Leonardo da Vinci: TOI-hankkeiden väliraportointi. Sisällön raportointi ja liitteet

Transkriptio

1 Leonardo da Vinci: TOI-hankkeiden väliraportointi Sisällön raportointi ja liitteet

2 Yleistä sisällön raportoinnista Jokainen hanke toimittaa vain yhden väli- ja loppuraportin. Koordinaattori on vastuussa tietojen kokoamisesta partnereilta. Partnereiden vastuulla on seurata ja dokumentoida toimintoja ja toimittaa tiedot koordinaattorille sovitussa aikataulussa. Raportti on partneriryhmän laadullinen kuvaus hankkeen eri vaiheista, peilattuna hakemukseen, sillä tasolla, että ulkopuolinen voi saada selkeän kuvan hankkeen etenemisestä. Liitteet täydentävät raportin tietoja ja mahdollistavat raportin arvioinnin.

3 Yleistä sisällön raportoinnista Väliraportti on kuvaus hankkeen toiminnoista ja taloudesta sekä mahdollisista muutoksista Raportointikausi: Puolen välin tarkistuspiste: miten on edetty? Lähtökohtana hakemus/sopimus Huomioitava monitoroinnin palaute Raportti tehdään hankkeen työkielellä Sisältöosio todentuu talousraportissa ja liitteissä

4 Yleistä sisällön raportoinnista Kuvataan muutostarpeet (työsuunnitelma, tuotteet, kieliversiot ym.) Jätetään tarvittaessa sopimusmuutosanomus Sopimusmuutos tehtävä viimeistään 1 kk ennen hankkeen sopimuskauden päättymístä ( ) Arvioinnissa ei hyväksytä kuluja, mutta annetaan palautetta Päätetään voidaanko jatkorahoitus myöntää (jos vähintään 70 % ensimmäisestä maksuerästä kulutettu)

5 Mistä raportointipohjat? Käytössä sähköinen väliraporttipohja (hankkeille toimitettu linkki raporttipohjaan) Raporttipohjan avaaminen vaatii ECAS-rekisteröitymisen Talousraportti jätetään Excel-muodossa, lomake löytyy osoitteesta: Vanha ohjelma Innovaation siirto -hankkeet Osallistujalle Varsinainen väliraporttilomake toimitetaan sekä sähköisesti tietokantaan että paperikopiona CIMOon (allekirjoitettu alkuperäinen + kopio) Tuotteista ja muista liitteistä vain yhdet kopiot (mielellään sähköisesti, esim. muistitikulla tai saatavilla projektin työtilassa)

6 Mitä raportoidaan? B. Projektin tiedot ja raportointiaika C-D. Partneriryhmä Esitäytetty E. Partnerimuutokset ja kokoukset F. Työsuunnitelma ja tulokset G. Levitys ja tuotteiden hyödyntäminen H. Kohderyhmät I. Mahdolliset ongelmat J. Lista raportin liitteistä K. Talousraportin yhteenveto/partneri/hanke Huom! lisäksi erillinen Excel-lomake taloudesta

7 Väliraporttilomakkeen sisältö 1/5 C. Sopijaorganisaation tiedot Selvitys jos eri allekirjoittaja kuin sopimuksessa, esim. päätös sijaisuusjärjestelyistä, nimityksistä tms. Tietoja ei voi muuttaa raporttilomakkeeseen jos tiedot ovat virheelliset korjaa muutokset lomakkeeseen käsin -> NA vie muutokset LLP Linkiin, josta ne päivittyvät lomakkeeseen jälkikäteen D. E. Partneriryhmä ja kokoukset Kohtaan E muutokset partneriryhmässä sekä partnerien työnjaossa ja budjetissa + partnerikokoukset Vain sähköpostiosoitteita voi muokata D-osiossa Huom! arvioi sopimusmuutostarve!

8 Väliraporttilomakkeen sisältö 2/5 F. Toiminnan ja tulosten raportointi F.1. F.2. Yleiskuvaus tehdystä työstä, mahdollisista muutoksista ja niiden syistä sekä edessä olevista toiminnoista F.3.1. Työn eteneminen tuotekohtaisesti Käytä tuotteista samaa nimeä kuin contracting form-lomakkeen kuvauksissa Tuotteiden osalta kuvaa myös arvioinnin ja testauksen tulokset Hakemuksessa ja sopimuksessa sitouduttu tiettyihin tuotteisiin (vrt. hakemus ja contracting form) myös kieliversioihin! Mikäli projektin tuotteisiin suunnitellaan muutoksia jätettävä ensin sopimusmuutosanomus Raportin liitteeksi myös keskeneräiset tuotteet (mielellään sähköisesti) jos saatavilla suljetussa ympäristössä liitä mukaan salasanat ja ohjeet mistä tuotteet löytyvät

9 Väliraporttilomakkeen sisältö 3/5 F. Toiminnan ja tulosten raportointi F.3.2. Työn eteneminen työpakettien osalta Käytä työpaketeista samaa nimeä ja numerointia kuin hakulomakkeessa Kuvaa toimintoja ko. työpaketin osalta (mitä on tehty, mahdolliset muutokset)

10 Väliraporttilomakkeen sisältö 4/5 G. Levitys ja tuotteiden hyödyntäminen Kuvaa raportissa keskeisimmät levitystoiminnot (esim. seminaarit, workshopit tms. loppukäyttäjille, www-sivut ym. levitysmateriaalin tuottaminen jne.) vrt hakemus Partnerien levitystoimintoja voi kuvata esimerkiksi CIMOn sivuilla olevan levitystyökalun avulla ja liittää ne raporttiin Liitteeksi levitysdokumentit (partnerien levitysraportit, esitteet, lehtileikkeet, www-sivujen osoitteet, seminaariohjelmat yms. levitykseen liittyvä dokumentaatio) myös partnereilta! Levitystoimintojen arviointi palaute käyttäjiltä H.1. H.2. Kohderyhmät H.1. Kuvaus miten kohderyhmät on otettu mukaan hankkeen toteutukseen H.2. Kohderyhmät, koulutusalat ja asteet, joihin hanke kohdistuu

11 Väliraporttilomakkeen sisältö 5/5 I. Mahdolliset ongelmat Kuvaa mahdollisia hankkeessa esiin tulleita ongelmia työprosessissa, partneriyhteistyössä jne. Kuvaa myös millaisia ratkaisuja ongelmiin on löydetty ja mitkä mahdollisesti ovat vielä ratkaisematta

12 Sisältöä tukevat liitteet Laadi raportin kohtaan J lista liitteistä Numeroi ja nimeä liitteet selkeästi Viittaa raportin teksteissä liitteisiin Toimita liitteet (esim. tuotteiden versiot, partnerikokousten muistiot yms.) mielellään sähköisenä esim. muistitikulla Jos liitteet saatavilla hankkeen suljetussa ympäristössä, liitä mukaan salasanat ja ohjeet mistä materiaalit löytyvät

13 Raporttia ja arviointia tukevat liitteet: partnerikokousten pöytäkirjat ja osallistujalistat sisäiset raportit, selvitykset ml. arviointiraportit levitykseen liittyvät artikkelit ja materiaalit ml. partnereiden materiaalit tuotteet ja tulokset vaiheen mukaan liitä paperiversiot vain harkinnan mukaan! Huom! Hankkeen tiedot on vietävä Adam-tietokantaan:

14 ADAM-tietokannan päivitys Project information Marketing text, Summary, Description, Product information, Themes, Sectors ja Project home page. Files - esim. hankkeen tekemiä tuotteita ja raportteja, esitteiden pdf-versioita ym. Products - hankkeen tuotetiedot. Yhteystiedot kohdissa Project contractor, Coordinator ja Partner Events - hankkeen tapahtumat, joihin kuka tahansa voisi osallistua, esim. hankkeen loppuseminaari. Muita Events - kohtaan laitettavia tietoja voisivat olla esim. erilaiset näyttelyt ja messut, joissa hanke on esillä.

15 Sopimusmuutokset

16 Muutoksia sopimuksiin? Lähes jokaisessa hankkeessa tulee muutoksia pääsopimukseen (esim. partneri, budjetti, työohjelma) Partnerit tiedottavat sopijalle muutoksista Neuvottelut partnerin ja/tai CIMOn kanssa Kaikkiin partnereiden ehdottamiin muutoksiin ei kuitenkaan tarvitse suostua! Tarvittaessa sopija hakee muutosta pääsopimukseen Partnerisopimusten vastattava muutoksia

17 Mitä sopimusmuutos voi koskea? Muutoksia tuotteissa ja tuloksissa, esim. kieliversiot (ei voi jättää tekemättä ilman sopimusmuutosta) muoto (esim. web, painettu) Perustavaa laatua olevat muutokset eivät ole mahdollisia levitysarvo ei saa vaarantua Keskeisiä muutoksia työsuunnitelmissa, esim. pilotoinnin/arvioinnin toteutus suuremmat muutokset levitykseen (esim. levitysseminaarit yms.) Muutoksia hankkeen kestossa

18 Mitä sopimusmuutos voi koskea? Muutoksia sopijan tiedoissa: henkilömuutokset, yhteystiedot, pankkitiedot Muutoksia budjetissa (yli 10 % palkkakulujen ja toimintokululuokkien välillä) Muutoksia hankkeen rahoituksessa Muutoksia partneriryhmässä tai partnerien kokonaisbudjeteissa Ks. erillinen sopimusmuutosohjeistus

19 Miten ja milloin tehdään? Yhteydenotto CIMOon / keskustelu hankkeen yhteyshenkilön kanssa kirjallinen anomus kirjallinen päätös Muutostarpeen ilmetessä ja viimeistään 1 kk ennen projektin loppua ( ) Jotkut muutokset kuitenkin syytä tehdä heti, kun tarvetta muutokseen ilmenee ml. partnerimuutokset, tuotteita ja työsuunnitelmaa koskevat muutokset Hyväksyntä muutoksiin tulee saada ensin NA:lta Budjettimuutosten kanssa kannattaa hieman odotella Pienemmät muutokset (esim. osoitteenmuutokset, koordinaattorin vaihtuminen) koordinaattori ilmoittaa CIMOon esim. sähköpostilla