ASIO Tilavarausohjelmisto / Peruskäytön ohje

Transkriptio

1 ASIO Tilavarausohjelmisto / Peruskäytön ohje

2 Asio Tilavarausohjelmiston perustoimintojen esittely Sisällys 1. Johdanto 2. Käyttöoikeudet ja roolit 3. Toimintotasot 4. Kalenterityypit 5. Käyttötyypit 6. Tilavarausten selailu 7. Tilavarauksen teko 8. Tilavarauksen muutos 9. Varauslistaukset 10. Kalentereiden tulostus 11. Statusnäytöt

3 1. Johdanto Seuraavassa esitellään Asio Tilavarausohjelmiston keskeiset toiminnot. Se on tarkoitettu lähinnä käytännön harjoittelun tueksi. Ohjelman täydellisempi esittely on löydettävissä Asio-Datan nettisivulta kohdasta Dokumentit / Tilavarausohjelma / Tilavarausohjelman perustoimintojen esittely. Alla olevaa ohjeistusta läpikäytäessä on otettava huomioon seuraavaa: Käytettävissä olevat toiminnot ovat riippuvaisia siitä, mitä oikeuksia pääkäyttäjä on tietylle käyttäjälle antanut. Sama koskee selailu/päivitysoikeuksia. Ohjelmistossa voidaan tilakohtaisesti määritellä, onko käyttäjällä tilaan päivitys- vaiko selailuoikeus tai ei oikeutta lainkaan. Tässä esityksessä ei käydä läpi ns. Myyntipalvelutoimintoja. Ennen ohjelmiston käyttöönottoa on oleellista päättää, millä ns. käyttötasolla peruskäyttäjä toimii. Tässä esityksessä käsitellään täydellisin taso (taso III), joka alempiin tasoihin verrattuna sisältää mahdollisuuden asiakkaan ja hinnan kiinnittämisen varaukseen. Myös laskutus ja varauskohteiden tietojen ylläpito (ml. hinnat) ovat tyypillisesti vain taso III-käyttäjän tehtäviä. Päävalikkoon liittyviä ohjeita: Kohta Oma kalenteri tulee näkyviin, kun henkilölle on perustettu varauskohde henkilötietojen ylläpito-ohjelman kautta. Kurssikalenterin kautta voi vain selailla, ei tehdä uusia varauksia.

4 2. Käyttöoikeudet ja roolit Jokainen käyttäjä saa Käyttäjätunnuksen ja salasanan, joiden avulla käyttäjälle määritellään toimintokohtaiset oikeudet Käyttäjät voidaan jakaa rooleihin. Ohjelmistossa on viisi sisäänrakennettua roolia. Pääkäyttäjä Ylläpitäjä Normaalit varausoikeudet omaava Vahvistamattomien varausten teko-oikeudet omaava Selailuoikeudet Pääkäyttäjä on vahva ylläpitäjä, jolla on pääsy tiettyihin erikoistoimintoihin, mm. yrityskohtaisiin asetuksiin. Pääkäyttäjä asetetaan erillisellä toiminnolla, joka löytyy ylläpitotoimintojen etusivulta. Roolit antavat käyttäjälle nimensä mukaisen varausoikeuden. Ylläpitäjän oikeus mahdollistaa myös ylivaraukset. Varausoikeuksien sisältö on kuvattu käyttöoikeuksien ylläpitoruudussa. Roolin mukaiset oikeudet voidaan ylikirjata varauskohdekohtaisilla varausoikeuksilla. Varauskohdekohtaisiin oikeuksiin sisältyy myös ei oikeuksia vaihtoehto. Muut kuin varaustoiminnot asetetaan päälle/pois käyttöoikeushallinnon kautta

5 3. Toimintotasot Käyttäjille voidaan määrittää ns. Taso, joka voi olla jokin seuraavista: 1. Pelkistetyt varaustoiminnot (Taso 1) 2. Täydet varaustoiminnot (Taso 2) 3. Myyntipalvelun tarvitsemat toiminnot (Taso 3) HUOM! Tasolla 1 ei voi tehdä opetustyyppisiä varauksia

6 4. Kalenterityypit Varauskohdekalenterit Henkilökalenterit Kurssikalenterit Statusnäytöt Uusia kirjauksia voi tehdä Varauskohde- ja Henkilökalentereihin. Muutoksia voi tehdä myös muihin kalentereihin Statusnäytöt ovat tiiviitä taulukoita, joissa voidaan selailla useiden Varauskohteiden tilannetta halutulla aikavälillä

7 5. Käyttötyypit Ohjelmisto sisältää 6-9 ns. Käyttötyyppiä, jotka määritellään Yrityskohtaisissa asetuksissa Jokaiselle tasolle voidaan määrittää siihen liittyvät Käyttötyypit Käyttötyyppiä L käytetään opetustyyppisiin kalenterikirjauksiin

8 6. Tilavarausten selailu Klikkaa Tilakalenterit ja sieltä esim. Muut tilat ja kirjasto.

9 Olemassa olevaa varausta pääset katsomaan klikkaamalla varausta.

10 Ylläpito-oikeuksilla ruudussa on muiden tekemien varausten muutosmahdollisuus.

11 7. Tilavarauksen teko Klikkaa haluamaasi kellonaikaa tai maalaa haluttu aikaväli.

12 Käyttötyyppi: Klikkaa oikea käyttötyyppi.

13 Aikaväli: Voit tarkentaa varauksen alku- ja loppuaikaa klikkaamalla kellonaikoja.

14 Asiakas: Anna asiakkaan nimen alkuosa ja klikkaa poimi-painiketta.

15 Jos asiakas löytyy asiakasrekisteristä, Tallenna ja klikkaa Poimi varaukseen painiketta. Muussa tapauksessa perusta uusi asiakas ja poimi se varaukseen

16 Yhteyshenkilö: Asiakkaan perustietoihin voidaan liittää yhteyshenkilöitä, jolloin niistä voidaan poimia haluttu henkilö suoraan varausruudulle. Yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa voidaan kirjata varaukseen myös käsin.

17 Maksutapa: Valitse maksutapa alasvetovalikosta.

18 Hinta: Ohjelmassa on oletuksena valittu Käytä hinnastoa. Jos tilojen perustietoihin on asetettu hinnat, alustuvat ne Hinnan kirjaus -ruudulle automaattisesti. Muussa tapauksessa hinnat kirjataan käsin.

19 Tilaisuus: Kirjoita tilaisuuden nimi. Pvm: Jos varaus on useana päivänä, vaihda päivämäärä klikkaamalla Valitse loppupvm. Viikonpäivä: Valitse viikonpäivä(t), jolloin varaus on voimassa. Lisätietoja: Voit tarvittaessa kirjata lisätietoja sille varattuun kenttään. Hyväksy/Varausvahvistus: Hyväksy-painikkeella tallennat varauksen, Hyväksy/Varausvahvistus-painike antaa mahdollisuuden tulostaa ja lähettää vahvistus sähköpostilla.

20 8. Tilavarauksen muutos Avaa varaus klikkaamalla varauksen nimeä tai aikaa.

21 Muutokset yhden päivän varaukseen voidaan tehdä suoraan tällä ruudulla. Jos varaukseen liittyy useita päiviä tai aikoja, klikkaa Varausmuutokset-painiketta.

22 Jokainen päivä tai aika näkyy omana varausrivinään, jota voi muuttaa. Muutosten jälkeen paina Tallenna ja hyväksy -painiketta.

23 9. Varauslistaukset Listaukset: Klikkaa päävalikosta Listaukset ja alavalikosta Varauslistaukset.

24 Aikaväli: Valitse aikaväli klikkaamalla Valitse apvm.- ja Valitse lpvm. painikkeita. Tilan laji/henkilöryhmä: Valitse esim. Luokkatilat. Ennaltamääritellyt listaustyypit: Valitse alasvetovalikosta sopiva vaihtoehto. Listaustyyppi alustaa automaattisesti tulostettavat kentät.

25 Esimerkki varauslistauksesta (Listauksen sarakkeiden järjestystä voit muuttaa klikkaamalla otsikoita).

26 10. Kalentereiden tulostus Klikkaa päävalikosta Listaukset ja alavalikosta Kalentereiden tulostus.

27 Päivämääräväli: Anna pvm.väli (Ruksaa halutessasi Tulosta vain varauksia sisältävät viikot) Varauskohdelajit: Valitse esim. ATK-luokat Tulosta kalenterit: Lopuksi paina Tulosta kalenterit -painiketta

28 Jokainen kalenteri tulostuu automaattisesti omalle sivulleen.

29 11. Statusnäytöt Statusnäytöillä voidaan tiiviissä muodossa esittää useiden varauskohteiden kalenteritiedot. Haku- ja tulostusmahdollisuuksia on useita.

30 Esimerkki Statusnäytöstä, tavallinen näkymä (päivät vierekkäin, viikot allekkain).

31 Tilakohtaisesta linkistä aukeaa tavanomainen viikkokalenteri.