Kohti Uutta Hämeenlinnaa

Transkriptio

1 KT:n työmarkkinaseminaari , Tampere Kohti Uutta Hämeenlinnaa muutosprosessin kaaoksen hallitseminen Johanna Rantanen, JUKO ry:n pääluottamusmies Anne Iijalainen, henkilöstöjohtaja Hämeenlinnan kaupunki

2 Asukasluku ( ) Henkilöstömäärä ( )

3 Lähtökohdat Kaupungin organisaation muuttaminen vastaamaan tulevaisuuden tarpeita ja haasteita. - Muutosajankohta Muutoksen tavoitteet: sisäisestä sopimusohjauksesta luopuminen johtamisvastuiden selkeyttäminen ja organisaation keventäminen poliittisen johtamisen selkeyttäminen kaupunkilaisten asukaslähtöisyyden ja osallistumisen vahvistaminen valmistautuminen maakuntauudistukseen Aloitus vision, strategian ja arvojen päivittämisellä

4 Uusi Hämeenlinna Rakenne, toiminta- ja johtamismalli PALVELUT ASUKKAILLE, YRITYKSILLE JA YHTEISÖILLE ELINVOIMA HYVINVOINTI SIVISTYS- JA HYVINVOINTI-PALVELUT Kasvatus- ja opetuspalvelut, Liikunta-, nuoriso-, kirjasto- ja kulttuuripalvelut SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUT Sosiaali- ja terveyspalvelut KAUPUNKI-RAKENNEPALVELUT KONSERNI-YHTEISÖJEN PALVELUT Kaupunki-suunnittelu, infrastruktuuri, maankäyttö, ympäristönsuojelu, rakennusvalvonta RESURSSIVIISAUS Johtoryhmä STRATEGINEN OHJELMATYÖ KONSERNI-PALVELUT Kaupunkikonsernin strateginen johtaminen (KH & KJ) TARKASTUSltk JÄTE ltk PELASTUS ltk Hämeenlinna on elinvoimainen, turvallinen ja aito kulttuurikaupunki Suomen kasvukäytävällä.

5 Vaiheittainen etenemistapa Muutoksen toteuttaminen alkoi puhtaalta paperilta organisaatiokaaviota ei ollut. Linjaukset: kolmen toimialan organisaatio keskitetyt tukipalvelut henkilöstön uudelle sijoittaminen, ei irtisanomisia Muutoksen lähtökohtana oli toimiva organisaatio Aloitus , tavoitteena, että henkilöstö tietää paikkansa tulevassa organisaatiossa mennessä Organisaation ja toiminnan suunnittelu ja yhteistoimintamenettely samanaikaisesti Aloitus ylimmästä johdosta, eteneminen vaiheittain organisaatiossa alaspäin

6 Yhteistoimintamenettely Yhteistoimintamenettely Yhteistoimintamenettelyn alaisuudessa oli 422 henkilöä Päättyneitä henkilökohtaisia yt-menettelyjä osaamiskartoitusta ja 16 soveltuvuusarviointia Yhteistoimintamenettelyn ulkopuolelle rajattiin ne henkilöt, joiden työtehtävään tai organisaatioon ei arvioitu tulevan muutosta Kolme vaihetta, jotka aina aloitettiin yhteisellä yhteistoimintamenettelyn infolla: 1. Ylin johto; kaupungin johtoryhmän johtajat, palvelutuotannon johtajat, tilaajapäälliköt ja kolmen liikelaitoksen toimitusjohtajat 2. Päälliköt 3. Hallintohenkilöstö sisältäen suunnittelijat, koordinaattorit ja asiantuntijat

7 Yhteistoimintamenettelyn eteneminen Kaupunginjohtajien henkilökohtaiset neuvottelut Ylin johto yhteistoimintamenettelyn infotilaisuus osaamiskartoitukset ilmoittautumismenettely: 1. toimialajohtajien tehtäviin 2. konsernipalveluiden johtajien tehtäviin toiveiden esittäminen tulosaluejohtajien tehtäviin kaikille johtajille suoritettiin haastattelu ja sähköinen soveltuvuusarviointi haastattelut toimivat myös yt- tilaisuuksina + välitön yhteistoiminta, eli epäviralliset keskustelut päätökset (KH tai KJ) joka vaiheen johtajista: Toimialajohtajat Konsernipalveluiden johtajat Tulosalueiden johtajat (nopeutettu aikataulu) Johtajat aloittivat uuden toiminnan suunnittelun otona heti valintansa jälkeen

8 Päälliköt Yhteistoimintamenettelyn infotilaisuus Osaamiskartoitukset, jossa mahdollisuus esittää toivomuksia tulevista tehtävistä Välitön yhteistoiminta; keskustelut henkilökohtaisesti ja ryhmässä Päällikkötason tehtävien ja valintojen koordinointi siirrot yli toimialarajojen 1-2 henkilökohtaista yhteistoimintaneuvottelua Valintapäätös (nopeutettu aikataulu) Hallintohenkilöstö Yhteistoimintamenettelyn infotilaisuus Osaamiskartoitukset, jossa mahdollisuus esittää toivomuksia tulevista tehtävistä Välitön yhteistoiminta; keskustelut henkilökohtaisesti ja ryhmässä Hallintohenkilöstön tehtävien ja valintojen koordinointi siirrot yli toimialarajojen 1-2 henkilökohtaista yhteistoimintaneuvottelua Päätös sijoittumisesta uudessa organisaatiossa Yhteinen yhteistoimintamenettelyn päätöstilaisuus

9 Hämeenlinnan kaupungin organisaatio Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Keskusvaalilautakunta Tarkastuslautakunta Kaupunginjohtaja Konsernipalvelut Pelastuslautakunta Yksilöjaosto Sivistys- ja hyvinvointilautakunta Kaupunkirakennelautakunta Joukkoliikennejaosto Tiejaosto Jätelautakunta Sosiaali- ja terveyslautakunta Yksilöjaosto Apulaiskaupunginjohtaja Sivistys- ja hyvinvointitoimiala toimialajohtaja Kaupunkirakennetoimiala toimialajohtaja Sosiaali- ja terveystoimiala toimialajohtaja Konserniyhtiöt ja - yhteisöt

10 Saimmeko aikaan säästöjä? Varsinaista säästötavoitetta ei ollut, mutta. Johtaja ja päällikkö- tasoisia paikkoja on nykyorganisaatiossa lähtien lähtien 57 Pystyimme hyödyntämään eläköitymisen ja vapautuvat olemassa olevat vakanssit Euromääräiset säästöt sivukuluineen vuositasolla ovat n. 0,4-0,5M (0,3% henkilöstökuluista) Pitkällä tähtäimelle suuremmat säästöt: Viranhaltijat siirretään uusiin virkoihin ja varsinaiset palkat säilyivät Tehtäväkohtaiset palkat ovat kuitenkin katsottu TVA- järjestelmän mukaisiksi Tehtävän vapautuessa palkkakulut pienenevät

11 Henkilöstöjohtajan rooli muutoksessa KH- päätös, että henkilöstöjohtaja vastaa yhteistoimintamenettelyprosessista Tehtävänä aikatauluttaa, koordinoida ja seurata yhteistoimintamenettelyä, Haasteet: Yhteistoimintamenettelyssä mukana toimiala- ja tulosaluejohtajatasolle asti, tämän jälkeen vastuu toimialoilla => prosessin seuraaminen ja yhdenvertaisesta prosessista huolehtiminen hankalaa Palkkojen määrittely kun tehtävänkuvaukset hyvin yleisellä tasolla - Alussa tulosaluejohtajien ja päälliköiden osalta palkkahaarukat - Palkkojen määrittelyyn vaikuttivat: tehtävän vaativuus erityisesti budjetti- ja henkilöstövastuu, saman kokoisten kaupunkien palkkataso ja Hämeenlinnan nykypalkat Muiden työn helpottaminen mm. valmiiden pohjien luominen yhteistoimintamenettelyn dokumentointiin Aikataulut, monet toimenpiteet menossa päällekkäin; toimijoiden muistuttaminen, päätöksistä huolehtiminen Samanaikaisesti mukana myös luomassa uutta johtamisjärjestelmää ja laatimassa uutta hallintosääntöä

12 Yt-seurantaryhmä Hämeenlinnan yhteistoimintamenettelyprosessin mukainen kaikissa muutosprosesseissa, joissa on merkittäviä henkilöstömuutoksia Ryhmä arvio muutoksen henkilöstövaikutuksia ja seuraa yhteistoimintamenettelyn toteutumista Osallistujat vaihtelevat prosesseittain: Pääluottamusmiehet, joilla edustettavia muutoksessa Henkilöstöpalveluista 1-2 edustajaa Mahdollisuus työsuojeluvaltuutetuilla osallistua Kokoontuu yhteistoimintamenettelyn aikana säännöllisesti, tarpeeksi usein ja oikea-aikaisesti

13 Onnistumiset Tiukkaa aikataulua pystyttiin matkan varrella jopa nopeuttamaan Ketteryys sekä nopeat ja joustavat muutokset Vastaaminen henkilöstön toiveisiin sijoittumisesta uudessa organisaatiossa Osaamiskartoitusten laajat tiedot käytössä jatkossa Laaja ilmoittautumismenettely ylimmän johdon tehtäviin Yt- seurantaryhmä kokoontui säännöllisesti ja tieto kulki molempiin suuntiin Luotettava ja avoin prosessi tiedottaminen koko henkilöstölle matkan varrella ennen mediatiedotteita Infovideot henkilöstön motivoiminen osallistamisen kautta Uusi Hämeenlinna oli vakiokohta sekä yhteistyötoimikunnan että henkilöstöryhmän asialistalla Alun alkaen henkilöstölle viesti työpaikan säilymisestä Muutosvalmennus

14 Haasteet Varsinkin prosessin alkuvaiheessa hämmennystä ja epävarmuutta henkilöstön keskuudessa: ei tiedetty mihin ollaan menossa ei hahmotettu uutta organisaatiota kun organisaatiokaavio puuttui ei tiedetty minkälaisia tehtäviä henkilöstölle jatkossa Yhteisissä yhteistoimintamenettelyinfoissa ei ollut vastauksia kaikkiin kysymyksiin Tarkat tehtävät muodostuivat prosessin edetessä, henkilökohtaisissa neuvotteluissa ei ollut tietoa tarkoista tehtävistä ja palkasta Henkilöstön oli vaikea esittää toivomuksia tulevista tehtävistä Lähijohtamisen turvaaminen kun johtamisjärjestelmää uudistetaan toimintoja yhdistämällä Työläs prosessi kaikille osapuolille Henkilöstösäästöjen tavoitteiden realistisuus lyhyellä aikavälillä

15 Yhdessä vai kahdessa leirissä? Luottamusilmapiirin merkitys korostuu muutoksen koon myötä Mikä auttoi meitä onnistumaan: Yhteinen intressi viedä muutosprosessi maaliin mahdollisimman hyvin Itsestään selvää, että yt- seurantaryhmä perustetaan Lähtökohtana avoin keskustelu kaikista tietoon tulleista asioista Yksilöprosessien vaiheista ei aina ollut tietoa henkilöstöpalveluissa ja luottamusmiehillä ei syyllisestä toisia Seurantaryhmän jäsenillä oli tieto ja mahdollisuus kommentoida asioita aina ennen virallisen päätöksen tekemistä Työ jatkuu vielä vaikka varsinainen yhteistoimintamenettely on päättynyt Yhteistoiminta jatkuu Uuden Hämeenlinnan johtoryhmissä, jossa on henkilöstöedustus

16

17 Kysymyksiä? Kiitos mielenkiinnostanne! Anne Iijalainen Henkilöstöjohtaja HÄMEENLINNAN KAUPUNKI puh Johanna Rantanen Pääluottamusmies JUKO ry HÄMEENLINNAN KAUPUNKI puh