Korkeakouluj en ja opetusminist eriön yhteinen tietohallintoh anke, jota CSC koordinoi

Transkriptio

1 RAkenteellisen KEhittämisen Tukena TIetohallinto Korkeakouluj en ja opetusminist eriön yhteinen tietohallintoh anke, jota CSC koordinoi Tietovarastointi ja korkeakoululaitoksen käsitteistö (RAKETTI-XDW) Klaus Lindberg Heikki Haavisto ja Teemu Kemppainen CSC Tieteen tietotekniikan keskus

2 Taustaa Tietovarasto on yksi hankekokonaisuus mm. OPM:n hallinnonalan tietohallintostrategiassa vuosille Kota- ja AMKota ovat eräänlaisia tietovarastoja Yhteisen käsitteistön ja tietovarastojen tarve esitetty monessa muussa yhteydessä ja vastaava tyyppistä työtä tehty vuosia useassa korkeakouluissa Lappeenrannan teknillinen yliopisto käynnisti rakenteellisen kehittämisen hankkeena yliopistojen yhteisen tietovarastohankkeen (YDW) tavoitteena oli määritellä yhteiset käsitemäärittelyt hyödyntäen olemassa olevaa työtä luoda suunnitelma tietovaraston rakentamiselle ProAMK-hankkeen loppuraportissa 2007 esitetty tietovaraston tarve RAKETTI-hanke käynnisti korkeakoulujen yhteisen XDW-hankkeen loppu kesästä 2008

3 Tietovaraston rakenne Tietovaraston rakenne Korkeakoulu C Opinto Talous Tila Henkilöstö Tutkimus Henkilöstö Tutkimus Opinto Talous Tilahallinto Tietovarasto Korkeakoulu A Opinto Tila Tietojen yhtenäistäminen käsitemallin mukaisesti Yhtenäiset viranomaisraportit Yhtenäiset viranomaisraportit ja muu raportointi Tutkimus hallinto Talous Henkilöstöhallinto Korkeakoulu B Teemu.Kemppainen@csc.fi

4 XDW-tietovarasto Korkeakoulu Raportit ja kyselyt Raportointi- ja analyysivälineet Keskitetty tietovarasto Ulkoinenraportointi Toiminnan ohjaus Opetusministeriö Talous Korkeakoulun Korkeakoulun omat omat laajennukset laajennukset ja ja tarpeet tarpeet Tilastokeskus Henkilöstö Kaikille yhteinen osa Opinto Tietojen siirto ja muokkaus Yksi käsitys tiedosta Tilat

5 Käsitemalli Eri korkeakouluissa eri järjestelmät ja eri kieli (sähköinen tieto ei siirry). Esim. projekti - hanke ; opiskelijamäärä Organisaation sisällä eri yksiköissä eri järjestelmät ja eri kieli Korkeakoulujen yhteinen käsitemalli ja termistö on yhteinen tietojärjestelmien ymmärtämä kieli Julkinen: Talous Opinto Tila henkilöstö Teemu.Kemppainen@csc.fi

6 Käsitemallin muutosprosessi

7 Tehtyä Käsitemalli ja sanasto Käsitemalli ja sanastot löytyvät osoitteesta: Kaikki osa-alueet ja yhteiset käsitteet käyty läpi Yliopistoilta tuli kommenttikierroksella noin 700 kommenttia 200 käsitettä vaatii työstämistä Noin 50 käsiteistä on hankalia Kokemukset Työryhmissä jatkuva rajanveto mitä otetaan mukaan Prosessien tarkastelu pitäisi olla koko ajan mukana, jotta mallinnuksen mahdolliset katvealueet löytyisivät Prosessien tarkastelu riittävän yleisellä tasolla Varsinaiset tulokset syntyvät substanssia hyvin tuntevien henkilöiden kanssa työryhmissä Raporttien ja mallien selkeys Mallien lukuohjeet Kokonaiskuva pitää kyetä säilyttämään hierarkkiset kuvaukset sekä prosesseista että käsitemallista

8 RAKETTI-XDW:n tavoite Rakentaa tietovarasto inkrementaalisesti osa-alue kerrallaan ja siirtää ne tuotantokäyttöön niiden valmistuttua Testata käsitemallia oikealla testikorkeakoulun datalla ja tehdä malliin sen perusteella muutokset (iteratiivinen tapa edetä). Luoda yhtenäinen käsitemalli yhdistämällä ammattikoreakoulujen käsitteistö jo aikaisemmin luotuun malliin Organisoida käsitemallin ylläpito Luoda käsitemallille ja sanastolle rooli koko korkeakoulukentän toiminnan käsitteet kuvaavana lähteenä. Luoda toimintamalli tietovarastopalvelulle (liiketoimintamalli) yhteistyössä testikorkeakoulujen kanssa Siirtyä projektin päättyessä 2009 tuotantokäyttöön, jossa asiakkaat rahoittavat sen

9 XDW ohjausryhmä Kari Välimäki, LTY, puheenjohtaja Markku Kuula, HSE/Aalto Kari Keinänen Oulun Ylipisto Matti Hartikainen, TAMK Lea Ryynänen-Karjalainen, Metropolia Marja Kylämä, OPM Klaus Lindberg, CSC Heikki Haavisto, CSC, sihteeri Ohjausryhmä kokoontui ensimmäistä kertaa ja jatkaa kokoontumista viikoittain.

10 Syksyn XDW-seminaari CSC:ssä Osallistujia 88 paikalla, pääosin tietohallinnosta. Osallistujista 30 oli yliopistoista, ja 48 ammattikorkeakouluista ja muut CSC:stä, Tilastokeskuksesta, OPM:stä ja Suomen Akatemiasta. Epäily siitä, että XDW:stä ei tarpeeksi tietoa esim. johtotaso ei tunne hanketta, mutta IT-väki kyllä. Tietoa tulee jakaa laajemmin korkeakouluihin Hanke ei saa tulla konsulteista riippuvaiseksi, eikä mennä liian syvälle operatiivisiin järjestelmiin Raportoinnin suunnittelussa XDW-projektin ja muiden aktiivisten toimijoiden (palvelukeskusten) tulee pyrkiä yhä lähempään yhteistyöhön, jotta ei synnytetä epähuomiossa useita eri raportointijärjestelmiä ja jos se ei ole tavoite Jos on useita erillisiä raportointikonsepteja, huolehditaan rajapintojen toimivuudesta

11 XDW:ssä ajankohtaista Käsitemallin kehittämisen ja muutoksenhallinnan konkretisointi Tarjouskilpailu järjestelmästä ja konsulteista Testataan käsitemallia oikealla datalla ja tehdään malliin sen perusteella muutokset käsitemallin muutoksenhallinnan kautta. Aloitetaan tietovaraston rakentaminen inkrementaalisesti osa-alue kerrallaan ja siirrytään tuotantokäyttöön, kun osa-alue on testattu. AMK:ien käsitemallin määrittelyssä voidaan hyödyntää mm. Metropoliassa tehtyä tietovarastotyötä. Tavoitteena kaikkien korkeakoulujen yhteinen XDW-malli

12 Inkrementaalinen kehitys Hankkeen yhteiset tehtävät (tehtävät jotka koskevat kaikkia osa-alueita ja asiakkaita) Projektin aloitus Ympäristö Käyttäjähallinta Toimintamallin luominen Inkrementti 1(esim.korkeakoulu 1:taloushallinto) Tarpeiden ja lähtötietojen määrittely Testaus oikealla datalla Lataukset, raportit Tuotantokäyttö Inkrementti 2 (esim. korkeakoulu 2:taloushallinto) Inkrementti 3 (esim. korkeakoulu 1: opintohallinto, suoritustiedot)

13 Aikataulua hidastanut haasteellisten ongelmakohtien käsittely

14 Muutamia huomioita Tietovarasto muodostuu mahdollisuudesta käsiteillä samoilla käsitteillä eri lähteistä syntyneitä tietoja. Tietovarasto ei ole samaan varastoon kootut eri käsitteitä käyttävät tiedot. Tiedostopohjainen tiedonsiirto korkeakouluista keskitettyyn tietovarastoon ensi vaiheessa Huonosti määritellyt roolit ja hallitut käyttöoikeudet voivat tuhota tietovaraston hyvinkin nopeasti iso haaste Käsitteiden muutos vaikutuksen minimointi määrittelemällä peruskäsitteet riittävän hyvin Tapahtumatasoisen tiedon kerääminen haaste tietomäärien takia

15 Tapahtumien kirjaus osana prosesseja Korkeakoulujen toimintaa voidaan kuvata prosesseina (karkeasti tai yksityiskohtaisesti) Prosessit muodostuvat tapahtumista Osa tapahtumista muuttaa raportoitavaa tilaa. Esim. kursseille kirjoittautuminen Osa tapahtumista on metatietoihin liittyviä muutoksia, jotka eivät aina muuta raportoitavaa tilaa Osa tapahtumista on kiinnostavia indikaattorien näkökulmasta osa muuten kiinnostavia Tapahtumiin ja metatietoon liittyvistä asioista summautuvat/muodostuvat käsitteet, trendit ja raportit Käsitteet liittyvät indikaattoreihin ja raportointiin On olemassa myös metatietoon liittyviä asioita, jotka muodostavat raportoitavia trendejä. Esim. paikkakunnan muutokset.

16 Tapahtumien kirjaaminen Tapahtumat kirjataan tai kirjautuvat useimmiten sähköisiin järjestelmiin Tapahtumiin liittyy tapahtuma-aika, itse tapahtuma ja tapahtumaan liittyvää metatietoa Tallentamalla tapahtumat ja metatieto voidaan seurata lähes kaikkea toimintaa korkeakoulussa Tapahtumien ja metatiedon perusperiaatteiden tulisi olla selkeät ja yhdessä määritellyt korkeakoulujen kesken käsitemallit, käsitteet ja termit Tapahtumien ajankohdan määrittäminen voi selkeä, mutta käsite tulkintakysymys. Esim. vastaavasti kuin milloin/miten myynnin saaminen kirjataan taseeseen vaikka maksun suorituksen ajankohdat selviä (samoin esim. milloin opiskelija korkeakoulussa paikalla oleva)

17 Taloushallinto Taloushallinto on perinteisesti tapahtumien kirjaamista Muutkin asiat voidaan pääsääntöisesti käsitellä ajallisina tapahtumina ja niihin liittyvinä metatietoina Muutoksiin liittyy aina tapahtuma

18 Yksinkertaistettuna esimerkkinä opiskelijaan liittyvät tapahtumat Prosessi Opiskelija hakee korkeakouluun Opiskelija hyväksytään korkeakouluun Opiskelija aloittaa opiskelu/ Ei aloita opiskelua Date Date Date Date Date Aloittaa kurssin Hakee Sisään Paikalla Aloittaa kurssin Suorittaa kurssin Suorittaa kurssin Suorittaa tutkinnon Poistuu korkeakoulusta Järjestelmät kirjaavat tapahtumia Muodostuu tapahtumatietokanta Metatieto Metatieto Metatieto

19 Esimerkkinä tilahallintoon liittyvät tapahtumat Prosessi Otetaan käyttöön Tila muuttuu Tila syntyy Date Date Date Date Date Tila varataan Tila syntyy Otetaan käyttöön Varataan Vapautuu Posituu käytöstä Tila vapautuu Tila poistuu käytöstä Järjestelmät kirjaavat tapahtumia Muodostuu tapahtumatietokanta Metatieto Metatieto Metatieto

20 Resurssit / panokset Henkilöt / htv Tilat Organisaatioyksiköt / projektit / prosessit opetus tutkimus Suoritteet / tulokset Tutkinnot Tutkimustoiminnan tulokset -julkaisut -patentit Laitteet Eurot Tukitoiminnot Yhteiskunnallinen vaikuttaminen Tulot Tulossopimukset Valtion budjetti Korkeakoulun tiedettävä mitä resursseilla saadaan aikaiseksi

21 YDW tietovaraston yleiskuva (osa-aluekohtainen esim. taloushallinto) Tämä osa tietovarastosta olisi kaikille samanlainen Yliopisto 1 AdeEko oma palvelin Yliopisto 2 AdeEko käyttöpalvelussa YDW malliin perustuva osuus, joka on kaikille sama (summataso pääsääntöisesti) Lähtöjärjestelmät ETLväline Stagin area EDW (Enterprise Data Warehouse, normalisoitu tietovarastokanta) Tapahtumataso Tiedon hyödyntäminen näkymät, data martit Vakiona kaikille: -OPM -Tilastokeskus, -NETRA Raportointi analyysivälineet Yliopisto 3 Raindance oma palvelin Yliopisto 4 Raindance käyttöpalvelussa Yhtenäiset ja samanlaiset latausperiaatteet kaikilla esim: -lataus tapahtumatasolla -päivittäin -uudet ja muuttuneet tiedot -samanlainen latausvirheiden käsittely -riippuu lähtöjärjestelmien kyvystä tuottaa tiedot halutulla tavalla YDW mallin mukainen kanta summataan jokaiselle asiakkaalle tapahtumatasolta. Tapahtumataso eroaa jokaisen yliopiston kohdalla ainakin hiukan. Tapahtumatason hyödyntäminen riippuu yliopiston tarpeesta esim. operatiivisen raportoinnin hoitamiseen tietovaraston kautta