Helsingin seurakuntayhtymän ICT-strategia

Transkriptio

1 Helsingin seurakuntayhtymän ICT-strategia Yhteinen kirkkovaltuusto

2 Sisällysluettelo Johdanto ja tausta Lähtökohdat ja vaatimukset ICT-strategialle Strategiakausi Toimintastrategia ja toimintakulttuurin muutos Toimintaympäristön ja sidosryhmien muutospaineet Digitalisaatio Helsingin seurakuntayhtymässä Järjestelmien kehitystarpeita Kustannukset Johtopäätökset Tavoitetila ja strategian painopistealueet Asioinnin kehittäminen Asiakkuudenhallinnan kehittäminen IT-palveluiden ja palvelurajapinnan kehittäminen Hallittu arkkitehtuuri Toimintamallin kehittäminen Strategian toimeenpano ja kehityspolku 2

3 Johdanto ja tausta 3

4 Tässä dokumentissa kuvataan Helsingin seurakuntayhtymän ICT-strategia vuosille Helsingin seurakuntayhtymän ICT-strategia (Information and Communication Technology tieto- ja viestintätekniikka) määrittelee tietohallintotyön painopistealueet, tavoitteet sekä strategiakaudella toteutettavat toimenpiteet. Strategia on laadittu keväällä 2016 ja siihen osallistui Helsingin seurakuntayhtymästä projektipäällikkönä Seppo Kuusivuori sekä erikseen laadintaa varten koottu projektiryhmä. Strategian laadintaa ohjasi seurakuntayhtymän tietohallinnon johtoryhmä. Konsulttina projektissa toimi Deloitte Oy. Strategian lähtökohtien, vaatimusten ja tavoitteiden selvittämiseksi toteutettiin avainhenkilöiden haastatteluja sekä sähköinen kysely. 4

5 Lähtökohdat ja vaatimukset ICT-strategialle 5

6 Edellisen strategiakauden ( ) pääpaino oli sisäisen sujuvuuden edistämisessä Strategiakauden tavoitteiden mukaisiin toimenpiteisiin sisältyy sekä selkeitä onnistumisia että joitain haasteita, joita on huomioitu tulevaa strategiakautta suunnitellessa. Edellisen strategiakauden saavutuksia Etätyön sekä liikkuvan työn mahdollisuudet ovat parantuneet Viestintäjärjestelmiä on kehitetty Käyttäjätuen etäyhteys on helpottanut toimintaa Tietohallinnon sisäiset toimenpiteet ovat tehostaneet toimintaa Tulostusprojekti on onnistunut Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen on käynnistetty Edellisen strategiakauden haasteita Jäsenten palveluiden ja seurankuntatyön tuen kehittäminen on edennyt suunniteltua hitaammin KIPAn palveluiden käyttöönotto on tuonut haasteita Taloushallinnon työmäärän katsotaan lisääntyneen Toiminnallisuuksia ei ole viety suurta seurakuntayhtymää tukevaan suuntaa Käyttöön on jäänyt useita päällekkäisiä järjestelmiä Uusi intranet koetaan hankalana, eivätkä kaikki käytä sitä vielä ollenkaan Arkkitehtuurin hallintaan ei ole riittävästi oikeanlaista osaamista. Tulevalla strategiakaudella tulee keskittyä ICT:n mahdollisuuksiin tukea seurakuntatyötä ja ihmisten kohtaamista, sekä panostaa erityisesti ratkaisuiden käyttökokemukseen ja käyttäjien osaamiseen. Strategian tulee myös huomioida Toimintakulttuurin muutos -projektin tuotokset. Toimintakulttuurin muutostoimenpiteiden konkretisoiduttua tulee myös harkita mahdollisuutta tehdä päivitys ICT-strategiaan, mikäli Toimintakulttuurin muutos sitä edellyttää. 6

7 Uudella toimintastrategialla ja toimintakulttuurin muutoksella on vaikutuksia ICT-toimintaan Yhtymän toimintastrategia nostaa esille erilaisia teemoja joilla on vaikutusta ICT-toimintaan Hengellinen elämä vahvistuu Kirkon jäsen nousee keskiöön Kirkko puolustaa heikoilla olevia Ylös, ulos ja verkostoihin Voimavarat kuntoon ICT-strategian tulee huomioida Toimintakulttuurin muutos projektin keskeiset teemat Toimintaa ohjaa helsinkiläisen tarve. Vahvistetaan kohtaamisia elämän käännekohdissa ja kirkon toiminta suunnitellaan helsinkiläisen tarpeen pohjalta. Otetaan käyttöön Jäsen 360 segmentointi ja palvelumuotoilu toiminnan kehittämisessä. Tarpeiden toteuttaminen harkitaan Helsingin seurakuntien missiosta käsin. Kohdistetaan voimavaroja alueellisten tarpeiden mukaisesti. Etsitään hädänalaisimmat. Mennään sinne, mihin muut eivät mene. Tehdään tilaa seurakuntalaisten omalle toiminnalle. Vahvistetaan työntekijöiden roolia uutta toimintakulttuuria vastaavaksi. Tehdään enemmän yhdessä. Vähenevät toimitilat tehokkaampaan käyttöön. Reagoidaan rohkeasti ja ripeästi. Vaikutuksia ICT-toimintaan ICT-palveluiden tulisi tukea kohtaamista ajasta ja paikasta riippumatta mm. viestintätyökalujen ja verkkoratkaisuiden avulla. Analytiikan avulla voidaan tunnistaa trendejä elämäntilanteissa sekä ympäristössä. Tietoteknisiä ratkaisuita voidaan hyödyntää kohdennettujen palveluiden toteuttamisessa kustannustehokkaasti. Vapaaehtoisten hyödyntäminen seurakuntatyössä vaatii työkaluja myös yhtymän ulkopuolisten henkilöiden käytettäväksi. Myös käyttötarpeet voivat olla erilaisia. Oman ja alaisten työn ohjaamiseen ja johtamiseen tarvitaan uusia työkaluja kuten asiakkuudenhallintaa. Sosiaalisen median työkaluja sekä erilaisia sähköisiä viestintätyökaluja tulisi hyödyntää työssä nykyistä laajemmin ja koordinoidummin. Uusien ratkaisuiden toteuttaminen vaatii ICTinvestointeja, mutta toisaalta ne voivat merkittävästi tehostaa toimintaa sekä tuoda vaikuttavuutta 7

8 Toimintaympäristön muutos ja sidosryhmät luovat myös muutospaineita Seurakuntalaiset Seurakuntayhtymä Sidosryhmät Perinteinen seurakuntatyö tavoittaa entistä vähemmän seurakuntalaisia Perinteinen viestintä tavoittaa entistä huonommin Ihmiset ovat tottuneet käyttämään sähköisiä asiointikanavia ajasta ja paikasta riippumatta ja odotukset palveluista ovat kasvaneet Monikulttuurisuus näkyy erityisesti Helsingin seudulla Jäsenyys ei ole seurakuntakeskeistä, katsottava koko pääkaupunkiseudun näkökulmasta Yhtymällä on käytettävissä vähemmän resursseja, mutta työ ei ole vähentynyt, jolloin on pystyttävä keskittymään tiukemmin varsinaiseen työhön Nykyisellään rutiineihin kuluu suuri määrä aikaa Työntekijöiden käyttötaidot, järjestelmien käytettävyys sekä seurakuntalaisten odotukset eivät ole samalla tasolla Kirkkohallitus kehittää koko kirkolle yhteisiä ratkaisuita, mutta pääosin pienempien seurakuntien ehdoilla Yhteistyöstä ja keskittämisestä olisi kuitenkin saavutettavissa merkittäviä hyötyjä ja mahdollisuus keskittyä ydintoimintaan Lainsäädäntö ja valtiovalta asettavat yhä tiukentuvia vaatimuksia mm. tietosuojalle ja tietoturvalle 8

9 Digitalisaatio luo sekä muutospaineita että tuo uusia mahdollisuuksia Tunnistettuja uhkia ja mahdollisuuksia seurakuntayhtymälle Big data & analytiikka Sosiaalinen media Mobiliteetti Pilvipalvelut Kyberturvallisuus Asiakastietoja ja segmentointia voidaan käyttää tunnistamaan, minkä tyyppiset ryhmät käyttävät kirkon palveluita ja millaisia ryhmiä alueella asuu, sekä kohdentamaan palveluita oikealla tavalla Analytiikkaa ja raportointia voidaan käyttää päätöksenteon tukena mm. resurssien kohdentamiseen Ihmisten varsinkin nuorten kohtaaminen siellä, missä he nykyään ovat (verkot, applikaatiot, foorumit, Facebook tms.) Uudenlainen yhteisöllisyys, jossa yhteisöllisyys ei välttämättä tarkoita kokoontumista fyysiseen tilaan Sähköinen asiointi ja yhteinen palvelukeskus voivat mahdollistaa asioinnin entistä tiiviimmän keskittämisen sekä palveluiden saatavuuden parantamisen Sähköinen äänestäminen voidaan tehdä mahdolliseksi Tiukat vaatimukset henkilö- ja uskonnon harjoittamiseen liittyvien tietojen säilyttämisestä (esim. sijainti, suojaus, arkistointi) vaikeuttavat pilvipalveluiden kehittämistä Suurten volyymien vuoksi on olemassa epäilys saavutetaanko pilvipalveluilla kuitenkaan kustannussäästöjä Uskontokuntaan kuuluminen on arkaluonteista tietoa ja on tiedostettava tarkkaan, miten sitä voidaan kerätä, käsitellä ja säilyttää Tiukat tietoturvavaatimukset voivat vaikuttaa negatiivisesti käytettävyyteen 9

10 Seurakuntayhtymän toimintokartta määriteltiin toiminnan tarpeiden kartoitusta tukemaan Johtaminen & Ohjaus Seurakuntatyö & Toimitukset PALVLEUIDEN TUOTANTO Diakonia Perheneuvonta Toimitukset Kasvatus ja seurakuntapalvelu Sairaalasielunhoito Asioinnin ja asiakkuudenhallinta Viestintä Palveluiden hallinta ja kehitys Asiakaspalvelu Viestintäsuunnittelu Ulkoinen viestintä Palvelutuotannon suunnittelu Asiakastarpeiden hallinta Sisäinen viestintä Viestinnän hallinta Resurssien hallinta Asiakastietojen hallinta Palveluiden kehitys Jäsentietojen hallinta Hauta- ja hautaustoimen palvelut Kiinteistöjen hallinta ja tilapalvelut PALVELU- TUOTANNON TUKI Jäsentietojen hallinta Hautapalvelut Kiinteistökehitys Ylläpitopalvelut Todistukset Hautaustoimen palvelut Tilapalvelut Ympäristöpalvelut Taloushallinto Henkilöstöhallinto Tietohallinto Hankinnat Laki ja asianhallinta Suunnittelu Rekrytointi Suunnittelu ja kehitys Suunnittelu Asianhallinta Ylläpito Suoritusjohtaminen Tuotanto ja tuki Toteutus Lakipalvelut Seuranta Henkilöstön hallinta Palveluiden ja toimittajien hallinta Hallinta 10

11 ICT-strategian laadinnassa tunnistettiin toiminnan kehittämisen keskeisimmät tarpeet Olemassa olevan tiedon parempi hyödyntäminen Johtaminen & Ohjaus Seurakuntatyö & Toimitukset Digitalisaatio koko kirkon tasolla PALVLEUIDEN TUOTANTO Toimitusten varaamisen helppokäyttöisyys ja joustavuus Uudet keinot ja kanavat jäsenten kohtaamiseen ja Vapaaehtoistoiminnan joustavuuden lisääminen mm. Diakonia Perheneuvonta jäsenille, toimitus-toimitukset ja tapahtumatietojen keruu Kasvatus ja ja seurakuntapalvelu Sairaalasielunhoito palvelemiseen tiedon jakamisen ja järjestelmien käytön avulla hyödyntäminen Asioinnin ja asiakkuudenhallinta Viestintä Palveluiden hallinta ja kehitys Monikanavainen Asiakaspalvelu asiakaspalvelu sekä asioinnin Viestintäsuunnittelu Ulkoinen viestintä Palvelutuotannon suunnittelu Sosiaalisen median ja sähköisten verkostojen parempi helppous, joustavuus ja seurattavuus Tilojen ja resurssien varaamisen keskittäminen ja hyödyntäminen, viestinnän vaikutusten seuranta Asiakastarpeiden hallinta Sisäinen viestintä Viestinnän hallinta sähköistäminen, Resurssien käyttöasteiden hallinta seurannan Asiakastarpeiden johdonmukainen hallinta, parantaminen asiakastietojen Asiakastietojen keskitetty hallinta hallinta ja hyödyntäminen Palveluiden kehitys Jäsentietojen hallinta Hauta- ja hautaustoimen palvelut Kiinteistöjen hallinta ja tilapalvelut PALVELU- TUOTANNON TUKI Jäsentietojen hallinta Hautapalvelut Kiinteistökehitys Kiinteistötietojen kattava analysointi, Ylläpitopalvelut Jäsentietojen (Kirjuri) parempi hyödyntäminen Hautaustoimen toiminnanohjauksen kehittäminen manuaalisten ja järjestelmätoimittajaan sidottujen palveluiden tuotannossa Todistukset Hautaustoimen palvelut tehtävien Tilapalvelut automatisointi, toimitilojen Ympäristöpalvelut optimointi Taloushallinto Henkilöstöhallinto Tietohallinto Hankinnat Laki ja asianhallinta Järjestelmäympäristön Suunnittelu Toimintakulttuurin Rekrytointi Suunnittelu ja kehitys Suunnittelu Asianhallinta virtaviivaistaminen, Järjestelmien ja palveluiden muutoksen ja strategian yhteisten palveluiden helppokäyttöisyyden ja Sähköisen laatutason Ylläpito varmistaminen, Suoritusjohtaminen toteutus, Tuotanto toimivuuden ja tuki hankintajärjestelmän Toteutus Lakipalvelut toimittajariippuvuuden vastuunjaon täsmentäminen Palveluiden varmistaminen, ja toimittajien vastuiden käyttöönotto ja mahdollinen Seuranta vähentäminen, Henkilöstön hallinta mastertietojen hallinta hallinta selkeytys Hallinta keskittäminen 11

12 Toiminnan kehitystarpeita peilattiin nykyiseen järjestelmäympäristöön PALVLEUIDEN TUOTANTO PALVELU- TUOTANNON TUKI NYKYISET TIETOJÄRJESTELMÄT TOIMINTOKARTAN MUKAISESTI Johtaminen & Ohjaus Asioinnin ja asiakkuudenhallinta Viestintä Palveluiden hallinta ja kehitys Asiakaspalvelu Asiakastarpeiden hallinta Asiakastietojen hallinta Jäsentietojen hallinta Arkisto Jäsentietojen hallinta Websukari Todistukset Kirjuri Seurakuntatyö & Toimitukset Diakonia Status Perheneuvonta Perheneuvos Toimitukset Kasvatus ja seurakuntapalvelu Sairaalasielunhoito Prime Prime Viestintäsuunnittelu Plone Snoobi Hauta- ja hautaustoimen palvelut Hautapalvelut Status Hautakartta Hautaustoimen palvelut Stato Ulkoinen viestintä Postiviidakko Sisäinen viestintä Intranet (sharepoint) Viestinnän hallinta Palvelutuotannon suunnittelu Resurssien hallinta Palveluiden kehitys Kiinteistöjen hallinta ja tilapalvelut Kiinteistökehitys Tilapalvelut Ylläpitopalvelut Haahtela Ympäristöpalvelut Taloushallinto Henkilöstöhallinto Tietohallinto Hankinnat Laki ja asianhallinta FPM Suunnittelu Rekrytointi Secunia Suunnittelu ja kehitys F-Secure Suunnittelu Asianhallinta Dynasty Status Ylläpito Kipa Suoritusjohtaminen Henkari SCCM Tuotanto TYPja tuki Zabbix Toteutus Lakipalvelut Alekstra Coba Maksuliikenne hallinta Palveluiden ja toimittajien Seuranta M2 Henkilöstön hallinta Esmikko Efecte 3StepIT PaperCut Hallinta Prime Seurakuntayhtymässä on käytössä useita erillisiä ydintoimintaa tukevia järjestelmiä. Prime-järjestelmä tukee osittain asiakastyötä, mutta varsinainen asiakkuudenhallinnan järjestelmätuki on puutteellista. Vaikka on siirrytty kirkon yhteisen taloushallinnon palvelukeskuksen käyttöön, on seurakuntayhtymässä edelleen käytössä useita taloushallinnon ratkaisuja. Henkilöstöhallinnossa käytetään omaa Henkari-järjestelmää. Jäsentietoja hallitaan kirkon yhteisessä Kirjuri-järjestelmässä. 12

13 Toiminnan kehitystarpeisiin liittyy useimmiten myös järjestelmien ja ICT-palveluiden kehitystarpeita Järjestelmien käytettävyyden parantaminen / Järjestelmän korvaaminen uudella Sähköisen asioinnin alustan ja palveluiden kehittäminen Asiakastiedon hallinnan / Asiakkuudenhallinnan työkalujen kehittäminen Sosiaalisen median alustojen hyödyntäminen Hautaustoimen toiminnanohjauksen kehittäminen ja hautakarttaratkaisun kehittäminen Tiedon ja tietosisältöjen määrittely ja parempi hallinnointi / Tietoarkkitehtuuri PALVLEUIDEN TUOTANTO PALVELU- TUOTANNON TUKI Johtaminen & Ohjaus Taloushallinto Henkilöstöhallinto Tietohallinto Hankinnat Laki ja asianhallinta FPM Suunnittelu Status Ylläpito Alekstra Coba Maksuliikenne Asioinnin ja asiakkuudenhallinta Viestintä Palveluiden hallinta ja kehitys Seuranta M2 Asiakaspalvelu Asiakastarpeiden hallinta Asiakastietojen hallinta Jäsentietojen hallinta Arkisto Jäsentietojen hallinta Websukari Todistukset Kirjuri Rekrytointi Suoritusjohtaminen Henkari Henkilöstön hallinta Esmikko Seurakuntatyö & Toimitukset Diakonia Status Perheneuvonta Perheneuvos Toimitukset Kasvatus ja seurakuntapalvelu Sairaalasielunhoito Kipa Prime Järjestelmien harmonisointi / konsolidointi Yleinen palveluiden saavutettavuuden parantaminen Raportointi/analytiikka-ratkaisujen hyödyntäminen Viestintäsuunnittelu Plone Prime Snoobi Hauta- ja hautaustoimen palvelut Hautapalvelut Status Hautakartta Hautaustoimen palvelut Secunia Suunnittelu ja kehitys F-Secure SCCM Tuotanto TYPja tuki Zabbix Palveluiden ja toimittajien Efecte 3StepIT PaperCut hallinta Stato Ulkoinen viestintä Postiviidakko Sisäinen viestintä Intranet (sharepoint) Viestinnän hallinta Valtakunnallisten palveluiden käytön laajentaminen / järjestelmän korvaaminen Prime Suunnittelu Toteutus Hallinta Palvelutuotannon suunnittelu Resurssien hallinta Palveluiden kehitys Kiinteistöjen hallinta ja tilapalvelut Kiinteistökehitys Tilapalvelut Ylläpitopalvelut Haahtela Ympäristöpalvelut Asianhallinta Dynasty Lakipalvelut Sähköisen hankintajärjestelmän kehittäminen Työkalujen parantaminen / digitalisaatio mm. tietojen syöttäminen Uusien appien / verkkopalveluiden kehittäminen Intranetin käytettävyyden parantaminen Toiminnallisuuksien ja analytiikan kehittäminen kiinteistötoiminnan tukemiseksi, toimittajariippuvuuden poistaminen Ryhmätyötä tukevien järjestelmien / alustojen kehittäminen 13

14 Nykytilan arvioinnissa kiinnitettiin huomiota ICT-kustannusten hallintaan Kokonaiskustannukset Kokonaisuutena kustannukset eivät ole huomattavan korkeat suhteessa toiminnan laajuuteen Kustannuksissa on ollut viime vuosina lievä nousevat trendi, erityisesti Kipan palvelumaksujen nostaessa kustannuksia. IT-ostot vuonna 2015 olivat 4,1 Meur IT-kulut sisältäen palkkakustannukset ja Muut Asiantuntijapalvelut olivat 5,1 Meur Palkkakuluineen IT-kustannukset olivat 4,3% kaikista toimintakuluista Kustannusten vertailu Vertailukohtana valtionhallinnon IT-kustannusten osuus toimintakuluista vuonna 2014 oli keskimäärin 10,5% IT-kustannukset olivat vuonna 2015 n eur/työntekijä (ml. Palkkakustannukset) Valtionhallinnon keskimääräinen työasemakustannus oli eur Toimittajat IT:n toimittajakenttä on hajautunutta, vaikkakin Seurakuntayhtymän muihin toimintoihin verrattuna vähiten hajautunut Yhdeksän suurinta toimittajaa käsittävät n. 75 prosenttia kaikista toimittajille menevistä kustannuksista. Suurin toimittaja on Elisa Datasta löytyi kaikkiaan 127 eri toimittajaa / laskuttavaa tahoa Kustannuspaikat Kustannukset hajautuvat lukuisille kustannuspaikoille (yli 500) Valtaosa (lähes 80%) kustannuksista kohdistuu muille kustannuspaikoille kuin tietohallinto. 15 kustannuspaikkaa ylittää euroa. Alle 1000 euron kustannuspaikkoja on 344 kappaletta. Kustannustietoisuus on alhaisella tasolla ja kustannusten seuranta ei toimi kovinkaan systemaattisesti 14

15 Nykytilan kehitysalueet ja toiminnan tarpeet muodostavat perustan ICT-strategialle Seurakuntalaisten asiointi ja palvelukanavat Seurakuntalaisten kohtaamiseen ja palvelemiseen kaivataan uusia kanavia ja työvälineitä. Palvelutuotanto ei ole keskitettyä ja palvelukanavat toimivat pääosin perinteisin välinein, eikä asiakkaille tarjota helppokäyttöisiä varaus- tms. palveluita sähköisesti. Seurakuntien työntekijät hyödyntävät useita erilaisia yleisiä palveluita palvelutuotannon tukena. Jäsenet & Asiakkuus Käyttäjät Järjestelmäarkkitehtuuri Seurakuntalaisia tulisi hallita asiakkuutena, mutta asiakas-/jäsentietoa ei nykyisin voida hyödyntää tai ei hyödynnetä systemaattisesti palveluiden kehityksessä, suunnittelussa ja toteuttamisessa. Asiakastietojen hyödyntämistä ja asiakkuudenhallintaa kaivataan myös oman sisäisen työn johtamiseen ja ohjaamiseen. CRM-hanketta on suunniteltu jo pitkään ja tavoitetta viedään tällä hetkellä eteenpäin yhteisen seurakuntatyön projektina. Käyttäjien valmiudet hyödyntää järjestelmiä ja työkaluja vaihtelevat suuresti, jolloin ICT-palveluista ei saada täyttä hyötyä irti ja työskentely on tehotonta. Myöskään työkalujen hyödyntämisen mahdollisuudet omassa työssä eivät ole selkeitä kaikille työntekijöille. Käytössä on myös hyvin laajalti erilaisia ns. varjo-it-ratkaisuita eli käytetään esimerkiksi ulkoisia julkisia alustoja ja IT-palveluita. ICT-tuen saavutettavuus ja ratkaisuaste koetaan matalaksi ja IT-järjestelmien käytettävyys heikoksi. Lisäksi IT-tuessa käytetään usein varjo-organisaatiota tukeen virallisten kanavien sijana. Käytössä olevia järjestelmiä on paljon ja esim. Kipaan integraatioita on useita ja käytössä on päällekkäisiä järjestelmiä. Uudet järjestelmät (CRM, sähköinen asiointi) vaativat arkkitehtuurin kehityspolun tarkkaa suunnittelua, jotta esim. integraatiot eivät muodostu haastaviksi. Työasemien ja laitteiden (esim. mobiili) käyttökokemus koetaan heikoksi, eikä yksi standardoitu ratkaisu tue kaikkia työrooleja. Tietohallinnon toiminta Toiminnan puolella keskeiseksi tarpeeksi nostetaan kyvykkyys tukea toiminnan kehitystä tietoteknisin ratkaisuin. Kirkkohallituksen ICT-kehityssuunnitelmiin on kohtalaisen huono näkyvyys ja kokemus on, että sieltä tulevat ratkaisut on suunnattu enemmänkin pienemmille seurakunnille. Seurakunnissa tehdään jonkin verran ICT-hankintoja tietohallinnon ohitse. ICT-kustannusnäkymän ylläpito on haastavaa ja kustannustietoisuus on alhaisella tasolla. 15

16 ICT-strategian tavoitetila ja strategian painopistealueet 16

17 Toiminta ICT ICT-strategia on jaettu viiteen painopistealueeseen Asioinnin parantaminen Mahdollistetaan tehokas ajasta ja paikasta riippumaton seurakuntalaisten asiointi erilaisten tarpeiden, odotusten ja tottumusten mukaan. Ohjataan yksinkertaisia toimenpiteitä sähköisiin kanaviin ja hyödynnetään kohtaamisissa yhteisiä vuorovaikutteisia työvälineitä. Mahdollisuuksien mukaan kehitetään jo olemassa olevien työvälineiden hyödyntämistä työssä sekä arvioidaan kirkon yhteisten ratkaisuiden ja kansallisen palveluväylän mahdollisuudet. Integroidaan asiointi perustettavaan palvelukeskukseen ja järjestetään myös sisäinen asiointi aikaisempaa keskitetymmin. ICT-palveluiden ja palvelurajapinnan kehittäminen Optimoidaan työntekijöiden toimintaa edistämällä ajasta ja paikasta riippumatonta työtä korottamalla liikkuvan työn ratkaisujen käyttöastetta sekä parantamalla ICT-palveluiden ja niiden tuen laatua sekä saatavuutta. Tuotteistetaan vakioidut perustietotekniikan palvelut. Muodostetaan selkeä ja tehokas ICT-tukimalli, jolla on myös palvelutasotavoitteet. Varmistetaan myös, että oikeilla henkilöillä (ml. vapaaehtoiset) on pääsy oikeisiin järjestelmiin ja kehitetään käyttäjähallintaa entistä joustavammaksi. Tuetaan työntekijöiden päivittäistä työtä nostamalla käyttäjien osaamistasoa ja tätä kautta olemassa olevien työvälineiden hyödyntämistä ja käytettävyyttä. Hallittu arkkitehtuuri Toimintamallin kehittäminen Vähennetään päällekkäisiä ja rinnakkaisia järjestelmiä, jotka aiheuttavat tehotonta työtä, virtaviivaistamalla järjestelmäarkkitehtuuria, kehittämällä keskeisiä järjestelmiä sekä hyödyntämällä mahdollisimman laajasti kirkon yhteisiä järjestelmiä. Tuetaan uusien digitaalisten/sähköisten palveluiden rakentamista ja tiedolla johtamista modernisoimalla ratkaisuja ja huomioimalla avoimet rajapinnat. Arkkitehtuurin kehittäminen on jatkuvaa toimintaa ja tietoarkkitehtuuri on otettu aikaisempaa paremmin haltuun. Käytetään standardoituja perustietotekniikan palveluita sekä päätelaiteratkaisuja, jotka kuitenkin tukevat erilaisia työnkuvia. Asiakkuudenhallinnan kehittäminen Tunnistetaan erilaiset asiakasryhmät ja tarpeet sekä tavoitetaan oikeat seurakuntalaiset yksilöllisesti, hallitusti ja oikeaan aikaan. Otetaan nykyinen ja tuleva asiakastieto paremmin hyötykäyttöön, jolloin asiakastiedon hyödyntäminen parantuu niin asiakastyössä kuin johtamisessa ja päätöksenteossakin. Uudet, mahdollisuukien mukaan yhteistyössä kehitetyt, asiakkuudenhallinnan työkalut tukevat asiointiin ja asiakkuudenhallintaan muodostettuja toimintakulttuurin muutosta ja työnohjausta tukevia prosesseja sekä monikanavaista asiointia. Tehostetaan ja selkeytetään ICT-toimintaa määrittelemällä selvät toimintamallit, roolit ja vastuut sekä huolehtimalla oikeasta osaamisesta tietohallinnossa. Tietohallinnosta tulee vahvemmin toiminnan kehittämisen kumppani ja se ottaa toiminnan kehityksen tukemiseen keskittyneemmän roolin. Seurakuntayhtymä on aktiivinen toimija kokonaiskirkon ICTkehitystyössä ja hyödyntää mahdollisimman paljon kirkon yhteisiä ICTpalveluita. ICT-hankintatoimi ja hankintojen koordinointi keskitetään seurakuntayhtymään. Asiantuntijoiden osaamista jaetaan kirkkohallituksen kanssa ja kehitetään laadittavan kehittämissuunnitelman perusteella. 17

18 Strategian painopistealue 1 keskittyy sähköisen asioinnin parantamiseen Nykytila Palvelukanavat toimivat pääosin perinteisin välinein esim. puhelimella ja eri web-sivujen kautta. Palvelutuotanto on järjestetty seurakuntakeskeisesti, eikä asiakkaille tarjota helppokäyttöisiä varaus- tms. palveluita sähköisesti. Seurakuntien työntekijät hyödyntävät useita erilaisia yleisiä ICT-palveluita palvelutuotannon tukena ilman yhteistä koordinointia. Tavoitetila Sähköisen asioinnin kehittämiseksi luodaan työryhmä ja tarkempi tiekartta. Samalla arvioidaan yhteistyömahdollisuudet pääkaupunkiseudun kirkollisten toimijoiden kanssa. Olemassa olevia välineitä hyödynnetään paremmin jäsenten kohtaamisessa. Julkisia alustoja, kuten sosiaalista mediaa, hyödynnetään koordinoidusti osana asiakastyötä. Asiakkaiden asiointia ohjataan sähköisiin kanaviin samalla uusia asiointikeinoja kehittäen. Asiointipalvelut integroidaan perustettavan palvelukeskuksen toimintaan. Sähköisen asioinnin avulla on mahdollista: palveluiden, tilojen ja toimitusten varaaminen tilaisuuksiin ilmoittautuminen maksaminen omien tietojen tarkastelu ja päivittäminen tietoihin pääsy Sähköisen asioinnin kehittämisessä huomioidaan kansallisen palveluväylän sekä kokonaiskirkon ICT-kehityksen mahdollisuudet. Sähköinen asiointi integroidaan tarkoituksenmukaisiin taustajärjestelmiin. Arvioidaan avoimen datan jakamisen mahdollisuudet asioinnin kehittämiseksi. Tavoitetilan mittarit Sähköisen asioinnin valtakunnalliset ja alueelliset yhteistyön sekä kansallisen palveluarkkitehtuurin mahdollisuudet sähköisen asioinnin kehittämiseksi on selvitetty. Yhteistyömallit on päätetty ja viestitty. Nykyisiä sähköisiä sosiaalisen median ja viestinnän työkaluja hyödynnetään laajemmin ja koordinoidummin osana jäsenten kohtaamisia ja asiakaspalvelua. Suurin osa asiakkaiden varauksista, ilmoittautumisista, palvelupyynnöistä sekä maksu- ja rahaliikenteestä hoidetaan sähköisesti. Yhteinen palvelukeskus vastaa varaus- ja ilmoittautumispalveluiden hallinnasta sekä sähköisten asiointialustojen kehittämisestä yhdessä tietohallinnon kanssa. Saumaton asiakaskokemus on parantunut ja sen perusteella asiakkaiden tyytyväisyys Helsingin seurakuntayhtymän palveluihin on kasvanut. Sähköinen asiointi on liitetty taustajärjestelmiin sekä asiakkuudenhallintaan ja se tukee omistajayksiköiden työn tuottavuuden kasvua. 18

19 Sähköisen asioinnin kehittäminen parantaa asiakaskokemusta ja tehostaa seurakuntien toimintaa OHJAAVIA PERIAATTEITA HAVAINNEKUVA TULEVAISUUDEN SÄHKÖISISTÄ PALVELUISTA Palvelut löytyvät helposti Palvelut ovat asiakkaan kannalta helppokäyttöisiä ja vaivattomia Asiointi integroituu osaksi palveluketjuja Asiakkaiden kohtaamiset Palveluiden tilaus ja tietojen syöttö Maksaminen ja tilauksen seuranta TAVOITELTAVIA HYÖTYJÄ Uudet kanavat houkuttelevat asiakkaita käyttämään palveluita Monikanavainen asiointi varmistaa korkean asiakastyytyväisyyden Sähköiset palvelut lisäävät asiakkaiden itsepalveluastetta Integroidut ratkaisut tehostavat seurakuntien toimintaa Sosiaalinen media Viestintävälineet Sähköisen asioinnin alustat Taustajärjestelmät Kansallinen palveluväylä Ulkoiset järjestelmät ja tietovarannot 19

20 Painopistealueen 2 tavoite on asiakkuudenhallinnan kehittäminen Tavoitetila Varmistetaan asioinnin ja asiakkuudenhallinnan tietojärjestelmäkehitykseen riittävä substanssiosaaminen ja ydintoiminnan ymmärrys sekä omistajuus. Olemassa olevaa jäsen/asiakastietoa hyödynnetään paremmin ja asiakastiedon keräämistä kehitetään. Asiakastiedon hyödyntämisen ja asiakkuudenhallinnan kehittämisen lainsäädännölliset reunaehdot selvitetään. Nykytila Asiakkuudenhallintaan ei ole olemassa kokonaisvaltaisesti toimivia työvälineitä, jotka auttaisivat seurakuntia päivittäisessä asiakastyöskentelyssä. Asiakas/jäsentietoa ei voida hyödyntää tai ei hyödynnetä systemaattisesti palveluiden kehityksessä, suunnittelussa ja toteuttamisessa. CRM-hanketta on suunniteltu jo pitkään ja sen suhteen johdon strateginen linjaus on, että yhtymään tulee käyttöön asiakkuudenhallinnan ja Prime-järjestelmän toiminnallisuudet sisältävä tietojärjestelmä (tai integroitu järjestelmäkokonaisuus). Tavoitetta edistetään yhteisen seurakuntatyön projektina jo kuluvalla strategiakaudella. Selvitetään alueelliset yhteistyömahdollisuudet asiakkuudenhallinnan työkalujen kehittämiseksi. Varmistetaan asiakkuudenhallinnalle asetetut tavoitteet ja toteutetaan työkalujen kehitys tavoitteiden ja vaatimusten mukaan. Asiakkuudenhallinnan työkalut: Mahdollistavat asiakastiedon keräämisen ja hyödyntämisen työskentelyn ja toiminnan kehittämisen tukena Tukevat määriteltyjä asiakastyön tavoitteita ja tarpeita Tukevat asiakasrajapinnassa toimivien työtä, auttavat kontaktoimaan, tukevat määriteltyjä toimintamalleja mm. olemassa olevaa helminauha-ajattelua Liittyvät saumattomasti sähköiseen asiointiin sekä muihin yhtymän järjestelmiin ja toteuttavat mm. ilmoittautumisia ja tapahtumien osallistumismaksujen maksamisen Nykyisestä Prime-järjestelmästä luovutaan kokonaisuudessaan. Tavoitetilan mittarit Asiakkuudenhallinnan tavoitetila on kirkas ja tarvittavien sidosryhmien hyvin ymmärtämä. Kehittämisen toimeenpanoon on osoitettu riittävästi oikeanlaista osaamista. Asiakastieto on työntekijöiden hyödynnettävissä päivittäisessä toiminnassa, seurakuntien ja yhtymän toiminnan kehittämisessä sekä resurssien kohdentamisessa. Asiakkuudenhallinnan tehokkaat toimintakulttuurin muutosta tukevat prosessit ovat käytössä ja asiakkuudenhallinnan työkaluja hyödynnetään työn johtamiseen ja ohjaukseen. Asiakkuudenhallinnan työkalut on toteutettu ja otettu käyttöön ja ne ovat korvanneet aikaisemmin käytössä olleet järjestelmät. Työkalut on tarkoituksenmukaisesti integroitu muihin seurakuntien ja yhtymän järjestelmiin. Asiakkuudenhallinnan kehittämisen myötä asiakaspalvelua ja palvelutuotantoa voidaan parantaa. 20

21 Asiakkuudenhallinnan työkalujen tavoitteet, rooli ja liittymät muihin järjestelmiin tulee tarkentaa strategiakauden aikana Sähköinen asiointi Kalenteri ja sähköposti Asiointitiedot, ilmoittautumiset, palautteet Asiakastiedot Asiakastiedot, viestintä Aktiviteetit, tapahtumat Työsuunnittelun tuki Asiakkuudenhallinta Asiakastiedot, laskutettavuus, tilaisuudet yms. Henkilöstöhallinto / Käyttäjätiedot Käyttäjät Organisaatio Jäsentiedot Rippikoulu- yms. tiedot Laskutus, myyntireskontratiedot Taloushallinto Kirjuri 21

22 Painopistealue 3 kohdistuu ICT-palveluiden ja palvelurajapinnan kehittämiseen Nykytila Käyttäjien valmiudet hyödyntää järjestelmiä ja työkaluja vaihtelevat suuresti, jolloin IT-ratkaisuista ei saada täyttä hyötyä irti ja työskentely on tehotonta. Työkalujen hyödyntämisen mahdollisuudet omassa työssä eivät ole selkeitä kaikille työntekijöille. Järjestelmien lähituen kontaktipisteet / -henkilöt voivat käytännössä olla eri kuin virallisesti määritellyt kontaktipisteet. ICT-tuen saavutettavuus ja ratkaisuaste koetaan matalaksi ja IT-järjestelmien käytettävyys heikoksi. Kirkon käyttäjätunnusprosessi on monimutkainen ja joustamaton, mikä aiheuttaa kustannuksia ja tehottomuutta. Tavoitetila Jatketaan mobiilistrategian toimeenpanoa liikkuvan työn ratkaisujen laajentamiseksi. Parannetaan järjestelmien ja palveluiden käyttäjäkokemusta ja helppokäyttöisyyttä. Parannetaan ICT-palveluiden ja niiden tuen koettua laatua. Tarjotaan käyttäjille tarkoituksenmukaisesti vakioidut perustietotekniikan palvelut. Ohjeistetaan käyttäjiä vakioitujen palveluiden käyttämiseksi ja hallitaan varjo-it:n käyttöä. Kehitetään perustietotekniikkapalveluiden tukea yhteistyössä muiden kirkollisten toimijoiden, IT-alueiden ja kirkkohallituksen kanssa. Kehitetään sisäistä toiminnallisen pääkäyttäjätuen osaamista ja valmiuksia. Vahvistetaan tietohallinnon sekä omistajayksiköiden roolit käyttäjien opastuksessa ja kouluttamisessa. Määrämuotoistetaan ja sujuvoitetaan tietohallinnon ja omistajayksikön välistä yhteistyötä. Kehitetään käyttäjähallintaa entistä joustavampaan suuntaan ja varmistetaan mm. vapaaehtoistyön tehokkuus palveluihin ja järjestelmiin pääsyn osalta. Tavoitetilan mittarit Liikkuvan työn työkalut laajassa käytössä liikkuvaa työtä tekevillä ja työntekijät voivat tehdä töitä aika- ja paikkariippumattomasti. Käyttäjien osaamistaso uusien palveluiden osalta on noussut. ICT-palvelut ovat vakioituja, helppokäyttöisiä, luotettavia ja saavutettavissa. Varjo-IT:tä ei käytetä, vaan käytössä on standardoidut, selkeästi tuotteistetut ja tuetut tietotekniikan peruspalvelut. Yhteisesti määriteltyjen palveluiden käyttö on selkeästi ohjeistettu ja niiden ulkopuolisia ratkaisuita ei käytetä. ICT-tukiprosessi on läpinäkyvä ja suoraviivainen. Perustietotekniikan tuki toimii yhteistyössä muiden kirkollisten toimijoiden kanssa, on määriteltyyn palveluaikaan saavutettavissa ja suuri osa tukipyynnöistä pystyään ratkaisemaan ensimmäisellä kontaktilla. Oikeilla henkilöillä (ml. vapaaehtoiset) on pääsy oikeisiin järjestelmiin ja on siirrytty yhteen, henkilöön sidottuun, käyttäjätunnukseen. 22

23 Painopistealue 4 tavoitteena on hallittu ja virtaviivainen arkkitehtuuri Nykytila Käytössä olevia järjestelmiä on paljon ja esim. Kipaan on jouduttu toteuttamaan useita integraatioita. Varsinkin taloushallinnossa on edelleen päällekkäisiä järjestelmiä ja esim. reskontria on useita. Uudet järjestelmät (CRM, sähköinen asiointi) vaativat arkkitehtuurin kehityspolun tarkkaa suunnittelua, jotta esim. integraatiot eivät muodostu pullonkaulaksi. Työasemien ja laitteiden käyttökokemus on osittain heikolla tasolla. Kokonaisarkkitehtuurin hallintaan on ainoastaan rajoitetusti osaamista ja resursseja. Tavoitetila Yhtymän järjestelmäarkkitehtuuri on harmonisoitu, virtaviivainen eikä päällekkäisyyksiä ole. Arkkitehtuuri perustuu avoimille rajapinnoille. Arkkitehtuurinhallintaa toteutetaan yhdessä kokonaiskirkon tasolla. Omaa arkkitehtuuriosaamista kehitetään. Arkkitehtuurinhallinta linkitetään hankesalkunhallintaan. Tietoarkkitehtuurin kehittämiseen laaditaan erillinen suunnitelma. Tietoarkkitehtuuri osaltaan määrittelee, mihin palveluihin ja tietoihin on pääsy julkisen rajapinnan kautta. Hyödynnetään kirkon yhteisten palveluiden ja järjestelmien mahdollisuudet (henkilöstöhallinto, Kipa) seurakuntayhtymän toiminnassa. Kehitetään taloushallinnon ratkaisuja mm. laskutuksen ja reskontrien osalta. Osallistutaan aktiivisesti valtakunnallisen hautaustoimen järjestelmän kehittämiseen. Hyödynnetään kansallisen palveluarkkitehtuurin mahdollisuudet osana kirkon ja yhtymän arkkitehtuuria. Perustietotekniikkapalvelut toteutetaan asiakaslähtöisesti ja ne ovat selkeästi vakioituja. Palvelut järjestetään yhteistyössä IT-alueiden ja kirkkohallituksen kanssa. Uusien järjestelmien kehittämiseen varmistetaan riittävät valmiudet ja osaaminen sekä tarkoituksenmukainen asiantuntijatuki. Tavoitetilan mittarit Kirkon yhteiset järjestelmät ja perustietotekniikan palvelut ovat mahdollisimman laajasti käytössä ja omista päällekkäisistä järjestelmistä luovutaan, kun tästä saatavat hyödyt on varmistettu. Kokonaiskirkon arkkitehtuurihallinta ja hankesalkunhallinta on käynnistetty ja niihin osallistutaan aktiivisesti. Seurakuntayhtymän tietoarkkitehtuurin tavoitetila ja kehityspolku on kuvattu. Valtakunnallinen hautaustoimen järjestelmän on toteutettu ja otettu käyttöön. Sähköinen hankintajärjestelmä on otettu käyttöön. Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät toimivat tehokkaasti ja tukevat seurakuntayhtymän toimintaa. Kehittäminen ja arkkitehtuurin hallinta ovat jatkuvaa toimintaa tietohallinnolla on kyky keskittyä seurakuntayhtymän ydintoimintaa tukevaan kehittämiseen. 23

24 Tavoitetilan järjestelmäarkkitehtuuri tukee toiminnan tarpeiden toteuttamista PALVLEUIDEN TUOTANTO PALVELU- TUOTANNON TUKI Johtaminen & Ohjaus Taloushallinto Henkilöstöhallinto Tietohallinto Hankinnat Laki ja asianhallinta Päällekkäisyyksien FPM Suunnittelu karsinta Status Ylläpito Alekstra Coba Maksuliikenne Diakonia Status Seuranta M2 Asiakkuudenhallinta Viestintä Palveluiden hallinta ja kehitys Asiakaspalvelu Sähköinen asiointi Asiakastarpeiden hallinta & Asiakkuudenhallinta Asiakastietojen hallinta Jäsentietojen hallinta Arkisto Jäsentietojen hallinta Websukari Todistukset Kirjuri Kipa Perheneuvonta Perheneuvos Rekrytointi Henkari / Kirkon yhteisen Suoritusjohtaminen palvelut Henkilöstön hallinta Esmikko Seurakuntatyö & Toimitukset Sisäinen viestintä Toimitukset Viestintäsuunnittelu Plone Stato Intranet Snoobi Hauta- ja hautaustoimen palvelut Hautapalvelut Valtakunnallinen Status Hautakartta hautaustoimen Hautaustoimen palvelutjärjestelmä ResurssiAD Suunnittelu ja Sharepoint kehitys Yhteiset Turvatulostus Tuotanto ja tuki työasemapalvelut Palveluiden ja toimittajien Efecte 3StepIT SCCM hallinta Ulkoinen Postiviidakko viestintä Viestinnän hallinta Sähköinen asiointi Kasvatus ja seurakuntapalvelu Suunnittelu Sähköinen Toteutus hankintajärjestelmä Hallinta Palvelutuotannon suunnittelu Asiakastiedon Resurssien hallinta hyödyntäminen Palveluiden kehitys Kiinteistöjen hallinta ja tilapalvelut Tilapalvelut Kiinteistökehitys Haahtela Sairaalasielunhoito Ylläpitopalvelut Ympäristöpalvelut Asianhallinta Dynasty Lakipalvelut Järjestelmäympäristön suurin muutos liittyy asioinnin ja asiakkuudenhallinnan työkalujen käyttöönottoon ja sen kautta Prime-järjestelmän korvaamiseen. Valtakunnallisen hautaustoimen järjestelmän kehittämisestä päätetään vuoden 2016 aikana. Henkilöstöhallinnon järjestelmän osalta arvioidaan kirkon yhteisten palveluiden käyttökelpoisuus ja mahdollinen Henkarin korvaaminen. Sähköinen hankintajärjestelmä otetaan käyttöön tehtyjen suunnitelmien mukaisesti. Taloushallinnossa jatketaan päällekkäisten järjestelmien karsimista sekä kirkon yhteisten palveluiden kehittämistä. Arkkitehtuuria tulee kehittää siten, että se mahdollistaa sähköisen asioinnin kehittämisen ja avoimet rajapinnat. 24

25 Tietohallinnolla on merkittävä rooli kokonaisarkkitehtuurin hallinnassa YLEISEN TASON VASTUUNJAKO KOKONAISARKKITEHTUURIN NÄKÖKULMASTA ALUSTAVA SUUNTA OMISTAJAYKSIKÖT TIETOHALLINTO Toimintaarkkitehtuuri Palvelut ja prosessit Toiminnan kehittäminen Digitalisaation mahdollisuudet ICT-strategian toimeenpano Tietoarkkitehtuuri Tiedon analysointi ja hyödyntäminen Ydin- ja tukitoiminnan tiedonhallinta Tietoarkkitehtuurin hallinta Tiedonhallinnan ja raportoinnin ratkaisut Valtakunnalliset tietovarastot Jäsentiedot Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Ydin- ja tukitoiminnan järjestelmien omistajuus ja kehittäminen Ydintoiminnan järjestelmien kehittäminen ja ylläpito Järjestelmäarkkitehtuurin hallinta Valtakunnalliset verkkopalvelut Yhteisten järjestelmien kehitys ja ylläpito Teknologiaarkkitehtuuri Paikalliset erityisratkaisut ja lähituki Perustietotekniikan tuki Työasema- ja perusinfrastruktuuripalvelut KIRKON YHTEINEN / ALUEELLINEN 25

26 Painopistealue 5 koostuu strategian muiden tavoitteiden toteuttamiseksi vaadittavasta toimintamallin kehittämisestä Nykytila Järjestelmien omistajuus on omistajayksiköllä, tietohallinto vastaa teknisestä ratkaisusta yhdessä toimittajien kanssa. Kirkkohallituksen kehityssalkkuun on osittain huono näkyvyys ja kokemus on, että sieltä tulevat ratkaisut on suunnattu pääasiassa pienemmille seurakunnille. Seurakunnissa tehdään jonkin verran ICT-hankintoja tietohallinnon ohitse. ICT-kustannusnäkymän ylläpito on haastavaa ja kustannustietoisuus on alhaisella tasolla. Tavoitetila Kehittämisen ja tuen vastuunjakoa tarkennetaan eri tahojen kesken (yhtymä/seurakunnat, tietohallinto/omistajayksikkö, yhtymä/kirkkohallitus). Tietohallinnolla on keskeinen rooli toiminnan kehityksen tukemisessa ja riittävä osaaminen, joka sisältää tietoteknisen osaamisen lisäksi myös toiminnan sisällön ymmärryksen. Hankesalkun hallintaa kehitetään resursoinnin ja viestinnän tueksi. Seurakuntayhtymä hyödyntää mahdollisimman paljon kirkon yhteisiä tietotekniikan peruspalveluita ja toimii aktiivisesti ICT-kehitystyössä sekä ITalueiden että kirkkohallituksen kanssa. Asiantuntijaresurssien käyttöä hyödynnetään ja kehitetään yhteistyössä IT-alueiden ja kirkkohallituksen kanssa. ICT-hankintoja keskitetään entistä vahvemmin ja käyttöön otetaan sähköinen hankintajärjestelmä. Perustietotekniikan hankinnat toteutetaan yhteistyössä alueellisesti ja kirkkohallituksen kanssa. Toimittaja- ja kustannushallintaa tehostetaan ja toimittajakenttää rajataan Tavoitetilan mittarit Kirkon yhteisiä tietotekniikan peruspalveluita ja yhteisiä toimittajia hyödynnetään mahdollisimman paljon. ICT-kehityksen ja tuen vastuunjako on selkeä. Toiminta on järjestelmällisesti johdettua ja osapuolien ohjaus on riittävää. Tietohallinnolla on toiminnan kehityksen tukemiseen keskittynyt rooli. Asiantuntemusta voidaan jakaa yhteistyössä mm. kirkkohallituksen kanssa. Osaamista on kehitetty laaditun osaamisen kehittämissuunnitelman perusteella. Hankesalkun hallinta tuottaa selkeästi viestittäviä ja toimintaa ohjaavia tiekarttoja. ICT-hankintatoimi on keskitetty seurakuntayhtymään ja perustietotekniikkahankinnoissa tehdään valtakunnallista yhteistyötä. ICT-kustannusseuranta toimii systemaattisemmin ja perustietotekniikan kustannustasoa on pystytty alentamaan. 26

27 Tietohallinnon rooli tavoitetilan toteuttamisessa muuttuu toiminnan kumppaniksi OMISTAJAYKSIKÖT / PROSESSIT Strategisten painopistealueiden toteuttamiseksi tavoitteena on tietohallinnon roolin muuttaminen tietoteknisten haasteiden ja perustietotekniikan tuen parissa toimivasta yksiköstä enemmän liiketoiminnan kumppaniksi tukemaan strategian ja toimintakulttuurin muutoksen tavoitteiden saavuttamista IT-PALVELUT YKSIKKÖ / Prosessi X YKSIKKÖ / Prosessi Y LIIKETOIMINNAN KUMPPANI KUSTANNUS- PAIKKA YKSIKKÖ / Prosessi Z TIETOHALLINNON ROOLI STRATEGINEN MAHDOLLISTAJA PALVELU- INTEGRAATTORI YKSIKKÖ / Prosessi A 27

28 Selkeä vastuunjako tukee painopistealueiden tavoitteiden toteuttamista Ulkoiset toimittajat Seurakunnat Yhtymän yhteiset toiminnot Yhtymän tietohallinto Kokonaiskirkon yhteiset palvelut Kehitystarpeiden määrittely ja viestintä Teknologian hyödyntäminen Kehityshankkeiden ohjaus Tukihenkilöiden (nyk. IT-yhdyshenkilöt, tilausvastaavat) järjestäminen Toiminnan kehittäminen Ratkaisujen omistajuus Toiminnan kehityshankkeiden toteuttaminen ja ohjaus Yhtymän omien järjestelmien tuki ja tukihenkilöverkoston järjestäminen Toiminnan ydinjärjestelmien kehittämisen tuki Digitalisaation ja teknologian mahdollisuuksien viestintä ICT-kehittämishankkeiden ohjaus ja toteutus Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Perustietotekniikkapalveluiden toteutus ja tuki Keskitettyjen valtakunnallisten järjestelmien toteutus sekä tuote- ja sovellustuki Kirkon yhteisen toimialueen IT-infrapalvelujen tuotanto ja tuki Perustietotekniikkapalveluiden järjestäminen Yhteisten hankkeiden toteutus 28

29 Tavoitteiden toteuttaminen vaatii myös uusien kyvykkyyksien rakentamista sekä vanhojen vahvistamista Toiminnan kehittämisen tukemista ja tarpeiden hallintaa mahdollistetaan kasvattamalla osaamista ja resursointia erityisesti toiminnan ja tietohallinnon rajapinnassa toimivalla kehitysroolilla/kehitysrooleilla. Tällä hetkellä organisaation kyvykkyydet painottuvat vahvasti toteutuksen sekä käyttöönoton ja tuotannon osaamisiin Kehitetään palvelusalkkua yhteistyössä muiden kirkollisten toimijoiden ja kirkkohallituksen kanssa Toiminta Käyttäjät Mahdollistetaan arkkitehtuurin ja järjestelmäkentän suunnittelun jatkokehittäminen kokonaisarkkitehtuurin (sis. tieto-arkkitehtuurin) vastaavan roolilla Suhteet toimintaan ja käyttäjiin Yhteistyö toiminnan kanssa Asiakassuhteenhallinta Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto ja tuotanto Tarpeiden hallinta Palvelusalkunhallinta Hankesalkunhallinta Käyttöönotto IT-strategia Projekti/hankehallinta Ratkaisukehitys Palvelutuotanto Tietohallinnon johtaminen Henkilöstö IT ja infrastruktuurihallinta Laadunvarmistus Varmistetaan riittävä osaaminen ja resursointi kouluttamiseen, mukaan lukien toiminnan muutoksen / työtapojen kehittämisen. Tarvittava osaaminen voi olla myös toiminnan puolella. Arkkitehtuurinhallinta Toimittajasuhteet Talous Varmistetaan tuen mitoituksen riittävyys ja kyvykkyydet Hankinta ja ostot Toimittajahallinta Toimittajat Keskitetään ICT- hankinnat ja toimittajahallinta 29

30 Strategian toimeenpano ja kehityspolku 30

31 Strategian toimeenpano perustuu määriteltyjä tavoitteita vastaaviin toimenpiteisiin Asioinnin parantaminen Yhteisen palvelutoiminnon suunnittelu ja rakentaminen Ratkaisuiden kartoitus ja kehityspolku Kansallisen palveluarkkitehtuurin mahdollisuudet Uusien asiointiratkaisuiden toteutus Toimintatapojen kehittäminen Asiakkuudenhallinnan kehittäminen Asiakastiedon hyödyntämistarpeiden tunnistamien ja rakenteiden suunnittelu Asiakkuudenhallinnan työkalujen toteutus ja käyttöönotto Mobiilistrategian toimeenpano ja päivitys ICT-palveluiden ja tuen kehittäminen Pääkäyttäjien osaamisen kehittäminen IT-palveluiden ja palvelurajapinnan kehittäminen Käyttäjien koulutustarpeiden kartoitus ja suunnittelu Käyttäjien osaamisen kehittäminen Hallittu arkkitehtuuri Arkkitehtuurikartoitus Kokonaiskirkon arkkitehtuurin kehittäminen Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien kehitys Sähköinen hankintajärjestelmä Valtakunnallinen hautaustoimen järjestelmä Seurakuntayhtymän arkkitehtuurihallinnan kehittäminen Toimintamallin kehittäminen Yhteistyö alueellisella ja kokonaiskirkon tasolla ICT-hankintojen ja toimittajahallinnan keskittäminen Toiminnan kehittämistä tukevan roolin kehittäminen tietohallinnossa 31

32 Strategian toimeenpanoa ohjaa kehityspolku Yhteisen palvelutoiminnon suunnittelu ja rakentaminen Asioinnin parantaminen Ratkaisuiden kartoitus ja kehityspolku Kansallisen palveluarkkitehtuurin mahdollisuudet Uusien asiointiratkaisuiden toteutus Toimintatapojen kehittäminen Asiakkuudenhallinnan kehittäminen Tietotarpeiden tunnistamien ja rakenteiden suunnittelu Asiakkuudenhallinnan työkalut Mobiilistrategian toimeenpano ja päivitys IT-palveluiden ja palvelurajapinnan kehittäminen ICT-palveluiden ja tuen kehittäminen Pääkäyttäjien osaamisen kehittäminen Käyttäjien koulutustarpeiden kartoitus ja suunnittelu Käyttäjien osaamisen kehittäminen Arkkitehtuurikartoitus Kokonaiskirkon arkkitehtuurin kehittäminen Hallittu arkkitehtuuri Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien kehitys Sähköisen hankintajärjestelmän toteutus Toimintamallin kehittäminen Valtakunnallinen hautaustoimen järjestelmä Seurakuntayhtymän arkkitehtuurihallinnan kehittäminen Yhteistyö kokonaiskirkon tasolla ICT-hankintojen ja toimittajahallinnan keskittäminen Toiminnan kehittämistä tukevan roolin kehittäminen 32

33 Toimenpiteet Asioinnin parantaminen Toimenpide Kuvaus Aikataulu Vastuu Yhteisen palvelutoiminnon suunnittelu ja rakentaminen Ratkaisuiden kartoitus ja kehityspolun tarkentaminen Kansallisen palveluarkkitehtuurin mahdollisuudet Uusien asiointiratkaisuiden toteutus Toimintatapojen kehittäminen Toimintakulttuurin muutoksen toimeenpanossa selvitetään ja suunnitellaan vaiheittainen seurakuntayhtymän yhteisen palvelutoiminnon käynnistäminen Perustetaan työryhmä sähköisen asioinnin kehittämiseen. Kartoitetaan, millaisia hyväksi osoittautuneita ratkaisuita markkinoilla tai kokonaiskirkolla on liittyen palvelukeskuksen ja yhtymän tarvitsemiin sähköisen asioinnin ratkaisuihin Arvioidaan yhteistyömahdollisuudet pääkaupunkiseudun muiden toimijoiden kanssa sähköisen asioinnin kehittämiseksi Laaditaan sähköisen asioinnin kehityspolku / suunnitelma Selvitetään kansallisen palveluarkkitehtuurin ja palveluväylän hyödyntämisen mahdollisuudet ja päätetään mahdollisista jatkotoimenpiteistä Palvelukeskuksen suunnittelun yhteydessä tarvittavaksi todettujen sähköisen asioinnin IT-ratkaisuiden rakentaminen Lisätään työntekijöiden koulutusta hyödyntämään työkaluja (kuten sometyökalut) omassa työssään ja kerrotaan erilaisista mahdollisuuksista jo nykyisten työkalujen hyödyntämiseen liittyy Suunnitellaan ja ohjeistetaan uudet toimintatavat sähköisen asioinnin ratkaisujen mukaisesti Seurakunnat, yhteisen seurakuntatyö, hallinto-osasto ja kiinteistöosasto 2017 Ed. kohdassa mainittujen vastuuyksiköiden edustajista koottu valmisteleva ryhmä 2017 Yhteinen seurakuntatyö ja hallinto-osasto Palvelukeskuksen omistajayksikkö ja tietohallintopalvelut Yhteinen seurakuntatyö ja viestintä 33

34 Toimenpiteet Asiakkuudenhallinnan kehittäminen Toimenpide Kuvaus Aikataulu Vastuu Tietorakenteiden suunnittelu Asiakkuudenhallinnan työkalut Tunnistetaan tekijät ja tiedot joita seurakuntalaisista on tarpeen ja mahdollista kerätä, sekä tarkennetaan asiakastietomallia ja tietorakenteita Mikä on laillista? Mikä on hyväksyttävää? Mitä tietoa on saatavissa? Mikä on hyödyllistä? Suunnitellaan ja ohjeistetaan tiedon hyödyntämistä sekä koulutetaan työntekijöitä hyödyntämään jo olemassa olevaa tietoa Validoidaan nykyisen CRM-hankkeen tavoitteet ja suunnitelma Tarkennetaan asiakkuudenhallinnan tarpeet ja tavoitetilan toiminnot / prosessit vastaamaan myös sähköisen asioinnin sekä toimintakulttuurin muutoksen tarpeita Tarkennetaan kustannus-hyöty-analyysi asikkuudenhallinnan työkaluille Keskustellaan pääkaupunkiseudun toimijoiden ja kirkkohallituksen kanssa mahdollisuudesta alueelliseen tai valtakunnalliseen kehittämiseen Kehitetään asiakkuudenhallinnan työkaluja suunnitelman ja tavoitteiden mukaisesti Pilotoidaan asiakkuudenhallinnan työkaluja ja toimintamallia esimerkiksi jossain valitussa seurakunnassa Kehitetään asiakkuudenhallinnan työkaluja tai laajennetaan niiden käyttöä pilotoinnin kokemusten perusteella 2017 Seurakunnat, yhteinen seurakuntatyö, omistajayksiköt viestintä, tietohallintopalvelut (2016)-2017 Yhteinen seurakuntatyö, seurakunnat, tietohallintopalvelut 34

35 Toimenpiteet IT-palveluiden ja palvelurajapinnan kehittäminen Toimenpide Kuvaus Aikataulu Vastuu Mobiilistrategian toimeenpano ja päivitys ICT-palveluiden ja tuen kehittäminen Jatketaan mobiilistrategian toimeenpanoa ja liikkuvan työn ratkaisuiden käytön laajentamista Päivitetään strategiaa tarpeen mukaan ja kehitetään liikkuvan työn ratkaisuja uusien teknologioiden mukaisesti Tarkistetaan nykyiset ICT-tuen vastuut, prosessit ja resurssit Tarkistetaan vakioitujen palveluiden laatutasot ja laaditaan suunnitelma niiden kehittämiseksi ja ohjeistuksen selkiyttämiseksi Kartoitetaan tukipalveluiden tarvittavat toiminta-ajat sekä resursointi, kartoitetaan kirkkohallituksen ja IT-alueiden kyky tukipalveluiden tarjoamiseen Kehitetään ICT-tukipalvelumallia yhdessä valittavien muiden kirkollisten toimijoiden ja kirkkohallituksen kanssa Muodostetaan ICT-palveluille sekä pääkäyttäjäpalveluihin (sovellusneuvonta ja tuki) oma palvelutasolupaus / palvelutasotavoite Tietohallintopalvelut Tietohallintopalvelut, kirkkohallitus, IT-alueet Pääkäyttäjien osaamisen kehittäminen Käyttäjien koulutustarpeiden kartoitus ja suunnittelu Käyttäjien osaamisen kehittäminen Kuvataan pääkäyttäjien tarvitsemat osaamiset ja tehdään osaamistasokartoitus Tarkennetaan roolin kuvausta ja varmistetaan riittävä resursointi Kehitetään pääkäyttäjien osaamista mm. koulutuksilla Kartoitetaan ja suunnitellaan uusien sekä nykyisten järjestelmien ja Toimintakulttuurin muutoksen toimenpiteiden toteuttamiseen tarvittavat tietotekniset koulutustarpeet Selvityksen perusteella suunnitellaan koulutukseen tarvittavat kyvykkyydet ja riittävä mitoitus Toteutetaan suunnitellut koulutukset Hankitaan tarvittaessa lisää osaamista joko rekrytoinnein tai kumppanien kautta Järjestelmien omistajayksiköt, henkilöstöpalvelut 2017 Hallinto-osasto Järjestelmien omistajayksiköt, hallinto-osasto, 35 henkilöstöpalvelut