ARKISTOLAITOKSEN TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA

Transkriptio

1 ARKISTOLAITOKSEN TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA KANSALLISARKISTO

2 S I S Ä L T Ö sivu 1 1 JOHDANTO 2 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS 2 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 3 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Tietopalvelu Kärkihankkeet Muut tehtävät Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavarat 11 5 TALOUSSUUNNITELMA 12

3 1 JOHDANTO 2 Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittu valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 12 :ään ja valtion talousarviosta annetun asetuksen 2. lukuun sekä valtioneuvoston ( ), valtiovarainministeriön (TM 0402/ ) ja opetusministeriön ( ) antamiin määräyksiin ja ohjeisiin perustuen. Toiminta- ja taloussuunnitelman tarkoituksena on tukea toiminnan ja talouden tuloksellisuutta, antaa perusteita kehysten ja vuotuisen talousarvion laadinnalle ja tulostavoitteiden asettamiselle sekä tukea arkistolaitoksen johtamista ja arkistotoimen ohjausta. Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelman keskeisinä lähtökohtina ovat arkistolaitoksen vuoteen 2010 (osittain vuoteen 2020) ulottuva strategia sekä opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisiin tulossopimuksiin sisältyvät linjaukset. Toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää toimintaympäristön muutosten kuvauksen, strategisen suunnitelman keskeiset tavoitteet ja keinot, tulosaluekohtaiset toiminnan linjaukset painopisteineen 4-vuotiskaudelle sekä taloussuunnitelman. 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS Sähköisten asianhallintajärjestelmien yleinen käyttöönotto muuttaa olennaisesti asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen totuttuja käytäntöjä. Tiedonhallinnan ja käytettävyyden kysymykset korostuvat sähköisissä aineistoissa. Arkistolaitokselle eri konteksteissa ja erilaisilla järjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen vastaanotto ja niihin kohdistuvien tietopalveluiden järjestäminen edellyttävät pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennalta julkishallinnon ratkaisuihin. Riittävien voimavarojen osoittaminen sähköisen asiakirjahallinnon edellyttämään sähköisten aineistojen vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksen kyvylle vastata omasta tehtävästään. Myös sähköisten palveluiden kysyntä lisääntyy arkistolaitoksen kuten muidenkin tietopalvelulaitosten asiakaspalvelussa. Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvat toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisääminen sekä toimintojen alueellistaminen vaikuttavat merkittävästi arkistolaitoksen toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Sisäisessä tehtäväjaossa maakunta-arkistoille osoitettavat valtakunnalliset tehtävät sekä tarkoituksenmukaiset kumppanuushankkeet palvelevat parhaiten alueellistamistavoitetta. Sitä tukee myös pyrkimys kehittää rakenteellista yhteistyötä valtionapua nauttivien arkistojen sekä muiden tietopalveluorganisaatioiden kanssa.

4 3 Arkistolaitokseen siirrettävän, 40 vuotta vanhemman aineiston määrän voimakas lisääntyminen lähivuosikymmeninä edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua sekä toiminnallisen ja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaa synergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken. Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on suunnittelukaudella arkistolaitoksen keskeisin haaste. Valtionhallinnon organisaation suuremmat muutokset, kuten virastojen yhdistämiset ja lakkauttamiset sekä liikelaitostaminen ja alueellistaminen vaikuttavat arkistolaitoksen arkistotilan tarpeeseen, arkistoimen ohjauksen ja neuvonnan tarpeeseen sekä tietopalveluun. Sota-arkiston liittämisestä arkistolaitokseen neuvotellaan hallinnonalojen kesken. Aikaisin mahdollinen liittämisajankohta on Liitos merkitsisi lisätehtäviä arkistolaitokselle puolustushallinnon 10 vuotta vanhemman asiakirja-aineksen säilyttämisessä, sen käytettävyyden kehittämisessä ja puolustushallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjauksessa. Liitoksen myötä arkistolaitokseen siirtyisi 34 virkaa. Mikäli pääkaupunkiseudun ulkopuolella sijaitsevien puolustushallinnon arkistonmuodostajien asiakirjat siirretään maakunta-arkistoihin, merkitsisi se joidenkin maakuntaarkistojen lisätilan tarpeen aikaistumista. Siirron edellytyksenä on, ettei uusi tehtävä sido arkistolaitoksen voimavaroja, vaan puolustushallinto osoittaa tehtävien siirtoon tarvittavat voimavarat täysimääräisesti ja sitoutuu vastaamaan myös Sota-arkiston vanhemman aineiston takautuvasta järjestämisestä. 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA Arkistolaitoksen strateginen suunnitelma koostuu toiminta-ajatuksesta, visiosta, arvoista sekä strategiasta vuoteen Toimitiloja koskevilta osin strategia ulottuu vuoteen Toiminta-ajatus Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa.

5 4 Arkistolaitoksen tulee osaltaan vastata siitä, että kunkin aikakauden yhteiskunnallisesta todellisuudesta säilyy tutkimukselle aito ja todistusvoimainen kuva. Arvot Arvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiin ja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat: - Avoimuus ja luottamuksellisuus - Tasapuolisuus - Riippumattomuus Visio Arkistolaitos on julkisen sektorin asiakirjahallinnon, asiakirjojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja asiakirjallisen kulttuuriperinnön merkittävin asiantuntijaorganisaatio Suomessa sekä kansallisesti tärkeä tietopalvelulaitos, jonka osaaminen on myös kansainvälisesti arvostettua. Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet ovat: 1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys on turvattu. 2. Asiakirjahallinnon ohjeistus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. 3. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. 4. Sähköisten aineistojen vastaanottojärjestelmien kehittämiseen ja aineistojen pitkäaikaissäilytykseen on riittävä osaaminen ja riittävät voimavarat. 5. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineiston saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta. 6. Arkistolaitoksen tilantarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisesti vuoteen 2020 saakka. 7. Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja arkistolaitoksen ammatillinen osaaminen kaikilla toiminta-alueilla on korkeatasoista.

6 5 Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat: 1. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seuranta toiminnan menestyksellisyyttä kuvaavien indikaattorien avulla. 2. Keskeisiin toiminta-alueisiin kohdistettu säännöllinen arviointitoiminta. 3. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä rakenteellinen yhteistyö muiden tietopalvelulaitosten kanssa. 4. Arkistolaitoksen aseman vahvistaminen julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. 5. Uusien ja vapautuvien henkilöresurssien kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisesti sekä osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi. 6. Innovatiivisuutta, dynaamisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen henkilökunnan keskuudessa. 7. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä. 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistotoimen ohjauskeinoina ovat norminanto, sitä tukeva koulutus, konsultointi ja neuvonta sekä viranomaisten arkistotoimen tarkastukset. Arkistolaitos vastaa asiakirjojen koko elinkaaren huomioon ottavasta asiakirjahallinnon norminannosta. Painopistealueena on viranomaisten sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen sekä aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja käytettävyyden turvaaminen. Arkistolaitoksen tehtävänä on määritellä, mikä osa julkisen hallinnon arkistoihin kertyvistä asiakirjoista tulee säilyttää pysyvästi. Tavoitteena on päästä nykyisestä yli 20 % säilytysosuudesta noin 15 %:n osuuteen koko julkisen hallinnon arkistonmuodostuksesta. On odotettavissa, että arkistolaitokselle käsiteltäväksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon organisaatiomuutosten ja tietojärjestelmien kehittymisen seurauksena. Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti tutkintoon tähtäävää ammatillisen pätevyyden antavaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon erityiskoulutusta. Tämän ohella arkistolaitoksen henkilökunnalle sekä arkistoalan ja asiakirjahallinnon tehtävissä työskenteleville suunnataan ammatillista

7 6 jatko- ja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoa sekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti. Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetään hyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorganisaatioiden kanssa. Annettavan koulutuksen määrä riippuu toisaalta kysynnästä ja toisaalta käytettävissä olevista resursseista. Julkishallinnon virastojen ja laitosten arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävissä toimiville suunnattu arkistonhoitotutkinto antaa perustan tehtävien menestyksellisen hoidon edellyttämälle ammatilliselle osaamiselle. Arkistoalan ja asiakirjahallinnon muodollisen ammattipätevyyden voi saavuttaa myös suorittamalla näyttötutkintona asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon. Arkistolaitoksessa suoritettava ylempi arkistotutkinto luo perustan vaativissa asiantuntijatehtävissä toimimiselle. Ylemmän korkeakoulututkinnon tasoinen yliopistokoulutus on ylemmän arkistotutkinnon kanssa vaihtoehtoinen pätevöitymiskoulutus ammatissa jo työskenteleville. Arkistolaitos vahvistaa vuosittain vastuullaan olevien koulutusohjelmien oppisisällöt ja vastaa siitä, että ne ovat ajanmukaisia. Arkistolaitos tukee arkistotieteen kehittämistä ja osallistuu alan tieteellisen jatkokoulutuksen järjestämiseen yhdessä yliopistojen ja muiden tietopalvelulaitosten kanssa. Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevien virastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto on arkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnan tavoitteena on varmistaa se, että arkistolaitos saavuttaa norminannolle ja ohjaustoiminnalle asetetut tavoitteet. Tarkastustoiminnassa pyritään kohteiden määräajoin toteutettavaan, säännönmukaiseen tarkastamiseen. Tarkastustoimintaa kehitetään tarkastusohjelmien koordinoinnilla ja tarkastajien koulutusta tehostamalla. Arkistolaitos järjestää Helsingissä kansalliset arkistopäivät vuoden 2006 keväällä. Vuonna 2006 toteutetaan myös viranomaisen arkistoimen tilaa koskeva kysely. 4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Paperimuodossa olevan, arkistolaitokseen siirrettävän asiakirja-aineksen määrä kaksinkertaistuu vuoden 2003 lopun tasosta vuoteen 2020 mennessä. Siirrettävän aineiston määrää ei voida ennalta täysin tarkasti arvioida, sillä asiakirjojen luovutukseen vaikuttavat julkishallinnossa toteutettavat

8 7 järjestelyt, kuten alueellistaminen ja liikelaitostaminen, joiden vaikutuksesta arkistolaitoksen yksiköt saattavat joutua ottamaan vastaan 40 vuotta uudempaakin aineistoa. Kartuntaan vaikuttaa myös seulonnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen. On odotettavissa, että sähköisen asianhallinnan lisääntyessä virastot tarvitsevat yhä vähemmän analogisia aineistojaan ja ovat valmiita siirtämään ne suunniteltua aikaisemmin pysyväissäilytykseen. Aineistojen määrän lisääntyminen virastojen omissa arkistoissa ja arkistotiloille asetetut erityisvaatimukset tekevät myös säilytys- ja tietopalveluiden ostamisesta arkistolaitokselta entistä houkuttelevamman vaihtoehdon. Arkistolaitos antaa maksua vastaan käyttöön arkistotiloja viranomaisten 40 vuotta nuoremmalle aineistolle. Myös sähköisten aineistojen maksullisen säilytyspalvelun mahdollisuutta tutkitaan. Arkistolaitoksen yksiköistä Hämeenlinnan maakunta-arkistolle on tavoitteena saada suunnittelukaudella uudet toimitilat. Hankkeesta on tehty hankesuunnitelma, jonka mukaan rakennus olisi valmis vuoden 2007 alussa. Hämeenlinnan kaupunki on osoittanut kohteelle tontin ja Senaatti- Kiinteistöt on ilmoittanut halukkuuteensa rakentamisen toteuttamiseen. Myös Joensuun maakuntaarkiston tilat täyttyvät vuosikymmenen loppuun mennessä. Lisätilan suunnittelu tulisi käynnistää vuonna Arkistolaitos vastaa omien tilatarpeittensa lisäksi 12 valtionapua nauttivan arkiston tila- ja toimintaresurssien jakamisesta ja tukee niiden tilojen pitkäjänteistä suunnittelua. Valtionapuarkistojen tilasuunnittelussa pyritään ratkaisuihin, jotka ovat kustannustehokkaita ja lisäävät laitosten välistä yhteistyötä aineistojen säilyttämisessä ja tietopalvelun hoitamisessa. Yksityisarkistoja hankkivien ja säilyttävien laitosten yhteistoiminnan tehostamiseksi arkistolaitos asettaa vuonna 2005 yksityisarkistopolitiikkaa koordinoimaan asiantuntijaelimen, jossa on edustajia arkistolaitoksesta, tutkijakunnasta sekä yksityisarkistoja säilyttävistä tietopalvelulaitoksista. Arkistolaitos valmistelee myös suosituksen yksityisarkistojen hankinnasta, säilytyksestä ja hoidosta. Suositus koskee sekä arkistolaitosta että muita yksityisarkistoja vastaanottavia laitoksia. Konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaan niiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitointi on osa arkistolaitoksen säännöllistä toimintaa, mutta aineistojen laajamittainen, takautuva digitointi edellyttää yhteiskunnan voimakasta lisäpanostusta.

9 8 Arkistolaitoksen digitointitoiminta kohdistuu suunnittelukaudella keskeisten aineistojen ja hakemistojen digitointiin erillisen vuosille laaditun digitointisuunnitelman mukaisesti. Pääpaino suunnittelukaudella on mikrofilmien digitoinnissa. Arkistolaitoksen digitointitoiminta keskitetään Kansallisarkistoon ja Mikkelin maakunta-arkistoon. Kansallisarkiston digitaaliarkistoa kehitetään siten, että arkistolaitoksen digitoidut aineistot voidaan tarjota verkkopalveluna käyttöön osana arkistolaitoksen perustoimintaa. Mikkelin maakuntaarkiston digitointitoimintaa vahvistetaan, jotta arkistolaitos voi tehokkaasti hyödyntää Mikkeliin eri organisaatioiden yhteistyössä suunnitellun arkistointi- ja digitointikeskuksen osaamista. Arkistolaitos asettaa digitointia edistävän ja koordinoivan yhteistyöelimen, joka edustaa laajasti arkistoalan eri toimijoita. Arkistolaitoksen mikrokuvaustoimintaa toteutetaan vuosille laadittavan mikrokuvausohjelman mukaisesti. Varsinaisesta mikrokuvauksesta vastaa edelleen Kansallisarkisto, mutta mikrofilmien kopiointi ja lainaustoiminta keskitetään pääasiassa Mikkelin maakunta-arkistoon, joka vastaa arkistolaitoksen tallefilmien säilyttämisestä. Mikrofilmien digitointi vähentää niiden kopiointija lainaustarvetta. Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä pyritään Venäjältä hankkimaan mikrofilmejä Suomea koskevista arkistoaineistoista. Hankkeeseen esitetään suunnitelmakaudelle rahoitusta taloussuunnitelmasta ilmenevällä tavalla. Suunnittelukaudella arkistolaitoksen konservointitoiminnalle laaditaan kokonaissuunnitelma, jossa konservoinnin tavoitteet yhdistetään toteutettaviin digitointi- ja mikrokuvausohjelmiin. Kokonaissuunnitelmassa selvitetään mahdollisuus keskittää konservointitoimintaa kustannusten säästämiseksi ja konservoinnin osaamispohjan vahvistamiseksi. Keskittäminen ei saa kuitenkaan vaarantaa maakunta-arkistojen omiin kokoelmiin kohdistuvaa välttämätöntä konservointitoimintaa. Kokonaisselvityksessä kartoitetaan mahdollisuudet tehdä yhteistyötä muiden tietopalvelulaitosten kanssa. 4.3 Tietopalvelu Tutkijakäyntien odotetaan suunnittelukaudella pysyvän sillä korkealla tasolla, jolla se ollut luvulla ja 2000-luvun alussa. Sähköisten palveluiden tarjontaa lisätään. VAKKA-arkistotietokanta on arkistolaitokseen luovutettujen aineistojen keskeinen hakuväline. Asiakirjojen sähköinen tilauspalvelu aloitetaan vuoden 2007 jälkeen. Arkistolaitoksen peruspalvelut säilytetään edelleen maksuttomina. Osa arkistolaitoksen tietopalvelusta on maksullista palvelutoimintaa.

10 9 Arkistolaitoksen selvitysten kysynnän odotetaan suunnittelukaudella pysyvän nykyisellä tasolla, mutta Sota-arkiston liittäminen arkistolaitokseen lisäisi selvityspalvelun volyymia. Enin osa maksullisista selvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaika on enintään kaksi viikkoa. Kaukolainojen kysyntä on lisääntynyt jatkuvasti kirkonkirjamikrofilmien kopiointiohjelman edistyessä. Suunnittelukauden lopulla etenkin mikrofilmien kaukolainaustarve vähenee sitä mukaa, kun mikrofilmien digitointiohjelma edistyy. Maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan myös vähenevän digitointiohjelmien edistymisen myötä. Kansallisarkiston kirjasto on arkistoalan tieteellinen erikoiskirjasto, joka on osa erikoiskirjastojen kansallista kirjastoverkkoa. Tavoitteena on liittää arkistolaitoksen kirjastot Suomen tieteellisten kirjastojen käyttämään Voyager-kirjastojärjestelmään. 4.4 Kärkihankkeet VAKKA-arkistotietokanta Arkistolaitoksen hallussa olevan aineiston keskeisin sähköinen hakuväline on verkkokäyttöön suunniteltu VAKKA-arkistotietokanta, johon vanhojen manuaalisten arkistoluetteloiden sekä uusien luovutusten tiedot on syötetty kartta-aineistoja lukuun ottamatta pääosin vuoden 2007 loppuun mennessä. Tietojen täydentäminen ja arkistotietokannan hakuominaisuuksien kehittäminen jatkuu suunnittelukauden loppuun asti. VAKAN hakuominaisuudet ja sen käytölle asetetut tavoitteet arvioidaan erillisarviointina osana arkistolaitoksen yleisarviointia Arkistotietokantaan perustuva sähköinen tilausjärjestelmä tekee mahdolliseksi asiakirjojen lainatilausten toimittamisen verkon välityksellä. Tilausjärjestelmän käyttöönotto edellyttää testaamista, joka käynnistetään vuoden 2007 jälkeen, kun aineisto on kattavasti syötetty VAKKAAN. Sähköisen tilausjärjestelmän käyttöönotto tapahtuu aikaisintaan strategiakauden lopulla. Myös digitaalisessa muodossa olevat aineistot on linkitetty VAKKAAN.

11 10 Sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä hanke Hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaan sisältyvän sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) suunnittelua jatketaan suunnittelukauden alkupuolella ja hankkeen toteutukseen pyritään kauden lopulla. Hankkeen tuloksena otetaan käyttöön aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä, jonka avulla arkistolaitos voi ottaa vastaan sähköisiä aineistoja, säilyttää ja asettaa ne tarvitsijain käyttöön. Lähtökohtana on, että valtionhallinnolle kehitetään yksi sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä, johon aineistonsa luovuttaneet viranomaiset voisivat olla onlineyhteydessä. 4.5 Muut tehtävät Viestintä Viestinnän pääasiallisena kanavana ovat arkistolaitoksen Internetissä olevat kotisivut. Arkistoammattilaisille suunnattu Arkistoviesti välittää arkistoalaan ja arkistotieteeseen perustuvaa tietoa painetussa muodossa. Arkistolaitoksen viestintä ottaa huomioon maakunta-arkistojen ja Kansallisarkiston yksiköiden erityistarpeet ja tukee niiden tiedotusta. Arkistolaitoksen viestintä tuottaa asiakirjalliseen kulttuuriperintöön perustuvaa tietoa keskeisistä historiallisista tapahtumista sekä verkossa että järjestämällä näyttelyitä, luentoja ja muita tilaisuuksia. Viestinnässä pyritään aktiiviseen yhteistoimintaan keskeisten sidosryhmien, kuten muiden arkistojen, museoiden ja kirjastojen kanssa. Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen esittelyt eri asiakas- ja kansalaisryhmille sekä asiakirjanäyttelyt ovat vakiintunut osa arkistolaitoksen toimintaa. Kansainvälinen toiminta Kansainvälisessä toiminnassa tärkeimpiä ovat yhteydet Pohjoismaihin ja niihin muihin maihin, joiden arkistolaitokset ovat tehtäviltään ja toiminnoiltaan lähellä Suomen arkistolaitosta. Toinen painopistealue ovat Euroopan unionin jäsenmaat, joiden keskinäisen toiminnan kehittämiseen Suomi aktiivisesti osallistuu. Voimakkaasti lisääntyneen kansainvälisen toiminnan tarpeet otetaan huomioon arkistolaitoksen tulosneuvotteluissa ja voimavarojen kohdentamisessa.

12 11 Vuonna 2006 järjestettäviin useihin kansallisiin ja kansainvälisiin kokouksiin esitetään talousarviossa euroa. 4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavarat Arkistolaitos toteuttaa toiminnassaan vuonna 2004 vahvistettua toimintastrategiaa sekä omalla toiminta-alueellaan opetusministeriön tiedepolitiikan strategiaa. Tulosohjausta kehitetään opetusministeriön tulosohjaustyöryhmän laatimien suositusten mukaisesti. Arkistolaitoksen toimintaa kehitetään myös vuonna 2005 suoritettavan sisäisen arvioinnin ja vuonna 2006 valmistuvan ulkoisen arvioinnin esiin tuomien kehittämistarpeiden mukaisesti. Tietojärjestelmien kehittämistä jatketaan vuosille laaditun tietohallinnon kehittämissuunnitelman mukaisesti. Vuosille laaditaan uusi suunnitelma. Suunnittelukauden tärkeimmät hankkeet liittyvät arkistotietokannan täydentämiseen, arkistoaineiston tilausjärjestelmän automatisointiin, digitaaliarkiston laajentamiseen sekä sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmän käyttöön ottoon. Kehittämishankkeet vaativat huomattavia kustannuksia, koska niiden vaatima ohjelmointityö joudutaan hankkimaan ulkopuolisena palveluna. Kustannuksia kertyy myös laite- ja ohjelmistohankinnoista. Taloussuunnitelmassa on esitetty vuosittaiset kustannusarviot näille kehittämishankkeille. Henkilöstön osaamisen, motivoinnin, työkyvyn ja hyvinvoinnin edistämiseksi arkistolaitoksessa on kokonaisstrategiaa tukeva henkilöstöstrategia. Henkilöstövoimavarojen tilaa ja käyttöä mitataan ja analysoidaan suunnitelmallisesti. Johtamiseen kiinnitetään erityistä huomiota ja sen tasoa mitataan vuosittain. Suunnittelukaudella tarvitaan lisäresursseja erityisesti asiantuntijatehtäviin, joihin esitetään vuosittain euroa. Näitä asiantuntijatehtäviä ovat julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnon ohjaaminen, sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän suunnittelu ja ylläpito sekä niihin kohdistuva tietopalvelu. Edellä mainittu euron suuruinen määräraha sisältyy taloussuunnitelman kehittämis- ja erillishankkeiden ao. määrärahaesitykseen. Digitointiin esitetään vuosittain euroa, johon sisältyy myös henkilöstömenoja.

13 5 TALOUSSUUNNITELMA 12 TTS ARKISTOLAITOS MENOKEHYKSET Mom Menot TA 2005 TTS 2006 TTS 2007 TTS 2008 TTS euroa euroa euroa euroa euroa Henkilöstö Toimitilavuokrat Muut toimintamenot Kalusto- ja laite uuden kaluston investoinnit 4 ja laitteiden hankinta ja vanhan kaluston uusiminen Kehittämis-ja erillishankkeet: 5 Sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä ja sähköinen tilausjärjestelmä Digitointi Venäjä-hanke Yht. bruttom Tulot Nettomenot HTV:t Uutta palkkausjärjestelmää koskeva rahoitussuunnitelma sisältyy yllä oleviin henkilöstömenolaskelmiin vuosina Lisäksi vuosina on lisäyksenä otettu huomioon korkeakouluharjoittelijoiden palkkaukseen euroa vuosittain ja vuosina Suomen asutuksen yleisluettelon digitoinnista aiheutuvina henkilöstömenoina euroa vuosittain. Vastaava tulo on lisätty tuloihin. 2 Vuodesta 2006 menoissa on lisäyksenä vuokrien indeksikorotukset euroa ja uutena menoeränä Siltavuoren piharakennuksen vuokramenoja vuosittain euroa. Vuodelle 2007 on kiinteistömenoihin lisätty Hämeenlinnan maakuntaarkiston uudisrakennuksen vuokramenoja euroa ja seuraaville vuosille euroa

14 3 Kertamenoja vuodelle 2006 on lisäksi esitetty euroa Vanhan Suomen yleisluettelon painatus- ja käännöskuluiksi sekä vuosille euroa(yhteensä euroa) Suomen osuutena Baltic Bonds -hankkeen kuluja. Vuodelle 2006 esitetään kansainvälisten kokousten järjestämistä varten euroa. IT-menot on myös lisätty tähän (vuositasolla euroa).tähän kohtaan sisältyvät myös kiinteistönhoitomenot euroa vuositasolla(siivous-, sähkö- ja muut kiinteistömenot), jotka on aikaisemmin esitetty yhdessä vuokrien kanssa Maakunta-arkistojen kalusto- ja laitehankinnat, mikrokuvauslaitteet (KA ja Mikkelin maakunta-arkisto), KA:n puhelinvaihteen vuokramenot vuosina Suurin osa menoista on välttämättömiä mikrokuvauslaitteiden, muiden laitteiden ja kaluston uusimista. Hämeenlinnan maakunta-arkiston varustamiseen esitetään vuodelle ja muuttokuluihin euroa. 5 Sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän sekä viranomaisten sähköisen asiakirjahallinnon ohjauksen edellyttämien tietoteknisten asiantuntijatehtävien henkilöstömenoihin esitetty euroa vuositasolla sisältyy esitettyihin määrärahoihin vuosina Venäjä-hankkeen yhteydessä esitetty euroa vuosittain on tarkoitettu käytettäväksi mikrofilmijäljenteiden hankkimiseen Suomea koskevista asiakirjoista.