TOI-hankkeiden talouden loppuraportointi

Transkriptio

1 Loppuraportointikoulutus vuoden 2013 TOI hankkeille : TOI-hankkeiden talouden loppuraportointi Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO

2 Raportointikausi: Väli- ja loppuraportti v Sopimuskausi: (24 kk) Väliraportin jättäminen Raportointikausi: (12 kk) Loppuraportin jättäminen Raportointikausi (24 kk) TARKISTA sopimuksesta (+sopimusmuutoksista) oman hankkeesi raportointiaikataulu Raportoidaan vain sopimuskaudella syntyneitä todellisia ohjelmasääntöjen mukaisia kuluja (= löytyy kirjanpidosta). Raportoi kulu LdV-ohjelman sääntöjen mukaisessa kululuokassa.

3 Asiakirjat ja säännöt Hankesopimus (erityisesti: Part B Financial provisions) Administrative and Financial Rules Palkkakulujen ja ylläpitokustannusten enimmäisrajat Maximum eligible daily rates for Staff costs Maximum eligible daily rates for Subsistence costs Vanha ohjelma Innovaation siirto -hankkeet Osallistujalle

4 Leonardo-hankkeen talousraportti Talousraporttipohja (Excel) Vanha ohjelma Innovaation siirto -hankkeet Osallistujalle Pdf-lomakkeeseen täytetään kokokonaissummat kululuokittain ja partnereittain (täytetään excelin pohjalta) tarkista, että summat täsmäävät! Hankkeen sisäiseen käyttöön tarkoitetut raporttipohjat (näitä ei lähetä CIMOon) Vain pakolliset liitteet mukaan: Maksutositteet partnereille suoritetuista maksuista (kopio pankin tiliotteesta) Alihankinnoista kuittikopiot, tarjouspyynnöt ja alihankintasopimukset Kopiot partnerikohtaisista ALV-käytännöistä (Katso malli ja ohje verkkosivuilta)

5 Yleistä Kaikki summat ilmoitetaan euroissa, ALV-käytäntö huomioiden Partnerimaksujen maksupäivän kurssi (jos käytetään jotakin muuta kurssia niin perustelu mukaan) Valuuttakurssi tositteisiin näkyviin Onko partnereilta kysytty ALV-käytäntöä? ( esim. NA:n tekemä lomake) Yksittäisten kulujen kirjaamisessa taulukkoon käytä 2:n desimaalin tarkkuutta

6 Tietojen kerääminen partnereilta Säännöllinen raportointitietojen kerääminen (esim. 3-4 kk:n välein) helpottaa väli- ja loppuraportin tekemistä. Älä kopioi sokeasti partnereiden antamia tietoja: tarkista sisältö ja laskelmat tarkista valitut kululuokat pyydä lisätietoja ja tarkentavia dokumentteja (pyydä tarkennuksia kulujen seliteteksteihin) tee tarvittavat korjaukset (merkitse muistiin mitä korjattu ja miten) anna partnereille palautetta tee tarvittavat budjettimuutosanomukset

7 Excel-taulukon täyttöohjeita Hanke täyttää tietoja valkoisiin kenttiin, keltaiset kentät sisältävät kaavoja Täytä partnerinumero (vain numero) ja käytä aina samaa numeroa samalle partnerille koko hankkeen ajan. Selitekenttiin informatiiviset selitykset ( objective of the trip, name&specification, sub-contracting activies, item, purpose ) Tarvittaessa lisäkommentteja ja -selityksiä voi toimittaa talousraportin liitteenä (esim. kokousten osallistujalistat) Kaikkien päivämäärien tulee olla samaa muotoa > korjaa partnereilta saadut pvm:t oikeaan muotoon hankkeen alku- ja loppupäivämäärä, matkakulujen päivämäärät, ostopäivämäärät Mahdolliset lisärivit pohjiin tehdään NA:ssa

8 Yhteenvetotaulukko: A.1.(a+b+c) Taulukkoon syötetään koko hankkeen tasolla budjettitiedot, Leonardo-tuen määrä, Leonardo-tuen %-osuus ja 1. maksuerä Muut luvut siirtyvät kululuokkakohtaisista taulukoista Yhteenvetotaulukko: A.2. (a+b) Taulukkoon A.2.a syötetään partnerikohtaiset tiedot (LdV grant + own funds) Taulukkoon A.2.b syötetään partnereittain raportoidut yleiskulut (indirect costs) A.1.(a+b+c) ja A.2. (a+b) on helpoin täyttää viimeisenä. HUOM: PARTEREIDEN NUMEROINTI

9 Maksut partnereille (Details of Bank Transfers between Contractor and project partners A.2.c) kirjaa taulukkoon partnereille suoritetut maksut jokainen maksu omalle rivilleen pakollisena liitteenä maksutosite (pankin tiliote) jossa näkyy vastaanottajan nimi, tili, summa ja maksun päivämäärä Huom. Maksuista aiheutuneet pankkikulut kuuluvat other costs -kululuokkaan.

10 Henkilökulujen raportointi (Declaration of staff costs A.3.) raportoidaan henkilöittäin per partneriorganisaatio Kukin partneriorganisaatio seuraa hankkeelle tehtävää työtä ja raportoi koordinaattorille palkkakulut A3-taulukolla tai vastaavalla, jossa on partneriorganisaation allekirjoitukset työpäivien alku- ja loppupäivämäärät noudattaen esim. sisäisiä raportointikausia työpäivä = oman organisaation laskutavan mukaan palkka sivukuluineen Jos palkka vaihtelee: opettajilla esim. puolen vuoden palkan tai vuosipalkan keskiarvo yrittäjillä esim. edellisen vuoden verotuksen mukaan keskiarvona Kirjaa muistiin miten raportoitu palkka on laskettu ja miten se löytyy kirjanpidosta.

11 Mitä lukee pienellä... (Declaration of staff costs A.3.) 1) Full-time equivalent refers to the number of working hours, per day, defined under national legislation 2) Please describe the method of calculation used for costs introduced to the project, this should be based upon existing documentation and be able to be evidenced. työajan seuranta <=> kirjanpito (maksetut palkat) <=> hankkeen raportti

12 Matkakulut (A.4. travel & subsistence) Travel (matkustuskulut) = kotoa lentokentälle, lennot, saapuminen hotelliin kohdemaassa esim. lentokenttätaksi, juna ym. Subsistence (elinkustannuskulut) = kokousmaan paikallisliikenne (metro, bussi, taksi kokouksen aikana) + majoitus + ruokailu + päiväraha (tai korvaus ruokailukuluista) a) Kulut raportoidaan per matka per henkilö b) Matkakulut voi myös raportoida laskemalla yhteen organisaatioittain matkustajien kulut per matka tärkeää: matkustajien nimet näkyviin Huom: Matkakuluissa kuten muissakin kuluissa aina todellisten kulujen periaate! Esim. päivärahoista on oltava tosite, samoin kilometrikorvauksista (matkalasku tms.)

13 CASE 1&2: kahvit, lounaat, illalliset (A.4. Subsistence-kulujen raportointi) Tarjotut?? Onko kyse tarjotusta lounaasta/illallisesta vai lounaan/illallisen käytännön järjestelystä? Kuka viimekädessä maksaa? a) Tarjoaako kokouksen isäntäorganisaatio, jolloin kulua ei synny projektille? b) Maksetaanko projektin rahoista partnerikohtaisesti periaatteella jokainen maksaa itse? c) Vai onko budjetoitu suoraan kokouksen järjestelykuluihin kyseiselle kokousta järjestävälle partnerille? Miten kokouksen järjestelyt on mahdollista käytännössä hoitaa? Hankkeella on hyvä olla selkeät sisäiset pelisäännöt, miten kokousjärjestelyjen suhteen toimitaan

14 CASE 1: A.4. Subsistence-kulujen raportointi CASE 1: Kukin maksaa itse kaikki kulunsa, esim. yhteiset ruokailut järjestetään ravintolassa/kanttiinissa/paikassa, jossa partneri pystyy saamaan kulusta kuitin. jokaisen huolehdittava omat kuittinsa, ja raportoitava subsistencekulut omien matkakulujen yhteydessä Ongelmia: Ongelmana kokouskahvitusten ja lounaiden käytännön järjestelyt. Ongelmana suuri määrä kuitteja, ja ryhmäalennusten menetys Jos jokainen maksaa itse käytäntö hankala järjestelyjen kannalta silloin suositellaan, että kokouksen järjestäjä raportoi nämä kulut CASE 2 -mallin mukaan.

15 CASE 2: A.4. Subsistence-kulujen raportointi CASE 2: Kokouksen järjestäjä maksaa osallistujien hotellit, kokouskahvit, lounaat ja illallisen. Kokouspaketin könttäsummasta majoitus ja ruoat tulee raportoida kokouksen järjestäneelle ja maksaneelle organisaatiolle, ja kukin partneri raportoi ainoastaan omat, itse maksamansa matkakulut ja omat subsistence-kulut erikseen. Kokouspaketin majoituksen ja ruuan osuus vähennetään seuraavasta partnerille menevästä maksuerästä. NIMET+KOKOUKSEN AJANKOHTA NÄKYVIIN RAPORTTITAULUKKOON TAI LIITTEESEEN. etuna se että saadaan ryhmäalennuksia esim. yhteisiin ruokailuihin ongelmana että daily subsistence rate saattaa ylittyä, jos partnerit raportoivat myös täyden päivärahan tai muita korvauksia, mutta toisaalta ylitykset pystytään kohdentamaan per henkilö Huom. Kokouspakettihinnoista on pystyttävä erittelemään kokoustilojen vuokra, joka raportoidaan Other costs kululuokassa taulukko A.6. Ei subsistence-kulujen tuplaraportointia

16 Matkakulujen säilytys, arkistointi, kuittipyyntö niputa kuitit per matka yhteenveto/erittely/kansilehti per matka. Yhteenvetona voi käyttää esim. matkalaskua helpottaa huomattavasti raportoijan ja tarkastajan työtä, vähentää lisäkysymysten tarvetta ja nopeuttaa maksatuksia. Kuitteihin muutaman sanan selitys, mitä lasku koskee Käännökset, jos laskun kieli on muu kuin EN, DE, FR, SE, NO, ES Valuuttakurssit näkyviin! Kuitit lähetetään CIMOon ainoastaan silloin, jos niitä pyydetään erikseen.

17 Laitekulut A.5. Equipment Costs (only depreciation) Laitehankintojen tarkoituksenmukaisuus hankkeen lopputuotteiden näkökulmasta (perustelut) Käyttöaste hankkeelle tulee pystyä perustelemaan esim. suhteessa käytettyyn työaikaan HUOM: atk-laitteet, joita tarvitaan projektin hallintoa varten kuuluvat indirect luokkaan Osto, vuokraus, liisaus sisältäen asennukset, ylläpito ja vakuutukset Raporttipohja laskee automaattisesti poistolaskelman, kun käyttöaste, poistolaskelma-aika ja käyttöaika on syötetty

18 Pakollisia liitteitä: Alihankintakulut A.7. Sub-contracting costs jokaisesta raportoidusta kulusta mukaan laskun kopio, mahd. tarjouspyyntö ja allekirjoitettu sopimus/toimeksianto Vuoden 2013 hankkeilla: Alle 1000 kuittikopio yksi tarjouspyyntö kolme tarjouspyyntöä Alihankkijan on oltava yritys/organisaatio, joka laskuttaa hanketta. (Alihankkija ei voi olla partneriorganisaatioon kuuluva yksityinen henkilö.)

19 Muut kulut A.6. Other costs Kulut, jotka eivät sovellu muihin kululuokkiin Huom. kulujen tulee olla kuitenkin LdV-ohjelman sääntöjen mukaisia (eligible) Esim. levityskulut, erityinen toiminnan arviointi, auditointi, käännökset jne, jos ne eivät ole alihankintaa. Tyypillisiä muita kuluja: seminaarien osallistumismaksut, lehti-ilmoitukset, kirjallisuus, kv-kokoushuoneen vuokra, hankkeen ulkopuolisten henkilöiden satunnaiset matkakulut, luennoijien matkakulut/palkkiot, kansallisten palaverien tarjoilukulut, näyttelytiskien vuokra, lopputuotteen valmistukseen tarvittavien tarvikkeiden hankinta (esim. tyhjät dvd:t, paperi lopputuotteen tulostusta varten) usein raportoidaan yleisiä kopiointi- ja puhelinkuluja sekä toimistotarvikkeita, jotka kuitenkin kuuluvat yleiskuluihin (indirect cost) Laita talousraportissa selkeät tekstit selitekenttiin.

20 Epäsuorat kulut yleiskulut Indirect costs Epäsuorien kulujen %-osuus budjetista ja maksimisumma määritelty budjetissa Epäsuoriin kustannuksiin kuuluvat mm. projektihallintoon käytetyt laitteet (mm. tietokoneet) postitus-, puhelin- ja internet-kulut tilavuokrat, sähkö yms. toimistotarvikkeet Kopiointikulut Kulu viedään hankkeen kirjanpitoon hankkeen kustannukseksi ja osoitetaan dokumentein yleiskulujen laskentaperuste Tilintarkastuksen yhteydessä yksittäistä kulua ei tarkasteta, ainoastaan epäsuorien kulujen kirjanpidon vienti ja laskentaperuste

21 Loppuraportin tarkastus Syntyneet kustannukset verrattuna kokonaisbudjettiin tarkastellaan kululuokittain kokonaisbudjettitasolla, ei partnerikohtaisesti kokonaisbudjetin alitus, 10 % yli menevä osuus palkkakulut vs. toimintakulut (operational costs), ja muut epäkelvot kulut vaikuttavat omarahoituksen määrään ja vähentävät LdV-tukea

22 Budjettimuutokset Jos muutos palkkakulujen (staff costs) ja toimintakulujen (operational costs) välillä on yli 10 %, hankkeen sopijaorganisaation tulee anoa budjettimuutosta, joka tulee voimaan vasta CIMOn tekemän selvityksen ja kirjallisen vastauksen/päätöksen jälkeen. Loppuraportin tarkastuksen yhteydessä ylitykset 10 % ylittävältä osalta katsotaan epäkelvoksi kuluksi. -> Anomus on tehtävä viimeistään 1 kk ennen hankkeen päättymistä. Toimintakulujen (operational costs) sisällä muutoksia voi tehdä vapaasti edellyttäen, että työsuunnitelma ei muutu ja muutokset ovat perusteltuja 10 %:n sääntöä tulkitaan hankkeen kokonaisbudjettitasolla (ei yksittäisen partnerin budjettitasolla).

23 Budjettimuutokset Tärkeää saada partnereilta tietoa heidän kuluistaan, jotta hankkeen kokonaiskulutus saadaan selville. Kaikissa budjettimuutostarpeissa on syytä ensin olla yhteydessä kansalliseen toimistoon!