ARKISTOLAITOKSEN TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2012

Transkriptio

1 ARKISTOLAITOS AL/5364/ /2013 ARKISTOLAITOKSEN TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2012 KANSALLISARKISTO

2 Sisällysluettelo Sivu 1. TOIMINTAKERTOMUS JOHDON KATSAUS VAIKUTTAVUUS TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan tuottavuus Toiminnan taloudellisuus Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet, palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN TILINPÄÄTÖSANALYYSI Rahoituksen rakenne Talousarvion toteutuminen Tuotto ja kululaskelma Tase SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA ARVIOINTIEN TULOKSET YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA TUOTTO JA KULULASKELMA TASE LIITETIEDOT ALLEKIRJOITUKSET... 40

3 1. TOIMINTAKERTOMUS 1.1 JOHDON KATSAUS Arkistolaitoksen johtaminen perustui vuonna 2010 päivitettyyn arkistolaitoksen strategiaan, joka ulottuu vuoteen Strategia suuntaa panostuksia kasvavassa määrin sähköisten aineistojen hallintaan. Erityisen tärkeäksi muodostuu arkistolaitoksen rooli suomalaisen humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeisenä infrastruktuurina. Arkistolaitoksen toiminnalle on ominaista sen hallussa olevan asiakirjallisen kulttuuriperinnön jatkuva määrällinen kasvu. Aineistojen käytössä siirrytään entistä enemmän verkon kautta tapahtuvaan käyttöön sähköisessä muodossa käytettävissä olevan aineiston määrän kasvaessa. Tämä kehityslinja vähentää aineistojen tutkimuskäyttöä paikan päällä arkistoissa. Asiakaskäyntien vähentymisestä ja säästösyistä johtuen Kansallisarkistossa ja kaikissa seitsemässä maakuntaarkistossa on supistettu tutkijasalien ilta ja lauantai aukioloaikoja. Valtionhallinnon säästötoimenpiteet ovat koskettaneet voimakkaasti arkistolaitosta. Valtionhallinnon tuottavuusohjelman vaikutuksesta oli vuoden 2012 loppuun mennessä lakkautettu 15 virkaa. Sen lisäksi muista säästötoimenpiteistä johtuen arkistolaitos on joutunut lakkauttamaan vielä 23 avoimeksi tullutta virkaa, jotka oli viime vuosien aikana jätetty täyttämättä. Se tarkoittaa kaikkiaan noin 15 % vähennystä arkistolaitoksen henkilöstömäärässä. Juustohöyläperiaatteella toteutetut leikkaukset ovat arkistolaitokselle erityisen hankalia. Syynä siihen on laitoksen vastuulla olevien kiinteistöjen suuri määrä. Toimintamenoistamme jo yli 40 % kohdistuu kiinteistöihin. Kun monet muut virastot ja laitokset ovat lähteneet etsimään säästöjä toimitilakustannuksista, ei arkistolaitos ole voinut tehdä samoin. Kansallisarkistossa ja maakuntaarkistoissa on yhteensä noin 195 hyllykilometriä aineistoa ja määrä kasvaa joka vuosi aineistoa vastaanotettaessa muilta viranomaisilta. Kun tilakustannuksista ei ole voitu säästää, on säästöt jouduttu kohdentamaan palkkoihin ja käyttömenoihin. Kyky reagoida mahdollisiin taloudellisiin tai toiminnallisiin riskeihin on sen vuoksi heikko. Vaikka hallinnossa siirrytään yhä kattavammin sähköiseen asiointiin ja arkistointiin, on edellisten vuosikymmenien ajalta viranomaisten haltuun kertynyt pysyvästi säilytettävää arkistoaineistoa lähes yhtä paljon, kuin arkistolaitoksella nyt on hallussaan, jos otetaan koko valtionhallinto huomioon. Siirtovelvolliset viranomaiset siirtävät tämän massan seuraavien vuosikymmenien aikana arkistolaitokseen 40 vuoden siirtoaikaa noudattaen. Tätä nuorempaa aineistoa on kuitenkin otettu maksulliseen säilytykseen hallinnon uudistusten seurauksena viime aikoina entistä enemmän. Säilytystilojen saaminen siirrettävälle aineistolle tulee entistä vaikeammaksi ja lopulta mahdottomaksi tilojen täyttyessä. Sen vuoksi on ryhdytty etsimään taloudellisesti tehokkaita ratkaisuja arkistorakentamiseen ja aineistojen hallintaan. Arkistolaitos on yhdessä opetus ja kulttuuriministeriön kanssa päätynyt valmistelemaan keskitettyä ja kustannustehokasta tilaratkaisua, jolla arkistolaitoksen lisärakentaminen keskitettäisiin uuteen keskusarkistoon. Opetusministeri teki vuoden 2010 lopulla periaatepäätöksen keskusarkiston perustamisesta ja sijoittamisesta Mikkeliin. Päätöksen pohjalta arkistolaitos käynnisti vuonna 2011 hankesuunnittelun ja keskusarkistoratkaisua tukevan tilanhallinta ja logistiikkamallin suunnittelun. Vuoden 2013 talousarvion valmistelun yhteydessä arkistolaitos ja opetus kulttuuriministeriö esittivät keskusarkiston suunnittelun aloittamisen ja tarvittavien investointipäätösten edellytyksenä olevaa vuokravaltuutta talousarvioon. Sitä ei kuitenkaan vuoden 2013 varsinaiseen talousarvioon saatu. 1

4 Toiminnallisesti vuosi 2012 oli tuloksellinen ja sisälsi useitakin kohokohtia. Pitkään valmisteltu Saamelaisarkisto aloitti toimintansa vuoden alussa Inariin valmistuneessa saamelaiskulttuurikeskus Sajoksessa. Aineiston määrä Saamelaisarkistossa on ensimmäisen vuoden aikana kasvanut hitaasti, mutta laitoksella on suuri symbolinen merkitys maamme saamelaisväestölle. Saamelaisarkistolla on Sajoksessa 200 m2:n toimitilat ja arkistossa on yksi työntekijä. Erittäin myönteistä oli arkistolaitoksen digitaaliarkiston ja digitaalisten aineistojen käytön kasvu. Vuoden lopulla digitaaliarkistossa olevien kuvausyksiköiden määrä oli noussut jo yli 16 miljoonan. Aineiston käyttö on kasvanut digitoinnin myötä. Käyttäjiä verkossa oli kaikkiaan yli IPosoitteesta ja aineistojen lataukset nousivat yli 30 miljoonan. Samaan aikaan tutkijasali ja tietopalvelujen käyttöä tehostanut ASTIAtilauspalvelu jatkoi kasvuaan. Palvelu mahdollistaa ennakkotilaukset käyttäjille, mikä luonnollisesti hyödyttää kaikkia käyttäjiä, mutta erityisesti etäämpää tulevia tutkijoita. Hyvää edistystä on tapahtunut myös Kansallisen digitaalisen kirjaston osalta. Aineistojen hakemistopalveluja parantava ja yhtenäistävä AHAAhanke on edennyt rivakasti. AHAApalvelu on tarkoitus ottaa käyttöön vuosien aikana. Tuotantokäyttöön otettiin myös pitkään valmisteltu sähköisten aineistojen vastaanotto ja säilytyspalvelu VAPA. Vuonna 2012 arkistolaitos saattoi näin parantaa merkittävästi nimenomaan sähköisiä palveluitaan, mikä vastaa hyvin arkistolaitoksen strategisia tavoitteita. Voimavarojen vähentyessä on pakko karsia tutkijasalipalveluita, mutta samalla on vahvistettava ja parannettava sähköisten aineistojen saatavuutta. Arkistolaitokseen vastaanotettiin edellisen vuoden tapaan merkittävä määrä valtion viranomaisten arkistosiirtoja, joista osa oli nykyisten aluehallintovirastojen ja ELYkeskusten edeltäjäorganisaatioiden arkistojen seulonta ja järjestämishankkeen (ALKUhanke) tuloksena toteutettuja siirtoja. Tulosalueittain tarkasteltuna arkistolaitos saavutti kertomusvuonna tuotosmäärinä ilmaistut tulostavoitteet Tutkimuksen ja kehittämisen tulosalueella annetussa koulutuksessa luentotuntien määrässä ja seulontapäätöksissä. Koulutuksen osallistujamäärätavoitetta ei sen sijaan saavutettu. Tulossopimuksessa oli arkistotarkastuksille asetettu tavoitteeksi 60 tarkastusta, mutta tarkastustoiminnasta luovuttiin vanhassa muodossaan vuoden aikana. Aineistohallinnan tulosalueella saavutettiin tulostavoitteet aineistojen kartunnassa, järjestettyjen arkistojen määrässä ja aineiston digitoinnissa. Tietopalvelujen tulosalueella tutkijakäyntien ja tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrässä jäätiin tulossopimuksen arvioidusta tavoitteesta. Sen sijaan aineistojen verkkokäyttö ylitti moninkertaisesti tavoitteen. Arkistolaitoksen tavoitteena on sähköisten aineistojen käytön lisääminen, mikä vaikuttaa välittömästi tutkijasalikäyntien määrään. Selvitysten tavoitteesta jäätiin hieman. Tutkijapalvelun asiakastyytyväisyys oli edelleen hyvällä tasolla. Järjestämättömien arkistojen määrän käytöstä mittarina ja tulostavoitteena on luovuttu määrittelyongelmien vuoksi. Selvitysten toimitusaikojen ylitykset vähenivät virallisten selvitysten osalta, mutta liiketaloudellisissa selvitysajoissa ylitykset lisääntyivät. Toiminnallisessa tehokkuuden mittarina käytetty arkistoainesten kokonaismäärä suhteessa henkilötyövuosiin (htv/hm) ylitti tavoitteen. Henkilöstön osalta voidaan todeta, että palkkaa saavan henkilöstön osalta henkilötyövuositavoite jäi huomattavasti alle arvioidun tavoitteen johtuen taloudellisesta tilanteesta. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne oli kertomusvuonna edellistä vuotta huonompi johtuen valtion talousarviossa tehdyistä leikkauksista määrärahoihin. Arkistolaitoksen käyttömenoihin (muut kuin palkka ja kiinteistömenot) käytettävissä olevat varat ovat olleet riittämättömät usean vuoden ajan. Niiden osuus kokonaismenoista supistuu jatkuvasti, koska kiinteistömenot ja muut sidotut menot kasvavat vuosittain budjetissa niihin osoitettuja määrärahoja enemmän. Erityisesti korkeamman inflaation vuosina budjettiin tehdyt indeksitarkistukset eivät ole olleet riittäviä, minkä seurauksena arkistolaitos on joutunut lakkauttamaan avoimia virkojaan tehtävien määrään nähden suhteettomasti. 2

5 Maksullisen toiminnan tulot kasvoivat 23,5 % edellisestä vuodesta, mutta toiminnan kannattavuus oli edellistä vuotta huonompi, mikä johtui pääosin tilakustannusten laskutavan muutoksesta. Asetettua kannattavuustavoitetta ei saavutettu. Muita tuloja saatiin muun muassa yhteisrahoitteisista hankkeista. Entisen Sotaarkiston aineiston kunnostamisprojektia jatkettiin yhteistyössä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston kanssa Mikkelissä. Projektin rahoittaa puolustusministeriö. Kertomusvuoden loppuun mennessä noin hyllymetriä käsittävästä kunnostettavasta ja luetteloitavasta aineistomäärästä saatiin valmiiksi hyllymetriä. Arkistolaitoksen toimintaa tukeva neuvottelukunta kokoontui kertomusvuonna kaksi kertaa. Vanhan neuvottelukunnan toimikausi päättyi keväällä ja uusi nimitettiin lukien neljäksi vuodeksi. Erillinen yksityisarkistojen neuvottelukunta kokoontui yhden kerran. 1.2 VAIKUTTAVUUS Arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuus on keskeisiltä osiltaan luonteeltaan välillistä. Tieteellisessä tutkimuksessa käytetyt asiakirjalähteet ovat keskeinen tietovaranto pyrittäessä muodostamaan monipuolista ja luotettavaa kokonaiskuvaa suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta eri aikakausina. Arkistolaitoksen tehtävänä on aineistojen säilyttämisen ohella lisätä niiden tunnettuutta ja tukea aineistojen monipuolista käyttöä. Tämä edellyttää tehokasta tiedotustoimintaa ja kiinteää yhteyttä tutkijayhteisöön ja muihin asiakasryhmiin. Osana tietopalvelua Kansallisarkisto ja maakuntaarkistot ovat järjestäneet näyttelyitä. Merkittävin kertomusvuonna toteutetuista näyttelyistä oli vuoden 1812 tapahtumiin liittyvät näyttelyt ja tapahtumat. Arkistolaitoksen kansainvälistä vaikuttavuutta toteutetaan ensisijaisesti Euroopan Unionin puitteissa. Suomen vastuulla oli mm. Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtajuus. Venäjän kanssa on jatkettu yhteistyötä Suomea koskevien arkistoaineistojen mikrokuvaamiseksi, mikä tarjoaa tutkimukselle uutta ja tähän saakka vähän käytettyä aineistoa. Arkistolaitoksen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tunnuslukuina käytetään säilytettävän arkistoaineksen kokonaismäärää ja siitä digitoidun aineisto määrää kartuntoineen. Kertomusvuoden lopussa arkistolaitoksen hallussa oli hyllymetriä asiakirjoja, karttaa ja piirustusta sekä yli 2,1 miljoonaa mikrofilmijäljennettä. Arkistolaitoksen digitaaliarkisto käsitti vuoden lopussa 16,8 miljoonaa kuvatiedostoa ja sen käyttö oli lähes 30 miljoonaa sivukäyntiä vuodessa. 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan tuottavuus Toiminnan tuottavuudelle oli tulossopimuksessa vuoden 2012 osalta ensimmäisen kerran asetettu konkreettinen tavoite, jonka mukaan tuottavuuden tuli parantua vähintään yhden prosentin tulossopimuksessa mainittujen suoritteiden osalta käyttäen painotettua keskiarvoa. Laskentakaavan tarkempaa määrittelyä ei kuitenkaan tehty, joten laskelmaa ei siltä pohjalta ole tehty, mutta toimintakertomuksen liitteessä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden tuottavuus vertailuna kolmen vuoden ajalta. Kertomusvuonna työn tuottavuus parani viiden seurannassa ole 3

6 van suoriteryhmän (yhteensä 14) osalta (ks. Tulostaulukko): viranomais ja yksityisarkistojen hankinnassa ja siirroissa, yksityisarkistojen järjestämisessä, digitoinnissa ja konservoinnissa, mutta laski 9 muun suoriteryhmän osalta. Arkistolaitoksessa työskenteli määräaikaisissa palvelussuhteissa myös työllistettyjä ja harjoittelijoita, sekä siviilipalvelusmiehiä, joiden kaikkien työpanos on mukana tuottavuuslaskelmissa. Tuottavuuden mittaamisen kannalta erityisen ongelmallisia ovat arkistojen järjestäminen ja kuvailu, koska aineistojen laatu vaihtelee. Myös määräaikaiset projektit, kuten vuoden 2010 suuri digitointiprojekti sekä vuoden 2012 järjestämis ja digitointiprojektit vaikuttavat peräkkäisten vuosien tunnuslukujen vertailtavuuteen näiden suoritetyhmien osalta Toiminnan taloudellisuus Toiminnan taloudellisuudelle oli tulossopimuksessa ensimmäisen kerran asetettu konkreettinen tavoite, jonka mukaan taloudellisuuden tuli parantua vähintään yhden prosentin tulossopimuksessa mainittujen suoritteiden osalta käyttäen painotettua keskiarvoa. Laskentakaavan tarkempaa määrittelyä ei kuitenkaan tehty, joten laskelmaa ei siltä pohjalta ole tehty, mutta toimintakertomuksen liitteessä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden taloudellisuus (yksikkökustannukset) vertailuna kolmen vuoden ajalta. Yksikkökustannukset laskivat viranomais ja yksityisarkistojen hankinnassa ja siirroissa, yksityisarkistojen järjestämisessä, aineistojen luetteloinnissa ja kuvailussa, digitoinnissa ja konservoinnissa. Yksikkökustannukset nousivat seulonnassa, koulutuksessa, asiantuntijatehtävissä, viranomaisarkistojen järjestämisessä, tutkijapalvelussa, selvityksissä ja kaukolainoissa. Eräiltä osin, kuten selvityksissä, muutokset olivat hyvin vähäisiä Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Maksullisten julkisoikeudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani edellisestä vuodesta 0,1 prosenttiyksikköä. Työaikaosuus oli lähes edellisen vuoden tasoa, 3,47 % läsnäoloajasta (edellisenä vuonna 3,48 %). Suhteellista työaikaosuutta on käytetty laskelmissa myös tilavuokrien ja yhteiskustannusten laskuperusteena, joten kustannusten muutos niissä vaikuttaa kustannusvastaavuuteen. Virallisten selvitysten kustannusvastaavuus huononi edellisestä vuodesta ja oli 33,7 % (edellisenä vuonna 39,3 %) tavoitteen ollessa 50 %. Kustannuslaskelmiin on laskettu myös VAPAmenot, koska hanke siirtyi osaksi normaalia toimintaa. Julkisokeudellisiin maksullisiin suoritteisiin kuuluvat sähköisen säilyttämisen lupapäätökset, joita annettiin viisi kappaletta, eivät olleet vielä laskutuksen piirissä, koska lupaprosessit oli aloitettu jo ennen näiden päätösten maksulliseksi tuloa vuonna Tälle tehtävälle kohdistettua työaikaa ei em. syistä voitu vielä ottaa mukaan maksullisen palvelun kustannusvastaavuuslaskelmiin. Liikekirjanpidon eräitä virheellisiä tulokirjauksia on oikaistu kustannusvastaavuuslaskelmissa. Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus huononi 19,9 prosenttiyksikköä edellisestä vuodesta ja kannattavuustavoitetta ei saavutettu. Työaikaosuus läsnäoloajasta oli kertomusvuonna 10,18 % (edellisenä vuonna 8,07 %). Työajan merkittävä kasvu johtui pääosin maksullisena palvelutoimintana toteutetusta ALKUhankkeen järjestämisprojekteista sekä muista järjestämisprojekteista ja digitointiprojekteista. Ilman ALKUhanketta ja digitointiprojekteja laskettuna liiketaloudellisten suoritteiden työaikaosuus oli 6,3 %. Selvästi parhaiten kannattavia palveluita olivat edelleen annettu koulutus, järjestämispalvelut, sopimusdigitointi ja jäljennepalvelu digitointia lukuun ottamatta. Arkistotilojen vuokraaminen oli lievästi voitollista. Vuokrakustannusten laskutapaa muutettiin edellisestä vuodesta. Selvitystoiminta oli edelleen tappiollista. Kustannusvastaavuuslaskelmien yhteiskustannusosuuksien laskelmissa käytetty laskentaperiaate, jossa kustannusosuudet lasketaan työaikaosuuden suhteessa kaikista menoista, nostaa tilapäisesti kokonaiskustannuksia silloin, kun määräaikaista henkilöstöä on projektien johdosta jonain vuonna poikkeukselli 4

7 sen paljon. Vuonna 2012 maksullisen liiketaloudellisen toiminnan henkilötyömäärä oli ennätyssuuri. Maksullisen toiminnan tulot lisääntyivät noin euroa edellisestä vuodesta. Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmat vuodelta 2012 (1000 euroa) JULKISOIKEUDELLISET SUORITTEET TUOTOT Maksullisen toiminnan myyntituotot selvitykset viralliseen tarkoitukseen kaukolainat Maksullisen toiminnan muut tuotot Tuotot yhteensä KOKONAISKUSTANNUKSET Erilliskustannukset Aineet, tarvikkeet, tavarat ja palvelujen ostot Henkilöstökustannukset Vuokrat Muut erilliskustannukset _ Erilliskustannukset yhteensä Osuus yhteiskustannuksista Tukitoimintojen kustannukset poistot ja korot muut yhteiskustannukset Osuus yhteiskustannuksista yhteensä Kokonaiskustannukset yhteensä Kustannusvastaavuus Kustannusvastaavuus % 28,5 28,6 28,7 LIIKETALOUDELLISET SUORITTEET (1000 euroa) TUOTOT Maksullisen toiminnan myyntituotot jäljennepalvelu koulutus selvitykset maksullinen järjestäminen maksullinen järjestäminen ALKUhanke maksullinen sopimusdigitointi 121 konsultointi konservointi muut suoritteet ja palvelut Yhteensä

8 Maksullisen toiminnan muut tuotot vuokratuotot _ 436 Tuotot yhteensä KOKONAISKUSTANNUKSET Erilliskustannukset Aineet,tarvikkeet,tavarat ja palvelujen ostot Henkilöstökustannukset Vuokrat Muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä Osuus yhteiskustannuksista Tukitoimintojen kustannukset Poistot ja korot Muut yhteiskustannukset Osuus yhteiskustannuksista yhteensä Kokonaiskustannukset yhteensä Kustannusvastaavuus Kustannusvastaavuus % ,5 87,6 Arkistotilojen käyttö Tuotot 436 Kustannukset 408 Kustannuvastaavuus 28 Kustannusvastaavuus % 106,9 1 Laskelmassa on mukana kaikista toimitiloista 11,7 %. (vuonna ,8 %). Arkistotiloja ei ole otettu mukaan laskelmiin Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Yhteisrahoitteista toimintaa olivat Vakkapalvelu hanke, juhlavuoden 1812 hankkeet, EUrahoitteiset APEX ja EHRIhankkeet, mikrofilmihankinnat Venäjältä hanke, ReTkihanke, Menehtyneet tietokantahanke ja Kaikuhanke. Vakkapalvelu hankkeen omarahoitusosuus oli 84,4 %, Juhlavuoden 2012 hankkeiden 80,8 %, EHRIhankkeen 33,3 %, ReTKihankkeen 3,4 %Venäjän mikrofilmihankkeen omarahoitusosuus oli 58,9 %, Menehtyneet tietokanta hankkeen 34,8, Apexhankkeen 32,7 % ja Kaikuhankkeen 64,41 % Yhteisrahoitteiseen toimintaan kohdistui vuonna 2012 kaikkiaan 8,57 henkilötyövuotta. Tuottoja näihin hankkeisiin saatiin yhteensä ,76 euroa ja kokonaiskustannukset olivat ,13 euroa. Arkistolaitoksen omarahoitusosuus oli siten ,37 euroa (65,6 %). Yhteisrahoitteisen toiminnan hankkeille asetettiin vuotta 2012 koskevassa tulossopimuksessa vähintään 80 %:n kustannusvastaavuustavoite. 6

9 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelma (Laskelma omarahoitusosuudesta) VAKKApalvelu hanke Vuoden 1812 hankkeet EHRIhanke Yhteisrahoitteisen toiminnan tuotot Muilta valtion virastoilta saatu rahoitus , ,00 EU:lta saatu rahoitus ,74 Muu valtionhallinnon ulkopuolinen rahoitus Yhteisrahoitteisen toiminnan muut tuotot Tuotot yhteensä , , ,74 Yhteisrahoitteisen toiminnan erilliskustannukset Aineet, tarvikkeet ja tavarat sekä palvelujen ostot , , ,81 Henkilöstökustannukset , , ,27 Vuokrat (1.09 %) , ,48 279,12 (0,03%) Muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä , , ,20 Yhteisrahoitteisen toiminnan yhteiskustannusosuus Tukitoimintojen kustannukset , ,12 (0,64%) 486,68 (0,03%) Poistot ja korot 5 014, ,47 138,02 Muut yhteiskustannukset , ,92 831,61 Osuus yhteiskustannuksista yhteensä , , ,31 Kokonaiskustannukset yhteensä , , ,51 Omarahoitusosuus , , ,23 Omarahoitusosuus, % 84,41 80,84 33,34 ReTkihanke Venäjän mikrofilmi Menehtyneet tietokanta hanke Yhteisrahoitteisen toiminnan tuotot Muilta valtion virastoilta saatu rahoitus , ,00 EU:lta saatu rahoitus Muu valtionhallinnon ulkopuolinen rahoitus 9 782,90 Yhteisrahoitteisen toiminnan muut tuotot Tuotot yhteensä , , ,90 Yhteisrahoitteisen toiminnan erilliskustannukset Aineet, tarvikkeet ja tavarat sekä palvelujen ostot 737, ,86 Henkilöstökustannukset , , ,90 Vuokrat (0,17 %) 1 581, ,62 (1,19 %) 873,35 (0,09 %) Muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä , , ,25 Yhteisrahoitteisen toiminnan yhteiskustannusosuus Tukitoimintojen kustannukset (0,17 %) 2 735, ,21(1,19 %) 1 448,03 (0,09%) Poistot ja korot 782, ,88 414,07 Muut yhteiskustannukset , ,82 Osuus yhteiskustannuksista yhteensä 8 229, , ,92 Kokonaiskustannukset yhteensä , , ,17 Omarahoitusosuus 1 473, , ,27 Omarahoitusosuus, % 3,37 58,85 34,8 APEXhanke 7 Kaikuhanke Yhteensä Yhteisrahoitteisen toiminnan tuotot Muilta valtion virastoilta saatu rahoitus , ,12 EU:lta saatu rahoitus 9 752, ,74

10 Muu valtionhallinnon ulkopuolinen rahoitus 9 782,90 Yhteisrahoitteisen toiminnan muut tuotot Tuotot yhteensä 9 752, , ,76 Yhteisrahoitteisen toiminnan erilliskustannukset Aineet, tarvikkeet ja tavarat sekä palvelujen ostot , ,86 Henkilöstökustannukset 5 612, , ,12 Vuokrat (0,03 %) 279, ,97 (0,25 %) ,54 Muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä 5 891, , ,52 Yhteisrahoitteisen toiminnan erilliskustannukset Tukitoimintojen kustannukset (0, 03 %) 486, , ,49 Poistot ja korot 138, , ,59 Muut yhteiskustannukset 831, , ,53 Osuus yhteiskustannuksista yhteensä 1 456, , ,61 Kokonaiskustannukset yhteensä 7 347, , ,13 Omarahoitusosuus 2 404, , ,37 Omarahoitusosuus, % 32,72 64,41 65, TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet, palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Tässä yhteydessä raportoidaan opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisessä tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta tulosalueittain sekä muista kertomusvuonna toteutettujen tai edelleen jatkuvien, pitempiaikaisten hankkeiden tilanteesta. Yksityiskohtainen vertailu tulostavoitteiden toteutumisesta esitetään tulostaulukossa sivuilla Tutkimus ja kehittäminen Arkistolaitos on kertomusvuonna ollut mukana useissa julkishallinnon organisaatioiden sähköisen tiedonhallinnan, asianhallinnan ja arkistoinnin kehittämisprojekteissa. Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) asema julkishallinnon tietojärjestelmien toiminnallisuuksien ohjaajana ja metatietojärjestelmänä on vakiintunut. Arkistolaitoksen vetämä kunnallinen seulontatyöryhmä päätti toimintansa vuoden 2012 lopussa. Valtion hallinnon organisaatiomuutokset, erityisesti aluehallinnon uudistaminen ja sähköisen tiedonhallinnan kehittäminen edellyttivät runsaasti viranomaisiin kohdistuvaa ohjaus. Arkistolaitos on osallistunut aluehallintoviranomaisten arkistokokoelmien seulonta ja järjestämishanke työryhmän ehdotuksen pohjalta toteutetun ns. ALKUhankkeen käytännön toteutukseen tarjoten maksullisena palveluna järjestämispalveluja ja järjestämisen ohjauksen. Lisäksi on osallistuttu eri sidosryhmissä, kuten JUHTAssa, VAHTIssa ja SFS:ssä tapahtuvaan kehittämistyöhön sekä eräisiin organisaatiokohtaisiin konsultointeihin. Normiohjaus Seulontapolitiikan ja strategian avulla arkistolaitos osoittaa arkistonmuodostajille, tutkijoille ja asiakirjallisten tietojen käyttäjille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjallisista tiedoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Säilytysaikapäätöksiä tehtiin kaikkiaan 57 kappaletta. 8

11 Seulonnan, koulutuksen ja tarkastusten tehtäväalueilla olivat käytössä koko arkistolaitosta koskevat sektorisuunnitelmat, joiden tavoitteena on yhtenäistää prosesseja ja tehostaa resurssien käyttöä näissä tehtävissä. Sektorisuunnitelmissa varataan matriisiorganisaation periaattein koko laitoksen osalta henkilötyövuodet, jotka kohdistetaan mainitulle kolmelle tehtäväalueelle ja samalla asetetaan määrälliset yksikkökohtaiset tulostavoitteet. Sähköisen säilyttämisen lupia annettiin viidelle viranomaiselle. Informaatioohjaus Arkistotoimen koulutusta koordinoitiin ja toteutettiin arkistolaitoksen strategiassa, tulossopimuksessa ja koulutusohjelmassa määritellyllä tavalla. Koulutuksen sektorisuunnittelu yhtenäistää koulutusprosesseja eri yksiköissä. Koulutusta on pääosin toteutettu vuosittain vahvistetun koulutusohjelman mukaisesti, mutta sen lisäksi on toteutettu myös räätälöityjä koulutustilaisuuksia virastoille ja muille tahoille. Arkistolaitoksen järjestämä ja sen edustajien muiden järjestämillä kursseilla antama arkistokoulutus lisääntyi edellisen vuoden tasosta, ja ylitti tulostavoitteen 550 koulutustuntia. Kurssien osanottajamäärä sitä vastoin väheni ja oli omilla kursseilla henkilöä, edellisenä vuonna henkilöä. Tavoite tältä osin oli osallistujaa. Räätälöityjen tilauskoulutusten osallistujamääriä ei ole tilastoitu. Arkistolaitoksen antamien tutkintojen määrä väheni edellisestä vuodesta. Olemassa olevia koulutustoiminnan moduuleita tai niiden osia hyödynnettiin vuoden mittaan kaikissa koulutustilaisuuksissa. Arkistolaitoksen ohella asiakirjahallinnan ja arkistotoimen jatko ja täydennyskoulutusta antavat muut koulutusorganisaatiot, kuten Turun yliopiston kehittämis ja koulutuskeskus Brahea, Tampereen, Turun, Jyväskylän ja ItäSuomen yliopistot sekä Mikkelin ammattikorkeakoulu. Näiden tahojen koulutuksen toteuttamiseen osallistuttiin kysynnän ja käytettävissä olevien resurssien mukaan. Arkistolaitos jatkoi kiinteää yhteistyötä Brahean kanssa asiakirjahallinnon koulutusohjelman ja asiantuntijaohjelman suunnittelussa ja toteuttamisessa. Muiden sidosryhmien koulutustoimintaan osallistuttiin voimavarojen mukaisesti (mm. yliopistot, HAUS, FCG). Verkkoopetuksen käyttöön ottoa pilotoitiin. Jokaisesta järjestetystä koulutustilaisuudesta pyydetään osallistujilta koulutuspalautteet. Kertomusvuonna saatujen palautteiden keskiarvo oli 4,28 (edellisenä vuonna 4,19) arvosteluasteikolla 1 5, jossa 5 on paras tulos. Koulutuksen bruttotulot olivat vuonna euroa, mikä on sama summa, kuin edellisenäkin vuonna. Arkistontarkastustoiminta päätettiin nykymuodossaan lakkauttaa kertomusvuoden syksyllä. Tarkastuskohteiden määrä on vähentynyt ja myös arkistolaitoksen tähän toimintaan käytettävissä olevat resurssit ovat olennaisesti vähentyneet. Aineistohallinta Aineistojen vastaanotto ja hankinta sekä säilytystilan hallinta Kaikkiaan arkistolaitokseen siirrettiin kertomusvuonna 4 382,8 hm sekä karttaa ja piirustusta viranomaisten asiakirjoja. Yksityisarkistoja otettiin vastaan 1 056,6 hm sekä 60 karttaa ja piirustusta. Siirretystä aineistosta osa seulottiin ja kokonaiskartunnaksi jäi 5 245,7 hm asiakirjoja ja karttaa ja piirustusta. ALKUhankkeen seulonta ja järjestämisprojektin tuloksena arkistolaitokseen on kahden vuoden aikana siirretty hm aluehallintoviranomaisten edeltäjien pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Valtiovarainministeriö myönsi kertomusvuonna hankkeelle rahoitus 9

12 ta euroa aluehallintovirastojen aineiston järjestämiseen ja Työ ja elinkeinoministeriö euroa. Arkistolaitoksen käytössä oli noin hm arkistotilaa, josta vapaana oli noin hm. Uutta säilytystilaa arkistolaitos sai Saamelaisarkiston yhteyteen Inariin noin hm. Keskusarkiston käyttöön oton suunnittelua varten perustetut kaksi työryhmää jatkoivat työtään koko vuoden. Näistä toisen tehtävänä oli suunnitella keskusarkistoon siirrettävän aineiston valintaperusteita ja koko arkistolaitoksen tulevaa logistiikka ja tilanhallintamallia, jossa on huomioitu säilyttämisen ja tietopalvelun mahdollisimman hyvä kustannustehokkuus. Työryhmän valmisteli keskusarkistoon siirrettävän aineiston siirtosuunnitelman loppuraportissaan vuoden lopulla. Toisen työryhmä tehtävänä on laatia rakennushankkeen hankesuunnitelma, joka on perustana budjetoinnille ja varsinaiselle rakennussuunnittelulle. Järjestäminen ja kuvailu Järjestettyjen arkistojen kokonaismäärä hyllymetreissä oli edellistä vuotta pienempi, mutta ylitti tulostavoitteen (1 500 hm). Entisen Sotaarkiston järjestämättömän ja puolustushallinnon vastuulla olevan aineiston järjestämisprojektiin Mikkelissä on osallistuttu aikaisempien vuosien tapaan ohjaus, suunnittelu, koulutus ja tarkastustehtävien osalta. Projektissa on käsitelty tähän mennessä noin 11 hyllykilometriä aineistoa noin 18 hyllykilometrin kokonaismäärästä. Arkistolaitoksen Vakkaarkistotietokanta sisälsi kertomusvuoden lopussa tiedot arkistoyksiköstä. Tietokantaa täydennettiin vuoden aikana arkistoluettelon tiedoilla (edellisenä vuonna luetteloa). Vuoden loppuun mennessä Vakkaan on syötetty vuodesta 1998 lähtien tilastojen mukaan arkistoluettelon tiedot. Kertomusvuonna Vakkaan tallennettiin arkistoyksiköissä laskettuna tiedot arkistoyksiköstä (edellisenä vuonna ). Vakkaan käytetty työaika oli 7 htv, edellisenä vuonna 8,13 htv läsnäoloajasta. Entisen Sotaarkiston käytössä ollut AARREaineistorekisteri toimii erillisenä tietokantana. Kertomusvuonna jatkettiin opetus ja kulttuuriministeriön myöntämän rahoituksen turvin Vakkapalvelu/AHAA arkistojen yhteinen kuvailu ja luettelointijärjestelmä hanketta. Palvelu tulee sisältämään kuvailu ja luettelointitiedot ja se korvaa valmistuttuaan Vakka ja Aarretietokannat. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä ei ole täydennetty kertomusvuonna. Rekisterissä on 26 laitoksen ja niissä säilytettävän noin arkiston tiedot. Yksityisarkistojen säilyttämisessä ja käytön edistämisessä arkistolaitosta tukee neuvoaantavana elimenä arkistolaitoksen yksityisarkistoasiain neuvottelukunta. Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia on laadittu vuoteen 2015 saakka kestävälle aikajaksolle. Digitointi Asiakirjojen digitoinnissa saatiin digitaaliarkistoon tallennettua kuvatiedostoa. Venäjäprojektin tuloksena saatiin vuoden aikana otosta mikrofilmi ja digitaalijäljenteinä. Kaikkiaan projektin aikana on hankittu asiakirjoja Venäjältä ja muista entisen Neuvostoliiton maista noin otosta. Arkistolaitoksessa käynnistettiin kertomusvuonna maksullisena palveluna maistraattien vanhojen väestötietojen digitointi. Liikenteen turvallisuusviraston tilauksesta toteutettiin myös maksullisena palveluna mittava alusrekisterin digitointi. 10

13 Konservointi Konservoinnin tehtäväalueella käsiteltiin arkkia, karttaa tai piirustusta. Konservointia toteutettiin konservoinnin toimenpideohjelman puitteissa. Konservointiin käytetty työpanos kasvoi edellisestä vuodesta ja oli 9,2 htv (edellisenä vuonna 11,5 htv). Muuhun arkistoaineksen huoltoon käytettiin 1,76 htv (edellisenä vuonna 4,42 henkilötyövuotta). Resurssien väheneminen vaikuttaa välittömästi mahdollisuuksiin toteuttaa aineiston säilymistä edistäviä tehtäviä. Tietopalvelut Arkistolaitos valmisteli tietopalvelustrategian vuosille Strategian keskeisiä tavoitteita ovat mm. sähköisen asiointipalvelun jatkuva parantaminen, itsepalvelun lisääminen, selvitys ja jäljennepalveluiden kehittäminen sekä yhteistyön lisääminen muiden arkistojen kanssa. Tutkijakäyntien määrä väheni kertomusvuonna aikaisempaa jyrkemmin, peräti 19,2 %. Edellisenä vuonna vähennys oli 5.8 %. Tulossopimuksessa kirjattu tavoitearvio oli tutkijakäyntiä. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä väheni edellisen vuoden tahtiin 13,4 % (13,9 %). Sähköisessä muodossa saatavan aineiston lisääntyminen vaikuttaa erityisesti sukututkijoiden käynteihin, ja lopulta kaikkiin tutkijakäynteihin. Toisaalta sähköisen aineiston lisääntyvä käyttö saattaa lisätä kiinnostusta myös digitoimattoman aineiston käyttöön arkistojen tutkijasaleissa. Arkistolaitoksen digitaaliarkiston verkkosivuilla käyntejä tilastoitiin noin 28 miljoona sivulatausta, edellisenä vuonna 17 miljoonaa. Eri koneilta (IPosoitteet) tehtyjen hakujen määrä oli noin Tilattujen selvitysten kysyntä kasvoi edellisestä vuodesta 0,4 % (vuonna ,8 %) huolimatta siitä, että liiketaloudellisten selvitysten tekemistä on rajoitettu resurssien vähentymisen vuoksi. Selvitysten tulostavoite oli selvitystä. Virallisten selvitysten toimitusaikojen ylityksiä saatiin edelleen vähennettyä (729 ylitystä, edellisenä vuonna ylitystä). Tavoiteaika on kaksi viikkoa. Ylityksistä valtaosa aiheutuu kirjaamisjärjestelmään viemisen viiveestä, vaikka selvitys olisikin lähtenyt ajoissa. Tilastoluvut tulevat ko. järjestelmästä. Kaukolainojen määrän väheneminen jatkui edelleen selvästi; vähennystä oli 33,1 % (edellisenä vuonna vähennystä 36,7 %). Vähennystä koski pääosin mikrofilmilainoja. Jäljenteiden kysyntä väheni 27,9 %, mutta jäljennepalvelun tulot vähenivät vain vähän. Tietopalvelun tulosalueelle kuuluvien ryhmille annettavien esittelyjen määrä oli edellisen vuoden tasolla. Asiakirjanäyttelyiden kokonaismäärä lisääntyi edellisestä vuodesta ja niitä järjestettiin 29 omaa ja 8 yhteisnäyttelyä. Lisäksi järjestettiin 5 verkkonäyttelyä. Näyttelytoimintaan käytetty henkilöpanos oli kaikkiaan 3,07 htv, edellisenä vuonna 1,62 htv. Arkistolaitoksella oli keskeinen rooli myös Turussa ja Helsingissä vietetyissä merkkivuoden 1812 tapahtumien järjestelyissä. Kansallisarkisto ja Turun maakuntaarkisto osallistuivat Turussa keisari Aleksanteri I:n ja Ruotsin kruununprinssi Karl Johanin elokuun 1812 tapaamisen kunniaksi järjestettyyn näyttelyyn ja kaupunkitapahtumaan. Kansallisarkistossa avattiin syyskuussa ko. vuoden tapahtumiin liittyvä näyttely Kotkien varjot. Tapahtumia varten oli valmisteltu näyttelykirja Kotkien varjot, Suomi vuonna 1812 Örnarnas skuggor, Finland år 1812, jossa valotettiin vuoden 1812 merkitystä autonomisen Suomen kehitykselle. Kansallisarkisto osallistui myös Moskovassa Venäjän sotahistoriallisessa arkistossa järjestettyyn Isänmaallisen sodan juhlanäyttelyyn. Arkistolaitoksen yhteisessä verkkonäyttelyssä muistettiin Titanicin suomalaisia matkustajia. Suurta suosiota saaneen näyttelyn nimi oli Titanicin suomalaiset muistot 100 vuotta haaksirikosta. Jokaisessa maakuntaarkistossa toteutettiin lisäksi näyttelyitä ajankohtaisista aiheista ja esillä on myös pysyviä asiakirjanäyttelyitä. Aineistojen sisältöä ja käyttöä opastavien Porttikäyttäjäpalvelun käyttö lisääntyi ja oli noin käyntiä vuoden aikana. 11

14 Kirjastojen osalta arkistolaitoksen yksiköissä tallennettiin tieteellisten kirjastojen Erkkitietokantaan yksikköä, edellisenä vuonna yksikköä. Muut tehtävät Muita tehtäviä ovat mm. tiedotus ja julkaisutoiminta, yksityisluontoisten arkistojen valtionapujen käsittely, heraldiset tehtävät sekä kansainvälinen arkistoalan yhteistoiminta. Edellisten vuosien tapaan arkistolaitos julkaisi arkistoalan ammattiväelle ja tutkijayhteisölle suunnattua tiedotuslehteä Aktia, jota ilmestyi kolme numeroa. Arkistolaitoksen edustajien osallistuminen arkistoalan kansainväliseen toimintaan jatkui vakiintuneeseen tapaan. Arkistolaitos oli mukana perinteisessä pohjoismaisessa arkistolaitosten välisessä yhteistyössä, EUmaiden arkistonjohtajien yhteistyössä, Euroopan alueella sähköisen asiakirjahallinnon parissa toimivan DLMverkoston, Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n toimielinten ja UNESCON toiminnassa. Suomen arkistolaitos järjesti vuorollaan vuoden 2013 Pohjoismaiset arkistopäivät toukokuussa Hämeenlinnassa. Lisäksi neljä arkistolaitoksen edustajaa osallistui ICA:n järjestämään kansainväliseen arkistokongressiin Australian Brisbanessa elokuussa. Opetus ja kulttuuriministeriö on tiedepolitiikan tulosohjauksen kehittämishankkeen yhteydessä katsonut, että arkistolaitoksen tulee raportoida valtionapua saavien yksityisarkistojen toiminnasta, vaikka se ei voikaan käydä tulosneuvotteluja niiden kanssa, koska osa rahoituksesta tulee niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä (OpM työryhmämuistio 46:2002). Yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) nojalla Kansallisarkisto myönsi vuodelle 2012 lakisääteistä pysyväisluonteista valtionapua enintään 80 % valtionapuun oikeuttavista arkistotoimen menoista seuraaville arkistoille: Kansan Arkisto, Keskustan ja Maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto ja Urho Kekkosen arkisto sekä 100 % valtionapuun oikeuttavista menoista Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistoille ja Svenska Litteratursällskapet i Finlandin arkistoille. Valtionapuarkistoille myönnettiin talousarviossa euroa. Henkilötyövuosimäärissä tapahtui vähennystä ja toimitiloissa pientä lisäystä. Valtionapuarkistoja koskevan, niiden toiminnan tuloksellisuuden seurannan arviointia palveleva indikaattorijärjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2008 alusta. Näiden arkistojen yhteenlaskettu aineistomäärä oli kertomusvuoden hm (edellisenä vuonna hm). Digitoituja kuvatiedostojen määrä kasvoi merkittävistä ja oli tiedostoa (edellisenä vuonna ). Vastaanotettuja aineistoja vuoden aikana oli hm (2008 hm), järjestettyjä arkistoja kpl ja hm (3 628 kpl ja hm)), tutkijakäyntejä (6 397), henkilöstöä kaikkiaan 101,59 htv (132,7 htv), josta valtionavun piirissä 80,05 htv (84,6 htv) sekä arkistotiloja 7 456,7 m2 (7 289 m2). Arkistotilojen kapasiteetti oli hm ( hm). Kansallisarkistossa on järjestetty jonkin verran yksityisarkistoja myös ulkopuolisella rahoituksella. Kansallisarkiston yhteydessä toimiva heraldinen lautakunta kokoontui vuoden aikana kolme kertaa ja valmisteli 10 lausuntoa. Näistä neljä koski leima ja sinettiasioita ja neljä veneseurojen erikoislippumerkkejä. Vuoden aikana kirkkolakia muutettiin niin, että siihen lisättiin säännöksiä kirkollisista vaakunoista, sineteistä ja leimoista. Uusien säännösten mukaan kirkon, hiippakuntien ja piispojen lisäksi seurakunnilla voi olla virallisesti vahvistettu vaakuna. Lautakunta otti vuoden aikana kantaa ensimmäiseen seurakuntavaakunaan. 12

15 Pohjoismaisten arkistolaitosten heraldinen toiminta oli esillä omana teemanaan Pohjoismaisten arkistopäivien yhteydessä Hämeenlinnassa toukokuussa. Osa esitelmistä nojautui valmisteilla olevaan vertailevaan raporttiin De nordiska riksarkivens heraldiska verksamhet, jota julkaistaan myöhemmin. Toinen pääaihe oli arkistojen vaakunoihin ja sinetteihin kohdistuva digitointitoiminta. Lisäksi kuunneltiin esitelmiä muista aiheista, jotka liittyvät julkiseen heraldiikan historiaan ja arkistojen toimintaan. Arkistopäivien yhteydessä avattiin Suomen arkistolaitoksen Internetsivuilla oleva Europeana Heraldica tietokannan laajennettu versio. Siihen oli liitetty Norjan, Ruotsin ja Tanskan kunnallisvaakunat, sekä historialliset että virallisessa käytössä olevat. Usealla kielellä toimiva tietokanta sisältää tällä hetkellä noin vaakunaa ja sinettiä. Arkistolaitoksen tutkimushankkeista olivat vireillä arkistolaitoksen 200vuotishistoria hanke. Kehittämishankkeet Tulossopimuksen mukaisena kärkihankkeena oli VAPA sähköisen aineiston vastaanotto ja palvelujärjestelmä. VAPA on järjestelmä, johon valtionhallinnon organisaatiot voivat tallettaa pysyvästi säilytettäviä, sähköisessä muodossa olevia asiakirjojaan. Hankkeen tuotantovalmius saavutettiin ja hanke projektina päätettiin vuoden 2012 alussa. VAPAtoteutuksen laajuus on sovitettu opetus ja kulttuuriministeriön osoittaman menokehyksen mukaisesti syksyllä VAPAjärjestelmä on pysyvästi säilytettävän aineiston säilytysjärjestelmä, joka tulevaisuudessa hyödyntää KDK/PAS:n infrastruktuuria. KDK:n pitkäaikaissäilytysjaoston (PAS) vetovastuu on ollut Kansallisarkistolla. Asiakaspalvelu ja tilausjärjestelmä Astian otettiin käyttöön tutkijapalvelussa ja Arkistojen hakemistopalvelu AHAAhanketta jatkettiin. Hallinto ja tukitoiminnot sekä ohjausjärjestelmät Tulosohjausta toteutettiin tulossopimusjärjestelmän puitteissa siten, että Kansallisarkisto teki tulossopimukset maakuntaarkistojen kanssa ja arkistolaitos opetus ja kulttuuriministeriön kanssa. Vuosia koskeva tulossopimusehdotus valmisteltiin alkuvuodesta ja vuotta 2013 koskevat tulosneuvottelut opetus ja kulttuuriministeriön ja arkistolaitoksen välillä käytiin keväällä ja arkistolaitoksen sisäiset tulosneuvottelut loppuvuodesta. Arkistolaitoksen tulosohjausta on toteutettu opetus ja kulttuuriministeriön johdolla toimineen tulosohjaustyöryhmän laatimien suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksessa on ollut käytössä kattava työajanseuranta tuotos ja kustannuskehityksen tarkempaa seurantaa ja raportointia varten. Lisäksi sisäisen kirjanpidon avulla seurattiin kustannusten kohdistumista tehtäville. Työajan kirjauskäytäntöjä täsmennettiin ja ohjeistettiin. Arkistolaitos kehittää indikaattorijärjestelmäänsä siten, että se entistä paremmin ottaa huomioon asiakaskunnan käyttötavoissa tapahtuneen muutoksen. Ennen muuta sähköisten aineistojen asiakaskäytön seurantaa tehostetaan. Arkistolaitoksen yksiköissä käytiin tulos ja kehityskeskustelut vuodenvaihteessa. Maksullisen palvelun hinnoittelussa noudatettiin vuoden 2011 alusta voimaan tullutta uutta opetus ja kulttuuriministeriön asetusta arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista. 13

16 Arkistolaitos liittyi valtion toimitilahallintaa varten käyttöön otettuun HTHjärjestelmään toukokuussa ja tilatietoja täydennettiin puutteellisten lähtötietojen vuoksi vuoden lopulle saakka. 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Arkistolaitoksen henkilöstövoimavarojen kehittymisen suuntaa mitataan vuosittain valtiovarainministeriön henkilöstötilinpäätöksen mukaisten mittareiden avulla. Henkilöstön tilaa kuvataan vertailuluvuilla, jotka lasketaan joulukuussa palveluksessa olevasta henkilöstöstä. Henkilöstöresurssien määrää seurataan myös koko vuoden osalta henkilötyövuosien (htv) muutosluvulla, joka on resurssimittarina merkittävämpi, kuin pelkkä joulukuinen henkilöstön määrä. Kertomusvuodelle oli asetettu tavoitearvoja htvluvun ja sairauspoissaoloille, työtyytyväisyyttä ei mitattu. Henkilöstövoimavarat Kertomusvuoden joulukuussa arkistolaitoksen palkkaa saavan henkilöstön määrä oli yhteensä 234 henkilöä (2011/250, 6,4 %), joista naisia oli 62 % ja miehiä 38 %. Naisten osuus laski edellisestä vuodesta yhden prosenttiyksikön. Henkilötyövuosissa mitattuna henkilöstömäärä oli kuluneena vuonna 235,7, kun se edellisenä vuonna oli 247,7 (4,9% eli 12 htv). Arkistolaitoksen henkilöstömäärä on nopeasti vähentynyt. Kun vuonna 2008, jolloin arkistoliitosten vaikutuksesta saatiin 37 henkilötyövuotta lisää, koko henkilöstömäärä oli 288 ja htvluku 277,25, niin vuoden lopussa vastaavat luvut olivat 234 ja 235,7. Vähennys oli siten 18,75 % ja 14,99 % ( 41,55 henkilötyövuotta). Vakinaista henkilöstöä oli 211 henkilöä (2011/217), joista naisia 62,0 % (3,6 %) ja miehiä 38,0 % (1,3 %). Vastaavat luvut vuonna 2011 oli 62,8 % ja 37,2 %). Palkkaa saavia määräaikaisia oli kaikkiaan 23 henkilöä (2011/33), muutos 30,3 %. Määräaikaisten naisten osuus naisten yhteismäärästä oli 9,8 % (2011/13,2 %). Naisia oli 13 ja miehiä 10 määräaikaisissa tehtävissä. Lisäksi arkistolaitoksessa työskenteli 6 siviilipalvelusmiestä ja erilaisia palkattomia harjoittelijoita (4,9 htv), joita ei lasketa em. määräaikaisten lukuun. Palkkaa saavan henkilöstön ikärakenne vanheni edelleen. Keskiikä oli vuoden lopussa 49,6 vuotta (2011/48,4). Miesten keskiikä oli 47,8 ja naisten 50,7 vuotta ( ja 49,3) Samoin senioriikäisten % osuus jatkoi nousuaan 69,2 %:iin edellisen vuoden 66,8 %:sta. Suurin osuus henkilöstöstä kuuluu edelleen ikäryhmään, toiseksi suurimpana ikäryhmänä jatkaa vuotiaat, joista suurin osa on vakinaista henkilöstöä. Alle 34 ikäryhmä kutistui eniten, heitä oli joulukuussa enää 24 henkilöä, edellisenä vuonna 40. Kokoaikaisessa palvelussuhteessa työskenteli 220 henkilöä (2011/230), josta miehiä 39 % ja naisia 61 %. Osaaikaisia naisia oli 4,5 % (23,1 %) ja miehiä 1,8 % (42,9 %) osaaikaisten osuuden ollessa koko henkilöstöstä 6,3 % (2011/8 %). Arkistolaitoksen henkilöstön koulutustasoindeksi pysyi edellisen vuoden tasolla, sen ollessa 5,5. Miehet olivat edelleen kouluttautuneempia kuin naiset, joiden indeksi oli 5,3, miehillä se oli 5,8. Naisten koulutustaso oli noussut edelliseen vuoteen verrattuna +2,9 %:lla ja vastaavasti miesten laskenut 1,9 %:lla. Ylemmän korkeakoulu ja yliopistotason tutkinnon suorittaneiden osuus oli noussut 42,3 %:iin 39,6 %:sta ja myös tutkijakoulutuksen suorittaneiden osuus kasvoi hieman ja oli 7,3 % (2011 7,2 %). Säännöllisenä työaikana tehdyn työajan osuus kokonaistyöajasta pieneni edelleen 78,8 %:sta 78,4 %:iin eli 0,5 % (2010/80,3 %). Palkkasummasta tehdyn työajan palkkojen osuus kuitenkin nousi 76,1 %:iin (2011/75,7 %) välillisten kustannusten hieman laskiessa 60,7 % tehdystä työajan pal 14

17 koista (2011/61,7 %). Luvut ovat keskimääräisiä valtiolla. Henkilötyövuoden hinnaksi vuonna 2012 tuli ,6 (2011/45.731,5, muutos +3,3%). Työhyvinvointi Arkistolaitoksessa henkilöstön työtyytyväisyyttä mitataan joka toinen vuosi. Kertomusvuonna ei työtyytyväisyyttä mitattu. Sairauspoissaolojen määrä laski peräti 7,2 työpäivään/htv (39,6 %) edellisestä vuodesta 11,9 tp/htv). Sairaustapausten lukumäärä (2012/546 ja 2011/601) ja poissaolojen pituus työpäivä/tapaus (2012/3,1 ja 2011/4,9) oli selkeästi laskenut. Jaksamisen mittarina käytetty lyhyiden 1 3 sairaspäivää osuus kaikista sairaustapauksista oli noussut 75 %:sta 83,7 %:iin, lisäksi terveysprosentti oli laskenut edellisen vuoden 44,8 %:sta 34,2 %:iin. Säännöllisestä vuosityöajasta sairauspoissaolojen osuus oli kuitenkin vain 3,2 % (2011/4,7 %). Henkilöstöinvestoinnit Edellisen vuoden aikana arkistolaitoksessa aloitettiin kaksivuotisena Kaiku hankkeena Yhdessä enemmän muutosten virrassa esimies ja työyhteisötyön kehittämishanke. Hankkeen tavoitteena oli kirkastaa työyhteisörooleja, kehittää yhdessä toimimista, muutosvalmiutta, osaamisen ja muutoksen johtamista itsetuntemusta ja vahvuuksia vahvistamalla. Valmennuksen pontimena on ollut positiiviseen ajatteluun harjaantuminen. Kertomusvuonna toteutettiin kaksi kokopäiväistä esimiesvalmennuspäivää, Valmentavan johtamisen ydintaidot 361 esimiesarviointikysely ja siihen liittyvät esimiesten henkilökohtaiset sparraukset (2 h/esimies), jossa tehtiin jokaiselle esimiehelle oma kehittymissuunnitelma esimiesvastausten pohjalta. Lisäksi puolipäiväisinä toteutettiin toiset työyhteisöpäivät maakuntaarkistoissa ja Kansallisarkiston eri yksikössä. Lisäksi arkistolaitoksen 8 asiantuntijaa ja 8 toimistotyöntekijää on osallistunut Kelan arkistolaitokselle myöntämille ja järjestämille Aslak kursseille. Esimies ja työyhteisövalmennuksiin ja muuhun työtyytyväisyyden edistämiseen käytettiin rahaa yhteensä 439 /htv, koulutukseen ja osaamisen kehittämiseen 627,9 /htv. Koulutukseen käytettiin työaikaa 1,3 % kokonaistyöajasta. Kannustavan palkkauksen piirissä olevien osuus nousi 88,5 %:iin edellisen vuoden 84,4 %:sta. Kertomusvuoden henkisistä voimavaroista ja niiden kehittämisestä voidaan lyhyesti todeta, että arkistolaitos panosti edelleen erityisesti muutoksen hallintaan, esimiestyön ja työyhteisön kehittämiseen sekä myös työssä kehittymiseen ja jaksamiseen. Edellisen vuoden lopussa toteutettiin organisaatiouudistus, jonka tavoitteena on kohdentaa uudelleen vähenevät voimavarat luomalla samalla mahdollisuuksia urakehitykselle ja uusille toimintatavoille voimakkaasti sähköistyvässä toimintaympäristössä. Arkistolaitoksessa jatkettiin myös Kiekuun valmistautumista, joka on otettu huomioon myös Kaiku hankkeessa esimiestyön ja työyhteisötaitojen sekä osaamisen kehittämisessä. Todettakoon, että henkilöstön voimavaroja ovat erityisesti vaatineet erilaiset sähköisen palvelun kehittämisprojektit, mutta samalla arkistolaitoksen asiantuntijoiden osaaminen, yhdessä työskentely ja osaamisen johtaminen ovat kehittyneet. Henkilöstön osaamisen taso on hyvä, työkyky ja jaksaminen ovat parantuneet, mikä näkyy mm. tehdyn työajan kasvussa suhteessa vähentyneeseen henkilöstön määrään ja ikärakenteeseen sekä korkeana eläkkeelle siirtymisikänä. 15

18 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI Rahoituksen rakenne Arkistolaitoksen toiminta perustuu talousarviorahoitukseen. Määräaikaisiin tutkimus tai digitointihankkeisiin on saatu myös ulkopuolista, joko EU:n tai muun tahon kautta, rahoitusta suhteellisen vähäisessä määrin. Talousarviorahoituksen ulkopuolista rahoitusta arkistolaitos sai vuonna 2012 EU:lta ,00 euroa APENEThanketta varten. Edellisiltä vuosilta siirtyi hankkeen rahoitusosuudesta 7 538,37 euroa. APENEThanke oli kolmivuotinen EU:n kanssa yhteistyössä toteutettava, vuoden 2011 loppuun asti kestänyt hanke, jonka tavoitteena on ollut tarjota eurooppalaisille arkistoille kanava aineistojen kuvailutietojen välittämiseksi Europeanahakuliittymän käyttöön. Alkuperäisen maksusuunnitelman mukaisesti rahoitusta maksettiin vielä vuoden 2012 puolella ,00 euroa, mitä ei kuitenkaan enää käytetty. Se ja aiemmilta vuosilta siirtynyt summa 7 538,37 euroa, yhteensä ,37 euroa palautettiin EU:lle. Vuonna 2012 saatiin EU:lta Apenethanketta jatkavan Apexhankkeen ennakkomaksuna 9752,00 euroa. Kaatuneiden muistosäätiöltä saatiin ,00 euroa Suomen sodissa menehtyneiden tietokannan kehittämiseksi. Määrärahaa käytettiin 9782,90 euroa. Hanke jatkuu vuonna Kansaneläkelaitokselta saatiin ,00 euroa Rekisteritutkimuksen tukikeskuksen toiminnan jatkumista varten. Rahaa käytettiin ,86 euroa. Toiminta jatkuu vuonna EHRI(European Holocaust Research Infrastructure) hanketta varten saatiin ,76 euroa. Määrärahasta käytettiin vuonna ,00 euroa. EHRIhankeen pääasiallisena tavoitteena on tukea toisen maailmasodan aikaisen holokaustin tutkimusta avaamalla tutkijayhteisöjen käyttöön portaalin, jossa holokaustiin liittyvät lähteet ovat tutkijoiden käytettävissä. Suomen Kulttuurirahasto tuki ,00 eurolla ja Svenska Litteratur Sällskapet ,00 eurolla von Stedingk suvun Suomea koskevien asiakirjojen ostoa Talousarvion toteutuminen Arkistolaitokselle myönnettiin vuoden 2012 varsinaisessa talousarviossa ja lisätalousarviossa määrärahaa toimintamenoihin euroa bruttomenoihin ja euroa nettomenoihin. Edellisvuoteen verrattuna määrärahan lisäystä oli palkkamenoihin euroa, vuokrien indeksitarkistuksiin euroa ja Saamelaisarkiston varustamiseen euroa. Määrärahan lisäystä aiheutti myös It palvelukeskuspalautus euroa, Uudelleen kohdentumisen tarkentuminen euroa ja tasomuutos euroa. Määrärahan vähennyksenä tehtiin hallitusohjelman mukainen toimintamenosäästö euroa ja yhteishankintojen lisäämisestä aiheutunut säästö euroa. Julkisen hallinnon atkmenosäästö vähensi määrärahaa euroa. Tuottavuustoimien takia määrärahaa vähennettiin euroa. VAPA kansallinen asiakirjahankkeeseen momentilta siirretyn lisäyksen poisto aiheutti määrärahan euron vähennyksen. Määrärahan nettovähennys oli siis euroa. Edelliseltä vuodelta siirtyi toimintamenomäärärahasta ,17 euroa, joka käytettiin pääasiassa ICTmenoihin. Vuodelle 2013 siirrettiin toimintamenomäärärahasta ,46 euroa. Veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen momentilta opetus ja kulttuuriministeriö myönsi rahoitusta seuraaviin hankkeisiin: euroa mikrofilmien hankkimiseksi Venäjältä. Opetus ja kulttuuriministeriö myönsi myöhemmin luvan käyttää kyseisestä määrära 16

19 hasta 5 000,00 euroa digitaalisessa arkistossa tarvittavan levytilan hankintaan. Määrärahasta käytettiin 98593,98 euroa. Lisäksi ,00 euroa myönnettiin AHAAhankkeen (arkistojen VAK KA palveluhankkeen) toteuttamiseen ja 8 500,00 AHAAhankkeen tulosten levittämiseen. Määrärahasta käytettiin 36748,20 euroa. Arkistolaitoksen VAPAhanketta (valtionhallinnon pysyvästi säilytettävien sähköisten aineistojen palvelujärjestelmään) myönnettiin määrärahaa ,00 euroa, joka myöskin käytettiin kokonaisuudessaan. Venäjä näyttelyhankkeiden tuottamiseen myönnettiin ,00 euroa ja juhlavuoden 1812 tapahtumien järjestämiseen ,00 euroa. Määrärahat käytettiin kokonaisuudessaan. Pohjoismaisten arkistopäivien järjestämiseen myönnettiin ,00 euroa, joka käytettiin kokonaisuudessaan. Von Stedingksuvun Suomea koskevien asiakirjojen ostoa varten myönnettiin ,00 euroa. Määräraha käytettiin kokonaisuudessaan. Työ ja elinkeinoministeriön hallinnonalan momentilta käytettiin ,61 euroa työvoimatoimistojen työhön osoittamispäätösten mukaisesti määräaikaisten henkilöiden palkkaamiseen. Edellisenä vuonna käytettiin vastaavasti ,02 euroa. Yksityisten valtionapua saavien arkistojen (11 kpl) menoihin talousarviossa myönnettiin ,00 euroa. Vuoden 2012 määräraha käytettiin kokonaan Tuotto ja kululaskelma Maksullisen palvelutoiminnan tuotot olivat vuonna ,44 euroa, edellisenä vuonna ,70 euroa. Tuloihin sisältyy vuokria ja käyttökorvauksia. Muut toiminnan tuotot kasvoivat kertomusvuonna edelliseen vuoteen verrattuna ja olivat yhteensä ,20 euroa (edellisenä vuonna ,67 euroa). Lisäys johtuu pääosin Pohjoismaisten arkistopäivien tuotoista, jotka olivat ,00 euroa. Muutoin muut toiminnan tuotot koostuvat pääasiassa yhteisrahoitteisten hankkeiden tuotoista. Henkilöstökulut olivat vuonna ,70 euroa, edellisvuonna ,39 euroa. Vakinaisen henkilökunnan osalta palkkamenojen määrää kasvattivat VESsopimuksen mukaiset palkankorotukset. Henkilöstömenojen väheneminen toisaalta johtuu avointen virkojen täyttämättä jättämisestä. Vuokrakulut vuonna 2012 olivat ,72 euroa kun ne vuonna 2011 olivat ,52 euroa. Summa sisältää myös laitevuokria. Lisäys johtuu vuorien indeksi tarkistuksista Tase Muu kansallisomaisuus lisääntyi von Stedingksuvun Suomea koskevien asiakirjojen oston takia ,00 euroa. Astiaohjelman tuotantokäyttö alkoi Ohjelman kehittelykustannukset ,09 euroa aktivoitiin käyttöomaisuuteen ja muihin pitkävaikutteisiin menoihin. 1.7 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA Arkistolaitoksen johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa viraston sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäinen valvonta käsittää menettelyt, jotka varmistavat viraston talouden ja toiminnan lail 17

20 lisuuden ja tuloksellisuuden, viraston hallussa olevien varojen ja omaisuuden turvaamisen sekä viraston johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan valvontavastuut on määrätty arkistolaitoksen taloussäännössä. Arkistolaitoksessa on myös pääjohtajan alaisuudessa toimiva sisäinen tarkastus, jonka toiminnasta määrätään sisäisen tarkastuksen ohjesäännössä. Kertomusvuonna arkistolaitoksessa on kartoitettu toimintaa monipuolisesti. Ydintoiminnot analysoitiin osana vaikuttavuus ja tuloksellisuusohjelmaa. Analyysin valmistelussa hyödynnettiin henkilöstöltä tulleita ideoita. Ydintoimintoanalyysin pohjalta arkistolaitos esitti ohjaavalle ministeriölle ehdotuksen neljästä eri toimenpiteestä, joilla saavutettaisiin toiminnallista ja taloudellista liikkumavaraa. VATUuun liittyen laadittiin myös inhimillisen pääoman ohjelma, jonka päätavoitteeksi kirjattiin johtamisjärjestelmän selkiyttäminen ja työssä jaksamisen turvaaminen. Osana kehyspäätösten valmistelua arkistolaitos kartoitti tietovarantonsa ja niiden sisällön. Verkkopalvelu Astia otettiin käyttöön kertomusvuonna. Kyseessä on palvelu, jonka avulla asiakkaat voivat hakea aineistoja ja tilata ne tutkijasaliin, hakea lupaa luvanvaraisen aineiston tutkimiseen sekä tilata jäljenteitä ja selvityksiä ajasta ja paikasta riippumatta. Tietopalvelustrategia sekä seulontastrategia vahvistettiin kertomusvuoden aikana. Jälkimmäiseen sisältyy luettelo arkistolaitoksessa sovellettavista seulontaperiaatteista ja kriteereistä. Arkistolaitos suoritti kertomusvuonna VIITTA itsearvioinnin. Siinä selvitettiin laitoksen vahvuuksia ja heikkouksia henkilöstö ja taloushallinnon näkökulmasta osana Kiekuun valmistautumista. Siinä todettiin palvelukeskusmallin lisänneen viraston kustannuksia. Vahvuutena pidettiin kirjanpidon ja henkilöstöhallinnon osaamista, heikkouksina järjestelmien puutteellista integraatiota, poisoppimisen vaikeutta ja hankalakäyttöistä henkilötietojärjestelmää. Mahdollisuutena nähtiin mm. substanssin ja hallinnon välisen yhteistyön kehittäminen, riskeinä taas järjestelmien toimintavarmuus ja tiedon pirstoutuminen. Arkistolaitoksen maksuperusteiden kehittäminen jatkuu edelleen. Asetetun työryhmän tehtävänä on pohtia annettavan maksullisen palvelun laajuutta, hinnoitteluperusteita ja sähköisten palvelujen maksukäytänteitä. Valmistelussa on otettava huomioon arkistolaitoksen vähenevät resurssit ja niiden vaikutus palveluvalikoimaan sekä palvelujen ja hinnoittelun yhdenmukaisuus arkistolaitoksessa. Opetusministeriö on tilinpäätöskannanotossaan edellyttänyt maksullisen toiminnan kannattavuuden parantamista. Myös VTV on kiinnittänyt huomiota hinnoittelun tulkintaongelmiin. Arkistolaitoksen sisäisen valvonnan tilaa on arvioitu Valtiovarain controller toiminnon suosituksen mukaista COSO ERM viitekehykseen perustuvaa arviointikehikkoa hyväksi käyttäen (Suppea sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointikehikko). Sisäinen tarkastus suoritti lisäksi kaksi pääjohtajan määräämää erillistarkastusta. Arviointien perusteella arkistolaitoksen sisäinen valvonta ja siihen kuuluva riskienhallinta täyttää arviosta annetun asetuksen 69 :ssä säädetyt vaatimukset. Arviointien perusteella nousi esiin joitakin kehittämistarpeita: Sisäisen toimintaympäristön suurin haaste on resurssien vähentyminen ja henkilöstön ikääntyminen. Ydintoimintoanalyysin pohjalta esitettiin ministeriölle, että arkistotilojen vuokrakustannukset eriytettäisiin muista kuluista Jatkuvasti kasvavat kiinteistömenot ovat olleet suurin arkistolaitoksen taloudellisen ahdingon aiheuttaja. Tarvittava osaaminen muuttuu, esimerkkinä sähköiset kehittämistehtävät. Väheneviä resursseja tulisi voida korvata eri organisaatiotasojen välisellä yhteistyöllä. Organisaatio ja ydinprosessit eivät aina ole yhteismitallisia. Matriisimaisen toimintatavan toteuttamisessa valtakunnallisesti on 18