Seuranta ja raportointi KA2-hankkeessa. CIMO, Helsinki

Transkriptio

1 Seuranta ja raportointi KA2-hankkeessa CIMO, Helsinki

2 1. Hankkeen sisäinen seuranta ja raportointi 2. Raportointi kansalliselle toimistolle & hankkeiden monitorointi a) Väliraportti b) Loppuraportti c) Monitorointi/hanketarkastukset

3 Projektin sisäinen seuranta Seurataan miten hanke etenee tavoitteitaan kohden, samalla huomataan mahd. heikot kohdat tai puutteet. Keskeiset asiat ovat: sisältö, raha ja aika eli analysoidaan, miten sisältötavoitteet toteutuvat sovitussa ajassa tietyllä rahalla. Edunsaajalla kokonaiskuva hankkeen etenemisestä. Hankekansio on hyvä asia

4 Seurannan työkalut Sisäinen raportointi Kokoukset, joko face-to-face tai virtuaaliset, myös bilateraaliset Muu yhteydenpito partnerien kanssa Toiminnan peilaaminen hankesuunnitelmaan Hanketoimintojen dokumentointi tärkeää, (yhteisesti sovitut toimintatavat, avoimuus)

5 Seurannan kohteet: Työohjelma ja aikataulut Partnerin työpanos Välitulokset Lopputulokset Testaus Kokoukset, työryhmät Levitys ja vaikuttavuus Arviointi Miten hankkeen eri toimintoja dokumentoidaan? D O K U M E N T O I N T I

6 Raportointi - mistä muusta päätettävä? Mistä tietoa: raportit, kokoukset Keskeiset dokumentit kaikkien käytössä esim. työalustalla (document library) Kuka vastaa (hoitaa) raportoinnista partneriorganisaatioissa Sopikaa aloituskokouksessa Raportoinnin periaatteet selviksi partnereille

7 Raportointi kansalliselle toimistolle

8 E+ -raportointityökalut Sopimus Artikla I.10: Tietotekniikkatyökalujen käyttö I.10.1 Mobility tool+ verkkopohjainen raportointityökalu, johon jätetään väli- ja loppuraportit I.10.2 Erasmus+ Project Results Platform koordinaattori tallentaa hankkeen tuotokset ohjeiden mukaan, määräaika on sama kuin loppuraportin toimittamisessa

9 Raportointi hankkeissa: Mobility Tool + MT+ on käytössä KA2-hankkeille v. 2015/2016? CIMO on tehnyt tietojenkeruuta varten Excelpohjia, joita voi käyttää ennen MT+:n KA2-osion valmistumista. Hankkeen kaikkien kulujen ja sisällön raportointi tapahtuu onlinena webin kautta käytettävässä Mobility Tool +:ssa (MT+). Edunsaaja vastaa Mobility Tooliin tietojen viemisestä ja niiden oikeellisuudesta. 9

10 Väliraportti Edunsaaja vastaa ja hoitaa raportoinnin omaan kansalliseen toimistoon Hankesopimus, kohta I kk hankkeet: Väliraportti (interim report) ajalta CIMOon mennessä 25-36kk hankkeet: Väliraportti (progress report) ajalta CIMOon mennessä Raportti on pyyntö seuraavan erän maksusta, jos vähintään 70% tuen ensimmäisestä maksuerästä on käytetty. Jos tuesta on käytetty vähemmän kuin 70%, koordinaattori jättää uuden väliraportin siinä vaiheessa kun väh. 70% on käytetty

11 Loppuraportti Pyyntö tuen loppumaksuerästä Edunsaaja toimittaa loppuraportin Mobility tooliin 60 päivän kuluessa sopimusajan päättymisestä Sama deadline tuotosten tallentamiselle levitysalustalle - Erasmus+ Project Results Platform (koordinaattorin vastuulla) Loppuerä maksetaan tuen saajalle raportin hyväksymisen jälkeen Raportointikielenä englanti

12 Loppuraportin arviointi Loppuraportti arvioidaan suhteessa hakemukseen: Toteutus suhteessa hakemukseen Toimintojen, tuotteiden ja tulosten laatu Vaikutus osallistuviin organisaatioihin Toteutettujen tulostenlevitystoimien laatu ja laajuus Loppuraportti pisteytetään Heikkoon, osittaiseen tai myöhästyneeseen hankkeen toteutukseen liittyvä vähennys: 25 % jos loppuraportin pistemäärä on % jos loppuraportin pistemäärä on % jos loppuraportin pistemäärä on 0-25

13 Hanketarkastukset Väli/loppuraporttien tarkastus: 100% hankkeista Toimistotarkastus: 10% satunnaisotannalla dokumenttitarkastukseen, loppuraportin yhteydessä Paikan päällä tapahtuva tarkastus: valitaan satunnaisotannalla, tehdään edunsaajan tiloissa ***** Tarpeen mukaan vierailu koululle Kutsuttaessa tullaan koululle, jos mahdollista

14 Pohdittavaksi Mitä tietoja kerätään? Mitä seurannan lomakkeita ja työkaluja käytätte? Miten usein tietoja kerätään? Miten seurannan työn-jako (sisäinen tiimi) on organisoitu? Millainen on hankkeenne seurantajärjestelmä? Miten dokumentoitte ja arkistoitte tiedot (sposti, intra, Dropbox, Moodle, wiki tm.)?

15 Viestintäohjeet II.7 Hanketta koskevassa tiedotuksessa ja aineistossa (mm. esitteet, esittelylehtiset, julisteet, esitelmät, tiedotusaineisto) mainittava, että hanke saanut rahoitusta EU:lta Käytettävä EU-logoa ja Erasmus+ -ohjelman graafista ilmettä Vastuuvapauslauseke Logot ja visuaalista ilmettä koskevat ohjeet: