa. Microsoft PowerPoint

128 Kaavion muuntaminen kuvaksi Ellei kaaviossa olevia arvoja tarvitse myöhemmin muuttaa, kannattaa harkita kaavion muuttamista tavalliseksi kuvaksi. Valitse kaavio ja kopioi se leikepöydälle. Kuva 145 Liitä ( Paste) - valikoima Liitä leikepöydällä oleva taulukko kalvolle Kuva (Picture) -komennolla. Kalvolle syntyy taulukon kuva ja halutessasi voit poistaa aiemman taulukon. Kaavion poistaminen Kaavion poistaminenkin voi olla joskus tarpeen. Helpoimmin poistat valitun kaavion painamalla Del-näppäintä. Microsoft PowerPoint

129 SmartArt-kuvien tuottaminen PowerPoint 2013 tuo mukanaan SmartArt-työkalun. Työkalulla luodaan prosessi-, organisaatio- ja matriisikaavioita. Kaaviolajia pääset valitsemaan Lisää (Insert) -välilehden SmartArt -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 146 SmartArt- grafiikkaobjektin valitseminen (Choose a SmartArt Graphics) - valintaikkuna Valintaikkunasta voit valita melkoisen määrän grafiikkaobjektien piirtämiseen tarkoitettuja työvälineitä. Valittuasi luettelosta kaaviolajin ja napsautettuasi OK-painiketta pääset luomaan upotettua kaavio-objektia. Tuotettuasi kaavion valmiiksi kelluu kyseinen objekti sen jälkeen esityksessä kuin mikä hyvänsä kuva. Tällaista kuvaa voit suurentaa ja pienentää koonsäätökahvoista. Objektin sisältöä ja muotoiluja pääset muuttamaan ja muokkaamaan napsauttamalla SmartArt-objektia. Microsoft PowerPoint

130 Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Organisaatiokaavio Valitse SmartArt-objektin valitseminen (Choose a SmartArt Graphic) -valintaikkunasta Hierarchy (Hierarkia) -ryhmästä mieleisesi organisaatiokaavio. Ylimpänä hierarkiassa Ylimmän hierarkiatason nimiruutu Kuva 147 Uusi organisaatiokaavio Organisaatiokaavion vieressä on tekstiruutu. Tekstiruudun eri kohtiin kirjoitat organisaation jäsenten nimet ja toimenkuvat. Tekstiruudussa [Teksti] (Text) -kohtaan pääset nuolinäppäimillä tai hiirellä. Ylimmän hierarkiatason nimiruutu Kuva 148 Yrityksen organisaatiokaavio Henkilön aseman saat kirjoitettua samaan laatikkoon omalle riville Vaihto (Shift) + Enter -painalluksen jälkeen. Lisää tarvittaessa uusi kuvio organisaatiokaavioon Rakenne (Design) -välilehden Lisää muoto (Add Shape) -alivalikosta. Valitun muodon voit poistaa Del-näppäimen painalluksella. Uuden keskijohdon edustajan saat painamalla Enter-näppäintä tekstiruudun viimeisen rivin lopussa. Jos haluat syöttää kyseisen henkilön seuraavalle alemmalle tasolle, paina Enter-painalluksen jälkeen Tabulaattori-näppäintä. Microsoft PowerPoint

131 Kuva 149 Organisaatiokaavio yritysesittelyssä Organisaatiokaavio voi valmiina näyttää esityksessä tältä. Voit muotoilla syötön osalta valmista kaaviota. Tee mieleisesi muotoilut SmartArt työkalut (SmartArt Tools) -ryhmän Rakenne (Design) tai Muotoile (Format) -välilehden toimintopainikkeilla. Valitse koko organisaatiokaavio kun haluat tehdä sille muotoilutoimia. Valitse esimerkiksi viivaobjektit kun haluat muuttaa viivojen vahvuutta tai väriä. Organisaatiokaavion rakenteen voit muuttaa SmartArt työkalut (SmartArt Tools) -ryhmän Rakenne (Design) -välilehden Asettelu (Layouts) -valikoiman painikkeilla. Microsoft PowerPoint

132 Internet-sivun objektien käyttäminen! On tilanteita jolloin haluat käyttää Web-sivulta löytyvää kuvaa tai joitain muuta objektia omassa esityksessäsi. On tärkeää että ensin selvität onko sinulla oikeus käyttää objektia (Tekijänoikeuslaki). Asiaa on usein kysyttävä suoraan kuvan tekijältä (kirjoittaja, piirtäjä, maalaaja, valokuvaaja tms.). Internetissä on muutama kuvakirjasto joita voit vapaasti käyttää. Eräs tällainen vapaasti käytettävä kuvakirjasto on Microsoftin leikekirjasto. Sen käyttökin on laillista vain jos sinulla on laillinen Microsoft-ohjelmisto. Löydät kuvakirjaston osoitteesta: Kuva 150 Internet- sivulla olevan kuvan pikavalikko Jos sinulla on lupa kuvan käyttämiseen, voit kopioida sen selaimessa pikavalikon Kopioi (Copy) -komennolla. Liitä kuva esitykseesi Liitä (Paste) -komennolla tai Ctrl + v -näppäinyhdistelmää painamalla. Voit myös tallentaa sivulla olevan kuvan pikavalikon komennoilla levylle ja lisätä sen sieltä esitykseesi. Valitun tekstin voit kopioida pikavalikon Kopioi (Copy) -komennolla. Liitä sitten teksti esitykseesi Liitä (Paste) -komennolla tai Ctrl + v -näppäinyhdistelmää painamalla. Microsoft PowerPoint

133 Multimediaelementit Äänet esityksessä Harjoitustiedosto: Esitys-2b.pptx Voit lisätä esitykseesi äänileikkeen Office.com-palvelusta tai musiikkitiedoston levyltäsi. Lisääminen tapahtuu Lisää (Insert) -välilehden Media-ryhmän Ääni (Audio) -pudotusvalikon komennoilla. Lisää nyt taputusta esimerkkiesityksen kalvoon numero 19. Napsauta pudotusvalikosta Online-äänitiedosto (Online Audio) -komentoa. Kuva 151 Office.com- äänihakuruutu Napsauta tehtäväruudussa Aplodeja (Clap Cheers) -ääniraidan kuvaketta. Valintanauhaan ilmestyy Äänityökalut (Audio Tools) -ryhmä. Kuva 152 Toisto ( Playback) - välilehti Äänen voit kuunnella Toista (Play) -painikkeella. Napsauta Käynnistä (Start) -pudotusvalikosta voimaan Automaattisesti (Automatically) -valinta, jos haluat äänen käynnistyvän heti kun kalvo tulee esiin. Oletuksena on valinta Napsautettaessa (On Click). Siirry esitykseen Vaihto (Shift) + F5 -näppäinyhdistelmällä. Microsoft PowerPoint

134 Videokuva esityksessä Voit lisätä esitykseesi videoleikkeen jostain julkisesta palvelusta tai elokuvatiedoston omalta levyltäsi. Lisääminen tapahtuu Lisää (Insert) -välilehden Media-ryhmän Video-painikkeen pudotusvalikon komennoilla. Omat videot kannattaa tallentaa samaan kansioon, kuin esitys. Kokeile lisätä kalvolle numero 19 jokin video napsauttamalla Online Videokomentoa. YouTube Internet-palvelusta lataaminen on vähintäänkin tuskallista, eikä lataaminen kokeillessani edes onnistunut. Samainen PowerPointin versio ei kykene myöskään liittämään esitykseen upotettua videon osoitekoodia. Siksi tällainen video kannattaakin lisätä vain linkkinä. Linkki toimii jos esityslaitteessa on toimiva Internet-yhteys. Kuva 153 Office.com- palvelun videot Hain kalvolle mieleiseni YouTube-videon käyttäen YouTube -hakutoimintoa. Tällaisen videon esittäminen esityksen yhteydessä edellyttää toimivaa Internet-yhteyttä. Siirry esitystilaan Vaihto (Shift) + F5 näppäinpainalluksella. Video toistetaan kun painat Soita-painiketta. Microsoft PowerPoint

135 Animaatiot Harjoitustiedosto: Esitys-2.pptx Animaatio on tehoste esityksessä. Erinomainen animaatio voisi olla sellainen jossa nuoli ilmestyy korostamaan, liikkuu kohti jotain esityksen objektia. Kalvojen vaihtumista voidaan myös tehostaa animaatioilla. Animaatioita luot Siirtymät (Transitions) ja Animaatiot (Animations) -välilehden komennoilla. Kalvojen vaihtuminen Siirtymät (Transitions) -välilehden komennoilla voit asettaa kalvolle tai koko esitykselle animaation kalvojen vaihtumisen tehostamiseksi. Tällaisen animaation tekemiseksi suosittelen että siirryt Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymään jossa koko esityksen siirtymätehosteen tekeminen on helppoa. Kuva 154 Kalvojen vaihtumisen tehokeinot Valitse esityksen kaikki diat painamalla Ctrl + a -näppäimiä. Valitse Siirtymä tähän diaan (Transition to This Slide) -ryhmän Lisää (More) -painikkeella esiin tulevasta valikoimasta mieleisesi tehoste. Kalvon pienkuva Kalvon numero Kuva 155 Kalvo Dialajittelu (Slide Sorter) - näkymässä Siirtymätehosteen sisältävän kalvon tunnistat sen vasemmassa alanurkassa olevasta ikonista. Microsoft PowerPoint

136 Harjoitustiedosto: Esitys-2b.pptx Kaavion animaatiot Useisiin kaaviotyyppeihin voit määrittää animaation siten, että kaavion eri osat ilmestyvät näytölle vuorollaan. Kun etenet esityksessäsi voi kaavio-osan ilmestyminen tapahtua ajastettuna tai napsautuksesta vaihtuvana. Kuva 156 Kaavion animointi Valitse ensin kaavio. Tee sitten Animaatiot (Animations) -välilehden Animaatio (Animation) -ryhmästä Lisää (More) -pudotusvalikosta Lisää (Fly In) -valinta. Tee seuraavaksi Tehosteasetukset (Effect Options) -pudotusvalikosta Sarjoittain (By Series) -valinta. Tarkasta, että Animaatiopaneeli (Animation Pane) -toimintopaneelin ensimmäisen objektin pikavalikosta on valittu Aloitetaan napsautettaessa (Start On Click) -valinta. Voit esikatsella tuottamasi animaation Animaatiopaneeli (Animation Pane) -toimintopaneelin Soita valitut (Play Selected) -painikkeella. Microsoft PowerPoint

137 Kuva 157 Animointi esikatselussa Tehtyäsi valinnan edellisen kuvan mukaan esityksesi etenee napsautettaessa sarjoittain (oletusasetus, katso edellisen sivun kuva). Tässä näkyy tilanne esityksen aikana. Kehyksen jälkeen napsauttamalla esiin tulee Alkuvuosi -sarja ja uudelleen napsauttamalla Loppuvuosi. Microsoft PowerPoint

138 Harjoitustiedosto: Esitys-3-filo.pptx Mukautetut animaatiot Mukautetut animaatiot voivat olla monimutkaisiakin, mutta yksinkertaisuus on yleensä kaunista. Siirry Normaali (Normal) -näkymään. Animaation luot siten että piirrät animaatiossa tarvitsemasi kuvaobjektin tai lisäät sopivan kuvaleikkeen. Tee animaatio tällä kertaa harjoitustiedostossa olevalle valmiille kuvalle. Aseta objekti aloituskohtaan, josta liike alkaa. Määritä valitulle objektille sopiva tehoste Animaatiot (Animations) -välilehden Lisää animaatio (Add Animation) -pudotusvalikosta. Kuva 158 Lisää animaatio ( Add Animations) - valikoima Napsauta valikoimasta Lisää liikeratoja (More Motion Paths) -komentoa. Napsauta Animaatiopaneeli (Animation Pane) -toimintopaneeli esiin. Microsoft PowerPoint

139 Kuva 159 Lisää liikerata ( Add Motion Path) - valintaikkuna Napsauta Kaari alas (Arc Down) -valinta voimaan ja hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Tässä vaiheessa kuvan päälle ilmestyy lyhyt kaariviiva ja haamukuva animaation lopetuskohdasta. Kuva 160 Liikeradan muokkaaminen Napsauta kaariviiva aktiiviseksi. Tartu kursorilla oikealla olevaan keskimmäiseen koonsäätökahvaan. Vedä viiva sopivan pituiseksi ja muokkaa liikerata muutenkin kalvon kuvion mukaiseksi. Microsoft PowerPoint

140 Napsauta tehtäväruudun Toista (Play From) -painiketta painiketta ja näet mitä juuri sait aikaan. Napsauta Animaatioruutu (Animation Pane) -toimintopaneelissa animaation pudotusvalikosta Ajoitus (Timing) -komentoa. Napsauta Kesto (Duration:) -pudotusvalikosta liikerata hitaammaksi (3 seconds Slow). Mukautetun animaation lisäasetuksiin Ajoitus Kuva 161 Animaation pudotusvalikko Liikeradassa on voimassa asetus Aloita napsautettaessa (Start On Click). Muuta liike alkamaan heti kun kalvoon siirrytään. Asetuksen muutat napsauttamalla Animaatioruutu (Animation Pane) -tehtäväruudussa voimaan Aloita edellisen kanssa (Start With Previous) -asetuksen. Valmis ratkaisutiedosto löytyy nimellä. Ratkaisutiedosto: Esitys-3-filo-ratkaisu.pptx Microsoft PowerPoint

141 Harjoitustiedosto: Esitys-3-filo.pptx Animaatioiden osien esitysjärjestys Animaatioon voit lisätä uusia osia. Osien esitysjärjestys määräytyy luontijärjestyksessä, mutta voit myös muuttaa esitysjärjestystä. Kuva 162 Useampi liikerata Kalvoon on tehty kaksi uutta liikerataa. Vasemmalla näkyvä Kaari ylös (Arc Up) objekti, joka alkaa vasemmalta kalvon ulkopuolelta ja se on venytetty puoleen väliin kalvoa. Sitten on tehty Kaari ylös (Arc Up) objekti, joka alkaa keskeltä kalvoa. Kummallekin animaatiolle on asetettu voimaan aloitusajaksi Aloita edellisen jälkeen (Start After Previous) -asetus. Sen lisäksi molemmat liikeradat on käännetty päinvastaiseksi Tehosteasetukset (Effect Options) -pudotusvalikon Vastakkainen liikeradan suunta (Reverse Path Direction) -komennolla. Napsauta Toista (Play) -painiketta. Jos animaatio etenee nyt hieman oudosti, korjaa se muuttamalla animaatio-osien esitysjärjestystä. Napsauta Animaatioruutu (Animation Pane) -toimintopaneelissa keskimmäistä kaarta. Siirrä osa Järjestä uudelleen (Re- Order) -kohdasta alaspäin osoittavalla nuolella siten, että tämä kaari on luettelossa alinna. Kun nyt näillä kahdella myöhemmin tehdyllä kaarella on asetettu aloitusasetukseksi Aloita edellisen jälkeen (Start After Previous), tuntuu animaatio luontevammalta. Painapa Vaihto (Shift) + F5 -näppäimiä ja näet itse animaation toiminnassa. Valmis ratkaisutiedosto löytyy nimellä. Ratkaisutiedosto: Esitys-3-filo-ratkaisu.pptx Microsoft PowerPoint

142 Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Kalvosisällön esitysjärjestys Voit tuoda kalvojen luettelokohdat näytölle myös kappale kerrallaan. Kuva 163 Teksti tuodaan esiin kappale kerrallaan Valitse tekstikehys jossa on kalvon sisältö. Valitse Animaatiot (Animations) -välilehden Animaatio (Animation) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikosta Himennys (Fade) -valinta. Tee seuraavaksi Tehosteasetukset (Effect Options) -pudotusvalikosta Kappaleittain (By Paragraph) -valinta. Esikatsele esitys Toista valitut (Play Selected) -painikkeella. Tallenna tiedosto nimellä Esitys-3b.pptx. Microsoft PowerPoint

143 Ajastus Ajastus on keino laittaa tietokone töihin. Ajastusta käytetään tilanteissa joissa halutaan liikkuvaa tai vaihtuvaa kuvaa, mutta esitystä ei ohjaa kukaan. Tällaisia esityksiä voidaan pyörittää messuilla ja näyttelyissä, kun esittelijä on tauolla. Ajastettua esitystä kutsutaan Slide Show'ksi. Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Ajastusta voit käyttää myös yksittäisen multimedialeikkeen ajamiseen. Ajastuksen tekeminen Kalvojen vaihtumisen ajastuksen teet kokeilemalla sopivia aikoja. Siirry ajastamisen aloittamiseksi Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymään jossa ajastuksen tekeminen on helppoa. Napsauta Diaesitys (Slide Show) -välilehdellä Kokeile määräaikoja (Rehearse Timings) -painiketta. Esityksen kokonaisaika Kalvon esilläoloaika Kuva 164 Esityksen määräaikojen nauhoitus Esitys alkaa nauhoitustilassa. Kalvon vasemmassa yläkulmassa näet Tallennus (Recording) -työkalurivin. Napsauttamalla Seuraava (Next) -painiketta voit hyväksyä yhden kalvon esilläoloajan. Voit keskeyttää ajastuksen Keskeytä nauhoitus (Pause Recording) -painikkeella ja jatkaa nauhoitusta Jatka tallentamista (Resume Recording) -painikkeella. Saman kalvon ajastamisen voit aloittaa uudelleen Toista (Repeat) -painikkeella. Ajastuksen lopetat Esc-painikkeella. Kun ohjelma kysyy haluatko tallentaa ajastuksen, napsauta Kyllä (Yes) -painiketta. Microsoft PowerPoint

144 Esityskalvo Dialajittelu-näkymässä Kalvon numero Kuva 165 Kalvo Dialajittelu ( Slide Sorter) - näkymässä Kun olet keskeyttänyt ajastuksen, näet pienkalvon vasemmassa alakulmassa kyseisen kalvon näyttämiseen käytettävän ajan (tallennettu aika). Yksittäisen dian ajoitusta muutat Siirtymät (Transitions) -välilehden Jälkeen (After) -asetuksen aikaarvo muuttamalla. Jos napsautat valinnan pois Jälkeen (After) -ruudusta saat ajastuksen pois voimasta. Jatkuva esitys Messuilla, näyteikkunassa tai sisääntuloaulassa pyörivä esitys tulee määrittää jatkuvasti pyöriväksi. Tällaisen esityksen voi keskeyttää Esc-näppäimen painalluksella. Määritys tapahtuu Diaesitys (Slide Show) -välilehden Määritä diaesitys (Set Up Slide Show) -painikkeella. Kuva 166 Diaesityksen asetukset ( Set Up Show) - valintaikkuna Jatkuvan esityksen voit määrätä napsauttamalla voimaan Toista esitystä, kunnes painetaan Esc (Loop continuously until Esc ) -asetuksen. Hyväksy asetusmuutokset OK-painikkeella. Microsoft PowerPoint

145 Pitkät esitykset! Yhteenvetodia Kommentti Harjoitustiedosto: Esitys-2b.pptx PowerPoint:lla voit luoda pidempiäkin esityksiä. Pyri pitämään esitykset alle 100 kalvon pituisina. Tuottaessasi esityksiä on erittäin tärkeää jatkuva esityksen tallentaminen, varmistaminen. Suosittelen automaattisen tallennuksen lisäksi tallentamista noin puolen tunnin välein. Tällä tavalla säästät varmuudella aikaa ja vaivaa kun ohjelma jossain vaiheessa kaatuu - ja sehän kaatuu. PowerPoint 2013 ei tuo mukanaan valmista toimintoa, jolla voit luoda yhteenvetodian. Ohjeesta löytyy kuvaus siitä miten voit tehdä yhteenvetodian. Tuottaessasi pitkiä esityksiä jaetussa tilassa on kommentoinnin käyttö tarpeen. Voit lisätä huomautuksen kun haluat kiinnittää muiden esitystä selailevien ja sitä muuttavien huomion johonkin tiettyyn kohtaan. Kuva 167 Kommenttimerkintä Kommentin lisäät Tarkista (Review) -välilehden Kommentit (Comments) -ryhmän Uusi kommentti (New Comment) -painikkeella. Esiin tulevaan kehykseen voit syöttää kommentin sisällön. Kalvolla näet kommenttimerkin. Napsauttamalla kommenttia näet ikkunassa oikealla Kommentit (Comments) -toimintopaneelin, jossa esitetään kommentin sisältö. Kommenttia pääset muokkaamaan kaksoisnapsauttamalla kommentin tekstiä. Ja muista, kommentti ei näy esityksen aikana. Poistat kommentin Tarkista (Review) -välilehden Poista kommentti (Delete) -painikkeella. Pudotusvalikossa on komennot yhden tai kaikkien kommenttien poistamiseksi. Voit myös piilottaa kommentit. Siirry Tarkista (Review) -välilehdelle ja napsauta Kommentit (Comments) -ryhmän Näytä kommentit (Show Markup) -painike pois voimasta. Microsoft PowerPoint

146 Kommentoidun esityksen tulostaminen Ellet halua tulostaa kommentteja on sinun Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -valintaikkunassa otettava pois voimasta Tulosta kommentit ja käsinkirjoitetut merkinnät (Print comments and ink markup) -asetus. Kuva 168 Tiedosto ( File) - valikon Tulosta ( Print) - välilehti Kalvon esikatselussa näet kommenttimerkinnän. Avaa kuvassa esitetty pudotusvalikko ja ota pois voimasta Tulosta kommentit ja käsinkirjoitetut merkinnät (Print Comments and Ink Markup) -asetus. Microsoft PowerPoint

147 Tekstitiedon tuominen Harjoitustiedosto: Jasennykseen.rtf Tekstitietoa voidaan tuoda muilla ohjelmilla tuotetuista tiedostoista Power- Pointiin. Sopivia tiedostomuotoja on voitu tuottaa Microsoft Word asiakirjana (DOC), Word 2007 ja asiakirjana (DOCX), tekstitiedostona (TXT) tai RTF-tiedostona (RTF-jäsennys). Napsauta Näytä (View) -valikosta Jäsennys (Outline) -painiketta ja sitten kursori vilkkumaan jäsennysnäkymässä ensimmäiselle riville. Tuo jäsennys napsauttamalla Aloitus (Home) -välilehden Uusi dia (New Slide) -pudotusvalikosta Diat jäsennyksestä (Slides from Outlines) -komentoa. Osoittimen paikka Kuva 169 Uusi dia ( New Slide) - pudotusvalikko Etsi tiedosto esiin tulevassa valintaikkunassa, valitse se ja napsauta Lisää (Insert) -painiketta. Huomautuksia aiemmasta Office ohjeesta Jos lähdetiedostossa ei ole otsikkotyylejä (esimerkiksi tekstitiedosto, jossa on vain tekstiä), Office PowerPoint 2013 luo jäsennyksen joka perustuu lähdetiedoston kappaleisiin. Kun lisäät jäsennellyn tekstin HTML-asiakirjasta, otsikot ja niiden sijainnit säilyvät samanlaisina kuin HTML-asiakirjassa. Koko teksti kuitenkin näkyy diassa yhdessä tekstikehyksessä. Microsoft PowerPoint

148 Dian tuominen toisesta esityksestä Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx ja Polkupyörä.pptx Valmiin dian toisesta esityksestä kopioit Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä. Avaa molemmat esitykset Näytä (View) -välilehden Dialajittelu (Slide Sorter) -painikkeella. Aseta esitysikkunat vierekkäin Näytä (View) -valilehden Järjestä kaikki (Arrange All) -painikkeella. + Kuva 170 Dian kopioiminen esityksestä toiseen Kopioi dia toiseen esitykseen Ctrl + vetämällä. Kopioinnin jälkeen voit Liittämisasetukset (Paste Options) -painikkeella päättää periikö dia kohteen teeman vai säilyttääkö se lähdetiedoston teeman. Oletusasetuksena on Käytä kohteen muotoilua (Use Destination Theme) -asetus. Microsoft PowerPoint

149 Kahden esityksen yhdistäminen Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx ja Polkupyörä.pptx Voit yhdistää kaksi levylläsi olevaa esitystä yhdeksi. Yhdistämisen teet Aloitus (Home) -välilehden Uusi dia (New Slide) -pudotusvalikon Käytä dioja uudelleen (Reuse Slides) -komennolla. Kuva 171 Käytä dioja uudestaan (Reuse Slides) - tehtäväruutu Napsauta esiin tulevassa toimintopaneelissa Selaa (Browse) -painikkeen pudotusvalikosta Selaa tiedostoa (Browse File) -komentoa. Etsi ja avaa tarvittava tiedosto levyltäsi. Browse (Selaa) -painike Kuva 172 Esityskuvakkeen pikavalikko Napsauta tehtäväruudussa esityksen pikavalikosta joko Lisää dia (Insert Slide) tai Lisää kaikki diat (Insert All Slides) -komentoa. Jos haluat diojen perivän kohdetiedoston teeman, älä laita voimaan tehtäväruudun alaosan Säilytä lähteen muotoilu (Keep source formatting) -asetusta. Microsoft PowerPoint

150 Esityksen tiedostokoon pienentäminen Harjoitustiedosto: Esitys-2b.pptx Esityksesi tiedostokoko määräytyy pitkälti sen mukaan, kuinka suuria kuvasi ovat. Kuvien tiedostokoko määräytyy ensinnäkin siitä onko kuva rasteri- vai viivapiirtokuva. Rasterikuvat ovat tiedostokooltaan huomattavasti suurempia kuin viivakuvat. Rasterikuvien tiedostokoko määrittyy kuvamuodon mukaan. TIFF-kuvat ovat pakkaamattomia ja tiedostoina suuria joskin laadultaan erinomaisia. Tiedostokooltaan pienempiä ja huonompilaatuisia kuvia ovat pakatut kuvamuodot kuten JPEG, GIF ja PNG. Näyttö ja/tai videotykki ei pysty toistamaan tarkkaa pistegrafiikkakuvaa. Esityksessä kuvan laatu ei olekaan tärkeää, vaan kalvojen vaihtumisnopeus. Esityksen nopeuttamiseksi ja tiedostokoon pienentämiseksi kannattaa pienentää kuvia. PowerPointissa pienennät kuvia valitsemalla yhden. Napsauta sitten Muotoile (Format) -välilehden Säädä (Adjust) -ryhmän Pakkaa kuvat (Compress Pictures) -painiketta. Kuva 173 Pakkaa kuvat (Compress Pictures) - valintaikkuna Napsauta voimaan kuvassa tehdyt valinnat ja hyväksy asetukset OK-painikkeilla. Yllä tehdyt asetukset sopivat näytöllä katseltavalle ja Internetissä jaeltavalle esitykselle. Tallentaessasi tiedostoa nyt, sen tiedostokoko pienenee hieman. Microsoft PowerPoint

151 Mukautetut esitykset Harjoitustiedosto: Esitys-2b.pptx Olet luonut vuosien varrella useita kymmeniä esityksiä. Usea uusi esitys voisi perustua osaan vanhemmasta esityksestä. Omaa aikaa säästääksesi sinun kannattaa etsiä sopiva aiemmin luomasi esitys ja rakentaa siitä mukautettu esitys. Mukautettu esitys luodaan ohjelmaan rakennetulla toiminnolla. Mukautetun esityksen luominen Kuva 174 Mukautetut diaesitykset ( Custom Shows) - valintaikkuna Mukautetun esityksen luominen tapahtuu napsauttamalla Diaesitys (Slide Show) -välilehden Mukautettu diaesitys (Custom Slide Show) -pudotusvalikosta Mukautettu esitys (Custom Show) -painiketta. Napsauta esiin tulevassa valintaikkunassa Uusi (New) -painiketta. Uuteen esitykseen mukaan otettavat diat Kuva 175 Mukautetun diaesityksen määrittäminen ( Define Custom Show) - valintaikkuna Diaesityksen nimi (Slide show name) -kenttään voit kirjoittaa esitykselle sopivan nimen. Valitse kaikki tarvittavat kalvot ja napsauta Lisää (Add) -painiketta. Hyväksy valinnat OK-painikkeella. Microsoft PowerPoint

152 Mukautetun esityksen muokkaaminen Mukautettua esitystä voit muokata Diaesitys (Slide Show) -välilehden Mukautettu diaesitys (Custom Slide Show) -pudotusvalikon Mukautetut diaesitykset (Custom Shows) -painikkeella esiin tulevan valintaikkunan avulla. Uuden mukautetun esityksen luomiseen Valitun mukautetun esityksen poistamiseen Kuva 176 Mukautetut diaesitykset ( Custom Shows) - valintaikkuna Valitse luettelosta esitys ja napsauta Muokkaa (Edit) -painiketta. Esityksessä mukana olevat diat Kuva 177 Mukautetun esityksen muokkaaminen Valitse tarvittava(t) kalvo(t) ja lisää se Mukautetun diaesityksen diat (Slides in custom show) -luetteloon Lisää (Add) -painikkeella. Valitun kalvon voit poistaa Poista (Remove) -painikkeella. Lisättävät kalvot asettuvat mukautetun esityksen viimeisiksi. Siirrä kalvot oikeaan järjestykseen ylä- ja alanuolipainikkeilla. Hyväksy valinnat OK-painikkeella. Microsoft PowerPoint

153 Harjoitustiedosto: Esitys-2b.pptx Mukautetun esityksen näyttäminen Avattuasi aiemmin tuottamasi esityksen on sen osana muistissa kaikki siinä mukautetut esitykset. Voit esittää mukautetun esityksen napsauttamalla Mukautettu diaesitys (Custom Slide Show) -pudotusvalikosta haluamasi. Kuva 178 Custom Slide Show (Mukautettu diaesitys) - pudotusvalikko Käynnistät mukautetun esityksen napsauttamalla pudotusvalikosta haluamasi mukautetun esityksen nimeä. Microsoft PowerPoint

154 Linkit Toimintopainikkeet (Action Buttons) Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Toimintopainikkeet ovat esityksen aikana käytettäväksi tarkoitettuja linkitettyjä painikkeita joita napsauttamalla voit siirtyä linkin osoittamaan kohteeseen. Voit esimerkiksi tehdä kalvoille painikkeen jolla pääset palaamaan ensimmäiselle sivulle, kotikalvoon. Toimintopainikkeiden luominen, toiminto valmiina Toimintopainikkeita luot Lisää (Insert) -välilehden Kuvat (Illustrations) -ryhmän Muodot (Shapes) -valikoiman viimeisestä Toimintopainikkeet (Action Buttons) -ryhmästä. Osalla toimintopainikkeista on asetuksena oletustoiminto. Itse mukautettava painike Kuva 179 Muodot ( Shapes) - valikoima Napsauta Toimintopainikkeet (Action Buttons) -ryhmästä Toimintopainike: Seuraava (Action Button: Forward or Next) -painiketta. Piirrä painike ensimmäisen kalvon alareunaan sopivan kokoisena. Microsoft PowerPoint

155 Hiiren napsautus -tapahtuma Kuva 180 Toimintoasetukset ( Action Settings) - valintaikkuna Valintaikkunassa on valittuna Hyperlinkki (Hyperlink to) -asetus ja pudotusvalikossa on oletuksena siirtymisvalinta Seuraava dia (Next Slide). Hyväksy asetukset OK-painikkeella. Kuva 181 Esitystila Esittäessäsi esitystä kalvossa on kyseinen painike, se ei toimi kuin esityksen aikana. Painiketta napsauttamalla pääset seuraavaan diaan. Tehtävä Kopioi Seuraava-painike ja liitä se kaikkiin esityksen kalvoihin, paitsi viimeiseen. Tee muihin, paitsi aloituskalvoon, Edellinen kalvo (Previous Slide) ja Koti (Home) -painikkeet. Microsoft PowerPoint

156 Toimintopainikkeiden luominen, toiminnon määrittely Itse määriteltyjä toimintopainikkeita kannattaa luoda jos haluat kesken esityksen hypätä web-sivulle tai avata levyltä tiedoston. Toimintopainikkeilla voit suorittaa myös kesken esitystä muita ohjelmia, ohjelmoituja aliohjelmia tai toistaa videoita ja ääniä. Luo oma painike valitsemalla Toimintopainikkeet (Action Buttons) -ryhmästä Toimintopainike: Mukautettu (Action Buttons: Custom) -painikkeen. Piirrä painike viimeisen kalvon alaosan keskelle. Valittu hyperlinkin kohde URL-osoite URL-osoitteen syöttäminen Kuva 182 Toiminnon asetus - URL- osoitteen määritys Piirtoliikkeen jälkeen avautuu Toimintoasetukset (Action Settings) -valintaikkuna. Valitse Hyperlinkki (Hyperlink to) - valintanappi ja pudotusvalikosta URL -komento. Esiin ilmestyy uusi valintaikkuna. Kirjoita haluamasi Internet-osoite URL-kenttään. Hyväksy ikkunat OK-painikkeella. Anna äsken luodulle painikkeelle otsikoksi Tunturi. Linkin osoitteen voit muuttaa toiseen kohteeseen pikavalikon Edit Hyperlink (Muokkaa hyperlinkkiä) -komennolla. Tehtävä Tee viimeisen kalvon oikeaan alareunaan oma toimintopainike ja luo sille hyperlinkki. Hyperlinkillä on tarkoitus aukaista levyltä Polkupyörä.pptx -tiedosto. Microsoft PowerPoint

157 Hyperlinkit Hyperlinkki on nimetty painike jota napsauttamalla voit avata tiedoston tai pääset siirtymään linkin osoittamaan kohteeseen, esimerkiksi Internet-sivulle. Hyperlinkin tunnistat alleviivauksesta ja tekstivärin vaihtumisesta. Oletusasetus Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx PowerPointissa on oletusasetus joka aiheuttaa sen, että kirjoittaessasi webosoitteen tai sähköpostiosoitteen syntyy välilyöntinäppäilyn jälkeen esitykseen hyperlinkki. Jos kirjoitat vain tulostamiseen tarkoitettua esitystä, ota Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat As You Type) -valintaikkunassa Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä (Internet and network paths with hyperlinks) -asetus pois voimasta, lisätietoa aiemmin (sivu 68). Hyperlinkin luominen Internet-sivulle Kun esityksestä pitää päästä jollekin Internet-sivulla, tee tarkoitukseen hyperlinkki. Hyperlinkki on ikään kuin kirjanmerkki, muistiapu osoitteeseen. Linkin avulla vierailet sivulla ja esityksesi pysyy avoinna, näin pääset helposti palaamaan esitykseen Alt + tabulaattori -näppäinpainalluksella. Internet-sivun osoite Kuva 183 Lisää hyperlinkki ( Insert Hyperlink) - valintaikkuna Kirjoita teksti ja valitse se. Näppäile Ctrl + k -näppäinyhdistelmää. Kirjoita Osoite (Adress) -kenttään jokin URL-osoite. Hyväksy syöttö OK-painikkeella. Palatessasi diaan muuttuu tekstin väri teemassa hyperlinkille määritetyksi ja sanan alle syntyy alleviivaus. Hyperlinkki toimii esityksen aikana, voit suorittaa toiminnon napsauttamalla linkkiä. Microsoft PowerPoint

158 Hyperlinkki sähköpostiosoitteeseen Kun teet esitystä jonka jakelu tapahtuu Internet-sivuilta, saatat tarvita hyperlinkkiä. Esitystäsi lukeva hyperlinkkiä napsauttava voi lähettää sinulle helposti viestin. Hyperlinkin sähköpostiosoitteeseen luot seuraavalla tavalla. osoite, johon viesti lähtee Kuva 184 Lisää hyperlinkki ( Insert Hyperlink) - valintaikkuna Kirjoita teksti, jota haluat käyttää hyperlinkin painikkeena. Valitse teksti ja paina Ctrl + k -näppäinyhdistelmää tai napsauta Lisää (Insert) -välilehden Hyperlinkki (Hyperlink) -painiketta. Kirjoita Sähköpostiosoite ( address) -kenttään oma sähköpostiosoitteesi. Aihe (Subject) -kentässä voit antaa sinulle paluupostissa tulevalle sähköpostille viestin tunnistamista helpottavan otsikon. Ratkaisutiedoston löydät levyltä nimellä Esitys-3b.pptx. Tehtävä Tee vielä viimeisen kalvon oikeaan alareunaan tekstikehys ja luo sille hyperlinkki. Hyperlinkillä on tarkoitus aukaista levyltä Polkupyörä.pptx tiedosto. Microsoft PowerPoint

159 Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Linkin värin vaihtaminen Voit vaihtaa koko kalvosarjan linkkien värin mieleiseksesi. Värin vaihtaminen tapahtuu napsauttamalla valintanauhan Rakenne (Design) -välilehden Värit (Colors) -valikoiman Mukauta värejä (Customize Colors) -komentoa. Avatun (napsautetun) hyperlinkin väri Kuva 185 Luo uudet teeman värit ( Create New Theme Colors) - valintaikkuna Valitse Hyperlinkki (Hyperlink) -pudotusvalikosta linkille mieleisesi väri. Voit nimetä oman väriasettelusi Nimi (Name) -kentässä. Napsauta Tallenna (Save) -painiketta. Tehtävä Muuta napsautetun linkin väri mieleiseksesi. Microsoft PowerPoint

160 Mallit Mikä tällainen malli on? Yrityksen esitysten luominen tulisi tapahtua organisaation omien mallien avulla. Malli (template) on pohja eli kokonainen ympäristö usein toistuvan esityksen tuottamiselle. Malliin tallentuu teema, perustyylit ja rakenteet. Malliin voit tallentaa erilaisia asetuksia ja muotoiluja valmiiksi niin, että esitysten ulkoasu pysyy yhtenäisenä, kirjoittaminen on vaivatonta ja helpotat uuden samankaltaisen esityksen luomista. Hieman toisin asia ilmaistuna; malli on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu, toistuvaa vakiotietoa ja muotoiluja sisältävä esityspohja. Malli sisältää esityksessä käytettävät asetukset, suojaukset, muotoilut, tyylit, toimintopainikkeet, makrot, automaattiset tekstit sekä vakiografiikan, kuten logon. Malli siis sisältää kaiken sivuilla toistuvaksi halutun tiedon, muttei muuta. Malli on sellaiseen tiedostomuotoon tallennettu esitys, että avatessasi mallin asianmukaisesti et esitystä muokatessasi vaikuta alkuperäiseen kovalevyllä olevaan tiedostoon. Teet siis muutokset vain avoimeen esitykseen ja tallentaessasi ohjelma kysyykin uutta nimeä tiedostolle. Miksi malli? Esitysgrafiikan tuottaminen tietokoneella on usein samanlaisena toistuvaa. Tietokoneella esitystä tehtäessä työ hoituu nopeammin, etenkin jos osaat käyttää tietotekniikkaa. Mallit ovat eräs esimerkki tietotekniikan onnistuneesta hyödyntämisestä. Malli on kokoelma valmiita esityksen osia, objekteja. Malleilla sinun on helppo luoda usein toistuviin esityksiin valmiiksi tunnistetiedot, lomakeobjektit, logot ja muu toistuva tieto. Esitäyttö säästää paljon aikaa ja vaivaa esityksen laatijalta. Missä mallia käytetään? Esitysmalliksi tehdään yrityksen henkilöstön perehdyttämisesitykset, asiakasesitykset, tekniset tuote-esittelyt ja monet muut toistuvasti pidettävät esitykset. Esityksiä käytetään paljon oppilaitoksissa opetuksen tukena. Myös markkinointiin on alettu laatia yhä useammin tueksi esityskokonaisuuksia. Kuka mallia käyttää? Kun yrityksessä käytetään hyvin suunniteltuja ja yhdenmukaisia esityksiä on ne helposti tunnistettavissa organisaation omiksi. Yrityksessä luodut esitysmallit ovat pohjia joita jokaisen organisaatiossa toimivan tulee käyttää - myös sinun. PowerPoint ohjelmaa avatessasi näkyviisi aukeaa tyhjä esitys. Tämä uusi esitys perustuu oletusarvona aukeavaan käyttäjän asetuksissa määrättyyn malliin ja teemaan. Tämä oletusmalli pitää sisällään joidenkin asetusten oletusarvot. Siis sinä käytät aina jotain mallia pohjana omalle esityksellesi. Microsoft PowerPoint

161 Esitysmallin luominen Käytät aina PowerPointin mallia. Avatessasi uuden esityksen luodaan se oletusmalliin pohjalta. Muuttaessasi PowerPointin oletusasetuksia muokkaat oletusmallia. Uuden mallin luot seuraavasti: Laadi esitykselle perustyyli käyttäen apuna jotain teemaa. Laadi esitykseen ylä- ja alatunnisteet, lisää toistuva teksti, toistuvat kuvat kuten logot ja määritä kohdat muuttuvalle tiedolle. Laadi rakenteet, oikeisiin kohtiin tarvittavat paikkamerkit, taulukot ja kuvat. Tee tarvittava ohjaus, lisää tarpeelliset toimintopainikkeet ja niille toiminnallisuus. Tallenna esitys malliksi (lisätietoa sivulla 162). Microsoft PowerPoint

162 Mallin tallentaminen Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Mallin tallennusmuoto on PowerPoint-malli (PowerPoint Template) ja tarkenne on POTX. Mallin voit tallentaa myös Makroja käyttävä PowerPointmalli (PowerPoint Macro Enabled Template) -muotoon, jolloin tarkenne on POTM. Tallentaessasi esitystä malliksi käytä mallille ohjelma-asennuksen yhteydessä luotua kansiota, oletuskansiota. Kansion polun saat selville Asetukset (Options) -valintaikkunan Valvontakeskus (Trust Center) -välilehden Valvontakeskuksen asetukset (Trust Center Settings) -painiketta napsauttamalla. Osoitteen näet Luotetut sijainnit (Trusted Location) -kohdasta. Mallin tallennuskansion oletuspolku Kuva 186 Tallennetaan mallia oletuspolkuun Tallentaessasi mallia käytä Tallenna nimellä (Save As) -komentoa. Napsauta ensin Tallennusmuoto (Save as type) -pudotusvalikosta tallennusmuodoksi PowerPoint-malli (PowerPoint Template) tai Makroja käyttävä PowerPoint-malli (PowerPoint Macro-Enabled Template). Anna tiedostolle mallin käyttötarkoitusta kuvaava nimi. Näin malli tallentuu Mallit (Templates) -kansioon ja voit käyttää sitä kuten muitakin malleja. Microsoftin jatkuva tarve tuottaa ohjelmiin muutoksia aiheuttaa nyt sen, että yllä mainitulla tavalla tallennetun mallin käyttäminen ei onnistu sinulta ilman apua. Järjestelmätukihenkilön tulee määrittää sinulle ohjelmaan uusi oletustallennuskansion PowerPoint ohjeessa kuvatulla tavalla. Oman mallin voit tietysti tallentaa muualle kuin oletuspolkuun. Avatessasi oman mallisi pohjaksi uudelle esitykselle tulee sinun löytää levyltä se ja avata vielä oikealla tavalla. Microsoft PowerPoint

163 Mallin käyttäminen Tallentamisen jälkeen sinun mallisi on käytettävissä PowerPointissa. Ottaessasi mallin käyttöön liittää PowerPoint sen ominaisuudet tyhjään esitykseen. Muokatessasi avattua esitystä et muuta alkuperäistä mallia. Malli säilyy asetuksineen ja vakioelementteineen muuttumattomana ja voit käyttää sitä useita kertoja uuden esityksen pohjana. Uusi esitys mallia käyttäen Uuden esityksen voit luoda valmiin mallin pohjalta napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -komentoa. Näkyviin tulee Uusi (New) -välilehti. Ikkunasta voit valita PowerPointin mukana asennetun mallin tai Office.com -palvelusta löytyvän mallin. Kuva 187 Oman mallin käyttäminen Valitse Uusi (New) -valintaikkunasta haluamasi malli napsauttamalla laattaa.! Perustaessasi uuden tiedoston mallia käyttäen et tallennuksen yhteydessä vahingossa tallenna mallin päälle. Näin malli säilyy muuttumattomana seuraavaan käyttökertaan. Voit toki muokata mallia. Mallin avaaminen näytölle vaatii kuitenkin hieman tavallisuudesta poikkeavia toimenpiteitä, joten et kovin helposti vahingossa muuta sitä. Microsoft PowerPoint

164 Mallin muuttaminen Muuta mallia avaamalla tallennettu malli Tiedosto (File) -painikkeen Avaa (Open) -komennolla. Mallin tallennuskansion polku tässä Kuva 188 Avaa ( Open) - valintaikkuna Esiin tulee valintaikkuna jonka avulla voit etsiä itse luomasi mallin. Valitse Tiedostomuoto (File types) -painikkeen pudotusvalikosta PowerPoint-mallit (PowerPoint Templates). Napsauta luettelossa mallia jota aiot mukauttaa. Napsauta sitten Avaa (Open) -painiketta. Mallin muuttaminen on normaalia työskentelyä PowerPoint ohjelmalla, esityksen tuottamista ja mukauttamista. Tee haluamasi muutokset malliin. Tallenna (Save) -painikkeella tallennat uuden mallin vanhan päälle. Mallin voit tallentaa uudella nimellä, tee kuten aiemmin sivulla 162 on neuvottu. Microsoft PowerPoint

165 PDF-muunnos PDF-muunnosta voit käyttää, kun lähetät PowerPoint-esityksen muille, etkä tiedä onko vastaanottajalla asennettuna kyseistä ohjelmaa. Hän voi katsella esityksen sisällön ilmankin PowerPointia, mutta hän ei voi muokata esitystä. Mikä on PDF-tiedosto? Adoben Internet-sivuilla kerrotaan, että Adobe keksi PDF-muodon vuonna Tiedostomuodosta on ajan myötä tullut luotettavien sähköisten dokumenttien ja lomakkeiden yleinen standardi. PDF-tiedosto on sähköiseen muotoon tallennettu näköisasiakirja. Microsoft kertoo, että PDF on kiinteää asettelua käyttävä sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. PDF-tiedostona tallennettu tiedosto on yleensä kooltaan melko pieni. PDF-dokumentti on digitaalinen paperi. Digitaalinen paperi voi olla myös sähköisesti täytettävä lomake, jonka tiedot lähetetään tietoa keräävään organisaatioon. PDFdokumentti voi sisältää linkkejä (ristiviitteitä, kirjanmerkkejä, web-osoitteita yms.). Linkkien avulla pääset dokumentin sivulta toiselle tai johonkin Internet-osoitteeseen. Sähköistä PDF-dokumenttia voit lukea missä hyvänsä maailmankolkassa. Tietokoneessa on oltava jokin käyttöjärjestelmä (Macintosh, UNIX tai Windows) ja PDF-lukuohjelma. Ilmaisia lukuohjelmia on useita, mm. Adobe Reader ja Foxit Reader. Foxit Reader -katseluohjelma on kevyt ohjelma. Sen suurin puute on se, että se ei ymmärrä kaikkia PDF-lomaketoimintoja. Adobe Reader taas on raskaampi, mutta erittäin monipuolisin ominaisuuksin varustettu lukuohjelma. Lisätietoa ohjelmista ja latausosoitteet löydät osoitteesta Sähköisiä PDF-tiedostoja voidaan jaella tallentaen ne jollekin tallennusvälineelle, kuten CD-levylle tai muistitikulle. PDF-tiedostoja jaellaan yleisesti myös Internetissä, kohtaat niitä todennäköisesti joka päivä. PDF-materiaalin haluava voi ladata materiaalin sivustolta, kunhan hänellä on siihen oikeus. On yleistä jakaa PDF-muotoisia materiaaleja myös in liitetiedostoina. Lisäksi PDF-tiedostomuotoa 1 käytetään yhä useammin painettavaksi tarkoitettujen tiedostojen viemisessä painotaloon. PDF-tiedostomuoto oli vielä pari vuotta sitten erittäin turvallinen levittää. Mutta jo vuonna 2007 on PDF-tiedostojen avulla levitetty verkossa haittaohjelmia. Ole itse huolellinen jakaessasi PDF-tiedostoja. Avaa vain ne tiedostot, joiden turvallisuudesta olet varma. Lisätietoa haitallisista PDF-tiedostoista saat artikkelista: 1 Julkaisun tekeminen, Pesonen Soile, Tarvainen Juha, Docendo Finland Oy, 2005 Microsoft PowerPoint

166 PDF-tiedoston tuottaminen! PDF-tiedoston luot monella tavalla. Voit skannata Adobe Acrobat -ohjelmalla paperilla olevan asiakirjan PDF-muotoon. Voit tulostaa PowerPoint-esityksen Adobe PDF -tulostimella (ohjelmalla). Uudesta PowerPoint-ohjelmasta voit myös julkaista avoinna olevan tiedoston (asiakirjan) PDF-muotoon. PDF-tiedostoksi tulostaminen PowerPointohjelmasta PDF-tiedoston tulostaminen seuraavien sivujen ohjeiden mukaan edellyttää, että sinulla on käytössäsi (asennettuna) Adobe Acrobat XI (SF) -ohjelma. Harjoitustiedostot: Esitys-3.pptx Avaa harjoitustiedosto ja suorita seuraavat toimenpiteet. Napsauta Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikosta Tulosta (Print) -komentoa tai paina näppäimistöltä Ctrl + p -näppäinyhdistelmää. Esikatselukuva Kuva 189 Tulosta (Print) - valintaikkuna Valitse valintaikkunassa Tulostin (Printer) -pudotusvalikosta tulostimeksi Adobe PDF -tulostin. Tulostimen valinnan jälkeen on tärkeää valita PDF-tulostuksen asetukset. Asetuksiin pääset napsauttamalla Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -painiketta. Microsoft PowerPoint

167 Tulostusasetukset PDF-tiedoston tulostusasetukset vaikuttavat tiedoston kokoon ja siihen, miten hyvälaatuisena näköistiedoston voi tulostaa paperille. Tulostuskansion etsimiseen Tulostusarkin koon määrittely Kuva 190 Ominaisuudet: Asiakirja: Adobe PDF (Adobe PDF Properties) - valintaikkuna Oletusasetukset-pudotusvalikosta voit valita valmiiksi määritetyn tulostuslaadun. Valittu laatu vaikuttaa lopulliseen paperille tulostettaessa. Jos lopullisen paperitulosteen tulee olla hyvälaatuinen, kannattaa sinun tehdä Laadukas tuloste (High Quality Print) -valinta. Kentän vieressä olevalla Muokkaa (Edit) -painikkeella pääset määrittämään asetuksia tarkemmin ja näin luomaan sekä tallentamaan omat asetukset. Microsoft PowerPoint

168 ! Tulostuksen laatu Oletusasetukset-pudotusvalikosta löydät muutaman keskeisen PDFtiedoston muunnosasetuksen tiedostojen tulostuslaadulle. Pienin tiedostokoko -valintaa en suosittele käytettän. Tällainen asiakirja saattaa olla aivan erinäköinen luettaessa kuin laadittaessa. Tämä johtuu mm. siitä, että tiedostoon eivät tallennu käytetyt fontit eli kirjasinperheet. Vakio-valintaa voit käyttää silloin kun tavoitteesi on tuottaa Web-sivuille nopeasti ladattava tiedosto. Vakio-laatua voit käyttää myös, jos teet vain näytöltä luettavia sivuja sekä sisältöä. Tämä laatu riittää tulostamiseenkin kun asiakirjassa on vain vektorigrafiikkakuvia ja tekstiä. Laadukas tuloste -valinta kannattaa asettaa oletukseksi ja käyttää aina, kun on mahdollista että asiakirja tulostetaan. Tätä laatua käytetään myös aina kun tulostettavassa asiakirjassa on mukana bittikarttakuvia. Painolaatu-valintaa suosittelen käytettäväksi vain, kun asiakirja viedään digitaaliseen painoon tai kirjapainoon painettavaksi. Muita laatuasetuksia käytetään erikoistilanteissa. Tulostaminen Napsauta Tulosta (Print) -painiketta. Ohjelma kysyy ensin mihin haluat tallentaa tiedoston, etsi sopiva kansio. Sitten alkaakin tulostus. PowerPoint esityksen nimi PDF-asiakirjan nimi PDF-asiakirjan polku, sijainti Kuva 191 Luodaan Adobe PDF - tiedostoa - ilmoitusikkuna Ilmoitusikkunassa näet tulostuksen etenemisen.! PDF-tulostamisen seurauksena syntynyt tiedosto voi olla heikkolaatuinen, ainakin minulla se tätä e-kirjaa tehdessä oli. Tiedoston hyperlinkit eivät toimineet. Älä siis tulosta pidempiä PowerPoint-tiedostoja, vaan julkaise ne seuraavien ohjeiden mukaan. Microsoft PowerPoint

169 PDF-tiedostoksi julkaiseminen Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Uudesta PowerPoint-ohjelmasta voit julkaista avoinna olevan tiedoston (esityksen) PDF-muotoon. Julkaiseminen on suositeltavaa etenkin kun alkuperäisessä PowerPoint-tiedostossa on käytetty ohjelman kehittyneempiä ominaisuuksia kuten erilaisia linkkejä. Julkaisemisen teet Tiedosto (File) -valikon Vie (Export) -komennolla. Kuva 192 Vie (Export) - valintaikkuna Napsauta Luo PDF/XPS (Create PDF/XPS) -painiketta aloittaaksei julkaisemisen PDF-muotoon. Kuva 193 Julkaise PDF- tai XPS- muodossa (Publish as PDF or XPS) - valintaikkuna Julkaisemisen aloitat etsimällä tiedostolle sijoituspaikan, kansion. Asetukset (Options) -painikkeella pääset määrittämään julkaisulle joitain asetuksia. Julkaise (Publish) -painikkeella aloitat muunnoksen. Nyt linkit toimivat tässä PDF-tiedostoversiossa. Microsoft PowerPoint

170 Meta- ja tunnistetiedot Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx Tiedostoille annetaan tunniste- ja metatietoja levy- ja Internet-hakujen nopeuttamiseksi. Metatiedot näet kun napsautat Tiedosto (File)-valikon Tiedot (Info) -alivalikon esiin. Kuva 194 Tiedot (Info) - valintaikkuna Metatiedot näet Tiedot (Info) -välilehdellä. Saat tietojen syöttöä helpottavan metatietopaneelin näkyviin napsauttamalla Ominaisuudet (Properties) -pudotusvalikosta Näytä tiedostopaneeli (Show Document Panel) -komentoa. Kuva 195 Asiakirjan ominaisuudet (Document Properties) - paneeli Ikkunan yläosaan ilmestyvän metatietopaneelin avulla voit syöttää metatiedot. Kirjaa metatietoina tekijätieto (Author) ja asiakirjan otsikko (Title) sekä aihe (Subject) ja avainsanakokoelma (Keywords). Avainsanoja voi olla useampi, erottele ne pilkulla. Kirjaa tarvittaessa myös tiedot muihin kenttiin. Microsoft PowerPoint

171 Makrot Harjoitustiedosto: Esitys 3.pptm Suojausasetukset! PowerPoint-makrot ovat ohjelmoituja toimintokokonaisuuksia jotka suoritat yhdellä komennolla, näppäinpainalluksella tai painiketta napsauttamalla. PowerPoint makroja et voi tehdä nauhoittamalla, ne teet vain ohjelmoimalla Visual Basic for Application (VBA) -koodia. Tuon ohjelmoinnin opit muutaman kuukauden opiskelulla. Aihe on niin laaja, ettei tässä e-kirjassa ohjelmointiin puututa lainkaan. PowerPointin oletusasetukset estävät makrojen automaattisen suorittamisen. Makrosuojaus on asetettu ohjelman Valvontakeskus (Trust Center) asetuksissa suojaustasolle Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita (Disable all macros with notification). Älä käytä koskaan suojausasetusta Ota käyttöön kaikki makrot (Enable all macros) - se on suuri tietoturvariski. Kun oletusasetusta käytetään, voit päättää makrojen käyttämisestä tapauskohtaisesti. Kuva 196 Suojausvaroitus ( Security Warning) - palkki Paina Salli sisältö käyttöön (Enable Content) -painiketta ja saat makrot käyttöön. Tee se vain jos olet varma makrojen turvallisuudesta. Microsoft PowerPoint

172 Esityksen suojaus Joskus tuotat esityksiä joiden avaamisen tai muokkauksen haluat estää muilta käyttäjiltä. Tallenna nimellä (Save As) -komennon valintaikkunassa Työkalut (Tools) -pudotusvalikossa on Yleiset asetukset (General Options) -komento jolla voit määrittää avaus- ja kirjoitussuojauksen. Näitä suojauksia et voi tehdä ilman salasanaa. Kuva 197 Yleiset asetukset ( General Options) - valintaikkuna Suojauksen teet siis ennen tallentamista Valintaikkunassa voit suojata esityksen kirjoittamalla salasanan Avaussalasana (Password to open) tai Muokkaussalasana (Password to modify) -kenttään. Salasanaa tuntematon ei voi avata ja/tai muuttaa tällaista tiedostoa.! Käytä salasanaa todella harkiten. Salatun esityksen muokkaaminen ei onnistu sinulta eikä keltään muultakaan jos salasana unohtuu. Tallenna kaikki salasanat aina ikuisesti "kassakaappiin". Microsoft PowerPoint

173 Asetukset PowerPointia käyttäessäsi on sinun järkevää muuttaa ohjelman oletusasetuksia oman työskentelysi helpottamiseksi. Osa asetuksista vaikuttaa laitteessa jonka äärellä ne teet. Tällaiset asetukset tallentuvat omaan käyttäjäprofiiliisi, ne eivät siirry esityksen mukana. Useat asetukset taas vaikuttavat aktiiviseen tiedostoon ja kulkevat sen mukana. Asetuksiin vaikuttaminen Kuva 198 Asetustasot PowerPointissa on oletusasetuksia ainakin kolmella tasolla, tutustu yllä olevaan kuvaan. Ohjelmistotason asetukset Työvälineohjelman ohjelmoija on tehnyt sovellukseen valmiita ohjelmistotason oletusasetuksia, joita käyttäjä ei voi muuttaa. Tällaisia ohjelmistotason asetuksia ovat: Tiedosto (File) -painikkeen sijainti ja esiin tulevan valikon sisältö. Pikavalikoiden ja valikoiden sisällöt. Valikoimien ja pikavalikoimien sisällöt. Microsoft PowerPoint

174 Ohjelman oletusasetukset Ohjelmatason oletusasetukset ovat asetuksia joita käyttäjä voi muuttaa. Muutokset tallentuvat käytettävän laitteen levylle. Nämä asetukset vaikuttavat lähinnä käyttöliittymään ja ovat käyttäjätunnuskohtaisia. Tällaisia ohjelmatason asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt yleiset ohjelman toimintopainikkeet. Valintanauhan sisältö. Välilehtien valintapainikkeiden nimet ja sijainti. Valintanauhan pienentäminen, kohdeohjeiden näyttäminen tai valintanauhan piilottaminen. Reaaliaikainen esikatselu (pois käytöstä - käytössä). Oikeinkirjoituksen korjausohjeiden asettaminen voimaan tai pois. Tilarivillä näkyvien ilmoitusten näyttäminen tai piilottaminen. Tiedostoasetukset Organisaation omaan esitysmalliin on viisasta tallentaa yhteisössä tai asiakirjastandardissa yleisesti määriteltyjä sivun asetuksia, myös usein käytettäviä muotoiluja. Tällaiset Tiedostoasetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja kulkevat tiedostoa kuljetettaessa laitteelta toiselle. Tiedostoon vaikuttavia asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt, asiakirjaan liittyvät toimintopainikkeet. Kappaletyylit sekä ylä- ja alatunnisteet (sivunumerot yms.). Sivun asetuksissa tehdyt tulostusasetukset (reunukset, ei tulostin). Microsoft PowerPoint

175 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Tiedosto (File) -painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit valita Asetukset (Options) -toiminnon. Esiin tulevilla välilehdillä näet ohjelman tärkeimmät oletusasetukset. Näitä asetuksia voit muokata tekemällä haluamasi valinnat. Asetukset tallentuvat ohjelmaa lopetettaessa joko käyttäjäprofiiliisi tai työn alla olevaan tiedostoon. PowerPointin asetukset Ohjelman asennuksen jälkeen Asetukset (Options) -välilehdillä on voimassa niin sanotut oletusasetukset. Peruskäyttäjälle nämä asetukset yleensä sopivat mutta osaavan käyttäjän kannattaa niitä usein muuttaa. Kuva 199 Yleiset (General) - välilehti PowerPoint Options (PowerPointin asetukset) -valintaikkuna on paloiteltu yhdeksään välilehteen. Tutustu huolella välilehtien asetuksiin ja mieti mitkä muutokset helpottavat omaa työskentelyäsi niin paljon, että oletusasetus kannattaa muuttaa. Kuvassa on korostettu aiemmin mainittua reaaliaikaisen esikatselun (sivu 29) asetusta. Halutessasi tehdyt muutokset voimaan napsauta lopuksi OK-painiketta. Ohjelman käyttäjänimen vaihdat edellisen kuvan välilehdellä Mukauta omaa Microsoft Office-versiotasi (Personalize your copy of Microsoft Office) -ryhmän Käyttäjänimi (User name)-kohdassa. Microsoft PowerPoint

176 Valintanauhan mukauttaminen PowerPoint ohjelman eräs uusi toiminto on valintanauhan mukauttamismahdollisuus. Voit mukauttaa valintanauhan välilehtien sisältöä oman näkemyksesi ja mieltymyksesi mukaan. Napsauta esiin Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehti. Kuva 200 Mukauta valintanauhaa ( Customize Ribbon) - välilehti Välilehden Mukauta valintanauhaa (Customize the Ribbon) -kohdassa on valittuna oletusvalintanauhan (Main Tabs). Valintanauhan mukauttamiseksi voit tehdä seuraavia toimia: voit lisätä välilehtiin vasemmassa lohkossa olevia komentoja Lisää (Add) -painikkeella voit poistaa valittuja komentoja tai ryhmiä Poista (Remove) -painikkeella voit perustaa uuden välilehden Uusi välilehti (New Tab) -painikkeella voit perustaa uuden ryhmän Uusi ryhmä (New Group) -painikkeella voit nimetä valitun elementin Nimeä uudelleen (Rename) -painikkeella voit palauttaa oletusvalintanauhan sisällön Poista (Reset) -pudotusvalikon Poista kaikki mukautukset (Reset all Customization) -komennolla voit viedä mukauttamasi valintanauhan tiedostoon Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Vie kaikki mukautukset (Export all customizations) -komennolla voit tuoda valmiiksi mukautetun valintanauhan Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Tuo mukautettu tiedosto (Import customization file) -komennolla Microsoft PowerPoint

177 Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökalurivillä on oletuksena muutama jatkuvasti tarvitsemasi toiminto, komentopainike. Tarvitset työskennellessäsi usein muitakin toimintoja, ne sinun kannattaa lisätä pikatyökaluriviin. Mukauta valintanauhaa Pienennä valintanauha Kuva 201 Toiminnon lisääminen pikatyökaluriviin Yksinkertainen tapa lisätä pikatyökaluriviin komento on napsauttaa painikkeen pikavalikosta Lisää pikatyökaluriviin (Add to Quick Access Toolbar) -komentoa. Asetuksella Näytä pikatyökalurivi valintanauhan alapuolella (Show Quick Access Below the Ribbon) voit siirtää pikatyökalurivin valintanauhan alle. Pikatyökalurivin sisällön mukauttaminen käy nopeasti ja helposti Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikon asetuksilla. Kuva 202 Pikatyökalurivin mukauttaminen Tee kuvaan merkityt pikavalinnat pikatyökalurivin mukauttamiseksi. Napsauta sitten Lisää komentoja (More Commands) -komentoa ja etsi sekä lisää esiin tulevasta asetusikkunasta mieleisesi toimintopainikkeet pikatyökaluriville. Microsoft PowerPoint

178 Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen PowerPoint ohjelman oletustallennusmuoto on Office XML -tiedostomuoto. Koska sovelluksen käyttö on vielä tällä hetkellä harvinaista, kannattaa esitys tallentaa aina epävarmassa tilanteessa PowerPoint esitys -muodossa. Ohjelman käyttämän oletustallennusmuodon voit vaihtaa Tiedosto (File) -painikkeen pudotusvalikon Asetukset (Options) -komennolla. Kuva 203 Tallentaminen (Save) - välilehti Oletustallennusmuodoksi on muutettu PowerPoint Presentation Tällä välilehdellä voit vaihtaa tiedoston oletussijainnin (Default file location). Oletussijainti on se kansio, johon ohjelma ehdottaa uuden tiedoston tallentamista. Avatessasi tiedoston jostain kansiosta jää tuo kansio muistiin ohjelmaan oletussijainniksi. Tallentaessasi tiedoston Tallenna (Save) -painikkeella tallentuu se kyseiseen kansioon. Vaikka valitsisit Tallenna nimellä (Save As) -komennon, ehdottaa ohjelma kyseistä kansiota tallennuspaikaksi. Voit tietysti muuttaa tallennuspaikan mieleiseksesi. Näytön zoomaaminen Näyttökuvan loitontaminen ja lähentäminen helpottaa esityksen eri osien muokkausta ja tarkastelua. Piirtäessäsi tarkkaa kuvaa kannattaa sinun tuoda kuva lähemmäs (suurentaa), zoomaa näyttötilaa yli 100 prosenttiin. Käsitellessäsi tekstiä aseta zoomaus lähelle 50 prosenttia. Kuva 204 Zoomaustyökalut tilarivillä Kun haluat nähdä näytöllä koko kalvon kerralla, napsauta Sovita dia nykyiseen ikkunaan (Fit slide to current window) -painiketta. Kuvassa on korostettu Zoomaustaso (Zoom Level) -painiketta ja sen vieressä oikealla on vielä Zoomaus (Zoom) -liukusäädin. Vaihda zoomausaste napsauttamalla Zoomaustaso (Zoom Level) -painiketta. Microsoft PowerPoint

179 Valittavissa olevat zoomausasteet Kuva 205 Zoomaa (Zoom) - valintaikkuna Valitse valintaikkunasta sopiva Zoomausaste (Zoom to) ja hyväksy valinta OK-painikkeella. Dialajittelu-näkymän zoomaus Dialajittelu (Slide Sorter) -näkymässä voit tarkastella pienkalvoja hieman vähemmillä zoomausvaihtoehdoilla. Portaaton zoomausasteen säätö Kuva 206 Dalajittelu (Slide Sorter) - näkymän zoomausasteet Zoomausaste voi olla vain alle 200 %. Valitse mieleisesi ja hyväksy valinta OK-painikkeella. Microsoft PowerPoint

180 ! Tilarivin mukauttaminen Tilarivi (Status Bar) näyttää käyttäjää auttavia ohjeita. Tilarivin ohjeita sinun kannattaakin seurata. Tilariviä voit mukauttaa pikavalikon valinnoilla. Tilarivillä näkyvä ohjausviesti Kuva 207 Tilarivin pikavalikko Napsauta tilapalkkia hiiren kakkospainikkeella ja tee pikavalikosta asetuksille haluamasi valinnat. Microsoft PowerPoint

181 Tiedostoasetusten mukauttaminen Käsiteltävän tiedoston mukana kulkevia asetuksia voit muuttaa Tiedosto (File) -valikosta Asetukset (Options) -komennolla esiin tulevan valintaikkunan Lisäasetukset (Advanced) -välilehdellä. Kuva 208 Lisäasetukset ( Advanced) - välilehti Esitykselle, työn alla olevalle tiedostolle voit tehdä asetuksia kohdissa joissa lukee Esitys-3.pptx. Aseta tiedostoon voimaan haluamasi tiedostokohtaiset asetukset vaihtamalla valintamerkkejä. Tiedostokokoa voit pienentää Aseta oletustulostuskohde (Set default target output to) -kohdan valinnalla, pienennä kuvien resoluutio 150 ppi arvoon. Microsoft PowerPoint

182 Ohjelmien yhteiskäyttö Microsoft PowerPoint 2013 kykenee tallentamaan ja avaamaan joitakin eri tallennusmuotoon tallennettuja tiedostoja. Sinun kannattaa huomioida eri tallennusmuotojen avaamisen tai tallentamisen tarve kuitenkin jo ohjelman asennuksen yhteydessä. Vieraiden tiedostomuotojen avaaminen vaatii tarvittavien suodattimien asentamisen käytettäväksi. Tee siksi ohjelmaa asentaessasi Mukautettu-asennus ja valitse PowerPointin kaikki osat asennettavaksi kovalevyllesi, täysasennus. Näin varmistat että kaikki suodattimet ovat käytössäsi. Ellei tarvitsemaasi suodatinta tule ohjelma-asennuksen mukana etsi Webbistä yritys joka tekee ja/tai myy tiedostomuodon muuntimia. Eri tallennusmuotojen avaaminen PowerPoint 2013, kuten monet muutkin ohjelmat, kykenee yleensä avaamaan omilla vanhemmilla versioilla tallennettuja tiedostoja. PowerPoint 2013 avaa Microsoft PowerPoint PowerPoint 2013 tallennusmuoto on suunnilleen sama kuin PowerPoint 2007 ja 2010 versioilla luotujen tiedostojen. PowerPointilla et voi avata kuvamuotoisia (TIFF, JPEG tai GIF) tiedostoja. Kyseisten kuvamuotojen lisääminen esitykseen taas onnistuu. Käytä eri tallennusmuotoisten kuvien tuomiseen kalvon rakenteessa kelluvaa Picture (Kuva) -painiketta. PowerPoint kykenee avaamaan myös DOC, RTF ja TXT -muotoisia tekstitiedostoja sekä HTML-muotoisia Web-sivuja. Eri tallennusmuotoon tallentaminen PowerPoint 2013 kykenee tallentamaan omille vanhemmille versioille sopivaa tallennusmuotoa. PowerPoint ohjelmalla tallennus onnistuu version Microsoft PowerPoint muotoon. PowerPoint ohjelmasta tallennettaessa vanhempiin PowerPoint-tallennusmuotoihin on muistettava kuitenkin se että jotkin uudet ohjelman ominaisuudet eivät tallennu vanhoihin tiedostomuotoihin. Kun tallennat esityksen PowerPoint muodossa ja tiedostossa on makroja, tulee tällainen tiedosto tallentaa PowerPoint-esitys (makrot käytössä) (PowerPoint Macro-Enabled Presentation) (PPTM-tunniste) tai Makrot salliva PowerPoint-malli (PowerPoint Macro-Enabled Template) (POTM-tunniste). PowerPoint diaesitys makroilla tallennetaan muotoon PowerPoint-diaesitys (makrot käytössä) (PowerPoint Macro-Enabled Show) -muotoon (PPSMtunniste). Eräs parhaista tavoista varmistaa tiedoston toimivuus missä hyvänsä koneessa ja ohjelmassa on tallentaa esitys RTF-muotoon. PowerPoint kykenee tallentamaan myös TIFF, JPEG, PNG, GIF, BMP, WMF tai EMF -kuvamuotoisia tiedostoja. PowerPointilla pystyt tallentamaan lisäksi HTML-muotoisia Web-sivuja. Microsoft PowerPoint

183 Esityksen vieminen muihin ohjelmiin Voit viedä esityksen muihin ohjelmiin Tiedosto (File) -valikon Vie (Export) -alivalikon toiminnoilla. Kuviksi tallentaminen on kerrottu aiemmin e-kirjassa (lisätietoa sivulta 55). Wordiin kelvollinen tiedosto tuotetaan seuraavasti. Kuva 209 Luo M onisteita ( Create Handouts) - alivalikko Napsauta Luo monisteita (Create Handsouts) -painiketta. Microsoft PowerPoint

184 Viedään vain jäsennys Linkitetään kalvot Kuva 210 Lähetä Microsoft Wordiin ( Send to Microsoft Word) - valintaikkuna Tee mieleisesi asetukset ja napsauta OK-painiketta. Muistiinpano Kalvon pienkuva Kalvon numero Kuva 211 Word tiivistelmä Aiempi valintani tuotti tällaisen Word tiivistelmän. Tiivistelmää voin muokata Wordissa. Microsoft PowerPoint

185 Yhteiskäyttö Tiedon upottaminen Tiedon linkitys Olemme tuottaneet tässä e-kirjassa kymmeniä upotettuja objekteja. Jokainen kuva, kaavio ja taulukko on upotettu objekti. Tiedon upottamisen periaate on seuraava: Tuota valintanauhan Lisää (Add) -välilehden painikkeilla jokin kuva, piirros tai taulukko. Voit siirtää objektia kalvossa ja kalvosta toiseen hiirellä. Voit muuttaa objektin kokoa sen koonsäätökahvoista. Voit poistaa valitun objektin Del-näppäimellä. Linkitys on tiedonsiirtoa esityksestä toiseen tai ohjelmasta (tiedostosta) toiseen. Alkuperäinen tieto on yhdessä tiedostossa (lähde) ja sen muutokset vaikuttavat kohdetiedostoon. Kohdetiedostot päivittyvät automaattisesti jos linkille on annettu lupa päivittyä automaattisesti. PowerPoint tiedostojen linkitys Valmis piirros kannattaa toisinaan linkittää, kun tuot sen toisesta PowerPointesityksestä. Muuttaessasi alkuperäistä linkitettyä lähdepiirrosta päivittyy (muuttuu) tieto haluttaessa myös kohde-esityksessä. Linkittämisen PowerPoint esityksestä toiseen teet avaamalla ensin kohde-esityksen, esitys johon haluat tiedon linkittää. Napsauta sitten Lisää (Insert) -välilehdellä Teksti (Text) -ryhmässä olevaa Objekti (Object) -painiketta. Näytä kuvakkeena Kuva 212 Lisää objekti ( Insert Object) - valintaikkuna Napsauta valintaikkunassa voimaan Luo tiedostosta (Create from file) -valinta. Napsauta Selaa (Browse) -painiketta. Etsi selaamalla esiin lähde-tiedosto ja avaa se. Nyt Tiedosto (File) -kenttään tulee näkyviin tiedoston polku, sen sijainti levyllä. Napsauta Linkki (Link) -asetus voimaan. Hyväksy asetukset lopuksi napsauttamalla OK-painiketta.! Alkuperäisen lähdetiedoston avaat kaksoisnapsauttamalla linkitettyä objektia. Muutettuasi alkuperäistä esitystä voit päivittää kohde-esityksen, näin lähdeesityksessä tekemäsi muutokset näkyvät kohde-esityksessä. Linkin päivität kohde-esityksessä objektin pikavalikon Päivitä linkki (Update Link) -komennolla. Microsoft PowerPoint

186 !! Huomaa Linkitetyn tiedon käyttäminen toimii hyvin jos alkuperäinen tiedostosi on piirretty samansuuntaiselle kalvolle (vaaka tai pysty). Jos taas piirros on pystyarkilla ja kohde-esitys vaakakalvoina ei linkitys ole järkevää. Sellaisessa tilanteessa sinun kannattaakin tehdä esitykseen hyperlinkki jolla avaat piirroksen ja piirrokseen vielä paluulinkki takaisin varsinaiseen esitykseen. Siirtäessäsi lähde- tai kohdetiedostoa kansiorakenteessa katkeaa linkki melko helposti. Siirräkin keskenään linkitetyt tiedostot samaan kansioon jos joudut niitä siirtämään. Microsoft PowerPoint

187 Linkitys muiden ohjelmien tiedostoihin Harjoitustiedosto: Esitys-3.pptx ja Tuloslaskelma.xlsx PowerPoint-tiedoston voit linkittää muihin Windows-ohjelmien tiedostoihin ja niistä voit tehdä linkin PowerPointiin, näin ohjelmat vaihtavat tietoja keskenään. PowerPointiin linkitetään usein tietoa Excel-laskentataulukosta. Valitse Exceltaulukosta laskenta-alue tai kaavio ja kopioi se muistiin. Valittu objekti, jotta linkitys onnistuu Kuva 213 Liitä määräten ( Paste Special) - valintaikkuna Siirry PowerPoint esityksessä sopivaan kalvoon ja napsauta Aloitus (Home) -välilehden Liitä (Paste) -pudotusvalikon Liitä määräten (Paste Special) -komentoa. Linkin tehdäksesi sinun on valintaikkunassa valittava Liitä linkki (Paste Link) -asetus. Hyväksy asetukset ja valinnat OK-painikkeella. Kuva 214 Excel taulukko esityksessä linkitettynä Kuvassa vasemmalla näet Excelillä tehdyn alkuperäisen taulukon joka on linkitetty PowerPoint-tiedostoon. Taulukkoa kaksoisnapsauttamalla avaat Excelin ja lähdetiedoston. Tee lähdetiedostoon pieni muutos ja päivitä sen jälkeen linkki kohdetiedostossa. Oikealla näet tilanteen muutosten ja linkin päivittämisen jälkeen. Microsoft PowerPoint