2008 Hannu Mikkonen Moduuli 4 Excel

Transkriptio

1 Lämpötilat Silavaa 18 % Silavaa 18 % Muikkuja 35 % Muikkuja 35 % Muikkukukon ainesosaset Muikkukukon ainesosaset Vettä Hiivaa 11 % 3 % Hiivaa 3 % Ruisjauhoja 32 % Ruisjauhoja 32 % Suolaa 1 % Suolaa 1 % Vettä 11 % Lämpötila Lämpötila Lämpötilat Pvm Pvm Perinteinen Perinteinen Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu versio 1.1 ( ) 2008 Hannu Mikkonen m4ohje.doc (versio 1.1) 1 (41)

2 Moduuli 4 - taulukkolaskenta Tutkinnon suorittaja osoittaa itsenäisesti tietokonetta käyttäen, että hän hallitsee valitsemansa taulukkolaskentaohjelman peruskäytön. Mitä on taulukkolaskenta? Taulukkolaskenta on vapaasti ajateltuna sähköisellä ruutupaperilla laskemista, jossa taulukon soluihin (ruutupaperin ruudut) kirjoitetaan lukuja, tekstiä, kaavoja jne. Taulukon soluihin voidaan lisätä erilaisia muotoiluja ja väriäkin. Oppaan kuvat Tämän oppaan kuvakaappaukset ovat pääosin Windows XP Home tai Professional käyttöjärjestelmällä varustettuun tietokoneeseen asennetusta Excel 2000 ohjelmasta. Ohjelmaikkunan ja työkalurivien kuvat ovat sekä että 2003 versioista. Paikoin voi olla kuvia myös Windows 98 tietokoneeseen asennetusta Excel 97 ohjelmasta. Muutama kysymys ja vastaus K. Voinko käyttää opasta myös Excel 97 tai Excel ohjelman kanssa? V. Kyllä, sillä useimmat ohjeen kohdat toimivat molempien versioiden kanssa. K. Voinko käyttää opasta OpenOffice Calc taulukkolaskentaohjelman kanssa? V: Kyllä, mutta Excelin ja OpenOfficen toiminnot poikkeavat laajalti toisistaan. K. Voinko avata Excelillä luotuja tiedostoja OpenOffice Calcilla tai päin vastoin? V: Kyllä voit, mutta esim. kaaviot saattavat tulostua virheellisinä. Kaavat näyttäisivät siirtyvän ainakin OpenOffice Calciin. Ohjelmat eivät ole 100 % yhteensopivia. Vastuuvapauslauseke Tämän oppaan tekijä ei ota mitään vastuuta oppaassa olevista mahdollisista virheitä eikä vahingoista, joita oppaan avulla syntyy tai saattaisi syntyä esimerkiksi liiketoiminnassa tätä opasta ohjekirjana käytettäessä. Vastuu on käyttäjällä tein muutamia tämän asiakirjan sisäisiä viittauksia koskevia korjauksia sivuille ja ne erottuvat aikaisemmasta punaisella fontilla kirjoitettuina. Asiatieto oli oikea, mutta viittaus oli väärä. Sikovuonossa Hannu Mikkonen Excelin käynnistäminen Käynnistä Kaikki ohjelmat Microsoft Excel tai työpöydän pikakuvakkeesta. m4ohje.doc (versio 1.1) 2 (41)

3 Excel ohjelmaikkuna Solu Excel -taulukon perusyksikkönä on solu. Jos aiot syöttää soluun tietoja, solun on oltava aktiivinen (mustat, paksuhkot reunukset). Solusta toiseen voidaan liikkua monin eri tavoin; nuolinäppäimillä, hiirellä, tabulaattorilla ja Enterillä. Sarakkeet ja rivit Taulukko jakautuu pystysuunnassa sarakkeisiin (256 kpl) ja vaakasuunnassa riveihin (65536 kpl). - sarakkeilla on yksilölliset saraketunnukset: yksi tai kaksi kirjainta A-IV - riveillä on rivitunnukset välillä Soluosoite Sarakkeen ja rivin leikkauspisteessä on solu, jonka osoite muodostuu sarakkeen sarake- ja rivin rivitunnuksesta. Tässä kuvassa aktiivisena on solu A1. m4ohje.doc (versio 1.1) 3 (41)

4 Excel 2003 ohjelmaikkuna m4ohje.doc (versio 1.1) 4 (41)

5 Excel 2003 ohjelmaikkuna ja tehtäväruutu oikealla (avautuu/sulkeutuu Ctrl+F1 näppäinyhdistelmällä) m4ohje.doc (versio 1.1) 5 (41)

6 Otsikkorivi Vasemmalla ohjelmakuvake ja työkirjan nimi. Oikeassa reunassa ohjelman ohjauspainikkeet. (Seuraavissa kuvissa ylempi työkalurivi on Excel 2000 ja alempi Excel 2003 ohjelmista) Valikkorivi Vasemmassa reunassa työkirjan kuvake ja pudotusvalikot, jotka monin paikoin ovat yhteneväisiä muiden Windows ohjelmien kanssa. Oikeassa reunassa työkirjan ohjauspainikkeet. Vakiotyökalurivi Vakiotyökalurivin painikkeet ovat vasemmalta reunaltaan muiden Office ohjelman painikkeiden kaltaisia. Oikea reuna on enemmän numerotiedon käsittelyyn. Liitä funktio (fx) painike on siirtynyt Excel 2003:ssa kaavariville. (pikkukuvat Excel 97) m4ohje.doc (versio 1.1) 6 (41)

7 Muotoilutyökalurivi Nimensä veroisesti muotoilutyökalurivin painikkeilla muotoillaan solujen sisältöä, mutta EI vaikuteta laskennan lopputulokseen. (pikkukuvat Excel 97) Kaavarivi Kaavarivin vasemmassa reunassa on nimiruutu, jossa näkyy aktiivisena olevan solun osoite. Siitä oikealle näkyy aktiivisen solun sisältö. Kaavarivi, tiedon syöttö kesken Jos tiedonsyöttö soluun on vielä kesken, kaavarivillä näkyvät kaavarivin painikkeet eli vasemmalta: Esc; peruuttaa tapahtuma Enter; hyväksyy syötteen ja sama solu säilyy aktiivisena Muokkaa kaavaa; (Excel 2000), avaa kaavan muokkauksen ikkunan Liitä funktio; (Excel 2003), avaa Funktion lisääminen -valintaikkunan Taulukoiden vierityspainikkeet Näillä vieritetään näkyville piilossa olevia taulukoita. Taulukonvalitsimet Taulukko aktivoidaan napauttamalla sen taulukonvalitsinta (valitsin muuttuu valkoiseksi). Taulukoita voi olla yhdessä työkirjassa enintään 255 kappaletta. m4ohje.doc (versio 1.1) 7 (41)

8 Hiiren osoittimen eri olomuodoista Kun liikutat hiirtä taulukossa, hiiren osoitin on paksu, valkoinen risti. Voit valita solun napsauttamalla tai solualueen hiirtä vasen korva alas painettuna vetämällä. Muokatessasi kaavarivin sisältöä osoitin on I-muotoinen, kuten Wordissakin tekstialueen päällä. Napsauta hiirellä kaavariviä ja saat siirrettyä tekstikohdistimen haluamaasi paikkaan nuolinäppäimillä. Hiiren osoitin on I -muotoinen tekstikehykseen ja automaattisen muotoilun kuvioihin kirjoitettaessa. Nuoliosoitin näkyy hiiren ollessa alueella, jossa voit valita toiminnon tai siirtää kohdetta. Hiirenosoitin on nuolena, jos se osoittaa aktiivisen solun reunaa. Hiiren osoittimen vieressä näkyy + -merkki, kun kopioit valittua aluetta. Kuvassa Ctrl -näppäin on alas painettuna kopiointia varten. Valitun solun täyttökahvan päällä hiiren osoitin on ohut, musta risti. Kopioinnissa ristin oikealla/yläpuolella on pienempi musta risti. Kuvassa Ctrl -näppäin on alas painettuna. Rivien ja sarakkeitten kokoa muutettaessa hiiren osoitin on ohut risti, jonka toinen "orsi" on kaksipäinen nuoli. ja näppäimistön käytöstä eli miten eletään käpälälaudan kanssa ENTER hyväksy soluun syötetty tieto tai muutos (alapuolella oleva solu aktivoituu) Vaihto + ENTER hyväksy soluun syötetty tieto tai muutos (yläpuolella oleva solu aktivoituu) SARKAIN hyväksytään soluun syötetty tieto tai muutos (oikealla oleva solu aktivoituu) Vaihto + SARKAIN hyväksytään soluun syötetty tieto tai muutos (vasemmalla oleva solu aktivoituu) NUOLINÄPPÄIMET liiku soluissa ja hyväksy syötetty tieto tietyin rajoituksin (EI kaavoissa!) CTRL ESC DELETE ASKELPALAUTIN monivalinnat, kaavojen kopiointi tai kaavioitten kopiointi hiirellä vetämällä peruuttaa kesken olevan toiminnon ja palauttaa solussa olleen tiedon poistaa soluun kirjoitetun näkyvän numerotiedon, tekstin tai kaavan poistaa kaavarivillä olevan tekstikohdistimen oikealla puolella olevat merkit poistaa aktiivisen (valitun) kaavion tai grafiikkaobjektin (kuva) ei poista solussa olevia muotoiluja (mm. täyttöväri, fontti, muotoilutyökalurivin painikkeet) poistaa merkkejä kaavarivillä olevan tekstikohdistimen vasemmalta puolelta silloin kun muokkaat kaavariviä tai kirjoitat tietoja soluun Jos haluat rivittää tekstiä samassa solussa, käytä rivinvaihdossa Alt + Enter -näppäinyhdistelmää. Sovita sarakeleveys tarvittaessa. m4ohje.doc (versio 1.1) 8 (41)

9 1. Tiedoston avaaminen ja sulkeminen Tiedosto Avaa Etsi avattava tiedosto Avaa valintaikkunasta Resurssienhallinnan kaltaisessa näkymässä. Voit napauttaa myös Vakiotyökalurivin Avaa painiketta. Tiedosto Sulje Oikean ylänurkan sulkemisrastista. Vastaa mahdollisiin tallentamattomien muutosten aiheuttamiin kysymyksiin. Solut, aktiivinen solu ja täyttökahva Rivien ja sarakkeitten leikkauskohtaa nimitetään soluksi. Jokaisella solulla on yksilöllinen soluosoite, joka muodostuu rivi- ja saraketunnuksesta (suunnistajille tämä on tuttua koordinaattien muodossa). Kuvan esimerkkinä solu B2 on toisen sarakkeen toisella rivillä. Aktiivinen solu eli solu, jota olet napsauttanut hiirellä, näkyy tummalla reunustettuna (tässä B2). Rivien ja sarakkeitten nimeämisestä Rivit on numeroitu ylhäältä alaspäin ja sarakkeet on nimetty vasemmalta alkaen kirjaintunnuksin siten, että kirjaimen Z (26. kirjain) jälkeen käyttöön tulee kaksi kirjainta seuraavasti: AA-AZ (seuraavat 26 saraketta) ja sen jälkeen BA-BZ (seuraavat 26 saraketta) jne. niin, että sarake IV on viimeinen eli 256. sarake. Jos alkaa tulostuttaa, niin kannattaa muistaa, että yksi työkirjan taulukkovälilehti... " - A4-arkkeja perusasetuksilla 9 saraketta ja 56 riviä/a4- arkki; kpl (=lähes 67 riisiä paperia) - n 3,4 m korkea pino - A4 arkit kapeat päät vastakkain liimattuina lähes 9,9 km pitkä liuska - tuloste mitat seinätapettina"; leveys 5,97 m x korkeus 347,6 m = 2075 m2. - tulosteen paino ilman mustetta 166 kg (jos oletuspaino tavanomainen 80 g/m2) Excel tulostaa solut, joihin on syötetty tietoa (teksti, luvut, kaavat, kuvia solualueen päällä) 2. Tietojen syöttö Soluun voidaan kirjoittaa yli merkkiä! 2.1. lukujen kirjoittaminen Napsauta solu aktiiviseksi (tummat reunat) tai siirry soluun nuolinäppäimillä. Kirjoita luku ja hyväksy syöte Enterillä, sarkain-näppäimellä tai kaavarivin Enter näppäimellä. Luvut tasautuvat oletusarvoisesti solun oikeaan reunaan. Soluun mahtuu näkyviin oletusasetuksilla noin 8-9 numeroa ja jos numeroita on enemmän, kuin solussa mahtuu näkymään, soluun tulee joko virheilmoitusmerkki eli risuaita, luku muuttuu eksponenttimuotoon tai solun (=koko sarakkeen) leveys kasvaa automaattisesti. Solun ollessa aktiivinen sen sisältö näkyy kaavarivillä. m4ohje.doc (versio 1.1) 9 (41)

10 2.2. tekstin kirjoittaminen Aktivoi solu. Kirjoita teksti ja napauta Enteriä, sarkain-näppäintä tai kaavarivin Enter näppäintä. Teksti tasautuu oletusarvoisesti solun vasempaan reunaan. Soluun mahtuu näkyviin oletusasetuksilla noin 8-9 kirjainta ja teksti vierii näennäisesti oikealla puolella olevan solun päälle, ellei siellä ole jo syötettyä tietoa. Soluissa liikkumisen tietopläjäys!!! Suunta tämä tai tämä Alas ENTER nuolinäppäin alas Ylös Vaihto + ENTER nuolinäppäin ylös Oikealle Sarkain (tabulaattori) oikea nuolinäppäin Vasemmalle Vaihto + sarkain vasen nuolinäppäin Haluamaasi soluun Napsauta hiirellä Nuolinäppäimiä voi käyttää pelkkään liikkumiseen huoletta, mutta esim. kaavaan syötetyn tiedon hyväksymiseen ei. Samoin hiirellä napauttaminen toiseen soluun kaavanrakentelun yhteydessä sisällyttää kaavaan napautetun solun soluosoitteen, eikä siis hyväksykään tehtyä kaavaa! Kirjoitusvirheiden korjaaminen Napsauta solua, kirjoita uusi tieto ja hyväksy Enterillä, sarkain näppäimellä tai kaavarivin Enter painikkeella (vihreä väkänen). Vanhaa tieto EI siis tarvitse poistaa uusi korvaa vanhan. Jos haluat korjata solun sisällöstä vain yhtä numeroa tai kirjainta, aktivoi ensin solu ja napsauta sitten kaavariviä. Kaavarivillä näkyy tekstikohdistin, jolloin voit liikkua eteen ja taakse nuolinäppäimillä ja korjata tekstiä merkki kerrallaan kuten Wordissa. Tyhjennä solun näkyvä sisältö (teksti, luvut, kaavat) aktivoimalla solu ja painamalla Delete. Tyhjennä solun koko sisältö muotoiluineen päivineen valikkokomennoilla Muokkaa Tyhjennä Kaikki Kaksoisnapsautus solussa (tai napsauttamalla solua kerran ja F2 funktionäppäintä napauttaen) avaa solun muokkaustilaan suoraan sen sisällä (kirjoituskursori vilkkuu solun sisällä). Nyt toimivat samat säännöt kuin Wordissa: Delete syö merkkejä oikealta ja askelpalautin vasemmalta puoleltaan sekä nuolinäppäimillä mennään oikealle ja vasemmalla. Harjoitus ensimmäinen taulukkoni.xls - avaa uusi työkirja - kirjoita työkirjan Taul1:een viereisen kuvan tiedot - (solun A1 tekstin vierii ulos solusta, mutta anna vieriä) - (solun A10 teksti on Harrastukset ) - tutkimme seuraavalla sivulla työkirjan tallennusta m4ohje.doc (versio 1.1) 10 (41)

11 3. Tiedoston tallennus Huom-huom-huom! Kun työkirja on tallennettu, suljettu ja avataan seuraavan kerran, näkymä palautuu viimeksi tallennettuun kohtaan oikealla nimellä, oikeaan paikkaan, oikeassa tallennusmuodossa Tiedosto Tallenna Etsi Tallenna nimellä valintaikkunassa haluamasi tallennuskansio, kirjoita tiedostolle Tiedostonimi ruutuun haluamasi nimi, valitse Tallennusmuoto ruudusta haluamasi tallennusmuoto. Napauta lopuksi Tallenna. Tallenna edellisen sivun harjoituksen työkirja annettuun paikkaan nimellä ensimmäinen taulukkoni.xls. (Jatkossa: Kun alkutallennus on tehty, napauta Vakiotyökalurivin Tallenna - painiketta) 3.2. uudella nimellä, uuteen paikkaan Tiedosto Tallenna nimellä Toimi kuten kohdassa 3.1 Etsi Tallenna nimellä valintaikkunassa 4. Taulukon kopioiminen ja uudelleen nimeäminen 4.1. Taulukon kopioiminen Napauta hiiren oikealla taulukonvalitsimen päällä ja valitse pikavalikosta Siirrä tai Kopioi Lisää valinta kohtaan Tee kopio ja siirry uuteen työkirjaan tai napauta aktiivisessa työkirjassa Ennen taulukkoa lokerossa haluamaasi kohtaa. Napauta OK Taulukon uudelleen nimeäminen Napauta hiiren oikealla taulukonvalitsimen päällä ja valitse pikavalikosta Nimeä uudelleen. Taulukonvalitsin muuttuu tummapohjaiseksi (korvaustilaan). Kirjoita uusi nimi ja napauta hiirellä solualueella tai napauta Enteriä - tällöin aktivoituu solu, joka oli aktiivisena ennen taulukon uudelleen nimeämistä. Nopsajalkaisin Excel taituri kaksoisnapsauttaa taulukonvalitsimen päällä ja kirjoittaa uuden nimen korvaustilaan muuttuneen taulukonvalitsimen päällä. Harjoitus Muuta ensimmäinen taulukkoni.xls työkirjan Taul1 nimeksi Kulutusjuhlat m4ohje.doc (versio 1.1) 11 (41)

12 5. Aluetoiminnot 5.1. valinta Yksi suorakaiteen muotoinen alue hiiren vasen painike alas alueen kulmassa ja vedä vastakkaiseen kulmaan tai aktivoi yhden kulman solu, paina Vaihto painike alas ja laajenna valintaa nuolinäppäimillä. Valinta näkyy valkoisesta taustasta erottuvana ja valinnan aloitussolu näkyy valkoisena Toiminnot kohdistuvat vain valittuun alueeseen (paitsi tallentaminen) Monivalinta Valitse ensin yksi alue tai solu hiiren vasen korva alhaalla, paina Ctrl näppäin pohjaan ja pidä painettuna, jatka valintoja hiirellä maalaten tai napautellen, kunnes tarpeelliset valinnat on tehty. Vapauta Ctrl näppäin. Monivalinta näkyy valkoisesta taustasta erottuvana ja viimeisimmän valinnan aloitussolu näkyy valkoisena. Toiminnot kohdistuvat vain valittuihin alueisiin (paitsi tallentaminen) kopioi (Ctrl + C) Muokkaa Kopioi Valitse ensin haluamasi solu tai solualue ja anna sitten Muokkaa Kopioi valikkokomennot. Solu tai alue on kopioitu leikepöydälle. Kopioinnin merkiksi solun tai solualueen ympärillä on vilkkuva kuvio 5.3. leikkaa (Ctrl + X) Muokkaa Leikkaa Valitse ensin haluamasi solu tai solualue ja anna sitten Muokkaa Leikkaa valikkokomennot. Solu tai alue on kopioitu leikepöydälle Tietoisku Monivalintaa EI voi kopioida eikä leikata leikepöydälle liitä (Ctrl + V) Muokkaa Liitä Kopioi tai leikkaa ensin haluamasi solu tai solualue leikepöydälle (kuten edellä). Siirry uuteen kohtaan samalla tai toisella taulukkovälilehdellä tai toiseen työkirjaan. Napauta tulevan liitettävän alueen vasemman ylänurkan solua ja anna valikkokomennot Muokkaa Liitä Liitettävä solualue liittyy sen muotoisena ja kokoisena kuin alkuperäinen valinta oli. Voi liittää kopioidun alueen useampaankin kohtaan, leikatun alueen vain kerran Miksi vilkkuu yhä, vaikka olen jo liittänyt alueen? Solun tai alueen kopioinnin merkkinä vilkkuva kuvio valinnan ympärillä häviää napauttamalla Esc painiketta Solun tai solualueen siirtäminen samassa taulukossa Solun tai solualueen voi siirtää vaivattomasti paikasta toiseen tarttumalla hiirellä solun reunasta kiinni (hiiren osoitin valkoisena nuolena) ja vetämällä valinnan uuteen paikkaan hiiren ykköspainike alas painettuna. Siirron aikana valittu solu tai solualue näkyy harmaana kehyksenä. Vastaa mahdollisiin alle jäävien solun korvaamista koskeviin kysymyksiin. m4ohje.doc (versio 1.1) 12 (41)

13 5.6. Rivien ja sarakkeiden valinta Yksi rivi tai sarake Kokonainen rivi valitaan napsauttamalla hiirellä rivitunnusta Sarake valitaan napsauttamalla haluttua saraketunnusta 5.7. Useita alekkaisia rivejä tai vierekkäisiä sarakkeita Monta riviä valitaan vetämällä hiirellä rivitunnusten yli Samoin tehdään sarakkeiden kanssa 5.8. Rivien ja sarakkeiden monivalinta Rivien monivalinta tehdään Ctrl -näppäimellä ja hiirellä - Ctrlnäppäin alas painettuna valitaan halutut rivit Vastaavasti valitaan sarakkeet monivalintana 5.9. Koko taulukko Koko taulukko valitaan joko Ctrl + A tai napsauttamalla hiirellä taulukon vasemmasta ylänurkasta harmaata solua Ctrl + Home palauttaa aktiiviseksi solun A1. m4ohje.doc (versio 1.1) 13 (41)

14 6. Laskeminen taulukossa Laskentakaavoissa viitataan soluosoitteisiin, sillä solut sinällään sisältävät lukuja tai toisia kaavoja. Näin kaavat toimivat eli jos kaavaan kuuluvan solun arvo muuttuu, kaava toteutuu. Laskentakaavassa käytetään suoraan lukuarvoja poikkeustilanteissa. Täyttökahva On ensin syytä tutustua Excelin täyttökahvaan, tuohon aktiivisen solun tai solualueen oikean alanurkan pieneen mustaa neliöön. Sillä on merkitystä ja käyttöä! ja sen käyttö Täyttökahvaa käytetään sarjojen luomiseen, kaavojen kopiointiin eli yleisesti ottaen solun sisällön vyöryttämiseen naapurisolujen puolelle. Täyttökahvaa käytetään tarttumalla siitä kiinni hiiren vasemmalla painikkeella ja vetämällä haluttuun suuntaan. Täyttökahvan käyttäminen: - automaattinen täydennys harjoitus Täydennetään taulukkoa käyttämällä automaattisen täydennyksen sarjaa, joka helpottaa tietojen lisäämistä taulukkoon. (Excelissä on valmiit automaattisen täydennyksen aikasarjat mm. viikonpäiville ja kuukausille ja niitten lyhenteille; ma, ti; tammi, helmi jne.). Harjoitus - ensimmäinen taulukkoni.xls (avaa työkirja, jos kiinni) Vie hiiriosoitin solun B3 täyttökahvan päälle ( Tammikuu ). Osoittimen ollessa kuvan mukainen, musta risti, paina hiiren vasuri alas ja vedä oikealle kunnes keltaisessa vihjeruudussa lukee sen kuukauden nimi, jonka haluat luotavan viimeiseksi taulukkoon. Lopeta kohdassa Toukokuu. Syntyi aikasarja välille Tammikuu - Toukokuu Tilarivin sanoma kopioinnin aikana. Harjoitus jatkuu - vuorossa "Lainat": Oletetaan, että taulukossa on lukuja, jotka ovat samoja useissa sarakkeissa. Kopioi yhden solun sisältö useaan sarakkeeseen täyttökahvan avulla näin: Vie hiiren osoitin solun B4 täyttökahvan päälle ("2500") ja vedä täyttökahvasta oikealle hiiren ykkönen alhaalla, kunnes olet kopioinut luvut (2500) haluamiisi soluihin. Vihjeruudussa näkyy kopioitumisen aikana "2500". Tallenna ja sulje työkirja Sen sijaan, jos! pidät Ctrl painikkeen alas painettuna luvun 2500 (tai minkä tahansa luvun!) kohdalla, luvuista tuleekin yhdellä numerolla kasvava sarja oikealle tai alas vedettäessä ja laskeva sarja vasemmalle tai ylös vedettäessä. Ctrl näppäin alhaalla kuukaudet tai viikonpäivät kopioituvat sarjan luomisen sijasta. Muut kuin kuukaudet tai viikonpäivät kopioituvat riippumatta siitä, onko Ctrl painettuna vai ei. m4ohje.doc (versio 1.1) 14 (41)

15 Täyttökahvasta vielä - automaattinen täydennys; aika- ja lukusarjat Päivämäärät - yleistä Microsoft Excel käsittelee päivämääriä järjestyslukuina ja aikoja desimaalilukuina, jotka ovat vuorokauden osia. Päivämääriä ja aikoja voidaan vähentää toisistaan, laskea yhteen ja sisällyttää muihin laskutoimituksiin. Voit esimerkiksi laskea kahden päivämäärän erotuksen vähentämällä päivämäärät toisistaan. Päivämäärä näkyy solussa järjestyslukuna ja aika desimaalilukuna, jos muutat solun lukumuodon yleiseksi. Excel tukee kahta päivämäärän esitystapaa: ja järjestelmää. Oletuspäivämääräjärjestelmä on Käytä halutessasi 1904-järjestelmää valitsemalla Työkalut Asetukset, Laskenta -välilehdellä 1904-päivämääräjärjestelmä -valintaruudun. Ilman lisäosaa et voida luoda aikasarjaa ajasta taaksepäin! Viereisessä taulukossa esitetään kummankin järjestelmän ensimmäinen ja viimeinen päivämäärä sekä kuhunkin päivämäärään liittyvä järjestysluku. Huomautus Kun kirjoitat päivämäärän Excelissä käyttäen vain kahta numeroa, Excel käsittelee vuosilukuja seuraavasti: - vuodet : jos kirjoitat vuoden paikalle 00 29; esim , Excel olettaa päivämäärän olevan 28. toukokuuta vuodet : jos kirjoitat vuoden paikalle 30 99; esim , Excel olettaa päivämäärän olevan 28. toukokuuta Ongelmia tiedossa vuoden 2029 paikkeilla? Kun kirjoitat soluun päivämäärän ja vedät täyttökahvasta, Excel luo päivämääräsarjan edellä kerrotun kalenterijärjestelmän mukaisesti. Päivämäärä kasvaa vedettäessä täyttökahvasta oikealle tai alas ja pienenee vedettäessä täyttökahvasta ylös tai vasemmalle. Vihjeruutu näyttää sen päivämäärän, joka hiiren ykköspainike vapautettaessa näkyy viimeisimmässä laajennetun alueen solussa. Harjoitus lukusarjat.xls Avaa uusi työkirja ja tallenna se nimellä lukusarjat.xls. 1. Taul1. Luo sarja viikonpäivistä. Aloita sunnuntaista. 2. Luo vuoden mittainen sarja kuukausista alkaen syyskuusta. 3. Luo kalenteri syyskuusta (alaspäin). 4. Vuosi 2016 on karkausvuosi. Osoita tämä Excelin aikasarjaa käyttämällä. 5. Oliko vuosi 1946 karkausvuosi? 6. siirry taulukon alimmalle riville (kuva) Ctrl+alasnuoli yhdistelmällä ja ensimmäisen sarakkeen soluun Ctrl+vasennuoli yhdistelmällä. - kirjoita tämän hetken päivämäärä ja viikonpäivä soluun A valitse molemmat solut hiiren vasuri alas painettuna - tartu täyttökahvasta kiinni ja työnnä ylöspäin näytön yläosaan saakka, jolloin solualue suorastaan vilisee alapuolella. Mitä ylemmäs pukkaat, sitä suurempi vauhti. Hillitse huimaa menoa hiiren osoitinta hieman alemmas siirtämällä - seuraa vihjeruutua ja ohitettuasi syntymäpäiväsi vapauta hiiren painike - nyt voit käydä tarkistamassa vaikkapa hiiren rullalla vieritellen, minä viikonpäivänä olet syntynyt Tallenna m4ohje.doc (versio 1.1) 15 (41)

16 Automaattinen täydennys - muut lukusarjat Jos haluat luoda muutoin kuin yhden numeron hyppäyksin luotavan lukusarjan, kirjoita kaksi ensimmäistä lukua valmiiksi ja valitse ne hiirellä. Tartu valitun alueen täyttökahvaan ja vedä halua maasi suuntaan. Excel rakentaa lukusarjan annetun mallin mukaan. Excel tarvitsee siis vihjeen eli kaks i ensimmäistä lukua. Harjoitus Siirry lukusarjat.xls -työkirjassa Taul2:een. luo lukusarja luvuista (1 numeron askelin Ctrl alhaalla täyttökahvasta kiskoen) luo 10 peräkkäisen nouseva lukusarja alkaen luvusta -0,2 (0,1 desimaalin askelin) luo 10 peräkkäisen laskeva lukusarja alkaen luvusta -0,2 (0,1 desimaalin askelin) luo 10 peräkkäisen luvun nouseva lukusarja alkaen luvusta -0,2 (0,3 desimaalin askelin) luo 10 peräkkäisen luvun laskeva lukusarja alkaen luvusta -0,2 (0,3 desimaalin askelin). luo lukusarja alaspäin 1 numeron askelin luvuista 10-1 luo nouseva 10 peräkkäisen luvun lukusarja 3,14-3,15... (piin likiarvo) luo nouseva 10 peräkkäisen luvun lukusarja 3,141-3, luo nouseva 10 peräkkäisen luvun lukusarja alkaen luvusta 3, , luo sarja parillisista luvuista välillä 2-24 Tallenna Siirry lukusarjat.xls -työkirjassa Taul3:een Lukusarja voi siis muodostua kokonais- tai desimaaliluvuista, mutta myös lukujen ja tekstin yhdistelmästä. kirjoita Tuote 1 ja vedä täyttökahvasta; Excel luo nousevan sarjan Tuote 1, Tuote 2... luo 10 solun yhdistelmäsarja alaspäin seuraavista Ajoneuvo102, Ajoneuvo103 jne.... Tallenna m4ohje.doc (versio 1.1) 16 (41)

17 Kaava-asian ytimet a) laskutoimitukset vaativat kaavan b) kaava kirjoitetaan kaavariville (tai soluun, koska siellähän sitä hiirellä napautettiin) c) kaava on yhtälö ja aloitetaan aina yhtäsuuruus -merkillä ( = ) d) kaavaa korjataan ja muutetaan mieluummin kaavarivillä e) yhteenlaskua lukuun ottamatta peruslaskutoimitusten kaavat on kirjoitettava "käsin" f) yhteenlaskussakin kaava voidaan kirjoittaa käsin valitsemalla kaavan osat yksitellen. (Riippuu tilanteesta käytetäänkö Summa-työkalua vai poimitaanko kaavaan yksittäiset solut) g) kaavat laaditaan soluosoitteilla eli soluviittauksilla, ei siis numeroarvoilla; näin solujen numeroarvojen muutokset tulevat mukaan laskentaan (siis =A1+B2+C3 ei siis = ). h) kaavassa viitataan soluihin, jotka sinällään sisältävät lukuja tai toisia kaavoja Harjoitus 1 Avaa uusi työkirja, Taul1 (ei tallenneta) 1) Kirjoita soluun A1 luku 5 ja soluun A2 luku 55 2) Valitse solu A3 ja kirjoita kaavan aloitusmerkki = 3) Kirjoita solussa A3 a1+a2", tai a1+a2" tai A1+a2" tai A1+A2" 4) Huomaat kaavariville syntyvän saman kaavan, jonka kirjoitit soluun A3 5) Paina Esc, jolloin työn alla oleva kaava häviää solusta A3 Älä tallenna. Harjoitus 2 Siirry Taul2:een (ei tallenneta) 1) Kirjoita soluun A1 luku 5 ja soluun A2 luku 55 2) Valitse solu A3 ja kirjoita kaavan aloitusmerkki = 3) Siirrä hiiren osoitin kaavariville (jolloin se muuttuu I-hiusviivaksi) 4) Kirjoita kaavarivillä a1+a2", tai a1+a2" tai A1+a2" tai A1+A2" 5) Huomaat soluun syntyvän saman kaavan, jonka kirjoitit soluun kaavariville 6) Paina Esc, jolloin työn alla oleva kaava häviää solusta A3 Älä tallenna. Tiivistelmä 1) kirjoita kaava joko solussa, johon tulos halutaan tai kaavarivillä 2) kirjoita saraketunnukset ISOILLA tai pienillä kirjaimilla 3) käytä (yleensä) soluviittauksia, ei lukuarvoja 4) kaava alkaa aina = -merkillä; kaava on yhtälö, jossa yhtäsuuruus -merkin (=) - vasemmalla puolen on tuntematon tekijä, jota haetaan (jonka kaava ratkaisee) - oikealla puolella ovat tuntemattoman ratkaisevat tekijät m4ohje.doc (versio 1.1) 17 (41)

18 6.1. peruslaskukaavat annetun laskentamallin mukaan (yhteen-, vähennys-, kerto- ja jakolasku) yhteenlasku (yhteenlaskumerkki on + tai numeronäppäimistön yhteenlaskumerkki) Harjoitus yhteenlasku.xls Avaa uusi työkirja Kirjoita kuvan tiedot (Taul1 ja Taul2) Luo kaavat käsin ja hyväksy Enterillä, sarkain painikkeella tai kaavarivin Enter näppäimellä. Tallenna nimellä yhteenlasku.xls vähennyslasku (vähennys laskumerkki on - eli tavuviiva tai numeronäppäimistön miinusmerkki) Harjoitus vähennyslasku.xls Avaa uusi työkirja Kirjoita ylemmän kuvan tiedot (Taul1 ja Taul2) ja alempi kuva Taul3 Luo kaavat käsin ja hyväksy Enterillä, sarkain painikkeella tai kaavarivin Enter näppäimellä. Tallenna nimellä vähennyslasku.xls kertolasku (kertolaskumerkki on * eli tähti tai numeronäppäimistön kertomerkki) Harjoitus kertolasku.xls Avaa uusi työkirja Kirjoita kuvan tiedot (Taul1 ja Taul2) Luo kaavat käsin ja hyväksy Enterillä, sarkain painikkeella tai kaavarivin Enter näppäimellä. Tallenna nimellä kertolasku.xls jakolasku (jakolaskumerkki on / eli kauttaviiva tai numeronäppäimistön jakomerkki) Harjoitus jakolasku.xls Avaa uusi työkirja Kirjoita kuvan tiedot (Taul1 ja Taul2) Luo kaavat käsin ja hyväksy Enterillä, sarkain painikkeella tai kaavarivin Enter näppäimellä. Tallenna nimellä jakolasku.xls m4ohje.doc (versio 1.1) 18 (41)

19 Kerto- ja jakolaskuharjoituksia Maalauslaskelma Avaa uusi työkirja. Kirjoita Taul1:een kuvan mukaiset tiedot Levennä tarvittaessa sarakkeita Laadi laskukaavat harmaisiin soluihin Tallenna nimellä laskuja.xls Maalauslaskelmassa pinta-ala: kerro korkeus leveydellä. Kokonaiskulutus: kerro kulutus litraa / neliömetri pinta-alalla. Nelilaskin Valitse laskuja.xls -työkirjassa uusi taulukko (Taul2). Tee ns. nelilaskin, jolla lasketaan yhteen-, vähennys-, kerto- ja jakolaskut luvuista Luku1 ja Luku2. Laadi soveliaat kaavat soluihin B6:B9. Kokeile kaavojesi toimivuutta muuttamalla lähtöarvoja. Tallenna Avaa uusi työkirja. Kirjoita ylemmän kuvan mukainen taulukko. Laadi harmaisiin soluihin sopivat kaavat. Muotoile alemman kuvan mukaiseksi. Lihavointi: aktivoi solu ja napauta Lihavointi painiketta Valuuttamuoto: aktivoi solu ja napauta Valuuttamuoto painiketta Solun harmaa taustaväri: aktivoi solut, napauta täyttöväri painikkeen vieressä olevaa pikkukolmiota ja valitse väripaletista napauttamalla hiiren vasurilla harmaata neliötä. Jos haluat täyttövärin pois, aktivoi solut, avaa väripaletti ja valitse Ei täyttöä Tallenna nimellä ALV lasku.xls prosenttilasku (sadasosien laskemista jostain) Prosenttiluvun kirjoittamisessa on kaksi eri tapaa: 1) kirjoita prosenttiluku ensin sadasosina esim. 0,02 ja hyväksy kaavarivin Enter -painikkeella. Lisää sitten prosenttimuoto muotoilutyökalurivin prosenttimuoto - painikkeella 2) kirjoita prosenttiluku suoraan muodossa esim. "4%" ja hyväksy se % -merkki: Vaihto painike alas ja kirjoitusnäppäimistöltä numero 5 Soluun lisätty prosenttimuoto säilyy vaikka näkyvä tieto poistettaisiinkin. Poista prosenttimuoto Muokkaa Tyhjennä Muotoilut valikkokomennoilla. Prosenttimuoto -painike Tällä painikkeella luku muutetaan prosenttiluvuksi. Jos esimerkiksi haluat tietää, kuinka monta prosenttia 465 on 2000:sta, kirjoita kaava jakolaskuna, kuten kuvan kaavarivillä. Tulos on desimaaliluku 0,2325. Valitse sitten solu, johon kaava on kirjoitettu ja napsauta Prosenttimuoto - painiketta. Desimaaliluvun tilalla näkyy prosenttiluku eikä kaavassa tarvitse kertoa sadalla (vertaa aiempaa prosenttiluku-esimerkkiä). m4ohje.doc (versio 1.1) 19 (41)

20 6.2 perusfunktiot (summa, keskiarvo, minimi ja maksimi; funktio; valmis kaava) 6.2. summa Summa -työkalu (SIGMA) ja kaavan kopiointi "Yhteenlasku on tavallisimpia laskutoimituksia ja vakiotyökalurivin Summa -painikkeella yhteenlaskukaavan laatiminen sujuu nopeasti." Summa -työkalun ominaisuuksiin kuuluu, että se "etsii" ensisijaisesti yläpuoleltaan yhtenäistä solualuetta yhteenlaskettavaksi. Jos yläpuolelta ei löydy lukuja, Summa -työkalu etsii vasemmalta puoleltaan yhtenäistä solualuetta yhteenlaskua varten. Excelin ehdotus näkyy vilkkuvana katkoviivana. Harjoitus Avaa ensimmäinen taulukkoni.xls -työkirja vie kohdistin soluun, johon haluat tehdä kaavan ("Tammikuu" -sarakkeen solu B12) napsauta työkalurivillä olevaa Summa -painiketta. Excel ehdottaa solualuetta aktiivisen solun yläpuolelta summakaavan sisällöksi (katkoviiva) jos Excelin alue-ehdotelma on oikea, hyväksy ehdotus napsauttamalla Summa - painiketta toisen kerran tai hyväksy Enter -, tai sarkain -näppäimellä tai kaavarivin Enter -näppäimellä (vihreä väkänen) kun SUMMA -kaava on valmis, voit kopioida sen saman rivin muihin soluihin täyttökahvasta vetämällä lisätessäsi muiden sarakkeiden soluihin lisää lukuja, Excel laskee loppusummat automaattisesti uudelleen, koska ne Excel on sisällyttänyt Summa kaavaan Jos napsautat rivillä 12 olevia kaavan sisältäviä soluja C- F- sarakkeissa, voit näet kaavariviltä, että olet kopioinut pelkän kaavan. Kun solussa B12 on kaava =SUMMA(B4:B11), vastaavasti solussa F12 kaava on =SUMMA(F4:F11) Kaavan sisältö on muuttunut kopioinnin aikana, sillä kaava laskee luvut yhteen kulloisenkin sijaintipaikkansa yläpuolella. Kyseessä on kaavan suhteellinen kopioituminen. Jos EXCEL ei osaa ehdottaa sopivaa aluetta yhteenlaskettavaksi, laajenna alue sopivaksi aloittamalla ylä- tai alalaidasta hiiren ykköspainike alas painettuna maalaamalla. Vapauta sitten hiiren painike. Tallenna Harjoitus - alkuharjoitukset.xls vaihda taulukkoa napsauttamalla Taul2 -taulukkovalitsinta laadi kuvan mukainen laskelma lisää viikonpäivien nimet, sekä tuoteryhmien lyhenteet (Tr1 jne.) automaattisena täydennyksenä laske rivin 8 loppusummat Summa -kaavaa käyttäen ja täyttökahvasta kopioiden Tallenna m4ohje.doc (versio 1.1) 20 (41)

21 Summa -funktion käytöstä (jatkoa...) Kun napsautat Summa -työkalua, Excel etsii aktiivisen solun ylä- tai vasemmalta puolelta solualuetta. Mikäli ylimpänä on esim. vuosiluku, jota et ole muuttanut tekstiksi, sinun on valittava hiirellä oikea solualue. Luku tekstimuotoon Kun lisäät luvun eteen pystysuuntaisen heittomerkin (Enterin ja Ä -kirjaimen välissä), SUMMA - työkalu tunnistaa heittomerkin perään kirjoitetun luvun tekstiksi ja tasaa sen oletusarvoisesti solun vasempaan laitaan. Harjoitus - summatyökalun kokeilu.xls Avaa uusi työkirja ja kirjoita siihen alla olevan taulukon tiedot Kokeile SUMMA -työkalua käyttäen miten kaavat syntyvät alla olevien "minitehtävien" tummennettuihin soluihin - sarakkeittain laskettaessa työkalu etsii siis yläpuoleltaan tietoa sisältäviä soluja ja riveittäin laskettaessa vasemmalta puoleltaan. a) mitä SUMMA -työkalu ehdottaa, jos jätit yhden solun tyhjäksi keskeltä saraketta tai riviä? b) entäpä jos tyhjä solu olikin yhteenlaskettavan alueen alin tai oikeanpuoleisin solu? Tallenna työkirja nimellä summatyökalun kokeilu.xls. Sulje työkirja. Harjoitus viittausharjoituksia.xls Avaa uusi työkirja. Kirjoita viereinen taulukko työkirjaan (Taul1). Mikäli laskettavia rivejä ja sarakkeita on useampia, tee valinta kuvan mukaisesti. Summa -painikkeella luot helposti sekä tarvittavat kaavat että vielä hyväksyt ne yhdellä napautuksella! (Jos sarakkeet tuntuvat kapoisilta, tartu saraketunnusten välissä olevasta pystyviivasta ja vedä hiiren vasuri alhaalla haluamaasi suuntaan) Tallenna työkirja nimellä viittausharjoituksia.xls m4ohje.doc (versio 1.1) 21 (41)

22 keskiarvo minimi maksimi Keskiarvo, minimi ja maksimi kohdassa kaavojen ja funktioiden kopioiminen ja siirtäminen laskenta useammasta taulukosta Laskenta useammasta taulukosta eli ns. läpi taulukoitten laskeminen ei näyttäsi tai a-ajokorttitutkinnon vaatimuksiin 6.3. soluviittaukset, suora ja suhteellinen suora viittaus Suora viittaus tarkoittaa sitä, että kaavassa viitataan pysyvästi tiettyyn soluun. Tällöin viittaus säilyy muuttumattomana kaavaa kopioitaessa. Suoran viittauksen merkki on $ (dollari) viitattavan solun saraketunnuksen molemmin puolin. Kuvassa $D$1 Harjoitus suora viittaus.xls Avaa uusi työkirja ja tallenna se nimellä suora viittaus.xls Kirjoita kuva tiedot työkirjan Taul1:een Muotoile mieleiseksesi. - aloita kaava solussa C4 = merkillä (solu, johon lasketaan alennuksen -määrä) - napsauta bruttohinnan ilmoittavaa solua B4 - lisää kertomerkki ( * ) - napsauta alennusprosentin ilmoittamaa solua D1 - napauta funktionäppäintä F4, jolloin soluun ilmestyy merkintä $D$1. Tämä osoittaa kaavassa olevan suoran viittauksen soluun D1 - hyväksy kaava Enterillä (tai kaavarivin Enter -painikkeella) - tartu solun C4 täyttökahvaan ja kopioi kaava alaspäin soluihin C5:C7. Kopiointi onnistui, koska jokaisella C- sarakkeen rivillä viereisen B-sarakkeen (bruttohintainen) tuote kerrotaan D1 -solun alennusprosentilla (15 %) - laske asiakas maksaa/ -sarakkeeseen alennettu hinta (vähennyslasku) alkaen solusta D4 - kopioi kaava alaspäin soluihin D5:D7 Muuta Taul3 nimeksi Suora hinnasto. Tallenna Jos unohdit tehdä suoran viittauksen ja laskelmasi osoittaa virheellisen tuloksen minkä se tällöin varmasti tekikin!), lisää suora viittaus näin: Valitse solun sisältävä kaava Paina F2-näppäintä (palauttaa soluun kaavan ja hiiren osoittimen kaavariville) Siirrä kohdistin sen soluviittauksen kohdalle, jonka haluat muuttaa suoraksi Paina F4 (tämä lisää $-merkit solun saraketunnuksen kahden puolen) Hyväksy. Kopioi kaava alaspäin. m4ohje.doc (versio 1.1) 22 (41)

23 Lisäharjoituksia alv.xls Avaa uusi työkirja ja tallenna se nimellä alv.xls - kirjoita kuvan ylempi taulukko (alempi on mallina laskennan tuloksesta) - luo harmaisiin soluihin laskukaavat - kopioi kaavat täyttökahvasta - muotoile mieleiseksesi (lukuja sisältäviin soluihin tuhaterotin) - Taul1 nimeksi alv-lasku - Tallenna Laskukaava 4. riville: 3.rivin hinta * alv-prosentti (alv-prosentti on lukittava) Laskukaava 5. riville: ALV0% -hinta + ALV22% Lisäharjoituksia alennus.xls Avaa uusi työkirja ja tallenna se nimellä alennus.xls - kirjoita viereinen taulukko - luo harmaisiin soluihin laskukaavat - kopioi kaavat täyttökahvasta - muotoile mieleiseksesi (lukuja sisältäviin soluihin -symboli) - Taul1 nimeksi alennus25 Tallenna Laskukaava C sarakkeen soluihin: Tuotteen hinta - (tuotteen hinta * alennusprosentti). Huom. alennusprosentti on lukittava. Jos aikasi myöten antaa, kokeile näitä kahta harjoitusta Taul2:een Kirjoita kuvan tiedot allekkain Rivit 1-8 laskutehtävässä erotetaan ALV 8% - hinnasta ALV:n osuus (joka on oikeasti 8/108 prosenttia eli noin 7,41 %) Rivien harjoituksessa annetaan tuotteen hinnasta 8 % alennus. Tarkastele ALV 0%- ja ALE hintojen eroja. Tiivistelmä ALV erottamisen kaavoista 8 % verokanta =8/108 % ~7,41 % 17 % verokanta =17/117 % ~14,51 % 22 % verokanta =22/122 % ~18,03 % m4ohje.doc (versio 1.1) 23 (41)

24 suhteellinen viittaus Suhteellinen viittaus tarkoittaa sitä, että sitä mukaa kun kaava kopioidaan uuteen paikkaan, se tarkastelee ja laskee uuden sijaintipaikkansa yläpuolelta tai vierestä samanlaista solualuetta kuin alkuperäisessä paikassaan. Tätä harjoittelimme aiemmin viittausharjoituksia.xls tehtävässä. Harjoitus minibudjetti.xls Avaa uusi työkirja Kirjoita kuvan tiedot Taul1:een Luo laskukaava soluun B6 Kopioi kaava täyttökahvasta Muuta Taul1 nimeksi minibudjetti Tallenna Tässä kuvassa kaava laskee yläpuolellaan olevien kahden luvun erotuksen. Jotta kaavan sisältö laskisi oikein jokaisessa sarakkeessa, kaavan sisällön pitää siis matkan varrella muuttua. Muotoile kuvan mukaiseksi. Suhteellinen viittaus on helppoa - se toteutuu itsestään kaavaa kopioitaessa. Suhteellinen kopiointi toimii mainiosti suorakulmaisissa alueissa, jossa kaavaa kopioidaan joko pysty- tai vaakasuorassa. Lisäharjoitus tulot ja menot.xls isobudjetti.xls Tämä harjoitus on lähetetty sinulle sähköpostitse tai jaettu levykkeellä. Luo harmaisiin soluihin soveliaat kaavat Tallenna nimellä isobudjetti.xls m4ohje.doc (versio 1.1) 24 (41)

25 kaavojen ja funktioiden kopioiminen ja siirtäminen Mikä on funktio? Funktiot ovat ennalta määritettyjä kaavoja, jotka suorittavat laskutoimituksia käyttämällä erityisiä arvoja eli argumentteja (tekstiä, lukuja, soluviittauksia ) tietyssä järjestyksessä tai rakenteessa. Esimerkiksi Summa-funktio laskee yhteen solujen alueet tai arvot ja Keskiarvo-funktio laskee valitun solualueen lukujen aritmeettisen keskiarvon. Funktion (valmiin kaavan) avulla kaavan kirjoittaminen on huomattavasti helpompaa, kuin jos kaava pitäisi rakentaa kokonaan itse. Excelissä on funktioiden käyttöä helpottava Liitä funktio -toiminto, joka ohjaa valitsemaan argumentit (=tarvittavat arvot) oikeassa järjestyksessä ja sijoittamaan ne oikeaan paikkaan kaavassa. Funktioiden tullessa tutummiksi, voit kirjoittaa ne suoraan kaavariville. Summa-funktiota (KESKIARVO, MIN JA MAKS -funktioita) käytettäessä Excel valitsee argumentit automaattisesti, mutta tavallisesti käyttäjä joutuu itse valitsemaan argumentit työkirjan taulukosta. Funktion avulla luotu kaava alkaa = -merkillä, vaikka käyttäjä ei Liitä funktio -toimintoa käyttäessään sitä itse joudu kirjoittamaan. Kaavan alussa näkyy funktion nimi isoilla kirjaimilla kirjoitettuna. Funktion argumentit sijoitetaan sulkeisiin. =KESKIARVO(A2;A9;B8;C1) laskee näiden neljän solun keskiarvon =SUMMA(A3:B9) laskee yhteen luvut solualueella A3:B9 =MIN(A6:B9) palauttaa arvoksi tämän solualueen (solualue korostettu)pienimmän luvun =MAKS(A6:B9;C3:C6;D9;G89:G90) palauttaa arvoksi näiden solualueiden (tässä korostettu) ja yksittäisten solujen suurimman arvon (Yksitäiset argumentit erotetaan toisistaan puolipisteellä (solu tai solualue) tai kaksoispisteellä (solualueen vasemman ylänurkan ja oikean alanurkan solujen välinen alue) Se siitä sisäelinlääkäreiden ja lakimiesten vierasperäisten lausumien sananhelinästä! Harjoitus funktiot.xls Avaa uusi työkirja ja tallenna se nimellä funktiot.xls Kirjoita viereisen taulukon tiedot. Laske Liitä funktio toimintoa käyttäen harmaisiin soluihin rivien, sarakkeiden ja koko taulukon lukujen keskiarvot. Muuta Taul1 nimeksi KESKIARVO Tallenna Kopioi taulukon tiedot taulukko Taul2:een Vaihda KESKIARVO -sanojen tilalle PIENIN ja etsi Liitä funktio toimintoa käyttäen harmaisiin soluihin rivien, sarakkeiden ja koko taulukon pienimmät lukuarvot Muuta Taul2 nimeksi PIENIN Tallenna Kopioi taulukon tiedot taulukko Taul3:een Vaihda PIENIN -sanojen tilalle SUURIN ja etsi Liitä funktio toimintoa käyttäen harmaisiin soluihin rivien, sarakkeiden ja koko taulukon suurimmat lukuarvot Muuta Taul3 nimeksi SUURIN Tallenna m4ohje.doc (versio 1.1) 25 (41)

26 kaavan (funktion) kopioiminen Kaava kopioidaan täyttökahvasta vetämällä haluttuun suuntaan kaavan (funktion) siirtäminen Kaava siirretään toiseen paikkaan tarttumalla kiinni (aktivoidun) kaavan sisältävän solun reunasta kiinni ja vetämällä se uuteen paikkaan. 7. Taulukon muokkaus 7.1. rivien ja sarakkeiden lisäys ja poisto Rivi- tai saraketunnuksen päällä hiiren oikealla ja pikavalikosta valinnan mukaan Lisää tai Poista rivikorkeudet ja sarakeleveydet Rivi- tai saraketunnusten välistä hiiren vasemmalla kiinni ja vedetään haluttuun suuntaan rivikorkeuden tai sarakeleveyden muuttamiseksi oletusrivikorkeus on 12,75 pistettä (1 piste on n 0,4 mm tulostuksessa) oletussarakeleveys on 8,43 oletusfontin leveyttä m4ohje.doc (versio 1.1) 26 (41)

27 8. Ulkoasun muotoilu Muotoilu kohdistuu vain valittuun soluun tai solualueeseen ja viisas tekee sen viimeiseksi 8.1. lukumuotoilut valuutta; lisää -symbolin, kaksi desimaalia ja tuhaterottimen (tyhjä väli) joka kolmannen numeron jälkeen prosenttimuoto; lisää prosenttimuotoilun (esim. 0,15 ja napautus %-muotopaikkeesta muuttaa luvun muotoon 15 % eli 15 sadasosaa (15/100/ erotinmuoto; lisää desimaalipilkun ja kaksi nollaa, tuhaterottimen joka kolmannen numeron jälkeen lisää desimaaleja; lisää näkyviä desimaaleja (kaavarivi näyttää kaikki desimaalit. Excel laskee 15 desimaalin tarkkuudella riippumatta näytettävien desimaalien määrästä) vähennä desimaaleja; vähentää desimaalit nollaan saakka (kaavarivi näyttää kaikki desimaalit. Excel laskee 15 desimaalin tarkkuudella riippumatta näytettävien desimaalien määrästä) 8.2. fonttimuotoilut muuta fonttia ja fonttikokoa muotoilutyökalurivin Fontti- ja fonttikokoruuduista, sekä lihavoi, kursivoi, alleviivaa painikkeilla 8.3. tasaukset Muotoilutyökalurivin tasauspainikkeilla. Oletusarvoisesti teksti tasautuu vasempaan ja luvut solun oikeaan reunaan. Tasauspainikkeilla näitä voi muuttaa reunaviivat ja taustavärit reunaviivat Muotoilutyökalurivin Reunat painikkeella Muotoilut huitsun Las Vegasiin! Muotoiluista pääset eroon valitsemalla solun tai solualueen ja - valikosta Muokkaa Tyhjennä Muotoilut tai - napsauttamalla valinnassa hiiren kakkosella ja valitsemalla pikavalikosta Muotoile solut ja avautuvasta Muotoile solut -valintaikkunasta välilehti Luku ja valinta Yleinen. m4ohje.doc (versio 1.1) 27 (41)

28 9. Lajittelu annetuilla perusteilla Lajittelutoiminto edellyttää, että käsiteltävät tiedot ovat luettelomuodossa. Luettelolla tarkoitetaan yhtenäistä, suorakulmista solualuetta, jossa voi olla yksittäisiä tyhjiä soluja, mutta ei kokonaisia tyhjiä rivejä tai sarakkeita. Luettelon ensimmäiselle riville kirjoitetaan sarakeotsikot, joiden alapuolelle kirjoitetaan otsikoita vastaavat tietorivit. Erota sarakeotsikot muusta luettelosta käyttämällä fonttimuotoiluja, solun väriä, lihavointia, reunaviivaa jne. muusta luettelosta poikkeavaa. Älä käytä erottimena tyhjiä rivejä, koska tällöin Excel saattaa tulkita tietoja väärin. Yhteen taulukkoon (siis yhdelle taulukkovälilehdelle) ei ole suositeltavaa kirjoittaa yhtä luetteloa enempää. Sen sijaan muuta tietoa, esimerkiksi kaavioita voit lisätä taulukkoon luettelon kanssa. I lajitteluharjoitus Ensimmäinen luetteloni Avaa uusi työkirja Laadi kuvan mukainen luettelo ja tallenna se nimellä Ensimmäinen luetteloni. Valitse yksi luettelon solu siitä sarakkeesta, jossa olevan tiedon perusteella haluat lajittelun. Napsauta Vakiotyökalun Lajittele nousevasti -painiketta ja haluamasi tiedot lajitellaan aakkos- tai suuruusjärjestyksessä. Kokeile lajittelua eri sarakkeitten perusteella. Älä tallenna muutoksia. II lajitteluharjoitus Ihmisluettelo.xls Sinulle on tullut sähköpostitse Ihmisluettelo.xls niminen työkirja. Lataa liitetiedosto työpöydälle ja tee sille virustarkistus. Avaa Ihmisluettelo.xls työkirja. Toimi työkirjassa annettujen ohjeiden mukaisesti 10. Piirtotyökalujen käyttö Jos piirtotyökalut eivät ole näkyvillä, napauta Vakiotyökalurivin Piirto painiketta tai anna valikkokomennot Näytä Työkalut Piirto ja taas näkyvät. Piirto työkalurivin käyttö on samanlaista kuin Wordissa ja PowerPointissa. Kokeile uusiin työkirjoihin. Sulje harjoitelmat tallentamatta. m4ohje.doc (versio 1.1) 28 (41)

29 11. Kaavio Kaavion lisääminen pyydetyistä tiedoista Kaaviot Excelissä on valikoima kaaviotyyppejä numerotiedon graafiseen esittämiseen. Kaavion luomista varten ohjelmassa on Ohjattu kaavion luominen -toiminto, jonka käynnistyksen jälkeen näytölle avataan 4 -osainen sarja valintaikkunoita kaaviotyypin, otsikkotietojen yms. määrittelyä varten. Kaaviota on helppo muokata jälkikäteen. Kaavio voi olla upotettu (samassa taulukossa kuin kaavion perustana oleva numerotieto) tai erillisessä kaaviotaulukossa. Molemmissa tapauksissa numerotieto on linkitetty kaavioon ja taulukon muutokset näkyvät kaaviossakin. Kaavion nimityksiä (kuvat) Arvosarja Pylväskaavion samanväriset pylväät muodostavat yhden arvosarjan. Kuvassa on yksi arvosarja ("Tr1"). Arvopisteet Kaavion yksittäiset arvot, jotka perustuvat yksittäisiin soluihin (1000, 1100 jne.). Ei näkyvissä tässä kaaviossa. Arvopisteen merkit Samanväriset arvopisteen merkit muodostavat arvosarjan (samanväristen pylväitten huiput). Luokan nimi Pylväskaavion X-akselilla (vaaka-akseli) näkyy luokan nimi. Tässä kaaviossa on kuusi luokkaa (Maanantai Lauantai - luokat). Luokan nimet tulevat yleensä joko taulukon ensimmäisestä sarakkeesta tai ensimmäiseltä riviltä Arvoakseli Tuoteryhmien myynnit Arvosarja Kaavion otsikko Arvopisteen merkki Maanantai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai Lauantai Luokan nimi Tr1 Selite, jossa arvosarjan nimi Luokkaakseli Luokka-akselin otsikko Tarvittaessa luokka-akselille (vaaka) voidaan lisätä otsikko (tässä ei ole nimeä). Otsikko näkyisi Luokkaakselin alapuolella Arvoakselin otsikko Tarvittaessa voidaan arvoakselille (pysty) lisätä otsikko (tässä ei nimeä). Arvoakselin otsikko näkyisi arvoakselin arvojen yläpuolella. Akseli Viiva, joka on piirtoalueen yhdellä sivulla ja jonka avulla kaaviossa voi tehdä mittauksia ja vertailuja. Yleensä kaavioissa arvot on esitetty arvoakselilla (y), joka on tavallisesti pysty- ja luokat luokka-akselilla (x), joka on vaakasuora. Piirtoalue Kaavio piirtyy piirtoalueelle ja siihen kuuluvat kuvassa olevan vaalean alueen (alue, jolla pylväät ovat) lisäksi luokka- ja arvoakselin alue mahdollisine luokka- ja arvoakselin otsikoineen. Arvosarjojen (rivillä olevien vierekkäisten solujen joukko) selitys tässä kaaviossa: YLÄRIVI "Maanantai; Tiistai;..." x -akselin arvosarja (nimet). Luokka-akselin luokkia ovat Maanantai, Tiistai. ALARIVI Tr1 on kaavion selite, joka kertoo, mitä pylväät kuvaavat (Tr 1 = Tuoteryhmä 1) ALARIVI "1000; 1100;..."-arvosarjan pylväät kuvaavat tuoteryhmien päivittäisiä (myynti)arvoja. m4ohje.doc (versio 1.1) 29 (41)

30 Upotetun kaavion luominen Kaavio voidaan luoda yhdestä tai useammasta arvosarjasta. Jokaista arvosarjaa kohti kaavioon tulee yksi kuvaaja, esimerkiksi pylvässarja. Seuraavassa esimerkissä kaavio luodaan yhdestä arvosarjasta, jolloin lopputuloksena on yksinkertainen pylväskaavio. Tällaista kaaviota voidaan käyttää kuvaamaan esimerkiksi määrän muutosta tiettynä ajanjaksona. Harjoitus - hiihtotilasto.xls Avaa uusi työkirja ja tallenna se nimellä hiihtotilasto.xls 1) Kirjoita työkirjaan viereinen taulukko 2) Valitse solualueeksi kuvan mukaisesti A3:E 4 3) Napsauta Ohjattu kaavion luominen painiketta 4) Näytölle tulee ensimmäinen neljästä valintaikkunasta, jotka liittyvät ohjatun kaavion luominen -toimintoon. Tässä on valittuna kaksiulotteinen pylväskaavio, joka on Excelin oletuskaaviolaji 5) Napsauta Seuraava 6) Vaihe 2/4 -ikkunan Tietoalue -ruudussa näkyy taulukosta tehty valinta. Samalla solualueella vilkkuu tekemämme valinnan ympärillä katkoviiva. Jos nyt valinnan kokoa pitäisi muuttaa, se kävisi helposti hiiren vasen painike alas painettuna maalaamalla. 7) Napsauta Seuraava m4ohje.doc (versio 1.1) 30 (41)

31 8) Napsauta Vaihe 3/4-ikkunassa Kaavion otsikko -kenttää ja kirjoita siihen teksti, jonka haluat näkyvän kaavion otsikkona: tässä: Juri Rusasen hiihtelyt Tieto päivittyy esikatselukuvaan hetkessä 9) Kirjoita Arvoakseli -kenttään y-akselille (pystyakseli) tulevien lukujen yksikkö tässä: km Tieto päivittyy esikatselukuvaan hetkessä 10) Napsauta Seuraava 11) Vaihe 4/4 -ikkunassa on valittu kohta Objektina (Taul1), joka onkin Excelin oletusarvo 12) Napsauta Valmis näin kaaviosta tulee upotettu kaavio samaan taulukkoon sen pohjana olleiden numerotietojen kanssa 13) Kaavion x -akselilla (vaakaakseli) olevat kuukausien nimet eli luokka-akselin otsikot tulivat soluista B3:E3 (Tammikuu Helmikuu...). 14) Varsinaiset kaavion pylväät eli arvosarja (km) tulivat solualueen B4:E4 tiedoista 15) Seliteteksti tuli solusta A4 (Perinteinen) 16) Valinnan vasemman ylänurkan solu A3 oli tyhjä ja useimmiten näin kannattaa ollakin, jolloin kaavion luonti on juuri näin yksinkertaista kuin tässä. Anna Taul1:lle nimeksi J. Rusasen hiihtelyt 1999 ja tallenna työkirja. m4ohje.doc (versio 1.1) 31 (41)

32 Harjoitus - kullankaivuu.xls (monivalinta) Avaa uusi työkirja ja tallenna se nimellä kullankaivuu.xls Kirjoita työkirjaan Taul1:een viereinen taulukko Laadi taulukosta heinäkuun osalta pylväskaavio (valintaan mukaan Eemeli Jaska Kalle -nimet sisältävä rivi, sekä Heinä - rivi. Tee monivalintana näin: - ensin valitaan 3 rivi (jossa nimet) - Ctrl painetaan alas - valitaan Heinä rivi - Ctrl vapautetaan Etene kuten aiemmassa harjoituksessa Muista vaiheessa ¾ kirjoittaa kaaviolle otsikoksi Kullankaivuu ja y akselille otsikoksi g (grammaa). Kaavion tulisi olla viereisen kaltainen Anna Taul1 nimi Kultamiehet ja tallenna. Harjoitus 2 Valitse Taul2 Kirjoita siihen oikealla olevan taulukon tiedot. Laadi alla olevan kaltainen kolmiulotteinen pylväskaavio, jolla on asialliset otsikot. Anna Taul2 nimi Kaivuukulut 1999 Tallenna ja sulje työkirja m4ohje.doc (versio 1.1) 32 (41)

33 Mulukkoomista, sano savolaenen, kun kaavion kimppuun kävi Kerran luotua kaaviota on vaivatonta muokata näin: - napauta hiiren kakkospainikkeella kaavion päällä ja valitse pikavalikosta seuraavasti: a) Kaaviolaji (kaavion luonnin vaihe 1/4), jos vaihdat kaaviolajin toisenlaiseksi b) Lähdetiedot, (kaavion luonnin vaihe 2/4), jos vaikkapa laajennat kaavion pohjana ollutta valitsemaasi solualuetta c) Kaavion asetukset, (kaavion luonnin vaihe 3/4), jos muutat otsikoita (kaavion ja x- ja y-akselin otsikot. 3-ulotteisessa pylväskaaviossa on vielä z-akseli) jne. d) Sijainti, (kaavion luonnin vaihe 4/4), jos siirrät kaavion jollekin toiselle taulukkovälilehdelle. Kukin näistä neljästä vaihtoehdosta avaa samanlaisen ikkunan, kuin kaaviota luotaessa oli. Tee tarvittavat muutokset tai valinnat ja napauta OK. Ikkuna sulkeutuu ja muutokset astuvat voimaan. Kaavion poistaminen Napauta kaaviota ja paina Delete. Kaavion ulkoasun muokkaaminen Siirtele hiirtä kaavion päällä ja kun hiirenosoitin on kohdassa, jota haluat muokata, napauta hiiren oikealla korvalla ja valitse siinä kohdin soveliaasti avautuneesta pikavalikosta ao. valikkokomento. Tee muutokset avautuneessa valintaikkunassa ja sulje ikkuna OK -painikkeella 12. m4ohje.doc (versio 1.1) 33 (41)

34 12. Kolmiulotteinen työkirja rivit ja sarakkeet rivikorkeuden tai sarakeleveyden muuttaminen - tartu hiiren vasurilla rivi- tai saraketunnusten välisestä ohuesta viivasta (hiiren osoitin kaksipäisenä nuolena) - vedä haluamaasi suuntaan rivien tai sarakkeitten piilottaminen - napauta piilotettavaa rivi- tai saraketunnusta hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Piilota. Huomaat piilotetut rivit ja sarakkeet siitä, että tunnusten numeroita tai kirjaimia puuttuu välistä - tuo piilotettu rivi tai sarake näkyviin valitsemalla sen kummaltakin puolelta yksi rivi- tai saraketunnus ("maalaa" hiiren vasuri alas painettuna yli piilotetun rivi- tai saraketunnuksen), napsauta hiiren oikealla valittujen rivi- tai saraketunnusten päällä ja valitse pikavalikosta Näytä - jos piilotit sarakkeen A tai rivin 1, niin saat ne esille vetämällä ykköspainike alas painettuna hiiren osoittimen näkyvillä olevan sarake- tai rivitunnuksen (esim. B tai 2) yli sarake- ja rivitunnusten leikkauspisteeseen (harmaa neliö), napsauttamalla sarake- tai rivitunnuksen päällä kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Näytä Älä napsauta kakkospainikkeella harmaan nurkkaneliön päällä Harjoitellaan taulukkovälilehtien käsittely (lisääminen, poistaminen, siirtäminen ja kopioiminen, nimeäminen). Taulukkovälilehtien maksimimäärä on noin 256 kappaletta (Excel 2000) lisääminen - napsauta hiiren oikealla minkä tahansa taulukonvalitsimen päällä - valitse avautuvasta pikavalikosta Lisää - valitse avautuvassa Lisää valintaikkunassa Laskentataulukko (ellei jo valittuna) - napsauta OK - uusi laskentataulukko tulee hiiren oikealla napsauttamasi taulukkovälilehden vasemmalle puollelle - siirrä ja nimeä tarvittaessa poistaminen - napsauta hiiren oikealla poistettavan taulukonvalitsimen päällä - valitse avautuvasta pikavalikosta Poista - sinua pyydetään vahvistamaan poisto eli OK jos poistat, Peruuta, jos kadut - poistettu taulukko EI MENE ROSKAKORIIN EIKÄ KUMOUSHIS- TORIAAN! m4ohje.doc (versio 1.1) 34 (41)

35 siirtäminen - tartu taulukonvalitsimesta kiinni hiiren vasurilla - vedä haluamaasi suuntaan - valkoinen hiiren osoitinta seuraava arkki on merkkinä siirrosta ja - pieni musta kolmio siirrettävän taulukon uudesta sijaintipaikasta kopioiminen (taulukkovälilehden kopioimista käsiteltiin jo sivulla 8 kohdassa 4.1 Taulukon kopioiminen ) Kopioi taulukkovälilehti samassa työkirjassa näin: - paina Ctrl näppäin alas ja pidä alas painettuna - tartu hiiren vasurilla taulukonvalitsimesta kiinni - vedä haluamaasi suuntaan (hiiren osoittimen valkoisen nuolen yläpuolella on valkoinen arkki ja sen sisällä pieni + -merkki, joka tarkoittaa kopiointitapahtumaa) - vapauta hiiri (SIIS ENSIN HIIRI) - vapauta Ctrl näppäin - taulukkovälilehti kopioitui uuteen paikkaan - nimeä kopio haluamallasi nimellä nimeäminen (nimeämistä käsiteltiin jo sivulla 8 kohdassa 4.2) - hiiren oikealla taulukonvalitsimen päällä - pikavalikosta Nimeä uudelleen - taulukonvalitsin muuttuu mustapohjaiseksi (korvaustilaan) - kirjoita uusi nimi - napauta Enter tai hiirellä tyhjällä solualueella Nopein tekee sen näin: - kaksoisnapsauta taulukonvalitsimen päällä - kirjoita uusi nimi korvaustilaan muuttuneeseen kielekkeeseen usean taulukon valitseminen ryhmäksi Peräkkäiset taulukot: - napsauta ensimmäistä valintaan tulevaa taulukkoa (kieleke muuttuu valkoiseksi) - paina Vaihto painike alas ja pidä alhaalla - (vieritä tarvittaessa lisää taulukoita näkyville) - napauta viimeistä valintaan tulevaa taulukkoa - vapauta Vaihto -painike - kaikki välissä olleet taulukot on valittu (kielekkeet ovat valkoisia) Valinnasta eroon? Kaikki taulukot valittuina: - hiiren oikealla minkä tahansa taulukonvalitsimen päällä ja pikavalikosta Pura taulukoiden ryhmittely Osa taulukoista on valitsematta - napsauta hiiren vasurilla mitä tahansa valitsematonta taulukonvalitsinta Erilliset taulukot: - napauta ensimmäistä valintaan tulijaa (kieleke muuttuu valkoiseksi) - paina Ctrl -painike alas ja pidä alhaalla - (vieritä tarvittaessa lisää taulukoita näkyville) - napauttele hiiren vasurilla kaikkia valintaan haluamiasi taulukoita (kielekkeet muuttuvat valkoisiksi) - vapauta Ctrl painike - kaikkien valittujen taulukoiden kielekkeet ovat valkoisia Kaikkien taulukoiden valinta: - hiiren oikealla minkä tahansa taulukonvalitsimen päällä - pikavalikosta Valitse kaikki taulukot - nyt kaikki taulukot on valittu (kielekkeet ovat valkoisia) m4ohje.doc (versio 1.1) 35 (41)

36 13. Sivun asetukset ja tulostaminen paperin suunta, sovittaminen sivulle, sivunvaihdot Sivun asetukset -valintaikkuna Kun solu tai solualue on aktiivinen, anna valikkokomennot Tiedosto Sivun asetukset ja avautuu Sivun asetukset valintaikkuna. Sivu välilehti - Suunta: Pysty tai Vaaka -tulostus - Skaalaus: Suurenna tai pienennä tulostetta prosentteina alkuperäisestä tai Sovita kohdasta pakotetaan tuloste mahtumaan esim. yhdelle sivulle Reunukset välilehti: Määritä sivun tulostumattomat reunukset Vasen- Oikea- Yläreuna- ja Alareuna kentistä Ylätunniste- ja Alatunniste lokeroista määritetään kuinka paljon niille varataan tilaa sivun ylä- tai alareunasta. Taulukko välilehti: Tulosta: Ruudukko valinnalla solualueen äärikulmien väliselle alueelle tulostuu myös solualueen reunaviivat Tulostusalue -lokero: Napsauttamalla oikean reunan pientä kuvaketta, Valintaikkuna kutistuu matalaksi palkiksi ja voit hiiren vasemmalla valita mieleisesi tulostusalueen. Kun alue on valittu, napauta palkin oikean reunan kuvaketta ja valintaikkuna avautuu normaalikokoonsa. Esikatsele painikkeella voit esikatsella tulostusalueen valintaa. Esikatselusta poistutaan Sulje painikkeella. Voit valita tulostusalueen myös valitsemalla ensin tulostettavaksi aikomasi alueen ja antamalla valikkokomennot Tiedosto Tulostusalue Poista tulostusalueen valinta: Tiedosto Tulostusalue Poista tulostusaluemääritys m4ohje.doc (versio 1.1) 36 (41)

37 Ylä- tai alatunniste välilehti Valkoiset alueet kuvastavat tulostettavan arkin ylä- ja alareunoja. Ylä- ja alatunnisteen luominen on samanlaista, joten tarkastelemme tässä vain ylätunnisteen luomista: Napsauta Oma ylätunniste -painiketta. Ylätunniste valintaikkuna avautuu Ikkuna jakautuu kolmeen erilliseen lohkoon (muokkausruutuun), joihin voit kirjoittaa haluamasi tiedot tai käyttää ikkunan painikkeita. Painike Toiminto Valitse ensin muokkauslokeron sisältö ja paina sitten tätä, niin pääset muokkaamaan Sivunumero Sivumäärä Päivittyvä päivämäärä (työkirjan avaushetken päivämäärä) Päivittyvä kellonaika ((työkirjan avaushetken kellonaika) Työkirjan nimi (esim. ihmisluettelo.xls) Taulukkovälilehden nimi (esim. alv-laskuja) Tässä kuvassa lohkoittain: - tiedoston tallennusnimi - taulukonvalitsimen nimi - sivu (sivumäärä) Ulkonäkö poikkeaa Wordin vastaavasta ja nuo ovatkin pieniä ohjelmanpätkiä, jotka toteuttavat sitten pyydetyt toiminnot. HUOM! Excelin ylä- ja alatunniste näkyvät tämän luomisikkunan lisäksi vain esikatselussa! Excel arkki on yhtenäinen yli 2000 m 2 lakana! m4ohje.doc (versio 1.1) 37 (41)

38 kaavion tarkastelu Napauta kaavio aktiiviseksi ja sitten Tiedosto Sivun asetukset valikkokomennot Sivu välilehti Tulostussuunta arkille Pysty tai Vaaka. Reunukset välilehti Tulostettavalle kaaviolle on omat reunusmäärittelynsä Ylä- tai alatunniste välilehti Tulostettavalle kaaviolle on omat ylä- ja alatunnistemäärittelynsä Kaavio -välilehti Tulostettavalle kaaviolle voidaan määrittää tulostuskoko kaaviotaulukon tarkastelu Erilliseen kaaviotaulukkoon luodun kaavion sivun asetukset ovat samanlaiset kuin aktiiviseksi (ja tulostettavaksi aiotun) upotetun kaavion asetukset. Siksi niitä ei tässä tarkastella sen enempää reunukset Tätä tarkasteltiin aiemmin kohdassa Sivun asetukset valintaikkuna ylä- ja alatunnisteet Tätä tarkasteltiin aiemmin kohdassa Sivun asetukset valintaikkuna soluruudukon tulostaminen Tätä tarkasteltiin aiemmin kohdassa Sivun asetukset valintaikkuna m4ohje.doc (versio 1.1) 38 (41)

39 13.5. rivi- ja sarakeotsikkojen tulostaminen Jos meillä on pitkä taulukko, joka ulottuu useammalle arkille, on järkevää tulostaa rivi- tai sarakeotsikot joka sivulle jo pelkästään luettavuuden kannalta. Tiedosto Sivun asetukset Sivun asetukset valintaikkunassa Taulukko välilehti Tulosta kentässä napauta valintamerkki kohtaan Rivi ja sarakeotsikot, jolloin taulukon lisäksi tulostuvat rivi- ja sarakeotsikot. Esikatselukuvat alla ilman ja tämän valinnan kanssa tulostusalueen valitseminen Käsiteltiin jo edellä kohdassa Sivun asetukset valintaikkuna esikatselu Esikatselu tarkoittaa sivun tarkastelua ennen tulostusta (mm. se mahtuuko taulukko yhdelle sivulle jne.). Sivu tulee aina esikatsella ennen kuin hyökätään tulostuspainikkeen kimppuun. Esikatselu -painike löytyy vakiotyökaluriviltä. m4ohje.doc (versio 1.1) 39 (41)

40 13.8. tulostaminen Tiedosto Tulosta avaa Tulosta -valintaikkunan Kirjoitin lokero: Nimi: -listasta valitaan käytettävä tulostin Sivualue lokero: Kaikki (oletus) valinta tulostaa työkirjan aktiivisen taulukkovälilehden sisällön kaavioineen päivineen Sivut (esikatselussa katseltava ennakolta) valinta mahdollistaa tulostuksen tiettyjen sivujen välillä (ei sieltä täältä niin kuin Word) Tulostetaan -lokero: Valitut taulukot (oletus) eli aktiivinen taulukkovälilehti tulostuu Valinta, jos solualueelta on valittu enemmän kuin yksi solu, se on valinta ja vain se tulostuu (voit käydä vilkaisemassa tätä esikatselussa) Koko työkirja tulostaa nimensä mukaisesti kaikki työkirjan taulukkovälilehdet kaikkine tietoineen. Kopiot lokero: Määritä yhtä sivua useamman työn tulostuksessa lajitellaanko (oletus) vai pinkataanko aina samat sivut ensin päällekkäin. m4ohje.doc (versio 1.1) 40 (41)

41 14.0 Etsi/korvaa -toiminto Toiminto on samankaltainen kuin Wordissa tai PowerPointissa sillä erotuksella, että etsiminen määritetään Etsi -ikkuna Suunta: kentästä tapahtumaan joko riveittäin tai sarakkeittain. Mistä: kentässä määritetään, etsitäänkö arvoja kaavoista, arvoista (luvut, teksti) vai kommenteista (soluun piilotettu lisätieto). Lisäksi voidaan valinta, onko etsittävän (tai korvattavan) oltava Samaa kirjainkokoa ja etsitäänkö Koko solun sisältöä vai myös osaa solun sisällöstä. Korvaa -painikkeen napautus muuttaa Etsi ikkunan Korvaa ikkunaksi (kuva alla) Korvaa -ikkuna Kuvassa korvaaminen on tapahtunut riippumatta siitä, oliko korvattava sana Impi vai impi ja esiintyikö se solussa yksin vai muun tekstin joukossa. Korvaa kaikki tekee kaikki korvaukset automaattisesti. Korvaa painikkeella edetään kohde kerrallaan. 15. Ohje-toiminto Ohje toiminto toimii samalla tapaa kuin Wordissakin. Ohje toimintoa saa käyttää ja a- ajokorttitutkinnon moduuli 4 näyttökokeessa. m4ohje.doc (versio 1.1) 41 (41)