IP-kurssien hallinto ja talous

Transkriptio

1 IP-kurssien hallinto ja talous IP-koordinaattoritapaaminen Outi Jäppinen Soila Salonen 1

2 Sisältö 1. Hallinto-asiat, mm. Sopimusasiat ja muutokset Partneriryhmä Rahoittajan näkyvyys Force majeure 2. Talousasiat, mm. Yleisiä ohjeita hankkeen talouhallintoon Hyväksyttävät kulut, kululuokat ja siirrot Asiakirjojen säilytys Tarkastukset 2

3 HALLINTO 3

4 IP-koordinaattorin hallinnollinen huoneentaulu Vähintään kolme korkeakoulua vähintään kolmesta eri maasta Maahan, jossa kurssi pidetään, tultava vähintään 10 ulkomaista opiskelijaa Vähintään 10 työskentelypäivää intensiivijaksolla Intensiivikurssi luetaan hyväksi opiskelijoiden tutkintoon IP ei voi keskittyä konferenssin tai tutkimustoiminnan ympärille, ei osa Erasmus Mundus -ohjelmaa 4

5 Ohjelmaoppaat Official announcement of the Call for Proposals - ehdotuspyyntö, Strategic Priorities - hakukierroksen strategiset painopistealueet ohjelmittain LLP-guide; III osaa (voimassa ) LLP Guide 2013: Part I - General Provisions: Ohjelmaopas, osa 1 - yleisiä ohjeita ja taloussäännöt LLP Guide 2013: Part II a - Sub-Programmes and Actions: Ohjelmaopas, osa 2a - alaohjelmien kuvaukset LLP Guide 2013: Part II b - Explanations by Action: Ohjelmaopas, osa 2b - toimintojen yksityiskohtaiset kuvaukset 5

6 Hankekausi Sopimuskausi: Loppuraportin määräaika: EU-ohjelmakauden vaihtuminen seuraavaa hakua intensiivikurssihankkeille ei ole 6

7 Sopimus Rahoitussopimus Liitteet Liite II Kelpoisten partnereiden luettelo Liite III Loppuraportti Liite IV Mallilomake opiskelijoiden loppuarviointia varten Sopimuksen yleiset ehdot Budjetti toimitettu päätöksen yhteydessä Linkki CIMOn IP-toteuttajien sivulle 7

8 Sopimusmuutokset 1/3 Valmiit sopimusmuutoslomakkeet seuraaville muutoksille: Change of Legal Representative (laillisen edustajan vaihtuminen) Change of Bank Details (pankkitilitietojen muutos) New Partner (uuden partnerin mukaantulo hankkeeseen) Change in the Workplan (muutokset työohjelmassa) Linkki CIMOn IP-toteuttajien sivulle 8

9 Sopimusmuutokset 2/3 Myös vapaamuotoinen anomus käy, kunhan on laillisen edustajan allekirjoittama Sopimusmuutos ei voi koskaan johtaa tukisumman kasvamiseen, mutta voi johtaa sen pienenemiseen (esim. kurssipaikka muuttuu halvempaan maahan) Sopimusmuutokset tulee anoa viimeistään kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä, mutta käytännössä heti, kun muutostarve on tiedossa 9

10 Sopimusmuutokset 3/3 Pelkällä (sähköposti)ilmoituksella hoituvat muutokset: Kurssin ajankohdan tai sijainnin muutos (perusteluineen) Hankkeen koordinaattori / vastuuhenkilö vaihtuu virallinen kirje, jossa laillisen edustajan allekirjoitus 10

11 Partneriryhmä Sitouttaminen yhteisiin tavoitteisiin ja yhteistyöhön Edunsaajan tulee Tiedottaa partnereita Varmistettava rahojen tasapuolinen jako Rahoitussopimuksesta kopio partnereille Koordinaattori vastuussa hankkeesta 11

12 Osallistujien valinnassa huomioitavaa Jos partnerikorkeakoulusta ei saada riittävästi osallistujia, voidaan toisesta lähettää enemmän Asiasta tulee sopia koko partneriryhmän kesken (läpinäkyvyys) Opiskelijavalintakriteerien tulee täyttyä (erit. opintojen hyväksiluku) Varalista opiskelijoista hyvä käytäntö! 12

13 Tuotteet Oppimateriaalit, sanastot, oppimisympäristöt Opiskelijoiden työt, case-tutkimukset Spin-offit: opinnäytetyöt, uudet hankeideat Huom! Hakemuksessa luvatut tuotteet pitäisi myös toteuttaa! Tuotteissa mainittava rahoittaja, käytettävä LLP-logoa ja lisättävä ns. vastuuvapauslauseke n_oppimisen_ohjelma/logot_ja_viesti ntaohjeet 13

14 Force majeure Ylivoimainen este, joka estää hankkeen toteuttamisen suunnitelmien mukaan AINA yhteys CIMOon ja selvitettävä tilanne Esim. Islannin tulivuorenpurkauksen vaikutukset lentotilanteeseen 14

15 Raportointi force majeure - tilanteessa Ylimääräisiä kuluja voidaan korvata sopimussumman puitteissa Ylimääräisistä kuluista (peruuntuneet lennot, ylimääräiset majoitukset) pyydetään: kopiot matkalipuista ja/tai laskuista, joista korvausta halutaan kopiot maksukuiteista/kirjanpidosta, joista maksu voidaan todentaa lentoyhtiöiden/vakuutusyhtiöiden lausunnot/päätökset (mikäli päätöstä ei saatu, toimitetaan vakuutusyhtiön kuittaus tai muu vakuutus korvaushakemuksesta ja itse päätös toimitettava jälkikäteen) Vähimmäisvaatimuksista (kurssin pituus, osallistujamäärä) voidaan joustaa force majeure syystä -> raportointi todellisen keston ja osallistujamäärän mukaan 15

16 TALOUS 16

17 Tuen maksatus Ennakkomaksu 80% maksetaan sopimuksen allekirjoituksen jälkeen Loppumaksu (max 20%) loppuraportin hyväksymisen jälkeen tukikelpoisten kulujen mukaisesti Jos lopullinen tuki pienempi kuin ennakkomaksu, toimitetaan tuen palautuslasku 17

18 Kulujen kohdistaminen Oma seurantakohde kirjanpitoon Eri hankkeiden kulut pidettävä erillään Kaikki hankkeen tulot ja menot Maksuliikenne pystyttävä aukottomasti selvittää Kulut eritellään euroina (kts. sopimus) Valuuttakurssimuunnin komission sivuilla Ensimmäisen maksuerän kuukauden mukaan ntracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm 18

19 Kelpoiset kulut Liittyy intensiivikurssin työohjelmaan merkittyihin toimintoihin Aiheutunut koordinaattori- tai partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden/opettajien/ henkilökunnan toimesta Syntynyt hankkeen sopimuskauden aikana (aiheuttamisperiaate) Arvonlisävero, mikäli se jää hankkeelle lopulliseksi kustannukseksi 19

20 Ei-kelpoisia kuluja Sopimuskauden ulkopuolella syntyneet kulut ALV jos ei jää hankkeen lopulliseksi kustannukseksi Ei päällekkäistä rahoitusta Pitopaikan osallistujien matkakulut Konferenssi-, seminaari- tai tutkimustoiminnan rahoittaminen Viihdytyskulut, esiintymispalkkiot Avustukset, sijoituspääomakulut Luottorajan ylläpito, tilinylitykset, takaajana toimiminen, velkoihin varautuminen Liiketoiminnan konkurssiin, likvidaatioon, velkoihin tai vuokrasopimuksen päättymiseen varautuminen Sakot, taloudelliset sanktiot tai oikeudenkäynnistä aiheutuneet kulut Liialliset tai harkitsemattomat kulut 20

21 Erasmus IP-tuki 1. Järjestelykustannukset (Organizational costs) 2. Matkakustannukset (Travel costs) 3. Asumis- ja oleskelukustannukset (Subsistence costs) Kustannusten siirrot eri kululajien välillä ovat sallittuja tiettyjen ehtojen puitteissa Myönnetty budjettiexcel päätösilmoituksen liitteenä Budjettiexceliä kannattaa päivittää hankkeen aikana toteutuneista kuluista raportoinnin helpottamiseksi 21

22 Järjestelykustannukset Intensiivikurssin järjestämisestä koituvat kustannukset, kuten: Materiaali, vuokrat Kurssin sisältöön liittyvät opintoretket tms. Tiedotus ja markkinointi Käännös- ja tulkkauspalvelut Intensiivikurssin hallinnoimisesta aiheutuneet kulut, palkkakulut Yleiskustannukset (posti, puhelin tms.) 22

23 Järjestelykustannukset Seuraavat matka-, oleskelu- ja asumiskustannukset: Projektin henkilöstön kustannukset kurssin suunnittelu ja loppuarviointivaiheessa Kurssille kutsuttujen ulkopuolisten asiantuntijoiden kulut Kotikorkeakoulun opiskelijoiden ja opettajien kulut 23

24 Järjestelykustannukset Suomalaisten vuonna koordinoimilla kursseilla Raportoidaan könttäsummana Voitava todistaa, että kurssi toteutunut reunaehtojen mukaisesti Pystyttävä selvittämään, mihin summa on käytetty Kuitteja ei varsinaisesti tarkasteta 24

25 Matkakulut Opiskelijoiden ja opettajien matkakulut kotoa kurssin pitopaikkaan ja takaisin sekä mahdolliset viisumikustannukset Korvataan 75 % todellisista kustannuksista Matkakustannusten raportointi-excel tarvittaessa apuna Matkustus edullisemman vaihtoehdon mukaan Henkilöautolla matkustettaessa kilometrikorvaus max 0,22 /km Kuitit ja tositteet on säilytettävä mahdollista kuittitarkastusta ja auditointeja varten 25

26 Matkakulut Perustellusta syystä matkakuluja voidaan korvata myös muualta kuin osallistujan koti/opiskelupaikkakunnalta (esim. jos opiskelija vaihdossa toisessa maassa) Erasmus-ohjelman ulkopuolisista maista aiheutuneet matkakustannukset eivät ole kelpoisia, ellei CIMOlta ole saatu etukäteen kirjallista erityislupaa 26

27 Matkakulut + kurssin pitopaikka Muistutuksena: Pitopaikkakunnan osallistujien kuluja ei korvata (esim. opintoretkien kuluja voidaan kattaa järjestelykustannuksista) Pitopaikkana muu kuin koordinoiva korkeakoulu (esim. ulkomaat) -> koordinoivan kk:n osallistuvien matkakulut ok Pitopaikka samassa maassa, mutta eri paikkakunnalla kuin partnerikorkeakoulu, partneri kk:n osallistujien matkakulut ok 27

28 Asumis- ja oleskelukulut Tuki on tarkoitettu kattamaan opiskelijoiden ja opettajien: Asuminen, ruokailu ja matkat kurssin pitopaikalla Matkavakuutus Korvataan osallistujien kurssilla vietetyn ajan mukaan päiväkohtaisten yksikkökustannusten mukaan Todellisia kustannuksia ei raportoida Vietetty aika tulee pystyä todentaa osallistumistodistuksesta/matkatositteista tms. 28

29 Asumis- ja oleskelukulut + kurssin pitopaikka Muistutuksena, kuten matkakulut: Pitopaikkakunnan osallistujien kuluja ei korvata (kuluja voidaan kattaa järjestelykustannuksista) Pitopaikkana muu kuin koordinoiva korkeakoulu (esim. ulkomaat) -> koordinoivan kk:n osallistuvien kulut ok Pitopaikka samassa maassa, mutta eri paikkakunnalla kuin partnerikorkeakoulu, partneri kk:n osallistuvien kulut ok 29

30 Asumis- ja oleskelukulut, laskenta Kurssin pitomaan tukisummien mukaan Päiväkohtaiset tukisummat koordinaattorin käsikirjassa maittain Opiskelijoilla päiväkohtainen tukisumma pysyy samana kurssin pituudesta huolimatta Opettajilla päiväkohtainen tukisumma laskee kurssilla vietettyjen ensimmäisten 7 ja 14 vuorokauden jälkeen Myönnetään osallistujittain, voidaan kuitenkin käyttää jouhevasti kaikkien osallistujien kuluihin 30

31 Siirrot eri kululajien välillä Siirrot mahdollisia vain matka- ja oleskelukulujen kesken Siirrettävä summa voi olla max 10% kululuokkaan myönnetystä tuesta (pienemmästä) Siirrosta ilmoitettava kirjallisesti välittömästi, kun mahdollinen siirto on tiedossa 31

32 Osallistujat, joilla erityistarpeita CIMOlta voi hakea lisätukea kuluihin, jotka aiheutuvat erityistarpeita vaativasta osallistujasta Sovittava vastaanottavan kanssa järjestelyistä hyvissä ajoin Vapaamuotoinen hakemus, johon liitteeksi: arvio kustannuksista, lääkärintodistus tai vastaava sekä tieto henkilön saamista muista avustuksista Päätös tehdään tapauskohtaisesti 32

33 Asiakirjojen säilytys Hankkeelle oma hankemappi Komissio edellyttää, että kaikki sopimukseen liittyvät alkuperäiset asiakirjat säilytetään vähintään 5 vuotta hankkeen loppuraportin hyväksymisestä Säilytettävä kirjanpitomateriaali ja viralliset kopiot asiakirjoista 33

34 Tarkastukset Osa hankkeista joutuu tarkempaan tarkastukseen Kuittitarkastuksia loppuraportin saapumisen jälkeen Matkakulut Oleskelun kesto pitää pystyä todistamaan pyydettäessä esim. matkakuittien päivämäärillä 34

35 Tarkastukset System check koko korkeakoulun Erasmustoimintojen tarkastus, myös IP Monitorointivierailut hankkeen aikana Tarkastusvierailut sopimuskauden aikana tai viisi vuotta sopimuskauden jälkeen Hankkeille ilmoitetaan etukäteen ja annetaan ohjeistukset Hanketta neuvonut henkilö ei tarkasta hanketta 35

36 Intensiivikurssit CIMOn nettisivuilla Intensiivikurssit CIMOn nettisivuilla: osallistujalle Mm: Sopimusliitteet, sopimusmuutokset Raportointipohjat Koordinaattorin käsikirja Ennen loppuraportointia järjestetään koulutus etäyhteyden avulla (elo-syyskuu 2014) 36

37 Linkkejä ja oppaita Euroopan komission intensiivikurssisivut: m Survival Kit for European Project Management Advice for Coordinators of Centralised Projects QAS Quality and Sustainability, työkaluja ensisijaisesti kumppanuusprojektien itsearviointiin, levitykseen ym. 37

38 Kysyttävää? 38