TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2009

Transkriptio

1 ARKISTOLAITOS AL/14304/ /2009 TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2009 KANSALLISARKISTO

2 Sisällysluettelo 1. TOIMINTAKERTOMUS Sivu JOHDON KATSAUS VAIKUTTAVUUS TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan tuottavuus Toiminnan taloudellisuus Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN TILINPÄÄTÖSANALYYSI Rahoituksen rakenne Talousarvion toteutuminen Tuotto ja kululaskelma Tase SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA ARVIOINTIEN TULOKSET YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA TUOTTO JA KULULASKELMA TASE LIITETIEDOT ALLEKIRJOITUS

3 1 JOHDON KATSAUS 3 Arkistolaitoksen johtaminen perustui vuonna 2004 vahvistettuun arkistolaitoksen strategiaan, joka ulottui vuoteen Strategian päivitys vuoteen 2015 saakka ulottuvalle aikajaksolle valmistui kertomusvuoden syksyllä ja uusi strategia vahvistettiin käyttöön vuoden 2010 alusta lukien. Strategian ja prosessien kehittämistyön pohjalta määriteltiin ydinprosessit uudelleen sekä käynnistettiin toiminnan tuloksellisuutta kuvaavien indikaattoreiden kehittäminen. Opetusministeriö asetti elokuussa erityisen selvitysmiehen laatimaan selvityksen arkistolaitoksen tilojen käytöstä ja riittävyydestä vuoteen 2025 saakka sekä arvioimaan arkistolaitoksen esittämän alueellisen keskusarkiston perustamistarvetta ja sen mahdollisia vaikutuksia arkistolaitoksen resursseihin ja toimintaan. Pääosa selvitystyöstä tehtiin vuoden 2009 aikana, mutta raportti suosituksineen ilmestyi vasta vuoden 2010 alussa. Arkistolaitoksen toiminnalle on ominaista sen hallussa oleva asiakirjallisen kulttuuriperinnön jatkuva määrällinen kasvu. Toisaalta paperimuodossa olevan aineiston tutkimuskäyttö on jo muutaman vuoden ajan vähentynyt. Asiakaskäynnit ovat viime vuosina selvästi vähentyneet sekä Kansallisarkistoissa että maakuntaarkistoissa. Ilmiö on kansainvälinen ja johtuu ennen muuta sähköisten aineistojen voimakkaasta lisääntymisestä. Suomen arkistolaitoksessa vähentyneen käytön ja valtion edellyttämien säästötoimenpiteiden vuoksi arkistojen aukioloa iltaisin ja lauantaisin vähennettiin kertomusvuoden keväällä. Supistaminen herätti voimakasta vastustusta asiakkaiden taholta. Entisen käytännön mukaisiin aukioloaikoihin ei ole taloudellistikaan mahdollisuuksia. On siis entistä enemmän panostettava uusiin sähköisiin palveluihin, mikä edellyttää analogisen aineiston pitkäjänteistä ja mittavaa digitointia. Vaikka hallinnossa siirrytään yhä kattavammin sähköiseen asiointiin ja arkistointiin, on edellisten vuosikymmenien ajalta viranomaisten haltuun kertynyt pysyvästi säilytettävää arkistoaineistoa yhtä paljon, kuin arkistolaitoksella nyt on hallussaan. Tämä massa siirretään seuraavien vuosikymmenien aikana arkistolaitokseen 40 vuotta vanhemmalta osalta. Tätä nuorempaa aineistoa on kuitenkin otettu maksulliseen säilytykseen hallinnon uudistusten seurauksena viime aikoina entistä enemmän. Säilytystilojen saaminen siirrettävälle aineistolle tulee entistä haastavammaksi. Sen vuoksi on ryhdytty etsimään taloudellisesti tehokkaita ratkaisuja arkistorakentamiseen ja aineistojen hallintaan. Opetusministeriön asettaman selvitysmiehen laatima raportti tukee arkistolaitoksen tilanhallinnan suunnittelua. Myös edellä mainittu strategiatyö, joka oli varsin perusteellinen, ja sitä ennen toteutettu prosessien kuvailu tukevat merkittävällä tavalla arkistolaitoksen uudistamista vuonna 2010 alkavalla viisivuotisella strategiakaudella. Arkistolaitoksen toimintaan vaikutti kertomusvuonna mainittujen strategia ja selvitystöiden lisäksi monta merkittävää kehityshanketta. Näistä on mainittava mittava digitointihanke, jossa kulttuuriperintöä säilyttävät laitokset saivat osana talouden elvytyspakettia 5,8 milj. euroa Kansallinen digitaalinen kirjasto hankkeeseen liittyviin digitointikustannuksiin ja sähköisen säilyttämisen kehittämiseen. Tästä summasta arkistolaitoksen saama osuus oli 1,5 milj. euroa. Hankkeessa digitoitiin kaikkiaan 3,3 miljoonaa tiedostoa, pääosin mikrofilmeiltä. Arkistolaitokseen vastaanotettiin ennätysmäärä valtion viranomaisten arkistosiirtoja, mikä johtui pääosin käräjäoikeuksien tehtävämuutoksesta. Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtyessä vuoden 2010 alussa Maanmittauslaitokselle, arkistolaitokseen siirrettiin näihin asioihin liittyvät lainhuudatus ja kiinnitysasiain pöytäkirjat vuoteen 1993 saakka pääosin vuoden 2009 aikana. Arkistolaitoksen aineiston kuntokartoitus saatiin päätökseen kertomusvuoden jälkipuoliskolla. Sen pohjalta toteutetaan aineiston konservointisuunnitelmat sekä kehitetään aineistojen säilyvyyteen vaikuttavaa arkistotilojen olosuhdehallintaa ja suojamateriaalien käyttöä. Tulosalueittain tarkasteltuna arkistolaitos saavutti kertomusvuonna selvästi kaikki tulostavoitteet arkistotoimen yleisen ohjauksen ja kehittämisen tulosalueella, paitsi tarkastuksissa jäätiin hieman tavoitteesta. Arkistoaineksen säilyttämisen ja käytettävyyden kehittämisen tulosalueella saavutettiin kaikilla tehtäväalueilla selvästi tulostavoitteet. Tietopalvelun tulosalueella määrällisiä tulosta 3

4 voitteita ei saavutettu kysynnän laskusta johtuen tutkijakäynneissä, selvityksissä ja kaukolainoissa. Tavoitteet sen sijaan ylitettiin tutkijasaliin toimitettujen arkistoyksikköjen määrissä ja jäljenteissä. Fyysisten tutkijakäyntien ja kaukolainojen kysynnän vähenemiseen vaikuttaa se, että yhä enemmän aineistoja on saatavissa sähköisesti verkossa. Asiakkaat käyttävät myös entistä enemmän mahdollisuutta ottaa omalla kamerallaan digitaalisia kuvia tutkimuskäyttöön. Arkistolaitos kehittää indikaattorijärjestelmäänsä siten, että se ottaa huomioon asiakaskunnan käyttötavoissa tapahtuneen muutoksen. Ennen muuta sähköisten aineistojen asiakaskäytön seurantaa tehostetaan. Nyt jo on käytössä arkistolaitoksen digitaaliarkiston käyttöä ilmaiseva laskuri. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne oli kertomusvuoden alussa vaikea, minkä vuoksi jouduttiin tekemään lisätalousarvioehdotus. Lisääntyneet kustannusvaikutukset yhtäaikaisesti useissa kustannustekijöissä vaikuttivat menojen nopeaan nousuun. Suurimmat nousuvaikutukset johtuivat palkka ja kiinteistömenoissa tapahtuneista VES ja indeksikorotuksista. Sekalaisiin käyttömenoihin budjetoitu VAPAhankkeen rahoitusosuus kasvatti näiden menojen osuutta kokonaisbudjetista. Arkistolaitoksen käyttömenoihin käytettävissä olevat varat ovat olleet jatkuvasti riittämättömät. Kiinteistökuluihin suuntautuu huomattavia paineita, johtuen arkistolaitoksen toiminnan luonteeseen kuuluvasta kasvavasta tilatarpeesta, energiakustannusten noususta ja vuokrien indeksitarkistuksista. Kertomusvuoden rahoitusvaje saatiin paikattua lisätalousarviossa myönnetyllä määrärahalla, säästöillä henkilöstömenoissa ja käyttömenoissa sekä tulotavoitteen ylityksellä. Poikkeuksellisen suuri määrä avoimeksi tulleista viroista jätettiin täyttämättä. Maksullisen toiminnan tulot vähentyivät hieman edellisestä vuodesta, mutta toiminnan kannattavuus oli edellistä vuotta parempi. Muita tuloja saatiin muun muassa yhteisrahoitteisista hankkeista. Kertomusvuonna jatkui inkeriläisten paluuta ja palautuksia vuosina selvittävä tutkimushanke Kotiin karkotettavaksi, jolle Suomen Akatemia myönsi tutkimusrahoituksen vuosiksi Niin ikään jatkui ja edellisenä vuonna käynnistynyt toisen maailmansodan aikana Suomessa tapahtuneita internointeja koskeva tutkimushanke. Hanke päättyi vuoden lopussa. Rakennushankkeista valmistui pitkään vireillä ollut Hämeenlinnan maakuntaarkiston uudisrakennus kertomusvuoden keväällä. Yleisölle rakennus avattiin elokuussa. Uuteen rakennukseen saatiin arkistotilaa hyllymetriä. Joensuun maakuntaarkiston laajennuksesta edellisenä vuonna laadittua hankesuunnitelmaa ei ministeriössä vahvistettu. Entisen Sotaarkiston aineiston kunnostamisprojektia jatkettiin yhteistyössä Suomen Elinkeinoelämän kanssa Mikkelissä. Projektin rahoittaa puolustusministeriö. Kertomusvuoden lopussa noin hyllymetriä kunnostettavan ja luetteloitavan hyllymetrin aineistomäärästä oli saatu valmiiksi hyllymetriä. Arkistolaitoksen toimintaa tukeva neuvottelukunta kokoontui kertomusvuonna kaksi kertaa VAIKUTTAVUUS Arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuus on keskeisiltä osiltaan luonteeltaan välillistä. Tieteellisessä tutkimuksessa käytetyt asiakirjalähteet ovat keskeinen tietovaranto pyrittäessä muodostamaan monipuolista ja luotettavaa kokonaiskuvaa suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta eri aikakausina. Arkistolaitoksen tehtävänä on säilyttämisen ohella lisätä aineistojensa tunnettuutta ja tukea niiden monipuolista käyttöä. Tämä edellyttää tehokasta tiedotustoimintaa ja kiinteää yhteyttä tutkijayhteisöön ja muihin asiakasryhmiin. Arkistolaitoksen omat tutkimukset saivat varsin suurta huomiota tiedotusvälineissä. Niiden kautta voitiin nostaa keskusteluun myös muuten tutkimuksessa vähemmän käytettyjä aineistokokonaisuuksia ja uusia tutkimuksellisia lähestymistapoja. 4

5 Osana tietopalvelua Kansallisarkisto ja maakuntaarkistot ovat järjestäneet näyttelyitä. Merkittävimmät kertomusvuonna toteutetuista näyttelyistä liittyivät merkkivuoden 1809 ohjelmaan. Arkistolaitoksen kansainvälistä vaikuttavuutta toteutetaan ensisijaisesti Euroopan Unionin puitteissa. Suomen vastuulla oli mm. Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtajuus. Venäjän kanssa on jatkettu yhteistyötä Suomea koskevien arkistoaineistojen mikrofilmaamiseksi, mikä tarjoaa tutkimukselle uutta, tähän saakka vähän käytettyä aineistoa. Arkistolaitoksen indikaattorijärjestelmässä vaikuttavuuden tunnuslukuihin luetaan säilytettävän arkistoaineksen kokonaismäärä ja digitoidut aineistot kartuntoineen. Kertomusvuoden lopussa arkistolaitoksen hallussa oli hyllymetriä asiakirjoja, karttaa ja piirustusta sekä yli 2,1 miljoonaa mikrofilmijäljennettä. Arkistolaitoksen digitaaliarkisto käsitti vuoden lopussa lähes 5 miljoonaa kuvatiedostoa TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan tuottavuus Toiminnan tuottavuudelle ei ole tulossopimuksessa esitetty tavoitetta, mutta liitteessä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden tuottavuus suoritteittain vertailuna kolmen vuoden ajalta. Kertomusvuonna työn tuottavuus parani seurattavista suoritteista (ks. Tulostaulukko): seulonnassa, asiantuntijatehtävissä, viranomaisarkistojen järjestämisessä ja luettelotietojen tallennuksessa, viranomaisarkistojen hankinnassa, mikrokuvauksessa, digitoinnissa, konservoinnissa, selvityksissä ja kaukolainoissa, mutta laski koulutuksessa, tarkastuksissa, yksityisarkistojen järjestämisessä ja niiden hankinnassa ja tutkijapalvelussa. Työn tuottavuus siis voittopuolisesti nousi seurannassa olevien suoritteiden osalta huolimatta avoimeksi jääneiden ja täyttämättömien virkojen suuresta määrästä. Kokonaishenkilötyövuosien määrä oli lähes sama kuin edellisenä vuonna, koska kertomusvuonna toteutettiin erillisrahoituksella määräaikaisia projekteja, kuten digitointiprojekti. Arkistolaitoksessa työskenteli määräaikaisissa palvelussuhteissa myös työllistettyjä ja harjoittelijoita, sekä siviilipalvelusmiehiä, joiden kaikkien työpanos on mukana tuottavuuslaskelmissa. Tuottavuuden mittaamisen kannalta erityisen ongelmallisia ovat arkistojen järjestäminen ja kuvailu, koska aineistojen laatu vaihtelee. Tilastokeskus laskee vuosittain Kansallisarkiston ilmoittamien toteutumatietojen perusteella, valtion tuottavuustilastoa varten arkistolaitoksen tuottavuusluvut, mutta tiedot valmistuvat vasta kesällä. Vuoden 2008 osalta työn tuottavuus oli arkistolaitoksessa 90,185 ja tuottavuuden muutos 7,4 %yksikköä. Kokonaistuottavuus oli 88,68, ja muutos 8,9 %yksikköä. Luvut eivät ole täysin vertailukelpoiset edellisiin vuosiin, koska vuoden 2008 alusta lukien toteutetut liitokset vaikuttivat laskennan perusteisiin. Muun muassa vuokramenojen osuus nousi merkittävästi. Tuottavuuslaskennan piirissä on noin 65 % kaikesta toiminnasta. Hallinto ja tukitoimintojen osuus laskennan ulkopuolelle jäävästä työstä on noin 14 % Toiminnan taloudellisuus Toiminnan taloudellisuudelle ei ole tulossopimuksessa asetettu tavoitetta, mutta liitteenä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden yksikkökustannusten vertailutiedot kolmelta vuodelta. Yksikkökustannukset laskivat seulonnassa, asiantuntijatehtävissä, viranomaisarkistojen järjestämisessä ja hankinnassa, yksityisarkistojen järjestämisessä, VAKKAtallennuksessa, mikrokuvauksessa, digitoinnissa ja konservoinnissa, tutkijasalipalvelussa ja selvityksissä, mutta nousivat koulutuksessa, tarkastuksissa, yksityisarkistojen hankinnassa ja kaukolainoissa. Koulutuk 5

6 sessa nousu oli vain 1,4 %. Taloudellisuuden muutokset vastaavat pääsääntöisesti tuottavuuden muutoksia Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Maksullisten julkisoikeudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani edellisestä vuodesta neljä prosenttiyksikköä. Työaikaosuus väheni edellisestä vuodesta ja oli 3,55 % läsnäoloajasta (edellisenä vuonna 4,5 %). Suhteellista työaikaosuutta on käytetty laskelmissa myös tilavuokrien ja yhteiskustannusten laskuperusteena, joten kustannusten muutos niissä vaikuttaa kustannusvastaavuuteen. Virallisten selvitysten kustannusvastaavuus oli 30,7 % (edellisenä vuonna 28,7 %) tavoitteen ollessa 50 %. Kustannusvastaavuutta paransi työaikaosuuden vähentyminen sekä se, että erillisprojektien menot (VAPA ja tutkimushankkeet) vähennettiin kertomusvuonna laskelmista. Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani 11,75 prosenttiyksikköä edellisestä vuodesta ja saavutettiin 100 %.n kannattavuus. Työaikaosuus läsnäoloajasta oli kertomusvuonna 5,36 % (edellisenä vuonna 6,86 %). Selvästi parhaiten kannattavia palveluita olivat edelleen annettu koulutus ja konsultointi sekä myös konservointi ja jäljennepalvelu digitointia lukuun ottamatta sekä arkistotilojen vuokraaminen. Selvitystoiminta oli edelleen tappiollista. Kustannusvastaavuuden paranemiseen vaikuttivat työaikaosuuden vähentyminen ja erillisprojektien menojen jättäminen pois laskelmista. Maksullisen toiminnan tulot vähenivät euroa edellisestä vuodesta. 6 Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmat vuodelta 2009 (1000 euroa) JULKISOIKEUDELLISET SUORITTEET Tuotot selvitykset viralliseen tarkoitukseen kaukolainat Tuotot yhteensä Kustannukset Erilliskustannukset henkilöstökustannukset aineet,tarvikkeet,tavarat ja ostetut palvelut vuokrat Erilliskustannukset yhteensä Käyttöjäämä Osuus yhteiskustannuksista tukitoimintojen kustannukset poistot ja korot muut yhteiskustannukset Yhteiskustannukset yhteensä Kokonaiskustannukset yhteensä Yli/alijäämä Kustannusvastaavuus % 33,8 21,9 25,9 6

7 7 LIIKETALOUDELLISET SUORITTEET (1000 euroa) Tuotot jäljennepalvelu ,6 koulutus ,8 selvitykset ,7 maksullinen järjestäminen ,5 konsultointi ,3 konservointi ,5 muut suoritteet ja palvelut ,6 Tuotot yhteensä ,0 Kustannukset Erilliskustannukset henkilöstökustannukset aineet,tarvikkeet,tavarat ja ostetut palvelut vuokrat Erilliskustannukset yhteensä Käyttöjäämä Osuus yhteiskustannuksista tukitoimintojen kustannukset poistot ja korot muut yhteiskustannukset 68_ Yhteiskustannukset yhteensä Kokonaiskustannukset yhteensä Yli/alijäämä Kustannusvastaavuus % 96,6 88, Laskelmassa on mukana kaikista toimitiloista 11,8 %. Arkistotiloja ei ole otettu mukaan laskelmiin Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Yhteisrahoitteista toimintaa oli Jalmari Finnen säätiön kanssa Kansallisarkistossa säilytettävän Suomen Asutuksen Yleisluettelon (SAY) digitointihankkeessa sekä Finlands Youth for Understanding ry historiahankeessa (YFU) ja valtiovarainministeriön kanssa yhteistyössä rahoitettu kuntien eamshanke. SAYhankkeessa säätiön rahoitusosuus oli euroa ja Kansallisarkiston rahoituksen osuus oli euroa. Lisäksi oli käytettävissä edelliseltä vuodelta säästynyt rahoitus ,34 euroa. Säätiön rahoituksesta käytettiin ,56. Hankkeen kustannusvastaavuus oli 105 %. Hankkeeseen oli palkattu määräaikaisia henkilöitä. YFUhankkeen ulkopuolinen rahoitusosuus oli kertomusvuonna ja Kansallisarkiston ,78. euroa. Historiahankkeeseen on palkattu tutkija. Hankkeen kustannusvastaavuus oli 77,4 %. 7

8 Kuntien eamshankkeessa käytettiin ulkopuolista rahoitusta ,62 euroa palkka ja matkakustannuksiin. Hankkeen kustannusvastaavuus oli 78,2 %. Arkistolaitoksen osuudeksi jäi vuokraja sekalaisten kustannusten osuus. EUrahoitteisen APENEThankkeen ulkopuolinen rahoitusosuus oli ,00 euroa ja kustannusvastaavuus 307,9 %. Vuoden 1809 merkkivuoden näyttelyiden yhteisrahoitteisen toiminnan ulkopuolinen rahoitusosuus oli kertomusvuonna ,34 euroa ja kustannusvastaavuus 16,9 %. Inkeriläissiviilien luovutuksia koskenut tutkimushanke sai rahoitusta Suomen Akatemialta ,00 euroa. Hankkeen kustannusvastaavuus oli 60,6 %. 8 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmat 2009 Kuntien eamshanke SAYdigitointi YFUtutkimushanke Tuotot ulkopuolinen rahoitus , , ,00 Kustannukset Erilliskustannukset aineet tarvikkeet ja tavarat sekä palvelut 650,82 376, ,34 henkilöstökustannukset , , ,44 vuokrat (0,41 %) 3 522, ,28 (0,31 %) 2 749,20 (0,32%) muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä , , ,98 Osuus yhteiskustannuksista (0,41%) tukitoimintojen kustannukset 7 954, , ,16 poistot 388,61 293,83 303,31 muut yhteiskustannukset 8 636, , ,10 Yhteensä , , ,57 Kustannukset yhteensä , , ,55 Kustannusvastaavuus% 78,2 % 105 % 77,4 % APENEThanke 1809näyttelyt Inkeriläissiviilien luovutukset Tuotot ulkopuolinen rahoitus , , ,00 81,92 Kustannukset Erilliskustannukset aineet, tarvikkeet ja tavarat sekä palvelut 3 241, , ,44 henkilöstökustannukset 4 506, , ,01 vuokrat (0,03 %) 257, ,91 (0,58%) ,58 (1,19%) muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä , ,03 Osuus yhteiskustannuksista tukitoimintojen kustannukset 582, , ,60 poistot 28,44 549, ,93 muut yhteiskustannukset 631, , ,10 Yhteensä 1 241, , ,63 Kustannukset yhteensä 9 247, , ,66 Kustannusvastaavuus% 307,9 % 16,9 % 60,6 % 8

9 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet, palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Tässä yhteydessä raportoidaan opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisessä tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta tulosalueittain sekä muista kertomusvuonna toteutettujen tai edelleen jatkuvien, pitempiaikaisten hankkeiden tilanteesta. Yksityiskohtainen vertailu tulostavoitteiden toteutumisesta esitetään tulostaulukossa sivuilla Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistolaitos on kertomusvuonna ollut mukana useissa julkishallinnon organisaatioiden sähköisen tiedonhallinnan, asianhallinnan ja arkistoinnin kehittämisprojekteissa. Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) asema julkishallinnon tietojärjestelmien toiminnallisuuksien ohjaajana ja metatietojärjestelmänä on vakiintunut. Arkistolaitos kehittää kunta ja valtiosektorilla toimivien yhteistyökumppaneidensa kanssa AMS:sta tiedonohjausjärjestelmää. Sen sisällön tuottamiseksi on toiminut kuntien eamsprojekti, jota Kansallisarkisto on vetänyt. Mainituilla hankkeilla on kytkös myös pitkäaikaissäilytysjärjestelmän kehittämishankkeeseen. Tiedonhallinnan sähköistäminen on lisännyt arkistolaitoksen viranomaisille antaman ohjauksen ja koulutuksen tarvetta. Lukuisat organisaatiomuutokset, palvelukeskusten perustaminen ja sähköisen tiedonhallinnan kehittäminen lisäsivät viranomaisten ohjaustarvetta. Erityisesti aluehallinnon uudistus on työllistänyt arkistolaitosta lähes kaikilla tehtäväalueilla. Arkistolaitos on osallistunut ALKUasiakirjahallintoryhmän työhön konsultoimalla, tekemällä erilaisia selvityksiä sekä mm. tarjoamalla seulontapäätökset verkon välityksellä aluehallintoviranomaisten käyttöön. Lisäksi on osallistuttu eri sidosryhmissä, kuten JUHTAssa, VAHTIssa ja SFS:ssä tapahtuvaan kehittämistyöhön ja STM:n Tikesoshankkeen AHAtyöryhmään sekä organisaatiokohtaisiin arkistonmuodostussuunnitelmien uusimisen (TJY, KO) työryhmiin. Arkistolaitoksen, oikeusministeriön, käräjäoikeuksien ja maanmittauslaitoksen yhteisen KIRSI projektin osalta on laadittu sopimukset arkistolaitoksen ja oikeusministeriön sekä arkistolaitoksen ja maanmittauslaitoksen välillä sekä koordinoitu laitostasolla KIRSI siirtojen valmistelua, ohjausta ja toteuttamista. Vuoden aikana arkistolaitokseen on siirretty noin 6,8 hyllykilometriä KIRSI asiakirjoja arvioidusta 8,2 hkm:n kokonaismäärästä. KIRSI projektin osana on laadittu erillinen sivustonsa, jonka kautta toteutetaan sopimuksen mukainen arkistolaitoksen ja maanmittauslaitoksen välinen KIRSI tietopalvelu. Sopimuksissa ja niiden yhteydessä olevissa liitteissä on määritelty aineistojen sijoituspaikat ja siirtämisen periaatteet, maksukäytännöt ja siirtoohjeistus. Lisäksi osana koordinointityötä on laadittu tarkennettua ohjeistusta mm. sopimusten tulkinnan, Vakka Extranet ohjelman, maksu ja tietopalveluseurannan sekä KIRSI sivuston käyttöön liittyen. Normeista määräys asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa uudistettiin vuonna Organisaatiomuutostilanteita varten laadittiin asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon muutostilanteisiin. Organisaatioiden tiedonhallinnan, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen nykytilan arvioimiseksi ja kehittämistarpeiden määrittelemiseksi laadittiin viranomaisille suunnattu asiakirjahallinnon itsearviointiopas CAF:in mukaan. Sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuja on valmisteltu tiiviisti. Arkistolaitos on vuonna 2008 asettanut sähköisten aineistojen hallinnan hankkeen, jonka tehtävänä on toteuttaa sähköisen arkistonmuodostuksen ja säilyttämisen kokonaisuus. Se koostuu kahdesta tehtäväalueesta: Sähköisen arkistonmuodostuksen (eams) tehtäväalue ja sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksen tehtäväalue (VAPA). Jälkimmäistä esitellään enemmän luvussa Kärkihankkeet. 9

10 Seulontapolitiikan ja strategian avulla arkistolaitos osoittaa arkistonmuodostajille, tutkijoille ja asiakirjallisten tietojen käyttäjille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjallisista tiedoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Säilytysaikapäätöksiä tehtiin kaikkiaan 64 kappaletta (edellisenä vuonna 43). Tulostavoite seulontapäätöksille oli 27 päätöstä. Seulonnan, koulutuksen ja tarkastusten tehtäväalueilla olivat käytössä koko arkistolaitosta koskevat sektorisuunnitelmat, joiden tavoitteena on yhtenäistää prosesseja ja tehostaa resurssien käyttöä näissä tehtävissä. Sektorisuunnitelmissa varataan matriisiorganisaation periaattein koko laitoksen osalta henkilötyövuodet, jotka kohdistetaan mainitulle kolmelle tehtäväalueelle ja samalla asetetaan määrälliset yksikkökohtaiset tulostavoitteet. Koulutuksen sektorisuunnittelu yhtenäistää koulutusprosesseja eri yksiköissä. Koulutusta on pääosin toteutettu vuosittain vahvistetun koulutusohjelman mukaisesti, mutta sen lisäksi on toteutettu myös räätälöityjä koulutustilaisuuksia virastoille. Arkistolaitoksen järjestämä ja sen edustajien muiden järjestämillä kursseilla antama arkistokoulutus väheni hieman edellisen vuoden tasosta, mutta ylitti asetetun tavoitteen, 800 koulutustuntia. Kurssien osanottajamäärä lisääntyi huomattavasti edellisestä vuodesta, ja oli omilla kursseilla henkilöä. Arkistolaitoksen antamien tutkintojen määrä oli lähes edellisen vuoden tasolla. Jokaisesta järjestetystä koulutustilaisuudesta pyydetään osallistujilta koulutuspalautteet. Kertomusvuonna saatujen palautteiden keskiarvo oli 4,13, (edellisenä vuonna 4,12) arvosteluasteikolla 1 5, jossa 5 on paras tulos. Koulutuksen bruttotulot olivat vuonna euroa (edellisenä vuonna euroa). Arkistontarkastustoimintaa on tehostettu viime vuosina. Tarkastusten määrä väheni edellisestä vuodesta ja tulostavoitteena olleesta 80 tarkastuksesta jäätiin, koska resursseja suunnattiin seulontapäätösruuhkan purkuun. Tarkastustoimintaa toteutetaan vuosittaisten tarkastussuunnitelman (sektorisuunnitelmat) puitteissa. Toimintaa toteutetaan osittain hallinnonalakohtaisten tiimien voimin. 10 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Järjestettyjen arkistojen määrä hyllymetreissä oli edellistä vuotta selvästi suurempi ja ylitti tulostavoitteen (1 400 hm). Vastaanotettujen arkistojen määrä oli poikkeuksellisen suuri johtuen edellä mainituista käräjäoikeuksien asiakirjojen siirrosta. Järjestämättömien arkistojen määrä kasvoi jälleen ja oli vuoden lopussa lähes hm. Luku on kasvanut aineistosiirtojen määrän lisäännyttyä. Arkistolaitoksen kärkihankkeisiin on kuulunut Vakkaarkistotietokanta, jonka tarkoituksena on saada arkistolaitoksessa säilytettävien asiakirjojen hakemistot ja sisällönkuvailut asiakkaiden ja henkilökunnan käyttöön. Vakka sisälsi kertomusvuoden lopussa tiedot arkistoyksiköstä. Tietokantaa täydennettiin vuoden aikana manuaalisen arkistoluettelon tiedoilla (edellisenä vuonna 969). Vuoden loppuun mennessä Vakkaan on syötetty vuodesta 1998 lähtien tilastojen mukaan manuaalisen arkistoluettelon tiedot. Vakka projektina päättyi vuonna 2007 ja sen tavoitteena oli, että tietokannassa olisi projektin päättyessä pääosin tiedot kaikista arkistolaitoksessa säilytettävistä, järjestetyistä aineistoista lukuun ottamatta karttaaineistoja. Vakkaan käsitti ennen vuoden 2008 alussa tapahtuneita arkistoliitoksia noin 90 % kaikista virka ja yksityisarkistoista hyllymetreinä laskettuna. Kertomusvuonna Vakkaan tallennettiin arkistoyksiköissä laskettuna tiedot arkistoyksiköstä (edellisenä vuonna ). Tulossopimuksessa asetettu tavoite ( ) ylitettiin hyvin huolimatta siitä, että Vakkaan käytetty työaika väheni hieman edellisestä vuodesta ollen 8,5 htv (0,2 htv) läsnäoloajasta ja 10,7 htv (0,1 htv) kokonaistyöajasta. Entisen Sotaarkiston käytössä ollut AARREaineistorekisteri toimii erillisenä tietokantana. 10

11 11 Maksullinen järjestäminen oli kertomusvuonna vähäistä. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä on täydennetty edelleen. Vuoden lopussa rekisterissä oli 26 laitoksen ja niissä säilytettävän noin arkiston tiedot. Yksityisarkistojen säilyttämisessä ja käytön edistämisessä arkistolaitosta tukee neuvoaantavana elimenä arkistolaitoksen yksityisarkistoasiain neuvottelukunta. Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia on laadittu vuoteen 2015 saakka kestävälle aikajaksolle. Mikrokuvauksessa ja digitoinnissa tulostavoitteet saavutettiin. Kertomusvuoden keväällä käynnistettiin vuoden loppuun saakka kestänyt mittava digitointihanke lisätalousarviossa saadulla erillisrahoituksella. Hankkeen tuloksena digitointiin 3,3 miljoonaa asiakirjatiedostoa, pääosin mikrofilmeiltä. Lisäksi jatkettiin ns. yhteisrahoitteisena toimintana Kansallisarkistossa Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointia. Vuoden lopussa kokonaismäärästä, aukeamasta, oli digitoitu noin 94 %. Tämän hankkeen rahoituksesta vastaa pääosin Jalmari Finnen Säätiö. Venäjäprojektin tuloksena saatiin vuoden aikana 70 mikrofilmirullaa Venäjällä kuvattuja asiakirjoja. Konservoinnissa tulostavoite, arkkia, ylitettiin noin puolella. Kertomusvuonna konservaattoreiden työaikaa kohdistui edelleen edellisenä vuonna aloitettuun kuntokartoitukseen. Projektiin oli osan vuotta palkattuna määräaikainen projektikonservaattori. Kansallisarkisto on konservoinut maksullisena palveluna myös Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran aineistoja ja Svenska Litteratursällskapetin arkistoja. Konservointiin käytetty työpanos oli 9,96 henkilötyövuotta, edellisenä vuonna 12,4 henkilötyövuotta. Muuhun arkistoaineksen huoltoon käytettiin 3,7 henkilötyövuotta. Tietopalvelu Tutkijakäyntien määrä väheni 5,2 % edellisestä vuodesta. Kansallisarkistossa tutkijakäyntien vähennys oli 3,3 % (edellisenä vuonna 9 % ilman liitosarkistojen tuomaa lisäystä). Maakuntaarkistoissa vähennys oli 6,7 % (edellisenä vuonna 13,3 %). Tutkijakäyntien vähentyminen on selvästi hidastunut koko laitoksessa. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä kasvoi 4.1 % edellisestä vuodesta. Kansallisarkistossa lisäys oli 2,4 % ja maakuntaarkistoissa lisäystä oli 6,9 %. Tutkijakäyntien vähentymisestä ja asiakirjatilausten lisääntymisestä voidaan päätellä, että sukututkimus arkistoissa on vähentynyt, mutta muu tutkimus on lisääntynyt. Sukututkijoiden käyttämä aineisto on paljolti itsepalvelussa olevia mikrofilmejä, joiden käyttöä ei tilastoida. Tulostavoitetta ei saavutettu tutkijakäyntien osalta, mutta ylitettiin selvästi toimitettujen arkistoyksikköjen osalta. Verkkoon siirretyn digitoidun aineiston määrän kasvaessa fyysiset tutkijakäynnit vähenevät kaikissa tietopalvelulaitoksissa. Tutkijakäyntien vähentymiseen lienee syynsä myös aukioloissa, joita supistettiin esimerkiksi Kansallisarkistossa 26 %. Aukioloja supistettiin säästösyistä kertomusvuoden huhtikuussa kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä. Arkistolaitoksen digitaaliarkiston verkkosivuilla käyntejä tilastoitiin sivulatausta, edellisenä vuonna latausta. Kaikki lataukset eivät teknisistä syistä tilastoituneet. Tilattujen selvitysten kysynnässä oli vähennystä 2.4 % edellisestä vuodesta. Vähennys kohdistui virallisiin selvityksiin ja sukututkimuksiin. Jälkimmäisten tekemistä on resurssien vähentyessä rajoitettu. Selvitysten tulostavoitetta, selvitystä, ei saavutettu. Virallisten selvitysten toimitusaikojen ylitykset vähenivät (1 272 ylitystä, edellisenä vuonna ylitystä). Tavoiteaika on kaksi viikkoa. Kaukolainojen määrän väheneminen jatkui edelleen selvästi; vähennystä oli 21,1 % (edellisenä vuonna vähennystä 20,4 %). Vähennystä oli asiakirjalainoissa 32 % ja mikrofilmilainoissa 22 %. Kaukolainojen tulostavoitetta (80 000) ei saavutettu. Toimitettujen jäljenteiden kokonaismäärä kasvoi toisena vuotena peräkkäin, lisäystä oli 4,0 %, edellisenä vuonna 7,8 %. Edellisen vuoden lisäykseen vaikuttivat entisen Sotaarkiston toimittamat jäljenteet. Jäljenteiden kasvu aiheutui pa 11

12 perikopioiden kysynnän lisäyksestä. Mikrofilmikopioiden määrä oli edellistä vuotta pienempi, koska niiden toimittaminen lopetettiin syyskuussa. Tulostavoitteena ollut jäljennettä, saavutettiin. Tietopalvelun tulosalueelle kuuluvien ryhmille annettavien esittelyjen määrä lisääntyi 33,6 %, mutta asiakirjanäyttelyiden määrä oli edellisen vuoden tasolla. Näyttelyiden kokonaismäärä, 34 näyttelyä, on huomattava. Näistä oli yhteisnäyttelyitä yli puolet. Näyttelytoimintaan käytetty henkilöpanos oli kaikkiaan 4,1 henkilötyövuotta, edellisenä vuonna näyttelytoimintaan käytettiin 3,9 henkilötyövuotta. Henkilötyöpanoksesta merkittävä osa kohdistui merkkivuoden suurnäyttelyiden valmisteluun. Näitä järjestettiin Kansallisarkistossa ja maakuntaarkistoissa, osa yhteisnäyttelyinä. Kansallisarkistossa järjestetty näyttely Venäjän keisarikunta ja Suomen suuriruhtinaskunnan synty oli laadittu yhteistyössä Venäjän valtion historiallisen arkiston kanssa. Jokaisessa maakuntaarkistossa toteutettiin lisäksi näyttelyitä ajankohtaisista aiheista. Lisäksi esillä on pysyviä asiakirjanäyttelyitä. Myös verkkonäyttelyjä toteutettiin. Kirjastojen osalta arkistolaitoksen yksiköissä tallennettiin tieteellisten kirjastojen Erkkitietokantaan yksikköä, josta vuosikartunnan osuus oli ja takautuvan kartunnan osuus Muut tehtävät Muita tehtäviä ovat mm. tiedotus ja julkaisutoiminta, yksityisluontoisten arkistojen valtionapujen käsittely, heraldiset tehtävät sekä kansainvälinen arkistoalan yhteistoiminta. Edellisten vuosien tapaan arkistolaitos julkaisi arkistoalan ammattiväelle ja tutkijayhteisölle suunnattua tiedotuslehteä Aktia, jota ilmestyi kolme numeroa. Arkistolaitoksen edustajien osallistuminen arkistoalan kansainväliseen toimintaan jatkui vakiintuneeseen tapaan. Arkistolaitos oli mukana perinteisessä pohjoismaisessa arkistolaitosten välisessä yhteistyössä, EUmaiden arkistonjohtajien yhteistyössä, Euroopan alueella sähköisen asiakirjahallinnon parissa toimivan DLMverkoston, Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n toimielinten ja UNESCON toiminnassa. Arkistolaitoksen edustajia osallistui syyskuussa pohjoismaisille arkistopäiville Norjan Trondheimissa. Opetusministeriö on tiedepolitiikan tulosohjauksen kehittämishankkeen yhteydessä katsonut, että arkistolaitoksen tulee raportoida valtionapua saavien yksityisarkistojen toiminnasta, vaikka se ei voikaan käydä tulosneuvotteluja niiden kanssa, koska osa rahoituksesta tulee niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä (OpM työryhmämuistio 46:2002). Yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) nojalla Kansallisarkisto myönsi vuodelle 2009 lakisääteistä valtionapua 80 % valtionapuun oikeuttavista arkistotoimen menoista seuraaville arkistoille: Ammattiyhdistysarkisto, Kansan Arkisto, Keskustan ja Maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto ja Urho Kekkosen arkisto sekä 100 % valtionapuun oikeuttavista menoista Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistoille ja Svenska Litteratursällskapet i Finlandin arkistoille. Valtionapuarkistoille myönnettiin talousarviossa euroa, josta lisätalousarviossa euroa digitointihankkeisiin. Henkilötyövuosimäärissä ja toimitiloissa ei tapahtunut muita muutoksia, paitsi Työväen Arkiston osalta. Sille valmistuivat uudet toimitilat loppuvuodesta. Valtionapuarkistoja koskevan, niiden toiminnan tuloksellisuuden seurannan arviointia palveleva indikaattorijärjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2008 alusta. Näiden arkistojen yhteenlaskettu aineistomäärä oli kertomusvuoden lopussa hm (edellisenä vuonna hm), sähköisten aineistojen määrä oli tiedostoa (90 287), digitoituja kuvatiedostoja oli ( ), vastaanotettuja aineistoja vuoden aikana oli hm (1 149 hm), järjestettyjä arkistoja kpl ja 856 hm (3 277 kpl ja hm), tutkijakäyntejä (7 510), henkilöstöä kaikkiaan 107 htv (99 htv), josta valtionavun piirissä 80 htv (60 htv) sekä arkistotiloja m2. Tästä luvusta puuttuu SKS:n 12 12

13 arkistotilojen pintaala, koska aineisto on remontin vuoksi väliaikaisissa tiloissa. Edellisenä vuonna tiloja oli kaikilla yhteensä m2. Arkistotilojen kapasiteetti oli hm ( hm). Kansallisarkistossa on järjestetty useita merkittäviä yksityisarkistoja, lähinnä järjestöarkistoja, myös ulkopuolisella rahoituksella. Tutkimushankkeista vuonna 2007 käynnistynyt, Suomen Akatemian rahoittama välirauhansopimuksen perusteella vuosina tapahtuneita inkeriläisten palautuksia koskeva tutkimushanke päättyi vuoden lopussa. Tutkimustyö julkaistaan kirjana vuoden 2010 maaliskuussa. Toisena tutkimushankkeena jatkui edellisenä vuonna lisätalousarviossa myönnetyn euron suuruisen määrärahan turvin Suomen toisen maailmansodan aikana ja sen jälkeen toteuttamia internointeja koskeva tutkimushanke. Myös tämä tutkimushanke päättyi vuoden lopussa. Kansallisarkiston yhteydessä toimiva heraldinen lautakunta kokoontui vuoden aikana kolme kertaa ja valmisteli 12 lausuntoa. Lukuisten kuntaliitosten vuoksi käyttöön otettujen uusia kuntavaakunoita koskevat lausunnot ovat työllistäneet lautakuntaa parina viime vuonna. Kertomusvuoden kesäkuussa astui voimaan laki viranomaisten sineteistä ja leimoista. Heraldinen lautakunta antaa lausuntonsa sineteistä ja leimoista määrätyissä tapauksissa. Lisäksi Kansallisarkistolla on oikeus ottaa talteen sinettien ja leimojen välineet ennen niiden hävittämistä. Lautakunnan puheenjohtajana toimii arkistolaitoksen pääjohtaja. 13 Kärkihankkeet Tulossopimuksen mukaisena kärkihankkeena oli VAPA sähköinen vastaanotto ja palvelujärjestelmä. VAPA:n vaatimusmäärittelyt valmistuivat alkuvuodesta ja hankinnan kilpailutus käynnistettiin keväällä kilpailullista neuvontamenettelyä käyttäen. VAPAhankinnan sisältöä jouduttiin tarkistamaan lokakuussa opetusministeriön linjausten ja rahoituskehyksen mukaisesti. VAPA rajattiin pitkäaikaisesti säilytettävän aineiston säilytysjärjestelmäksi ja tavallaan välivaiheeksi siirryttäessä lopulliseen pitkäaikaissäilytysjärjestelmään, joka on tarkoitus toteuttaa KDK/PAS:n yhteydessä. KDK:n pitkäaikaissäilytysjaoston (PAS) vetovastuu on ollut Kansallisarkistolla. Hallinto ja tukitoiminnot sekä ohjausjärjestelmät Tulosohjausta toteutettiin tulossopimusjärjestelmän puitteissa siten, että Kansallisarkisto teki tulossopimukset maakuntaarkistojen kanssa, Kansallisarkiston johto yksikköjen kanssa ja arkistolaitos opetusministeriön kanssa. Vuosia koskevan tulossopimuksen vuotta 2010 koskevat tarkentavat tulosneuvottelut opetusministeriön ja arkistolaitoksen välillä käytiin toukokuussa ja arkistolaitoksen sisäiset tulosneuvottelut loppuvuodesta. Arkistolaitoksen tulosohjausta kehitettiin opetusministeriön johdolla toimineen tulosohjaustyöryhmän laatimien suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksen indikaattorityötyhmä jatkoi työtään strategiatyöryhmän alaryhmänä. Arkistolaitoksessa on ollut käytössä kattava työajanseuranta tuottavuus, taloudellisuus ja kustannuskehityksen tietojen tarkempaa seurantaa ja raportointia varten. Lisäksi sisäisen kirjanpidon avulla seurattiin kustannusten kohdistumista tehtäville. Työajan kirjauskäytäntöjä täsmennettiin ja ohjeistettiin. Tulossopimukseen on lisätty tuloksellisuutta kuvaavat indikaattorit. Maksullisen palvelun hinnoittelussa noudatettiin opetusministeriön asetusta arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista (1259/2007). Arkistolaitoksen yksiköissä käytiin tulos ja kehityskeskustelut alkuvuodesta ja syksyllä. Työtyytyväisyyskysely toteutettiin loppuvuodesta valtion yleisellä TTbarolla. 13

14 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Arkistolaitoksen henkilöstövoimavarojen kehittymisen suuntaa mitataan vuosittain valtiovarainministeriön henkilöstötilinpäätöksen mukaisien mittareiden avulla. Henkilöstön tilaa kuvataan vertailuluvuilla, jotka lasketaan joulukuussa palveluksessa olevasta henkilöstöstä. Henkilöstöresurssien määrää seurataan myös koko vuoden osalta henkilötyövuosien (htv) muutosluvulla, joka on resurssimittarina merkittävämpi, kuin pelkkä joulukuinen henkilöstön määrä. Kertomusvuodelle oli asetettu tavoitearvoja htvluvun lisäksi sairauspoissaoloille ja työtyytyväisyydelle. Kertomusvuoden 2009 joulukuussa arkistolaitoksen palkkaa saavan henkilöstön määrä oli 284 henkilöä (0,7 %)), kun se oli edellisen vuoden joulukuussa 286 (v. 2007/252) henkilöä. Henkilötyövuosissa mitattuna henkilöstöresurssimäärä oli 275,8 (0,5 %). Vakinaisessa palvelussuhteessa työskenteli yhteensä 226 henkilöä ( henkiöä), joista naisten osuus oli 61,6 %, edellisenä vuonna 63,9 %. Määräaikaisia oli joulukuussa 58 henkilöä. Määräaikaisten osuus jatkoi edelleen kasvuaan hieman, sen ollessa joulukuun henkilöstön määrästä 20,4 %. Muutos oli +5,5 % ( 2008/19,8 %, 2007/17,51 %, 2006/18,4 %, 2005/14,5 %). Näistä erillisrahoituksella toteutettu digitointiprojekti työllisti noin 13,5 henkilötyövuotta ja tutkimushankkeet 6,3 htv:tta. Kertomusvuonna arkistolaitos työllisti myös palkattomia harjoittelijoita, työkokeilussa olevia, korkeakouluharjoittelijoita ja siviilipalvelusmiehiä. Palkkaa saavan henkilöstön rakenne vanheni nuorista määräaikaisista projektityöntekijöistä huolimatta. Keskiikä oli joulukuussa 47,1 vuotta (+0.7 %), kun edellisenä vuonna se oli 46,75 (2007/47,6 v., 2006/47,3 v., 2005/45,9 v). Samoin senioriikäisten % osuus nousi 63,0 %:iin vuoden ,1 %:sta (+1,9 %yks.) jääden kuitenkin vuoden 2007 huippulukemasta (66,15 %) selvästi. Ikärakenteen muutokseen vaikutti voimakkaimmin ikäryhmän 1224 muutos, jonka vähennys oli 13,5 % ja 2534 vuotiaiden osuus laski 5,5 %, kun saman aikaisesti 4564 ikäryhmän osuus kasvoi 6,8 %. Kokoaikaisessa palvelussuhteessa oli 263 henkilöä, josta miehiä 101 ja naisia 162. Muutosta miesten hyväksi +4,1 %, naisten 1,8 %. Osaaikaisia naisia oli 13 (23,5 %)ja miehiä 8 (+14,3 %). Korkeakoulun tai yliopistotutkinnon suorittaneiden määrä nousi 50,4 %:iin edellisen vuoden 46 %:sta (2007/46,7 %) ja tutkijakoulutuksen suorittaneiden osuus nousi 6,0 %:iin (2008/4,17 %, 2007/7,4 %). Koulutustasoindeksi oli 5,3 (2008/ 4,74, 2007/4,4). Tehdyn työajan osuus kokonaistyöajasta jatkoi kasvamistaan 80,9 %:iin edellisen vuoden 78,41:sta (2007/77,5 %). Sairaspoissaolojen osuus nousi 4,0 %:iin vuoden ,73 %:sta (2007/4,73 %) työajasta. Sairaspoissaolot mitattuna työpäivää/henkilötyövuosi oli 10,3 (2008/9,6, 2007/11,89, 2006/12,8), joka on 2 päivää enemmän kuin valtiolla yleensä (valtio 8,3). Todettakoon, että 13 sairauspäivätapausten määrä oli 80,0 % kaikista sairaspoissaoloista. Tapaturmien osuus työpäivää/henkilötyövuosi oli 0,6, kun se valtiolla oli 0,3. Koulutukseen käytetyn ajan osuus oli 4,0 työpäivää/koulutettu (2008/1,37, 2007/1,71). Koulutusta järjestettiin pääasiassa sisäisenä koulutuksena, joten koulutuskustannukset jäivät pieniksi vain 2,4 /henkilötyövuosi. Kertomusvuonna toteutettiin valtiovarainministeriön TTbaroa hyväksi käyttäen työtyytyväisyystutkimus. Kokonaistyötyytyväisyysindeksi nousi 3,4:een 3,3:sta (2007). Nousua oli tyytyväisyydessä johtamiseen, työn sisältöön ja haasteellisuuteen, kehittymisen tukeen, työilmapiirin ja yhteistyöhön sekä tiedonkulkuun. Samana pysyi tyytyväisyys palkkaukseen. Laskua oli tyytyväisyydessä työoloihin ja työnantajakuvaan. 14

15 Keskimääräinen eläkkeellesiirtymisikä vuoden aikana oli 62,0 vuotta, valtiolla sen ollessa 60,8 vuotta. Kertomusvuoden henkisistä voimavaroista voidaan lyhyesti todeta, että arkistolaitos selviytyi hyvin tasapainottaessaan talouttaan ja samalla investoimalla erityisesti työyhteisön kehittämiseen 1 481,0 /henkilötyövuosi (valtiolla 238,1 ). Summa koostuu pääosin sisäisestä koulutuksesta. Erityisesti henkilöiden perehdyttäminen, ulkopuolelta tulevat muutokset ja erilaiset sisäiset kehittämistyöt ovat vaatineet henkilöstöltä huomattavasti voimavaroja. Henkilöstön osaamisen taso ja työkyky sekä tyytyväisyys ovat säilyneet suhteellisen hyvänä, mikä näkyy mm. kokonaistyöajan nousuna ja korkeana eläkkeellesiirtymisikänä TILINPÄÄTÖSANALYYSI Rahoituksen rakenne Arkistolaitoksen toiminta perustuu talousarviorahoitukseen. Määräaikaisiin tutkimus tai digitointihankkeisiin on saatu myös ulkopuolista, joko EU:n tai muun tahon kautta, rahoitusta suhteellisen vähäisessä määrin. Talousarvorahoituksen ulkopuolista rahoitusta arkistolaitos sai vuonna 2009 EU:lta ,00 euroa APENEThanketta varten. APENEThanke on EU:n kanssa yhteistyössä toteutettava, vuoden 2012 loppuun asti kestävä hanke, jonka tavoitteena on tarjota eurooppalaisille arkistoille kanava aineistojen kuvailutietojen välittämiseksi Europeanahakuliittymän käyttöön. Rahoitusosuudesta käytettiin 3 241,50 euroa lähinnä matkakustannuksiin. Arkistolaitos jatkoi edelleen Jalmari Finnen säätiön kanssa yhteisrahoitteista Suomen asutuksen yleisluettelon digitointihanketta. Hanketta varten saatiin Jalmari Finnen säätiöltä rahoitusta ,00 euroa, minkä lisäksi oli käytössä edelliseltä vuodelta säästynyt ,34 euroa. Ulkopuolisesta rahoituksesta käytettiin vuonna ,56 euroa Talousarvion toteutuminen Arkistolaitokselle myönnettiin vuoden 2009 varsinaisessa talousarviossa ja lisätalousarviossa määrärahaa toimintamenoihin euroa. Lisäyksenä edelliseen vuoteen kohdistui VAPAhankkeeseen euroa, VESkorotusten osuus oli euroa, vuokrakustannusten nousun osuutta ja Hämeenlinnan maakuntaarkiston uudisrakennuksen vuokrien osuutta euroa. Lisätalousarviossa myönnettiin kiinteistömenoihin ja palvelukeskusmaksuihin euroa. Edelliseltä vuodelta siirtyi toimintamenomäärärahasta ,59 euroa, josta oli VAPArahoituksen osuutta ,11 ja Internoiduttutkimushankkeen osuutta ,98. euroa. Vuodelle 2010 siirrettiin toimintamenomäärärahasta ,76 euroa, josta VAPArahoituksen osuus oli ,15 ja Internoidut tutkimushankkeelta säästynyt ja uuteen tutkimushankkeeseen kohdistunut osuus ,48 euroa. Muiden toimintamenojen siirtynyt osuus oli ,13 euroa. Tuottavuusohjelman mukaisesti vähennettiin talousarviossa euroa. Lisätalousarviossa myönnettiin veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen momentilta , 00 euroa Digitointi 2009hankeeseen. Määrärahasta käytettiin ,80 euroa. Samalta momentilta myönnettiin ,00 euroa mikrofilmien hankkimiseksi Venäjältä. Määräraha käytettiin kokonaan. Opetusministeriö myönsi vielä edeltä mainitulta momentilta ,00 euroa pitkäaikaissäilytyksen pilotointiin ja ,00 euroa KDKhankkeeseen. Tästä rahoituksesta käytettiin ,46 euroa. Työministeriön hallinnonalan momentilta käytettiin ,47 työvoimatoimistojen työhön osoittamispäätösten mukaisesti määräaikaisten henkilöiden palkkaamiseen. Edellisenä vuonna käytettiin vastaavasti ,73 euroa. 15

16 Kahdentoista yksityisluontoisten valtionapuarkistojen menoihin talousarviossa myönnettiin ,00 euroa, josta summasta euroa kohdistui digitointihankkeeseen ja euroa Työväen Arkiston ja Ammattiyhdistysarkiston muutosta aiheutuneisiin menoihin. Summa käytettiin kokonaan Tuotto ja kululaskelma Maksullisen palvelutoiminnan tuotot olivat vuonna ,18 euroa, edellisenä vuonna ,10 euroa. Tuloihin sisältyy vuokria ja käyttökorvauksia. Merkittävimpänä osuutena vuokratuloissa ovat valtion virastojen arkistotilojen vuokrauksen lisääntyminen. Muut toiminnan tuotot vähenivät kertomusvuonna ,58 euroa edelliseen vuoteen verrattuna. Syynä tähän on, että vuonna 2009 oli vähemmän toisilta valtion virastoilta laskutettavia yhteisrahoitteisten hankkeiden kustannuksia. Henkilöstökulut lisääntyivät vuoteen 2008 verrattuna ,58 euroa. Lisäys johtuu siitä, että arkistolaitoksessa toteutettiin ulkopuolisen rahoituksen turvin Digitointi 2009 hanke, jonka palkkamenot olivat ,83. Loppuosa lisäyksestä johtuu VAPAhankkeen, Työministeriön momentilta pakattujen sekä tutkimushankkeiden henkilöstömenojen lisäyksestä. Kireän taloustilanteen johdosta henkilökunnan normaalia enemmän vaihtamat lomarahavapaat lisäsivät myös laskennallista lomapalkkavelkaa. Toimintamenomomentilta maksettujen palkkojen summa oli pienempi kuin edellisenä vuonna, koska taloustilanteesta johtuen huomattava määrä virkoja pidettiin avoimena. Vuokrakulut vuonna 2009 olivat ,71 euroa kun ne vuonna 2008 olivat ,24 euroa ,47 euron lisäys johtuu Hämeenlinnan maakuntaarkiston uuden rakennuksen käyttöönotosta ja vuokrien indeksitarkistuksista. Summa sisältää myös laitevuokria Tase Taseerissä ei ole huomattavia muutoksia edellisvuoteen verrattuna. Aineellisten hyödykkeiden tasearvon kasvu johtuu Hämeenlinnan maakuntaarkiston laitehankinnoista. Oman pääoman negatiivinen saldo kasvoi ymmärrettävästi edelleen kertomusvuonna SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA Arkistolaitoksen johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa viraston sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Perusteena tehtävälle arvioinnille ja annettavalle lausumalle ovat sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle talousarvioasetuksen 69 pykälässä säädetyt tavoitteet. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on antaa riittävä varmuus siitä, että arkistolaitoksen toiminta on tuloksellista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja säädöksiä. Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on määräykset arkistolaitoksen taloussäännössä. Uusittu taloussääntö otettiin käyttöön vuoden 2009 alussa. Taloussäännön lisäksi arkistolaitos on vahvistanut erillisen sisäisen valvonnan ohjesäännön. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on selvittää arkistolaitoksen johdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä sekä suorittaa pääjohtajan määräämät tarkastustehtävät Riskienhallintaan liittyen arkistolaitos aloitti 2008 säilyttämiensä asiakirjojen kuntokartoituksen kertomusvuonna. Työ valmistui pääosin vuonna

17 Kertomusvuoden lopulla vahvistettiin arkistolaitoksen prosessikartta ja prosessien nykytilankuvaukset laitoksen matriisimaisen toimintatavan jatkokehittämisen pohjaksi. Tulevan strategian rakenne, samoin kuin vuoden 2010 tulosaluejaottelu ja tehtäväkoodisto, perustuvat vahvistettuun prosessikarttaan. Arkistolaitoksen strategiatyön rinnalla jatkettiin indikaattoreiden ja mittariston kehittämistä koko kertomusvuoden. Työ jatkuu edelleen. Laitoksen edustaja oli mukana OPM:n asettaman selvitystyön tukiryhmässä. Selvityksessä arvioitiin arkistolaitoksen tilojen käyttöä ja riittävyyttä vuoteen 2025 saakka sekä arvioitiin keskusarkiston perustamistarvetta ja sen mahdollisia vaikutuksia arkistolaitoksen resursseihin ja toimintaan. Arkistolaitoksen säilyttämien asiakirjojen kuntokartoitus saatettiin päätökseen kertomusvuonna. Kartoituksen päämääränä oli saada selkeä käsitys aineiston säilyvyyden tilasta, siihen kohdistuvista riskeistä sekä myös siitä, minkä tyyppisiä paperimateriaaleja säilytetään. Koteloiden happamoitumisen vaikutus arkistoitavaan aineistoon on yksi jatkotutkimuksen kohde. Arkistolaitoksen viestintästrategia hyväksyttiin kertomusvuonna. Laitoksen hankintastrategia laadittiin valtiolle loppuvuodesta vahvistetun yleisen hankintastrategian periaatteita noudattaen ja virkamatkustusta koskeva kartoitus suoritettiin valtion yleiseen matkustusstrategiaan perustuen. Olemassa olevan matkustusohjeistuksen uusiminen ja matkustustoiminnon kehittäminen kartoituksen pohjalta aloitettiin. Osana henkisten voimavarojen hallintaa arkistolaitoksessa toteutettiin työhyvinvointi kysely kertomusvuoden lopussa. Kyselyn tulokset valmistuivat kertomusvuoden päätyttyä. Arkistolaitoksen sisäisen valvonnan tilaa on vuoden 2009 osalta arvioitu käyttämällä valtioneuvoston controllertoiminnon suosittelemaa COSOERMviitekehykseen perustuvaa arviointikehikkoa (Valtion viraston ja laitoksen sekä rahaston sisäinen valvonta ja riskienhallinta Suppea arviointikehikko). Sisäinen valvonta on arkistolaitoksessa delegoitu linjaorganisaatioon ja sitä edistetään valta ja vastuusuhteiden määrittelyllä sekä toimintaprosesseja dokumentoimalla ja yhdenmukaistamalla. Jälkimmäistä toteutetaan mm. sektorisuunnittelulla ja antamalla käytäntöjä koskevaa ohjeistusta. Arkistolaitoksen sisäisen tarkastuksen tehtävänä on selvittää laitoksen johdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä sekä suorittaa pääjohtajan määräämät tarkastustehtävät (Sisäisen tarkastuksen ohjesääntö, KA 1688/011/ ). Johdon määräämänä sisäisen tarkastuksen erillisenä tarkastuskohteena oli arkistolaitoksen SAHAhankkeen tila, jossa kiinnitettiin erityistä huomiota projektinhallintaan sekä asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon. Samanaikaisesti toteutettiin myös VAPAhankkeeseen liittyviin sopimuksiin kohdistunut erillistarkastus. Tarkastusten johtopäätöksinä todettiin, että laitoksen hankkeiden hallintaan ja organisointiin liittyy puutteita, jotka vaativat jatkossakin kehittämistoimia arkistolaitoksessa. Myös kentälle annettavan ohjauksen määrään ja luonteeseen liittyvät toimivaltakysymykset sekä hallinnonalat ylittävien kehittämishankkeiden toimijat ja näiden roolitus tulisi selkiinnyttää. Yksi tarkastus kohdistui tietopalvelukäytänteisiin. Tarkastuksen keskeinen johtopäätös on, että arkistolaitoksen on laadittava ohjeistus henkilökunnalle asiakirjojen käsittelystä ja säilyttämisestä työhuoneissa. Lisäksi ohjeet asiakirjaaineiston käsittelystä laitoksen tutkijasaleissa tulee laatia valmiiksi ja ohjeistuksen noudattamista on valvottava. Arkistolaitoksen sisäinen valvonta ja siihen kuuluva riskienhallinta täyttää sille säädetyt vaatimukset, mutta johto tunnistaa toiminnassa seuraavat kehittämistarpeet: 1. Toiminnan ja talouden seurannan tehostaminen oikeiden ja riittävien tietojen tuottamiseksi. Tähän liittyy johdon tietotarpeen huomioon ottaminen sekä projektinhallinnan kehittäminen ja terävöittäminen

18 2. Strategian tarkentaminen selvitysmiehen raportin pohjalta, strategian jalkauttaminen organisaatioon ja prosesseihin. 3. Arkistolaitoksen työjärjestyksen uusiminen vahvistetun strategian pohjalta tavoitteena toiminnan ohjaaminen entistä tehokkaammin prosessiorganisaation suuntaan. 4. Prosessien ja niitä kuvaavien indikaattorien kehittäminen, alaprosessien ja toimintojen kuvaaminen ja julkaiseminen intrassa. 5. Riskien tunnistamisen ja arvioinnin systemaattisuuden parantaminen, riskien arvioinnin sisällyttäminen prosessikuvauksiin ja ajantasaisen ohjeistuksen laatiminen. 6. Käyttöomaisuuden ja irtaimiston inventoinnin systemaattinen suorittaminen vuoden 2008 lopulla annetun inventointiohjeen mukaisesti. 7. Toimivaltuuksiin liittyvien kysymysten selvittäminen (säädöspuoli, tiedonohjausjärjestelmiin liittyvä problematiikka) ARVIOINTIEN TULOKSET Kertomusvuonna ei toteutettu erillisiä arviointeja. 1.9 YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ Arkistolaitoksessa ei tilikaudella ole havaittu väärinkäytöksiä. Tilinpäätösvuoden aikana ei ole tehty takaisinpäätösperintää koskevia päätöksiä. 18

19 19 2. Kansallisarkiston talousarvion toteutumalaskelma vuodelta 2009 LIITE 1 sivu 1 Osaston, momentin ja tilijaottelun numero ja nimi Tilinpäätös 2008 Talousarvio 2009 (TA + LTA:t) Tilinpäätös 2009 Vertailu Tilinpäätös Talousarvio Toteutuma % 11.Verot ja veroluonteiset tulot , , ,46 0, Arvonlisävero , , ,46 0, Sekalaiset tulot 764, , ,73 0, Siirtomäärärahojen peruutukset 764, , ,89 0, Muut sekalaiset tulot 0,00 322,84 322,84 Tuloarviotilit yhteensä , , ,19 0,00 100

20 20 Pääluokan, momentin ja tilijaottelun numero, nimi ja määrärahalaji Tilinpäätös 2008 Talousarvio 2009 (TA + LTA:t) Talousarvion 2009 määrärahojen käyttö vuonna 2009 siirto seuraavalle vuodelle Tilinpäätös 2009 Vertailu Talousarvio Tilinpäätös Edellisiltä vuosilta siirtyneet LIITE 1 sivu 2 Siirtomäärärahoja koskevat täydentävät tiedot Käytettävissä vuonna 2009 Käyttö vuonna 2009 (pl. peruutukset) Siirretty seuraavalle vuodelle 23. Valtioneuvosto , Valtioneuvoston kanslian arvonlisäveromenot (arviomääräraha) Jatkosodan ihmisluovutukset tutkimushanke (määräraha 2 v) 1 457, , Opetusministeriön hallinnonala , , , , , , , , , , Opetusministeriön hallinnonalan arvonlisäveromenot (arviomääräraha) Yliopistolaitoksen yhteiset menot (siirtomääräraha 3v) , , ,43 0, ,43 0, , ,00 57, , ,00 0, , , , , Tutkimus, kehittämis ja julkaisutoiminta (siirtomääräraha 3 v) , ,00 57, , ,00 0, , , , , Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2 v) Suomen Akatemian tutkimusmäärärahat (siirtomääräraha 3 v) , , , , ,00 0, , , , , , , ,08 0, ,08 81, , , ,09 0, Tutkimusmäärärahat , ,08 0, ,08 81, , , ,09 0, Veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen tukemiseen (arviomääräraha) Yksityisluontoisten arkistojen valtionavut Muihin tieteen tukemisesta aih.menoihin 32. Työ ja elinkeinoministeriön hallinnonala TM, palkkaukset, kiinteä määräraha TM, palkkaukset, kiinteä määräraha , , ,26 0, , , , , ,00 0, ,00 0, , , , , , , , , ,47 0, , , ,47 0, ,73 0,00 Määrärahatilit yhteensä , , , , , , , , , ,16