KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Hankkeen talous [ ]

Transkriptio

1 KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Hankkeen talous [ ]

2 Erasmus+ taloussäännöt kumppanuushankkeille (1/2) Hakuvaiheessa Erasmus+ Programme Guide (2016): Kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s * EU-rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s * (*sivunumerot päivätyn version mukaiset) 2

3 Erasmus+ taloussäännöt kumppanuushankkeille (2/2) Grant Agreement (hankkeen sopimus) Article I.3. Maximum amount and form of the grant Article I.4 Reporting and payment arrangements Article 1.5 Bank account for payments (=ANNEX VI) Annex I General conditions Part A: Legal and administrative provisions Part B: Financial provisions Annex II: Decription of the project, Estimated budget, List of participating organisations Annex III: Financial and Contractual rules 3

4 Yleiset kulujen kelpoisuuskriteerit Rahoitetaan Erasmus+ ohjelmaoppaan mukaisia toimintoja (Erasmus+ Programme guide) Hankesopimuksessa (hakemuksessa) hyväksyttyjä toimintoja (Annex II description of the project) Rahoitetaan hankesopimuksen (Annex II Estimated budget) kululuokkien mukaisia kuluja rajoituksia kululuokkien välisissä siirroissa Raportoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja 24 kk: tai 36 kk:

5 Maksut hankkeelle CIMOsta 1. Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen (1. pre-financing payment) 2. Hankkeen puolivälissä väliraportin jälkeen (2. pre-financing payment) 3. Loppuraportin hyväksymisen jälkeen (Balance payment) 5

6 Maksut hankkeelle CIMOsta Yleissivistävä (KA219): 80 % + 20 % (24kk) Grant Agreement: Article I.4 Reporting and payment arrangement 40 % + 40 % + 20 % (25-36kk) 6

7 Kirjanpidon järjestäminen Hankkeen koordinaattori sekä kukin partneri seuraavat omia kulujaan oman organisaationsa kirjanpidossa. Kirjanpitoon oma kustannuspaikka (esim. tunniste tai projektinumero) hankkeelle. Suositellaan, että organisaatio laatii sisäisen kirjausohjeen projektin kulujen kirjaamisesta ja dokumentoinnista. 7

8 Omarahoitus EU-tuki ei kata kaikkia hankkeelle syntyviä kustannuksia. Oletus on, että hankkeella on omarahoitusta. Syytä seurata organisaatiossa, vaikka ei raportoida CIMOlle Ennakoi mahdolliset EU-tuen ulkopuoliset kustannukset Selvitä, miten organisaatiossasi EU-tuen ulkopuoliset kulut katetaan. Erasmus+ -ohjelmassa raportoidaan ainoastaan EU-tuen käyttö (EU grant). Omarahoitusta ( tai %) ei ole merkitty hankkeen budjettiin tai eikä sitä raportoida CIMOon. 8

9 Kululuokat 9

10 Lähtökohta: Erasmus+ -raportointi - Yksikkökorvaus & todelliset kulut vs. Oman kunnan kirjanpidon säännöt 10

11 Kustannusten seuranta Unit cost = yksikkökustannus Taulukossa määritelty summa x toteutunut määrä CIMOlle raportoidaan kappalemäärät + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään eurot ( ). kappalemäärä on oltava yksilöitävissä ja todennettavissa = kirjanpito + tositteet + dokumentointi Tarkastetaan kulun kelpoisuus hankkeelle (ei euroja). Actual (real) cost = todellinen kulu CIMOlle raportoidaan toteutuneet eurot + tarvittavat todisteet kirjanpito + tositteet + dokumentointi 11

12 Kumppanuushankkeen kululuokat (KA2) Unit cost = yksikkökustannus 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3. Opinto-/koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) Actual (real) cost = todellinen kulu 4. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 5. Erityistuki (Special needs support) 12

13 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) 1/2 Tuki hankkeen hallinnointiin ja toteutukseen (mm. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto) Online-kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv-työpajoihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbi, some) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk = /vuosi Partnerin hallintotuki 250 /kk= /vuosi Rahanjako konsortion sisäinen asia asia kuitenkin sovittava kaikkien osapuolten kesken. 13

14 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) 2/2 Raportointi ja dokumentointi: Hankkeen toiminta ja tuotokset on toteutettu sopimuksen mukaisesti ja raportoitu asianmukaisesti (proof of activities undertaken and outputs produced) Hankkeen tulokset on saatavilla hankkeiden tulosten levitysalustalla (Erasmus+ Projects Results Platform). Lopullisen tuen määräytyminen: Sopimuksessa määritelty hankkeen kesto kk x 500 tai kesto kk x

15 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 1/3 Matkat hankekokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen. Perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 ( km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea Matkan tai hankekokouksen kestoa ei ole rajoitettu. Transnational project meeting kohdasta voi käyttää myös kotimaassa toteutettavan hankkeen kansainvälisen (transnational) hankekokouksen matka- ja oleskelukuluihin, mikäli matka on yli 100 km. Osallistuja vähintään 2:sta maasta. 15

16 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 2/3 Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta: Matkan pituus (distance band) merkitään Mobility Tooliin. Lähtöpaikkaoletus on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste jos joku muu, selitys Mobility Tooliin. 16

17 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3/3 Hankekokouksiin voi osallistua ainoastaan partneriorganisaatioiden jäsenet esim. henkilökunta Jos opiskelijat osallistuvat partnerikokoukseen, heillä pitää olla selkeästi määritelty rooli tai tehtävä kokouksessa. Muodollinen linkki (esim. työsuhde) henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan (Audit, hanketarkastukset). Dokumentointi: Vastaanottaneen organisaation kirjoittama osallistumistodistus tai kokouksen osallistujalista (sis. väh. kokouksen tarkoitus, määränpää, kokouksen alkamis- ja päättymisajankohta; osallistujien osalta nimi ja sähköpostiosoite, lähettävä organisaatio). Osallistujalistassa pitää olla myös osallistujien allekirjoitukset. Kokouksen ohjelma ja muut kokouksessa jaetut asiakirjat Jos matka alkaa muualta kuin lähettävästä organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin vastaanottava organisaatio, silloin tarvitaan myös matkaliput ja laskut. Kokousmuistio on hyvää hankehallintoa. 17

18 3. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 1/5 Toiminnon oltava oleellinen KA2-hankkeen päämäärien saavuttamiseksi (=hankesuunnitelman mukaista) Liikkuvuusjaksolle osallistuvien kelpoisuus vaihtelee Erasmus+ - ohjelman toiminnon ja hankkeen sisällön mukaan. Yleisperiaate: muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan. (esim. oppilaitoksen kirjoilla oleva opiskelija) 18

19 3. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 2/5 2 kategoriaa: Lyhytkestoiset: 5-60 päivää Pitkäkestoiset: 61 päivää 12 kk 3 eri kululuokkaa / matkustaja: A. Matkatuki (Travel) B. Yksilötuki (Individual support) C. Kielivalmennustuki (Linguistic support) vain pitkäkestoisessa (61 pv-12 kk) liikkuvuudessa. 19

20 3. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 3/5 A. Matkatuki, perustuu matkan pituuteen Minimikesto 5 päivää ohjelmaa/toimintaa Vähintään 100km yhteen suuntaan Osallistuja voi olla myös samasta maasta Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta: Matkan pituus merkitään Mobility Tooliin. Matkakululaskelman oletus: Lähtöpaikka on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste. jos joku muu, selitys Mobility Tooliin 20

21 3. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 4/5 B. Yksilötuki Asumis- ja oleskelukustannukset Kohdemaa ja keston mukaan Minimikesto on 5 päivää ohjelmaa/toimintaa. Lisäksi tuen voi saada tuen enintään 2 matkustuspäivää varten. Short term mobility 5 60 päivää: päiväkohtainen tuki Long term mobility 61 pv 12 kk: Kuukausiapuraha 1 kk = 30 pv. C. Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö 21

22 3. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 5/5 Dokumentointi: A) Matkatuki & B) Yksilötuki: Vastaanottaneen organisaation kirjoittama osallistumistodistus, josta käy ilmi matkan tarkoitus ja sisältö, määränpää, matkan alkamis- ja päättymisajankohta, osallistujan nimi ja sähköpostiosoite. Jakson ohjelma Jos matka on alkanut muualta kuin omasta organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin partneriorganisaatio ja välimatkakategoria muuttuu, silloin tarvitaan myös kopiot matkalipuista ja laskuista. C) Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö Kielikurssin osallistumistodistus, tai Kuitti kieltenoppimismateriaalista Tarkastuksissa katsotaan myös kirjanpito + tositteet. Tarkastetaan matkan kelpoisuus ei käytettyjä. 22

23 4. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) 1/2 Työsuunnitelmassa ja myönnetyssä budjetissa hyväksytyt kustannukset: Esim. ulkoinen arvioija tai muu sellainen (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta. perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita. 75 % todellisista kustannuksista, max (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta) Raportointi todellisten kulujen mukaan huomioiden ALV-käytäntö. 23

24 4. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) 2/2 Tätä budjettiluokkaa voi käyttää ainoastaan silloin, jos myönnetty tukea tähän kululuokkaan Poikkeuksellisten kustannusten budjetti ei voi kasvaa. Poikkeuksellista kustannuksista on sallittua siirtää varoja muihin kululuokkiin (20 % sääntö). Dokumentointi: Raportoituun kuluun liittyvät dokumentit loppuraportin liitteeksi. Tällaisia ovat esim. alihankintasopimus, kuittikopio, tosite maksusta jne. 24

25 5. Erityistuki (Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan. Dokumentointi: kuittikopio tai muu dokumentti, mistä näkyy toteutunut maksu Budjettimuutos eli siirto toisesta kululuokasta on mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta. 25

26 Ei-kelpoisia kuluja mm. kulut, jotka ovat syntyneet sopimuskauden ulkopuolella kulut, jotka eivät suoraan liity hankkeeseen kulut, jotka on jo rahoitettu muusta EU-lähteestä pankkikulut ja lainojen korot valuutanvaihdosta aiheutuneet menetykset arvonlisävero, ellei se jää hankkeen lopulliseksi kustannukseksi matkat ja muut kulut maihin, jotka eivät osallistu ohjelmaan

27 Vaihtokurssit ei euromaat Euroalueen ulkopuolisia ohjelmamaita: Iso-Britannia Islanti Norja Ruotsi Tanska Puola Unkari Tšekin tasavalta Romania Bulgaria Kroatia Turkki 27

28 Valuuttakurssin muuntaminen Rahoitussopimus (ARTICLE I.4.10.) Currency for requests for payment and conversion into euro Valuuttakurssien muuntaminen: Edunsaajan on muunnettava muussa valuutassa kuin euroissa syntyneet kulut euroiksi käyttämällä Official Journal of the European Union:ssa julkaistujen päiväkohtaisten vaihtokurssien kyseessä olevan raportointikauden kattavaa keskiarvoa. Vaihtokurssit saatavilla verkossa: Koskee vain kululuokkia Exceptional costs ja Special needs support, joissa raportoidaan todellisia kuluja (actual costs). 28

29 Arvonlisävero ALV (VAT) Arvonlisäveron voi raportoida hankkeelle ainoastaan silloin, jos se jää organisaation lopulliseksi kuluksi. Käytännössä ALV koskee KA2-hankkeiden raportoinnissa vain kahta todellisiin kuluihin perustuvaa kululuokkaa: Poikkeukselliset kulut (Exceptional costs) (esim. alihankinta) Erityistuki (Special needs support) Erasmus+ Programme Guide, s

30 Dokumenttien säilytys 5 vuotta hankkeen loppumaksun jälkeen Esim (hankkeen sopimuskausi) Loppuraportti CIMOon Loppumaksu Dokumenttien säilytys >> saakka PART II, General conditions, II.20.2 Duty to keep documents The beneficiaries shall keep all original documents, especially accounting and tax records, stored on any appropriate medium, including digitalised originals when they are authorised by their respective national law and under the conditions laid down therein, for a period of five years starting from the date of payment of the balance, unless a longer duration is required by the national law. 30

31 Budjettimuutokset 1/2 Jos kululuokka ylittyy 20 % budjetoidusta, sopimusmuutos on anottava kirjallisesti Kansalliselta toimistolta. Alle 20 % muutoksista ei tarvitse tehdä sopimusmuutosanomusta seuraavissa kululuokissa: Partnerikokoukset (Transnational project meetings) Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) Grant Agreement: Article 1.3 Key Action 2 - Strategic partnerships 31

32 Budjettimuutokset 2/2 Budjettimuutos ( budjetin lisäys ) ei ole sallittua: Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) luokkiin. Budjettimuutos mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta: Erityistuki (Special needs support) 32

33 Ohjeistus ja tukimateriaali käynnissä oleville KA2-hankkeille KA219 = KA2 yleissivistävälle koulutukselle tavalle_koulutukselle Avaintoimi_2_strategiset_kumppanuushankkeet Osallistujalle 33