Erasmus-intensiivikurssien (IP) hakuneuvonta Outi Jäppinen, CIMO

Transkriptio

1 Erasmus-intensiivikurssien (IP) hakuneuvonta Outi Jäppinen, CIMO

2 Ohjelma 9:30 Tervetuloa ja avaussanat - Anni Kallio, CIMO Lkv haun reunaehdot, prioriteetit, muutoksia Koordinaattorin kokemuksia Anna-Katriina Salmikangas, Jyväskylän yliopisto 12:30 LOUNASTAUKO 13:45 Hankkeen elinkaari ja loppuraportti Hakulomakkeen läpikäyntiä 15:00 KAHVI Taloushallinto ja hakulomakkeen budjettiosio Terésa Pöyhönen, CIMO Kysymyksiä ja keskustelua n. 16:00 Tilaisuuden päätös 2

3 Aluksi 1. Hakukierrokselle valmistautuminen: perussääntöjä ja hallinnollisia reunaehtoja 2. Rahoituksen raamit 2010 haussa, Ehdotuspyyntö (Call for Proposals 2010) 3. Hakulomakkeiden täyttäminen ja jättäminen 4. Valintaprosessi ja kriteerit 3

4 1. Hakukierrokselle valmistautuminen: perussääntöjä ja hallinnollisia reunaehtoja 4

5 Mikä on intensiivikurssi? Intensiivikurssit ovat lyhyitä opintojaksoja, joiden pituus on 2-6 viikkoa ja joihin on osallistuttava vähintään 10 opiskelijaa ulkomailta. Kurssin tulisi vastata koulutuksen kehittämistarpeisiin ja rohkaista korkeakouluja mm. koulutusalojen välisten erityisaiheiden opetukseen sekä mahdollistaa opiskelijoiden ja opettajien työskentely monikulttuurisessa ryhmässä. Intensiivikurssi luetaan hyväksi opiskelijoiden tutkintoon. Intensiivikurssissa on oltava mukana vähintään 3 korkeakoulua 3 eri maasta. 5

6 Hallinnollisia reunaehtoja 1 Kurssi voi olla kertaluonteinen tai rahoitusta voi saada kolmelle vuodelle, haetaan vuosittain Kurssi voidaan koordinoida suomalaisessa korkeakoulussa, mutta se voidaan pitää jossain toisessa maassa (jos kyseessä ei mikään partnerimaa perusteltava tarkoin) Jos kurssin koordinaattorimaa muuttuu kokonaan uusi hakemus Kurssi ei voi olla osa Erasmus Mundus -maisteriohjelmaa HUOM! Myös kolmansista maista tulevat opiskelijat, jotka suorittavat tutkintoa koordinaattorikorkeakoulussa tai jossain hankkeen partnerikorkeakoulussa voivat osallistua IP-kurssille. 6

7 Hallinnollisia reunaehtoja 2 Sopimus koordinoivan korkeakoulun ja CIMOn välillä tuki maksetaan korkeakoulun tilille Sopimuskausi: IP-kurssin on alettava ennen EU tai CIMO eivät vaadi partnerien välisiä sopimuksia (Letter of Intent) Suositeltavaa kuitenkin sitouttaa partnerit jollakin tavalla Kaikilla partnereilla oltava Erasmus University Charter (EUC). Lista EUC-korkeakouluista sivulla: 7

8 2. Rahoituksen raamit 2010 haussa Ehdotuspyyntö (Call for Proposals 2010) 8

9 Aiempien vuosien IP-tilastoa Suomalaiset korkeakoulut IP-koordinaattoreina Kurssien m äärä / / / / / / / / / /10

10 Rahoituksen alustavat reunaehdot 2010/11 Budjetti vuoden hakuun: % kansallisesta Erasmus-budjetista: komission lisäraha (perustuu aiempaan aktiivisuuteen): Arvio: 13 jatkohankkeelle uusille n , riittää 7-8 uuden kurssin rahoittamiseen (riippuu myös jatkohankkeiden laadusta!) Keskimääräinen tuki 2009: / hanke 10

11 EU-tuki Erasmus IP-hankkeille - kululajit Järjestelykulut (könttäsumma 8620 ) Matkakulut todelliset kulut, korvataan 75% Asumis- ja oleskelukulut perustuu osallistujien määrään, kurssilla vietettyyn aikaan ja kurssin pitopaikkaan muutokset edellisvuoteen: Päivätariffi opiskelijoille: -28 % Päivä/viikkotariffi opettajille: 1-7 pv: +62% ; 2 vkoa: +13% 11

12 Call for Proposals 2010: Ehdotuspyyntö Ehdotuspyyntö koostuu viidestä dokumentista Official announcement of the Call for Proposals - virallinen ilmoitus, sisältää mm. hakuajat Strategic Priorities - hakukierroksen strategiset painopistealueet ohjelmittain LLP-guide III osaa (voimassa ) LLP Guide 2010: Part I General Provisions - Ohjelmaopas, osa 1 - yleisiä ohjeita ja taloussäännöt LLP Guide 2010: Part IIa Sub-Programmes and Actions Ohjelmaopas, osa 2a - alaohjelmien kuvaukset LLP Guide 2010: Part IIb Explanations on the Actions - Ohjelmaopas, osa 2b - toimintojen yksityiskohtaiset kuvaukset >> Intensiivikurssit >> Haku

13 3. Hakulomakkeiden täyttäminen ja jättäminen 13

14 Hakulomakkeiden täyttäminen ja jättäminen Hakuaika päättyy Koordinaattori laatii hakemuksen ja lähettää oman maansa kansalliselle Erasmus-toimistolle (Suomessa: CIMO) postileiman päiväys (viim ) Hakemuksessa kaksi osaa 1) Hakemus 2) Excel-taulukko (yhteystiedot ja budjetti) Hakemus lähetetään a) paperikopiona (alkuper. hakemus allekirjoituksineen + 2 kopiota) Huom! Myös liite-excel tulostetaan paperiversion liitteeksi Suositeltavaa lähettää hakemus kirjattuna kirjeenä b) sähköpostitse Huom! Sähköiset versiot doc- ja xlsmuodossa hakupapereita ei pidä muuttaa pdf-muotoon 14

15 Hakulomake 15

16 Excel-taulukko budjetti, partneri- ja yhteystiedot Neljä välilehteä 1) Osallistuvien korkeakoulujen tiedot - Koordinaattori ja partnerit, mm. EUC, Erasmus-koodi 2) Yhteystiedot - Koordinaattori ja partnerit, Erasmusyhdyshenkilö 3) Budjetti 4) Subsistence costs -tariffit 16

17 4. Valintaprosessi ja arviointikriteerit 17

18 Valintaprosessi Tekninen tarkastus Kaikille hakemuksille laatuarviointi (huhtikuu) ulkopuoliset arvioitsijat, yleiseurooppalaiset arviointiperusteet Budjettien tarkastukset / mahd. leikkaukset Valintakomitea päätökset (touko-kesäkuu) 18

19 Jatkohankkeiden laatuarviointi Hakulomakkeessa uusille hakemuksille ja jatkohankkeille erilliset osiot: Jatkohankkeet eivät täytä hakemuksen osiota 4 (s. 8-13). Vastaavasti uudet hakijat eivät täytä hakemuksen osiota 5 (s ). Jatkohankkeet kirjaavat hakulomakkeeseen kuvauksen projektin etenemisestä edellisistä hakukierroksista alkaen Myös mahdolliset muutokset ja erot edellisvuosiin verrattuna (partnerinvaihdokset, työohjelmamuutokset, muutokset sisällössä) Vuoden loppuraportit mukaan vuoden jatkohakemusten laatuarviointiin Laatuarviointi ulkopuolisten arvioitsijoiden toimesta 19

20 Prioriteetit 2010 IP-kurssit, jotka on integroitu osallistuvien korkeakoulujen opinto-ohjelmiin; IP-kurssit, jotka johtavat kaksois- tai yhteistutkintoihin; Hankkeet, jotka ovat monialaisia; Hankkeet koulutusaloilta, jotka ovat aliedustettuina Erasmusohjelmassa euroopanlaajuisesti (= muut kuin liiketalous, yhteiskuntatieteet, taiteet, humanistiset tieteet, kielet, oikeustiede). HUOM! Prioriteetit eivät sulje pois hakemusta, jossa em. kriteerit eivät täyty eikä prioriteettien täyttyminen toisaalta takaa rahoitusta. Prioriteettien täyttyminen voi tuoda hankkeelle lisäpisteitä laatuarvioinnissa. Hakemuksen laatu arvioidaan kokonaisuutena. 20

21 Arviointikriteerit 1. Relevanssi (LLP-ohjelman prioriteetit) 2. Tavoitteiden laatu: innovatiivisuus 3. Menetelmät ja työohjelma 4. Partnerikokoonpano ja -yhteistyö; projektinhallinta; monitorointi ja arviointi 5. Tulosten levittäminen; vaikuttavuus 6. Jatkohankkeilla: muutokset vs. edellisiin vuosiin Ks. Priorities ja Award Criteria LLP Guide 2010: Part IIb Explanations on the Actions - Ohjelmaopas, osa 2b - toimintojen yksityiskohtaiset kuvaukset; 21

22 Lopuksi: Edellisvuosilta opittua 22

23 IP-koordinaattorin HALLINNOLLINEN HUONEENTAULU Vähintään kolme korkeakoulua vähintään kolmesta eri maasta Maahan, jossa kurssi pidetään, tultava vähintään 10 ulkomaista opiskelijaa Vähintään 10 työskentelypäivää intensiivijaksolla Intensiivikurssi luetaan hyväksi opiskelijoiden tutkintoon. IP ei voi keskittyä konferenssin tai tutkimustoiminnan ympärille 23

24 Opittua aiemmilta vuosilta - parantamisen varaa Minimirajoilla toteuttaminen Liika koordinaattorivetoisuus Henkilövaihdokset, esim. koordinaattori vaihtuu kesken hankkeen, liian vähäinen perehdytys Hakemus: mikä ei näy, sitä ei ole olemassa Hakemus: ylimalkaisuus, vaikeaselkoisuus 24

25 Kannattaa pitää mielessä Kantava projekti-idea Hyvä projektinhallinta, partnereiden sitouttaminen, reunaehtojen selkeyttäminen (mahd. sopimukset, valmistelukokoukset) Tiedotus (ulkoinen ja sisäinen), tarvittavien koordinaattien selvittäminen ajoissa (infovihkot, webbisivut, intra) Hankkeen aikatauluista sopiminen ajoissa Laadunvarmistaminen esim. palautteen keruu kurssin aikana, nopea reagointi Hakemus: selkokielisyys (laatuarvioijat eivät välttämättä ko. alan asiantuntijoita vältä vaikeita tieteenalaspesifejä termejä) 25

26 Aineistoja projektinhallinnasta Ideasta projektiksi From Idea into project Opas kansainvälisen kehittämishankkeen suunnitteluun, su ja engl, Survival Kit for European Project Management Advice for Coordinators of Centralised Projects, engl ja ra EUROWEAVING Guidance and training for European netoworks in adult and school education, QAS Quality and Sustainability, työkaluja ensisijaisesti kumppanuusprojektien itsearviointiin, levitykseen ym. 26

27 Partneriyhteistyön haasteita Tutun partnerin aktiivisuuteen voi luottaa, helppo ottaa yhteyttä Jos ei tuttuja partnereita hankeidean on oltava vahva ja sellainen, johon kaikki partnerit sitoutuvat Yhteydenpidon ongelmat, partnerin passiivisuus Toimintakulttuurien erot: jätetään asiat viime tippaan tms Kontaktihenkilön vaihtuminen: koordinaattorin pidettävä langat käsissään kaikesta huolimatta Erilaiset aikataulut: byrokratia, eri lukukausien aloitukset/lopetukset, tenttikaudet eivät aina osu yksiin Partnerien erityisosaamisalojen huolellinen analysointi tehtävät ja vastuualueet jaetaan tasaisesti koko joukolle Luontevaa partnerien välistä tehtävänjakoa helpottaa, jos kullakin partnerikorkeakoululla on selkeä erityisosaamisensa aihealueeseen sisältö sellaiseksi, ettei yksikään partnerikorkeakoulu pystyisi sitä yksin tuottamaan 27

28 HANKKEEN ELINKAARI JA LOPPURAPORTTI 28

29 Hankkeen elinkaari Touko-kesäkuu 2010: apurahapäätös Heinäkuu 2010: sopimus allekirjoitettavaksi Elokuu 2010: sopimus, liitteet ja oppaat lähetetään edunsaajalle Sopimuskausi: Lokakuu 2010: IP-koordinaattorien kokous (kaikkien edunsaajien osanotto suositeltavaa) 29

30 Loppuraportti Loppuraportin deadline näillä näkymin Loppukirje (sis. loppuraportin arvioinnin) ja loppumaksu / -lasku: n. 1-2 kk loppuraportin toimittamisesta Rahoituksen saaneita hankkeita tiedotetaan tarkemmin raportoinnista kesällä

31 Loppuraportti 1) Narrative Report kerronnallinen raportti Perustiedot, partneritiedot, yhteenveto toiminnoista ja työohjelmasta, Projektikuvaus sekä hankkeen talouden selvitys 2)Talousosio (sisältyy Narrative Reportiin) Selvitys hankkeen taloudesta 3) Tilastotiedot sähköinen raportointi (Data Dictionaries tietueet) Yleisraportti (IP General Report) Opiskelijaraportti (Student Report) Opettajaraportti (Teacher Report) Täytetään ja tallennetaan sähköiseen Erasmus Reporting Tool järjestelmään 4) Liitteet Johdonmukaisesti numeroitu liitelista sekä itse liitteet liitetään mukaan raporttiin 31

32 KIITOS! Lisätietoja Erasmus-intensiivikursseista: Outi Jäppinen Puh: Terésa Pöyhönen Puh: >> Intensiivikurssit 32