Poistetaan esityslistalta kohta 7 National Council Meeting Rovaniemi ja käsitellään kohtana 7 Seminars & Conferences.

Transkriptio

1 HALLITUKSEN KOKOUS 12/2014 PÖYTÄKIRJA Aika: klo Paikka: Huone 116, Vanha Mikroluokka Caloniankuja Turun yliopisto Läsnä: Jussi Raitanen Jenni Jalonen Antti Malmberg Johanna Kirveskoski Elena Lukkarinen Tuomas Dahlström Lauri Havia Markus Högström Pinja Oksanen Laura Sainio President Secretary General Treasurer Vice President for Seminars & Conferences Vice President for Academic Activities Director for ELSA News Director for Fundraising Director for Marketing / IT Director for Academic Activities Director for Student Trainee Exchange Programme * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 1 Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Edellisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen Hyväksyttiin yksimielisesti kokouksen 11/2014 pöytäkirja. Johanna Kirveskoski saapui Esityslistan hyväksyminen ja mahdolliset muutokset Poistetaan esityslistalta kohta 7 National Council Meeting Rovaniemi ja käsitellään kohtana 7 Seminars & Conferences. 5 Ilmoitusasiat

2 ICM. Raitanen ilmoitti, että ELSA Turulla oli hyvä edustus ICM Malta -tapahtumassa. Malmberg toimi taloudenhoitajien workshoppien ja Raitanen täysistunnon sihteerinä. Anna Haipola toimi Nominations Committeessa. ELSA Day järjestetään marraskuun viimeisenä keskiviikkona ja ICM:ssä käytyjen keskustelujen pohjalta vaikuttaa siltä, että ELSA Passau on kiinnostunut tekemään Study Visit -yhteistyötä Turun kanssa. Havia pyysi pohtimaan, haluaako Turku myydä jotain tuotetta ELSA Shopissa. Annettiin aplodit Lauri Vaihemäelle, joka valittiin kansainväliseen hallitukseen. Sääntömuutos. Raitanen on rekisteröinyt viimevuotisen sääntömuutoksen ja maksanut tähän liittyen rekisteröintimaksun. Käyttäjätunnukset. Raitanen on lähettänyt Solveig Hagnäsille turkulaisten käyttäjätunnukset, joiden avulla pääsee käsiksi mm. ulkosuhdetietokantaan. Avainlokero. Raitanen kiitti Jalosta avainlokeron siivoamisesta. Lehtikeräyslaatikko. Jalonen pyysi apua toimistolla olevan lehtikeräyslaatikon tyhjentämiseen. 6 Yhdistyksen I sääntömääräinen kokous Esityslistan tulee olla esillä Raitanen kävi läpi esityslistan, johon lisätään kohta Budjettimuutoksen hyväksyminen. Kokouksessa käydään läpi OYOP suhteellisen nopeasti ja hallitus vastaa mahdollisiin siihen liittyviin kysymyksiin. Raitanen kävi läpi sääntömuutokset. Kohtaa 5 ehdotetaan muutettavaksi siten, että jäseneksi voivat liittyä Turussa opiskelevat. Sääntöihin lisätään ohjesääntöihin liittyvä kohta. Raitanen kertoi muotoilleensa ehdotuksen tukia koskevaksi ohjesäännöksi saamansa palautteen pohjalta. Tuomas Dahlström saapui Raitanen luki laatimansa kokouskutsun. Päätettiin pitää kolmen minuutin tauko ajassa Kokousta jatkettiin Seminars & Conferences ELSA Day. Kirveskosken mukaan ELSA Day sujui hienosti ja osallistujamäärä oli hyvä. Study Visit. ELSA Passau ei ole ottanut yhteyttä Kirveskoskeen Study Visittiin liittyen. Kirveskoski ilmaisi huolensa sen suhteen, miten rahat riittävät. Molemmat vierailut toteutetaan syksyn aikana. Raitanen kehotti Kirveskoskea suunnittelemaan Turussa

3 järjestettävää ohjelmaa. Kirveskosken mukaan ohjelmassa tulevat olemaan mm. vierailut käräjäoikeuteen ja Turun linnaan. Raitanen kertoi keskustelleensa matkakustannuksista ICM:ssä. Lennot Müncheniin ovat noin 100 e/hlö. Juna Passauhun maksaa noin 7 e/hlö. Kirveskoski ilmoitti kannattavansa Study Visitin järjestämistä yhdessä Passaun kanssa. Osallistujamäärä voidaan määritellä budjetista suuruus silmälläpitäen. Alustavaksi osallistujamääräksi on kaavailtu 15 henkilöä. Johanna Kirveskoski poistui Academic Activities Danske-excu. Lukkarisen mukaan ilmoittautumisia on tullut reilu 10. Paikkoja on noin 15 20:lle. Excursio järjestetään Högström kertoi markkinoineensa tapahtumaa Stadgalle. KW-ilta. Kirkkaiden Wiinojen ilta järjestetään kello 19 alkaen. Lukkarinen kertoi lähettäneensä kutsuvieraille kutsut. Lex ei osallistu tapahtumaan Pykälän vuosijuhlien vuoksi. Kutsuvierasilmoittautumisia otetaan vastaan saakka alkaa sähköpostiilmoittautuminen muiden osalta. Osallistumismaksu maksetaan toimistolla. 9 Seminars & Conferences Käsiteltiin kohtana Student Trainee Exchange Programme Mäkitalo ja Sainio ovat jakaneet keskenään firmat, joihin otetaan yhteyttä Job Huntingin aikana. Mäkitalo on ottanut yhteyttä tiedekuntaan ja Åbo Akademiin. Yhteydenottolupajärjestelmä on toiminut hyvin. Cargotec on aiemmin ilmoittanut olevansa kiinnostunut harjoittelijasta. 11 Markkinointi KW-ilta. Högströmin mukaan KW-illan markkinointi aloitetaan viikolla 14. Högströmin mukaan tapahtuman markkinointia varten voisi teettää 2-3 t-paitaa, joita voisi hyödyntää myös tulevina vuosina. Myös tarjoilijat voisivat pitää yllään markkinointipaitoja. Malmbergin mukaan idea on hyvä, jos toteutus mahtuu markkinoinnin budjettiin. Summer Law Schoolit. Law Schooleja on mainostettu sunnuntaimaileissa. Havialla on paljon ICM:stä saatuja julisteita. Högström kannusti myös face-to-face -markkinointiin. Pohdittiin mahdollisuutta järjestää infotilaisuus law schooleista tai markkinoida niitä luentojen alussa. Lukkarisen mielestä markkinoinnissa olisi hyvä hyödyntää olemassa olevia videoita. Nettisivut. Lemposen kuva pitäisi laittaa nettisivuille. Nettisivujen ulkoasua on tarkoitus uudistaa kesän aikana Tuomas Hauvalan avustuksella. Malmberg ehdotti, että sivuille voisi lisätä kuvia ICM- ja NCM-tapahtumista. Kuvia lisätään enintään / tapahtuma ja niiden tulee olla hyvän maun mukaisia. Hyviä kuvia voi lähettää Högströmille.

4 WhatsApp. Raitanen muistutti, että WhatsApp-keskusteluryhmää on tarkoitus käyttää vain tärkeistä asioista, kuten kokoustilamuutoksista, tiedottamiseen. Ilmoitustaulu. Vanhat mainokset pitäisi siivota pois ilmoitustaululta. 12 Talous Kuittien hyväksyminen Hyväksyttiin yksimielisesti seuraavat kuitit: PERUSTE SUMMA HYVÄKSYTTÄJÄ ELSA Day (viinilasit + 13,05 Johanna Kirveskoski pöytäliina) ELSA Dayn puhujalahjat 70,69 Johanna Kirveskoski Kahvitustarpeita toimistolle 12,39 Jenni Jalonen Laskujen hyväksyminen Hyväksyttiin yksimielisesti seuraavat laskut: PERUSTE SUMMA HYVÄKSYTTÄJÄ Turun Haalarimerkki Oy: 124,50 Elena Lukkarinen Haalarimerkit ELSA-logolla Lex ry: Kirkkotien vuokra 50 Johanna Kirveskoski (ELSA Day) Budjettimuutos. Tällä hetkellä lähes puolet avustusbudjetista on käytetty. Pohdittiin tarvetta esitellä muutosehdotus budjettiin I sääntömääräisessä kokouksessa. Raitanen ehdotti korotusta myös SV-budjettiin. Malmberg ehdotti, että SV ja ELSA News -budjetteja voitaisiin tarvittaessa ehdottaa muutettavaksi myöhemmissä yhdistyksen kokouksissa. Jalonen pyysi Malmbergia selvittämään, onko tarvetta toimistobudjetin korotukseen. Malmberg laittaa budjetin esille Facebookiin, missä keskustelua jatketaan. 13 ELSA News Dahlström ilmoitti työstäneensä lehteä viikonloppuna ja esitteli kokousväelle valmista lehteä. Lehti näytti oikein hyvältä. 14 Contact & Career -messut Raitasen mukaan niiden, joilla ei ole asiaan liittyen erityistä sanottavaa, ei ole tarpeen saapua kello 9 järjestettävään messupalaveriin. Palaveri pidetään SS3:ssa. Emmi Lehtinen on ilmoittanut olevansa estynyt saapumaan paikalle.

5 15 META (Muut esille tulevat asiat) Ainaisjäsenmaksu. Petri Aalto on esittänyt ainaisjäsenmaksun suuruudeksi 200 euroa. Keskusteltiin ainaisjäsenten oikeuksista hakea mm. hallitukseen. Jalonen toi esille ainaisjäsenyyden ongelman jäsenrekisterin ylläpidon näkökulmasta. Keskustelua jatketaan Facebookissa. Haalarimerkit. Jalonen ilmoitti noutaneensa ELSA Staff -merkit postista. Högström on tuonut Contact & Career -messujen jatkoilla olleille kuuluvat merkit sekä nimilistan osallistujista. Merkit löytyvät toimiston pöydältä. Hallitusmotivaatio. Raitanen näkee, ettei Turussa ole motivaatio-ongelmia. Raitanen pyysi hallitusta antamaan palautetta ja kyseli, onko tarvetta henkilökohtaisiin keskustelutuokioihin. Raitaseen voi luonnollisesti ottaa aina halutessaan yhteyttä. Havia toivoi kokouksiin energizereita (suom. voimauttajia). Lukkarinen innostui ajatuksesta yhdistää kokouksiin kumbalaban. SV. Malmbergin mukaan voisi olla edullisempaa lentää Turusta AirBalticilla Riikan kautta Müncheniin verrattuna Helsingistä lähteviin lentoihin. 16 Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava kokous järjestetään keskiviikkona 2.4. kello Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen Pöytäkirjan vakuudeksi Turussa Jussi Raitanen President Jenni Jalonen Secretary General