E+ liikkuvuushankkeen sopimusasiat. Liikkuvuushankkeiden aloituskoulutus 2017

Transkriptio

1 E+ liikkuvuushankkeen sopimusasiat Liikkuvuushankkeiden aloituskoulutus 2017

2 Hankesopimus ja sen liitteet

3 Hankesopimuksen numero Hankenumero EPlusLink-tietokannasta esim FI-KA FI-KA KA102 = Liikkuvuushankkeet ilman liikkuvuusperuskirjaa KA116 = Liikkuvuusperuskirjan omaavat hankkeet Yhteydenpidossa kansalliseen toimistoon käytä hankenumeroa identifioimaan hankkeen nopeasti 3

4 Hankesopimus / Yhden toimijan hanke Hankesopimus (sisältää sopimuksen erityisehdot) allekirjoitettu Liitteet: I Yleiset ehdot (löytyy nettisivuilta, vie Komission sivuille) II Hankkeen kuvaus; budjetti III Rahoitus- ja sopimussäännöt (löytyy nettisivuilta) IV Sovellettavat korvausmäärät (löytyy nettisivuilta) V Edunsaajan ja osallistujien väliset sopimusmallit (löytyy nettisivuilta) VI Pankkitieto- ja maksatuslomake Erasmus+ Ammatilliselle koulutukselle Avaintoimi 1: Liikkuvuus Osallistujalle 4

5 Hankesopimus / verkostohanke Hankesopimus (sisältää sopimuksen erityisehdot) allekirjoitettu Liitteet: I II III IV V VI VII Yleiset ehdot (löytyy nettisivuilta, vie Komission sivuille) Hankkeen kuvaus; budjetti; luettelo muista edunsaajista Rahoitus- ja sopimussäännöt (löytyy nettisivuilta) Yksikkökustannuksissa käytettävät korvaussummat (löytyy nettisivuilta) Muiden edunsaajien hankkeen vetäjälle antamat mandaattikirjeet Edunsaajien ja osallistujien väliset sopimusmallit (löytyy nettisivuilta) Pankkitieto- ja maksatuslomake Erasmus+ Ammatilliselle koulutukselle Avaintoimi 1: Liikkuvuus Osallistujalle 5

6 Hankesopimuksen pääkohdat o Sitoutuminen hankkeen toteuttamiseen o Tulosten käyttö (tekijänoikeudet) o o o Hankkeen toimintakausi (12 kk tai 24 kk) Tuen enimmäismäärä Siirrot kululuokkien välillä ilman sopimusmuutosta o o o Mobility Tool -työkalu sekä Erasmus+ -hankeportaali Ohjelman näkyvyys viestinnässä Tuki osallistujille o Raportointi ja maksujärjestelyt o Vanhempien/huoltajien lupa o Yhteystiedot o Verkkokielivalmennus OLS, lisenssit o Osallistujien suojelu ja turvallisuus Edunsaajien on varmistettava, että ulkomaille matkustavat osallistujat ovat vakuutettuja 6

7 Akkreditoidut organisaatiot Hankesopimuksessa on omat kohdat: Organisaatiotiedoissa on liikkuvuusperuskirjan numero I.1.3. Edunsaaja noudattaa ammatillisen koulutuksen Erasmus+ -liikkuvuusperuskirjan periaatteita ja laatusitoumusta. I.14. Kansallinen toimisto valvoo, että edunsaaja käyttää ammatillisen koulutuksen liikkuvuusperuskirjaa (VET Charter) oikein. Akkreditoitujen budjetti haetaan ja myönnetään yhden vuoden pituiselle ajanjaksolle suunniteltuna 7

8 Muutokset hankkeessa

9 Muutosmahdollisuudet ilman sopimusmuutosta Organisointituki 100% Matka- ja yksilötuki Kaikki kululuokat 100% Erityistuki Kielivalmennustuki Opiskelijoiden matka- ja yksilötuki Check point: Oma seuranta ja väliraportti 9

10 Muutosmahdollisuudet ilman sopimusmuutosta Henkilöstön matka- ja yksilötuki Sopimusmuutos Opiskelijoiden matkaja yksilötuki VET-COMP 100% VET-SCHOOL Check point: Oma seuranta ja väliraportti 10

11 Muutosmahdollisuudet ilman sopimusmuutosta Henkilöstön matkatuki 50% Henkilöstön yksilötuki Opiskelijan matkatuki 50% Opiskelijan yksilötuki Hankkeessa jo mukana olevien kohdemaiden välillä voi siirtää liikkuvuuksia Check point: Oma seuranta ja väliraportti 11

12 Muutokset joista on ilmoitettava Laillisen edustajan allekirjoittama muutosilmoitus: Edunsaajaorganisaation o yhteystiedot muuttuvat o tilinumero muuttuu o laillinen edustaja muuttuu Oppilaitosten fuusio 12

13 Muita ilmoitettavia muutoksia Koordinaattorin allekirjoittama muutosilmoitus: Hankkeen yhteyshenkilö oppilaitoksessa muuttuu Partnereita koskevat muutokset Esim. uudet kumppanit (ilmoitus + LoI/MoU) Hankkeen toteuttamiseen liittyvät muutokset Sellaiset muutokset, jotka voivat vaikuttaa hankkeen toteuttamiseen / viivästyttää toteuttamista 13

14 Virallinen muutos hankesopimukseen tarvitaan Jos edunsaajaorganisaatio vaihtuu (ts. hanke siirtyy alkuperäiseltä hakijaorganisaatiolta toiselle) Jos verkostoon otetaan uusi suomalainen verkostokumppani (tarvitaan myös mandaatti uudelta kumppanilta) -> Ota välittömästi yhteyttä hankkeen yhteyshenkilöön kansallisessa toimistossa, hän opastaa muutosesityksen tekemisessä 14

15 Virallinen muutos hankesopimukseen tarvitaan Jos henkilöstön (VET-TAA + VET-STA) matka- ja yksilötukien yhteissumma ylittää niille myönnetyn yhteissumman o Eli henkilöstön jaksot ovat joko pidentyneet tai niitä on enemmän kuin myönnetyssä budjetissa Jos organisointituki ylittää siihen myönnetyn summan o Eli osallistujia on enemmän kuin myönnetyssä budjetissa -> Väliraportti on hyvä hetki arvioida / ennakoida tarvetta em. kululuokkia koskevaan sopimusmuutokseen -> Muutosesitys kansalliseen toimistoon on tehtävät viim. 1 kk ennen hankkeen päättymistä -> Ota yhteyttä hankkeen yhteyshenkilöön kansallisessa toimistossa, hän opastaa muutosesityksen tekemisessä 15

16 Yhteistyön ja liikkuvuuksien dokumentit Mallit löytyvät nettisivuilta:

17 Hankekumppanit ulkomailla Hankesopimus ja sen liitteet a) Letter of Intent kun ei käytetä ECVETiä a) Memorandum of Understanding kun jakson tunnistaminen ja tunnustaminen tehdään ECVETin mukaisesti Malleja esim: 17

18 Henkilöstön dokumentit Apurahasopimus: henkilöstön liikkuvuusjakso*) *)Myös kutsutulle ulkomaiselle työelämän edustajalle tehdään apurahasopimus ja työsuunnitelma Työsuunnitelma: Erasmus+ Work Programme for VET Staff Mobility Näitä kysytään mahdollisessa tarkastuksessa Jakson päätyttyä osallistujatodistus henkilöstölle: Certificate of attendance Kiinnitä huomioita päivämääriin ja allekirjoitukseen tukikelpoisuuden varmistamiseksi 18

19 Opiskelijan dokumentit Näitä kysytään mahdollisessa tarkastuksessa Apurahasopimus: opiskelijan liikkuvuusjakso Oppimissopimus: a) Erasmus+ Learning Agreement for VET Mobility b) ECVET Learning Agreement (jos käytetään ECVETiä) Voit kopioida liitteeksi oppimissopimukseen: E+ VET Mobility Quality Commitment Jakson päätyttyä todistus: Europassi liikkuvuustodistus tai vastaava todistus Kiinnitä huomioita päivämääriin ja allekirjoitukseen tukikelpoisuuden varmistamiseksi 19

20 Apurahasopimuksessa sovitaan (1) Kaikkien apurahasopimuksissa: 1. Sopimuksen kohde; mihin tarkoitukseen apuraha myönnetään 2. Sopimuksen voimaantulo ja kesto; jakson alkamis- ja päättymispäivät 3. Taloudellinen tuki; apurahan maksutavan valinta, force majeure -pykälä 1) Koko apurahan maksu osallistujalle (ennakkomaksu %) 2) Luontoiskorvaus l. oppilaitos hankkii matkat ja majoituksen (+ mahd. kielivalmennuksen) 3) Edellä mainittujen yhdistelmä 4. Maksujärjestelyt; mikäli valittu maksutapa 1 tai 3 Henkilöstön apurahasopimuksissa: 5. EU Survey -raportointilomake 6. Sovellettava laki ja tuomioistuin Jos 2 tai 3, on oppilaitoksen varmistettava, että matka- ja kielivalmennusjärjestelyt täyttävät vaadittavat laatu- ja turvallisuusehdot. Oppilaitoksen on taattava myös kaikkien osallistujien reilu ja tasa-arvoinen kohtelu. 20

21 Apurahasopimuksessa sovitaan (2) Opiskelijoiden apurahasopimuksissa: 5. Vakuutus; mainittava erikseen pakolliset vakuutukset, jotka lähettävän organisaation tulee varmistaa: 1. Sairasvakuutus 2. Vastuuvakuutus 3. Tapaturmavakuutus 6. Verkkokielivalmennustuki (OLS) 7. EU Survey -raportointilomake; osallistujien raportointivelvollisuus (Huom. Raportointilomake ei lähde jos osallistuja on tukihenkilö = Mobility Toolissa merkitty Accompanying person ) 8. Sovellettava laki ja tuomioistuin 21

22 Työsuunnitelma henkilöstölle / Work programme 22

23 Learning Agreement (ei ECVET) 23

24 Learning Agreement - ECVET

25 Todistus ulkomaanjaksosta Kaikkien osallistujien ulkomaanjaksot todennetaan vastaanottavan organisaation antamalla todistuksella, josta käy ilmi: 1. Ulkomaanjakson alkamis- ja päättymispäivämäärä Tarkastettaessa verrataan Mobility Tooliin kirjattuihin päivämääriin 2. Jaksolla olleen henkilön nimi 3. Jakson sisältö 4. Vastaanottavan tahon allekirjoitus 25

26 Todistus ulkomaanjaksosta = ulkomaanjakson todentaminen o Suositus opiskelijoille: Europassi liikkuvuustodistus o Asiantuntijoille ja tukihenkilöille: Kansallisen toimiston verkkosivuilla on malli, jossa minimivaatimukset kuvuus/osallistujalle o Huom! Suomalaiseen oppilaitokseen opettamaan kutsuttujen työelämän edustajien jakso on todennettava myös osallistumistodistuksella, sama malli käy myös tähän 26