TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2010

Transkriptio

1 ARKISTOLAITOS AL/5322/ / TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2010 KANSALLISARKISTO

2 Sisällysluettelo 1. TOIMINTAKERTOMUS Sivu 1.1 JOHDON KATSAUS VAIKUTTAVUUS TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan tuottavuus Toiminnan taloudellisuus Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN TILINPÄÄTÖSANALYYSI Rahoituksen rakenne Talousarvion toteutuminen Tuotto ja kululaskelma Tase SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA ARVIOINTIEN TULOKSET YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA TUOTTO JA KULULASKELMA TASE LIITETIEDOT ALLEKIRJOITUS

3 1.1 JOHDON KATSAUS Arkistolaitoksen johtaminen perustui vuonna 2010 päivitettyyn arkistolaitoksen strategiaan, joka ulottuu vuoteen Strategia suuntaa panostuksia kasvavassa määrin sähköisten aineistojen hallintaan. Erityisen tärkeäksi muodostuu arkistolaitoksen rooli suomalaisen humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeisenä infrastruktuurina. Arkistolaitoksen toiminnalle on ominaista sen hallussa olevan asiakirjallisen kulttuuriperinnön jatkuva määrällinen kasvu. Toisaalta paperimuodossa olevan aineiston tutkimuskäyttö on jo muutaman vuoden ajan vähentynyt. Ilmiö on kansainvälinen ja johtuu ennen muuta sähköisten aineistojen saatavuuden voimakkaasta lisääntymisestä. Asiakaskäyntien vähentymisestä ja säästösyistä johtuen arkistolaitoksessa supistettiin jo edellisenä vuonna tutkijasalien ilta ja lauantai aukioloaikoja. Vaikka hallinnossa siirrytään yhä kattavammin sähköiseen asiointiin ja arkistointiin, on edellisten vuosikymmenien ajalta viranomaisten haltuun kertynyt pysyvästi säilytettävää arkistoaineistoa yhtä paljon, kuin arkistolaitoksella nyt on hallussaan. Tämä massa siirretään seuraavien vuosikymmenien aikana arkistolaitokseen 40 vuotta vanhemmalta osalta. Tätä nuorempaa aineistoa on kuitenkin otettu maksulliseen säilytykseen hallinnon uudistusten seurauksena viime aikoina entistä enemmän. Säilytystilojen saaminen siirrettävälle aineistolle tulee entistä haastavammaksi. Sen vuoksi on ryhdytty etsimään taloudellisesti tehokkaita ratkaisuja arkistorakentamiseen ja aineistojen hallintaan. Opetus ja kulttuuriministeriön vuonna 2009 asettaman selvitysmiehen laatima raportti, joka julkaistiin vuoden 2010 alussa, tukee arkistolaitoksen tilanhallinnan suunnittelua. Selvitysmiehen ehdottamien toimenpiteiden pohjalta opetus ja kulttuuriministeriö pyysi arkistolaitosta valmistelemaan toimenpiteiden jatkosuunnittelua, joita laadittiin kertomusvuoden syksyllä. Niiden pohjalta saatiin yhteistyössä arkistolaitoksen ja ministeriön kesken valmisteltua arkistolaitoksen keskusarkistoratkaisu, jonka ministeriö vahvisti periaatepäätöksellään joulukuussa. Arkistolaitoksen toimintaan vaikutti kertomusvuonna mainittujen strategiavalmistelujen ja laajojen selvitysten lisäksi monta merkittävää kehityshanketta. Näistä on mainittava erityisesti mittava digitointihanke toisena peräkkäisenä vuotena. Kansallisarkistolle myönnettiin kesäkuussa 2010 yhteensä euron suuruinen erillinen hankemääräraha aineistojen turvaamiseksi ja saattamiseksi sähköiseen muotoon. Seitsemän kuukautta kestänyt digitointihanke oli edellisen vuoden digitointihanketta vielä mittavampi. Kaikkiaan vuoden aikana digitoitiin 5,5 miljoonaa asiakirjaa sekä perehdyttiin uuteen digitointiprosessiin, jossa massadigitoidaan määrämuotoisia tulostettuja asiakirjaaineistoja. Samalla aineistojen säilyvyyden edellytyksiä pystyttiin parantamaan. Ennen opetusministeriön rahoittamaa ensimmäistä digitointihanketta arkistolaitoksen Digitaaliarkistossa oli noin 1,5 miljoonaa asiakirjatiedostoa. Toisen hankkeen ansiosta kokonaismäärä ylitti 10 miljoonaa tiedostoa. Ns. Mormonifilmeiltä digitoidut vanhimmat kirkonkirjaaineistot muodostivat selkeästi suurimman digitoidun aineistokokonaisuuden. Digitointihankkeessa työllistettiin lähes 70 henkilöä (noin 27 htv:tta), joista vain kymmenen oli varsinaisissa digitointiin liittyvissä tehtävissä. Tämä suhde kuvaa realistisesti sitä työmäärää, joka tarvittiin, jotta aineistot saatiin valmiiksi digitointiin. Aineistojen tietokantatyö, järjestely ja konservointi edellyttivät työvoimaa. Noin 15 henkilöä osallistui erilaisiin jälkikäsittelytehtäviin, kuten muualla digitoidun aineiston tarkastukseen ja aineistojen tietoympäristöjen kirjoitustöihin. Arkistolaitokseen vastaanotettiin edellisen vuoden tapaan poikkeuksellisen suuri määrä valtion viranomaisten arkistosiirtoja, mikä johtui pääosin käräjäoikeuksien tehtävämuutoksesta. Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtyessä vuoden 2010 alussa Maanmittauslaitokselle, arkistolaitokseen siirrettiin näihin asioihin liittyvät lainhuudatus ja kiinnitysasiain pöytäkirjat vuoteen 1993 saakka vuosien 2009 ja 2010 aikana. Arkistolaitoksen aineiston kuntokartoituksen pohjalta jatkettiin aineistojen säilyvyyden parantamiseen liittyviä kehittämishankkeita sekä erillisen opetus ja kult 3

4 tuuriministeriön myöntämän määrärahan turvin arkistotilojen tilankäytön tehostamista toteuttamalla arkistosiirtoja. Tulosalueittain tarkasteltuna arkistolaitos saavutti kertomusvuonna selvästi kaikki tulostavoitteet Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan ohjauksen tulosalueella. Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattamisen tulosalueella saavutettiin tulostavoitteet järjestettyjen arkistojen määrässä (hm) ja toiminnallisessa tehokkuudessa (htv/hm). Sen sijaan tutkijakäynneissä jäätiin huomattavasti tulossopimuksen tavoitteesta, mutta selvitysten toteutuma oli hyvin lähellä tavoitetta, samoin kuin järjestämättömien arkistojen määrä, jossa luonnollisesti pyritään mahdollisimman pieneen määrään. Fyysisten tutkijakäyntien kysynnän vähenemiseen vaikuttaa se, että yhä enemmän aineistoja on saatavissa sähköisesti verkossa. Arkistolaitos kehittää indikaattorijärjestelmäänsä siten, että se ottaa huomioon asiakaskunnan käyttötavoissa tapahtuneen muutoksen. Ennen muuta sähköisten aineistojen asiakaskäytön seurantaa tehostetaan. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne oli kertomusvuonna edellistä vuotta vakaampi, mihin vaikuttivat edellisenä vuonna toteutetut lisärahoitus ja sopeuttamistoimet sekä matalana pysynyt inflaatio, jonka vaikutuksesta kiinteistöjen vuokrankorotukset olivat vähäisiä. VAPAhankkeen rahoitusosuus kasvatti kokonaisbudjettia. Arkistolaitoksen käyttömenoihin käytettävissä olevat varat ovat olleet jatkuvasti riittämättömät. Kiinteistökuluihin suuntautuu huomattavia paineita, johtuen arkistolaitoksen toiminnan luonteeseen kuuluvasta kasvavasta tilatarpeesta, energiakustannusten noususta ja vuokrien indeksitarkistuksista. Maksullisen toiminnan tulot kasvoivat 1,8 % edellisestä vuodesta, ja toiminnan kannattavuus parani. Muita tuloja saatiin muun muassa yhteisrahoitteisista hankkeista. Tutkimushankkeista jatkui Ulkomaisten sotilaiden lapset Suomessa hanke. Rakennushankkeista vireillä oli Saamelaiskulttuurikeskuksen yhteyteen tulevan Saamelaisarkiston rakennushanke Inarin kirkonkylässä. Entisen Sotaarkiston aineiston kunnostamisprojektia jatkettiin yhteistyössä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston kanssa Mikkelissä. Projektin rahoittaa puolustusministeriö. Kertomusvuoden lopussa noin hyllymetriä käsittävästä kunnostettavasta ja luetteloitavasta aineistomäärästä saatiin valmiiksi hyllymetriä. Arkistolaitoksen toimintaa tukeva neuvottelukunta kokoontui kertomusvuonna kaksi kertaa. 1.2 VAIKUTTAVUUS Arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuus on keskeisiltä osiltaan luonteeltaan välillistä. Tieteellisessä tutkimuksessa käytetyt asiakirjalähteet ovat keskeinen tietovaranto pyrittäessä muodostamaan monipuolista ja luotettavaa kokonaiskuvaa suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta eri aikakausina. Arkistolaitoksen tehtävänä on säilyttämisen ohella lisätä aineistojensa tunnettuutta ja tukea niiden monipuolista käyttöä. Tämä edellyttää tehokasta tiedotustoimintaa ja kiinteää yhteyttä tutkijayhteisöön ja muihin asiakasryhmiin. Osana tietopalvelua Kansallisarkisto ja maakuntaarkistot ovat järjestäneet näyttelyitä. Merkittävin kertomusvuonna toteutetuista näyttelyistä oli Meksikon 200vuotisjuhlavuoteen liittyvä, Meksikon suurlähetystön ja Kansallisarkiston yhteistyössä toteuttama Suomi Mexico 2010 näyttely. Arkistolaitoksen kansainvälistä vaikuttavuutta toteutetaan ensisijaisesti Euroopan Unionin puitteissa. Suomen vastuulla oli mm. Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtajuus. Venäjän kanssa on jatkettu yhteistyötä Suomea koskevien arkistoaineistojen mikrokuvaamiseksi, mikä tarjoaa tutkimukselle uutta ja tähän saakka vähän käytettyä aineistoa. 4

5 Arkistolaitoksen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tunnuslukuina käytetään säilytettävän arkistoaineksen kokonaismäärää ja siitä digitoidun aineisto määrää kartuntoineen. Kertomusvuoden lopussa arkistolaitoksen hallussa oli hyllymetriä asiakirjoja, karttaa ja piirustusta sekä yli 2,1 miljoonaa mikrofilmijäljennettä. Arkistolaitoksen digitaaliarkisto käsitti vuoden lopussa 10,6 miljoonaa kuvatiedostoa ja sen käyttö oli noin 4 miljoonaa sivukäyntiä vuodessa. 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan tuottavuus Toiminnan tuottavuudelle ei ole tulossopimuksessa esitetty tavoitetta, mutta liitteessä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden tuottavuus vertailuna kolmen vuoden ajalta. Kertomusvuonna työn tuottavuus parani seitsemän seurannassa olevan suoritteen osalta (ks. Tulostaulukko): asiantuntijatehtävissä, tarkastuksissa, viranomais ja yksityisarkistojen hankinnassa ja siirroissa, luettelotietojen tallennuksessa, konservoinnissa ja selvityksissä, mutta laski kahdeksan seurannassa olevan suoritteen osalta. Laskua oli seulonnassa, koulutuksessa, viranomais ja yksityisarkistojen järjestämisessä, mikrokuvauksessa, digitoinnissa, tutkijapalvelussa ja kaukolainoissa. Digitoinnin osalta vertailuluvut eivät ole määräaikaisen digitointiprojektin vaikutuksesta täysin vertailukelpoiset. Arkistolaitoksessa työskenteli määräaikaisissa palvelussuhteissa myös työllistettyjä ja harjoittelijoita, sekä siviilipalvelusmiehiä, joiden kaikkien työpanos on mukana tuottavuuslaskelmissa. Tuottavuuden mittaamisen kannalta erityisen ongelmallisia ovat arkistojen järjestäminen ja kuvailu, koska aineistojen laatu vaihtelee. Suoritemäärien lasku johtui pääosin henkilöstöresurssien määrän vähenemisestä sekä joiltakin osin kysynnän vähentymisestä. Tilastokeskus laskee vuosittain Kansallisarkiston ilmoittamien toteutumatietojen perusteella, valtion tuottavuustilastoa varten arkistolaitoksen tuottavuusluvut, mutta tiedot valmistuvat vasta kesällä. Vuoden 2009 osalta työn tuottavuuden muutos arkistolaitoksessa oli + 26,6 %yksikköä. Kokonaistuottavuuden muutos oli + 19,3 %yksikköä. Tuottavuuslaskennan piirissä on noin 63 % kaikesta toiminnasta Toiminnan taloudellisuus Toiminnan taloudellisuudelle ei ole tulossopimuksessa asetettu tavoitetta, mutta liitteenä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden yksikkökustannusten vertailutiedot kolmelta vuodelta. Yksikkökustannukset laskivat tarkastuksissa, asiantuntijatehtävissä, viranomais ja yksityisarkistojen hankinnassa, konservoinnissa, Vakkatallennuksessa ja selvityksissä, mutta kasvoivat seulonnassa, koulutuksessa, viranomais ja yksityisarkistojen järjestämisessä, mikrokuvauksessa, digitoinnissa, tutkijasalipalveluissa ja kaukolainoissa. Taloudellisuuden muutokset vastaavat tuottavuuden muutoksia Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Maksullisten julkisoikeudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani edellisestä vuodesta 2,6 prosenttiyksikköä. Työaikaosuus väheni edellisestä vuodesta ja oli 3,22 % läsnäoloajasta (edellisenä vuonna 3,55 %). Suhteellista työaikaosuutta on käytetty laskelmissa myös tilavuokrien ja yhteiskustannusten laskuperusteena, joten kustannusten muutos niissä vaikuttaa kustannusvastaavuuteen. Virallisten selvitysten kustannusvastaavuus oli 36,7 % (edellisenä vuonna 30,7 %) tavoitteen ollessa 50 %. Kustannusvastaavuuteen ei ole laskettu erillisprojektien kustannusosuuksia (VAPA ja tutkimushankkeet). 5

6 Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani 5 prosenttiyksikköä edellisestä vuodesta ja kannattavuustavoite saavutettiin. Työaikaosuus läsnäoloajasta oli kertomusvuonna 4,81 % (edellisenä vuonna 5,36 %). Selvästi parhaiten kannattavia palveluita olivat edelleen annettu koulutus, konservointi ja jäljennepalvelu digitointia lukuun ottamatta sekä arkistotilojen vuokraaminen. Selvitystoiminta oli edelleen tappiollista. Kustannusvastaavuuteen ei laskettu erillisprojektien kustannusosuuksia. Maksullisen toiminnan tulot lisääntyivät noin euroa edellisestä vuodesta. Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmat vuodelta 2010 (1000 euroa) JULKISOIKEUDELLISET SUORITTEET Tuotot selvitykset viralliseen tarkoitukseen kaukolainat Tuotot yhteensä Kustannukset Erilliskustannukset henkilöstökustannukset aineet,tarvikkeet,tavarat ja ostetut palvelut vuokrat Erilliskustannukset yhteensä Käyttöjäämä Osuus yhteiskustannuksista tukitoimintojen kustannukset poistot ja korot muut yhteiskustannukset Yhteiskustannukset yhteensä Kokonaiskustannukset yhteensä Yli/alijäämä Kustannusvastaavuus % 21,9 25,9 28,5 LIIKETALOUDELLISET SUORITTEET (1000 euroa) Tuotot jäljennepalvelu koulutus selvitykset maksullinen järjestäminen konsultointi konservointi vuokratuotot 334 muut suoritteet ja palvelut

7 Tuotot yhteensä Kustannukset Erilliskustannukset henkilöstökustannukset aineet,tarvikkeet,tavarat ja ostetut palvelut vuokrat Erilliskustannukset yhteensä Käyttöjäämä Osuus yhteiskustannuksista tukitoimintojen kustannukset poistot ja korot muut yhteiskustannukset Yhteiskustannukset yhteensä Kokonaiskustannukset yhteensä Yli/alijäämä Kustannusvastaavuus % 88, Laskelmassa on mukana kaikista toimitiloista 11,8 %. Arkistotiloja ei ole otettu mukaan laskelmiin Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Yhteisrahoitteista toimintaa olivat Jalmari Finnen säätiön kanssa toteutettu, Kansallisarkistossa säilytettävän Suomen Asutuksen Yleisluettelon (SAY) digitointihanke sekä Finlands Youth for Understanding ry:n historiahanke (YFU), opetus ja kulttuuriministeriön rahoittamat digitointihanke ja mikrofilmihankinnat Venäjältä hanke sekä EUrahoitteinen APENEThanke. SAYhankkeessa säätiön rahoitusosuus oli euroa ja Kansallisarkiston rahoituksen osuus oli euroa. Lisäksi oli käytettävissä edelliseltä vuodelta säästynyt rahoitus ,78 euroa. Säätiön rahoituksesta käytettiin ,51 euro ja käyttämättä jäi ,27 euroa, mikä summa palautettiin säätiölle, koska hanke päättyi sopimuksen mukaan vuoden 2010 lopussa. Hankkeen kustannusvastaavuus oli 102,3 %. YFUhankkeen ulkopuolinen rahoitusosuus oli kertomusvuonna ja Kansallisarkiston ,50 euroa. Historiahankkeeseen on palkattu määräaikainen tutkija. Hankkeen kustannusvastaavuus oli 30 %. Digitointihankkeen kustannusvastaavuus oli 80,8 %, joten vaaditun 20 %:n omavastuuosuuden voi katsoa toteutuneen. Venäjän mikrofilmihankkeen kustannusvastaavuus oli 60,4 %. EUrahoitteisen APENEThankkeen ulkopuolinen rahoitusosuus oli ,00 euroa ja edelliseltä vuodelta siirtyi ,50 euroa. Ulkopuolista rahoitusosuutta käytettiin ,13 eroa, arkistolaitoksen rahoitusosuuden ollessa 2 545,70 euro. APENEThankkeen kustannusvastaavuus oli 100,9 %. Opetus ja kulttuuriministeriön Aineistojen turvaaminen ja saattaminen sähköiseen muotoon hankkeelle (Digitointi 2010 projekti) myöntämästä euron määrärahasta käytettiin koko myönnetty summa. 7

8 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmat 2010 SAYdigitointi YFUtutkimushanke Digitointi 2010 projekti Tuotot ulkopuolinen rahoitus , , ,00 Kustannukset Erilliskustannukset aineet tarvikkeet ja tavarat sekä palvelut 7 214, , ,50. henkilöstökustannukset , , ,58 vuokrat (0,28 %) 2 500, ,76 (0,29%) ,81 (8,63%) muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä , , ,89 Osuus yhteiskustannuksista (0,28%) tukitoimintojen kustannukset 4 590, , ,21 poistot ja korot 215,31 222, ,11 muut yhteiskustannukset 8 610, , ,88 Yhteensä , , ,20 Kustannukset yhteensä , , ,09 Kustannusvastaavuus% 102,3 30,0 80,8 APENEThanke Venäjän mikrofilmihanke Tuotot ulkopuolinen rahoitus , ,00 Kustannukset Erilliskustannukset aineet, tarvikkeet ja tavarat sekä palvelut , ,09 henkilöstökustannukset , ,02 vuokrat (0,08 %) 7 14, ,37(0,31 %) muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä , ,48 Osuus yhteiskustannuksista (0,08%) tukitoimintojen kustannukset 1 311, ,14 poistot ja korot 61,52 238,38 muut yhteiskustannukset 2 449, ,93 Yhteensä 3 822, ,45 Kustannukset yhteensä , ,93 Kustannusvastaavuus% 100,9 60, TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet, palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Tässä yhteydessä raportoidaan opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisessä tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta tulosalueittain sekä muista kertomusvuonna toteutettujen 8

9 tai edelleen jatkuvien, pitempiaikaisten hankkeiden tilanteesta. Yksityiskohtainen vertailu tulostavoitteiden toteutumisesta esitetään tulostaulukossa sivuilla Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan ohjaus Kehittäminen Arkistolaitos on kertomusvuonna ollut mukana useissa julkishallinnon organisaatioiden sähköisen tiedonhallinnan, asianhallinnan ja arkistoinnin kehittämisprojekteissa. Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) asema julkishallinnon tietojärjestelmien toiminnallisuuksien ohjaajana ja metatietojärjestelmänä on vakiintunut. Arkistolaitos on kehittänyt kunta ja valtiosektorilla toimivien yhteistyökumppaneidensa kanssa AMS:sta tiedonohjausjärjestelmää. Sen sisällön tuottamiseksi on toiminut kuntien eamsprojekti, jota Kansallisarkisto veti. Mainituilla hankkeilla on kytkös myös VAPAhankkeeseen. Tiedonhallinnan sähköistäminen on lisännyt arkistolaitoksen viranomaisille antaman ohjauksen ja koulutuksen tarvetta. Lukuisat organisaatiomuutokset, erityisesti aluehallinnon uudistaminen ja sähköisen tiedonhallinnan kehittäminen lisäsivät viranomaisten ohjaustarvetta. Arkistolaitos on osallistunut aluehallintoviranomaisten arkistokokoelmien seulonta ja järjestämishanke työryhmän työhön. Lisäksi on osallistuttu eri sidosryhmissä, kuten JUHTAssa, VAHTIssa ja SFS:ssä tapahtuvaan kehittämistyöhön ja STM:n Tikesoshankkeen AHAtyöryhmään sekä eräisiin organisaatiokohtaisiin konsultointeihin (VALVIRA, Suomen Lähetysseura, Svenska Litteratursällskapet ja Ulkoministeriö). Normiohjaus Seulontapolitiikan ja strategian avulla arkistolaitos osoittaa arkistonmuodostajille, tutkijoille ja asiakirjallisten tietojen käyttäjille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjallisista tiedoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Säilytysaikapäätöksiä tehtiin kaikkiaan 46 kappaletta, edellisenä vuonna 64. Seulonnan, koulutuksen ja tarkastusten tehtäväalueilla olivat käytössä koko arkistolaitosta koskevat sektorisuunnitelmat, joiden tavoitteena on yhtenäistää prosesseja ja tehostaa resurssien käyttöä näissä tehtävissä. Sektorisuunnitelmissa varataan matriisiorganisaation periaattein koko laitoksen osalta henkilötyövuodet, jotka kohdistetaan mainitulle kolmelle tehtäväalueelle ja samalla asetetaan määrälliset yksikkökohtaiset tulostavoitteet. Arkistolaitos valmisteli julkishallinnon asiakirjatietojen seulontaa koskevan uuden ohjeen, jonka tarkoituksena on esitellä asiakirjatietojen seulontapoliittiset ja strategiset tavoitteet, seulontatoimintaan liittyvät toimivallat ja vastuut sekä ohjeet arkistolaitokselle toimitettavan seulontaesityksen laatimisesta ja arkistolaitoksen seulontapäätöksen toteuttamisesta. Valtionhallinnon asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä koskeva määräys/ohje uusittiin. Sähköisen pysyvän säilyttämisen lupaprosessia kehitettiin liittyen mm. luvan hakemiseen, lupalomakkeistoon ja sertifioinnin menettelyihin. Lisäksi valmisteltiin lupakäsittelyn maksullisuutta. Kertomusvuonna uusittiin määräys pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista menetelmistä sekä ohje pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaamisesta mikrofilmillä ja erillinen mikrokuvausohje. Informaatioohjaus Arkistotoimen koulutusta koordinoitiin ja toteutettiin arkistolaitoksen strategiassa, tulossopimuksessa ja koulutusohjelmassa määritellyllä tavalla. Koulutuksen sektorisuunnitelma laadittiin vuodelle Koulutuksen sektorisuunnittelu yhtenäistää koulutusprosesseja eri yksiköissä. Koulutusta on pääosin toteutettu vuosittain vahvistetun koulutusohjelman mukaisesti, mutta sen lisäksi on toteutettu myös räätälöityjä koulutustilaisuuksia virastoille. Arkistolaitoksen järjestämä ja sen edustajien muiden järjestämillä kursseilla antama arkistokoulutus väheni hieman edellisen vuoden 9

10 tasosta, mutta ylitti asetetun tavoitteen, 750 koulutustuntia. Kurssien osanottajamäärä vastaavasti vähentyi koulutustilaisuuksien määrän vähentymisen myötä ja oli omilla kursseilla henkilöä, edellisenä vuonna henkilöä. Arkistolaitoksen antamien tutkintojen määrä oli lähes edellisen vuoden tasolla. Olemassa olevia koulutustoiminnan moduuleita tai niiden osia hyödynnettiin vuoden mittaan kaikissa koulutustilaisuuksissa. Arkistolaitoksen ohella asiakirjahallinnon ja arkistotoimen jatko ja täydennyskoulutusta antavat muut koulutusorganisaatiot, kuten Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskus, Tampereen, Turun, Jyväskylän ja ItäSuomen yliopistot sekä Mikkelin ammattikorkeakoulu. Näiden tahojen koulutuksen toteuttamiseen osallistuttiin kysynnän ja käytettävissä olevien resurssien mukaan. Arkistolaitos jatkoi kiinteää yhteistyötä Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen kanssa asiakirjahallinnon koulutusohjelman ja asiantuntijaohjelman suunnittelussa, kehittämisessä ja toteuttamisessa. Näyttötutkintotoiminnan kehittymistä seurattiin tiiviisti mm. jäsenedustuksella näyttötutkintotoimikunnassa. Muiden sidosryhmien koulutustoimintaan osallistuttiin voimavarojen mukaisesti (mm. yliopistot, HAUS, FCG). Ylemmän arkistotutkinnon ensisijaiset kehittämishaasteet liittyivät suunnitelmaan tutkinnon siirtämiseksi yliopistoihin. Verkkoopetuksen sisältöön ja tuotetarjontaan on perehdytty yhteistyökumppanien opetusympäristöjen avulla ja selvittämällä oppilaitosten kokemuksia tuotteista. MJKinstituutin kanssa toteutettiin kaksi kertaa arkistonhallinnan verkkokurssi, josta saatiin runsaasti kokemusta verkkokurssin toteuttamisesta. Laitoksen omassa verkkokoulutuksessa ei kuitenkaan vielä edetty, vaan toteutusta selvitetään em. koulutustyöryhmässä. Jokaisesta järjestetystä koulutustilaisuudesta pyydetään osallistujilta koulutuspalautteet. Kertomusvuonna saatujen palautteiden keskiarvo oli 4,22 (edellisenä vuonna 4,13) arvosteluasteikolla 1 5, jossa 5 on paras tulos. Koulutuksen bruttotulot olivat vuonna euroa (edellisenä vuonna ). Arkistontarkastustoimintaa on tehostettu viime vuosina. Tarkastusten määrä väheni edellisestä vuodesta vain yhdellä, mutta ylitti tulostavoitteena olleen 70 tarkastusta. Tarkastustoimintaa toteutetaan vuosittaisten tarkastussuunnitelman (sektorisuunnitelmat) puitteissa. Toimintaa toteutetaan osittain hallinnonalakohtaisten tiimien voimin. Aineistojen vastaanotto ja hankinta Vuoden 2010 aikana on laadittu viranomaisten arkistosiirtojen tehtäväalueen kehittämisohjelma. Siirtojen suunnitteluun ja toteuttamiseen liittyvien arkistolaitoksen yhteisen sähköisen tilanhallintajärjestelmän suunnittelun ja arkistolaitoksen tilatyöryhmän osalta on laadittu loppu ja väliraportit jatkosuunnittelun pohjaksi. Vuoden 2010 aikana saatiin päätökseen maanmittauslaitoksen, käräjäoikeuksien ja arkistolaitoksen yhteinen kirjaamisasioiden asiakirjojen siirtohanke eli KIRSI projekti, jonka tuloksena arkistolaitokseen siirrettiin vuosien aikana noin hm ko. asiakirjoja. Valtion aluehallintouudistuksen järjestämisprojektin eli ALKU hankkeen valmistelua on jatkettu yhteistyössä ao. sidosorganisaatioiden kanssa. Kaikkiaan arkistolaitokseen siirrettiin kertomusvuonna hm sekä karttaa ja piirustusta viranomaisten asiakirjoja. Yksityisarkistoja otettiin vastaan 537 hm sekä karttaa ja piirustusta. Kertomusvuoden lopulla toteutettiin opetus ja kulttuuriministeriön tilankäytön tehostamishankkeeseen myöntämän rahoituksen turvin aineistosiirtoja Kansallisarkistosta Hämeenlinnan maakuntaarkistoon ja Joensuun maakuntaarkistosta Oulun maakuntaarkistoon lähes hyllymetriä. 10

11 Vuoden 2010 aikana on saatettu loppuun sähköisen siirtojen verkkooppaan laatiminen arkistolaitoksen kotisivuille. Siirtoopas sisältää prosessivaiheittaisen kuvauksen kuhunkin siirtojen valmisteluvaiheeseen liittyvistä toimenpiteistä. Siirtoopas tarjoaa helposti käytettävissä olevaa ja konkreettista ohjeistusta siirtojen edellytyksistä sekä niihin liittyvistä tehtävistä. Samalla se toimii lähtökohtana arkistolaitoksen siirtomääräystä tukevan ohjeistuksen laatimiseen. Arkistolaitoksen Vakka Extranet luovutusluetteloohjelman kehittämistä osana toimintamallien yhtenäistämistä jatkettiin. Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen Järjestäminen ja kuvailu Järjestettyjen arkistojen kokonaismäärä hyllymetreissä oli edellisen vuoden tasolla ja ylitti tulostavoitteen (1 500 hm). Vastaanotettujen arkistojen määrä oli poikkeuksellisen suuri johtuen edellä mainituista käräjäoikeuksien asiakirjojen siirrosta. Järjestämättömien arkistojen määrä kasvoi jälleen ja oli vuoden lopussa lähes hm. Luku on kasvanut aineistosiirtojen ja luovutusten määrän lisäännyttyä. Maksullisena palveluna järjestettiin 188 hm arkistoja, mm. Ajoneuvohallintokeskuksen alaisten katsastustoimipisteiden arkistot. Vuoden 2010 aikana on myös inventoitu Topografikunnan laaja ilmakuvakokoelma. Entisen Sotaarkiston järjestämättömän ja puolustushallinnon vastuulla olevan aineiston järjestämisprojektiin Mikkelissä on osallistuttu aikaisempien vuosien tapaan ohjaus, suunnittelu, koulutus ja tarkastustehtävien osalta. Projektissa on käsitelty tähän mennessä yli 5 hyllykilometriä aineistoa noin 15 hyllykilometrin kokonaismäärästä. Laadullisesti Mikkelissä tehty työ on ollut hyvää, mutta kunnostusnopeuden osalta ei ole päästy sopimuksen mukaiseen tahtiin. Vuoden 2010 aikana projektissa saatiin valmiiksi rauhan ajan (vuosien ) aineistojen käsittely ja siirryttiin talvisodan ajan aineistojen käsittelyyn (Perussarja). Arkistolaitoksen Vakkaarkistotietokanta sisälsi kertomusvuoden lopussa tiedot arkistoyksiköstä. Tietokantaa täydennettiin vuoden aikana 972 arkistoluettelon tiedoilla (edellisenä vuonna luetteloa). Vuoden loppuun mennessä Vakkaan on syötetty vuodesta 1998 lähtien tilastojen mukaan arkistoluettelon tiedot. Vakka projektina päättyi vuonna 2007 ja sen tavoitteena oli, että tietokannassa olisi projektin päättyessä pääosin tiedot kaikista arkistolaitoksessa säilytettävistä, järjestetyistä aineistoista lukuun ottamatta karttaaineistoja. Kertomusvuonna Vakkaan tallennettiin arkistoyksiköissä laskettuna tiedot arkistoyksiköstä (edellisenä vuonna ). Näistä osa tallennettiin digitointiprojektin yhteydessä, mm. suuri osa MMH.n uudistuskartoista. Vakkaan käytetty työaika ilman digitointiprojektin osuutta oli 10,4 htv, edellisenä vuonna 8,5 htv. läsnäoloajasta ja 13,2 htv kokonaistyöajasta (10,7). Entisen Sotaarkiston käytössä ollut AARREaineistorekisteri toimii erillisenä tietokantana. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä ei ole täydennetty kertomusvuonna. Rekisterissä on 26 laitoksen ja niissä säilytettävän noin arkiston tiedot. Yksityisarkistojen säilyttämisessä ja käytön edistämisessä arkistolaitosta tukee neuvoaantavana elimenä arkistolaitoksen yksityisarkistoasiain neuvottelukunta. Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia on laadittu vuoteen 2015 saakka kestävälle aikajaksolle. Mikrokuvaus ja digitointi Asiakirjojen digitoinnissa saavutettiin huomattavaa edistystä, koska toimintaan osoitettiin erillisrahoitusta nuorisotyöttömyyden ehkäisemiseen tarkoitetusta lisätalousarviopaketista. Arkistolaitoksen saama rahoitusosuus oli euroa vuodelle Hankkeessa työllistyi 65 henkilöä ja sen tuloksena digitoitiin ja tallennettiin tietokantaan 5,5 miljoonaa tiedostoa, pääosin mikrofilmeiltä. Lisäksi jatkettiin ja saatiin päätökseen ns. yhteisrahoitteisena toimintana Kansallisarkistossa Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointihanke. Hanke kesti kuusi vuotta ja sen tuloksen di 11

12 gitoitiin asiakirjaaukeamaa. Venäjäprojektin tuloksena saatiin vuoden aikana 178 mikrofilmirullaa Venäjällä kuvattuja asiakirjoja. Mikrokuvauksen tehtäväalueella kuvattiin otosta, edellisenä vuonna Konservointi Konservoinnissa konservointitoimenpiteitä kohdistui arkkiin, karttaan tai piirustukseen. Edellisenä vuonna loppuun suoritetun kuntokartoituksen pohjalta laadittiin arkistolaitoksen konservoinnin toimenpideohjelma. Tilastolukua kasvatti ulkopuolisen viraston tilaama vesivahingon kastelemien asiakirjojen pelastuskonservointi. Konservointiin käytetty työpanos väheni edellisestä vuodesta ja oli 7,15 htv (edellisenä vuonna 9,96 henkilötyövuotta ja sitä edellisenä vuonna 12,4 henkilötyövuotta). Muuhun arkistoaineksen huoltoon käytettiin 2,7 htv (edellisenä vuonna 3,7 henkilötyövuotta). Tietopalvelut Tutkijakäyntien määrä väheni 7,1 % edellisestä vuodesta, eikä tulostavoitetta saavutettu. Kansallisarkistossa tutkijakäynnit lisääntyivät edellisestä vuodesta 0,01 %. Tutkijakäyntien vähentyminen on toistaiseksi pysähtynyt Kansallisarkistossa, mutta jatkunut edelleen kaikissa maakuntaarkistoissa, lukuun ottamatta Hämeenlinnan maakuntaarkistoa. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä väheni 13,2 %, kun edellisvuonna kasvua oli 4.1 %. Asiakaskäyntien vähentymiseen vaikuttaa pääasiassa sukututkijoiden kävijämäärien lasku, mikä puolestaan johtui lisääntyvästä aineistosta julkisissa tietoverkoissa. Sähköisessä muodossa saatavan aineiston lisääntyminen vaikuttaa lopulta kaikkiin tutkijakäynteihin, joskin sähköisen aineiston lisääntyvä käyttö saattaa lisätä kiinnostusta myös digitoimattoman aineiston käyttöön arkistojen tutkijasaleissa. Tutkijakäyntien vähentymiseen lienee vaikuttanut myös arkistolaitoksen yksikköjen aukioloaikojen supistaminen, jolloin monelle päivätyössä käyvälle arkistojen käyttö on hankalampaa. Aukioloja supistettiin säästösyistä edellisen vuoden aikana kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä. Arkistolaitoksen digitaaliarkiston verkkosivuilla käyntejä tilastoitiin noin 4 miljoona sivulatausta, edellisenä vuonna luvun ollessa puolet pienempi. Kaikki lataukset eivät teknisistä syistä tilastoituneet. Tilattujen selvitysten kysyntä kasvoi voimakkaasti edellisestä vuodesta (12,4 %) huolimatta siitä, että liiketaloudellisten selvitysten tekemistä rajoitettiin resurssien vähentymisen vuoksi. Selvitysten tulostavoite, selvitystä, jäi vain muutamaa selvitystä vajaaksi. Uutena selvitystyyppinä olivat Maanmittauslaitokselle tehdyn palvelusopimuksen mukaan toimitettavat käräjäoikeuksien arkistoihin sisältyvät kiinteistöjen kirjaamisasioita koskevat selvitykset. Virallisten selvitysten toimitusaikojen ylitykset lisääntyivät edellisestä vuodesta (2 330 ylitystä, edellisenä vuonna ylitystä). Tavoiteaika on kaksi viikkoa. Kaukolainojen määrän väheneminen jatkui edelleen selvästi; vähennystä oli 12,8 % (edellisenä vuonna vähennystä 21,1 %). Vähennys johtui mikrofilmilainoista, jotka vähenivät 14,7 %. Asiakirjalainojen toimittaminen sen sijaan lisääntyi 31 %. Toimitettujen jäljenteiden kokonaismäärä väheni 17,1 %, kun kahtena edellisenä vuonna peräkkäin oli lisäystä. Jäljenteiden kysynnän väheneminen näkyi myös jäljennepalvelujen tulojen vähentymisenä. Tietopalvelun tulosalueelle kuuluvien ryhmille annettavien esittelyjen määrä vähentyi 7,7 %, Asiakirjanäyttelyiden kokonaismäärä, 27 näyttelyä oli edelleen merkittävä (edellisenä vuonna 34 näyttelyä). Näistä oli puolet yhteisnäyttelyitä. Näyttelytoimintaan käytetty henkilöpanos oli kaikkiaan 2,7 htv, edellisenä vuonna 4,1 htv ja sitä edellisenä vuonna 3,9 htv. Kansallisarkistossa merkittävin näyttely oli Meksikon itsenäisyyden 200vuotijuhlavuoteen liittyvä yhteisnäyttely. Jokaisessa maakuntaarkistossa toteutettiin lisäksi näyttelyitä ajankohtaisista aiheista. Lisäksi esillä on pysyviä asiakirjanäyttelyitä ja myös verkkonäyttelyjä toteutettiin. Kirjastojen osalta arkistolaitoksen yksiköissä tallennettiin tieteellisten kirjastojen Erkkitietokantaan yksikköä, edellisenä vuonna yksikköä. 12

13 Muut tehtävät Muita tehtäviä ovat mm. tiedotus ja julkaisutoiminta, yksityisluontoisten arkistojen valtionapujen käsittely, heraldiset tehtävät sekä kansainvälinen arkistoalan yhteistoiminta. Edellisten vuosien tapaan arkistolaitos julkaisi arkistoalan ammattiväelle ja tutkijayhteisölle suunnattua tiedotuslehteä Aktia, jota ilmestyi kolme numeroa. Arkistolaitoksen edustajien osallistuminen arkistoalan kansainväliseen toimintaan jatkui vakiintuneeseen tapaan. Arkistolaitos oli mukana perinteisessä pohjoismaisessa arkistolaitosten välisessä yhteistyössä, EUmaiden arkistonjohtajien yhteistyössä, Euroopan alueella sähköisen asiakirjahallinnon parissa toimivan DLMverkoston, Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n toimielinten ja UNESCON toiminnassa. Opetusministeriö on tiedepolitiikan tulosohjauksen kehittämishankkeen yhteydessä katsonut, että arkistolaitoksen tulee raportoida valtionapua saavien yksityisarkistojen toiminnasta, vaikka se ei voikaan käydä tulosneuvotteluja niiden kanssa, koska osa rahoituksesta tulee niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä (OpM työryhmämuistio 46:2002). Yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) nojalla Kansallisarkisto myönsi vuodelle 2010 lakisääteistä pysyväisluonteista valtionapua enintään 80 % valtionapuun oikeuttavista arkistotoimen menoista seuraaville arkistoille: Kansan Arkisto, Keskustan ja Maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto ja Urho Kekkosen arkisto sekä 100 % valtionapuun oikeuttavista menoista Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistoille ja Svenska Litteratursällskapet i Finlandin arkistoille. Valtionapuarkistoille myönnettiin talousarviossa euroa, josta euroa oli osoitettu SKS:n arkistotilojen varustamiseen. Henkilötyövuosimäärissä ja toimitiloissa ei tapahtunut muita muutoksia. Valtionapuarkistoja koskevan, niiden toiminnan tuloksellisuuden seurannan arviointia palveleva indikaattorijärjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2008 alusta. Näiden arkistojen yhteenlaskettu aineistomäärä oli kertomusvuoden lopussa hm (edellisenä vuonna hm) ja sähköisten aineistojen määrä oli tiedostoa ( ). Digitoituja kuvatiedostojen määrä kasvoi merkittävistä digitointiprojektin ansiosta ja oli ( ). Vastaanotettuja aineistoja vuoden aikana oli hm (1 698 hm), järjestettyjä arkistoja hm ja kpl (856 hm ja kpl), tutkijakäyntejä (6 157 ja vuonna ), henkilöstöä kaikkiaan 139 (107 htv), josta valtionavun piirissä 89 htv sekä arkistotiloja m2 (5 978 m2). Edellisenä vuonna luvusta puuttui SKS:n arkistotilojen pintaala, koska aineisto oli remontin vuoksi väliaikaisissa tiloissa. Arkistotilojen kapasiteetti oli hm ( hm). Kansallisarkistossa on järjestetty jonkin verran yksityisarkistoja myös ulkopuolisella rahoituksella. Tutkimushankkeista käynnistyi vuoden alussa yksivuotinen Ulkomaisten sotilaiden lapset Suomessa tutkimushanke. Kansallisarkiston yhteydessä toimiva heraldinen lautakunta kokoontui vuoden aikana kerran vanhassa ja kerran uudessa kokoonpanossa. Se valmisteli seitsemän lausuntoa. Kansallisarkisto asetti maaliskuussa 2010 Heraldisen lautakunnan toimikaudeksi Lautakunnassa on monipuolisesti edustettuna heraldiikan, historian ja hallinnon asiantuntemus ja siihen kuuluu seitsemän varsinaista jäsentä ja kuusi varajäsentä. Sen puheenjohtajana toimii arkistolaitoksen pääjohtaja ja sihteerinä Kansallisarkiston erikoistutkija. Kansallisarkistossa järjestettiin toukokuussa heraldiikalle omistettu Pohjoismaisen arkistoakatemian seminaari. Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan kansallisarkistoilla on erityisesti julkiseen heraldiikkaan liittyviä lakisääteisiä tehtäviä, ja jokaisessa arkistossa on heraldisista asioista vas 13

14 taava virkamies. Arkistoakatemian seminaari liittyi vertaisarviointihankkeeseen, jonka tuloksena julkaistaan myöhemmin arkistojen heraldista toimintaa käsittelevä raportti. Kärkihankkeet Tulossopimuksen mukaisena kärkihankkeena oli VAPA sähköisen aineiston vastaanotto ja palvelujärjestelmä. VAPAhankkeessa saatiin kertomusvuoden aikana valmiiksi sopimukset järjestelmätoimittajan (Tieto Oyj) ja käyttöpalvelusta vastaavan toimittajan (CSC) kanssa ja järjestelmien toteutusprosessi eteni suunnitelman ja aikataulun mukaisesti. VAPAtoteutuksen laajuus on sovitettu opetus ja kulttuuriministeriön osoittaman menokehyksen mukaisesti syksyllä VAPAjärjestelmä on pysyvästi säilytettävän aineiston säilytysjärjestelmä, joka tulevaisuudessa hyödyntää KDK/PAS:n infrastruktuuria. KDK:n pitkäaikaissäilytysjaoston (PAS) vetovastuu on ollut Kansallisarkistolla. Asiakaspalvelu ja tilausjärjestelmä Astian käyttöön ottoa valmisteltiin. Järjestelmän testaus ja pilotointivaiheiden jälkeen ASTIAN tarjoamat palvelut otetaan käyttöön vaiheittain vuoden 2011 aikana. Asiakkaan käyttöliittymä ASTIApalveluihin tulee olemaan KDKasiakaskäyttöliittymä, jonka pilotointiin arkistolaitos on osallistunut. Hallinto ja tukitoiminnot sekä ohjausjärjestelmät Tulosohjausta toteutettiin tulossopimusjärjestelmän puitteissa siten, että Kansallisarkisto teki tulossopimukset maakuntaarkistojen kanssa, Kansallisarkiston johto yksikköjen kanssa ja arkistolaitos opetusministeriön kanssa. Vuosia koskevan tulossopimuksen vuotta 2011 koskevat tulosneuvottelut opetusministeriön ja arkistolaitoksen välillä käytiin toukokuussa ja arkistolaitoksen sisäiset tulosneuvottelut loppuvuodesta. Arkistolaitoksen tulosohjausta kehitettiin opetusministeriön johdolla toimineen tulosohjaustyöryhmän laatimien suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksen indikaattorityötyhmä jatkoi työtään ja sen tuloksia sovellettiin vuoden 2012 tulossopimusehdotuksessa. Arkistolaitoksessa on ollut käytössä kattava työajanseuranta tuottavuus, taloudellisuus ja kustannuskehityksen tietojen tarkempaa seurantaa ja raportointia varten. Lisäksi sisäisen kirjanpidon avulla seurattiin kustannusten kohdistumista tehtäville. Työajan kirjauskäytäntöjä täsmennettiin ja ohjeistettiin. Maksullisen palvelun hinnoittelussa noudatettiin opetusministeriön asetusta arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista (1259/2007) ja valmisteltiin uutta, vuoden 2011 alusta voimaan tullutta maksuasetusta. Arkistolaitoksen yksiköissä käytiin tulos ja kehityskeskustelut alkuvuodesta ja syksyllä. Työtyytyväisyyskyselyä ei toteutettu kertomusvuoden aikana. Uusi matkanhallintajärjestelmä otettiin käyttöön lokakuussa ja TILHAtilaustenhallintajärjestelmän käyttöön ottoa valmisteltiin. Käyttöönotto oli vuoden 2011 alusta. 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Arkistolaitoksen henkilöstövoimavarojen kehittymisen suuntaa mitataan vuosittain valtiovarainministeriön henkilöstötilinpäätöksen mukaisten mittareiden avulla. Henkilöstön tilaa kuvataan vertailuluvuilla, jotka lasketaan joulukuussa palveluksessa olevasta henkilöstöstä. Henkilöstöresurssien määrää seurataan myös koko vuoden osalta henkilötyövuosien (htv) muutosluvulla, jo 14

15 ka on resurssimittarina merkittävämpi, kuin pelkkä joulukuinen henkilöstön määrä. Kertomusvuodelle oli asetettu tavoitearvoja htvluvun lisäksi sairauspoissaoloille ja työtyytyväisyydelle. Henkilöstövoimavarat Kertomusvuoden 2010 joulukuussa arkistolaitoksen palkkaa saavan henkilöstön määrä oli 318 henkilöä (+11,97 %), joista naisia oli 193 ja miehiä 125. Edellisenä vuonna henkilöstöä oli 284 ja vuonna henkilöä. Henkilötyövuosissa mitattuna henkilöstöresurssimäärä oli 283,3 ja v ,8 (+2,7 %). Vakinaisessa palvelussuhteessa vuoden lopussa työskenteli yhteensä 214 henkilöä, kun vuonna 2009 heitä oli 226, joista naisten osuus oli 62,6 %, miesten 37,4 %. Virkasuhteisia oli 76,7 % henkilöstöstä. Vakinaisten virkojen määrä oli suurempi, kuin em. luku 214, koska osa henkilöstöstä oli virkavapaalla tai hoiti sijaisuuksia ja osa viroista oli avoinna. Määräaikaisia oli 104 henkilöä (v. 2009/58), josta naisten osuus oli 56,7 % ja miesten 43,3 %. Määräaikaisten osuus koko henkilöstöstä nousi 32,7 %:iin, kun se edellisenä vuonna oli 20,4 % (v. 2008/19,8 %). Huomattava muutos (+79,3 %) johtuu pääasiassa erillisrahoituksella toteutetusta digitointiprojektista, joka työllisti suoraan puolen vuoden aikana 65 henkilöä, noin 27 htv. Hankeraha oli suunnattu nuorten työllistämiseen. Vastaavanlainen digitointihanke työllisti edellisenä vuonna noin 13,5 henkilötyövuotta. Työn luonteen perusteella määräaikaisia oli kertomusvuonna em. kokonaisluvusta 104 yhteensä 77 henkilöä ja loput erilaisissa määräaikaisissa palvelussuhteissa, kuten työllistettyinä, viransijaisina, korkeakouluharjoittelijoina, työkokeilussa tms. Lisäksi Kansallisarkistossa työskenteli siviilipalvelusmiehiä, joita ei lasketa em. määräaikaisten lukuun. Palkkaa saavan henkilöstön rakenne nuoreni 2,4 vuodella pääasiassa määräaikaisten projektityöntekijöiden takia. Keskiikä oli joulukuussa 44,7 vuotta (2,4 v.), kun edellisenä vuonna se oli 47,1 ja v ,7. Miesten keskiikä oli 42,9 ja naisten 45,8. Samoin senioriikäisten % osuus laski 54,7 %:iin edellisen vuoden 63,0 %:sta (9,4 %yks.). Poikkeavaan ikärakenteen muutokseen vaikutti voimakkaimmin määräaikaisten suuri osuus ikäryhmässä Sen osuus oli silti vasta toiseksi suurin 5564 ikäryhmän jälkeen, joka oli 90 henkilöä, joista suurin osa on vakinaista henkilöstöä, samoin kuin ikäryhmästä 4564, joita oli 82 henkilöä. Kokoaikaisessa palvelussuhteessa oli 287 henkilöä (v ), josta miehiä 115 ja naisia 172, yhteensä 267 htv. Muutosta edelliseen vuoteen miesten hyväksi +13,7 %, naisten +6,2 %. Osaaikaisista naisten osuus oli 21 (67,7 %) ja miesten 10 (32,3 %) yhteensä 16,3 htv, osaaikaisten osuus koko htv:sta 5,7 %. Koulutustasoindeksi oli 5,3, kuten edellisenäkin vuonna (v. 2008/ 4,74, 2007/4,4). Miehet olivat arkistolaitoksessa korkeammin kouluttautuneita kuin naiset, joiden indeksi oli 5,1, miehillä se oli 5,6. Säännöllisenä työaikana tehdyn työajan osuus kokonaistyöajasta laski 80,3 %:iin edellisen vuoden 80,9 %:sta (2007/78,41 %). Kertomusvuonna arkistolaitoksen palkkasumma oli ,1 euroa, kokonaistyövoimakustannusten ollessa ,7 euroa. Palkkasummasta tehdyn työajan palkkojen osuudeksi jäi 77,5 %, joka on keskimääräinen valtiolla. Henkilötyövuoden hinnaksi tuli ,30 euroa. Työhyvinvointi Arkistolaitoksessa henkilöstön työtyytyväisyyttä mitataan joka toinen vuosi, ja kertomusvuonna ei toteutettu työtyytyväisyystutkimusta. Vuoden 2009 kokonaistyötyytyväisyysindeksi oli 3,4 ja vuonna ,3. 15

16 Sairauspoissaolot vähenivät edellisestä vuodesta 9,7 työpäivään/henkilötyövuosi, kun vuonna 2009 vastaava luku oli 10,3 tp/htp. Vertailulukuina mainittakoon vuosien 2008/9,6 ja 2007/11,89 sekä 2006/12,8) luvut. Sairaustapauksia oli yhteensä 684, poissaolojen pituus oli 4,0 tp/tapaus. Lyhyiden 13 sairauspäivän tapausten osuus kaikista sairaustapauksista oli 78,9 %. Terveysprosentti oli 39,9 % koko henkilöstöstä. Keskimääräinen eläkkeelle siirtymisikä oli 64 vuotta. Henkilöstöinvestoinnit Työtyytyväisyyden edistämiseen käytettiin rahaa yhteensä 26,8 euroa/htv ja koulutukseen ja osaamisen kehittämiseen 88,3 euroa/htv. Koulutukseen ja kehittämiseen työaikaa käytettiin 0,4 tp/htv, 751,4 tuntia, kun se oli edellisenä vuonna 4 tp/htv ja edellisinä vuosina 2008/1,37, 2007/1,71. Työhyvinvoinnin kehittämiseen käytettiin työaikaa yhteensä 1,86 htv. Kertomusvuoden henkisistä voimavaroista ja niiden kehittämisestä voidaan lyhyesti todeta, että arkistolaitos selviytyi hyvin tasapainottaessaan talouttaan ja vähentäen tuottavuusohjelman vaatimat henkilötyövuodet. Mittava ja nopealla aikataululla toteutettu digitointiprojekti ja muut erityisesti sähköisen aineiston vaatimat kehittämisprojektit mm. VAPA ja ASTIA vaativat varsinkin asiantuntijoiden venymistä, osaamisen kehittämistä ja johtamista. Kertomusvuonna erityisesti määräaikaisten henkilöiden perehdyttäminen, ulkopuolelta tulevat muutokset (mm. KIRSI ja ALKUhankkeet) ja erilaiset sisäiset kehittämistyöt ovat vaatineet koko henkilöstöltä huomattavia voimavaroja. Henkilöstön osaamisen taso ja työkyky sekä tyytyväisyys ovat säilyneet suhteellisen hyvänä, mikä näkyy mm. korkeana eläkkeelle siirtymisikänä. 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI Rahoituksen rakenne Arkistolaitoksen toiminta perustuu talousarviorahoitukseen. Määräaikaisiin tutkimus tai digitointihankkeisiin on saatu myös ulkopuolista, joko EU:n tai muun tahon kautta, rahoitusta suhteellisen vähäisessä määrin. Talousarvorahoituksen ulkopuolista rahoitusta arkistolaitos sai vuonna 2010 EU:lta ,00 euroa APENEThanketta varten ja edelliseltä vuodelta siirtyi kyseisen vuoden rahoitusosuudesta ,50 euroa. APENEThanke on EU:n kanssa yhteistyössä toteutettava, vuoden 2012 loppuun asti kestävä hanke, jonka tavoitteena on tarjota eurooppalaisille arkistoille kanava aineistojen kuvailutietojen välittämiseksi Europeanahakuliittymän käyttöön. Rahoitusosuudesta käytettiin ,13 euroa lähinnä matka ja palkkakustannuksiin. Arkistolaitos jatkoi edelleen Jalmari Finnen säätiön kanssa yhteisrahoitteista Suomen asutuksen yleisluettelon digitointihanketta. Hanketta varten saatiin Jalmari Finnen säätiöltä rahoitusta ,00 euroa, minkä lisäksi oli käytössä edelliseltä vuodelta säästynyt ,78 euroa. Ulkopuolisesta rahoituksesta käytettiin vuonna ,51 euroa. Hanke päättyi kertomusvuoden lopussa. Yhteisrahoitteista toimintaa oli myös Kansallisarkiston YFU:n 50vuotishistoriahanke, johon Kansallisarkisto sai ulkopuolista rahoitusta kertomusvuonna ,00 euro Talousarvion toteutuminen Arkistolaitokselle myönnettiin vuoden 2010 varsinaisessa talousarviossa ja lisätalousarviossa määrärahaa toimintamenoihin euroa. VAPAhankkeen osuus määrärahasta oli euroa, toimitilakustannusten lisämenoihin osoitettiin yhteensä euroa, sekä edellisen vuoden lisätalousarviossa myönnetty toiminta ja henkilöstövoimavarojen turvaamiseen osoitettu lisäys euroa sisältyi talousarvioon. Edelliseltä vuodelta siirtyi toimintamenomäärärahasta ,76 euroa, josta oli VAPArahoituksen osuutta ,15 ja Inter 16

17 noiduttutkimushankkeen osuutta ,48. euroa. Vuodelle 2011 siirrettiin toimintamenomäärärahasta ,90 euroa, josta VAPArahoituksen osuus oli ,16 euroa ja muun toiminnan osuus ,74 euroa. Vuoden 2009 siirtomäärärahasta perutettiin VAPArahoituksen osuudesta ,46 euroa. Tuottavuusohjelman mukaisesti vähennettiin talousarviossa euroa. Lisätalousarviossa myönnettiin veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen momentilta , 00 euroa käytettäväksi arkistoaineiston digitointiin sekä hankkeeseen Aineistojen turvaaminen ja saattaminen sähköiseen muotoon. Määräraha käytettiin kokonaisuudessaan. Samalta momentilta myönnettiin ,00 euroa mikrofilmien hankkimiseksi Venäjältä. Määräraha käytettiin kokonaisuudessaan. Opetusministeriö myönsi vielä edeltä mainitulta momentilta ,00 euroa arkistolaitoksen tilankäytön tehostamishankkeeseen. Määräraha käytettiin kokonaisuudessaan arkistosiirtoihin arkistolaitoksen toimipaikkojen välillä. Työ ja elinkeinoministeriön hallinnonalan momentilta käytettiin ,45 työvoimatoimistojen työhön osoittamispäätösten mukaisesti määräaikaisten henkilöiden palkkaamiseen. Edellisenä vuonna käytettiin vastaavasti ,47 euroa. Yksityisluontoisten valtionapuarkistojen (11 kpl) menoihin talousarviossa myönnettiin euro, josta euroa oli kertaluontoista ja osoitettu Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran tilojen varustamiseen. Edellisenä vuonna (2009) myönnettiin ,00 euroa, josta summasta euroa kohdistui digitointihankkeeseen ja euroa Työväen Arkiston ja Ammattiyhdistysarkiston muutosta aiheutuneisiin menoihin. Vuoden 2010 määräraha käytettiin kokonaan Tuotto ja kululaskelma Maksullisen palvelutoiminnan tuotot olivat vuonna ,70 euroa, edellisenä vuonna ,18 euroa. Tuloihin sisältyy vuokria ja käyttökorvauksia. Merkittävimpänä osuutena vuokratuloissa ovat valtion virastojen arkistotilojen vuokrauksen lisääntyminen. Muut toiminnan tuotot lisääntyivät kertomusvuonna ,39 euroa edelliseen vuoteen verrattuna ja olivat yhteensä ,67 euroa. Nämä ovat pääasiassa yhteisrahoitteisten hankkeiden tuottoja. Henkilöstökulut lisääntyivät vuoteen 2009 verrattuna ,89 euroa. Lisäys johtuu siitä, että arkistolaitoksessa toteutettiin ulkopuolisen rahoituksen turvin Digitointi 2010 hanke, jonka palkkamenot olivat ,58 euroa. Myös Työ ja elinkeinoministeriön momentilta pakattujen palkkasumma kasvoi. Toimintamenomomentilta maksettujen palkkojen summa oli noin euroa suurempi, kuin edellisenä vuonna johtuen VESvaikutuksista. Vuokrakulut vuonna 2010 olivat ,65 euroa kun ne vuonna 2009 olivat ,71 euroa. Lisäys johtui Hämeenlinnan maakuntaarkiston uuden rakennuksen vuokrien aiheuttaman lisäyksen kohdistumisesta koko vuodelle, kun edellisenä vuonna lisäys koski vain osaa vuotta (käyttöönotto lukien). Summa sisältää myös laitevuokria Tase Taseerissä merkittävä muutos edelliseen vuoteen oli VAPAjärjestelmän valmistumisen johdosta tehty ao. aktivointi käyttöomaisuuteen ja muihin pitkäaikaisiin sijoituksiin. Oman pääoman negatiivinen saldo pieneni em. toimenpiteestä johtuen. 17