Erasmus-intensiivikurssien hakuneuvonta Hakukierroksen 2013 reunaehdot Outi Jäppinen

Transkriptio

1 Erasmus-intensiivikurssien hakuneuvonta Hakukierroksen 2013 reunaehdot Outi Jäppinen

2 Hakukierroksen alustava budjetti Budjetti vuoden hakuun: n osuus kansallisesta Erasmus-budjetista n. 3% n komission korvamerkitty tuki: Keskimääräinen tuki 2012: / hanke, vaihteluväli myönnöissä , ,00 Arvio: 18 jatkohankkeelle n uusille vajaa

3 Mikä on Erasmus-intensiivikurssi? Intensiivikurssit ovat lyhyitä opintojaksoja, joiden pituus on 10 päivää 6 viikkoa ja joihin on osallistuttava vähintään 10 opiskelijaa ulkomailta. Kurssin tulisi vastata koulutuksen kehittämistarpeisiin ja rohkaista korkeakouluja mm. koulutusalojen välisten erityisaiheiden opetukseen sekä mahdollistaa opiskelijoiden ja opettajien työskentely monikulttuurisessa ryhmässä. Intensiivikurssi luetaan hyväksi opiskelijoiden tutkintoon. Intensiivikurssissa on oltava mukana vähintään 3 korkeakoulua 3 eri LLP-maasta.

4 Elinikäisen oppimisen ohjelmaan osallistuvat maat EU:n jäsenmaat EU:n jäsenehdokasmaat: Kroatia ja Turkki ETA-maat: Norja, Islanti, Liechtenstein Sveitsi Kaikilla partnereilla oltava Erasmus University Charter (EUC). Lista EUCkorkeakouluista sivulla:

5 Kuka voi osallistua? Partnerikorkeakoulujen opiskelijat ja opettajat kansalaisuudesta riippumatta Tukea myönnetään max. 60 opiskelijan ja 20 opettajan kuluihin Erasmus Mundus - opiskelijat, jotka eivät saa EM-apurahaa (apurahan saajat voivat osallistua, mutta heidän kulujaan ei voi korvata hankkeen budjetista) Osallistujille, joilla on erityistarpeita, voi hakea lisätukea jatkuvalla haulla

6 Haun reunaehtoja 1/3 Suomesta koordinoitavat kurssit hakemus CIMOon Sopimus koordinoivan korkeakoulun ja CIMOn välille tuki maksetaan koordinoivan korkeakoulun tilille Jos kurssin koordinaattorimaa muuttuu kokonaan uusi hakemus kyseisen maan kansalliselle toimistolle Kurssin voi järjestää missä tahansa partnerimaassa/-korkeakoulussa, pitopaikka voi vaihtua vuosittain Jos kurssi halutaan pitää partnerimaiden ulkopuolisessa kohteessa, täytyy valinnan olla huolellisesti perusteltu hakemuksessa

7 Haun reunaehtoja 2/3 Kurssi voi olla kertaluonteinen tai rahoitusta voi saada enintään kolmelle vuodelle, haetaan vuosittain (huom. ohjelmakauden vaihtumisen vuoksi komissio ei voi kuitenkaan taata rahoitusta lukuvuodelle ) Kurssi ei voi olla osa Erasmus Mundus -maisteri- tai tohtoriohjelmaa eikä sisältää konferenssi- tai tutkimustoimintaa EU tai CIMO eivät vaadi partnerien välisiä sopimuksia tai sitoumuskirjeitä (Letter of Intent) suositeltavaa kuitenkin sitouttaa partnerit jollakin tavalla

8 Haun reunaehtoja 3/3 Samansisältöistä intensiivikurssia rahoitetaan vain kolme perättäistä vuotta. Vuoden 2013 haussa uudet hankkeet 1-vuotisia Samansisältöisen hakemuksen voi jättää vain yhden maan kansalliseen toimistoon samalla hakukierroksella Hakemuslomakkeen kohdat 2.3 (Declaration by the legal representative) ja 4.11 (Previous projects) Päällekkäiset tai samansisältöiset hakemukset voivat johtaa tuen perumiseen tai takaisinperintään!

9 Hakudokumentit Official announcement of the Call for Proposals - ehdotuspyyntö, sisältää mm. hakuajat Strategic Priorities - hakukierroksen strategiset painopistealueet ohjelmittain LLP-guide; III osaa (voimassa ) LLP Guide 2013: Part I - General Provisions: Ohjelmaopas, osa 1 - yleisiä ohjeita ja taloussäännöt LLP Guide 2013: Part II a - Sub-Programmes and Actions: Ohjelmaopas, osa 2a - alaohjelmien kuvaukset LLP Guide 2013: Part II b - Explanations by Action: Ohjelmaopas, osa 2b - toimintojen yksityiskohtaiset kuvaukset

10 Tukikelpoisuustarkastus: täyttääkö hakemus peruskriteerit, onko hakemuksessa kaikki osat, allekirjoitukset jne. hakemusta pääsääntöisesti ei voi täydentää jälkikäteen! Miten hakemukset arvioidaan? Jatkohankkeet etusijalla rahoituksessa Laatuarviointi ulkopuoliset asiantuntijat Jatkohankkeiden arviointikriteerit: Hakemuksessa esitetyt muutokset hankkeeseen Edellis(t)en kurssi(e)n toteutus

11 Miten hakemukset arvioidaan? Uusien hakemusten arviointikriteerit: relevanssi Erasmus-ohjelman tavoitteiden kannalta tavoitteiden laatu; innovatiivisuus menetelmät ja työohjelma oppimistulokset, ECTS-pisteiden tai vastaavan opintojen mitoitusjärjestelmän käyttö ja opintojen hyväksiluku partneriryhmä, projektinhallinta, monitorointi ja arviointi tulosten levittäminen ja hyödyntäminen; intensiivikurssin vaikuttavuus. Kustakin kriteeristä voi saada max 20 pistettä yht. max 120 pistettä alle 72 pistettä tai yhdestäkin kohdasta alle 10 p. tukea ei voida myöntää

12 Budjettileikkaukset mihin kohdistetaan? Ylimitoitetut matkakulut Opiskelija/opettajasuhde ei ole tasapainoinen Oleskelun kesto ei vastaa työohjelmaa tai opettajien oleskelujen kestot eivät ole perusteltuja Jatkohankkeiden osalta osallistujamäärän leikkaus perustuu lisäksi hankkeessa aiemmin toteutuneeseen liikkuvuuteen Leikkaus ei vaikuta hankkeen laatuun eikä johda alle 10 liikkuvan opiskelijan määrään Huom. Budjetti kannattaa laatia realistisesti ja perustellusti: lukuvuonna tukea jäi käyttämättä n euroa (arvio)

13 Aiemmista hakukierroksista tarttuneita ajatuksia

14 Edellisvuosilta opittua Minimirajoilla toteuttaminen koskien osallistujamäärää, kestoa, partnerikokoonpanoa Liika koordinaattorivetoisuus Henkilövaihdokset, esim. koordinaattori vaihtuu kesken hankkeen, liian vähäinen perehdytys Hakemus: mitä ei ole hakemukseen kirjoitettu, sitä ei ole olemassa Hakemus: ylimalkaisuus, vaikeaselkoisuus Taloushallinnon sitouttaminen (jo hakemusvaiheessa tärkeää!)

15 Edellisvuosilta opittua Hakemus: selkokielisyys (laatuarvioijat eivät välttämättä ko. alan asiantuntijoita vältä vaikeita tieteenalaspesifejä termejä) Kantava projekti-idea Hyvä projektinhallinta, partnereiden sitouttaminen, reunaehtojen selkeyttäminen (mahd. sopimukset, valmistelukokoukset) Laadunvarmistaminen esim. palautteen keruu kurssin aikana, nopea reagointi Hankkeen aikatauluista sopiminen ajoissa Tiedotus (ulkoinen ja sisäinen), tarvittavien koordinaattien selvittäminen ajoissa (etukäteisinformaatio, www-sivut, sähköiset työskentelyalustat)

16 Partneriyhteistyön haasteita Tutun partnerin aktiivisuuteen voi luottaa, helppo ottaa yhteyttä Jos ei tuttuja partnereita hankeidean on oltava vahva ja sellainen, johon kaikki partnerit sitoutuvat Yhteydenpidon ongelmat, partnerin passiivisuus Toimintakulttuurien erot: jätetään asiat viime tippaan Kontaktihenkilön vaihtuminen: koordinaattorin pidettävä langat käsissään kaikesta huolimatta Erilaiset aikataulut: byrokratia, eri lukukausien aloitukset/lopetukset, tenttikaudet eivät aina osu yksiin Partnerien erityisosaamisalojen huolellinen analysointi tehtävät ja vastuualueet jaetaan tasaisesti koko joukolle Luontevaa partnerien välistä tehtävänjakoa helpottaa, jos kullakin partnerikorkeakoululla on selkeä erityisosaamisensa aihealueeseen sisältö sellaiseksi, ettei yksikään partnerikorkeakoulu pystyisi sitä yksin tuottamaan Hyväksiluvun varmistaminen partnerikorkeakoulussa

17 Arvioijien kommenteista poimittua Hakijan tulisi kirjoittaa hakemuksen yhteenveto (Summary) niin, ettei se sisällä mitään mitä ei ole kerrottu muualla hakemuksessa. Yhteenveto olisi hyvä tehdä vasta hakemuksen valmistuttua. Tulosten levityskeinot: Monesti hakijat eivät ole avanneet tulosten levityskeinoja tarpeeksi tai ne saattavat olla tekstiin piilotettuina. Mitään ei tulisi pitää itsestäänselvyytenä. Konferenssi- tai seminaaritoiminta: IP-hanke ei voi olla osa konferenssia tai seminaaria. Oppimistulosten määrittelyssä ollut haasteita: avuksi esim. EQF viitekehyksen käyttö: osaaminen (oppimistulokset) kuvataan tietoina, taitoina ja pätevyyksinä EQF:n tasokuvausten tapaan Hakemukseen kuvataan, mitä osaamista IP-kurssin aikana on mahdollista saavuttaa EQF ja Kansallinen tutkintojen viitekehys - lisätietoa

18 Kokemuksia suunnitteluun, hakemiseen ja toteuttamiseen Anita Narbro, Rovaniemen ammattikorkeakoulu: How we wrote a successful Erasmus IP application (pdf) Eeva-Liisa Kronqvist, Oulun yliopisto: Kokemuksia hakuprosessista (pdf) Kristina Henriksson, Laurea-ammattikorkeakoulu: Kokemuksia IP-suunnitteluun ja toteutukseen (pdf) Markku Karhu, Metropolia amk: Katsaus IP-kurssin sisällön suunnitteluun ja toteutukseen 2009 (pdf)

19 Ajatuksia hakemuksen laatimiseen Lue hakuasiakirjat ja ohjeet huolella, linjaa oma hankkeesi hakukuulutuksen prioriteetteihin. Muista myös arviointikriteerit! Vastuuta partnerit mukaan jo hakemuksen kirjoittamisvaiheessa Koeta vastata kaikkiin lomakkeen kysymyksiin ne ovat siellä sinua varten Mietittävää: Miten hyödyntää IP:n tuloksia oman korkeakoulun koulutusohjelman suunnittelussa ja toteuttamisessa? Vaikuttavuus korkeakoulussa? Modernisaatio, ops-uudistukset, liikkuvuus, innovaatiot, Bolognan prosessi

20 Lisää hyviä käytäntöjä Koordinaattoritapaaminen 2012: hyvät käytännöt Koordinaattoritapaaminen 2010: hyvät käytännöt Partneriyhteistyö Kurssin valmistelu Taloushallinto Matkakorvausten käsittely Opetuksen järjestäminen Yhteishengen ja ryhmäytymisen edistäminen Vapaa-ajan ohjelma Palautteen kerääminen Tulosten levitys yms. Lisää hyviä käytäntöjä vuosien varrelta

21 Projektihallinnan oppaita ja työkaluja Euroopan komission intensiivikurssisivut: Survival Kit for Lifelong Learning Projects QAS Quality and Sustainability, työkaluja ensisijaisesti kumppanuusprojektien itsearviointiin, levitykseen ym.

22 Hakemuksen jättäminen 2013 Hakuaika päättyy (postileiman päivämäärä riittää suositellaan lähetyksen kirjaamista) Käytössä sähköinen hakulomake (pdf-lomake) ja excel-työkalu budjetin laadintaan.

23 Hakemuksen jättäminen 1. Hakulomake tallennetaan omalle koneelle ja täytetään käyttäen Adoben Readerin versiota 10 (tai uudempaa) 2. Budjetti laaditaan erillisille excel-liitteelle ja luvut siirretään hakulomakkeeseen 3. Valmis hakemus tallennetaan sähköiseen järjestelmään osoitteessa (järjestelmään tulee ensin kirjautua) 4. Hakemuksen viimeisin versio tulostetaan järjestelmästä 5. Allekirjoitettu tulostettu hakemus ja kaksi kopiota lähetetään CIMOon (huom. excel-liite tulostetaan paperiversion liitteeksi) 6. Excel-liite lähetetään myös sähköpostitse osoitteeseen (huom. liitettä ei pidä muuttaa pdf-muotoon)

24 Aikataulu Päätökset ja sopimukset touko-kesäkuussa 2013 Tuen ensimmäinen maksuerä syys-lokakuu (edellyttää, että sopimus on allekirjoitettu) Sopimuskausi IP-kurssin on alettava ennen Koordinaattorien tapaaminen alkusyksystä (sopimus velvoittaa osallistumaan ainakin yhteen tilaisuuteen) Raportointi mennessä Tuen viimeinen maksuerä, kun loppuraportti arvioitu ja hyväksytty

25 Kiitos! Outi Jäppinen puh Intensiivikurssit Hakijalle