ARKISTOLAITOKSEN TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2013

Transkriptio

1 ARKISTOLAITOS AL/17418/ /2013 ARKISTOLAITOKSEN TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2013 KANSALLISARKISTO

2 Sisällysluettelo Sivu 1. TOIMINTAKERTOMUS JOHDON KATSAUS VAIKUTTAVUUS TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan tuottavuus Toiminnan taloudellisuus Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet, palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN TILINPÄÄTÖSANALYYSI Rahoituksen rakenne Talousarvion toteutuminen Tuotto ja kululaskelma Tase SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA ARVIOINTIEN TULOKSET YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA TUOTTO JA KULULASKELMA TASE LIITETIEDOT Liite 1: Selvitys tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja vertailtavuudesta Liite 2: Nettoutetut menot ja tulot Liite 3: Arviomäärärahojen ylitykset Liite 4: Peruutetut siirretyt määrärahat Liite 5: Henkilöstökulujen erittely Liite 6: Suunnitelman mukaisten poistojen perusteet ja niiden muutokset Liite 7: Kansallis ja käyttöomaisuuden sekä muiden pitkävaikutteisten menojen poistot Liite 8: Rahoitustuotot ja kulut Liite 9: Talousarviotaloudesta annetut lainat Liite 10: Arvopaperit ja oman pääoman ehtoiset sijoitukset Liite 11: Taseen rahoituserät ja velat Liite 12: Valtiontakaukset ja takuut sekä muut monivuotiset vastuut Liite 13: Taseeseen sisältyvät rahastoidut varat Liite 14: Taseeseen sisältymättömät rahastoidut varat Liite 15: Velan muutokset

3 Liite 16: Velan maturiteettijakauma ja duraatio Liite 17: Oikeiden ja riittävien tietojen antamiseksi tarvittavat muut tiedot Toimintakertomuksen liite 1 (Tulostaulukko) Toimintakertomuksen liite 2 (Yhteisrahoitteinen toiminta) ALLEKIRJOITUKSET... 38

4 1. TOIMINTAKERTOMUS 1.1 JOHDON KATSAUS Arkistolaitoksen johtaminen perustui vuonna 2010 päivitettyyn arkistolaitoksen strategiaan, joka ulottuu vuoteen Strategia suuntaa panostuksia kasvavassa määrin sähköisten aineistojen hallintaan. Erityisen tärkeäksi muodostuu arkistolaitoksen rooli suomalaisen humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeisenä infrastruktuurina. Arkistolaitoksen toiminnalle on ominaista sen hallussa olevan asiakirjallisen kulttuuriperinnön jatkuva määrällinen kasvu. Sähköisessä muodossa olevan aineiston kasvaessa siirrytään entistä enemmän verkon kautta toteutettaviin palveluihin. Tämä vähentää aineistojen tutkimuskäyttöä paikan päällä arkistoissa. Asiakaskäyntien vähentymisestä ja säästösyistä johtuen Kansallisarkistossa ja kaikissa seitsemässä maakuntaarkistossa on supistettu tutkijasalien aukioloaikoja siten, että normaalin virkaajan ulkopuolella arkistot ovat avoinna vain yhtenä arkiiltana. Valtionhallinnon säästötoimenpiteet ovat koskettaneet voimakkaasti arkistolaitosta. Valtionhallinnon tuottavuusohjelman ( ) ja vaikuttavuus ja tuottavuusohjelman ( ) sekä muiden säästötoimenpiteiden vuoksi arkistolaitoksesta oli vuoden 2013 loppuun mennessä lakkautettu 51 henkilötyövuotta. Se tarkoittaa kaikkiaan noin 19 % vähennystä arkistolaitoksen henkilöstömäärässä. Juustohöyläperiaatteella toteutetut leikkaukset ovat arkistolaitokselle erityisen hankalia. Syynä siihen on laitoksen vastuulla olevien kiinteistöjen suuri määrä. Toimintamenoista jo yli 40 % kohdistuu kiinteistöihin. Kun monet muut virastot ja laitokset ovat lähteneet etsimään säästöjä toimitilakustannuksista, ei arkistolaitos ole voinut tehdä samoin. Kansallisarkistossa ja maakuntaarkistoissa on yhteensä noin 200 hyllykilometriä aineistoja ja määrä kasvaa joka vuosi vastaanotettaessa pysyvästi säilytettävää aineistoa muilta viranomaisilta. Kun tilakustannuksista ei ole voitu säästää, on säästöt jouduttu kohdentamaan palkkoihin ja käyttömenoihin. Kyky reagoida mahdollisiin taloudellisiin tai toiminnallisiin riskeihin on sen vuoksi heikko. Työn kuormittavuuden lisääntyminen on johtanut työuupumisiin, jotka ovat kohdistuneet erityisesti johtoon ja asiantuntijavirkamiehiin. Sairauspoissaolojen kokonaismäärä laitostasolla on kuitenkin ollut tavoitetasoa alempi. Vaikka hallinnossa siirrytään yhä kattavammin sähköiseen asiointiin ja arkistointiin, on edellisten vuosikymmenien ajalta viranomaisten haltuun kertynyt pysyvästi säilytettävää arkistoaineistoa lähes yhtä paljon, kuin arkistolaitoksella nyt on hallussaan, jos otetaan koko valtionhallinto huomioon. Siirtovelvolliset viranomaiset siirtävät tämän massan seuraavien vuosikymmenien aikana arkistolaitokseen 40 vuoden siirtoaikaa noudattaen. Tätä nuorempaa aineistoa on kuitenkin otettu maksulliseen säilytykseen hallinnon uudistusten seurauksena viime aikoina entistä enemmän. Säilytystilojen saaminen siirrettävälle aineistolle tulee entistä vaikeammaksi ja lopulta mahdottomaksi tilojen täyttyessä. Sen vuoksi on ryhdytty etsimään taloudellisesti tehokkaita ratkaisuja arkistorakentamiseen ja aineistojen hallintaan. Arkistolaitos on yhdessä opetus ja kulttuuriministeriön kanssa valmistellut keskitettyä ja kustannustehokasta tilaratkaisua, jolla arkistolaitoksen lisärakentaminen keskitetään uuteen keskusarkistoon. Opetusministeri teki vuoden 2010 lopulla periaatepäätöksen keskusarkiston perustamisesta ja sijoittamisesta Mikkeliin. Päätöksen pohjalta arkistolaitos käynnisti vuonna 2011 hankesuunnittelun ja keskusarkistoratkaisua tukevan tilanhallinta ja logistiikkamallin suunnittelun. Eduskunta on hyväksynyt vuoden 2014 talousarviossa arkistolaitokselle keskusarkistohankkeen vuokrasopimusvaltuuden, mikä on edellytyksenä suunnittelun aloittamiselle ja tarvittavien investointipäätösten tekemiselle. 1

5 Toiminnallisesti vuosi 2013 oli tuloksellinen ja sisälsi useitakin kohokohtia. Erittäin myönteistä oli arkistolaitoksen digitaaliarkiston ja digitaalisten aineistojen käytön kasvu. Käyntikertoja digitaaliarkistossa oli kaikkiaan lähes ja aineistojen sivulataukset nousivat noin 34 miljoonaan. Samaan aikaan tutkijasali ja tietopalveluja tehostanut ASTIA tilauspalvelun käyttö jatkoi kasvuaan. Palvelu mahdollistaa ennakkotilaukset käyttäjille, mikä luonnollisesti hyödyttää kaikkia käyttäjiä, mutta erityisesti etäämpää tulevia tutkijoita. Voimavarojen vähentyessä arkistolaitos on joutunut karsimaan voimakkaasti tutkijasalipalveluita. Aukioloajat ovat vuodesta 2007 vähentyneet 40 %:lla. Tätä on kuitenkin voitu kompensoida parantamalla sähköisten aineistojen saatavuutta. Aineistojen hakemistopalveluja parantava ja yhtenäistävä AHAAhanke on edennyt hankesuunnitelman mukaisesti yhteistyössä valtionapuarkistojen kanssa ja se on tarkoitus ottaa käyttöön vuonna Arkistolaitokseen vastaanotettiin edellisen vuoden tapaan merkittävä määrä valtion viranomaisten arkistosiirtoja. Niistä osa oli nykyisten aluehallintovirastojen ja ELYkeskusten edeltäjäorganisaatioiden arkistojen seulonta ja järjestämishankkeen (ALKUhanke) tuloksena toteutettuja siirtoja. On huomattava, että arkistolaitos on valtion organisaatiomuutosten vuoksi ottanut etupainotteisesti vastaan aineistoja ja vastaa niiden tietopalvelusta. Tämä sitoo resursseja, mutta vastaavaa lisäystä resursseihin tai kuitenkaan ole saatu. Vähenevä henkilöstö joutuu vastaamaan myös näistä lisätehtävistä, jotka siirtyvät muilta virastoilta arkistolaitokselle. Tulosalueittain tarkasteltuna toteuma vastasi pääosin ennakoituja tavoitteita. Tutkimuksen ja kehittämisen tulosalueella tulossopimuksessa oli asetettu koulutuksen tulostavoitteet, joiden mittareina olivat luentotuntien määrä ja koulutukseen osallistujien määrä. Tulostavoitetta ei saavutettu johtuen resurssien vähentymisestä ja koulutuksen suuntaamisesta osittain verkkokoulutukseen. Muiden toimijoiden järjestämillä kursseilla pidettyjä luentotunteja ei enää otettu mukaan tulostavoitteisiin, kuten aikaisempina vuosina. Aineistohallinnan tulosalueella saavutettiin tulostavoitteet aineistojen kartunnassa ja aineiston digitoinnissa. Tietopalvelujen tulosalueella tutkijakäyntien määrä jäi tulossopimuksessa arvioitua huomattavasti pienemmäksi. Sen sijaan aineistojen verkkokäyttö ylitti tavoitteen. Tulos vastaa arkistolaitoksen strategista tavoitetta vähentää tutkijasalikäyntejä lisäämällä sähköisten aineistojen saatavuutta. Tutkijapalvelun asiakastyytyväisyyskyselyä ei kertomusvuonna suoritettu. Selvityspalvelutilausten tulostavoite ylitti niukasti tulossopimuksen tavoitteen. Julkisoikeudellisten selvityspalvelutilausten toimitusaikojen ylitykset vähenivät niin, että peräti 98 % voitiin toimittaa asetetun toimitusajan puitteissa. Toiminnallisen tehokkuuden mittarina käytetty arkistoainesten kokonaismäärä suhteessa henkilötyövuosiin (htv/hm) ylitti niin ikään tulossopimuksen tavoitteen. Taloudellisesta tilanteesta johtuva avautuneiden virkojen täyttämättä jättäminen vaikutti siihen, että henkilötyövuosien määrä jäi alle tavoitteen. Vähentymä olisi ollut vielä suurempi ilman maksullisena palvelutoimintana toteutettuja aineistojen järjestämisen ja digitoinnin hankkeita, joissa työskenteli noin 19 htv:tta vastaava määrä määräaikaista henkilöstöä. Nämä henkilöt eivät olleet käytettävissä arkistolaitoksen muihin tehtäviin. Henkilöstön sairauspoissaolot alittivat asetetun tavoitteen. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne oli kertomusvuonna edellistä vuotta hieman vakaampi johtuen odotettua suuremmista hanketuloista. Arkistolaitoksen käyttömenoihin (muut kuin palkka ja kiinteistömenot) käytettävissä olevat varat ovat olleet riittämättömät usean vuoden ajan. Niiden osuus kokonaismenoista supistuu jatkuvasti, koska kiinteistömenot ja muut sidotut menot kasvavat vuosittain budjetissa niihin osoitettuja määrärahoja enemmän. Erityisesti korkeamman inflaation vuosina budjettiin tehdyt indeksitarkistukset eivät ole olleet riittäviä, minkä seurauksena arkistolaitos on joutunut lakkauttamaan avoimia virkojaan tehtävien määrään nähden suhteettomasti. Arkistolaitos joutui laatimaan kertomusvuonna opetus ja kulttuuriministeriön pyynnöstä toiminnan ja talouden sopeuttamissuunnitelman, koska tulevien vuosien kehyksissä arkistolaitoksen 2

6 määrärahoja edelleen tullaan leikkaamaan. Arkistolaitos on toistuvasti kiinnittänyt ministeriön huomiota siihen, ettei leikkauksia kohdennettaessa ole otettu huomioon toimitilojen poikkeuksellisen suurta osuutta. Henkilöstömäärän voimakas vähentäminen aiheuttaa merkittävän toimintaa uhkaavan riskin. Maksullisen toiminnan tulot kasvoivat 27,7 % edellisestä vuodesta ja toiminnan kannattavuus oli edellistä vuotta parempi, mikä johtui pääosin kertaluonteisista arkistolaitokseen siirrettävien arkistojen järjestämis ja digitointihankkeista. Asetettu kannattavuustavoite saavutettiin liiketaloudellisten suoritteiden osalta. Muita tuloja saatiin muun muassa yhteisrahoitteisista hankkeista. Entisen Sotaarkiston aineiston kunnostamisprojektia jatkettiin yhteistyössä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston kanssa Mikkelissä. Projektin rahoittaa puolustusministeriö. Kertomusvuoden loppuun mennessä noin hyllymetriä käsittävästä kunnostettavasta ja luetteloitavasta aineistomäärästä oli valmiina yli hyllymetriä. Arkistolaitoksen toimintaa tukeva neuvottelukunta kokoontui kertomusvuonna kaksi kertaa. Yksityisarkistotoimintaa tukeva erillinen yksityisarkistojen neuvottelukunta kokoontui kaksi kertaa. Arkistolain muuttamista valmisteleva työryhmä nimitettiin kertomusvuoden alussa ja se jätti väliraporttinsa vuoden lopussa. Myös yksityisten arkistojen valtionapulain uudistamista koskeva työryhmä nimitettiin kertomusvuonna. 1.2 VAIKUTTAVUUS Arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuus on keskeisiltä osiltaan luonteeltaan välillistä. Tieteellisessä tutkimuksessa käytetyt asiakirjalähteet ovat keskeinen tietovaranto pyrittäessä muodostamaan monipuolista ja luotettavaa kokonaiskuvaa suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta eri aikakausina. Arkistolaitoksen tehtävänä on aineistojen säilyttämisen ohella lisätä niiden tunnettuutta ja tukea aineistojen monipuolista käyttöä. Tämä edellyttää tehokasta tiedotustoimintaa ja kiinteää yhteyttä tutkijayhteisöön ja muihin asiakasryhmiin. Osana tunnettuutta Kansallisarkisto ja maakuntaarkistot ovat järjestäneet näyttelyitä. Merkittävin kertomusvuonna toteutetuista näyttelyistä oli Kansallisarkistossa esillä ollut valtiopäivätoiminnan 150 vuotisjuhlanäyttely, joka järjestettiin eduskunnan rahoituksella. Arkistolaitoksen kansainvälistä vaikuttavuutta toteutetaan ensisijaisesti Euroopan Unionin puitteissa. Suomen vastuulla oli mm. Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtajuus. Lisäksi on osallistuttu ICA:n arkistokuvailujaoston EGADin työhön. Venäjän kanssa on jatkettu yhteistyötä Suomea koskevien arkistoaineistojen mikrokuvaamiseksi, mikä tarjoaa tutkimukselle uutta ja tähän saakka vähän käytettyä aineistoa. Pitkäjänteisen yhteistyön ansiosta Suomeen on voitu hankkia myös aiemmin suljettuna ollutta aineistoa. Arkistolaitos on tiiviisti mukana myös perinteisessä pohjoismaisessa arkistolaitosten välisessä yhteistyössä. Arkistolaitoksen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tunnuslukuina käytetään säilytettävän arkistoaineksen kokonaismäärää ja siitä digitoidun aineisto määrää kartuntoineen. Kertomusvuoden lopussa arkistolaitoksen hallussa oli jo hyllymetriä asiakirjoja, karttaa ja piirustusta sekä yli 2,1 miljoonaa mikrofilmijäljennettä. Arkistolaitoksen digitaaliarkisto käsitti vuoden lopussa 21,5 miljoonaa kuvatiedostoa ja sen käyttö oli lähes 34 miljoonaa sivulatausta ja noin käyntiä vuodessa. 3

7 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan tuottavuus Toiminnan tuottavuudelle ei tulossopimuksessa asetettu määrällisiä tavoitteita. Toimintakertomuksen liitteessä olevassa tulostaulukossa on kuitenkin esitetty entiseen tapaan keskeisten suoritteiden tuottavuus vertailuna kolmen vuoden ajalta. Kertomusvuonna työn tuottavuus parani seurannassa olevien 9 suoriteryhmän (yhteensä 13) osalta (ks. Tulostaulukko): koulutuksessa, asiantuntijatehtävissä, viranomaisarkistojen siirroissa, viranomais ja yksityisarkistojen järjestämisessä, digitoinnissa, Vakkatallennuksessa, konservoinnissa ja selvityspalveluissa, mutta laski 4 muun suoriteryhmän osalta, joita olivat: asiakirjojen seulonta, yksityisarkistojen järjestäminen, tutkijasalipalvelu ja kaukolainat. Arkistolaitoksessa työskenteli määräaikaisissa palvelussuhteissa myös työllistettyjä ja harjoittelijoita, joiden kaikkien työpanos on mukana tuottavuuslaskelmissa. Tuottavuuden mittaamisen kannalta erityisen ongelmallisia ovat arkistojen järjestäminen ja kuvailu, koska aineistojen laatu vaihtelee. Myös määräaikaiset projektit, kuten vuoden 2013 aikana toteutetut mittavat järjestämis ja digitointiprojektit vaikuttavat peräkkäisten vuosien tunnuslukujen vertailtavuuteen näiden suoritetyhmien osalta. Tilastokeskuksen ylläpitämän julkisen tuottavuustilaston tuottavuustiedot edelliseltä vuodelta eivät ehdi valmistua tilinpäätökseen mennessä, joten tässä yhteydessä on ilmoitettava takautuvasti vuoden 2012 tiedot. Arkistolaitoksen työn tuottavuus oli vuonna ,03 (+ 6,03 %yks.) ja kokonaistuottavuus 107,76 (+ 7,76 %yks.) Toiminnan taloudellisuus Toiminnan taloudellisuudelle ei tulossopimuksessa asetettu määrällisiä tavoitteita, mutta toimintakertomuksen liitteessä olevassa tulostaulukossa on kuitenkin esitetty keskeisten suoritteiden taloudellisuus (yksikkökustannukset) vertailuna kolmen vuoden ajalta. Yksikkökustannukset laskivat seulonnassa, asiantuntijatehtävissä, koulutuksessa, viranomaisarkistojen siirroissa ja järjestämisessä, yksityisarkistojen järjestämisessä, luetteloinnissa, digitoinnissa ja konservoinnissa sekä tutkijapalvelussa ja selvityksissä. Yksikkökustannukset nousivat yksityisarkistojen hankinnassa ja kaukolainoissa Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Maksullisten julkisoikeudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani edellisestä vuodesta 6,2 prosenttiyksikköä. Työaikaosuus oli hiukan edellistä vuotta suurempi, 3,76 % läsnäoloajasta (edellisenä vuonna 3,47 %). Suhteellista työaikaosuutta on käytetty laskelmissa myös tilavuokrien ja yhteiskustannusten laskuperusteena, joten muutos työaikaosuuksissa vaikuttaa kustannusvastaavuuden muutoksiin. Julkisoikeudellisten selvityspalvelutilausten kustannusvastaavuus huononi edellisestä vuodesta 3,2 prosenttiyksikköä ja oli 30,5 % (edellisenä vuonna 33,7 %) tavoitteen ollessa 50 %. Liikekirjanpidon eräitä virheellisiä tulokirjauksia on oikaistu kustannusvastaavuuslaskelmissa, kuten tavanomaiset jäljennetilaukset, jotka kirjanpidossa on kirjattu julkioikeudellisiin suoritteisiin. Kustannusvastaavuusaskelmassa ko. tulot on siirretty erityislakien (tässä tapauksessa Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta) mukaisten suoritteiden ryhmään. Arkistolaitoksella ei ollut kertomusvuonna käytössä ao. LKPtiliä tilikartassa, joten nämä maksut on kirjattu julkisoikeudellisiin suoritteisiin, mikä on oikaistu kustannusvastaavuuslaskelmassa. Vuonna 2014 näille suoritteille on erillinen LKPtili. Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani 12,3 prosenttiyksikköä edellisestä vuodesta ja oli 104,1 %, kun laskelmaan otetaan mukaan myös arkisto ja muiden toimitilojen vuokraus. Liiketaloudellisten suoritteiden työaikaosuus läsnäoloajasta oli kertomusvuonna 10,35 4

8 % (edellisenä vuonna 10,18 %). Työaikaosuus kasvoi edelleen edellisestä vuodesta johtuen maksullisena palvelutoimintana toteutetusta ALKUhankkeen järjestämisprojekteista sekä muista järjestämisprojekteista ja digitointiprojekteista. Ilman ALKUhanketta ja digitointiprojekteja laskettuna liiketaloudellisten suoritteiden työaikaosuus oli vain 3,8 %. Selvästi parhaiten kannattavia palveluita olivat edelleen annettu koulutus, järjestämispalvelut ja sopimusdigitointi. Arkistotilojen vuokraaminen oli lievästi voitollista. Selvitystoiminta oli edelleen tappiollista. Kustannusvastaavuuslaskelmien yhteiskustannusosuuksien laskelmissa käytetty laskentaperiaate, jossa kustannusosuudet lasketaan työaikaosuuden suhteessa kaikista menoista, nostaa tilapäisesti kokonaiskustannuksia silloin, kun määräaikaista henkilöstöä on projektien johdosta jonain vuonna poikkeuksellisen paljon. Eduskunnalta saatiin valtiopäivät 150 vuotta näyttelyn toteuttamiseen euroa, mikä summa kohdistettiin kirjanpidossa liiketaloudellisiin tuloihin. Kustannusvastaavuuslaskelmissa tätä ei kuitenkaan ole käsitelty liiketaloudellisena tulona, koska tuloperustetta ei ollut sopimusvaiheessa käsitelty. Kertomusvuonna tehtiin ensimmäisen kerran erillinen erillislakien mukaisten suoritteiden kustannusvastaavuuslaskelma, mikä käsittää julkisuuslain tarkoittamia jäljenteitä ja etsintämaksuja. Niiden osuus työajasta oli 1,61 % ja kustannusvastaavuus 49,5 %. Tässä on huomioitava, että tähän kategoriaan kuuluvat jäljennepalvelutilaukset, joiden alle puoli tuntia kestävistä etsinnöistä ei peritä maksua. Maksullisen toiminnan tulot lisääntyivät noin euroa edellisestä vuodesta. Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmat vuodelta 2013 (1000 euroa) JULKISOIKEUDELLISET SUORITTEET TUOTOT Maksullisen toiminnan myyntituotot julkisoikeudelliset selvitykset ja jäljenteet kaukolainat Maksullisen toiminnan muut tuotot 80 Tuotot yhteensä KOKONAISKUSTANNUKSET Erilliskustannukset Aineet, tarvikkeet, tavarat ja palvelujen ostot Henkilöstökustannukset Vuokrat Muut erilliskustannukset _ Erilliskustannukset yhteensä Osuus yhteiskustannuksista Tukitoimintojen kustannukset poistot ja korot muut yhteiskustannukset Osuus yhteiskustannuksista yhteensä Kokonaiskustannukset yhteensä Kustannusvastaavuus Kustannusvastaavuus % 28,6 28,7 34,9 5

9 LIIKETALOUDELLISET SUORITTEET (1000 euroa) TUOTOT Maksullisen toiminnan myyntituotot jäljennepalvelu koulutus selvitykset maksullinen järjestäminen maksullinen järjestäminen ALKUhanke maksullinen sopimusdigitointi konsultointi konservointi muut suoritteet ja palvelut Yhteensä Maksullisen toiminnan muut tuotot vuokratuotot 419_ Tuotot yhteensä KOKONAISKUSTANNUKSET Erilliskustannukset Aineet,tarvikkeet,tavarat ja palvelujen ostot Henkilöstökustannukset Vuokrat Vuokrattujen arkistotilojen vuokrat Muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä Osuus yhteiskustannuksista Tukitoimintojen kustannukset Poistot ja korot Muut yhteiskustannukset Osuus yhteiskustannuksista yhteensä Kokonaiskustannukset yhteensä Kustannusvastaavuus Kustannusvastaavuus % 107,5 87,6 104,1 ERILLISLAKIEN MUKAISET SUORITTEET (1 000 euroa) TUOTOT Maksullisen toiminnan myyntituotot 108 KOKONAISKUSTANNUKSET Erilliskustannukset Aineet, tarvikkeet, tavarat ja palvelujen ostot 3 6

10 Henkilöstökustannukset 124 Vuokrat 1 15 Muut erilliskustannukset Erilliskustannukset yhteensä 142 Osuus yhteiskustannuksista Tukitoimintojen kustannukset 28 Poistot ja korot 8 Muut yhteiskustannukset 40 Osuus yhteiskustannuksista yhteensä 76 Kokonaiskustannukset yhteensä 218 Kustannusvastaavuus 110 Kustannusvastaavuus % 49,5 1 Laskelmassa on mukana kaikista toimitiloista 11,7 %. Arkistotiloja ei ole otettu mukaan laskelmiin, paitsi arkistotilavuokrauksen kustannuksissa Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Yhteisrahoitteista toimintaa olivat veikkausvoittovaroista osittain rahoitettavat VAPApalvelu, ja Venäjän mikrofilmihanke, EUrahoitteiset APEX, EHRI ja Europeana Cloud hankkeet, Suomen Akatemian rahoittama rekisteritutkimuksen ReTkihanke, yksityisen tahon rahoittama Sodissa menehtyneet tietokantahanke ja von Stedingksuvun arkistoaineistoja koskeva hankinta. Yhteisrahoitteiseen toimintaan kohdistui vuonna 2013 kaikkiaan 6,03 henkilötyövuotta (edellisenä vuonna 8,57 htv). Tuottoja näihin hankkeisiin saatiin yhteensä ,26 euroa ( ,76) ja kokonaiskustannukset olivat euroa ( ,13). Arkistolaitoksen omarahoitusosuus oli siten ,35 euroa (30,9 %, vuonna ,6 %). 1.4 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet, palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Tässä yhteydessä raportoidaan opetus ja kulttuuriministeriön ja arkistolaitoksen välisessä tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta tulosalueittain sekä muista kertomusvuonna toteutettujen tai edelleen jatkuvien, pitempiaikaisten hankkeiden tilanteesta. Yksityiskohtainen vertailu tulostavoitteiden toteutumisesta esitetään tulostaulukossa sivuilla Tutkimus ja kehittäminen Tutkimustoiminta 7

11 Arkistolaitoksen tutkimustoiminta keskittyy tutkimuksellisen yhteistyön lisäämiseen yliopistoihin, tutkimusprosessin sähköistämiseen ja tutkimusta tukevien sähköisten palveluiden kehittämiseen. Vastuualue toimii arkistolaitoksen edustajana kansallisessa ja kansainvälisessä tutkimusyhteistyössä, verkostoissa ja projekteissa sekä pyrkii aktiivisesti käynnistämään erillisrahoitettuja yhteistyöprojekteja. Projektien tulokset jalkautetaan arkistolaitoksen palveluihin ja tietojärjestelmiin pienenevien resurssien asettamat reunaehdot huomioiden. Arkistolaitos edistää aineistojensa tutkimuskäyttöä tuottamalla tutkimusinfrastruktuureita yhteistyössä tutkimusyhteisöjen ja muistiorganisaatioiden kanssa. Osana tutkimusinfrastruktuurien luomista jatkettiin pysyviin tunnisteisiin liittyvien käytäntöjen kehittämistä. Digitaalisten aineistojen käyttäminen tutkimuksessa aiheuttaa ongelmia lähdeviitekäytäntöihin, koska aineistolle ei ole ehtinyt muodostua pysyviä, vakiintuneita viittaamistapoja. Pysyviä tunnisteita ja metatiedoista generoituvia lähdeviitteitä on pilotoitu sähköisessä muodossa julkaistavilla tieteellisillä artikkeleilla. Portti tietoympäristöt edistävät omalta osaltaan aineistojen käytettävyyttä. Vuonna 2013 laadittiin 63 teema ja aineistotietoympäristöä. Kansallisarkiston ja Tilastokeskuksen yhteinen hanke Kansallinen rekisteri ja mikroaineistojen tutkijapalvelu valittiin vuonna 2013 tutkimusinfrastruktuurien tiekartalle. Suomen Akatemia myönsi palvelun toteuttamiseen FIRI2013 haussa rahoitusta. Valmistuttuaan vuonna 2016 palvelu parantaa merkittävästi julkisen hallinnon rekisteriaineistojen löydettävyyttä, saatavuutta ja käytettävyyttä. Arkistolaitoksen omista tutkimushankkeista olivat vireillä arkistolaitoksen 200 vuotishistoria hanke. Vuonna 2012 Kansallisarkiston alaisuudessa Inarissa toimintansa aloittaneen Saamelaisarkiston tehtävänä on saamelaistutkimuksen tukeminen ja edistäminen saamelaiskulttuurin vahvistamiseksi ja saamelaisia koskevan historiatiedon lisäämiseksi. Arkisto tallentaa saamelaista asiakirjallista kulttuuriperintöä sekä huolehtii sen säilyttämisestä ja käyttöön asettamisesta. Sähköisten palveluiden kehittäminen Sähköisten palveluiden sisäinen kehittäminen organisoitiin uudelleen perustamalla sähköisten palveluiden verkosto. Arkistolaitoksen sähköisten palveluiden tuottamiseen käytettäviä tietojärjestelmiä kehitetään ja toiminnallisesti ylläpidetään arkkitehtuurin mukaisena kokonaisuutena entistä tehokkaammin ja koordinoidummin. Tällöin voimavaroja voidaan hyödyntää kokonaisvaltaisesti ja projektien läpivienti, raportointi ja tulosten jalkauttaminen on toteutettavissa yhteismitallisesti. Projektinhallinnan menetelmien ja työkalujen kehittäminen käynnistettiin. Normi ja informaatioohjaus Vuoden 2013 alussa vahvistetun seulontapolitiikan ja strategian avulla arkistolaitos osoittaa arkistonmuodostajille, tutkijoille ja asiakirjatietojen muille käyttäjille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos määrää julkisen hallinnon asiakirjatietoja pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Seulontapolitiikka ja strategia edistävät digitaalista säilytystä ja siten mahdollistavat sen, että entistä kattavampi osa julkisen hallinnon asiakirjatiedoista voidaan säilyttää pysyvästi. Seulontakollegio käsittelee perustavaa laatua olevat seulontapäätökset ja ottaa linjauksissaan huomioon tutkijayhteisön esittämiä näkemyksiä. Seulontakollegio kokoontui vuonna 2013 kaksi kertaa. 8

12 Kertomusvuonna tehtiin 49 seulontapäätöstä (edellisenä vuonna 57 päätöstä). Lisäksi valmisteltiin 14 säilytysmuotopäätöstä. Asianhallintajärjestelmiin kohdentuneesta sähköisen säilyttämisen lupaprosessista luovuttiin. Kyseisten tietojärjestelmien tietosisällön pysyvästä säilytyksestä määrätään tällä hetkellä seulontapäätöksissä. Arkistolaitos on vähentänyt pienenevien resurssiensa ja arkistolain uudistamistyön takia sähköisen asiakirjahallinnon kehittämis ja ohjaustehtäviä. Siitä huolimatta arkistolaitoksen Sähke2normi on laajasti käytössä julkisen hallinnon tietojärjestelmissä ja normi on yhtenäistänyt asiakirjahallinnassa käytettyjä metatietoja ja tietorakenteita. Vastaavasti sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman (eams) asema julkisen hallinnon tietojärjestelmien toiminnallisuuksien ohjaajana ja metatietojärjestelmänä on vakiintunut. Syntyään digitaalisten asiakirjatietojen vastaanotto ja säilytyspalvelussa (VAPA) oli vuoden 2013 lopussa 161 GT asiakirjatietoja. Palvelua käytti kolme tuotantoasiakasta, joista kaikki siirsivät asiakirjatietojaan palveluun kertomusvuoden aikana. VAPApalvelun hallinto ja rahoitusmallin selvitystyö käynnistyi osana arkistolain uudistamistyötä. Koulutusta koordinoitiin ja toteutettiin arkistolaitoksen strategiassa, tulossopimuksessa ja koulutusohjelmassa määritellyllä tavalla. Koulutusprosessit ja koulutusaineistot yhtenäistettiin eri yksiköissä. Peruskurssi toteutettiin ensimmäisen kerran kaikissa yksiköissä monimuotoopetuksena. Arkistolaitoksen järjestämä ja sen edustajien muiden järjestämillä kursseilla antama arkistokoulutus ja osallistujien määrää vähenivät edellisen vuoden tasosta, eikä tulostavoitteeseen 550 koulutustuntia ja osallistujaa, päästy. Osallistujien toteutumaluku oli osallistujaa. Räätälöityjen tilauskoulutusten osallistujamääriä ei ole tilastoitu. Arkistolaitoksen antamien tutkintojen ja osasuoritusten määrä kasvoi edellisestä vuodesta ja oli 307 tutkintosuoritusta (edellisenä vuonna 276). Arkistolaitoksen ohella asiakirjahallinnan ja arkistotoimen yliopisto ja korkeakoulutason koulutusta antavat muun muassa Tampereen, Turun, Oulun, Jyväskylän ja ItäSuomen yliopistot sekä Mikkelin ammattikorkeakoulu. Lisäksi jatko ja täydennyskoulutusta antaa mm. Turun yliopiston kehittämis ja koulutuskeskus Brahea, jonka kanssa arkistolaitos jatkoi kiinteää yhteistyötä asiakirjahallinnon koulutusohjelman ja asiantuntijaohjelman suunnittelussa ja toteuttamisessa. Em. koulutustahojen koulutuksen toteuttamiseen osallistuttiin kysynnän ja käytettävissä olevien resurssien mukaan. Jokaisesta järjestetystä koulutustilaisuudesta pyydetään osallistujilta koulutuspalautteet. Kertomusvuonna saatujen palautteiden keskiarvo oli 4,01 (edellisenä vuonna 4,28) arvosteluasteikolla 1 5, jossa 5 on paras tulos. Koulutuksen bruttotulot olivat vuonna euroa, edellisenä vuonna Arkistontarkastustoiminta päätettiin nykymuodossaan lakkauttaa edellisenä vuonna. Tarkastuskohteiden määrä on vähentynyt ja myös arkistolaitoksen tähän toimintaan käytettävissä olevat resurssit ovat olennaisesti vähentyneet. Tunnettuuden edistäminen Asiakirjanäyttelyt edistävät arkistolaitoksen aineistojen tutkimuksellista ja opetuksellista käyttöä sekä lisäävät aineistojen tunnettuutta. Vuonna 2013 Kansallisarkisto järjesti yhteistyössä maanmittauslaitoksen kanssa Havannoista kartaksi näyttelyn sekä eduskunnan tilaamana ja rahoittamana Valtiopäivät näyttelyn. Jälkimmäisestä tuotettiin myös verkkonäyttely ja posterinäyttely. Asiakirjanäyttelyiden kokonaismäärää suoritteissa kasvattivat pienimuotoiset asiakir 9

13 jojen ajankohtaiset esillepanot 15 kpl ja eri tavoin toteutetut yhteisnäyttelyt 14 kpl. Osa oli nähtävissä myös verkkonäyttelyinä. Näyttelytoimintaan käytetty henkilöpanos oli kaikkiaan 3,2 htv, edellisenä vuonna 3,1 htv. Ryhmille annettavien esittelyjen määrä oli edellisen vuoden tasolla. Heraldinen toiminta Kansallisarkisto asetti maaliskuussa 2013 uuden Heraldisen lautakunnan toimikaudeksi Lautakuntaan kuuluu 13 jäsentä, jotka edustavat heraldiikan tutkimusta, heraldista suunnittelua sekä historian ja hallinnon asiantuntemusta. Puheenjohtajana toimii pääjohtaja Jussi Nuorteva ja sihteereinä erikoistutkija John Strömberg ja viestintäpäällikkö Marie Pelkonen. Heraldinen lautakunta kokoontui vuoden aikana kolme kertaa ja valmisteli kuusi lausuntoa. Käsiteltävinä asioina olivat mm. Aaltoyliopiston ja ItäSuomen hallintooikeuden uudet leimat sekä vaakunaselitys liittyen Jääkärisäätiön teettämään kopioon alkuperäisestä Jääkärilipusta. Arkistolaitoksen Internetsivuilla toimii Europeana Heraldica tietokanta. Siihen on liitetty Norjan, Ruotsin ja Tanskan kunnallisvaakunat, sekä historialliset että virallisessa käytössä olevat. Usealla kielellä toimiva tietokanta sisältää tällä hetkellä noin vaakunaa ja sinettiä. Aineistohallinta Aineistojen vastaanotto ja hankinta sekä säilytystilan hallinta Arkistolaitokseen siirrettyjen aineistojen kartunta oli kertomusvuonna kaikkiaan hm sekä karttaa ja piirustusta viranomaisten asiakirjoja. Yksityisarkistojen kartunta oli 459 hm ja karttaa ja piirustusta. Siirrettyjä aineistoja oli enemmän, mutta osa niistä seulottiin ja hävitettiin. Valtiovarainministeriö myönsi kertomusvuonna euroa aluehallintovirastojen ja Työ ja elinkeinoministeriö euroa ELY keskusten edeltäjäviranomaisten aineistojen järjestämiseen. Yhteensä aluehallintoviranomaisten seulonta ja järjestämisprojektin (ALKU hanke) tuloksena arkistolaitokseen on kolmen vuoden aikana siirretty runsaat hm pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Lisäksi muista maksullisista järjestämissopimuksista merkittävin oli Liikenteen turvallisuusviraston kanssa tehty puitesopimus sen hallussa olevien edeltäjäorganisaatioiden yhteensä 1900 hyllymetrin laajuisen aineiston maksullisesta järjestämisestä ja osittaisesta digitoinnista vuosina Arkistolaitoksen käytössä oli noin hm arkistotilaa, josta vapaana oli noin hm. Keskusarkiston käyttöön oton suunnittelua varten on toiminut kaksi työryhmää. Näistä toisen tehtävänä oli suunnitella keskusarkistoon siirrettävän aineiston valintaperusteet, siirtoaikataulut ja koko arkistolaitoksen tuleva logistiikka ja tilanhallintamalli, jossa on huomioitu säilyttämisen ja tietopalvelun mahdollisimman hyvä kustannustehokkuus. Toisen työryhmä tehtävänä on laatia rakennushankkeen hankesuunnitelma, joka on perustana budjetoinnille ja varsinaiselle rakennussuunnittelulle. 10

14 Järjestäminen ja kuvailu Järjestettyjen arkistojen kokonaismäärä hyllymetreissä, hm, oli edellistä vuotta suurempi. Tulostavoitetta ei järjestämiselle enää tulossopimuksessa ollut. Viranomaisarkistojen osuus oli hm ja yksityisarkistojen 572 hm. Karttaaineistoja järjestettiin kpl. ALKUhankkeen osuus em. määristä oli hm ja karttaa. Yksityisarkistojen vastaanottoa on yksityisarkistostrategian mukaisesti vähennetty. Entisen Sotaarkiston järjestämättömän ja puolustushallinnon vastuulla olevan aineiston järjestämisprojektiin Mikkelissä on osallistuttu aikaisempien vuosien tapaan ohjaus, suunnittelu, koulutus ja tarkastustehtävien osalta. Projektissa on käsitelty tähän mennessä yli 13 hyllykilometriä aineistoa noin 18 hyllykilometrin kokonaismäärästä. Puolustusministeriön 2,5 miljoonan euron lisärahoitus projektin loppuun saattamiseksi vuosina varmistui kertomusvuonna. Arkistolaitoksen Vakkaarkistotietokanta sisälsi kertomusvuoden lopussa tiedot arkistoyksiköstä. Tietokantaa täydennettiin vuoden aikana arkistoluettelon tiedoilla (edellisenä vuonna 1312 luetteloa). Vuoden loppuun mennessä Vakkaan on syötetty vuodesta 1998 lähtien tilastojen mukaan arkistoluettelon tiedot. Kertomusvuonna Vakkaan tallennettiin arkistoyksiköissä laskettuna tiedot arkistoyksiköstä (edellisenä vuonna ). Vakkaan käytetty työaika oli 7,5 htv, edellisenä vuonna 7 htv läsnäoloajasta. Entisen Sotaarkiston käytössä ollut AARRE aineistorekisteri toimii erillisenä tietokantana. Kertomusvuonna jatkettiin opetus ja kulttuuriministeriön myöntämän rahoituksen turvin arkistosektorin yhteistä AHAA kuvailu ja luettelointijärjestelmä hanketta. Palvelu tulee sisältämään kuvailu ja luettelointitiedot ja se korvaa valmistuttuaan Vakka ja Aarretietokannat. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä ei ole täydennetty kertomusvuonna. Rekisterissä on 26 laitoksen ja niissä säilytettävän noin arkiston tiedot. Yksityisarkistojen säilyttämisessä ja käytön edistämisessä arkistolaitosta tukee neuvoaantavana elimenä arkistolaitoksen yksityisarkistoasiain neuvottelukunta. Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia on laadittu vuoteen 2015 saakka kestävälle aikajaksolle. Kansallisarkistossa on järjestetty jonkin verran yksityisarkistoja myös ulkopuolisella rahoituksella. Digitointi Asiakirjojen digitoinnissa tuotettiin ja tallennettiin digitaaliarkistoon kuvatiedostoa. Venäjäprojektin tuloksena saatiin vuoden aikana otosta mikrofilmi ja digitaalijäljenteinä, edellisenä vuonna otosta. Kaikkiaan projektin aikana on hankittu asiakirjoja Venäjältä ja muista entisen Neuvostoliiton maista noin otosta. Arkistolaitoksessa jatkui kertomusvuonna maksullisena palveluna maistraattien vanhojen väestötietojen digitointi. Liikenteen turvallisuusviraston tilauksesta toteutettiin myös maksullisena palveluna asiakirjojen digitointia. Konservointi Konservoinnin tehtäväalueella käsiteltiin arkkia, karttaa tai piirustusta (edellisenä vuonna) Konservointia toteutettiin konservoinnin toimenpideohjelman puitteissa. Konservointiin käytetty työpanos väheni puoleen edellisestä vuodesta ja oli 4,89 htv (edellisenä vuonna 9,2 htv ja vuonna ,5 htv). Muuhun arkistoaineksen huoltoon käytettiin 1,14 htv (edellisenä vuonna 1,76 htv ja vuonna ,42 htv). Resurssien nopea väheneminen vaikuttaa välittömästi mahdollisuuksiin toteuttaa aineiston säilymistä edistäviä tehtäviä. 11

15 Tietopalvelut Arkistolaitoksen tietopalvelua toteutettiin vuosille ajoittuvan tietopalvelustrategian mukaisesti. Strategian keskeisiä tavoitteita ovat mm. sähköisen asiointipalvelun jatkuva parantaminen, itsepalvelun lisääminen, selvitys ja jäljennepalveluiden kehittäminen sekä yhteistyön lisääminen muiden arkistojen kanssa. Tutkijakäyntien määrä, , väheni kertomusvuonna edellistä vuotta huomattavasti vähemmän, laskua oli 6,7 %, kun se edellisenä vuonna oli 19,2 %. Sitä edellisenä vuonna vähennys oli 5.8 %. Tulossopimuksessa kirjattu tavoite oli tutkijakäyntiä. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä sen sijaan kasvoi edellisestä vuodesta 7,9 %, kun edellisenä vuonna vähennystä oli 13,4 % ja vuonna ,9 %. Sähköisessä muodossa saatavan aineiston lisääntyminen vaikuttaa erityisesti sukututkijoiden käynteihin, ja lopulta kaikkiin tutkijakäynteihin. Toisaalta sähköisen aineiston lisääntyvä käyttö saattaa lisätä kiinnostusta myös digitoimattoman aineiston käyttöön arkistojen tutkijasaleissa. Arkistolaitoksen digitaaliarkiston verkkosivuilla käyntejä tilastoitiin noin 34 miljoona sivulatausta, edellisenä vuonna 28 miljoonaa ja käyntikertoja oli noin 0,9 miljoonaa. Tilattujen selvitysten ja tietopalvelupyyntöjen kysyntä kasvoi edellisestä vuodesta 4,8 % (edellisenä vuonna 0,4 %) huolimatta siitä, että liiketaloudellisten selvitysten tekemistä on rajoitettu resurssien vähentymisen vuoksi. Selvitysten yhteismäärä oli , joten tulostavoitetta selvitystä, ei saavutettu. Julkisoikeudelliset selvitykset vähenivät jonkin verran ja toimitusaikojen ylityksiä saatiin edelleen vähennettyä niin, että niitä oli vain 159 kappaletta (edellisenä vuonna 729 ylitystä, ja vuonna ylitystä). Niiden toimitusaikatavoite on kaksi viikkoa. Kaukolainojen määrän väheneminen jatkui edelleen selvästi; vähennystä oli 22,4 % (edellisenä vuonna vähennystä 33,1 ja vuonna ,7 %). Vähenny koski pääosin mikrofilmilainoja. Jäljenteiden kysyntä sen sijaan kasvoi 19,7 %, kun se edellisenä vuonna väheni 27,9 %. Jäljennepalvelun tulot kuitenkin vähenivät huomattavasti. Kirjastojen osalta arkistolaitoksen yksiköissä tallennettiin tieteellisten kirjastojen Erkkitietokantaan yksikköä, edellisenä vuonna yksikköä. Muut tehtävät Muita tehtäviä ovat mm. tiedotus ja julkaisutoiminta. Edellisten vuosien tapaan arkistolaitos julkaisi arkistoalan ammattiväelle ja tutkijayhteisölle suunnattua tiedotuslehteä Aktia, jota ilmestyi kolme numeroa. Opetus ja kulttuuriministeriö on tiedepolitiikan tulosohjauksen kehittämishankkeen yhteydessä katsonut, että arkistolaitoksen tulee raportoida valtionapua saavien yksityisarkistojen toiminnasta, vaikka se ei voikaan käydä tulosneuvotteluja niiden kanssa, koska osa rahoituksesta tulee niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä (OpM työryhmämuistio 46:2002). Yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) nojalla Kansallisarkisto myönsi vuodelle 2013 lakisääteistä pysyväisluonteista valtionapua enintään 80 % valtionapuun oikeuttavista arkistotoimen menoista seuraaville arkistoille: Kansan Arkisto, Keskustan ja Maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto ja Urho Kekkosen arkisto sekä 100 % valtionapuun oikeuttavista menoista Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistoille ja Svenska Litteratursällskapet i Finlandin arkistoille. Valtionapuarkistoille myönnettiin talousarviossa euroa. Henkilötyövuosimäärissä tapahtui vähennystä ja toimitiloissa pientä lisäystä. Valtionapuarkistoja koskevan, niiden toiminnan tuloksellisuuden seurannan arviointia palveleva indikaattorijärjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2008 alusta. Näiden arkistojen yhteenlaskettu aineistomäärä oli kertomusvuoden 12

16 hm (edellisenä vuonna hm). Digitoituja kuvatiedostojen määrä oli 106,9 TB. Vastaanotettuja aineistoja vuoden aikana oli hm (1 748 hm), järjestettyjä arkistoja kpl ja hm (edellisenä vuonna kpl ja hm), tutkijakäyntejä (6 253), henkilöstöä kaikkiaan 101,08 htv (101,59 htv), josta valtionavun piirissä 77,04 htv (80,05 htv) sekä arkistotiloja 8 936,7 m2 (7 456,7 m2). Arkistotilojen kapasiteetti oli hm ( hm), josta vapaana oli hm. Lisäksi muualta oli vuokrattu hm arkistotilaa. Kehittämishankkeet Asiakaspalvelu ja tilausjärjestelmä Astian käytön laajentamista koko asiakaspalvelun käyttöön jatkettiin. Arkistojen hakemistopalvelu AHAA hanketta jatkettiin yhteistyössä valtionapuarkistojen kanssa. Hallinto ja tukitoiminnot sekä ohjausjärjestelmät Tulosohjausta toteutettiin tulossopimusjärjestelmän puitteissa siten, että Kansallisarkisto teki tulossopimukset maakuntaarkistojen kanssa ja arkistolaitos opetus ja kulttuuriministeriön kanssa. Vuosia koskeva tulossopimusehdotus valmisteltiin alkuvuodesta ja vuotta 2013 koskevat tulosneuvottelut opetus ja kulttuuriministeriön ja arkistolaitoksen välillä käytiin keväällä ja arkistolaitoksen sisäiset tulosneuvottelut loppuvuodesta. Arkistolaitoksen tulosohjausta on toteutettu opetus ja kulttuuriministeriön johdolla toimineen tulosohjaustyöryhmän laatimien suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksessa on ollut käytössä kattava työajanseuranta tuotos ja kustannuskehityksen tarkempaa seurantaa ja raportointia varten. Lisäksi sisäisen kirjanpidon avulla seurattiin kustannusten kohdistumista tehtäville. Työajan kirjauskäytäntöjä täsmennettiin ja ohjeistettiin. Arkistolaitos kehittää indikaattorijärjestelmäänsä siten, että se entistä paremmin ottaa huomioon asiakaskunnan käyttötavoissa tapahtuneen muutoksen. Ennen muuta sähköisten aineistojen asiakaskäytön seurantaa tehostetaan. Arkistolaitoksen yksiköissä käytiin tulos ja kehityskeskustelut vuodenvaihteessa. Maksullisen palvelun hinnoittelussa noudatettiin vuoden 2011 alusta voimaan tullutta opetus ja kulttuuriministeriön asetusta arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista. Arkistolaitoksen taloussääntö päivitettiin kertomusvuonna. 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Arkistolaitoksen henkilöstövoimavarojen kehittymisen suuntaa mitataan vuosittain valtiovarainministeriön henkilöstötilinpäätöksen mukaisten mittareiden avulla. Henkilöstön tilaa kuvataan vertailuluvuilla, jotka lasketaan joulukuussa palveluksessa olevasta henkilöstöstä. Henkilöstöresurssien määrää seurataan myös koko vuoden osalta henkilötyövuosien (htv) muutosluvulla, joka on resurssimittarina merkittävämpi, kuin pelkkä joulukuinen henkilöstön määrä. Kertomusvuodelle oli asetettu tavoitearvoja htv luvulle ja sairauspoissaoloille. Henkilöstövoimavarat Kertomusvuoden joulukuussa arkistolaitoksen palkkaa saavan henkilöstön määrä oli yhteensä 240 henkilöä (2012/234, +2,6 %), joista naisia oli 61,25 % ja miehiä 38,75 %. Naisten osuus laski 13

17 edellisestä vuodesta vajaan prosenttiyksikön. Henkilötyövuosissa mitattuna henkilöstömäärä oli kuluneena vuonna 239,6, kun se edellisenä vuonna oli 235,7 (+1,7 %). Arkistolaitoksen henkilöstömäärä on kuitenkin nopeasti vähentynyt. Kun vuonna 2008, jolloin arkistoliitosten vaikutuksesta saatiin 37 henkilötyövuotta lisää, koko henkilöstömäärä oli 288. Vähennys vuoteen 2013 oli siten 16,6 %. Vakinaisen henkilöstön määrä on vähentynyt koko henkilöstön määrää nopeammin. Vakinaista henkilöstöä oli 204 henkilöä (2012/211). Näistä naisten osuus oli 62,25 % ja miesten osuus 37,75. Palkkaa saavia määräaikaisia oli kaikkiaan 36 henkilöä (2012/23), muutos +56,5 %. Naisia oli 20 ja miehiä 16 määräaikaisissa tehtävissä. Lisäksi arkistolaitoksessa työskenteli erilaisia palkattomia harjoittelijoita, joita ei lasketa em. määräaikaisten lukuun. Palkkaa saavan henkilöstön ikärakenteen vanheneminen pysähtyi. Keskiikä oli vuoden lopussa 49,1 vuotta (2012/49,6). Miesten keskiikä oli 46,8 ja naisten 50,5 vuotta ( ,8 ja 50,7). Suurin osuus henkilöstöstä kuuluu edelleen ikäryhmään (34,58 %). Toiseksi suurimpana ikäryhmänä ovat vuotiaat (28,33 %). Kokoaikaisessa palvelussuhteessa työskenteli 226 henkilöä (2012/220), josta miehiä oli 38,5 % ja naisia 61,5 %. Osaaikaisia oli 14, joista naisia oli 5, % ja miehiä 4,3 %. Osaaikaisten osuus koko henkilöstöstä oli 5,8 % (2012/ 6 %). Arkistolaitoksen henkilöstön koulutustasoindeksi pysyi edellisen vuoden tasolla, sen ollessa 5,5. Miehet olivat edelleen kouluttautuneempia kuin naiset, joiden indeksi oli 5,3, miehillä se oli 5,7. Korkeakoulu ja yliopistotason tutkinnon suorittaneiden osuus oli yhteensä 53,3 % (koko valtio 44.4 %), josta tutkijakoulutuksen suorittaneiden osuus oli 6,7 %. Säännöllisenä työaikana tehdyn työajan osuus kokonaistyöajasta kasvoi hieman ja oli 79,8 %, edellisenä vuonna 78,4 %. Palkkasummasta tehdyn työajan palkkojen osuus kuitenkin nousi 76,8 %:iin (2012/76,1 %) välillisten kustannusten hieman laskiessa (56,7 %) tehdystä työajan palkoista (2012/60,7 %). Luvut ovat keskimääräisiä valtiolla. Henkilötyövuoden hinnaksi vuonna 2013 tuli ,05 (2012/47.495,6, muutos 0,9 %). HTVhinnan lasku aiheutui suuremmasta määräaikaisten projektityöntekijöiden määrästä, kuin edellisenä vuonna. Työhyvinvointi Arkistolaitoksessa henkilöstön työtyytyväisyyttä mitataan joka toinen vuosi ja kertomusvuosi oli jälleen mittausvuosi. Kokonaistyötyytyväisyyden indeksiluku nousi hieman edellisestä mittauksesta ja oli 3,6 (vuonna ,4) valtion keskiarvon ollessa 3,5. Parhaat arviot henkilökunta antoi työilmapiiristä ja yhteistyöstä (3,9/ + 0,01), johtamisesta (3,8/ +0,5, valtio 3,5), työn sisällöstä ja haasteellisuudesta (3,8/+0,2), työoloista (3,7/ +0,2). Vähiten tyytyväisiä, kuten valtiotasollakin, oltiin palkkaukseen (3,3/+0,2) ja kehittymisen tukeen (3,1/+_0). Näissä oli myös tapahtunut laskua edelliseen mittaukseen. Em. luvut perustuvat Tahtin tietoihin. Suoraan kyselyjärjestelmästä saadut indeksiluvut ovat hiukan pienemmät ja kokonaistyytyväisyyden luku on siinä 3,43. Sairauspoissaolojen määrä oli 7,5 työpäivää/htv (edellisenä vuonna 7,2 /5,1 %), mikä oli alle tulostavoitteena olleen 9 tp/htv. Nousua oli hieman, mutta tilanne oli edelleen hyvä. Jaksamisen mittarina käytetty lyhyiden 13 sairaspäivää osuus kaikista sairaustapauksista oli hieman lisääntynyt edellisestä vuodesta ja oli 82,9 % (edellisenä vuonna 83,7 %). Lisäksi terveysprosentti oli edellisen vuoden tasoa, 35,0 % (2012/34,2 %). Verrattuna vuoteen 2011 kehitys on mennyt huonompaan suuntaan (44,8 %). Säännöllisestä vuosityöajasta sairauspoissaolojen osuus oli 3,3 % (edellisenä vuonna 3,2 %). Henkilöstöinvestoinnit Lisäksi arkistolaitoksen 8 toimistotyöntekijää on osallistunut Kelan arkistolaitokselle myöntämille ja järjestämille Aslak kursseille. 14

18 Työhyvinvointia tuettiin mm. hankkimalla koko arkistolaitoksen henkilöstölle Smartum liikuntaja kulttuurisetelit. Arkistolaitos osallistui myös OKMvetoiseen ja valtiokonttorin tukemaan Priori hankkeeseen, jonka tavoitteena on työajan ja työtehtävien yhteensovittaminen erityisesti työympäristön ja toimintatapojen muutoksessa sekä osaamisen vaatimustason noustessa ja henkilöstön ikääntyessä. Koulutukseen käytettiin työaikaa 0,92 % kokonaistyöajasta (edellisenä vuonna 1,3 %). Kannustavan palkkauksen piirissä olevien osuus laski edellisestä vuodesta ja oli 82,1 % (2012/ 88,5 %). Kertomusvuoden henkisistä voimavaroista ja niiden kehittämisestä voidaan lyhyesti todeta, että arkistolaitos jatkoi panostamista erityisesti esimiestyön ja työyhteisön kehittämiseen sekä myös työssä kehittymiseen ja jaksamiseen. Arkistolaitoksessa jatkettiin myös Kiekuun valmistautumista, joka on otettu huomioon kahtena edellisenä vuonna toteutettujen Kaiku hankkeiden yhteydessä esimiestyön ja työyhteisötaitojen sekä osaamisen kehittämisessä ja muutoksen hallinnassa. Entistä haastavammaksi on koettu resurssien vähentymisen vaikutuksesta johtuva henkilöstön työn kuormittavuuden lisääntyminen, mikä on jo ollut nähtävissä työuupumustapausten määrän kasvuna. 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI Rahoituksen rakenne Arkistolaitoksen toiminta perustuu talousarviorahoitukseen. Määräaikaisiin hankkeisiin on saatu myös ulkopuolista rahoitusta, joko EU:n tai muun tahon kautta, suhteellisen vähäisessä määrin. Vuonna 2013 käytettiin edellisenä vuonna Apexhankkeeseen EU:lta saadusta 9 752,00 eurosta 3478,20 euroa, joka on vuoden 2012 ja vuoden 2013 työkustannusten osuus. Apex hanke on vuosina EU:n kanssa yhteistyössä toteutetun APENET hankkeen jatkohanke. Hankkeen tavoitteena on ollut tarjota eurooppalaisille arkistoille kanava aineistojen kuvailutietojen välittämiseksi Europeanahakuliittymän käyttöön. EHRI (European Holocaust Research Infrastructure) hanketta varten vuonna 2012 saadusta määrärahasta kirjattiin vuonna 2013 yhteisrahoitteisen toiminnan tuloksi hankkeen ajalla jo aikaisemmin kirjattujen kokonaiskulujen toteutuneiden kokonaiskulujen erotus 4329,74 euroa sekä EHRIhankkeen kustannukset ajalta ,66 euroa. EHRIhankeen pääasiallisena tavoitteena on tukea toisen maailmasodan aikaisen holokaustin tutkimusta avaamalla tutkijayhteisöjen käyttöön portaalin, jossa holokaustiin liittyvät lähteet ovat tutkijoiden käytettävissä. Euroopan komissio maksoi ennakkomaksua Europeana Cloud projekia varten ,00 euroa. Määrärahasta maksettiin hankkeen vuoden 2013 kustannuksia 2 097,67 euroa. Kaatuneiden muistosäätiöltä saatiin ,00 euroa Suomen sodissa menehtyneiden tietokannan kehittämiseksi. Vuodelta 2012 hankkeen määrärahaa oli säästynyt 217,10 euroa. Määrärahaa käytettiin ,22 euroa. Hanke jatkuu vuonna Suomen Akatemia myönsi rahoitusta ,00 euroa ajalle Rekisteritutkimuksen tukikeskuksen toiminnan jatkumista varten. Suomen Akatemian maksatuskäytänteiden mukaisesti Suomen Akatemia maksoi vuonna 2013 laskutuksen perusteella ,51 euroa. 15

19 Von Stedingksuvun arkiston ostoa varten saatiin Svenska Litteratursällskapetilta ,00 euroa, Suomen kulttuurirahastolta ,00 ja Koneen säätiöltä ,00 euroa Talousarvion toteutuminen Arkistolaitokselle myönnettiin vuoden 2013 varsinaisessa talousarviossa ja lisätalousarviossa määrärahaa toimintamenoihin euroa bruttomenoihin ja euroa nettomenoihin. Edellisvuoteen verrattuna määrärahan lisäystä oli palkkamenoihin ,00 euroa ja vuokrien indeksitarkistuksiin euroa. Määrärahan lisäystä aiheutti myös hallitusohjelman mukainen toimintamenosäätöjen palautus euroa. Määrärahaa vähensi vuonna 2012 Saamelaisarkiston varustamiseen myönnetyn erillismäärärahan euron poisto. Julkisen hallinnon atkmenosäästö vähensi määrärahaa euroa. Tuottavuustoimien takia määrärahaa vähennettiin euroa ja hankintamenosäästön takia ,00 euroa. Määrärahan nettovähennys oli siis euroa. Edelliseltä vuodelta siirtyi toimintamenomäärärahasta ,46 euroa, joka käytettiin Palkeiden palvelumaksuihin. Vuodelle 2013 siirrettiin toimintamenomäärärahasta ,10 euroa. Veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen momentilta opetus ja kulttuuriministeriö myönsi rahoitusta euroa mikrofilmien hankkimiseksi Venäjältä. Määrärahasta käytettiin ,28 euroa. Lisäksi opetus ja kulttuuriministeriö myönsi ,00 euroa VA PA järjestelmän ylläpitoon (valtionhallinnon pysyvästi säilytettävien sähköisten aineistojen palvelujärjestelmä). Määräraha käytettiin kokonaan. Työ ja elinkeinoministeriön hallinnonalan momentilta käytettiin ,76 euroa työvoimatoimistojen työhön osoittamispäätösten mukaisesti määräaikaisten henkilöiden palkkaamiseen. Edellisenä vuonna käytettiin vastaavasti ,61 euroa. Yksityisten valtionapua saavien arkistojen (11 kpl) menoihin talousarviossa myönnettiin ,00 euroa. Vuoden 2013 määräraha käytettiin kokonaan Tuotto ja kululaskelma Maksullisen palvelutoiminnan tuotot vuonna 2013 olivat ,19 euroa, edellisenä vuonna ,44 euroa. Tuloihin sisältyy vuokria ja käyttökorvauksia. Muut toiminnan tuotot kasvoivat kertomusvuonna edelliseen vuoteen verrattuna ja olivat yhteensä ,61 euroa (edellisenä vuonna ,20 euroa). Maksullisen palvelutoiminnan tulojen kasvu johtuu viranomaisarkistojen järjestämishankkeista saatujen tulojen lisäyksestä. toisaalta muut maksullisen toiminnan tulot, kuten koulutuksen ja selvityksen tulot laskivat viime vuodesta. Muiden toiminnan tuottojen lisäys johtuu yhteisrahoitteisten hankkeiden lisäyksestä. Henkilöstökulut (myös ulkopuolisin varoin palkatut) olivat vuonna ,85 euroa, edellisvuonna ,70 euroa. Vakinaisen henkilökunnan osalta palkkamenojen määrää kasvattivat VES sopimuksen mukaiset palkankorotukset. Kansallisarkisto lakkautti virkaa, jotka olivat olleet täyttämättä. Vuokrakulut vuonna 2013 olivat ,44 euroa kun ne vuonna 2012 olivat ,72 euroa. Summa sisältää myös laitevuokria. Lisäys johtuu vuorien indeksi tarkistuksista. Palvelujen ostot ja muut kulut laskivat vuodesta

20 1.6.4 Tase Muu kansallisomaisuus lisääntyi von Stedingksuvun Suomea koskevien asiakirjojen oston takia ,92 euroa. Summasta oli euroa ulkopuolista rahoitusta ja 6 526,92 euroa Kansallisarkiston rahoitusta. Osa hankinnasta rahoitettiin jo edellisen vuoden puolella. 1.7 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA Arkistolaitoksen johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa viraston sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäinen valvonta käsittää menettelyt, jotka varmistavat viraston talouden ja toiminnan laillisuuden ja tuloksellisuuden, viraston hallussa olevien varojen ja omaisuuden turvaamisen sekä viraston johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan valvontavastuut on määrätty arkistolaitoksen taloussäännössä. Arkistolaitoksessa on myös pääjohtajan alaisuudessa toimiva sisäinen tarkastus, jonka toiminnasta määrätään sisäisen tarkastuksen ohjesäännössä. Arkistolaitoksen sisäisen valvonnan tilaa on arvioitu valtioneuvoston controller toiminnon suosituksen mukaista COSO ERM viitekehykseen perustuvaa arviointikehikkoa hyväksi käyttäen (Suppea sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointikehikko). Arkistolaitoksessa suoritettiin lisäksi itsearviointi CAF laadunarviointityökalun avulla. Arviointien perusteella arkistolaitoksen sisäinen valvonta ja siihen kuuluva riskienhallinta täyttää valtion talousarviosta annetun asetuksen 69 :ssä säädetyt vaatimukset. Arviointien perusteella nousi esiin joitakin kehittämistarpeita: Sisäisen toimintaympäristö suurin haaste on edelleenkin toiminnan sopeuttaminen väheneviin resursseihin. Vähentyvät resurssit edellyttävät, että jäljelle jäävä henkilöstö hallitsee laajemman tehtäväkentän, joten osaamisen kartoittaminen ja erilaisten osaamisten tunnistaminen ja käyttöön saattaminen on ydinkysymyksiä. Osaamisen kehittämiseen ja henkilöstön uudelleen koulutukseen tulee panostaa. Väheneviä resursseja pyritään korvaamaan eri organisaatioiden ja toimijoiden välisellä yhteistyöllä. Kumppanuussuhteita on tarkasteltava suunnitelmallisesti. Kumppanuudet ja sidosryhmäyhteistyö tulee arvioida etukäteen ottaen huomioon strategiset painopisteet ja tavoitteet. Arkistolaitoksen vuokramenot ovat toiminnan luonteesta johtuen suuret ja muodostavat suuren osan toimintamenoista. Vuokramenojen eriyttäminen toimintamenoista on edelleen ratkaisematta. Toiminnan suunnittelun kannalta on olennaista, että kerättävä tieto tukee strategian toteuttamista. Tuloksellisuustietoja tuotetaan vain osasta toimintaa ja indikaattorityö on keskeytyksissä ja sitä tulee jatkaa. Kustannuslaskennasta on laadittava kattava menetelmäkuvaus ja tietojen yhteys laskentajärjestelmiin on dokumentoitava aukottomasti. Toiminnan suunnittelun kannalta on olennaista, että kerättävä tieto tukee strategian toteuttamista. Tuloksellisuustietoja tuotetaan vain osasta toimintaa ja indikaattorityö on keskeytyksissä. Indi 17