Lomakkeet www-sivuilla

Transkriptio

1 Loppuraporttiohjeistus: sisältö, talous, arviointiprosessi 2008 TOI -hankkeet Päivitetty Lomakkeet www-sivuilla Innovaation siirto - hankkeet Osallistujalle Loppuraportti p jätetään kolmena kappaleena: 1 alkuperäinen ja 2 kopiota. Tuotteet ja muut sisältöön liittyvät liitteet mukaan kaikkiin kappaleisiin ii Taloustaulukoiden liitteistä sekä muista taloushallinnon liitteistä (alihankintasopimukset jne.) riittää alkuperäinen ja yhdet kopiot A. Sopijaorganisaation tiedot B. Partneriryhmä C. Toiminta & tulokset ja tuotteet D. Innovaation siirron toteutuminen hankkeessa E. Levitys ja tuotteiden hyödyntäminen F. Vaikuttavuus G. Hankkeen yhteys EU:n koulutuspolitiikkaan H. Yleiset kommentit I. Lista raportin liitteistä J. Talousraportti (erillinen raporttilomake) A. Sopijaorganisaation tiedot Selvitys jos eri allekirjoittaja kuin sopimuksessa B.1. B.3. Partneriryhmä Muutokset partneriryhmässä sekä partnerien työnjaossa ja budjetissa Partnerikokoukset (pöytäkirjat raportin liitteeksi)

2 Loppuporttilomakkeen p sisältö C.1. C.3. Toiminta, tulokset ja tuotteet C.1. C.2. Yleiskuvaus tehdystä työstä (työsuunnitelma), tuloksista ja tuotteista, sekä kvyhteistyön tuomasta lisäarvosta C.3. Tuotteet Myös arvioinnin ja testauksen toteutus ja tulokset Hakemuksessa luvatut tuotteet ja tulokset ovat arvioinnin lähtökohta: hakemuksessa ja sopimuksessa sitouduttu tiettyihin tuotteisiin (vrt. hakemus ja contracting form) myös kieliversioihin! Käytä tuotteista samaa nimeä kuin contracting form-lomakkeen kuvauksissa Jos tuotteet saatavilla suljetussa ympäristössä liitä mukaan salasanat ja ohjeet mistä tuotteet löytyvät D Innovaation siirron toteutuminen Kuvaus tuotteiden tt siirto prosessista E. Levitys ja tuotteiden tt hyödyntäminen Kuvaa levitystä ja hyödyntämistä tuotteiden ja tulosten osalta sekä loppukäyttäjiltä saatua palautetta Liitteeksi levitysdokumentit (partnerien levitysraportit, esitteet, lehtileikkeet, www-sivujen osoitteet, seminaariohjelmat yms. levitykseen liittyvä dokumentaatio) myös partnereilta! F.1. F.4. Vaikuttavuus Kuvaus hankkeen vaikutuksista koulutusalaan, kohderyhmään, osallistuvien maiden koulutusjärjestelmiin jne. Kuvaus mahdollisista tulosten käyttäjistä Kuvaus miten tuloksia aiotaan hyödyntää hankkeen päättymisen jälkeen G. Hankkeen yhteys EU:n koulutuspolitiikkaan Valitse taulukoista relevantit tavoitteet (vrt. hakemus) ja kuvaa miten hanke on edistänyt niitä H. Yleiset kommentit Kuvaa mahdollisia hankkeessa esiin tulleita ongelmia työprosessissa, partneriyhteistyössä i t jne. Kuvaa myös millaisia ratkaisuja ongelmiin on löydetty Tässä voi kuvata myös muita hankkeessa esiin tulleita seikkoja, esimerkiksi lisäarvoa tuovia toimintatapoja, prosesseja jne.

3 Raportin liitteet - yleistä Laadi raportin kohtaan I lista liitteistä Partnerikohtaiset liitteet selkeästi järjestetty ja numeroitu Systemaattiset viittaukset tekstissä liitteisiin Jos liitteet tai tuotteet löytyvät netistä, liitä tarkat linkit ja selitykset mukaan raporttiin Salasanat ja käyttäjätunnukset ilmoitettava raportissa (intranet, sähköiset alustat, nettisivut) Pääsivuja kannattaa tulostaa netistä osaksi raporttia Joissakin tapauksissa voi olla tarpeen jonkinlainen kartta netistä löytyvien asiakirjojen luettavuuden tueksi Raportin liitteet (1) Raporttia ja arviointia tukevat liitteet: partnerikokousten pöytäkirjat ja osallistujalistat sisäiset raportit, selvitykset seminaarien ym. osallistujalistat levitykseen liittyvät artikkelit ja materiaalit (kaikilla partnerikielillä -> autenttisuus) huom! jos saatavilla projektin www-sivuilta/intrasta, ilt t t liitä paperiversiot harkinnan mukaan. Raportin liitteet (2) Pakolliset liitteet: alihankintakuitit k itit ja sopimukset ja mahdolliset kilpailutusdokumentit (yhdet kopiot riittää) kopiot maksuista partnereille = pankin tiliotteet (yhdet kopiot riittää) partnerisopimukset (jos ei toimitettu aiemmin) tuotteet Älä liitä raporttiin: muita kuin yllämainittuja kuitteja tulostuksia kirjanpidosta Talousraportti Yleistä: Kaikki summat ilmoitetaan euroissa, ALV-käytäntö huomioiden Talousraportin kaikki osat (J.1 J.7.) tulee täyttää Kaikki kulut koko projektikaudelta raportoidaan, myös ne jotka raportoitiin väliraportissa Kiinnitä itä erityistä i tä huomiota kulujen seliteteksteihin t t ihi

4 Yhteenvetotaulukot Identification: hankkeen numero ja sopimuskausi J.1. hankkeen kokonaisbudjetti ja tuki (sopimuksen summat) sekä budjetin kulutus J.2.a+b tuki ja omarahoitus a o sekä budjetin kulutus utus partnereittain J.2.c tilisiirrot partnereille (raportin liitteeksi pankin tiliotteet) tt t) Summat siirtyvät automaattisesti taulukoihin J.1. ja J.2. välilehdiltä J.2.c J.7. J.3. Palkkakulut Palkkakulujen raportointi henkilöittäin Partneriorganisaatiossa työskentelevän kulua. Henkilöt, joilla on työsopimus/työsuhde (vakituinen, tilapäinen) partneriorganisaation kanssa Henkilökulua l = kaikki verokirjalla tehtävä ä työ projektille Raportoidaan todellisen palkkakulun mukaan sis. pakolliset, lakisääteiset työnantajan maksamat maksut J.4. Matkakulut Kulut raportoidaan per matka per henkilö Vain partneriorganisaatioissa työskentelevien matkakulut (ei esim. alihankkijoiden matkakuluja, ks. taulukko J.7.) Subsistence = majoitus +ruokailu+ mahdolliset päivärahat Kokouspaketin hinnan ruokailun ja majoituksen osalta voi raportoida kulun maksaneen organisaation kuluna, ei siis tarvitse jakaa per osallistuja. Tällöin kuitenkin ilmoitettava selkeästi osallistujat, joiden kuluja ko. summa sisältää. Huom! Kokoustilojen vuokra raportoidaan taulukossa J.6. (other costs) Matkakuluista pitää olla saatavilla kuitit pyydettäessä, lennoista myös boarding pass tai muu todistus matkan toteutumisesta J.5. Laitekulut Ostetut laitteet raportoidaan poistomenettelyn kautta Tärkeää on ostopäivämäärä, käyttöaika ja aste projektille Raportoidun käyttöasteen oltava linjassa ao. partnerin kokonaistyömäärään Poistoaika Suomessa 36 kk alle hankinnoissa. (Poistoaika saattaa vaihdella maittain toimittava maan verotuskäytännön mukaan) Hankkeen hallintoa varten hankitut t laitteet raportoidaan yleiskuluissa (ks. taulukko J.2.b.)

5 J.6. Alihankintakulut Alihankkijan oltava yritys/organisaatio Raportoiduista kuluista liitteeksi lasku ja alihankintasopimus tai toimeksianto sekä kilpailutusdokumentit Tässä raportoidaan myös alihankkijan (esim. arvioijan) mahdolliset matkakulut J.7. Muut kulut Esim. kokoustilojen vuokrat, seminaarien osallistumismaksut, kirjallisuus, lehti-ilmoitukset ilmoitukset ym. projektiin liittyvät kulut, jotka eivät sovi muihin kululuokkiin Muiden kuin partnereiden matkakulut, esim. seminaareihin/kokouksiin kutsutut asiantuntijat Kansallisten kokousten/palaverien kahvi- ja ruokailukulut (erotuksena kv-partneriryhmän kvkokousten subsistence-kuluihin, jotka raportoidaan taulukossa J.4.) Raportin tarkistuslista (1) Raporttilomake Tekstiosiot A I asianmukaisesti täytetty Talousraportin taulukot J.1. - J.7. asianmukaisesti i täytettyt tt Sopijan tiedot täytetty sivulle 3 Sopijan alkuperäinen allekirjoitus sivulla 1 (sama henkilö kuin projektisopimuksessa) p Jos muutoksia sopijan (allekirjoittajan) osalta, erillinen selvitys Raportin tarkistuslista (2) Tuotteet Kopiot tuotteista Projektin julkisten web-sivujen osoite Mahd. pääsy tuotteisiin, joita on sijoitettu suljettuun ympäristöön (salasanat) Mahd. muut dokumentit, jotka osoittavat miten hanke edistynyt y

6 Raportin tarkistuslista (3) Talousdokumentit Kopiot alihankintasopimuksista ja niihin liittyvistä kuiteista Maksut partnereille: kopiot pankin tiliotteista Adam-tietokanta Hankkeen tiedot sekä hankkeessa syntyneiden lopputuotteiden ja tulosten tiedot on päivitetty ADAM-tietokantaan: Liitteet Raportin tarkistuslista (4) Toimita liitteet sähköisenä mikäli mahdollista Liiteluettelo osiossa I ja kaikki liitteet numeroitu Pöytäkirjat (partnerikokoukset, kansalliset kokoukset) Partnerien kansalliset raportit Levitysmateriaalit (esitteet, julisteet, levityksen seurantataulukot, lehtiartikkelit yms.) Kopiot 1 alkuperäinen ja 2 kopiota raportista ja liitteistäi tä lajiteltuna kolmeksi raporttikokonaisuudeksi Vain kriteerit täyttävä raportti tarkastetaan: Virallinen allekirjoitus (sama kuin sopimuksessa) Kaikki sisältö- ja talousraportin osiot täytetty Alihankintasopimukset ja kuitit liitteenä Tiliotteet t partnerimaksuista i t liitteenä Tuoteversiot liitteenä Hankkeen tiedot on päivitetty Adam-tietokantaan p Ks. tarkistuslista osoitteessa Innovaation siirto -hankkeet Osallistujalle

7 Arviointiprosessi Loppuraportilla on kaksi arvioijaa: yksi CIMOsta ja yksi ulkopuolinen arvioija Loppuraportin lähettämisen jälkeen hankkeelle ilmoitetaan mikäli projektilta pyydetään kuittikopioita; kustakin vuosikerrasta valitaan lisäksi muutama hanke, johon tehdään tilintarkastus. Myös sisältöön liittyviä tarkennuksia saatetaan kysyä y Viimeinen maksuerä suoritetaan, kun tarvittavat kuitit on saatu ja tarkastettu ja loppuraportti hyväksytty

8 Päivitetty Leonardo da Vinci Transfer of Innovation Raportin tarkistuslista Raporttilomake Tekstiosiot A I asianmukaisesti täytetty Talousraportin taulukot J.1. - J.7. asianmukaisesti täytetty Sopijan tiedot täytetty sivulle 3 Sopijan alkuperäinen allekirjoitus sivulla 1 (sama henkilö kuin projektisopimuksessa) Jos muutoksia sopijan (allekirjoittajan) osalta, erillinen selvitys Ok Talousdokumentit Kopiot alihankintasopimuksista ja niihin liittyvistä kuiteista Maksut partnereille: kopiot pankin tiliotteista Tuotteet Kopiot tuotteista Projektin julkisten web-sivujen osoite Mahd. pääsy tuotteisiin, joita on sijoitettu suljettuun ympäristöön (salasanat) Mahd. muut dokumentit, jotka osoittavat miten hanke edistynyt Adam-tietokanta Hankkeen tiedot sekä hankkeessa syntyneiden lopputuotteiden ja tulosten tiedot on päivitetty ADAM-tietokantaan: Liitteet sähköisenä mikäli mahdollista Liiteluettelo osiossa I ja kaikki liitteet numeroitu Pöytäkirjat (partnerikokoukset, kansalliset kokoukset) Partnerien kansalliset raportit Levitysmateriaalit (esitteet, julisteet, levityksen seurantataulukot, lehtiartikkelit yms.) Kopiot Väliraportti: 1 alkuperäinen ja 1 kopio raportista ja liitteistä (lajiteltuna kahdeksi raporttikokonaisuudeksi) Loppuraportti: 1 alkuperäinen ja 2 kopiota raportista ja liitteistä (lajiteltuna kolmeksi raporttikokonaisuudeksi)