OHJE EVENTALEN ASIAKASKUTSUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN FKS-Tapahtumat Oy, v2

Transkriptio

1 Sisällys Mikä on Eventale?... 1 Miten käytän Eventalea? (kirjautumisohje)... 2 Käyttöohje... 2 Luo kutsu... 3 Miten toimitan kutsun yhdelle nimetylle asiakkaalle?... 3 Kutsun lähettäminen sähköpostilla... 3 Kutsun tulostus... 4 Miten toimitan lippuja useammalle nimetylle asiakkaalle? (.csv-tiedoston tuominen)... 4 Miten tulostan nimeämättömiä lippuja?... 5 Miten näen, kenelle kutsuja on toimitettu? Miten toimitan uudestaan asiakkaalle tämän hävittämän kutsun?... 5 Painikkeet... 6 Miten annan järjestelmän käyttöoikeuden toiselle yrityksemme henkilölle?... 6 Ongelmatilanteissa ota yhteyttä... 6 Mikä on Eventale? Eventale on järjestelmä, jossa voit luoda ja lähettää asiakkaillesi kutsuja sähköpostitse. Kutsut voi myös tulostaa A4-kokoisena. Voit osoittaa kutsut asiakkaan nimellä tai jättää nimitiedon avoimeksi. Yksi kutsu oikeuttaa yhteen sisäänpääsyyn. Jokainen kutsu on yksilöllinen. Kutsun koodi luetaan näyttelyn lipunmyynnissä joko tulostetulta kutsulta tai mobiililaitteeseen avatulta pdf-kutsulta. Voit lähettää kutsuja aina tarvittaessa, vielä vaikka näyttelypäivinä. Järjestelmästä näet, kuka asiakkaistasi on käyttänyt kutsun ja milloin. Kutsut laskutetaan käytön mukaan. Voit luoda kutsut yksitellen asiakas kerrallaan tai tuoda järjestelmään asiakastiedot kerralla csvtiedostona (esim. Excelistä). Järjestelmään ladatut asiakastiedot tallentuvat käyttäjätunnuksesi taakse eivätkä välity järjestelmän ylläpitäjälle, tapahtuman järjestäjälle tai muille osapuolille. Yksilöivät asiakastiedot poistetaan pysyvästi järjestelmästä automaattisesti 30 päivää tapahtuman päättymisen jälkeen. Jos asiakkaasi kadottaa kutsun tai unohtaa tulostetun kutsun kotiin, voit lähettää tai tulostaa käyttämättömän kutsun hänelle uudelleen. 1

2 Miten käytän Eventalea? (kirjautumisohje) Tunnuksen luonti Kun järjestelmään luodaan sinulle käyttöoikeus, saat sähköpostin, jossa on ohjeet tunnuksen aktivoimiseen sekä salasanan luontiin. Avaa viestissä oleva linkki, jolloin avautuu kirjautumisikkuna: Valitse välilehti Luo tunnus, syötä sähköpostiosoitteesi ja kirjoita salasana, jota haluat käyttää järjestelmään kirjautumiseen. Valitse sen jälkeen Rekisteröidy. Jatkossa voit kirjautua järjestelmään osoitteessa käyttämällä juuri luomaasi sähköposti-salasana -yhdistelmää. Käyttöohje Aloita palvelun käyttö lukemalla ohje Miten aloitan järjestelmän käytön?. Käyttöohjeen saat auki milloin tahansa klikkaamalla vasemman yläkulman kysymysmerkkiä. 2

3 Luo kutsu Valitse tapahtuma, täytä yrityksen taustatiedot ja luo yksilöllinen asiakaskutsu. Valitse Tapahtuma. Valitse Kutsujayritykset. Valitse yritys, jonka tietoja käsittelet. Täytä tiedot oikean reunan lomakkeelle. o Lisää yrityksesi logo. o Tarkista ja täytä yrityksen tiedot. Valmiissa kutsussa tulee näkymään Yrityksen Nimi, WWW-osoite ja Osastonumero tapahtumassa (jos sellainen on) sekä lisätty logo. o Personoi kutsu lisäämällä oma viestisi, joka tulee näkyviin lipun alaosaan. Kerro viestissäsi osastostasi, paikalla olevien asiantuntijoiden aikataulusta tai jotakin muuta, mikä houkuttelee vierailemaan osastollanne. o Lisää oletusviestin asiakkaalle lähetettävään sähköpostiin. Kannattaa lisätä yrityksenne näköinen tervehdys. Sähköpostin lähettäjänä näkyy tuki@eventale.fi o Täytä laskutustiedot. Tiedon asiakaskutsujen hinnasta saat tapahtuman järjestäjältä. Kohdassa Käyttäjät voit myöntää palvelun käyttöoikeuden muille yrityksenne henkilöille. Kaikki yrityksenne kutsut laskutetaan sopimuksen mukaisesti yhdellä laskulla. Palvelusta saat raportin eri käyttäjien asiakkaiden määrästä, joten lasku on helppo jyvittää eri osastojen kesken. o Esikatsele kutsu/lippu ja Tallenna. Miten toimitan kutsun yhdelle nimetylle asiakkaalle? Valitse Tapahtuma Valitse Asiakkaat Valitse Lisää asiakas Syötä vähintään asiakkaan sukunimi. Etunimen lisäämällä teet kutsusta vielä henkilökohtaisemman. Kun lähetät kutsuja nimellä, jätä kenttä erätunniste tyhjäksi. Jos haluat lähettää kutsun sähköpostilla, lisää asiakkaan sähköpostiosoite. Muut kentät auttavat sinua yksilöimään asiakkaasi, ne eivät tule näkyville kutsuun. Valitse Kutsujen lukumäärä ja Tallenna Kutsun lähettäminen sähköpostilla Jos lisäsit asiakkaalle sähköpostin, valitse Lähetä kaikki kutsut Kirjoita haluamasi saateteksti asiakkaan sähköpostiin (kentässä näkyy valmiina joko määrittelemäsi oletusteksti tai järjestelmän oletusteksti). Sähköpostissa on lisäämäsi tekstin lisäksi myös ohjeet lipun käyttöön sekä linkit lippuihin. 3

4 Valitse Lähetä Postin lähettäjänä on Kutsun tulostus Jos haluat antaa asiakkaalle paperisen kutsun, valitse Tulosta kaikki kutsut (jos et syöttänyt sähköpostiosoitetta, tämä on ainoa vaihtoehto). Kun pdf-kutsu avautuu, voit tulostaa sen normaalisti. Miten toimitan lippuja useammalle nimetylle asiakkaalle? (.csv-tiedoston tuominen) Valitse Tapahtuma Valitse Asiakkaat Valitse Tuo.csv (UTF-8) Lisää Tuonnin tunniste (Käytä yksilöityä tietoa, se auttaa hallinnassa. Esim. vip-asiakkaat ) Käytä painiketta Valitse CSV-tiedosto Voit ladata ensin mallitiedoston ja täydentää tiedot siihen tai Voit ladata koneeltasi valmiin.csv-tiedoston. Huom! Käytä tiedostoa tallentaessasi UTF-8 merkistöä. Tiedoston sarakkeiden otsikoiden on oltava seuraavat: firstname, lastname, , Phone, Company, Title, extid, ticketcount Kenttien merkitykset: (Etunimi [PAKOLLINEN], Sukunimi [PAKOLLINEN], Sähköposti [pakollinen jos lähetät liput sähköpostilla], Puhelin, Yritys, Nimike, Asiakasnumero, Lippujen määrä asiakkaalle [PAKOLLINEN]) Asiakastiedot eivät tule tapahtuman järjestäjän eivätkä järjestelmän ylläpitäjän tietoon. Ne ovat vain omaa sisäistä seurantaanne varten. Sähköpostiosoitetta käytetään vain kutsun toimittamiseen asiakkaalle. Valitse Käsittele tiedosto. Jos järjestelmä havaitsee puuttuvia pakollisia tietoja tiedostossa, se pyytää tässä vaiheessa täydentämään ne. Onnistuneen siirron jälkeen tuodut asiakkaat näkyvät listauksessa. Oletuksena toiminnot kohdistuvat kaikkiin kyseisessä tuontierässä oleviin asiakkaisiin. Lähetä kutsut lähettää sähköpostin kaikille ja Tulosta kaikki kutsut avaa kaikki kutsut yhteen pdf-tiedostoon, jonka voit tulostaa (tai lähettää esim. painoon). Voit myös valita asiakkaat listalta yksitellen ja valita, lähetätkö kyseisen asiakkaan kutsut sähköpostilla vai tulostatko kutsut. 4

5 Painikkeella Käytä massatoimintoja pääset takaisin käsittelemään kaikkien tuotujen asiakkaiden kutsuja. Miten tulostan nimeämättömiä lippuja? Valitse Tapahtuma Lisää asiakas Lisää Erätunniste (esim. Vip-asiakkaiden kutsut ) Määrittele kutsujen määrä (1-100 kpl). Valitse Tallenna Valitse Tulosta kaikki kutsut > Tulosta kutsut Odota, kunnes pdf-tiedosto on luotu. Tämän jälkeen voit tulostaa kutsut normaalisti. Kutsun paperikoko on A4 (normaali toimistopaperi). Toimita kutsut asiakkaalle henkilökohtaisesti tai postita perinteisesti. Jos tarvitset lisää lippuja, tee uusi erä. Kutsujen määrää ei tarvitse tietää etukäteen, niitä voi tehdä aina tarpeen mukaan. Miten näen, kenelle kutsuja on toimitettu? Miten toimitan uudestaan asiakkaalle tämän hävittämän kutsun? Valitse Tapahtuma > Luodut asiakkaat Listalla näkyvät kaikki asiakkaat, joille olet kutsuja toimittanut, sekä nimeämättömien lippujen erät. Hakusanalla voit etsiä tiettyä asiakasta. Riviotsikkoja klikkaamalla voit järjestää tiedot aakkosjärjestykseen. Käyttämällä suodattimia voit lajitella tietoja vielä tarkemmin esimerkiksi kutsun toimitustavan mukaan. Valitsemalla listalta asiakkaan, avautuu oikeaan reunaan tietolomake. Klikkaamalla Tämän erän/asiakkaan kutsut saat näkyviin asiakkaalle toimitetut kutsut, onko ne Lähetetty sähköpostilla (pvm), onko kutsu Tulostettu ja minä päivänä se on Käytetty. Jos olet lähettänyt kutsun sähköpostilla, ja tulostettu-kohdassa on päivämäärä, voit olettaa asiakkaan avanneen lipun. 5

6 Painikkeet Lisää kutsu > voit tehdä asiakkaan nimellä vielä lisää kutsuja. Lähetä kaikki kutsut > lähettää uudestaan kaikki asiakkaan kutsut sähköpostilla (näkyy vain, jos osoite on asiakkaalle määritetty). Tulosta kaikki kutsut > antaa sinulle mahdollisuuden tulostaa asiakkaan kutsut milloin tahansa, esimerkiksi unohtuneet kutsut voi tulostaa uudelleen tapahtuman aikana. Jos osa kutsuista on jo Käytetty, voit tulostaa tai lähettää yksittäisen käyttämättömän kutsun rivin lopussa olevilla painikkeilla: Kirjekuori lähettää kutsun sähköpostilla Printteri tulostaa kutsun Kirjoita haluamasi saateteksti asiakkaan sähköpostiin (kentässä näkyy valmiina joko määrittelemäsi oletusteksti tai järjestelmän oletusteksti). Sähköpostissa on lisäämäsi tekstin lisäksi myös ohjeet lipun käyttöön sekä linkit lippuihin. Lähetä > Postin lähettäjänä on Miten annan järjestelmän käyttöoikeuden toiselle yrityksemme henkilölle? Valitse yritys, johon haluat käyttöoikeuden antaa (esimerkiksi Valitse tapahtuma > Valitse Kutsujayritykset > valitse listalta oikea yritys) Avaa oikealta valikko Käyttäjät Klikkaa Kutsu käyttäjä Anna Käyttäjän nimi ja Sähköpostiosoite Valitse Lähetä kutsu Vastaanottaja saa sähköpostiinsa ohjeet tunnuksen aktivointiin. Jos sähköposti ei jostain syystä tavoita vastaanottajaa, sen voi lähettää uudestaan klikkaamalla käyttäjän tiedoissa olevaa kirjekuoren kuvaa (kuvake poistuu, kun tunnuksen aktivointi on tehty). Roskakorin kuvaa klikkaamalla tunnuksen voi poistaa (omaa tunnustaan ei pysty poistamaan). Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Jos sinulla on ongelmia asiakaskutsujärjestelmän käytössä, ota yhteyttä Marko Toivakkaan, 6