Erasmus intensiivikurssit Budjetin laatiminen ja taloussääntöjä Riikka Koivusalo

Transkriptio

1 Erasmus intensiivikurssit Budjetin laatiminen ja taloussääntöjä Riikka Koivusalo

2 Yleistä Kelpoiset kulut Ei-kelpoiset kulut Kululuokat Järjestelykustannukset Matkakustannukset Asumis- ja oleskelukustannukset Muuta huomioitavaa Siirrot eri kululajien välillä

3 Yleistä Intensiivikurssin tuen piiriin laskettavat kulut on voitava pyynnöstä todistaa mahdollisten tilintarkastusten yhteydessä. Erasmus intensiivikurssien talouden hallintoon on siksi hyvä sitouttaa talousasioista vastaavaa henkilökuntaa.

4 Kulu, Kelpoiset kulut joka suoraan liittyy intensiivikurssin työohjelmassa mainittuihin toimintoihin joka on aiheutunut kordinaattorikorkeakoulun tai partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden / opettajien / henkilökunnan toimesta Huom. Arvonlisävero kelpaa kuluksi vain, mikäli se on todellinen kulu ja sitä ei voida korvata kansallisen arvonlisäjärjestelmän avulla. Tieto kerättävä myös partnerilta.

5 Ei-kelpoiset kulut 1/2 Kulu, Joka syntyy sopimuskauden ulkopuolella Johon saatu muuta tukirahoitusta eli päällekäinen tuki (erit. EU-tuki) Joka aiheutuu kotikorkeakoulun (=korkeakoulu, jossa intensiivikurssi järjestetään) opiskelijoiden / opettajien / henkilökunnan matkakuluista Joka syntyy konferenssi-, seminaari- tai tutkimustoiminnan rahoittamisesta

6 Ei-kelpoiset kulut 2/2 Viihdytyskulut, esiintymispalkkiot Avustukset, sijoituspääomakulut Luottorajan ylläpito, tilinylitykset, takaajana toimiminen, velkoihin varautuminen Liiketoiminnan konkurssiin, likvidaatioon, velkoihin tai vuokrasopimuksen päättymiseen varautuminen Sakot, taloudelliset sanktiot tai oikeudenkäynnistä aiheutuneet kulut Liialliset tai harkitsemattomat kulut

7 Kululuokat Järjestelykustannukset (Organizational costs) Matkakustannukset (Travel costs) Asumis- ja oleskelukustannukset (Subsistence costs) Huom. Kustannusten siirrot eri kululajien välillä ovat sallittuja tiettyjen ehtojen puitteissa

8 Järjestelykulut (Organizational costs) Intensiivikurssin järjestämisestä koituvat kustannukset Könttäsumma (lump sum) suomalaisten vuonna suomalaisten koordinoimilla kursseilla 8 620,00

9 Kelpoisia kuluja järjestelykustannukset kululajissa 1/3 Koulutusmateriaalin ja dokumenttien tuottaminen Varusteiden, välineiden ja tilojen vuokrat Intensiivikurssin sisältöön oleellisesti liittyvien opintoretkien ja tutustumiskäyntien aiheuttamat kustannukset Kurssista tiedottamiseen ja markkinointiin liittyvät kustannukset

10 Kelpoisia kuluja järjestelykustannukset kululajissa 2/3 Käännös- ja tulkkauspalvelut Intensiivikurssin hallinnoimisesta aiheutuneet kulut, palkkakulut Yleiskustannukset; postitukset, puhelinkulut, tietoliikennekustannukset, toimistotarvikkeet, kopiointikulut jne.

11 Kelpoisia kuluja järjestelykustannukset kululajissa 3/3 Seuraavat matka-,oleskelu- ja asumiskustannukset Projektin henkilöstön kustannukset kurssin suunnittelu ja loppuarviointivaiheessa (huom. Kuitenkin sopimuskauden aikaiset kulut) Intensiivikurssille kutsuttujen ulkopuolisten asiantuntijoiden kulut Kotikorkeakoulun (=korkeakoulu, missä kurssi pidetään) opiskelijoiden ja opettajien kulut

12 Matkakulut (Travel Costs) 1/3 Tukea myönnetään max 60 opiskelijan ja 20 opettajan matkakuluihin Muista kuin kurssin pitopaikkakunnan korkeakoulusta tulevien partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden / opettajien matka- ja viisumikulut CIMO myöntää tukea matkakustannuksiin 75% todellisista kustannuksista Matkustus edullisemman vaihtoehdon mukaan Henkilöautolla matkustettaessa kilometrikorvaus max 0,22 /km

13 Matkakulut (Travel Costs) 2/3 Kuitit ja tositteet on säilytettävä mahdollista kuittitarkastusta ja auditointeja varten Osallistujakohtainen matkakustannus: kaikki matkan aiheuttamat kulut eri kulkuvälineillä alkupisteestä määränpäähän ja takaisin sekä mahdolliset viisumikustannukset Kurssin pitopaikkana muu kuin koordinoiva korkeakoulu koordinoivan kk:n kurssille osallistujien matkakustannukset kelpoisia

14 Matkakulut (Travel Costs) 3/3 Kurssin osallistujat partnerikorkeakoulusta, joka on samassa maassa mutta eri paikkakunnalla kuin kurssin pitopaikka kulut hyväksytään matkakustannuksiksi Kurssin pitopaikka ei kohtuullisen matkan päässä mistään kurssille osallistuvasta korkeakoulusta voidaan hakea tukea kaikkia kurssin osallistujia varten (huom. Kurssipaikan valinta on perusteltava tällöin tarkoin)

15 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 1/9 Muista, kuin kurssin pitopaikkakunnan, korkeakoulusta tulevien partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden / opettajien asumis- ja oleskelukulut (asuminen, ruokailu, mahdolliset matkat kurssin pitopaikalla) Oleskelun minimikestoon voidaan sisällyttää saapumispäivät sekä väliviikonloppu Matkavakuutukset asumis- ja oleskelukuluista

16 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 2/9 Asumis- ja oleskelukustannuksia korvataan maakohtaisten tukisummien mukaan (kurssin pitomaan tukisumma) Tukea myönnetään max 60 opiskelijaa ja 20 opettajaa koskeviin kustannuksiin Pitopaikkakunnan osallistujien kuluja ei korvata

17 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 3/9 Jos kurssin pitopaikka ei ole kohtuullisen matkan päässä mistään kurssille osallistuvasta kk:sta voidaan tukea hakea kaikille kurssin osallistujille (Huom. perusteltava tarkoin, kuten matkakulut kohdassa) Raportoidessa asumis- ja oleskelukuluja raportoidaan osallistujien kurssilla viettämän ajan mukaan. Todellisia kustannuksia (hotellilaskut, lounaat jne.) ei raportoida

18 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 4/9 Intensiivikursseissa asumiskustannukset perustuvat päiväkohtaisiin tariffeihin. Opiskelijat: päiväkohtainen tukisumma pysyy samana kurssin pituudesta huolimatta (ERAIP 2011_ Hakuohje, Talousosio - Liite 1, Table 1) Opettajat: päiväkohtainen tariffi laskee kurssilla vietettyjen ensimmäisten 7 ja 14 vuorokauden jälkeen (ERAIP 2011_ Hakuohje, Talousosio - Liite 1, Table 2)

19 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 5/9 Asumis-ja oleskelukulujen laskeminen Opiskelijat (päivätariffi Suomi 26, ks. Table 1) Laskukaava R x N = X R= päiväkohtainen tariffi (daily rate) N= kurssin kesto / kurssilla vietetty aika (päivää)

20 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 6/9 Opettajat (oleskelun keston mukaan määräytyvä päivätariffi Suomi, ks. Table 2) päivältä päivältä päivältä 34 Laskukaava R x N = X R= päiväkohtainen tariffi (daily rate) N= kurssin kesto / kurssilla vietetty aika (päivää)

21 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 7/9 Opettajien asumis- ja oleskelukulujen laskukaava päivälle on R x N = X Esim.kurssin kesto (kurssilla vietetty aika) 6 päivää 210 x 6 = 1260 R= päiväkohtainen tariffi (daily rate) N= kurssin kesto / kurssilla vietetty aika (päivää)

22 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 8/9 Opettajan oleskelun kestäessä 1-14 päivää (yli 7 päivää) kaava on (R x 7) + (R2 x N2) = X Esim. Kurssin kesto (kurssilla vietetty aika) on 12 päivää (N2=5) (210 x 7) + (84 x 5) = = 1890 (asumistuki yhdelle opettajalle 12 päivän ajalta) N2= niiden päivien määrä, joiden osalta kurssin pituus ylittää 7 päivää (esim. Kurssin kesto on 9 päivää > N2 = 2) R2= päivätariffi päivälle (Table 2, keskimmäinen kolumni)

23 Asumis- ja oleskelukulut (Accomodation and subsistence costs) 9/9 Laskukaava 1-42 päivälle (yli 7 ja 14 päivää) (R7) + (R2 x 7) + (R3 x N3) Esim. Kurssin kesto (kurssilla vietetty aika) on 24 päivää (N3 = 10) (210 x 7) + (84 x 7) + (34 x 10) = = 2398 (asumistuki yhdelle opettajalle 24 päivän ajalta) N3= niiden päivien määrä, joiden osalta kurssin pituus ylittää 14 päivää (esim. Kurssin kesto on 19 päivää > N2 = 5) R2= päivätariffi päivälle (Table 2, keskimmäinen kolumni) R3= päivätariffi päivälle (Table 2, viimeinen kolumni)

24 Siirrot eri kululajien välillä 1/2 Kustannusten siirrot ovat mahdollisia matkakustannus- sekä oleskelukustannuskululuokkien välillä. Siirrettävä summa voi olla enintään 10% kululuokkaan myönnetystä tuesta. Siirrot ovat mahdollisia tapauksissa, joissa toisen kululajin kulut ovat odotettua pienemmät ja toisen odotettua suuremmat.

25 Siirrot eri kululajien välillä 2/2 Jos molemmat kululuokkien kulut ovat odotettua pienemmät, ylimääräistä rahaa ei voi siirtää esim. järjestelykustannuksiin, vaan ylimääräinen tuki on palautettava loppuraportoinnin yhteydessä kansalliselle toimistolle (CIMO) Kulujen siirrosta ilmoitetaan kirjallisella ilmoituksella kansalliselle toimistolle aina välittömästi, kun mahdollinen siirto on kurssijärjestäjien tiedossa

26 Kiitos! Yhteystiedot: riikka.koivusalo(at)cimo.fi