KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Hankkeen talous

Transkriptio

1 KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Hankkeen talous

2 Lähtökohta: Erasmus+ -raportointi - Yksikkökustannus & vs. Oman kunnan kirjanpidon säännöt 2

3 Taloussäännöt hankkeille Hankkeen sopimus: Artikla I.3. Tuen enimmäismäärä ja muoto Artikla I.4 Raportointi ja maksujärjestelyt Article 1.5 Pankkitili maksujen suorittamista varten PART II Yleiset ehdodt Part A: Oikeudelliset ja hallinnolliset määräykset Part B: Rahoitusehdot Annex II Alustava budjetti Annex III Rahoitus- ja sopimussäännöt 3

4 Yleiset kulujen kelpoisuuskriteerit Erasmus+ ohjelmaoppaan mukaisia toimintoja (Erasmus+ Programme guide) Hankesopimuksessa hyväksyttyjä toimintoja (activities) Tarkennuksia sopimuksen osa II, osa B ja Liite III Hankesopimuksen Liite II (alustava budjetti) kululuokkien mukaisia kuluja rajoituksia kululuokkien välisissä siirroissa Kulut syntyvät sopimuskaudella: 24 kk: kk:

5 Kirjanpidon järjestäminen Edunsaaja seuraa omia kuluja oman organisaationsa kirjanpidossa Edunsaaja tekee kirjanpitoon oman kustannuspaikan (tunniste tai projektinumero) hankkeelle Suositus: edunsaaja laatii sisäisen kirjausohjeen projektin kulujen kirjaamisesta ja dokumentoinnista 5

6 Kustannusten seuranta Yksikkökustannus = Unit cost = Taulukossa määritelty summa x toteutunut määrä CIMOlle raportoidaan kappalemäärät + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään eurot kappalemäärä on oltava yksilöitävissä ja todennettavissa = dokumentointi + tositteet + kirjanpito Tarkastetaan kulun kelpoisuus hankkeelle (ei euroja). Todellinen kustannus = Actual (real) cost CIMOlle raportoidaan toteutuneet eurot + tarvittavat todisteet kirjanpito + tositteet + dokumentointi 6

7 Kumppanuushankkeen kululuokat (KA2) Unit cost = yksikkökustannus 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3. Immateriaaliset tuotokset (Intellectual outputs) 4. Tiedonlevitystilaisuudet (Multiplier events) 5. Opinto- ja koulutustilaisuudet opettajille/oppilaille (Transnational learning/teaching/training activities) Actual (real) cost = todellinen kustannus 6. Poikkeukselliset kulut (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Erityistuki (Special needs support) 7

8 Omarahoitus Erasmus+ -ohjelmassa raportoidaan ainoastaan EUtuen käyttö (EU grant). Omarahoitusta ( tai %) ei ole merkitty hankkeen budjettiin tai eikä sitä raportoida CIMOon. Huom. EU-tuki ei kata kaikkia hankkeelle syntyviä kustannuksia. Oletus on, että hankkeella on omarahoitusta. Syytä seurata organisaatiossa, vaikka ei raportoida CIMOlle Ennakoi mahdolliset EU-tuen ulkopuoliset kustannukset Selvitä, miten organisaatiossasi EU-tuen ulkopuoliset kulut katetaan. 8

9 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) Koordinaattori: 500 /kk = /vuosi Partneri: 250 = /vuosi Kulut projektin hallinnointiin, toteutukseen ja levitykseen Raportointi ja dokumentointi: Hankkeen aktiviteetit ja tuotokset on toteutettu ja raportoitu asianmukaisesti loppuraportissa Hankkeen tulokset on saatavilla hankkeiden tulosten levitysalustalla (Dissemination Platform) 9

10 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 1/3 Matkat partnerikokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen. Perustuu matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 ( km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea Max / vuosi (eli 40 matkaa, jos kaikki lyhyitä matkoja short distance). Matkan tai partnerikokouksen kestoa ei ole rajoitettu. Transnational project meeting kohdasta voi käyttää myös kotimaassa toteutettavan hankkeen kansainvälisen (transnational) partnerikokouksen matka- ja oleskelukuluihin, mikäli matka on yli 100 km. Osallistuja vähintään 2:sta maasta. 10

11 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 2/3 Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: Matkan pituus merkitään näkyviin Mobility Tooliin. Lähtöpaikkaoletus on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste jos joku muu, selitys Mobility Tooliin. 11

12 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3/3 Partnerikokouksiin voi osallistua ainoastaan partneriorganisaatioiden jäsenet esim. henkilökunta, opiskelijat tai (nuorisosektorin) organisaatiossa vapaaehtoistyötä tekevät. Huom. KA204 aikuisopiskelijat eivät voi osallistua partnerikokouksiin. Muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan (Audit, hanketarkastukset). Dokumentointi: Vastaanottaneen organisaation kirjoittama osallistumistodistus, josta käy ilmi matkan tarkoitus, aktiviteetit hankkeelle, kohde, matkan alkamis- ja päättymisajankohta. Jos matka alkaa muualta kuin lähettävästä organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin vastaanottava organisaatio, matkareitti todistetaan matkalipuilla ja muilla tositteilla Kokousmuistio on hyvää hankehallintoa. 12

13 3. Immateriaaliset tuotokset (Intellectual outputs) 1/2 Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen HUOM! Ei projektinhallintoon tai levitykseen liittyviä tehtäviä tähän! Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. Manager Researcher/teacher/trainer/youth worker Technician Administrative Palkkio määräytyy henkilön omassa organisaatiossa (ei hankkeessa) olevan tehtävän mukaan. Huom. Manager -palkkiota voidaan budjetoida vain johtotason henkilöille. Käytännössä suurin osa kuuluu teacher/researcher tai technician -kategorioihin. Huom. Jos Manager- ja Administrative staff -luokkiin ei ole myönnetty tukea, niin sitä ei voi myöskään käyttää. 13

14 3. Immateriaaliset tuotokset (Intellectual outputs) 2/2 Työaikaseuranta (timesheet) - Henkilön nimi, palkkakategoria, työn ajankohta (pvm), työpäivien määrä, työtehtävä (mikä hankkeen tuote) - CIMOsta mallipohja työajan raportointia varten Henkilön suhde organisaatioon Hankkeen tuotteita voivat tehdä (raportoida) ainoastaan partneriorganisaatioiden jäsenet esim. henkilökunta tai (nuorisosektorin) organisaatiossa vapaaehtoistyötä tekevät Muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan esim. työsopimus. HUOM: Intellectual outputin tekoa ei voi ostaa alihankintana ja raportoida tässä kohdassa.(vrt. Exceptional costs) 14

15 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 1/2 Tapahtumat tarkoitettu intellectual outputs kohdassa rahoitettujen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. Jos intellectual outputtia ei ole tehty -> tilaisuuttakaan ei voi olla. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/ käyttäjille. Partneriorganisaatioiden jäsenet voivat osallistua tilaisuuksiin, mutta heidän osallistumisia ei lasketa hyväksyttäviin määriin mukaan. Tuki lasketaan hyväksyttävän osallistujamäärän mukaan ja se on tarkoitettu tilaisuuden järjestämiskuluihin, esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka- ja majoituskulut Huom. Jos tilaisuus järjestetään ainoastaan verkossa, silloin verkkoseminaarin järjestelykustannukset katetaan Project management -kululuokasta. 15

16 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 2/2 Tilaisuuden dokumentointi: Osallistujalista, jossa näkyy tilaisuuden nimi, päivämäärä ja paikka, sekä kunkin osallistujan nimi, allekirjoitus, sähköpostiosoite, organisaation nimi, sekä osallistujat lähettäneen organisaation allekirjoitus Tilaisuuden ohjelma ja kaikki muut tilaisuudessa jaetut materiaalit 16

17 5. Opinto- ja koulutustilaisuudet opettajille/oppilaille (1/2) (Transnational learning/teaching/training activities) 2 kategoriaa: Lyhytkestoiset: 5-60 päivää Pitkäkestoiset: 61 päivää 12 kk 3 eri kululuokkaa / matkustaja: Matkakulut (Travel) Asumis- ja oleskelukulut (Individual support) Kielivalmennus (Linguistic support) vain pitkäkestoisessa (61 pv- 12 kk) liikkuvuudessa Tarvittaessa voi lisätä matkapäivän ennen ja jälkeen tilaisuuden, nämä huomioidaan yksilötukea laskettaessa 17

18 5. Opinto- ja koulutustilaisuudet opettajille/oppilaille (Transnational learning/teaching/training activities) A) Matkakulut, perustuvat matkojen pituuksiin vähintään 100 km (275 /369 ) Osallistuja voi olla myös samasta maasta (kesto väh. 5 pv) Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: Matkan pituus merkitään näkyviin Mobility Tooliin Matkakululaskelman oletus: Lähtöpaikka on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste. jos joku muu, selitys Mobility Tooliin. Koulutus voi olla hankkeen partnerimaassa muuallakin 18

19 5. Opinto- ja koulutustilaisuudet opettajille/oppilaille (Transnational learning/teaching/training activities) B) Asumis- ja oleskelukustannukset Kohdemaa ja keston mukaan. Minimikesto on 5 päivää. Lisäksi tuen voi saada tuen enintään 2 matkustuspäivää varten. Short term mobility 5 60 päivää: päiväkohtainen tuki : opettajat 100 (.14pv) / 75 ( pv) oppilaat 55 (.14pv) / 40 ( pv) Long term mobility 61 pv 12 kk: Kuukausiapuraha 1 kk = 30 pv. C) Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö 19

20 5. Opinto- ja koulutustilaisuudet opettajille/oppilaille (Transnational learning/teaching/training activities) Raportointi MT+:n ja osallistujaraportin lisäksi: A) Matkakulut & B) Asumis- ja oleskelukustannukset: Vastaanottaneen organisaation kirjoittama osallistumistodistus, josta käy ilmi matkan tarkoitus, aktiviteetit hankkeelle, kohde, matkan alkamis- ja päättymisajankohta. Jos matka on alkanut muualta kuin omasta organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin partneriorganisaatio, silloin tarvitaan myös matkaliput ja laskut. C) Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö Kielikurssin osallistumistodistus (voi olla myös edunsaajan antama), tai Kuitti kieltenoppimismateriaalista 20

21 6. Poikkeukselliset hankkeessa (Exceptional costs) Budjettiluokkaa voi käyttää ainoastaan silloin, jos myönnetty tukea tähän kululuokkaan. Budjettimuutokset eivät ole mahdollisia Tarvittaessa tulee esittää: raportoituun kuluun liittyvät dokumentit mm. alihankintasopimus, kuittikopio, tosite maksusta jne. 75 % todellisista kustannuksista tai max (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta, huomioi ALV:n vaikutus) Raportointi todellisten kulujen mukaan. 21

22 7. Erityistuki (Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöiden tuki 100 % todellisista kustannuksista Muodostuvat yksikkökorvauksen perusteella korvattavien kulujen lisäksi Raportointi todellisten kulujen mukaan Budjettimuutos eli siirto toisesta kululuokasta on mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta. 22

23 Budjettimuutokset Saa siirtää (max 20%) Hankkeen hallinto ja toteutus Maidenväliset hankekokoukset Immateriaaliset tuotokset Tiedonlevitystilaisuudet Opinto- ja koulutustilaisuudet Poikkeukselliset kulut Eritystuki (ei 20% rajoitusta) Hankkeen hallinto ja toteutus Poikkeukselliset kulut Näihin ei saa siirtää 23

24 Budjettimuutokset 1/2 Budjettimuutokset sallittuja +20 % saakka seuraavissa kululuokissa: Hankekokoukset (Transnational project meetings) Immateriaaliset tuotokset (Intellectual outputs) Huom. kululuokan sisällä ei saa kuitenkaan siirtää Manager ja Administrative staff luokkiin. Tiedonlevitystilaisuudet (Multiplier events) Opinto- ja koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) 24

25 Budjettimuutokset 2/2 Budjettimuutokset eivät ole mahdollisia: Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) Budjettimuutos mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta: Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (Special needs support) 25

26 Arvonlisävero ALV (VAT) Arvonlisäveron voi raportoida hankkeelle ainoastaan silloin, jos se jää organisaation lopulliseksi kuluksi. Käytännössä ALV koskee KA2-hankkeiden raportoinnissa vain kahta todellisiin kuluihin perustuvaa kululuokkaa: Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) (esim. alihankinta) Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (Special needs support) Erasmus+ Programme Guide, s

27 Dokumenttien säilytys 5 vuotta hankkeen loppumaksun jälkeen (3 vuotta, jos hankkeen budjetti on alle ) Esim (hankkeen sopimuskausi) Loppuraportti CIMOon Loppumaksu >> saakka Suomen laki menee edelle II.20.2 Duty to keep documents The beneficiaries shall keep all original documents, especially accounting and tax records, stored on any appropriate medium, including digitalised originals when they are authorised by their respective national law and under the conditions laid down therein, for a period of five years starting from the date of payment of the balance, unless a longer duration is required by the national law. 27

28 Ohjeistus ja tukimateriaali käynnissä oleville KA2-hankkeille KA201 = KA2 yleissivistävälle koulutukselle /yleissivistavalle_koulutukselle Avaintoimi_2_strategiset_kumppanuusha nkkeet Osallistujalle 28