284 Helsingin seurakuntayhtymän ICT-strategian hyväksyminen. Esittelijä Muhonen ja tietohallintopäällikkö Seppo Kuusivuori selostivat asiaa.

Transkriptio

1 414/ Helsingin seurakuntayhtymän ICT-strategian hyväksyminen Päätösehdotus Hallintojohtaja Jussi Muhonen Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että tämä päättää hyväksyä Helsingin seurakuntayhtymän ICT-strategian vuosille Käsittely Esittelijä Muhonen ja tietohallintopäällikkö Seppo Kuusivuori selostivat asiaa. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Tiivistelmä Helsingin seurakuntayhtymän ICT-strategia vuosille on valmistunut hallinnon jatkokäsittelyyn. ICT tarkoittaa tieto- ja viestintäteknologiaa. Strategian tiivistelmä on liitteenä 1 ja ICT-strategia liitteenä 2. Laajapohjaista valmistelua on johtanut yhteisen kirkkoneuvoston asettama tietohallinnon johtoryhmä. Sen tukena strategiatyössä on ollut seurakuntien ja toimintayksiköiden edustajista koottu projektiryhmä. Ulkopuolisena asiantuntijana on käytetty Deloitte Oy:n konsultteja. Valmistelutyössä on haastateltu yksilö- ja ryhmähaastatteluissa kirkkoherroja, toiminnan ja hallinnon edustajia sekä Kirkkohallituksen tietohallintojohtajaa ja verkkoviestintäpäällikköä. Strategialaadinnan yhteydessä toteutettiin sähköinen kysely tietohallinnon nykytilasta ja kehittämisasioista. Kysely lähetettiin 143 vastaanottajalle ja kyselyyn vastattiin anonyyminä. Vastauksia saatiin yhteensä 55 kpl. Kokonaistyytyväisyys ICT-palveluihin oli kahdeksan asteikon ollessa Saatu palaute on otettu huomioon joko välittöminä toimenpiteinä tai sisällytetty uuteen ICT-strategiaan. Konsulttiyritys teki taustatyönä epäsuorien hankintojen kustannusanalyysin. Analyysin mukaan vuonna 2015 ICT-kokonaiskulut sisältäen palkkakustannukset ja asiantuntijapalvelut olivat 5,1 M. Kokonaiskulut olivat 4,3 % kaikista toimintakuluista. Kokonaiskulut ovat kohtuulliset suhteessa toiminnan laajuuteen.

2 Strategialuonnos oli alkukesästä laajalla kommentointikierroksella. Tietohallinnon johtoryhmä hyväksyi omalta osaltaan ICT-strategian kokouksessaan. Kirkkoherrainkokoukselle strategiaa esiteltiin ICT-strategiassa linjataan se, miten ICT-palveluilla sekä tieto- ja viestintäteknologialla tuetaan ja kehitetään Helsingin seurakuntayhtymän toimintaa, hallintoa ja taloudenpitoa. Tulevalla strategiakaudella keskitytään ICT:n mahdollisuuksiin tukea seurakuntatyötä ja ihmisten kohtaamista. Digitalisaatio luo sekä muutospaineita että tuo uusia mahdollisuuksia. Toiminnan kehitystarpeisiin liittyy useimmiten myös tietojärjestelmien ja ICT-palvelujen kehitystarpeita. ICT-strategia on jaettu viiteen painopistealueeseen; - Asioinnin parantaminen (sähköinen asiointi) - Asiakkuudenhallinnan kehittäminen (jäsen-/asiakastiedon parempi hyödyntäminen, seurakuntatyön tukijärjestelmä) - ICT-palveluiden ja palvelurajapinnan kehittäminen (järjestelmien ja palveluiden käyttökokemuksen sekä tuen laadun ja saatavuuden parantaminen, käyttäjähallinnan kehittäminen) - Hallittu ja virtaviivainen arkkitehtuuri (järjestelmäarkkitehtuurin harmonisointi, tietoarkkitehtuurin kehittäminen) - Toimintamallin kehittäminen (kehittämisen vastuunjako, kokonaiskirkon ICT-palvelujen hyödyntäminen, ICT-hankintojen keskittäminen, toimittaja- ja kustannustenhallinta) ICT-strategian toimeenpano perustuu painopistealueiden tavoitteita vastaaviin toimenpiteisiin. Toimeenpanoa ohjaa vuosien kehityspolku. Kehityspolussa on tiivistetysti kuvattu kaikkien viiden painopistealeen kehittämistoimenpiteet ja niiden ajoitus strategiakaudella. ICT-strategiassa on kuvattu myös tarkemmin painopistealueiden yksittäiset kehitystoimenpiteet, totutusaikataulu ja vastuutahot. ICT-strategiassa esitettyjen kehittämishankkeiden toteuttaminen sopeutetaan kunkin talousarviovuoden kehysbudjetin tasoon. Yhteinen kirkkovaltuusto päättää vuosittain talousarviokäsittelyn yhteydessä tietohallintotoiminnan investointitasosta. Selostus Strategia ohjausvälineenä Helsingin seurakuntayhtymällä on lähes 30 vuoden perinteet toimintaa tukevien tietohallinto-/ict-strategioiden laatimisesta. ICT (Information and Communication Technology) on yleisesti käytetty englanninkielinen lyhenne, jolla tarkoitetaan tieto- ja viestintäteknologiaa. Tällä hetkellä noudatettava tietohallintostrategia vuosille hyväksyttiin yhteisessä kirkkoneuvostossa ja yhteisessä kirkkovaltuustossa

3 Strategia on osoittautunut erinomaiseksi ohjausvälineeksi, jonka avulla Helsingin seurakuntayhtymän tietohallintotoimintaa ja tietotekniikkaa on voitu kehittää suunnitelmallisesti ja pitkäjänteisesti. Strategia luo suuntaviivat TTS-vuosien ICT-palvelujen kehittämiselle. Nykyisen tietohallintostrategiakauden saavutuksia ovat mm. etätyön ja liikkuvan työn mahdollisuuksien parantaminen (langattomat verkkopalvelut, tietoturvallinen etätyöyhteys), siirtyminen IT- ja mobiililaitteiden hankinnoissa leasing-vaihtoehtoon, viestintäjärjestelmän kehittäminen (Exchange-sähköposti, Skype for Business -pikaviestintä, Sharepointryhmätyötilat), keskitetysti hallittu tietoturvatulostus, Dynasty -asian- ja sopimustenhallintajärjestelmän käyttöönotto sekä kirkon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotot (Kirjuri-jäsentieto, Kipapalvelukeskus). Päätöksenteko ja toteutus tietohallintoasioissa ICT-strategiasta ja siihen liittyvistä resursseista päättää Helsingin seurakuntayhtymässä yhteinen kirkkovaltuusto. Yhteinen kirkkoneuvosto vastaa ICT-strategian toteutuspäätöksistä. Tietohallintoasioiden valmisteluelimenä toimii yhteisen kirkkoneuvoston asettama tietohallinnon johtoryhmä. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii hallintojohtaja ja sihteerinä tietohallintopäällikkö. Jäseninä ovat johtavat viranhaltijat ja kirkkoherrainkokouksen valitsema kirkkoherrojen edustaja. Lisäksi kokouksiin osallistuvat eri tehtäväalueiden asiantuntijoita. Käytännön toteutustyötä tekevät hallinto-osaston tietohallintopalvelutyksikkö yhteistyössä tietojärjestelmien omistajayksiköiden ja seurakuntien kanssa. ICT-strategian laadinnan taustaa Helsingin seurakuntayhtymän ICT-strategia vuosille on valmistunut hallinnon jatkokäsittelyyn. Uusi ICT-strategia on liitteenä 2. Strategian laadinta on perustunut laajapohjaiseen valmisteluun. Projektin ohjausryhmänä on toiminut tietohallinnon johtoryhmä. Johtoryhmän apuna on työskennellyt projektiryhmä, jossa on ollut seurakuntien ja toimintayksiköiden edustajia sekä ulkopuolisen konsulttiyrityksen konsultit. Projektiryhmän lisäksi strategiatyöhön osallistui kirkkoherroja, toiminnan ja hallinnon edustajia sekä kirkkohallituksen tietohallintojohtaja ja verkkoviestintäpäällikkö. Edellä mainitut haastateltiin yksilö- tai ryhmähaastatteluissa. Strategialaadinnan yhteydessä toteutettiin sähköinen kysely tietohallinnon nykytilasta ja kehittämisasioista. Kyselyn kohderyhmänä olivat kirkkoherrat, johtajat, päälliköt, esimiehet, sovellusten pääkäyttäjät sekä seurakuntien ja toimintayksiköiden it-yhdyshenkilöt ja it-tilausvastaavat. Kysely lähetettiin 143 vastaanottajalle ja kyselyyn vastattiin anonyyminä. Vastauksia saatiin yhteensä 55 kpl. Vastaajia pyydettiin mm. nimeämään tietohallintotoiminnan kehittämisen painopisteitä, joihin tulevalla strategiakaudella tulisi panostaa. Saatu palaute on otettu huomioon joko välittöminä toimenpiteinä tai sisällytetty uuteen ICTstrategiaan.

4 Edellä mainittujen strategialaadinnan taustatöiden lisäksi konsulttiyritys teki Spend-analyysin (epäsuorien hankintojen kustannusanalyysi) Helsingin seurakuntayhtymän vuoden 2015 Kipa-palvelukeskuksen SAPpääkirja-aineistosta (hankintakategorian osto- ja investointitilit) ja avoimesta datasta (KL-Kuntahankintojen sopimustoimittajat, seurakuntien jäsenmäärät, YTJ:n toimialaluokittelu). Analyysin tavoitteena oli selvittää hankintojen kustannussäästöjä sekä saada tietoa hankintojen kehittämiselle ja toimittajahallinnalle. Hankintojen kustannusanalyysimateriaalia hyödynnettiin ICT-strategian laadinnassa. ICT-kokonaiskulut sisältäen palkkakustannukset ja asiantuntijapalvelut olivat yhteensä 5,1 M. Kokonaiskustannukset eivät ole korkeat suhteessa toiminnan laajuuteen. Ne olivat 4,3 % kaikista toimintakuluista. Kustannuksissa on ollut viime vuosina kuitenkin lievä nouseva trendi, erityisesti Kipan palvelumaksujen nostaessa kustannuksia. ICT-hankinnoissa on hankittu yli puolet hankintavolyymista KL- Kuntahankintojen puitesopimustoimittajilta, joita oli yhteensä 15. Lisäksi hankinnoissa on hyödynnetty Kirkkohallituksen kilpailuttamia ITpalvelutoimittajia ja tietohallintopalvelut-yksikkö on kilpailuttanut mm. puhe- ja tietoliikennepalvelut sekä turvatulostuspalvelun. ICT-hankinnoista noin 80 % on keskitetty yhdeksälle toimittajalle. Toisaalta 5 % hankinnoista jakautuu 95 toimittajalle, joiden toimittajakohtainen keskikustannus on vuodessa. Toimittajien suuri määrä aiheuttaa prosessikustannuksia (laskujen käsittely, toimittajahallinta) ja lisää myös Kipa-palvelukeskusmenoja. Tavoitteena on toimittajien määrän radikaali vähentäminen hankinta- ja ostokäytäntöjä muuttamalla. ICT-strategian tavoitetila ja painopistealueet Tietohallinnon johtoryhmä hyväksyi ICT-strategian omalta osaltaan johtoryhmän kokouksessa Tätä ennen strategialuonnos oli laajalla kommenttikierroksella. Kirkkoherrainkokouksessa ICT-strategiaa käsiteltiin ICT-strategiassa linjataan se, miten ICT-palveluilla sekä tieto- ja viestintäteknologialla tuetaan ja kehitetään Helsingin seurakuntayhtymän toimintaa, hallintoa ja taloudenpitoa. Painopistealueet perustuvat strategiatyön tueksi tehtyihin henkilöhaastatteluihin, kohdennettuun nettikyselyyn ja toimintaympäristön muutosanalyysiin. Tulevalla strategiakaudella keskitytään ICT:n mahdollisuuksiin tukea seurakuntatyötä ja ihmisten kohtaamista. Panostetaan erityisesti ratkaisujen käyttökokemukseen ja käyttäjien osaamiseen. Kirkko Helsingissä -toimintastrategia vuoteen 2020, toimintakulttuurin muutoshanke ja toimintaympäristön muutokset vaikuttavat ICTtoimintaan. Digitalisaatio luo sekä muutospaineita että tuo uusia mahdollisuuksia. Toiminnan kehitystarpeisiin liittyy useimmiten myös tietojärjestelmien ja ICT-palvelujen kehitystarpeita.

5 ICT-strategiassa on viisi painopistealuetta: 1. Asioinnin parantaminen Sähköisen asioinnin kehittäminen parantaa asiakaskokemusta ja tehostaa seurakuntien toimintaa; - mahdollistetaan tehokas ajasta ja paikasta riippumaton seurakuntalaisten asiointi erilaisten tarpeiden, odotusten ja tottumusten mukaan - ohjataan yksinkertaisia toimenpiteitä sähköisiin kanaviin ja hyödynnetään kohtaamisissa yhteisiä vuorovaikutteisia työvälineitä - integroidaan asiointi perustettavaan palvelukeskukseen ja järjestetään myös sisäinen asiointi aikaisempaa keskitetymmin 2. Asiakkuudenhallinnan kehittäminen - tunnistetaan erilaiset asiakasryhmät ja tarpeet sekä tavoitetaan seurakuntalaiset yksilöllisesti, hallitusti ja oikeaan aikaan - hyödynnetään nykyistä ja tulevaa jäsen-/asiakastietoa paremmin niin asiakastyössä kuin johtamisessa ja päätöksenteossa - uudet yhteistyössä kehitetyt asiakkuudenhallinnan työkalut tukevat asioinnin, toimintakulttuurin muutoksen ja työnohjauksen prosesseja ja monikanavaista asiointia 3. ICT-palveluiden ja palvelurajapinnan kehittäminen - edistetään työntekijöiden ajasta ja paikasta riippumatonta työtä korottamalla liikkuvan työn ratkaisujen käyttöastetta - parannetaan ICT-palveluiden ja niiden tuen laatua ja saatavuutta. Muodostetaan selkeä ja tehokas ICT-tukimalli, jolla on palvelutasotavoitteet. Tuotteistetaan vakioidut perustietotekniikkapalvelut. - kehitetään käyttäjähallintaa entistä joustavammaksi ja varmistetaan, että oikeilla henkilöillä (ml. vapaaehtoiset) on pääsy oikeisiin järjestelmiin - tuetaan työntekijöiden päivittäistä työtä nostamalla käyttäjien osaamistasoa ja tätä kautta olemassa olevien työvälineiden hyödyntämistä ja käytettävyyttä 4. Hallittu ja virtaviivainen arkkitehtuuri - vähennetään päällekkäisiä ja rinnakkaisia järjestelmiä, jotka aiheuttavat tehotonta työtä, virtaviivaistamalla järjestelmäarkkitehtuuria, kehittämällä keskeisiä järjestelmiä ja hyödyntämällä mahdollisimman laajasti kirkon yhteisiä järjestelmiä - tuetaan uusien digitaalisten/sähköisten palveluiden rakentamista ja tiedolla johtamista - arkkitehtuurin kehittäminen on jatkuvaa toimintaa ja tietoarkkitehtuuri otetaan aikaisempaa paremmin haltuun 5. Toimintamallin kehittäminen - tehostetaan ja selkeytetään ICT-toimintaa määrittelemällä selvät toimintamallit, roolit ja vastuut

6 - tietohallinnosta tulee vahvemmin toiminnan kehittämisen kumppani ja se ottaa toiminnan kehityksen tukemiseen keskittyneemmän roolin - seurakuntayhtymä on aktiivinen toimija kokonaiskirkon ICTkehitystyössä - ICT-hankintatoimi ja koordinointi keskitetään seurakuntayhtymään ICT-strategian toimeenpano ja kehityspolku Strategian toimeenpano perustuu määriteltyjen painopistealueiden tavoitteita vastaaviin toimenpiteisiin ja toimeenpanoa ohjaa ICT-strategian vuosien kehityspolku. Kehityspolussa on tiivistetysti kuvattu kaikkien viiden painopistealueen kehittämistoimenpiteet ja niiden ajoitus strategiakaudella. ICT-strategiassa on kuvattu myös tarkemmin painopistealueiden yksittäiset kehitystoimenpiteet, toteutusaikataulu ja vastuutahot. Painopistealueiden toimenpiteet strategiakaudella; Asioinnin parantaminen: - yhteisen palvelutoiminnan suunnittelu ja rakentaminen - sähköisten asiointiratkaisujen kartoitus ja tarkempi suunnitelma - kansallisen palveluarkkitehtuurin ja palveluväylän hyödyntäminen - uusien asiointiratkaisujen toteutus - toimintatapojen kehittäminen Asiakkuudenhallinnan kehittäminen: - tietorakenteiden suunnittelu - asiakkuudenhallinnan sähköiset työkalut, Seurakuntatyön tukijärjestelmä ICT-palveluiden ja palvelurajapinnan kehittäminen: - mobiilistrategian toimeenpano ja päivitys - ICT-palveluiden ja tuen kehittäminen - pääkäyttäjien osaamisen kehittäminen - käyttäjien koulutustarpeiden kartoitus ja suunnittelu - käyttäjien osaamisen kehittäminen Hallittu ja virtaviivainen arkkitehtuuri - arkkitehtuurikartoitus, kokonaiskirkon arkkitehtuurin kehittäminen - talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien kehitys - sähköisen hankintajärjestelmän toteutus - aktiivinen osallistuminen valtakunnallisen hautaustoimen järjestelmän kehittämiseen - seurakuntayhtymän arkkitehtuurihallinnan kehittäminen Toimintamallin kehittäminen:

7 - yhteistyö kokonaiskirkon tasolla - ICT-hankintojen ja toimittajahallinnan keskittäminen - toiminnan kehittämistä tukevan roolin kehittäminen Helsingin seurakuntayhtymän tärkeimmät ICT-kehityshankkeet ovat toimintakulttuurin muutosta tukevien sähköisten asiointipalvelujen toteuttaminen, seurakuntatyötä tehostavan asiakkuudenhallintajärjestelmän kehittäminen ja järjestelmäarkkitehtuurin harmonisointi. Strategiakaudella panostetaan myös käyttäjien osaamistason nostoon ja tätä kautta olemassa olevien työvälineiden hyödyntämiseen. Toimitaan aktiivisesti yhteistyössä Kirkkohallituksen ja muiden kirkon IT-alueiden kanssa ICT-palveluiden kehittämisessä. ICT-strategiassa esitettyjen kehittämishankkeiden toteuttaminen sopeutetaan kunkin talousarviovuoden kehysbudjetin tasoon. Taloudellisesta tilanteesta riippuen investointihankkeita on mahdollista priorisoida, rajata tai siirtää tuleville vuosille. Yhteinen kirkkovaltuusto päättää vuosittain talousarviokäsittelyn yhteydessä tietohallintotoiminnan investointitasosta. Vuosittainen investointitaso on ollut noin 1,4 M. ICT-strategiaa vuosille voidaan luonnehtia jäsenkohtaamisen ja sähköisen asioinnin strategiaksi. Se on tulevaisuushakuinen, digitalisoinnin suuntaviivat näyttävä ja yhdessä tekemisen strategia. Tietohallinto nähdään mahdollistajana ja toiminnan kehittämisen kumppanina. Yhdessä tekeminen tarkoittaa seurakuntien, toimintayksiköiden ja yhteistyökumppanien aktiivista osallistumista toiminnan ja palvelujen kehittämiseen. ICT-strategian toteuttamisen onnistuminen edellyttää johdon sitoutumista, eri osapuolten aktiivista yhteistyötä sekä kehityshankkeiden priorisointia käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Liitteet 9 ICT-strategian tiivistelmä 10 ICT-strategia

8